Företagets ekonomi – handbok för icke-ekonomer
av Pål Carlsson
Sjätte upplagan
Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken Tel: 0650-54 14 00 • Fax: 0650-54 14 01 info@blinfo.se | www.blinfo.se | facebook.com/blinfo Copyright författaren och Björn Lundén Information AB. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Denna upplaga har tryckts hos Elanders Sverige AB. Den här boken är en klimatneutral trycksak. Läs mer på www.klimatneutral.se. Sjätte upplagan, april 2017. ISBN 978-91-7695-082-1
Innehåll Om boken......................................................................................... 7 Företagsformer.................................................................................. 8 Enskild näringsverksamhet (enskild firma)................................................... 9 Handelsbolag ............................................................................................ 9 Kommanditbolag...................................................................................... 10 Aktiebolag............................................................................................... 11 Ekonomisk förening.................................................................................. 12 Enkelt bolag............................................................................................. 12
Företagets organisation.................................................................. 14 Aktiebolag............................................................................................... 14 Övriga företagsformer............................................................................... 18
Löpande redovisning........................................................................ 20 Löpande redovisning (bokföring)................................................................ 22 Avstämning.............................................................................................. 27
Ekonomisk rapportering................................................................... 28 Sidoordnad bokföring............................................................................... 32 Balansräkning.......................................................................................... 34 Tillgångar ................................................................................................ 38 Eget kapital............................................................................................. 42 Skulder, avsättningar och obeskattade reserver......................................... 46 Resultaträkningen.................................................................................... 52
Ekonomiska nyckeltal...................................................................... 61 Pocketlagret AB....................................................................................... 65 Likviditets- och soliditetstal...................................................................... 67 Marginaltal.............................................................................................. 73 Avkastningstal (räntabilitetstal)................................................................. 76 Nollpunkten (break-even).......................................................................... 79 Kapitalbindning........................................................................................ 83 Kassaflödesanalys (finansieringsanalys) ................................................... 86
Budget............................................................................................ 89 Resultatbudget........................................................................................ 90 Likviditetsbudget...................................................................................... 92 Nollpunktsbudget..................................................................................... 98
Beskattning och moms.................................................................... 99 Inkomstbeskattning – aktiebolag............................................................... 99 Inkomstbeskattning – enskild firma och handelsbolag.............................. 101 Moms.................................................................................................... 103 Skatteplanering...................................................................................... 107
Finansiering.................................................................................. 112 Eget kapital .......................................................................................... 112 Främmande kapital................................................................................ 115 Säkerhet................................................................................................ 119
Prissättning.................................................................................. 122 Enkel kostnadskalkyl.............................................................................. 123 Pålägg och marginal............................................................................... 127 Prissättning på tjänster.......................................................................... 127 Priselasticitet......................................................................................... 127
Företagsvärdering......................................................................... 130 Substansvärdemetoden.......................................................................... 133 Avkastningsvärdemetoden...................................................................... 135
Ekonomiska begrepp..................................................................... 140 Sökordsregister............................................................................. 169
Om boken Bokens målgrupp Ekonomi genomsyrar praktiskt taget allt i ett företag. Inte bara ekonomiavdelningen, utan även produktion, marknadsföring, inköp, försäljning, personal och distribution. Den här boken beskriver de grundläggande ekonomiska begreppen och hjälper dig att förstå och bedöma ekonomisk information. Boken vänder sig främst till icke-ekonomer. Det kan t ex handla om dig som arbetar med produktion eller försäljning eller sitter i ledningsg ruppen och behöver förstå ekonomiska rapporter och hur bokslutsposter och ekonomiska nyckeltal ska tolkas. Men även egenföretagare som inte är ekonomer har naturligtvis nytta av boken. Bokens upplägg Boken är indelad i tio kapitel som behandlar de områden vi anser vara de viktigaste för dig som icke-ekonom att ha kunskaper inom. Sist i boken finns en ekonomisk ordlista där du kan läsa kortfattat om de viktigaste ekonomiska begreppen. Ekonomisk faktabank på www.blinfo.se På förlagets webbplats finns en fullmatad faktabank med uppgifter om procentsatser, beloppsgränser och fakta på temat företagets ekonomi. Faktabanken är en gratistjänst som du hittar på www.blinfo.se under fliken Företagskunskap. Förbättringar till nästa upplaga Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Mejla till info@blinfo.se. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på www.blinfo.se. Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner.
