Maria Gerlofson
”Som chef är det klokt att läsa dessa råd och tänka över sitt eget agerande.”
Här är nu boken till dig som leder andra människor och vill skapa en god arbetsmiljö där alla – inklusive du själv – mår bra och där ni når era mål med verksamheten utan att rusa in i väggen. Du får grundläggande råd och verktyg för ett hållbart ledarskap inom nio områden. Det handlar bland annat om hur du sätter ramar, kommunicerar och ger feedback för att skapa utveckling snarare än negativ stress. Boken kopplar ihop forskning om det goda ledarskapet med vetenskapen om vad som förebygger stress och vad människor behöver för att vara produktiva, engagerade och kreativa på jobbet. I slutet av boken kan du testa om du är en drömchef eller stressmakare och se vad du behöver förbättra. Maria Gerlofson är journalist, ekonom, konsult och ledarcoach. Hon har tidigare skrivit boken Mod – stå upp för dig själv samt Coachboken tillsammans med Anja Lindberg. Hon har länge arbetat med och skrivit om ledarskap och psykologi i flera tidningar och magasin. Sedan 2012 driver hon företaget Act and Grow, som utvecklar individer, grupper och chefer. Maria är också bokredaktör för tidningen Chef.
Foto: Anette Andersson
Best.nr 47-12289-9 Tryck.nr 47-12289-9
4712289_dromchef_omslag.indd All Pages
DRÖMCHEF eller STRESSMAKARE
Drömchef eller stressmakaren var ett inlägg på Linkedin som fick en enorm spridning. Många kommentarer handlade om att fler borde läsa råden. Majoriteten hade jobbat under en stressmakare och önskade sig drömchefer.
DRÖMCHEF eller STRESSMAKARE 9 vägar till hållbart ledarskap Maria
on
18/12/17 11:19 AM
ISBN 978-91-47-12289-9 © 2018 Maria Gerlofson och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Projektledare: Kajsa Lindroth Redaktör: Inger Lundin Grafisk form och omslag: Nette Lövgren Illustrationer: Nette Lövgren Produktion: Lars Wallin Första upplagan 1 Repro: OKS Prepress Services, Indien Tryck: Interak, Polen 2018
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUSavtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se.
Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se
4712289_inlaga.indd 4
18/12/17 11:13 AM
Innehåll Välkommen 7 Lär känna stressen 17 Använd hjärnan 32 Arbetsmiljöverket om stress 36
NIO VÄGAR TILL HÅLLBART LEDARSKAP
37
1. Sätt ramarna 39 2. Prioritera smart 49 3. Kommunicera tydligt 59 4. Ge vettig feedback 73 5. Reflektera och utvärdera 80 6. Skapa bra och kreativa team 87 7. Hantera konflikter och svåra samtal 100 8. Var en förebild 115 9. Sök stöd 131 Så blir du en drömchef 137 Slutord 146 Tack 148 Checklista – drömchef eller stressmakare 150 Lästips 154
4712289_inlaga.indd 5
18/12/17 11:13 AM
4712289_inlaga.indd 6
18/12/17 11:13 AM
Välkommen Hösten 2016 skrev jag ett inlägg på Linkedin med rubriken ”Drömchef eller stressmakare? Nio saker som avslöjar dig”. Inlägget fick en enorm spridning. I kommentarerna fanns några som berömde sina chefer, men ännu fler berättade om alla stressmakare de hade haft – igenkänningen var stor! Många skrev att fler borde läsa mina råd och tankar. Det gav mig idén att göra en bok av mitt inlägg. Här är den! Under ett antal år har jag coachat människor och föreläst om ledarskap, kommunikation och samarbete. Det har blivit tydligt för mig att det som hämmar utvecklingen, både hos individer och organisationer, är stress. Stressade människor är varken produktiva, engagerade eller nydanande. De kämpar för att hålla näsan ovanför vattenytan och att göra vad som krävs för att verksamheten ska fungera från dag till dag. Det leder knappast till blomstrande organisationer och individer. När jag insåg det utbildade jag mig inom stresshantering. Jag har sedan dess lett kurser i stresshantering med den evidensbaserade metoden ACT, Acceptance and Commitment Training , i flera olika organisationer. Kursen jag håller brukar alltid vara betydelsefull för deltagarna: de får mindre stress och mer fokus och blir mer tydliga med vad de vill och vad som är viktigt för dem. Men det är inte alltid deras arbetsgivare har gillat den. På ett ställe sa 5 av 14 upp sig efter att ha gått kursen. De insåg att de inte ville jobba kvar på sin stressiga arbetsplats. Även om du lär dig att hantera din stress själv, spelar det ingen större roll för din trivsel om du arbetar i en organisation där strukturer och ledarskapet skapar stress. Det finns många böcker för dig Välkommen
4712289_inlaga.indd 7
7
18/12/17 11:13 AM
som individ om att hantera stress. Det är bra. Men även ledare och organisationer behöver bli bättre på att förebygga stress, för att skapa goda arbetsmiljöer för människor. Det har blivit extra tydligt de senaste åren när sjukskrivningarna på grund av stressrelaterade problem har ökat dramatiskt. Vi behöver satsa på hållbart ledarskap, både för organisationers, ledarnas och medarbetarnas skull! Hållbart ledarskap innebär att du driver en verksamhet och leder en grupp på ett sätt som gör att både du och din grupp mår bra och samtidigt når de uppsatta målen. Det innebär att du som ledare är med och skapar en psykosocial arbetsmiljö där både du och dina medarbetare mår bra, trivs och utvecklas.
