och
Adepten
Så fungerar det i praktiken
När du är chef eller ledare finns det många förväntningar och krav på dig och på att du ska klara allt själv. Så såg Anna Spjuths vardag ut när hon som chef kämpade för att få arbete och privatliv att gå ihop. I Mentorn och Adepten får du en rad konkreta verktyg och tips som du kan använda som mentor (eller adept). Dessutom får du följa Anna ifrån att hon stressad och nära en kollaps frågade Micael Rönntoft om han ville bli hennes mentor, till dess hon kände sig trygg i ledarrollen. För att utvecklas som människa och i yrkesrollen så räcker det inte att prata med kompisar, vänner och kollegor. Alltför många av dem är jasägare. För att utvecklas behöver du ibland bli ifrågasatt för att börja tänka själv, värdera och sedan fatta beslut på nya grunder. Den hjälpen kan du få genom en mentor. En mentor lyssnar utan att värdera och genom frågor och diskussioner ser du saker i nytt ljus.
Anna Spjuth är hotelldirektör, ett karriärmål hon satte tidigt i livet. Annas liv har alltid handlat om att springa fortast, vara bäst på tentan och hinna mest. Till slut blev målen allt för många och dygnet räckte inte till. Micael Röntoft hjälpte henne att stanna upp, ta ny sats och därefter arbeta och leda på ett nytt sätt. Anna är aktiv föreläsare i ledarskap och affärsmannaskap och är själv engagerad mentor. Hon är gift och har tre barn och stryker under att det går att kombinera. Micael Rönntoft är konsult inom management och affärsutveckling. Arbetet har handlat om affärer, med jobb i affärsdrivande företag. För tio år sedan började han lära andra det han själv lärt sig under sin karriär. Som konsult arbetar han oftast med management och affärsutveckling. För Micael är individen och hans eller hennes motivation viktig. Han hjälper människor att utvecklas. Han är verksam som mentor och hjälper företag att skapa interna mentorprogram.
Mentorn och
Adepten Så fungerar det i praktiken
Micael Rönntoft Anna Spjuth
Mentorn och adepten är både en tankeväckande och underhållande skildring av en mentorprocess och en uppslagsbok i hur du kan hantera arbetsrelaterade situationer.
Mentorn och Adepten
Mentorn
Best.nr 47-09488-2
Tryck.nr 47-09488-2-00
Micael Rönntoft Anna Spjuth
Mentorn och adepten - Så fungerar det i praktiken ISBN 978-91-47-09488-2 © 2010 Författarna och Liber AB Redaktörer: Charlotte Rudenstam och Lars Abramson Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Illustrationer: Ranelids reklambyrå
Upplaga 1:1
Tryckt på miljövänligt papper Sättning: Gyllene Snittet AB Teckensnitt: Brödtext, Adobe Garamond Pro. Rubriker: Berthold Akzidenz Grotesk Tryck: Sahara Printing, Egypten 2010
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.
Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 http://www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01
Mentoradeptboken.indd 4
2010-06-09 08.40
innehåLL Förord........................................................................................................................ 7 En.blick.övEr.axEln........................................................................................... 9
1. I elden – Anna ............................................................................. 10 2. Kaos och kosmos – Micael ........................................................ 14 Kaos och kosmos .......................................................................... 15 Stressens funktion ........................................................................ 15 Annas situation ............................................................................ 17 Nära Annas vardag ....................................................................... 18 Resan tar aldrig slut ...................................................................... 19 3. Morgonen efter kvällen före – Anna .......................................... 20 4. Rollfördelning – Micael ............................................................. 25 Annas historia .............................................................................. 25 Visa tänkbara dörrar ..................................................................... 26 Stort spelutrymme för adepten ..................................................... 27 Känna den egna kraften ................................................................ 30 Fritt fall ........................................................................................ 31 Från.tEori.till.praktik...................................................................................33
5. Ut ur utopin – Anna .................................................................... 34 6. Steg för steg mot en ny ordning – Micael ................................... 40 Organisera kontoret ..................................................................... 40 Börja förändringen hos dig ........................................................... 41 Luft i kalendern ........................................................................... 42 7. Möten med ny disciplin – Anna ................................................. 44 8. Mötesmönster eller mönstermöten – Micael .............................. 47 Rensa bland mötena? .................................................................... 47 Inse sina egna begränsningar ........................................................ 48 Undvik mötesmissbruk ................................................................ 49 Våga ifrågasätta ditt deltagande .................................................... 50 9. Chefer – ett kapitel för sig – Anna .............................................. 51 10. Chef eller ledare? – Micael .......................................................... 54 Vilken planeringshorisont har de andra? ....................................... 55 Från chef till ledare ....................................................................... 56 11. Affärsutveckling som tävlingssport – Anna ............................... 58 12. Tid att utveckla affären – Micael ................................................ 61 Förstå att det finns olika agendor .................................................. 61 Möt medarbetaren på rätt plats..................................................... 62 Externa aktiviteter ........................................................................ 63 5