| 7
Företagsformer Här går vi översiktligt igenom de vanligaste företagsformerna och de viktigaste skillnaderna mellan dem.
De vanligaste företagsformerna i Sverige är: • enskild näringsverksamhet • aktiebolag • handelsbolag och kommanditbolag • ekonomisk förening (kooperativ). Av dessa är alla utom enskild näringsverksamhet juridiska personer. Juridisk person och skattesubjekt En juridisk person, t ex ett aktiebolag, är ett rättssubjekt som kan ”förvärva rättigheter och ikläda sig skyldigheter”. En juridisk person kan alltså ingå avtal, ha skulder och fordringar och stämma eller bli stämd i domstol, ha anställda mm. De företagsformer som inte är juridiska personer är fysiska personer, t ex enskild firma. Vid avtal med ett företag som är en juridisk person, är det företaget som är bundet av avtalet. Det innebär att personerna bakom före taget normalt inte behöver betala företagets skulder. I en enskild näringsverksamhet finns inte någon sådan skiljelinje mellan ägaren och företaget, utan näringsidkaren är personligt ansvarig för skulder och andra åtaganden. Läs även om handelsbolag längre fram. En domstol kan i speciella fall döma att personerna bakom en juridisk person, t ex styrelseledamöterna i ett aktiebolag, är ansvariga för före tagets skulder. Det kallas för ansvarsgenombrott. De ansvarar då för företagets skulder, trots att bolaget är en juridisk person.
Om själva företaget (dvs inte ägarna) är deklarationspliktigt och ska betala skatt kallas det att företaget är ett skattesubjekt.
8 |
Företagsformer
Stora och små företag Redovisningsmässigt är företagen indelade i två storleksklasser, stora eller små. Man är ett stort företag om minst två av följande villkor är uppfyllda: • medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50, • företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kronor, • företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kronor.
Enskild näringsverksamhet (enskild firma) Enskild näringsverksamhet kan passa den som ensam ska starta ett företag. Det krävs inget startkapital utöver det som verksamheten kräver. Observera dock att en enskild firma inte är någon juridisk person, vilket bl a innebär att det är företagaren som själv måste betala företagets skulder om inte pengarna i företaget räcker till. En enskild firma är inte heller något eget skattesubjekt och lämnar därför inte någon egen deklaration. Det är istället ägaren som redovisar verksamhetens resultat i en näringsbilaga till sin inkomst deklaration. Överskott i firman beskattas som inkomst av näringsverksamhet med egenavgifter eller särskild löneskatt beroende på om man driver aktiv eller passiv näringsverksamhet. Läs om indelningen i aktiv/passiv verksamhet i kapitlet Beskattning och moms.
Handelsbolag Handelsbolag är en företagsform där två eller flera fysiska och/eller juridiska personer avtalat att gemensamt utöva näringsverksamhet i bolag. På samma sätt som i en enskild firma krävs det inget startkapital utöver det som verksamheten kräver. Observera dock att bolagsmännen (delägarna) är solidariskt ansvariga för bolagets förpliktelser, trots att handelsbolaget är en juridisk person. Pelle och Putte har ett handelsbolag som inte går vidare bra och har problem att betala sina leverantörer i tid. Om en leverantör inte får betalt av handelsbolaget kan denne gå till Pelle och kräva att han p ersonligen betalar hela skulden. Pelle får i sin tur kräva Putte på hans andel av skulden. I detta läge är det lätt att osämja uppstår mellan Pelle och Putte. | 9
Företagsformer Observera! Många som startar handelsbolag glömmer bort att skriva ett kompanjon avtal. Ofta tycker man att man muntligen är överens och kraften läggs i stället på att dra i gång själva verksamheten. I många handelsbolag uppstår därför också tvister och osämja mellan bolagsmännen.