VEM VILL VARA STRESSMAKARE? Hur ledare och chefer agerar kan antingen leda till skadlig stress eller ett klimat där alla trivs, blir uppskattade och vet vad de ska göra. De flesta vet att ett gott ledarskap förebygger stress och ger medarbetare som orkar och vill jobba länge. Men ofta är även chefer stressade och hinner inte vara de goda ledare de vill vara. Möten, mejl, telefon och administration tar mycket kraft och tid. Ofta är faktiskt cheferna mer stressade än medarbetarna. Jag har själv jobbat som mellanchef i flera år och vet vad det innebär att ibland vara klämd mellan personalens behov, ägarnas direktiv och de yttre faktorer som påverkar verksamheten, medarbetarna och chefen själv. Ingen vill väl vara en chef som skapar negativ stress och gör sina medarbetare sjuka. Men alla har inte den utbildning, de resurser eller det stöd de behöver för att kunna vara goda chefer. Det är inte heller alla arbetsgivare som fokuserar på ett gott ledarskap i praktiken, i varje fall inte om det ställs mot snabba resultat och andra ekonomiska prioriteringar.
8
4712289_inlaga.indd 8
Välkommen
18/12/17 11:13 AM
Till alla chefsuppgifter som lagts till på senare år, har nu chefer även fått ett större ansvar för att skapa en bra psykosocial arbetsmiljö. De nya riktlinjerna från Arbetsmiljöverket kom våren 2016. Du kan läsa om dem lite längre fram i boken. All stress på våra arbetsplatser beror förstås inte på ledarskapet. Det som leder till stress är ofta en obalans mellan krav och resurser, många nya arbetsuppgifter och administration liksom slimmade organisationsstrukturer i kombination med händelser på jobbet och i privatlivet. Dessutom har tillgängligheten ökat och arbetet blivit mer gränslöst för många, på gott och ont. Vi har också generellt sett fått en stressigare miljö i samhället, tempot har ökat. Internet har gjort att vi ständigt översköljs av information, frågor och åsikter som påverkar oss, och som vi ibland måste agera på. I sociala medier visar vi samtidigt upp oss, ofta den tjusiga tillrättalagda sidan, och det är svårt att undvika att jämföra sitt eget icke-filtrerade liv med de förskönade bilder som läggs upp. Både jakten på ”likes” och hetsen att omedvetet tävla om det ”bästa” livet via bilder ger oss en stress vi knappt märker av förrän det är för sent. Det är väldigt lätt hänt att bli en stressmakare som chef, även om du har goda föresatser och vill väl. Du kanske varken orkar eller hinner riktigt värja dig från alla signaler som kommer in i din hjärna och som lätt gör att du blir någon annan än den du vill vara.
BOKENS NYTTA Fokus i boken ligger på de nio saker du kan behöva tänka på och kunna som chef, arbetsledare eller projektledare. Boken ska fungera som en lättillgänglig grundbok för chefer och ledare som vill skapa ett gott arbetsklimat och goda resultat. Ett kapitel är särskilt inriktat på stress och stresshantering.
