Datorkunskap Office 2007
Trestegsmetoden
Värt att veta
Praktiska instruktioner
Övningar
GRUNDER • WORD • EXCEL • POWERPOINT • WINDOWS • I N T E R N E T • E - P O S T • Nu även med StarOffice!
Marianne Petersson Caroline Klingenstierna Jonas Klingenstierna Mats Wahlberg Liber
Omslag - Datorkunskap.indd 1
09-05-18 13.52.06
Datorkunskap Office 2007 ISBN 978-91-47-08941-3 © 2008 Författarna och Liber AB Redaktörer: Per-Olof Bergsten Omslag: Fredrik Elvander Formgivning: Daniel Sjöfors, Blå Huset Sättning: Printing Malmö AB Upplaga 1:1 Printed in Denmark by Scanprint, Viby 2008
Produktstöd, uppdateringar, rättelser och komplement Information om viktiga produktstöd, förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se (titel → produktstöd). Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet. Den som bryter mot lagen kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se
Sid 1-6 - inledning.indd 2
08-07-01 10.06.04
Förord Boken du nu håller i din hand är ett läromedel för kursen Datorkunskap – anpassat till Microsoft Office version 2007. Den ingår som en del av tre i en serie av böcker speciellt framtagna för gymnasiets och komvux/vuxenutbildningens ämne Datoranvändning. De andra två böckerna är avsedda för de övriga kurserna Programhantering och Desktopp. Förutom att var och en av de tre böckerna täcker de moment som ingår i respektive kurs, bildar de även en helhet. Denna helhet ger en smidig övergång mellan de olika kurserna i ämnet. Naturligtvis kan böckerna användas även i all annan grundläggande utbildning i datoranvändning. Med hjälp av denna bok lär du dig grunderna i operativsystemet Windows XP och Office 2007-programmen Word, Excel och PowerPoint. Du får också lära dig grundläggande datateori, säkerhet och ergonomi. Boken kan även användas till StarOffice. Instruktioner finns som bilaga i slutet av boken. Facit till bokens övningar finns i lärarhandledningen. Vi har valt att börja med programmen i Officepaketet, men du kan naturligtvis välja kapitlen i den ordning du själv önskar. I Word går vi igenom grunderna och tar också upp skrivregler och enklare layouttips. Därefter fortsätter vi med kalkylprogrammet Excel, där vi gör beräkningar och presenterar data. Efter detta skapar vi presentationer med hjälp av programmet PowerPoint. Sedan följer ett avsnitt som behandlar operativsystemet Windows, Internet, E-post, Säkerhet och sårbarhet, Fysisk arbetsmiljö, Register och lagar och avslutas med ett grundläggande avsnitt om Datorteknik.
Pedagogisk tanke Boken utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår 3-stegspedagogik.
Värt att veta Varje avsnitt inleds med Värt att veta-text som är bokens ”uppslagsverk”. Här finns viktiga moment och funktioner beskrivna. Du kan lätt gå tillbaka och själv repetera de olika momenten och funktionerna.
Instruktioner Praktiska instruktioner Här ger vi detaljerade instruktioner om hur du praktiskt tillämpar de olika momenten och funktionerna i Microsoft Office version 2007.
Övning 1:1 Varje övning är en uppgift som du självständigt ska lösa med hjälp av Värt att veta-texter och Praktiska instruktioner. Övningarna börjar med det enkla för att gradvis, i takt med din inlärning, öka till mer avancerade tillämpningar. Samtidigt tillgodoses även ditt behov av repetition.
Efter genomgång av boken Datorkunskap kan du känna dig nöjd med att veta att du valt rätt bok för att lätt och effektivt lära dig arbeta med datorn som arbetsredskap. Nybro i augusti 2008 Marianne Petersson Caroline Klingenstierna
Sid 1-6 - inledning.indd 3
Jonas Klingenstierna
Mats Wahlberg
08-07-01 10.06.06
Innehåll Word 1
Introduktion Word 8 Så här arbetar du med tangentbordet 11 Så här arbetar du med musen 12
2
8
9
Identifieringsuppgifter 19 Visningslägen • Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut 21
10
Indrag • Fet • Kursiv • Understruken text • Stavning • Avstavning 25 Vänsterställd text – Höger indrag 25 Fet Kursiv Understruken text 25 Stavnings- och grammatikkontroll 27 Autokorrigering 28 Manuell avstavning 28 Automatisk avstavning 29 Högerställd text – Vänster indrag 30
6
7
Tabbar 35 Sätt tabbstopp 36
Sid 1-6 - inledning.indd 4
Excel 11
Introduktion Excel 60
12
Nytt • Spara • Stäng • Öppna 62 Nytt 62 Radera 63 Ångra/Gör om 63 Namnge kalkylblad 63 Spara arbetsbok 63 Stäng 63 Öppna 63
Markera • Klipp ut • Kopiera • Klistra in 31 Markera text med mus 31 Markera text med tangentbord 31 Klipp ut Klistra in text 32 Flytta text genom att ”dra och släppa” 32 Kopiera Klistra in text 32 Kopiera text genom att ”dra och släppa” 32
Bildhantering 49 Infoga bild 49 Infoga bild från fil 50 Ändra bildens storlek 50 Skapa Figurer 50 Färglägg bildobjekt och linjer 51 Flytta bild/Figursättning 51 Gruppera och flytta redigerad bild 52 Rotera eller vänd bild 52 Bildtext 53