Ett kompanjonavtal bör reglera bolagsmännens skyldigheter och befogenheter och kan exempelvis innehålla villkor om: • arbetsfördelning och arbetstider • uttag och övriga förmåner • säkerheter för lån • ränta på insatt kapital • befogenheter; gränsnivåer för enskilda beslut • hur överskott ska användas • hur eventuella förluster ska fördelas • på vilka villkor nya delägare ska kunna ansluta sig • hur företaget ska värderas om en delägare avlider eller vill dra sig ur • åtgärder vid långvarig sjukdom • ömsesidiga försäkringar • opartisk medlare vid eventuella avtalsbrott eller andra tvister. Ett handelsbolag är skattesubjekt bara för vissa skatter (fastighetsskatt, moms, arbetsgivaravgifter, avkastningsskatt på pensions medel och särskild löneskatt på pensionsmedel), trots att det är en juridisk person. Handelsbolaget är inte skattesubjekt för inkomstskatt och egenavgifter utan varje delägare redovisar sin andel av handelsbolagets resultat i en näringsbilaga till sin inkomstdeklara tion medan själva handelsbolaget lämnar en särskild deklaration. Överskott från bolagets verksamhet beskattas hos delägarna som inkomst av näringsverksamhet med egenavgifter eller särskild löneskatt på samma sätt som för enskilda näringsidkare.
Kommanditbolag Ett kommanditbolag är en särskild form av handelsbolag där vissa bolagsmäns ansvar är begränsat till vad de har satsat i bolaget. Dessa bolagsmän kallas kommanditdelägare. Det måste finnas minst en delägare med obegränsat ansvar (komplementär). I övrigt gäller samma regler som för vanliga handelsbolag.
10 |
Företagsformer
Aktiebolag Ett aktiebolag är en juridisk person och ett eget skattesubjekt, med en eller flera ägare. Ägarna kan vara fysiska personer (människor) eller juridiska personer (bolag). Aktiebolag är den enda företagsform som kräver ett satsat kapital som ska betalas in i samband med starten av företaget (aktiekapital). När företaget sedan är registrerat hos Bolagsverket och fått sitt organisationsnummer kan pengarna användas till att göra investeringar mm i företaget. Det är alltså inte någon form av avgift. Ett aktiebolag är en självständig juridisk person, vilket innebär att det är bolaget – inte ägarna – som är bundet av avtal och som ska betala alla skulder. Därför riskerar aktieägarna normalt inte att förlora mer än det satsade aktiekapitalet om företaget inte kan betala sina skulder. Det finns dock situationer när man som styrelse ledamot i ett aktiebolag kan bli personligt ansvarig för aktiebolagets skulder. Dessa situationer är: • om man gjort ett borgensåtagande för bolagets räkning • om man uppsåtligen eller av oaktsamhet orsakat bolaget skada • om man fortsätter att driva ett aktiebolag trots att bolaget borde ha likviderats pga att bolaget har förbrukat mer än halva aktie kapitalet. Ett aktiebolag måste avsluta årets räkenskaper med en årsredo visning. Större aktiebolag ska även ha en revisor som granskar räkenskaperna och förvaltningen varje år. Årsredovisningen ska registreras hos Bolagsverket och är en offentlig handling. På verksamhetens överskott betalar aktiebolaget bolagsskatt med 22%. Ägarna beskattas för den lön, utdelning osv som de tar ut ur bolaget. Läs mer i kapitlet Beskattning och moms. Man skiljer mellan privata och publika aktiebolag. De privata bolagen måste ha minst 50 000 kr i registrerat aktiekapital. Publika bolag måste ha ett aktiekapital på minst 500 000 kr. Det är endast publika bolag som får erbjuda allmänheten att köpa aktier i bolaget och börsnoteras. I Sverige finns fler än 300 000 aktiebolag. Av dessa är ca 1 000 st publika, resten är privata.