Välkommen
4712289_inlaga.indd 9
9
18/12/17 11:13 AM
Tanken är att ge enkla tips, råd och verktyg för dig som är chef, projektledare eller arbetsledare. Du ska kunna använda den som ny ledare och chef eller när du på annat sätt är den som förväntas leda andra mot ett gemensamt mål. För dig som är mer erfaren chef eller arbetsledare, men som aldrig har fått en ledarutbildning, är den förhoppningsvis också användbar. Boken handlar om hur du förebygger stress genom att skapa en god psykosocial arbetsmiljö. Du kommer inte att hitta något om hur du jobbar med rehabilitering eller vad du gör om en anställd får utmattningssyndrom. Det handlar inte heller om ergonomi eller fysisk arbetsmiljö. Det har du förhoppningsvis en hr-avdelning som kan hjälpa dig med. Mycket i den här boken kan tyckas självklart. Men alltför ofta under mina år som journalist, och sedan som coach och konsult, har jag mött organisationer där allt inte riktigt fungerar. Ofta beror det på otydlighet eller på att organisationen effektiviserat sig till bristningsgränsen. Bristande mod är tyvärr också vanligt. Alla som blir chefer eller leder grupper har inte heller någon grundläggande ledarutbildning. Kanske denna bok kan vara ett första steg. Otydlighet är ett problem i många organisationer. Ibland tror medarbetare att alla andra vet vad som ska göras, så av det skälet vågar de inte fråga, utan gissar sig fram genom att härma sina kollegor. Men i värsta fall vet inte heller kollegorna vad som egentligen är viktigast att göra. Det blir lite av ”Alla tror att någon ska göra något, men ingen vet om någon har gjort något, så några gör något och några ingenting”. Det är tyvärr ganska vanligt att många inte vet vilken affärsidé, vilka mål och vilka värderingar deras arbetsgivare har. Det är inte heller helt ovanligt att folk inte vet vad som förväntas av dem – vilket leder till att de försöker göra så mycket som möjligt så bra som möjligt utan att prioritera eller tänka efter. Eller så leder det till passivitet och lågt
10
4712289_inlaga.indd 10
Välkommen
18/12/17 11:13 AM
engagemang och ointresse. Båda sätten att agera ökar förstås risken för stress och utmattning. Alla nio punkter finns med för att jag har mött dem, noterat bristerna och sett konsekvenserna. Naturligtvis är de inte skrivna i sten och det finns säkert annat som är viktigt och borde ha varit med, men dessa nio punkter har jag valt.
STRESS HINDER FÖR FRAMGÅNG För några år sedan skrev jag en bok om mod. Jag hade sett att rädsla för att sticka ut, komma utanför gruppen eller inte bli accepterad av andra gjorde att människor, bland annat chefer, blev svaga eller alltför auktoritära. När jag började coacha chefer och arbetsledare, märkte jag att det inte bara var bristande mod som var ett stort hinder för gott ledarskap och välmående, det var även tiden och stressen. Det är svårt att vara tydlig, ge feedback, stötta och hjälpa till med prioriteringar om du själv inte hinner med allt du borde. När mejlkorgen svämmar över av saker du behöver göra eller fatta beslut om är det lätt hänt att stänga in sig med datorn och glömma personalen. Är du riktigt stressad får du tunnelseende och kan inte se mer än en lösning. Då är det väldigt svårt att formulera och nå mål, att utforska vad du behöver och hitta rätt handlingar som leder dig rätt. Stressen måste minskas först, sedan kan andra förändringar ta vid.
STRESS ÄR INTE MENINGEN MED LIVET Det är med viss frustration jag har följt utvecklingen i samhället. Första gången jag själv skrev om arbetsrelaterad stress var 1988. Den stora vågen av utbrända kom sedan i slutet av 90-talet. Idag är vi där igen med skenande sjuktal i hela västvärlden som beror på stress och Välkommen
4712289_inlaga.indd 11
11
18/12/17 11:13 AM
psykisk ohälsa. Det gör mig arg, ledsen men också väldigt motiverad att fortsätta bidra till att vi ska må bra på våra jobb. Vad ska vi annars med samhällsutveckling och livet till, om vi är så många som går omkring och mår dåligt. Så här kan vi inte ha det! När jag skriver det här har det för några dagar sedan skett ett hemskt terrordåd i Stockholms innerstad. Varken jag eller någon av mina nära drabbades personligen, men jag tänker mycket på dem som drabbats. Av oss som inte drabbades var vi nog många i Stockholm, Sverige och världen som tänkte på vad som är riktigt viktigt egentligen i livet. I Stockholm samlades tusentals i en kärleksmanifestation. Vi pratar om medkänsla, empati och kärlek. Kanske är det inte alls ord som är aktuella i debatten när du läser detta. Men just nu när jag skriver är det vad alla pratar om. Mitt i det hemska finns tanken – hur lever jag mitt liv? Den tanken kommer ofta när det händer dramatiska och livsomvälvande saker. Och jag är säker på en sak: Det är inte många som svarar att de vill stressa ihjäl sig för att prestera, visa sig duktig eller för att få materiellt välstånd. Det behöver vi påminna oss om, om och om igen. Det är inte värt att stressa så mycket att du blir utbränd och får utmattningssyndrom. Känner du att du ligger i riskzonen: Säg stopp nu och lev mer av det liv du vill leva, om det så är som chef eller något annat.
