EKONOMI I FÖRSAMLINGEN
EKONOMI i fรถrsamlingen
Anders Granberg โ ข Hans Borneroth
© 2009 Författarna och Verbum Förlag Andra upplagan Första upplagan 2005 Omslag: Patrik Berg Grafisk form: Arne Blom och Gudrun Carlsson / LLPS ek.för. Typsnitt: Sabon 9,5/14 Tryck: Elanders Sverige AB, Mölnlycke 2009 ISBN 978-91-526-3269-7 Verbum Förlag AB, Box 22543, 104 22 Stockholm Tel 08-743 65 00 www.verbum.se Verbum Förlag AB ger ut böcker och musik under namnen Verbum och Cordia.
Förord För att på bästa sätt kunna utföra sin uppgift måste Svenska kyrkan tillvarata sina resurser på ett förnuftigt sätt. Det är här begreppet ekonomi kommer in i bilden. Ekonomi handlar nämligen om att på bästa sätt hushålla med begränsade resurser. Församlingar och kyrkliga samfälligheter har en mängd olika resurser. Det handlar om allt från byggnader, maskiner och pengar till frivilliga, förtroendevalda och personal med och utan vigningslöften. Att arbeta med ekonomi handlar således om mycket mer än bara om frågan vad som ska göras med pengarna. Sedan första upplagan av denna bok kom ut år 2005 har mycket hänt. Kravet på budgetbalans har skrotats och ersatts med bestämmelser om att församlingar och samfälligheter i stället ska fastställa ett mål för hur stor den ekonomiska bufferten ska vara (målkapital). Förändringar i kollekthanteringen, det inomkyrkliga utjämningssystemet och årsredovisningens innehåll har också genomförts. I denna andra upplaga har vi beaktat alla ändringar i det kyrkliga regelverket som skett fram till den 1 januari 2009. Denna bok vänder sig i första hand till förtroendevalda och anställda i någon av Svenska kyrkans församlingar eller samfälligheter. Även andra som är intresserade av kyrkans ekonomi kan med fördel ta del av denna bok, då den syftar till att ge en bild av ekonomi i Svenska kyrkan i allmänhet och församlingar och kyrkliga samfälligheter i synnerhet. Anders Granberg och Hans Borneroth Stockholm i januari 2009
Innehåll Inledning 7 1 Introduktion Svenska kyrkans organisation 10 Svenska kyrkans församlingar och samfälligheter i siffror 18 2 Särskilda ekonomifrågor inom kyrkan Kyrkoavgiften 26 Ekonomisk utjämning 31 Clearing av kyrkliga handlingar 36 Kollekt och kollektrevision 39 Momsplikt inom Svenska kyrkan 42 3 Verksamhetsstyrning – från budget till verksamhetsuppföljning Verksamhetsstyrning 48 Budgeten 50 Målkapital 56 Verksamhetsuppföljning 65 4 Årsredovisning och revision Årsredovisningen 68 Att läsa en årsredovisning 77 Revision 108
Inledning Svenska kyrkans församlingar och kyrkliga samfälligheter får varje år in ca 16 miljarder kr i intäkter. De består av allt från gåvor och ränteintäkter till olika typer av avgifter. Många som inte tidigare har haft kontakt med Svenska kyrkan förundras över vilken omfattande verksamhet som utförs inom trossamfundets ramar. Varje år hålls t.ex. över 450 000 gudstjänster. Genom sina drygt 22 000 anställda är Svenska kyrkan en av Sveriges största privata arbetsgivare. Lägg till detta de 69 000 förtroendemannauppdrag som finns samt att kyrkan förvaltar ca 3 700 kyrkobyggnader och drygt 10 000 övriga byggnader, så förstår man att det krävs en bred kunskap för att styra den kyrkliga organisationen. Att besluta om kyrkans resurser är en viktig uppgift som innebär ett stort ansvar. I inledningstexten till kyrkoordningens elfte avdelning sägs: »Den som har hand om kyrkans ekonomi och egendom svarar för sin förvaltning inför både Gud och människor. Förvaltarskapet måste utövas med hänsyn till hela Guds skapelse. En förvaltare måste vara pålitlig och klok och kunna svara för sin förvaltning när den granskas.« För att kunna utföra sitt uppdrag som förtroendevald eller anställd är det viktigt att förstå den kyrkliga ekonomin. Kunskap om allt från kyrkans organisation och ansvarsfördelning till ekonomis7
EKONOMI I FÖRSAMLINGEN
ka begrepp och inomkyrkliga regler om ekonomi är därför viktig. Vi vill genom denna bok bidra till att skapa förståelse för hur ekonomi i kyrkan ser ut samt skapa en insikt om att ekonomi inte är något onödigt och svårt – utan tillgängligt, intressant och utmanande.