| 11
Företagsformer
Ekonomisk förening En ekonomisk förening påminner på många sätt om ett aktiebolag. Båda är juridiska personer och skattesubjekt, båda har stämma, styrelse och revisorer. Men det finns också skillnader. Ett aktiebolag måste ha ett eget kapital som är minst lika stort som det registrerade aktiekapitalet. Det behövs inte i den ekonomiska föreningen. En ekonomisk förening måste ha minst tre medlemmar, aktiebolaget kan ha en ensam ägare. En ekonomisk förening är öppen och kan i princip inte vägra någon som uppfyller stadgarnas krav att bli medlem. I de flesta föreningar gäller principen en medlem – en röst. Nya medlemmar har lika mycket att säga till om som gamla medlemmar. Medlemmarna i en ekonomisk förening är inte personligt ansvariga för föreningens förpliktelser. Den ekonomiska risken är i princip begränsad till medlemsinsatsen.
Enkelt bolag Ett enkelt bolag är inte någon företagsform utan en samarbetsform som kan användas när flera företag samarbetar kring ett projekt. Så kallade konsortier är normalt enkla bolag. Det enkla bolaget är inte någon juridisk person, vilket innebär att varje företag ansvarar för sina skulder och äger sina tillgångar. För ingångna avtal ansvarar vanligtvis endast de bolagsmän som ingått avtalet.
12 |
Företagsformer
| 13
Företagets organisation I det här kapitlet tittar vi främst på aktiebolagets organ – bolagsstämman, styrelsen, vd och revisorerna – och hur de förhåller sig till varandra. Sist hittar du en översiktlig beskrivning av organisationen i övriga företagsformer.
Aktiebolag Bolagsstämman Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och hålls av ägarna till bolaget. En gång per år hålls årsstämman där aktie ägarna beslutar i de viktigaste frågorna. Hit hör val av styrelse och revisor, beslut om hur bolagets vinst eller förlust ska disponeras samt om styrelsen beviljas ansvarsfrihet eller inte. Årsstämman kan i princip besluta i alla ärenden som rör bolaget. Den får dock inte detaljstyra styrelsen på ett sådant sätt att styrelsen inte kan fatta självständiga beslut. Det beror bland annat på att styrelsen ansvarar för förvaltningen av bolaget och att detta ansvar måste balanseras av ett inflytande över beslut som rör förvaltningen. 14 |
Företagets organisation
Extra bolagsstämma ska hållas när styrelsen anser att det finns anledning eller när en av bolagets revisorer alternativt ägarna till minst en tiondel av aktierna skriftligen begär det och i skrivelsen talar om varför. Anledningar till extra bolagsstämma kan vara exempelvis utdelningsbeslut, interna konflikter eller emissionsbeslut. Alla ärenden som ska diskuteras på stämman ska finnas med i kallelsen. Stämman får alltså normalt inte besluta i ärenden som inte finns med i kallelsen. Ärenden som är obligatoriska enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen måste framgå av kallelsen. Kallelsen måste göras i rätt tid och offentliggöras på rätt sätt. Styrelsen Styrelsens uppgifter regleras i aktiebolagslagen. Bestämmelserna inleds med den allmänna principen att styrelsen ansvarar för bolagets organisation och för förvaltningen av bolagets angelägen heter. Det betyder att styrelsen är ansvarig mot ägarna och övriga intressenter för allt som händer bolaget. Finns en vd i bolaget ansvarar denne för den löpande driften, vilket dock inte fritar styrelsen från ansvaret för sina uppgifter. Vd utses för övrigt av styrelsen. Styrelsen väljs normalt av årsstämman. Men det kan finnas kompletterande bestämmelser om detta i bolagsordningen. Det är inte tillåtet att låta vd utse styrelseledamöter. Om styrelsen