Mentoradeptboken.indd 5
2010-06-09 08.40
13. Mål på pränt – Anna ................................................................... 64 14. Springa åt rätt håll – Micael ....................................................... 68 Sätt tydliga mål ............................................................................ 69 Kommunicera målen .................................................................... 69 Utmaningar för Anna ................................................................... 70 15. Den svåra konsten att delegera – Anna ..................................... 71 16. Var och en till sitt – Micael ........................................................ 74 Förödande att inte få ta ansvar ...................................................... 74 Delegera och frigör tid ................................................................. 75 vidarE.stEg.För.stEg.. .....................................................................................79
17. Balans som arbetsredskap – Anna .............................................. 80 18. Vågskålarna – Micael ................................................................. 85 Koppla av genom att koppla på? ................................................... 87 Välja det som ger energi ................................................................ 87 19. Min drivkraft är en outsinlig energikälla – Anna ...................... 89 20. Handlingsmotiv och drivkrafter – Micael ................................. 93 Fatta beslut och kliva ur sängen .................................................... 94 Vilka är medarbetarnas drivkrafter? .............................................. 96 21. Feedback eller att sätta ner foten – Anna ................................... 97 22. Återkoppling och motivation – Micael .................................... 100 Utvecklingsplan för medarbetarna .............................................. 102 Feedback ska utveckla ................................................................ 103 23. Med facit i medvetandet – Anna ............................................... 105 24. Vägs ände – där det fortsätter – Micael ................................... 108 om.mEntorskap................................................................................................ 111
25. Jag behöver känna förtroende – Anna ...................................... 112 26. Roll och modeller för mentorskap – Micael ............................ 116 Vem kan fungera som mentor? .................................................. 116 Vem behöver en mentor? ........................................................... 117 Den vanligaste modellen ............................................................ 118 Krav för ett fungerande mentorskap ........................................... 118 Skiss på mentorprogram ............................................................. 119 Vad kan du ha en mentor till? ..................................................... 120 Aktivt lyssnande ......................................................................... 121 Förslag till upplägg för mentorprogram ...................................... 122 Fällor och fel .............................................................................. 124 Resultat och effekter ................................................................... 125 27. Anna Spjuth, adept ................................................................... 127 28. Micael Rönntoft, mentor .......................................................... 128
Mentoradeptboken.indd 6
2010-06-09 08.40
förord
Det här är en bok om att vara chef. Om att dras in i ekorrhjulet och till slut upptäcka att allt snurrar så fort att det inte längre går att se exit-skyltarna. Den handlar om att älska jobbet passionerat, så till den grad att kärleken blir självförbrännande. Helt enkelt den situation som alla hängivna och/eller ansvarsfulla, entusiastiska, karriärsugna, målmedvetna personer riskerar att hamna i. Men främst handlar den här boken om att ta sig genom och ut, till något bättre. Till ett läge där du blir ditt normala dynamiska, skapande och levererande jag igen, men starkare, säkrare och med fungerande kunskaper och tekniker att luta sig mot. När Anna Spjuth först träffade Micael Rönntoft var hon något som hon själv beskriver som en trasa. Med hans hjälp, stöd och – emellanåt tämligen omilda – metoder kunde hon utvecklas till den välfungerande ledare hon är idag. Boken är resultatet av hundratals timmar med frågor och försök till svar, ifrågasättanden och försvar, tårar och skratt. Den är essensen av det ohanterliga antalet blädderblock med anteckningar, figurer, diagram, ritningar, förklaringar som fyllde ett skåp på Annas kontor och som hon släpade med sig från de seminarier, föreläsningar och kurser som hon höll för egen och andras personal. Här finns Annas röst och tankar och Micaels kunskaper och förklaringar. Du kommer nu att få följa Anna och Micael i deras mentor-adeptrelation. Boken är uppdelad så att Anna först beskriver en situation, en händelse i verkligheten, eller ett problem hon brottas med. I kapitlet efter beskriver Micael allmänt varför vissa situationer uppstår, hur och vad som kan göras, och därefter hur och vad Anna och han gjorde. Modeller, teorier och mentormodellen som används är allmänna i ledarskaps- och individuell utveckling. En del av dem finns beskrivna i boken och i slutet finns en användbar modell för mentorprogram. Vi vill tacka Bitte Sundin som har hjälpt oss att skriva boken.