SYFTE OCH INNEHÅLL Syftet med boken är att beskriva vad som menas med budget, verksamhetsuppföljning och årsredovisning. Vi kommer också att behandla kyrkoavgiften, utjämningssystemet, vem som ansvarar för kollekterna, vad som gäller inom momsområdet och hur man läser en årsredovisning.
BOKENS DISPOSITION Boken är indelad i fyra delar. Del 1 består av två avsnitt. Det första avsnittet beskriver kyrkans organisation med särskilt fokus på ansvarsfördelningen i församlingar och kyrkliga samfälligheter. I det andra avsnittet går vi igenom församlingarnas och samfälligheternas intäkter och kostnader. I del 2 går vi igenom ekonomiska frågor som är specifika för Svenska kyrkan. Vi börjar med en genomgång av kyrkoavgiften, bland annat hur den beräknas. Sedan går vi igenom grunderna för utjämningssystemet och den inomkyrkliga clearingen och sist beskriver vi reglerna om kollekt samt Skatteverkets syn på vissa momsfrågor. I del 3 går vi igenom verksamhets- och ekonomistyrning i församlingar och kyrkliga samfälligheter, med fokus på budget och verksamhetsuppföljning. Även bestämmelserna om målkapital behandlas. I del 4 står årsredovisningen och revisionen i fokus. Vi går igenom vad en resultat- och balansräkning innehåller samt ger exempel på hur en årsredovisning kan se ut. Boken avslutas med en genomgång av bestämmelserna om revision. 8
1 Introduktion
Svenska kyrkans organisation FÖRSAMLINGEN – SVENSKA KYRKANS LOKALA NIVÅ I kyrkoordningen anges att Svenska kyrkan lokalt framträder som en församling. Församlingens grundläggande uppgift är att bedriva gudstjänst och undervisning samt utöva diakoni och mission. Med detta menas två saker. För det första att församlingen har en uppgift som utförs på många olika sätt. För det andra att allt annat som församlingen gör vid sidan av denna uppgift, t.ex. förvalta fastigheter och arbeta med administration, endast är en stödverksamhet till den egentliga »kärnverksamheten«. Församlingen har ansvar för alla som bor i församlingen, men även för dem som endast tillfälligt befinner sig där, t.ex. turister, patienter på ortens sjukhus, militärer på militärförläggningen eller internerna på fängelset. Genom sammanslagningar minskar församlingarna hela tiden i antal. År 2009 finns det 1 782 församlingar, vilket är en minskning med över 700 församlingar sedan år 2000.
DEN EKONOMISKA ENHETEN Stora församlingar har ofta eget ansvar för sin ekonomi och administration, medan små församlingar regelmässigt väljer att sluta sig samman i kyrkliga samfälligheter (i fortsättningen kallade samfäl10
S V E N S K A K Y R K A N S O R G A N I S AT I O N
ligheter.) I en samfällighet behöver inte församlingarna ansvara för fastighetsfrågor, personalfrågor, ekonomiadministration eller begravningsverksamhet. Dessa verksamheter utförs istället av samfälligheten. Det finns med andra ord två typer av ekonomiska enheter på lokal nivå: självständiga församlingar och samfälligheter.
Självständiga församlingar En församling som inte ingår i en samfällighet är helt självständig. Den har en egen budget och årsredovisning samt utser egna revisorer. En sådan församling är även arbetsgivare för sin personal. I figuren nedan beskrivs organisationen översiktligt. Kyrkofullmäktige fastställer mål och riktlinjer för verksamheten. Det görs framförallt i budgetdokumentet. Kyrkofullmäktige fastställer även årsredovisningen och beviljar kyrkorådet ansvarsfrihet.
Kyrkofullmäktige
Revisorer
Kyrkoråd (församlingens styrelse)
Församlingsverksamhet I en församling som inte ingår i en samfällighet väljer församlingsmedlemmarna vart fjärde år ledamöter till kyrkofullmäktige, som är församlingens högsta beslutande organ. Kyrkofullmäktiges funktion kan liknas vid den funktion kommunfullmäktige har i en kommun. Kyrkofullmäktige utser i sin tur en styrelse – kyrkorådet – och revisorer. I församlingen ska det även finnas en valnämnd med ansvar för de kyrkliga valen (vi har här valt att utelämna valnämnden för att öka överskådligheten). I vissa församlingar kan det även finnas frivilliga nämnder med särskilt ansvar för en viss verksamhet, t.ex. en kyrkogårdsnämnd. Nämnder inrättas alltid av kyrkofullmäktige.