består av fler än en person ska man upprätta en skriftlig arbetsordning för styrelsen. I den drar man upp riktlinjer för hur styrelsen ska arbeta, hur ofta man ska ha möten, mm. Man ska även utse en ordförande som ska registreras hos Bolagsverket. I ett litet bolag kan styrelsen bestå av en enda person som dessutom är bolagets ägare. I dessa fall blir protokollen från styrelsemöten och bolagsstämman rent formella – det finns inte särskilt mycket att skriva. I ett aktiebolag har styrelsen som huvudregel inget personligt ansvar för företagets skulder. Du ska dock vara medveten om att du som styrelseledamot kan bli ansvarig för obetalda skatter och avgifter. Detta kallas ansvarsgenombrott och kan även bli aktuellt vid överträdelse av låneförbudet i aktiebolag, olovlig vinstutdelning, försenad inlämning av årsredovisningen och vid överträdelse av reglerna om likvidationsplikt vid kapitalbrist. Vd Vd (verkställande direktören) tillsätts av styrelsen och ansvarar för den löpande verksamheten och för att företagets redovisning och liknande är i ordning. I privata aktiebolag är det frivilligt att tillsätta en vd. | 15
Företagets organisation
Vd har rätt att fatta beslut och ingå avtal om sådant som ingår i bolagets normala löpande verksamhet. Större frågor är däremot styrelsens sak att fatta beslut om. Vad som hör till den löpande verksamheten och vad som är styrelsens ansvarsområde ska framgå av vd-instruktionen, dvs den instruktion till vd som styrelsen utarbetar. Revisorerna Revisorerna utses av bolagsstämman och ska för aktieägarnas och andra intressenters räkning granska hur styrelse och vd sköter bolagets ekonomiska redovisning (redovisningsrevision) och förvaltning (förvaltningsrevision). Revisionsplikten är numera slopad för mindre aktiebolag (= ca 70% av aktiebolagen). Det gäller företag som två år i följd uppfyller minst två av de följande kriterierna: • Högst tre anställda • Högst tre miljoner kr i årsomsättning • Högst 1,5 miljoner kr i balansomslutning Större aktiebolag är fortfarande skyldiga att ha revisor. I mindre bolag, som väljer att ha revision, räcker det med att revisorn är godkänd revisor. Det är bara i mycket stora bolag och i börsnoterade bolag som man måste ha auktoriserad revisor. Ibland stöter man på begreppet kvalificerad revisor, vilket är ett samlingsnamn för auktoriserade och godkända revisorer. En godkänd revisor som avlagt revisorsexamen jämställs numera med auktoriserade revisorer. Revisorn fyller samma grundläggande funktion i stora som i små bolag. Han ska vara aktieägarnas och övriga intressenters förlängda arm när det gäller kontrollen av hur bolaget sköts. I mindre bolag där aktieägare och styrelse är samma personer blir det framför allt övriga intressenters intressen som revisorn bevakar. Det är t ex de anställda, kreditgivarna och Skatteverket. Ägarna Det är på bolagsstämman som aktieägarna utövar sitt inflytande över bolaget. I och med att bolagsstämman är bolagets högsta beslut ande organ kan en majoritetsägare ha ett mycket stort inflytande över bolaget. Ägarna har normalt inget inflytande över den dagliga driften eftersom den sköts av den styrelse ägarna tillsatt på bolagsstämman. I ett mindre bolag är ägare och styrelse ofta samma person/ personer och i dessa fall har ägarna naturligtvis inflytande över den löpande driften. 16 |
Företagets organisation Acke driver ett enmansaktiebolag. Han är ensam ägare och styrelse. I egenskap av styrelse undertecknar Acke årsredovisningen som han sedan lämnar till sig själv – men nu i rollen som ägare på bolagsstämman – för fastställande.