7
Mentoradeptboken.indd 7
2010-06-09 08.40
Mentoradeptboken.indd 8
2010-06-09 08.40
En blick över axeln att våga ta dig tid att analysera hur du age rar, arbetar och lever i dag, är ett måste för att kunna gå vidare och för att kunna ta till dig nya lärdomar. det kan göra ont och kännas tufft men ska samtidigt vara upplyftande och ge dig en känsla av klarsynthet och vilja att gå vidare.
Mentoradeptboken.indd 9
2010-06-09 08.40
Kapitel 1
anna:
I elden Överallt brann det. Jag befann mig i ett inferno av små eldar, flammande brasor och pyrande glöd som hotade att ta fart igen. Jag rusade från den ena eldhärden till den andra och när jag lyckades släcka på ett ställe bröt elden ut någon annanstans. Jag hade inte ens tid att vara rädd. Jag var drygt trettio år, hade nått chefsnivå inom en stor hotellkedja och arbetade sexton timmar per dag. Dagarna började ofta i badkaret där jag grät av trötthet. Sedan rivstartade arbetsdagen med det första mötet – som jag alltid kom inrusande till, försenad och oförberedd, med en hög pärmar i famnen. Oförberedd därför att jag var på väg till nästa möte redan innan det första avslutats. Ett bra möte var ett där agendan följdes, men något utrymme att åtgärda det som bestämts fanns aldrig. Mitt kontor på det stora hotellet var ett kaos av viktiga papper, post-it-lappar, kollegieblock fyllda med att göra-listor, kaffekoppar och skisser. På väggen hängde mina träningskläder; träning är ju sådan bra avkoppling så jag tränade energiskt – varje dag. I skrivbordslådan hade jag mitt ”survival kit” med trosor och deo, mascara och tandborste för de dagar då jag inte ansåg mig ha råd att lägga tid på resan från jobbet och hem. De dagarna inträffade ofta. Och när man arbetar på hotell finns ju alltid möjligheten att sova några timmar i ett ledigt gästrum. Det är klart att jag hade hjärtklappning och att ansiktet ständigt blossade. Men jag var nästan alltid glad och hjärnan gick på högvarv. alltid i farten Fanns det då inget annat i mitt liv än arbete? Jo, jag kompletterade mitt dagliga flängande, budgetdragningar, personalärenden och möten med att träna inför, och söka sponsorer till, mitt och två vänners deltagande i Åre Extreme. Det är en tävling som består av tre moment för ett tremannalag: löpning, cyk10
Mentoradeptboken.indd 10
2010-06-09 08.40
i e Ld e n
ling och paddling. Jag skulle ta den första etappen: att springa över Åreskutan. Vi snubblade på startsnöret, så att säga – ingen av oss hade egentligen tid! Idag undrar jag om det var den fysiska utmaningen eller utmattningen jag sökte. Till mina arbetsuppgifter på hotellet hörde att ta hand om klagomål från missnöjda kunder. Det var så jag träffade Micael Rönntoft, mannen som skulle komma att bli min mentor. Micael höll, tillsammans med en kollega, ledarskapsutbildningar för chefsgrupper. En av dessa utbildningar var förlagd till ”mitt” hotell. Utbildningarna var upplagda på tre intensiva kursdagar i taget, under ett halvår. Som leverantör av lokal och överenskommen service levde hotellet inte upp till ett enda av de krav man som köpare av konferenser, har rätt att ställa. En föreläsare är och ska vara fokuserad på sitt uppdrag; allt annat ska bara fungera. Nu fungerade inte ens det mest basala och det var naturligtvis mycket påfrestande för Micael och hans kollega. Faktum är att det vi levererade var så undermåligt – nästan komiskt dåligt – att Fawlty Towers1, i jämförelse, skulle ha framstått som ett topphotell. ett avgörande möte Micaels företag påpekade bristerna och klagade slutligen skriftligt – upprepade gånger. Jag fick klagomålen på mitt röriga skrivbord och höll, som jag