Visningsläge 21 Zooma 22 Visa alla 22 Förhandsgranska 23 Skriv ut 24 Skriv ut flera kopior, enstaka sidor eller aktuell sida 24
5
Hängande indrag • Radavstånd •Sortering 45 Hängande indrag 45 Ändra radavstånd i markerad text 47 Sortera text 47
Identifieringsuppgifter 19
4
Teckensnitt • Teckenstorlek • Justera text 40 Ändra teckensnitt 40 Ändra teckenstorlek 40 Justera text 43 Vänster/Centrera/Höger/Marginal 43 Kantlinjer 43
Nytt • Spara • Stäng • Öppna • Ångra 14 Nytt dokument 14 Spara dokument 15 Stäng dokument 15 Öppna dokument 18 Ångra Upprepa radera 18
3
Radera tabbstopp 36 Tabbstopp med utfyllnad 37
13
Grundläggande beräkningar 65 Formel 65 Peka på cellreferenser 65 Autosumma 66 Fyll 67 Fyll månader 68
08-07-01 10.06.06
14
Markering 70 Markera en cell 70 Ett cellområde 70 Icke angränsande celler eller cellområden 70 En hel rad 70 En hel kolumn 70 Flera rader/kolumner 70 Angränsande rader eller kolumner 71 Icke angränsande rader eller kolumner 71 Hela kalkylmodellen 71 Hela kalkylarket 71 Ångra markering 71 Kolumnbredd 72 Radhöjd 72 Skriva i markerat område 73
15
Formatering av celler 75 Centrera över kolumner 75 Decimaler 76 Kantlinje 76 Fyllningsfärg/Teckenfärg 77 Sortera 79
16
Utskriftsformat • Skriv ut 81 Stående/Liggande format 81 Marginaler 82 Sidhuvud/fot 83 Förhandsgranska 84 Skriv ut ett kalkylblad 85 Skriv ut Rad- och kolumnrubriker/Stödlinjer 85 Skriv ut hela arbetsboken 86 Skriv ut markerat område 86
17
Klipp ut • Kopiera • Klistra in 88
18
Infoga Kolumner • Rader • Kalkylblad 90 Infoga Kolumn/Rad 90 Ta bort Kolumn/Rad 90 Infoga Kalkylblad 91 Ta bort kalkylblad 91
19
Relativ och Absolut referens 94 Absolut referens 94
20 Diagram 99 Skapa ett diagram 100 Diagramdesign 100 Diagramlayout 101 Diagramformat 101
Sid 1-6 - inledning.indd 5
Diagrammets placering 101 Markera celler som inte ligger bredvid varandra 102 Dataetiketter 103
Markering • Radhöjd • Kolumnbredd 70
21
Enkla funktioner 105 Infoga funktion 105 Radbryt 106
22 Databas 109 Skapa databas som lista 109 Sortera 110 Urval 111 Urval med villkor 112
23 Kopiera mellan Excel och Word 114 Klistra in special 114
PowerPoint 24 Introduktion PowerPoint 118 Vad visas på skärmen? 119
25 Mallar • Nytt • Spara • Stäng • Öppna 121 Ny presentation från installerad mall 121 Spara 122 Stäng 122 Öppna 122
26 Arbetslägen 123 Välj arbetsläge (Normal, Bildsortering, eller Bildspel) 125
27 Ny presentation • Ny bild layout 126 Första bilden i en ny tom presentation 127 Ny bild 127 Tecken 128 Numrerad lista/Punktlista 128 Ta bort Numrerad lista eller Punktlista 128 Radera bild 130 Flytta bild 130
28 Tabeller och diagram 131 Tabell 131 Justera text inom textruta 132 Diagram 133
08-07-01 10.06.07
29 Bildhantering 135 Infoga ClipArt-bild 135 Redigera bildobjekt 136 Fyllningsfärg 136 Visa linjal/Stödlinjer 137 Figurer 137 Rotera objekt 138 SmartArt 138 SmartArt design och format 139
37
Starta Paint 163 Anteckningar 165 WordPad 165 Starta kalkylatorn 167
38 Mappar och filer 168 Skapa mapp 170 Flytta/kopiera fil eller mapp 170 Skicka till 170 Radera fil eller mapp 170 Byt namn på fil eller mapp 171 Markera flera filer eller mappar 171 Välj visningsläge 171 Sortera filer och mappar 171 Formatera diskett 171
30 Anteckningar 141 Lägg till anteckningar 141 Visa anteckningssidor 141
31
Bakgrundsformat 143 Bakgrundstema 144 Temafärg 144 Bakgrundsformat 145
39 Internet 173 Tillämpningar 174 Surfa på Internet 174 Adress 174
32 Bildspel med effekter 146 Bildvisning 146 Bildövergång 147 Frammatning av bilder med ljud och tidsinställning 147 Anpassa animering 148
40 Söka information på Internet 175 Sökmotorer 175 Sökning 175 Alternativ 175 Sökning efter bilder med Google 177 Sökning efter nyhetsgrupper med Google 178
33 Skriv ut 149 Skriv ut 149 Skriv ut åhörarkopior 149 Skriv ut – Anteckningssidor 150
Windows,Internet och Datorteknik 34 Windows XP 152 Logga in 152 Egenskaper för aktivitetsfältet 153 Papperskorgen 154 Start 155 Öppna senast använda dokument 155 Logga ut 156 Stänga av datorn 156
35 Kontrollpanelen 157 Egenskaper för bildskärm 158 Datum och tid 158 Ändra musens egenskaper 159 Ändra standardskrivare 160
36 Sök • Hjälp 161 Söka filer eller mappar 161 Hjälp 162
Sid 1-6 - inledning.indd 6
Tillbehör 163
41
E-post 181 Skicka e-post 182 Bifoga fil 183 Ordlista till Internet 184
42 Säkerhet och sårbarhet • Fysisk arbetsmiljö 185 43 Register och lagar 189 44 Persondatorn 191 Persondatorsystemet 192 Datorns insida 192 Datorns utsida 195 Kommunikation 196
Bilaga: StarOffice 7
200
StarOffice Writer 200 StarOffice Calc 203 StarOffice Impress 205
Sakregister
210
08-07-01 10.06.08
Word
Sid 7-58 - word.indd 7
08-07-07 09.39.10
8
1
Introduktion Word Värt att veta
Vad visas på skärmen?