Rösträtt på bolagsstämman är kopplad till aktieinnehavet; ju fler aktier en aktieägare har, desto större inflytande har denne. A-aktier har normalt högre röstvärde än B-aktier. Bolagsordningen Alla aktiebolag måste ha en bolagsordning. Där beskrivs de grundläggande reglerna för bolaget. Bolagsordningen ska komplettera reglerna i aktiebolagslagen så att arbetet kan skötas på ett smidigt sätt. För att bolaget ska bli registrerat krävs att Bolagsverket godkänner bolagsordningen. När bolaget är registrerat är bolagsordningen bindande för alla som har med bolagets verksamhet att göra, såväl för aktieägare, styrelseledamöter och andra företrädare för bolaget som utomstående personer. För en ändring av bolagsordningen krävs beslut på en bolagsstämma. Följande måste finnas med i bolagsordningen: • Bolagets firma (officiella företagsnamn). • Den kommun i Sverige där bolagets styrelse har sitt säte. • Vilken typ av verksamhet bolaget ska bedriva. • Aktiekapitalet (eller minimi- och maximikapital). • Antalet aktier (eller lägsta och högsta antal). • Antalet (eller lägsta och högsta antalet) styrelseledamöter och styrelsesuppleanter (om styrelsen ska ha suppleanter) samt mandattiden för dessa uppdrag. Har styrelsen bara en eller två ledamöter krävs minst en suppleant. • Antalet (eller lägsta och högsta antalet) revisorer om bolaget ska ha revisorer. • Sättet för hur bolagsstämman ska sammankallas, t ex via brev eller annons. • Vilka ärenden som ska tas upp på årsstämman. • Bolagets räkenskapsår. Ren formalia i mindre bolag I ett litet bolag blir gränsdragningen mellan bolagsstämma, styrelse och vd oftast formell. Någon maktkamp mellan de olika organen kan det inte bli fråga om. I de flesta fall upprättas bara de nödvändiga protokollen såsom bolagsstämmoprotokoll och styrelseprotokoll utan att man har något egentligt möte. | 17
Företagets organisation
Övriga företagsformer Här beskriver vi mycket kortfattat hur organisationen är uppbyggd i enskild näringsverksamhet, handelsbolag, ekonomiska föreningar och ideella föreningar. Du kan läsa mer om de olika företagsform erna i kapitlet Företagsformer tidigare i boken. Enskild näringsverksamhet I en enskild näringsverksamhet kan man inte ha vare sig styrelse eller stämma, utan det enda ”organet” är den enskilde närings idkaren själv. Han eller hon är fullt ut ansvarig för verksamhetens samtliga förpliktelser. Stora enskilda firmor (i kapitlet Företagsformer tidigare i boken kan du läsa om vilka företag som klassas som stora) måste ha en kvalificerad revisor. Små enskilda firmor (= flertalet) behöver inte ha någon revisor. Handelsbolag I ett handelsbolag kan man välja att ha en styrelse men det finns inget krav på detta. Att ett handelsbolag har en styrelse fråntar inte bolagsmännen det solidariska ansvaret gentemot tredje man (utomstående). De grundläggande reglerna för handelsbolaget finns i lagen om handelsbolag och enkla bolag. Reglerna kan bolagsmännen komplettera eller sätta ur spel genom att upprätta ett handelsbolagsavtal. Avtalet har samma funktion som bolagsordningen i ett aktiebolag (se ovan). Är någon av bolagsmännen en juridisk person som måste ha revisor, måste även handelsbolaget ha en kvalificerad revisor (godkänd eller auktoriserad revisor). Även mycket stora handelsbolag med fysiska personer som delägare måste ha kvalificerad revisor. Ekonomisk förening Organisationen i en ekonomisk förening är i stort sett densamma som i ett aktiebolag. Föreningen ska ha en styrelse, hålla stämma, ha revisor, osv. Styrelse och revisor väljs av medlemmarna på föreningsstämman. Om föreningen är en stor förening måste revisorn vara kvalificerad, i små föreningar räcker det annars med att man är tillräckligt ekonomiskt kunnig för att kunna granska föreningen.