upplevde det, tät kontakt med Micael inför nästa tredagarssejour. Micael tyckte inte att kontakten var tillräckligt frekvent för att han skulle känna sig övertygad och fick mig, på något vis, att föreslå att vi skulle träffas och diskutera igenom situationen. Vi hittade en ledig kvällstid och jag såg fram mot mötet med blandade känslor. Ett elddop i kundhantering på elitnivå eller rena självmordet i form av kundutskällning. Dessutom bannade jag mig själv: Hur kunde jag vara så dum att jag låtit mig luras till något som skulle kunna framstå som en ”date” med en kund! Med närmaste chefen ombedd att stanna kvar på kontoret med öppen telefonlina för att kunna bryta om det blev FÖR jobbigt, mötte jag Micael i lobbyn och vi begav oss till mitt kontor. Det blev ingen date utan något som bara kan liknas vid en åktur i Gröna Lunds värsta åkattraktion. Utrustad med en rejäl portion självförtroende hade jag svårt att se mina egna brister – om jag ens ville se dem. Det hade ju i så fall inneburit att jag hade tvingats tänka till och ifrågasätta mycket av det jag gjorde och det hade tagit tid och hade varit jobbigt. Som ny chef kan man välja den bekväma vägen: att gå på magkänsla. I mitt fall innebar det att jag ledde mitt hotell och min personal med mycket energi, glädje och 1
Hotellet som John Cleese och hans hustru driver i den omåttligt populära brittiska teveserien ”Pang i bygget”.
11
Mentoradeptboken.indd 11
2010-06-09 08.40
an na
inspiration. Det gick hem den mesta av tiden och fungerade det inte så skakade jag av mig det genom att övertyga mig själv om att problemet låg hos någon annan. Jag hade aldrig tid och tillfälle att stanna upp och se mig själv i spegeln – och än mindre att fråga mig om det jag gjorde var klokt, om det var strategiskt rätt, vart det skulle leda mig och företaget. kaoskontoret Kontoret är ett bra exempel! Man brukar ju säga att mitt hem är min borg. Men i mitt fall var det kontoret som utgjorde den trygga borgen. Här hade magkänslan firat verkliga triumfer: Det var möblerat utifrån vad jag kände. Skrivbordet var ordnat (nåja!) på mitt vis, lådor och väggar likaså. Och framför allt hade magkänslan fått råda när jag bestämde vilka pinaler som hörde hemma i ett chefskontor. Inte hade jag en tanke på att den utomstående betraktaren kunde uppleva mig och mitt kontor som rörigt, skräpigt och rent av barnsligt! Bara jag höll tempot uppe hann jag aldrig fundera över sådant och om tanken någon gång fladdrade förbi eller om någon annan hade en synpunkt sprang jag bara på lite fortare för att slippa hantera obehaget. Nu hände dock något som kom att ställa allt på sin spets: Att någon utifrån för första gången klev in på mitt kontor och sa sanningen. Jag var lite stolt och fnittrig när jag började vårt sammanträde med att visa Micael det kontor som i princip hade blivit mitt hem. Men till min stora förvåning var han inte imponerad. Micael såg snarare chockad ut och undrade hur jag kunde vara en bra chef för andra chefer och övriga medarbetare om jag inte ens kunde hålla ordning på min personliga arbetsplats. Det här mötet var kanske inte någon bra idé, när allt kom omkring. Mycket sades under denna första kväll. Det var starkt och omtumlande, upprivande jobbigt – så till den grad att jag vid ett tillfälle var tvungen att rusa ut på toaletten och kräkas. Micael bröt ner och finfördelade både min självkänsla och min yrkesroll. När inte mycket mer än en blöt fläck återstod av mitt tidigare så starka jag, lyfte han mig. Inte mycket men tillräckligt för att jag åter skulle känna glöden och glädjen. Jag hade blivit tilltufsad – men jag hade kommit till insikt. Vill du bli min mentor? Plötsligt insåg jag att det inte var de fyrtio arbetstimmarna som var för få. Det var inte koncernen som skickade för många mejl. Det var jag, Anna, som jobbade fel. Närmare midnatt stammade jag fram frågan: 12