Office Word 2007 har ett nytt utseende. I denna version av programmet ersätts tidigare Word-versioners menyer, verktygsfält och de flesta åtgärdsfönster med ett mer funktionsorienterat gränssnitt. Tanken med detta är att du ska hitta alla verktyg med likartad funktion i en och samma menyflik. Därmed bör du snabbt kunna hitta det verktyg du söker för att utföra en viss arbetsuppgift. När du startar Word visas Namnlisten och verktygsfältet Snabbåtkomst längst upp på skärmen och längst ned visas Statusraden.
Fönster
När du arbetar med olika program visas innehållet i filer och program i fönster. Du kan flytta, storleksändra, minimera, maximera och stänga fönster. När du minimerar ett fönster förminskas det till en knapp på aktivitetsfältet längst ned på skärmen, och när du maximerar ett fönster förstoras detta fönster så att det fyller skrivbordet.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 8
08-07-07 09.39.20
9
Namnlist/Verktygsfältet Snabbåtkomst
Kapitel
1
Till vänster på namnlisten högst upp i Word-fönstret ligger verktygsfältet Snabbåtkomst med knapparna Spara, Ångra, Bildstorlek och knappen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Detta verktygsfält kan du anpassa så att de kommandon du ofta använder finns där.
I mitten finns dokumentets och programmets namn angivna. Till höger finns knappar för att minimera, maximera alternativt återställa och stänga program och dokument.
Office-knappen
Klicka på Office-knappen i det övre vänstra hörnet av Word-fönstret om du t ex vill skapa ett nytt dokument, öppna, spara eller skriva ut det.
Introduktion Word
Sid 7-58 - word.indd 9
08-07-07 09.39.22
Kapitel
1
10
Menyflikar
I Office Word 2007 ersätts de tidigare använda menyerna och verktygsfälten av menyflikar. Flikarna är organiserade med utgångspunkt i specifika arbetsuppgifter. Varje flik är uppdelad i grupper som innehåller likartade verktyg. Menyflikarna kan visa flera olika typer av innehåll. Det kan vara exempelvis knappar, gallerier eller dialogrutor.
Med grupperna på varje flik delas uppgiften upp i deluppgifter.
Sammanhangsbaserade verktyg
Vissa verktyg visas bara när du markerat en specifik typ av objekt på sidan. Objektet kan t ex vara en tabell, en bild eller ett ritobjekt. När du klickar på objektet visas de så kallade sammanhangsbaserade verktygen i en alternativ färg (t ex Bildverktyg) vid standardflikarna.
Dialogruteikoner
Dialogruteikoner är små ikoner som visas i vissa grupper. Om du klickar på en sådan ikon öppnas en relaterad dialogruta eller ett åtgärdsfönster, där det finns fler alternativ som gäller för den gruppen.
Linjal
Från linjalen kan du göra marginalindrag samt sätta och ta bort tabbar.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 10
08-07-07 09.39.29
11
Kapitel
1
Statusrad
Längst ned till vänster på skärmen finns statusraden, som bland annat visar antal sidor och ord i dokumentet. Till höger visas knappar för utskriftslayout, helskärmsläsning, webblayout, disposition, utkast och zoomningsgrad.
Tangentbordet
Inmatning av kommandon från användaren till systemenheten sker vanligtvis via tangentbordet. Tangentbordet innehåller förutom bokstavs- och siffertangenter även en mängd specialtangenter. Det finns idag tangentbord med flera snabbvalstangenter för t ex musik och video, surfa på webben eller starta ett program.
Funktionstangenter
Funktionstangenterna är märkta F1 till F12. Dessa är oftast förprogrammerade av det program man använder. Funktionstangenterna kan i vissa program kombineras med tangenterna Alt, Ctrl och Skift för att ge ytterligare funktioner.
Ctrl, Skift, Alt, Alt Gr
Tangenterna Ctrl, Skift och Alt har ingen egen funktion. Dessa ”döda” tangenter fungerar enbart tillsammans med någon annan tangent och kombinationerna betyder olika i olika program. För att få den andra symbolen på siffertangenterna kombineras tangenten med Skift. Den tredje symbolen som finns på vissa tangenter fås genom en kombination med Alt Gr.
Förflyttningstangenter
På den mellersta delen av tangentbordet sitter förflyttningstangenterna. Dessa används för att flytta markörens position.