18 |
Företagets organisation
Alla ekonomiska föreningar måste ha stadgar. Där beskrivs de grundläggande reglerna för föreningen. Stadgarna ska komplettera reglerna i lagen om ekonomiska föreningar så att arbetet kan skötas på ett smidigt sätt. Ideell förening En ideell förening ska ha en styrelse och hålla föreningsstämma. På stämman väljs styrelse och revisor samt beslutas om styrelsen för det gångna verksamhetsåret beviljas ansvarsfrihet eller inte. Ett krav för att bilda en ideell förening är att den antagit stadgar. Stadgarna är föreningens egen ”lagstiftning”. Innehållet i stadgarna är det som i alla lägen är avgörande, såvida de inte strider mot lagstadgade regler. Revisor är ett krav endast i större, näringsdrivande ideella föreningar. I många föreningars stadgar finns dock inskrivet att föreningen ska ha en revisor, och då måste man även välja en sådan.
| 19
Löpande redovisning I det här kapitlet tittar vi på vilka krav som finns på den löpande redovisningen, hur den kan läggas upp och hur den fungerar. Den löpande redovisningen avslutas vid räkenskapsårets slut med ett årsbokslut eller en årsredovisning, vilket du läser om i kapitlet E konomisk rapportering.
Vad innebär redovisning? Redovisning innebär bland annat att registrera, bearbeta och rapportera information som underlättar beslut i ekonomiska frågor. Begreppet redovisning omfattar delar som: • bokföring • avstämning • analys • budgetering • upprättande av bokslut mm. Den löpande redovisningen omfattar de två första punkterna, dvs bokföring och avstämning. Observera! Genom en väl skött redovisning kan du löpande kontrollera hur företaget mår, och snabbare fatta nödvändiga beslut.
Viktiga begrepp Inom företagsekonomin används några grundbegrepp för att beskriva flödet av resurser till och från ett företag. Inkomst – Intäkt – Inbetalning Utgift – Kostnad – Utbetalning
Inbetalning och utbetalning är tillfället då själva betalningen tas emot respektive görs – det är inte så svårt att förstå. Värre är det att hålla isär begreppen inkomst och intäkt respektive utgift och kostnad. Inkomst definieras som ekonomiska fördelar som tillkommer före taget och som ökar dess egna kapital. Inkomsterna påverkar aldrig 20 |
Löpande redovisning
resultatberäkningen men det gör däremot intäkterna. Intäkter definieras som en del av företagets inkomster som hör till just den period som avses. Anders har en hyresfastighet med fyra hyresgäster. Han fakturerar hyran kvartalsvis i förskott. I mars skickar han ut hyresavin som avser april–juni. Han har därmed sin inkomst i mars (när hyresavin skickas ut) men sina intäkter i april–juni med en tredjedel varje månad. Resultatet i Anders verksamhet kommer att påverkas med en månads hyresintäkt under respektive månad (april–juni). I mars när hyresavin skickades ut påverkades inte resultatet – allt han hade då var en hyresfordran.