11
1 • INTRODUKTION
Kyrkorådet ansvarar för att lämna kyrkofullmäktige ett förslag till budget samt att upprätta årsredovisningen. Under verksamhetsåret är det kyrkorådets uppgift att kontinuerligt följa hur församlingens verksamhet och ekonomi utvecklas i förhållande till budget. Kyrkorådet måste därför bestämma vilka rapportrutiner som ska finnas för att gaSammanfattning ranteras en god kontroll av verksamheten. av kyrkofullmäktiges och kyrkorådets viktigaste ansvarsFörsamlingens storlek är en viktig faktor i områden inom ekonomiområdet. detta sammanhang. Även verksamhetens karaktär påverkar hur ofta, och på vilket Kyrkofullmäktige (KO 3:6) sätt, information ska lämnas till kyrko• Mål och riktlinjer för verksamheten • Budget, kyrkoavgift och andra viktiga ekonomiska frågor rådet. En mer komplicerad verksamhet, • Årsredovisning och ansvarsfrihet t.ex. om församlingen bedriver omfattanKyrkorådet (KO 4:6, 47:6) de serveringsverksamhet, äger hyresfas• Upprätta förslag till budget tigheter eller bedriver annan affärsverk• Uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på samhet, ställer högre krav på rapporterförsamlingens ekonomiska ställning ing.
Kyrkliga samfälligheter Mindre församlingar sluter sig ofta samman i en samfällighet. I en samfällighet samverkar två eller flera församlingar. Alla församlingar i en samfällighet har gemensam ekonomi och därmed även samma kyrko- och begravningsavgift. Församlingarna väljer genom samfällighetsbildningen att överlåta ansvaret för personal, fastigheter, ekonomiadministration och begravningsverksamhet till en gemensam samfällighetsnivå. Församlingar i samfälligheter har inte någon egen budget, utan ingår istället som en del av samfällighetens budget. I kyrkoordningen finns ett flertal »skyddsbestämmelser«, som syftar till att säkerställa att församlingen ska kunna påverka sin del av den totala budgeten. Församlingen behöver inte upprätta någon årsredovisning och har inga egna revisorer. I figuren på nästa sida beskrivs samfällighetens organisation. Samfällda kyrkofullmäktige är ansvarigt för ekonomin i hela sam12
S V E N S K A K Y R K A N S O R G A N I S AT I O N
fälligheten. Det betyder att de ska fördela tillgängliga ekonomiska resurser mellan samfällighetens församlingar. Samfällda kyrkofullmäktige beslutar även om vilka resurser som behövs till samfällighetens egna ansvarsområden, dvs. fastigheter, personal, ekonomiadministration och begravningsverksamhet. Resursfördelningen beslutas genom att samfällda kyrkofullmäktige fastställer samfällighetens budget. Utöver budget fastställer samfällda kyrkofullmäktige även årsredovisningen och beviljar kyrkonämnden ansvarsfrihet.
Samfällda kyrkofullmäktige
Revisorer Kyrkonämnd (samfällighetens styrelse)
Samfällighetens verksamhet: begravningsverksamhet, personalfrågor, ekonomi och fastigheter
Församling A
Församling B
Kyrkofullmäktige
Direktvalt kyrkoråd
Kyrkoråd
Församlingsverksamhet
Församlingsverksamhet
I en samfällighet väljer församlingsborna inte bara representanter till sin församling utan också ledamöter till samfällda kyrkofullmäktige. Samfällda kyrkofullmäktige utser i sin tur en styrelse för samfälligheten – kyrkonämnden – och revisorer. Det finns två olika typer av beslutande organ i församlingar som ingår i samfälligheter. Dessa är kyrkofullmäktige (församling A) och direktvalt kyrkoråd (församling B).
13
1 • INTRODUKTION
Sammanfattning av de viktigaste uppgifterna för beslutande och verkställande organ i en samfällighet.