Numerisk del
Den numeriska delen av tangentbordet kan dels användas för siffror om lampan för Num Lock är tänd eller som markörflyttningstangenter om Num Lock är släckt. Är lampan tänd kan det numeriska tangentbordet tillsammans med Alt användas för att nå specialtecken som inte ryms på tangentbordet, t ex Alt 253 ger tecknet ² (upphöjd 2:a).
Insättningspunkt
Insättningspunkten (markören) visas som ett lodrätt blinkande streck på bildskärmen. Du kan flytta insättningspunkten med hjälp av piltangenterna.
Kortkommandon (Snabbtangenter)
Ett snabbt sätt att välja ett kommando är att använda snabbtangenter (kortkommandon). Alla kommandon i ett program med menyflikar kan väljas med hjälp av en snabbtangent.
Så här arbetar du med tangentbordet
Du kan se vilka snabbtangenter du kan använda genom att trycka på Alt. Snabbtangentstipsen visas ovanför alla funktioner som är tillgängliga i den aktuella vyn. Tryck sedan på bokstaven som visas i snabbtangentstipsen ovanför funktionen som du vill använda.
Introduktion Word
Sid 7-58 - word.indd 11
08-07-07 09.39.31
Kapitel
1
12
Om t ex fliken Start är aktiv och du trycker på Alt och därefter på bokstaven N visas fliken Infoga tillsammans med respektive snabbtangent för grupperna på den fliken.
Fortsätt att trycka på bokstäver tills du trycker på bokstaven för ett specifikt kommando eller alternativ kontroll som du vill använda. I vissa fall måste du först trycka på bokstaven för gruppen som innehåller kommandot. Om du vill avbryta åtgärden och dölja snabbtangentstipsen trycker du på Alt igen.
Övning 1:1 Starta programmet och skriv några rader text. Placera insättningspunkten någonstans i texten med hjälp av piltangenterna och prova vad som händer när du trycker på följande tangenter: Pil höger – vänster – upp – ned, Home/End, PageUp/PageDown. Prova att därefter kombinera dessa tangenter med Ctrl.
Så här arbetar du med musen
Mus
En mus underlättar arbetet vid datorn. Istället för att ge kommandon via tangentbordet pekar du på olika menyer eller andra delar av skärmen där du kan göra olika val. På musens undersida sitter en kula som rullar mot underlaget. Det finns varianter med sladd och det finns de som saknar sladd, s k trådlös mus.
I-streck/Pil
Är datorn utrustad med en mus eller ”pekplatta” visas dess läge på skärmen med växlande utseende, t ex som ett I-streck eller som en pil (pekare), beroende på var den befinner sig.
Insättningspunkt
Insättningspunkten (markören) visas som ett blinkande lodrätt streck på bildskärmen och visar var i dokumentet du befinner dig. Du kan flytta insättningspunkten genom att placera musens I-streck någonstans i texten och klicka en gång på vänster musknapp.
Pekare
Flytta I-strecket till dokumentets ytterkanter (rullningslisterna). I-strecket ändrar då utseende till en pil (pekare).
Menyval
Klicka på en menyflik. Från denna kan du välja kommando genom att klicka på respektive alternativ.
Rullningslist
Rullningslisterna till höger i dokumentfönstret används för att snabbt flytta till annan position i dokumentet. Klicka på rullningspilen och du flyttar en rad i taget. Klicka på listen och du flyttar ett fönster i taget.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 12
08-07-07 09.39.35
13
Rullningsruta
Kapitel
1
Dra rullningsrutan (upphöjd fyrkant inom rullningslisten) om du vill flytta genom större delar av dokumentet. När du klickar och drar kan du avläsa sidans nummer i en ruta till vänster om pekaren. Längst upp till höger på menyraden visas tre knappar: Minimera, Maximera alternativt Återställ och Stäng dokument.
Minimera
Knappen Minimera
med ett minustecken förminskar dokumentet.
Maximera
Knappen Maximera
med en fyrkant förstorar dokumentet. När doku-
mentet är maximerat ersätts knappen Maximera med knappen Återställ. Återställ
Knappen Återställ
med två fyrkanter ger dig möjlighet att själv välja
storlek på fönstret. Stäng
Knappen Stäng grammet.
markerad med ett kryss stänger dokumentet och pro-
Övning 1:2 Starta Word och skriv in några textrader. Minimera och maximera Wordfönstret. Stäng dokumentet utan att spara.
Introduktion Word
Sid 7-58 - word.indd 13
08-07-07 09.39.36
14
2
Nytt • Spara • Stäng • Öppna • Ångra Värt att veta
Nytt stycke
För att texten ska bli lättläst bör du dela in den i stycken. När du vill ha nytt stycke trycker du på Enter två gånger. Du får då en blankrad mellan styckena.
Skjuta in tecken/ord
Placera insättningspunkten där du vill skjuta in tecknet/ordet. När du skriver in ny text flyttas övrig text automatiskt till höger.
Radera
Om du skriver fel när du skriver in text kan du radera med tangenten Backsteg. Då raderas det tecken som står till vänster om insättningspunkten. Du kan även radera med tangenten Delete. Då raderas det tecken som står till höger om insättningspunkten. Vill du radera hela ordet på en gång kan du kombinera respektive radertangent med Ctrl. Om du vill radera en eller flera blankrader mellan stycken placerar du insättningspunkten efter första stycket och trycker på tangenten Delete en eller flera gånger.