Utgifter uppstår vid anskaffningstillfället. Tidpunkten är i princip då resursen levereras men i praktiken anser man utgiftspunkten vara när man får fakturan. Utgift ska inte förväxlas med kostnad då kostnad uppstår i samband med att resursen förbrukas, inte vid inköpstidpunkten. Utgifter påverkar aldrig resultatberäkningen med det gör däremot kostnaderna. Anders har försäkrat sitt hyreshus och han betalar försäkringspremier helårsvis i förskott. I juni 2017 får han premieavin som avser juli 2017– juni 2018. I juni 2017, då han får avin, har han en utgift. Kostnaden för försäkringen uppstår däremot med en tolftedel varje månad. Resultatet i Anders verksamhet kommer att påverkas med en månads premie under respektive månad (juli 2017–juni 2018). I juni 2017 då han fick premieavin påverkades inte resultatet – allt han hade då var en skuld till försäkringsbolaget.
Du kan läsa mer om inkomst och utgift i kapitlet Ekonomiska begrepp. Arkivering Räkenskapsmaterial måste arkiveras under minst sju år från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Arkiveringsskyldig heten gäller även det år du håller på med. Räkenskapsåret Redovisningen omfattar ett räkenskapsår. Räkenskapsåret ska vara 12 månader. Räkenskapsåret måste vara kalenderår för följande företag: • enskilda näringsidkare • handelsbolag där en fysisk person ska beskattas för bolagets inkomst • samfällighetsförvaltande juridiska personer. | 21
Löpande redovisning
När företaget startar eller räkenskapsåret läggs om får räkenskapsåret bli kortare än 12 månader eller förlängas till högst 18 månader. När företaget slutar med sin verksamhet får räkenskapsåret för kortas men inte förlängas. Övriga företag och föreningar än de ovan uppräknade, t ex aktiebolag och ekonomiska föreningar, får förutom räkenskapsår även ha brutet räkenskapsår. Ett brutet räkenskapsår ska omfatta tolv månader och får börja och sluta valfri månad, t ex 1 februari–31 januari. Beskattningsår Beskattningsår är det år då inkomsten tjänas in. Året efter beskattningsåret ska den intjänade inkomsten deklareras och taxeras (beskattas). Detta kallades tidigare taxeringsåret men benämns numera ”året efter baskattningsåret”. Årsbokslut och årsredovisning Den löpande redovisningen avslutas med ett årsbokslut eller en årsredovisning. Läs mer om detta i kapitlet Ekonomisk rapportering.
Löpande redovisning (bokföring) Grunderna i den löpande redovisningen utgörs av • grundbokföring och • huvudbokföring. Bokför du med ett bokföringsprogram gör du grund- och huvud bokföringen samtidigt. Grundbokföring I grundbokföringen bokför du alla affärshändelser så att de kan presenteras i den ordning som de har registrerats. Du ska löpande numrera alla verifikat som registreras så att det går att följa i vilken ordning de har registrerats. Verifikat är t ex kvitton och fakturor. Huvudbokföring Huvudbokföringen innebär att du delar upp redovisningen på olika konton, så att du får en systematisk översikt över företagets ställning och resultat. På så sätt kan du följa verksamhetens utveckling löpande. Bokföringstidpunkt Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, t ex i en kassabok. Att bokföra löpande händelser i kassaboken innebär att du bokför i registreringsordning (grund 22 |
Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSMOMS FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL – REDOVISNING FÄLLOR OCH FEL – SKATT & MOMS FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄKRINGAR – SKATT OCH REDOVISNING GOD MAN & FÖRVALTARE – EN VÄGLEDNING GOD MAN & FÖRVALTARE – PROBLEM OCH LÖSNINGAR GOD MAN FÖR ENSAMKOMMANDE F LYKTINGBARN HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR
IDROTTSUTÖVARE INKÖPSTEKNIK KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MARKNADSFÖR DIG SJÄLV MARKNADSFÖRING MIN BOSTADSRÄTT MOMS PENNINGTVÄTTSLAGEN PENSIONSPLANERING FÖR FÖRETAGARE PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I AKTIEBOLAG SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA SKOGSÄGARBOKEN STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG
www.blinfo.se