FAKTA OCH VETENSKAP I boken använder jag kunskap och inspiration från det jag genom åren lärt mig av ledarskap, psykologi, hjärnforskning, teaterarbete och coachning. Huvuddelen av verktygen i boken bygger på forskning och fakta inom dessa fält. Som journalist är jag van att sammanfatta och förklara komplicerade samband på ett enkelt och lättillgängligt sätt. Jag har märkt att en del tror att det inte kan vara baserat på forskning om språket är enkelt, de sätter likhetstecken mellan enkelt
12
4712289_inlaga.indd 12
Välkommen
18/12/17 11:13 AM
och oseriöst. Men så är det inte. En av mina viktigaste uppgifter som journalist och konsult är att föra ut beprövade metoder och seriös kunskap, så att människor lätt kan ta till sig den och börja praktisera den i sin vardag. Sedan jag började skriva om ledarskap och psykologi för väldigt många år sedan har det kommit många nya teorier, metoder och forskningsrön. Samtidigt är det tydligt att de mänskliga behoven är ungefär desamma, de flesta vill bli sedda, accepterade och delaktiga i en grupp. Vi mår bra av goda relationer, att göra något meningsfullt och av att röra oss. Och vi behöver pauser. Hjärnans instinktiva reaktioner är desamma, även om vi lärt oss mer om dem. När vi stressar är det samma system som går igång som när vi behövde skydda oss från vilda djur och farlig natur. Men idag ser hoten annorlunda ut. Idag är de så många fler och mycket mer osynliga och omedvetna för oss. En hel del av de fakta och teorier jag presenterar kommer från ACT, både från böcker och den utbildning jag gått för Fredrik Livheim och Daniel Ek, via Livskompassen och Karolinska Institutet. Sedan jag gick deras kurs i att bli handledare i stress och bättre hälsa med ACT har de också skrivit självhjälpsboken Tid att leva på detta tema. Du hittar den och andra böcker i litteraturlistan. Även Nobelpristagaren Daniel Kahnemans bok Tänka, snabbt och långsamt har inspirerat mig mycket, samt alla de böcker om hjärnan och beteendevetenskap som kommit efter den. När jag i egenskap av bokredaktör på tidningen Chef ombeds tipsa om en måste-bok för chefer är det den jag nämner. Att känna till Kahnemans teorier om hjärnans system 1 och 2 är värdefullt både för våra relationer och för våra beslut. Vi har en automatiserad del av hjärnan, system 1, som är irrationell och snabb. Den tar enklaste vägen utan att tänka – allt för att spara energi. System 2 kräver mer energi, men det är den delen av hjärnan vi använder när vi reflekterar och analyserar och fattar väl underbyggda beslut. Välkommen
4712289_inlaga.indd 13
13
18/12/17 11:13 AM
Vi använder det snabba, men ofta irrationella system 1 mycket oftare än vi tror, och vi behöver både tid och koncentration för att använda system 2 för att inte bara gå på i gamla hjulspår och för att fatta bättre beslut. Den här boken bygger på forskning om hjärnan och kunskap från psykologins olika inriktningar. Det mesta har jag hittat i populärvetenskapliga böcker, men en del är också från intervjuer jag gjort med forskare och artiklar jag skrivit om psykologi, personlig utveckling och ledarskap. Jag har valt ut det som jag tror att du som chef kan ha mest praktisk nytta av och som är hyfsat lätt att förstå och använda direkt. Jag hoppas att jag med denna bok ger dig verktyg som du kan använda för att skapa en god arbetsmiljö för dig själv och andra. Min förhoppning är att du därmed kan förebygga stress och skapa en arbetsplats där du och alla runt dig trivs, är engagerade och gör ett bra jobb. Som ledare är du en viktig kugge för att skapa ett hållbart arbetsliv för alla!