Spara dokument
Fråga din lärare var du ska spara dina dokument. Följ instruktionen nedan och välj det alternativ din lärare anger.
Stäng dokument
När du skrivit klart texten och sparat den kan du stänga dokumentet.
Marginaler och teckenstorlek
Instruktioner
Formatmallen Normal i Word har som standard 2,5 cm marginaler för samtliga sidor på papperet och teckensnittet Calibri (brödtext) storlek 11.
Nytt dokument 1 Klicka på Office-knappen. 2 Klicka på knappen Nytt och välj Tomt dokument. 3 Klicka på knappen Skapa.
Du kan också trycka Ctrl N för att skapa ett nytt dokument.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 14
08-07-07 09.39.43
15
Instruktioner
Kapitel
2
Spara dokument 1 Klicka på knappen Spara på verktygsfältet Snabbåtkomst eller välj Spara från Office-knappen och dialogrutan Spara som visas. 2 Klicka på bläddringspilen vid Spara i och välj plats där dokumentet ska sparas. 3 Word föreslår texten i början på ditt dokument som filnamn. Om du inte godkänner detta får du radera filnamnet och skriva in nytt namn, t ex 02_1 Tangentbordet. 4 Bekräfta genom att trycka på Enter eller klicka på Spara.
Observera att du inte får använda t ex snedstreck, kolon eller semikolon i filnamnet (se övning 4:1). Om du vill öppna dokumentet i en äldre version måste du välja Spara som Word 97-2003 dokument.
Stäng dokument 1 Klicka på Office-knappen. 2 Välj Stäng. 3 Dokumentet stängs och du kan börja nästa övning.
Om du har flera dokument öppna kan du stänga dokumentet genom att klicka på ”Stäng-krysset” uppe i högra hörnet. Har du bara ett dokument öppet stängs både programmet och dokumentet om du klickar på ”Stäng-krysset”.
Nytt • Spara • Stäng • Öppna • Ångra
Sid 7-58 - word.indd 15
08-07-07 09.39.50
Kapitel
2
16
Övning 2:1 Skapa ett nytt dokument och skriv in texten nedan. Spara som 02_1 Tangentbordet Ditt namn TANGENTBORDET På översta raden finns funktionstangenterna F1 till F12. På nästa rad finns siffertangenterna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0. Därunder finns tre rader med bokstavstangenter. Kombineras siffertangenterna med Skift får du tecknen ½ ! ” # ¤ % & / ( ) = ? `. Kombineras siffertangenterna med Alt Gr får du tecknen @ £ $ { [ ] } \ . Tryck ned CapsLock och du får enbart STORA BOKSTÄVER. Tryck på tangenten Windows på nedre raden och Startmenyn visas. Tryck på tangenten List på nedre raden och aktuella kommandon visas.
Övning 2:2 Skriv in texten nedan. Spara som 02_2 Starta eget Magda har länge drömt om att starta ett kafé, helst tillsammans med någon som hon kan bolla tankar och idéer med. På mässan Starta Eget träffade hon Kalle. Under samtalet visade det sig att även Kalle hade liknande tankar. De bestämde då att göra något tillsammans. Kalles största intresse är musik och datorer. Han spelar i ett band som heter This Way och vill gärna sprida sitt dator- och musikintresse till andra ungdomar. På mässan som pågick i tre dagar gick de runt bland utställarna och ställde frågor som skulle hjälpa dem till en bättre start på deras gemensamma företag. De bokade även tid för enskilt samtal med bland annat ALMI och Swedbank. Efter att ha träffats flera gånger insåg Kalle och Magda ganska snabbt att deras affärsidéer passade bra ihop. Dessutom, vilket är väldigt viktigt, trodde de att de skulle kunna bli bra kompanjoner och trivas tillsammans. De bestämde sig för att starta ett Musik- och IT-kafé där besökarna ska kunna lyssna på musik, köpa skivor och surfa på nätet. De planerar också att erbjuda enklare servering.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 16
08-07-07 09.39.53
17
Kapitel
2
Värt att veta Nytt dokument
När du är klar med första övningen och har stängt dokumentet väljer du Nytt dokument för att påbörja nästa övning.
Spara
Tänk på att spara ofta. När du har sparat dokumentet och givit det ett namn kan du när som helst klicka på knappen Spara. Den senaste versionen av texten sparas. Om du vill kan du även ha kvar den tidigare versionen av texten. I så fall måste du spara dokumentet under ett nytt namn. Detta gör du genom att klicka på Officeknappen och välja Spara som och skriva in ett nytt filnamn.
Vågig understrykning
Spara senaste versionen
I Word kontrolleras stavning och grammatik automatiskt medan du skriver. Eventuella stavfel markeras med en röd vågformad understrykning och eventuella grammatikfel markeras med en grön vågformad understrykning. Klicka på knappen Spara
och den senaste versionen av texten sparas.
Du kan också trycka Ctrl S för att spara.