Samfälligheten Samfälligheten har det ekonomiska ansvaret för församlingens uppgifter (KO 2:11) Samfällda kyrkofullmäktige (KO 3:6) • Mål och riktlinjer för resurstilldelning mellan olika församlingar • Resurstilldelning till personal, fast egendom och begravningsverksamhet • Budget, kyrkoavgift och andra viktiga ekonomiska frågor • Årsredovisning och ansvarsfrihet Kyrkonämnden (KO 4:6, 47:6) • Upprätta förslag till budget • Uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på samfällighetens ekonomiska ställning
Församlingen Kyrkofullmäktige (KO 3:6) • Mål och riktlinjer för församlingens verksamhet Kyrkorådet (KO 47:13) • Äska medel till församlingens verksamhet hos kyrkonämnden
Kyrkonämnden är samfällighetens styrelse. Den har samma funktion som ett kyrkoråd i en församling som inte ingår i en samfällighet. Kyrkonämnden ska uppmärksamt bevaka samfällighetens egen verksamhet och ekonomi. Därutöver ska den också följa de i samfälligheten ingående församlingarnas ekonomi. Vid behov ska kyrkonämnden vidta de åtgärder som behövs för att budgeten inte ska överskridas. Kyrkonämnden ansvarar för att den får rätt typ av rapporter vid rätt tillfälle för att kunna säkerställa en god kontroll över samfällighetens ekonomi. Kyrkofullmäktige i varje församling (eller i förekommande fall det direktvalda kyrkorådet) fastställer mål och riktlinjer för församlingens verksamhet. Kyrkoråden måste äska medel (begära resurser) hos kyrkonämnden för att kunna bedriva församlingsverksamhet. Då kyrkonämnden har ansvar för övergripande frågor, så som t.ex. fastigheter, personal och administration, kan kyrkoråden i princip uteslutande ägna sig åt församlingsverksamhet.
STIFTET – DEN REGIONALA NIVÅN Sverige är indelat i 13 stift. Stiftens uppgift är att främja och ha tillsyn över församlingslivet (6 kap. 1 § kyrkoordningen). De har även förvaltande och administrativa uppgifter. Bland dessa uppgifter ingår att besluta om hur många församlingar och pastorat som ska finnas i stiftet samt hur olika typer av bidrag ska fördelas. Stiften förvaltar även prästlönetillgångarna. I varje stift finns ett domkapitel. En av domkapitlets viktigaste uppgifter är att fungera som en inomkyrklig »domstol«. Det kan 14
S V E N S K A K Y R K A N S O R G A N I S AT I O N
Om pastorat Många församlingar och samfälligheter har namn där ordet pastorat ingår. Detta ställer ofta till huvudbry för dem som försöker förstå kyrkans organisation. Här kan det därför vara på sin plats att konstatera att ett pastorat varken är en församling eller en samfällighet. Pastorat är istället namnet på kyrkoherdens geografiska ansvarsområde (2 kap. 7 § kyrkoordningen). I en församling som inte ingår i en samfällighet är församlingen ett eget pastorat, eftersom det bara finns en kyrkoherde i varje församling. I en samfällighet som består av fem församlingar kan det finnas maximalt fem kyrkoherdar. Det förekommer dock ofta att en kyrkoherde i en samfällighet har ansvar för fler församlingar. Låt oss anta att det finns två kyrkoherdar. En har ansvar för tre församlingar (treförsamlingspastorat) och den andra för två församlingar (tvåförsamlingspastorat). I detta fall har vi alltså en samfällighet med fem församlingar och två pastorat. Kyrkorättsligt benämns en sådan samfällighet som en »flerpastoratssamfällighet«. Om samfälligheten hade haft två församlingar och endast en kyrkoherde hade den benämnts »pastoratssamfällighet«. Antalet pastorat i en samfällighet påverkar inte den ekonomiska administrationen, varför man inte behöver skilja på olika typer av (pastorats)samfälligheter när det gäller ekonomi och administration.
t.ex. pröva om en församling har brutit mot någon bestämmelse i kyrkoordningen. Det är också domkapitlet som avgör om en präst brutit mot sina vigningslöften och ska fråntas prästtiteln (ämbetet). Domkapitlets beslut kan överklagas till Svenska kyrkans överklagandenämnd.
DEN NATIONELLA NIVÅN Svenska kyrkans högsta beslutande organ är Kyrkomötet. Kyrkomötet sammanträder två gånger varje höst. Till Kyrkomötets främsta uppgift hör att besluta om Svenska kyrkans stadgar – kyrkoordningen – och att utse ledamöter till Kyrkostyrelsen. Svenska kyrkan på nationell nivå ansvarar för kyrkans gemensamma angelägenheter i fråga om inomkyrklig normbildning, gemensam information, utbildning, samt ekumeniska relationer, internationell diakoni och mission. Till uppgiften hör också att vara kyrkans röst utåt såväl i det svenska samhället som internationellt. 15