14
4712289_inlaga.indd 14
Välkommen
18/12/17 11:13 AM
OM MIG Mitt första jobb var som journalist på tidningen Ledarskap. Det var då en helt ny tidning, en pionjär inom området. Jag var klar med min civilekonomexamen och hade gått en journalistutbildning. Efter något år där och lite resande blev jag anställd på Svenska Dagbladet som ekonomireporter och så småningom redaktör för en sida som handlade om ledarskap, karriär och arbetsliv. Där skrev jag 1988 min första artikel om stress med varningar för den nya folksjukdomen och flera olika tips till dem som ville minska stressen. Hur människor är, hur vi lever våra liv och hur vi har det, har alltid varit mitt stora intresse. Jag har gått många utbildningar och har arbetat med många olika saker, men grunden har alltid varit densamma. Jag vill sprida kunskap, verktyg och inspiration om hur vi kan leva ett bra liv med oss själva och andra, med fokus på vår insida snarare än ett bra liv materiellt sett. Jag har jobbat som journalist, konsult, utbildare och dramapedagog. Jag har varit teaterlärare i problemskolor i förorten och jag har improviserat med fackombudsmän och toppchefer i stora företag. Jag har skrivit för barn i Kamratposten och för chefer i tidningen Chef. Under åtta år var jag chefredaktör på en tidning som hette PS! personlig utveckling & psykologi, som sedan slogs ihop med tidningen Leva. Under den tiden gick jag mängder av kurser och utbildningar i psykologi, ledarskap och coachning. 2010 kom boken Mod – stå upp för dig själv. I den ville jag uppmana till mer mod hos alla, i det lilla och i det stora. På många sätt handlar även denna bok om mod. Sedan 2012 driver jag företaget Act and Grow, där vi utvecklar individer, grupper och chefer genom coachning, workshops och föreläsningar. Jag är också bokredaktör i tidningen Chef. Jag är ICF-certifierad coach och stöttar både grupper och chefer i att nå sina mål och framför allt att bli tydligare och klokare. Välkommen
4712289_inlaga.indd 15
15
18/12/17 11:13 AM
En del av vår verksamhet är evidensbaserade kurser i stresshantering med ACT, Acceptance and Commitment Training, som jag är utbildad handledare i. Det är från början en terapimetod som kopplat ihop delar av KBT (kognitiv beteendeterapi) med mindfulness och andra psykologiska metoder. I korthet handlar den om att lära dig att acceptera det du inte kan göra något åt och att se till att förändra det du faktiskt kan göra något åt. Metoden handlar också om att hitta dina grundvärderingar, de värden som du tycker är viktiga i livet. Det är inte mål, utan mer ett sätt du vill leva ditt liv på. Jag jobbar mest ute i organisationer, men även med workshops och coachning för privatpersoner. Min mission är att främja ett gott arbetsliv byggt på tydlig kommunikation, samarbete och arbetsglädje. Vill du boka mig eller veta mer är du välkommen in till min hemsida www.actandgrow.se Där hittar du också mina kontaktuppgifter om du vill mejla mig dina tankar efter att ha läst boken. Maria Gerlofson
16
4712289_inlaga.indd 16
Välkommen
18/12/17 11:13 AM
1
4712289_inlaga.indd 1
18/12/17 11:13 AM
Maria Gerlofson
”Som chef är det klokt att läsa dessa råd och tänka över sitt eget agerande.”
Här är nu boken till dig som leder andra människor och vill skapa en god arbetsmiljö där alla – inklusive du själv – mår bra och där ni når era mål med verksamheten utan att rusa in i väggen. Du får grundläggande råd och verktyg för ett hållbart ledarskap inom nio områden. Det handlar bland annat om hur du sätter ramar, kommunicerar och ger feedback för att skapa utveckling snarare än negativ stress. Boken kopplar ihop forskning om det goda ledarskapet med vetenskapen om vad som förebygger stress och vad människor behöver för att vara produktiva, engagerade och kreativa på jobbet. I slutet av boken kan du testa om du är en drömchef eller stressmakare och se vad du behöver förbättra. Maria Gerlofson är journalist, ekonom, konsult och ledarcoach. Hon har tidigare skrivit boken Mod – stå upp för dig själv samt Coachboken tillsammans med Anja Lindberg. Hon har länge arbetat med och skrivit om ledarskap och psykologi i flera tidningar och magasin. Sedan 2012 driver hon företaget Act and Grow, som utvecklar individer, grupper och chefer. Maria är också bokredaktör för tidningen Chef.
Foto: Anette Andersson
Best.nr 47-12289-9 Tryck.nr 47-12289-9
4712289_dromchef_omslag.indd All Pages
DRÖMCHEF eller STRESSMAKARE
Drömchef eller stressmakaren var ett inlägg på Linkedin som fick en enorm spridning. Många kommentarer handlade om att fler borde läsa råden. Majoriteten hade jobbat under en stressmakare och önskade sig drömchefer.
DRÖMCHEF eller STRESSMAKARE 9 vägar till hållbart ledarskap Maria
on
18/12/17 11:19 AM