Övning 2:3 Skriv in texten nedan. Byt ut Magda eller Kalle mot ditt eget förnamn. Spara som 02_3 Checklista Magda och Kalle börjar med att sammanställa en checklista: Vet vi tillräckligt om branschen? Kan vi tillräckligt om bokföring? Vilka blir våra kunder? Hur når vi våra kunder? Finns det konkurrenter? Hur kan vi bli bättre än konkurrenterna? Kommer det att gå ihop ekonomiskt? Lista på beslut som Magda och Kalle måste ta när de bestämt sig för att starta företaget. Vem är ansvarig för vad? Hur stor lokal behövs? Vilken företagsform? Vad ska de sälja? Vem ska de anlita som leverantör? När ska de öppna dörrarna till Musik- och IT-kaféet? Dela därefter upp texten så att den ser ut som nedan och spara texten igen. Magda och Kalle börjar med att sammanställa en checklista. Vet vi tillräckligt om branschen? Kan vi tillräckligt om bokföring? Vilka blir våra kunder? Hur når vi våra kunder? Finns det konkurrenter? Hur kan vi bli bättre än konkurrenterna? Kommer det att gå ihop ekonomiskt? Lista på beslut som Magda och Kalle måste ta när de bestämt sig för att starta företaget: Vem är ansvarig för vad? Hur stor lokal behövs? Vilken företagsform? Vad ska de sälja? Vem ska de anlita som leverantör? När ska de öppna dörrarna till Musik- och IT-kaféet?
Nytt • Spara • Stäng • Öppna • Ångra
Sid 7-58 - word.indd 17
08-07-07 09.39.56
Kapitel
2
18
Värt att veta Nytt/Öppna dokument
När du är klar med övningen väljer du Nytt dokument. Om du däremot ska fortsätta med en tidigare inskriven text väljer du Öppna dokument och skriver klart texten.
Ångra
Alla ändringar som du gör i dokumentet sparas tillfälligt. Om du ångrar dig eller gör ett misstag kan du ångra de 100 senaste ändringarna. Om du trots allt vill använda ändringarna kan du ångra det du ångrat.
Instruktioner
Öppna dokument 1 Klicka på Office-knappen. Om du nyligen arbetat med dokumentet visas filnamnet till höger under rubriken Senast använda dokument.
2 Klicka på filnamnet och filen öppnas.
Om inte filnamnet finns med bland Senast använda dokument klicka på knappen Öppna och dialogrutan Öppna visas. Dubbelklicka på den fil som ska öppnas. Du kan också använda Ctrl O eller Ctrl F12 för att öppna ett dokument.
Ångra
Upprepa radera
1 Klicka på knappen Ångra på verktygsfältet Snabbåtkomst en eller flera gånger. 2 Klicka på knappen Upprepa radera (Ångra att du ångrat) om du vill få tillbaka det du ångrat tidigare.
Övning 2:4 Skriv in texten nedan. Tänk på att trycka på Enter endast vid nytt stycke. Spara som 02_4 Goda råd Magda och Kalle fick många goda råd på mässan Starta Eget. Många påtalade att det är viktigt att vara medveten om att det tar längre tid att starta ett företag än man tror. Att starta och driva ett företag har många likheter med att bygga och äga ett hus. Det krävs mycket planering för att komma igång och det finns många frågor att fundera över. Magda och Kalle bestämmer sig för att göra en affärsplan utifrån den checklista de tidigare sammanställt. I affärsplanen konkretiserar de sin affärsidé, vilket underlättar när de vill visa och diskutera sina planer med t ex banken och leverantörer.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 18
08-07-07 09.39.59
19
3
Identifieringsuppgifter Värt att veta
Identifieringsuppgifter
Alla dokument ska innehålla uppgifter som underlättar sökning och arkivering av dokument. De grunduppgifter som bör finnas på varje dokument är: Utgivare, Dokumentnamn och Datum. Dessa identifieringsuppgifter skrivs enligt svensk standard överst på varje sida.
Instruktioner
Identifieringsuppgifter 1 Placera insättningspunkten på rad 1 kolumn 1 (på första raden längst till vänster). 2 Skriv ditt namn med stora bokstäver. 3 Klicka på menyfliken Sidlayout och därefter på dialogruteikonen vid Stycke. 4 Klicka på knappen Tabbar. Vid Tabbläge: skriv 9 och klicka på OK. 5 Tryck på tabbtangenten. 6 Skriv in dokumentnamnet, t ex ÖVNING, med stora bokstäver. Tryck därefter på Enter en gång. 7 Skriv din gatuadress, t ex Storgatan 5, och tryck på Enter. 8 Skriv din postadress, t ex 123 45 Storstad, och tryck på tabbtangenten. 9 Klicka på menyn Infoga och därefter på knappen Datum och tid i gruppen Text. 10 Kontrollera att tillgängligt format, t ex 200X-01-01, visas, och att det finns en bock vid Uppdatera automatiskt. Detta innebär att datumet uppdateras varje gång du öppnar dokumentet. Klicka på OK. 11 Tryck på Enter fyra gånger.
Du kan också sätta ett tabbstopp genom att klicka på linjalen vid position 9 (se sidan 36).