Mentoradeptboken.indd 12
2010-06-09 08.40
i e Ld e n
– Skulle du kunna tänka dig att bli min mentor? Där satt jag med blossande kinder och ville egentligen bara sjunka genom jorden. Inte skulle väl en så framgångsrik och kunnig man vilja hjälpa mig att utvecklas? Jag var ju den som hade ansvaret för att Micaels utbildningsdagar tappat tempo och fokus när de praktiska detaljerna inte hade fungerat. Jag hade varit den som flamsat fram ursäkter i stil med ”för lite tid och för mycket jobb”. Och framför allt var det jag som inte kunde ett dyft om strategiskt ledarskap utan svarade svävande på alla Micaels frågor. I vad skulle utmaningen ligga att ta sig an mig? Varför hade jag inte bara hållit klaffen och gått därifrån, några timmar fattigare men många lärdomar rikare? Till min stora förvåning och skräckblandade förtjusning väntade inte Micael med svaret utan accepterade direkt. Då kom nästa ångest: Varför hade jag gett mig in på detta – och hur skulle jag hinna? Nu hade jag ännu ett projekt att skriva upp på min oändliga att göra-lista. Då anade jag ännu inte vilken oändlig tur det var att Micael svarade ja.
13
Mentoradeptboken.indd 13
2010-06-09 08.40
och
Adepten
Så fungerar det i praktiken
När du är chef eller ledare finns det många förväntningar och krav på dig och på att du ska klara allt själv. Så såg Anna Spjuths vardag ut när hon som chef kämpade för att få arbete och privatliv att gå ihop. I Mentorn och Adepten får du en rad konkreta verktyg och tips som du kan använda som mentor (eller adept). Dessutom får du följa Anna ifrån att hon stressad och nära en kollaps frågade Micael Rönntoft om han ville bli hennes mentor, till dess hon kände sig trygg i ledarrollen. För att utvecklas som människa och i yrkesrollen så räcker det inte att prata med kompisar, vänner och kollegor. Alltför många av dem är jasägare. För att utvecklas behöver du ibland bli ifrågasatt för att börja tänka själv, värdera och sedan fatta beslut på nya grunder. Den hjälpen kan du få genom en mentor. En mentor lyssnar utan att värdera och genom frågor och diskussioner ser du saker i nytt ljus.
Anna Spjuth är hotelldirektör, ett karriärmål hon satte tidigt i livet. Annas liv har alltid handlat om att springa fortast, vara bäst på tentan och hinna mest. Till slut blev målen allt för många och dygnet räckte inte till. Micael Röntoft hjälpte henne att stanna upp, ta ny sats och därefter arbeta och leda på ett nytt sätt. Anna är aktiv föreläsare i ledarskap och affärsmannaskap och är själv engagerad mentor. Hon är gift och har tre barn och stryker under att det går att kombinera. Micael Rönntoft är konsult inom management och affärsutveckling. Arbetet har handlat om affärer, med jobb i affärsdrivande företag. För tio år sedan började han lära andra det han själv lärt sig under sin karriär. Som konsult arbetar han oftast med management och affärsutveckling. För Micael är individen och hans eller hennes motivation viktig. Han hjälper människor att utvecklas. Han är verksam som mentor och hjälper företag att skapa interna mentorprogram.
Mentorn och
Adepten Så fungerar det i praktiken
Micael Rönntoft Anna Spjuth
Mentorn och adepten är både en tankeväckande och underhållande skildring av en mentorprocess och en uppslagsbok i hur du kan hantera arbetsrelaterade situationer.
Mentorn och Adepten
Mentorn
Best.nr 47-09488-2
Tryck.nr 47-09488-2-00
Micael Rönntoft Anna Spjuth