Identifieringsuppgifter
Sid 7-58 - word.indd 19
08-07-07 09.40.02
Kapitel
3
20
Övning 3:1 Skriv in dina id-uppgifter enligt nedan och spara som 03_1 Namn NAMN Gatuadress 000 00 Ort ¶ ¶ ¶ ¶
ÖVNING 200X-XX-XX
Övning 3:2 Skriv in texten nedan. Byt ut Magda eller Kalle mot ditt eget förnamn. Spara som 03_2 Affärsplan NAMN Gatuadress 000 00 Ort
ÖVNING 3:2 200X-XX-XX
Magda och Kalle planerar att starta företaget Storstads Musik- och IT-kafé. Magda har tidigare sommarjobbat på ett kafé och Kalle har gedigna datakunskaper och kan mycket om musik. De har båda läst ekonomi på gymnasiet och anser att de har tillräckliga kunskaper för att starta ett företag. De får dessutom hjälp av Magdas pappa som driver ett företag. Deras målgrupp är ungdomar. De vill skapa en naturlig samlingsplats för ungdomarna där de kan fika, lyssna på musik och surfa på nätet. De har tänkt marknadsföra sig genom att sätta upp affischer. Kalles pappa arbetar på lokaltidningen så de kan även få hjälp med annonsering. Idag finns det ett kafé, men de säljer bara smörgåsar och kakor. På biblioteket kan man surfa på nätet och lyssna på musik gratis, men det är ofta långa köer. Hos Storstads IT-kafé kan de samtidigt både lyssna på musik, surfa och fika i en trevlig miljö tillsammans med kompisar. Intäkter får de genom att sälja smörgåsar och olika drycker, ta betalat för datorhyra och försäljning av musik. Det finns en tom lokal på Storgatan som de kan få hyra till ett bra pris. Eftersom Magda och Kalle är två personer som tillsammans startar företaget väljer de att bilda ett handelsbolag.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 20
08-07-07 09.40.05
21
4
Visningslägen • Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut Värt att veta
Visa dokument på skärmen
Ett dokument kan visas i flera olika lägen: utskriftslayout, helskärmsläsning, webblayout, disposition eller utkast. Du kan också förstora en del av dokumentet genom att zooma in ett visst avsnitt.
Utskriftslayout/Utkast
I utskriftslayoutläge visas allt som kommer med vid utskrift. Skillnaden mellan utskriftslayout och utkast är bl a att texten visas med synliga marginaler i utskriftslayoutläge. Vissa kommandon, t ex sidhuvud och sidfot, visas endast i utskriftslayoutläge.
Zooma
När du vill förstora eller förminska en del av dokumentet använder du funktionen zooma.
Visa alla
Varje gång du gör en tangenttryckning, t ex ett blanksteg, registreras detta av programmet som en kod. Genom att visa de här tecknen kan du enkelt se om du har skrivit t ex extra blanksteg eller tryckt på Enter efter varje rad. De här tecknen skrivs aldrig ut oavsett om de visas på skärmen eller inte. Det kan vara bra att se koderna på skärmen, eftersom du då lättare kan se om du gjort rätt. Blanksteg visas till exempel med en punkt mellan varje ord.
Instruktioner
Visningsläge 1 Klicka på menyfliken Visa och knappen Utskriftslayout om du vill se dokumentet med synliga marginaler. 2 Klicka på knappen Utkast om du inte vill att marginalerna ska visas.
Vi rekommenderar att du arbetar i läge Utskriftslayout.
Visningslägen • Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut
Sid 7-58 - word.indd 21
08-07-07 09.40.09
Kapitel
4
22
Instruktioner
Zooma 1 Klicka på menyfliken Visa och knappen Zooma. 2 Välj förstoring, t ex 200 %. 3 Välj förminskning, t ex 75 %. 4 Välj Sidbredd och dokumentet anpassas efter din bildskärm.
Du kan också välja zoomningsgrad från statusraden längst ner på skrivbordets högra sida.
Visa alla 1 Klicka på menyfliken Start och knappen Visa alla i gruppen Stycke. 2 När du vill stänga av funktionen klickar du på knappen Visa alla igen.
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 22
08-07-07 09.40.15
23
Kapitel
4
Övning 4:1 Skriv in texten nedan. Spara som 04_1 Word NAMN Gatuadress 000 00 Ort
ÖVNING 4:1 200X-XX-XX
Magda och Kalle har köpt en dator med Office-paketet. De börjar liksom du med programmet Word. När du startar Word öppnas ett nytt fönster. Fönstret kan liknas vid ett tomt papper med inställda marginaler och radavstånd. Där skriver du in din text. När du kommer till slutet av en rad flyttas insättningspunkten automatiskt till nästa rad. Du behöver alltså inte tänka på ny rad utan endast vid nytt stycke trycker du på tangenten Enter. Om du skriver fel kan du radera med tangenten Backsteg eller Delete. Backsteg raderar ett tecken till vänster om insättningspunkten och Delete ett tecken till höger om den. När du läst igenom texten och gjort eventuella korrigeringar ska du spara dokumentet. I Word får filnamnet vara upp till 255 tecken långt. Dokumentnamnet får inte innehålla följande tecken: snedstreck (/), omvänt snedstreck (\), större än-tecken (>), mindre än-tecken (<), asterisk (*), frågetecken (?), citattecken (”), vertikalstreck (|), kolon (:) eller semikolon (;).
Värt att veta Förhandsgranska/Skriv ut
Instruktioner
När ett dokument är färdigskrivet kan du skriva ut en eller flera kopior. Förhandsgranska alltid dokumentet före utskrift för att kontrollera att texten är korrekt placerad på sidan.
Förhandsgranska
1 Klicka på Office-knappen – Skriv ut – Förhandsgranska. 2 Klicka t ex på knappen Zooma och välj förstoringsgrad. 3 När din förhandsgranskning är klar, klicka på knappen Stäng.
Visningslägen • Zooma • Förhandsgranska • Skriv ut
Sid 7-58 - word.indd 23
08-07-07 09.40.20
Kapitel
4
24
Instruktioner
Skriv ut 1 Klicka på knappen Office. 2 Välj Skriv ut och klicka på Skriv ut. 3 En kopia av ditt dokument skrivs ut.
Du kan också trycka Ctrl P för att skriva ut dokument.
Skriv ut flera kopior, enstaka sidor eller aktuell sida 1 Om du vill skriva ut flera kopior av ett dokument klickar du på knappen Office – Skriv ut – Skriv ut. 2 Ange Antal kopior i dialogrutan. 3 Om du inte vill skriva ut alla sidor i ett flersidigt dokument – ange önskade sidor åtskilda med kommatecken men inga blanksteg. 4 Om du vill skriva ut endast en sida placera insättningspunkten på denna sida och välj Aktuell sida.
Övning 4:2 Öppna dokumentet 02_1 Tangentbordet. Lägg till dina id-uppgifter (namn m m) och skriv ut dokumentet. Glöm inte att spara!
Datorkunskap • Word
Sid 7-58 - word.indd 24
08-07-07 09.40.28
25
5
Kapitel
5
Indrag • Fet • Kursiv • Understruken text • Stavning • Avstavning Värt att veta
Radens längd
En god regel när man skriver kontorsdokument är att använda sig av en radlängd på ca 13 cm. Detta innebär rader med 50–70 tecken (nedslag) per rad. Texten blir därmed mer lättläst och mottagaren kan göra anteckningar i marginalen. Texten kan placeras antingen till vänster eller till höger i dokumentet.
Fet, Kursiv och Understruken stil
Vill du framhäva vissa delar av texten kan du välja fet stil, kursiv stil eller understruken text. Du kan också välja annan teckenfärg.
Instruktioner
Vänsterställd text – Höger indrag 1 Innan du börjar skriva pekar du på symbolen för högerindrag marginalmärke) på linjalen.
(höger
2 Håll vänster musknapp nedtryckt och dra höger marginalmärke till 13,5 cm på den vågräta linjalen. Du kommer nu att skriva vänsterställd text.
Fet
Kursiv
Understruken
text
Text som ska vara understruken: 1 Klicka på menyfliken Start – Understruken. Om du klickar på bläddringspilen kan du välja flera olika alternativ. Du kan också välja annan understrykningsfärg. 2 Skriv texten du vill få understruken. 3 Klicka på knappen Understruken igen och understrykningen upphör. 4 Gör på samma sätt om du vill få Fet respektive Kursiv stil. Önskar du t ex både fet och understruken text klickar du på båda knapparna.
Indrag • Fet • Kursiv • Understruken text • Stavning • Avstavning
Sid 7-58 - word.indd 25
08-07-07 09.40.32
Datorkunskap är anpassad till den nationella kursen med samma namn inom gymnasieskolan och komvux. Den kan med fördel även användas i företagsutbildning och av dig som på egen hand vill få grundläggande datorkunskaper.
Boken behandlar grundläggande hantering av programmen Word, Excel och PowerPoint i Microsoft Office 2007, oberoende av vilken programsvit som programmen tillhör. Boken behandlar också operativsystemet Windows inklusive Internet och e-post. StarOffice finns som bilaga. Dessutom ingår säkerhet, ergonomi, lagar och grundläggande datateori. Datorkunskap är den första boken i en serie om tre i ämnet Datoranvändning. De två andra – Programhantering och Desktopp – tar vid där denna bok slutar. Boken utgår från en inlärningssituation där du aktivt arbetar med vår trestegspedagogik. Steg 1: Värt att veta Här får du grundläggande kunskap om funktioner i programmet. Steg 2: Praktiska instruktioner I de detaljerade instruktionerna får du information om hur funktionerna tillämpas. Steg 3: Övningar Till de senast genomgångna funktionerna finns övningar, så att du på ett aktivt sätt lär dig funktionernas tillämpning.
Till boken hör en lärarhandledning med pedagogiska tips, facit till övningarna, förslag till kursuppläggning, provuppgifter mm. Författarna har tidigare bland annat skrivit de uppskattade serierna Ikon och Information & layout. Marianne Petersson har under många år arbetat som datalärare på gymnasiet och komvux. Hon har också lång erfarenhet av företagsutbildning inom datorområdet. Dessutom har hon femton års erfarenhet av att författa läromedel med datoranknytning. Caroline Klingenstierna är lärare och journalist samt arbetar med projektadministration inom utbildningområdet. Jonas Klingenstierna arbetar som utvecklingschef och projektledare med huvudsaklig inriktning på telekommunikation. Han har tidigare även arbetat med vuxenutbildning. Mats Wahlberg är universitetsadjunkt och arbetar huvudsakligen med visuell kommunikation. Han har tidigare arbetat med vuxenutbildning och varit egen företagare inom konsultbranschen.
Datoranvändning: Datorkunskap Office 2007 47-08941-3 lärarhandledning 47-08942-0 Datorkunskap 47-07681-9 lärarhandledning 47-07717-5 Programhantering 47-08862-1 lärarhandledning 47-07224-8 Desktopp i text och bild 47-07221-7 lärarhandledning 47-07222-4 Best.nr 47-08941-3 Tryck.nr 47-08941-3-00
9
Omslag - Datorkunskap.indd 2
789147 089413
09-05-18 13.52.06