NOTAT Til: Møde: Dato: Punkt nr.: Initialer: Behandling:
Bestyrelsen BES 18-‐05-‐12 2 VER og MAG Vedtagelse
Forslag til ansvars og kompetencefordeling herunder forretningsorden for DSE’s bestyrelse Principper for arbejdet i Danske Skoleelever. I danske skoleelever ønsker vi, at alle skal have en god oplevelse, når man er aktiv i organisationen, omend det er som aktiv, frivillig, bestyrelsesmedlem, sekretariatsfrivillig mm. Derfor arbejder alle efter principper om god kommunikation, ordenlig tone og tale, samt at alle i organisationen er inddraget i processen, som de enten selv skaber eller er en del af. 1. Organisering af arbejde 1.1. Bestyrelsen er øverste myndighed mellem stormøderne. 1.2.
Bestyrelsen har det overordnende ansvar for at målene i styringssættet gennemføres. Dagligt varetages denne opgave af ”DSE ledelse”, som til at gennemføre de konkrete opgaver har oprettet ”DSE medlem”, ”DSE kommunikation”, ”DSE kompetence” og ”DSE Administration” under sig.
2. Formandskabet 2.1. Formandskabet (formand og næstformand) repræsenterer DSE udadtil. 2.2. Formandskabet afholder ugentlige møder med sekretariatschefen via telefon eller fysisk. Her drøftes aktuelle sager, prioriteres opgaver og følges op på bestyrelsens beslutninger mv. 2.3. Formandskabet er ansvarlig for sekretariatschefens kontrakt og udgøre ansættelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af ny sekretariatschef. Kompetencen til at godkende ny ansættelse og eller fyring af sekretariatschefen ligger i bestyrelsen, på indstilling af formandskabet. 3. ”DSE ledelse” 3.1. DSE ledelse består af formandskabet (formanden, næstformanden) og sekretariatschefen. 3.2. DSE ledelse træffer beslutninger på mandat af bestyrelsen og med ansvar overfor denne. 3.3. DSE ledelse varetager den daglige ledelse af organisationen mellem bestyrelsesmøderne 3.4. DSE ledelse tegner organisationen jf. vedtægterne, fører løbende kontrol og tilsyn med økonomien og underskriver også regnskaber.
Side 1 af 5
NOTAT Til: Møde: Dato: Punkt nr.: Initialer: Behandling:
Bestyrelsen BES 18-‐05-‐12 2 VER og MAG Vedtagelse
4. Koordinationsgruppen 4.1. Koordinationsgruppen består af de 3 områdesekretærer og DSE Ledelse 4.2. Koordinationsgruppen har til formål overordnet set at kordinere DSE Kommunikation, DSE kompetence og DSE medlems arbejde. 4.3. Hvert kvartal gennemgås hvilke konkrete opgaver, der skal laves det kommende kvartal i teamsne og resten af året, så alle opgaver, som. stormødet har vedtaget, nås. 4.4. Koordinationsgruppen holder løbende interne møder efter behov. DSE ledelse pålægges ansvaret for afholdesen og udarbejdelse af dagsorden til disse møder.
5. Sekretariatet 5.1. Bestyrelsen ansætter en sekretariatschef, der udfører de af bestyrelsen og formandskabet pålagte opgaver. 5.2. Sekretariatschefen refererer i det daglige til formanden. 5.3. Sekretariatschefen er ansvarlig for den daglige ledelse af sekretariatet, herunder personale og økonomiansvar. 5.4. Sekretariatschefens kompetence er nærmere beskrevet i ”kompetencedefinition for sekretariatschefen” 6. TEAMs arbejde 6.1. Teamsne nedsættes efter generalforsamlingen. Dette sker på baggrund af ønsker fra de der skal indgå i teamsne og på denne baggrund udarbejder DSE ledelse indstilling til team. 6.2. Teamsnes arbejde forgår under ansvar overfor ”DSE ledelse” 6.3. Teamsne arbejder selvstændigt og koordinere internt deres arbejde på baggrund af de opgaver de bliver tillagt via styringssættet, DSE ledelse, Koordinationsgruppen mv. . 7. Områdeansvarlige 7.1.
Der udpeges efter generalforsamlingen personer med særligt ansvar for bestemte områder fx kursussektor, stormøder osv. Disse udpeges på baggrund af ønsker og via indstilling fra DSE ledelse. De områdeansvarlige og deres ansvarsområde indgår i teamsne.
8. Områdesekretærer 8.1. Disse sekretærer indgår i teamsne og aftaler sammen med teamsne, hvad deres rolle og opgaver er. Generelt er tanken at de er tilknyttet et par projekter, som alle andre i teamsne er det. 8.2. Sekretærene Indgår i Koordinationsgruppen som repræsentanter for teamsne. 8.3. De har sammen med en fra teamet ansvaret for at den månedlige afrapportering på styrringssæt og arbejdsplan mv., bliver lavet.
Side 2 af 5
NOTAT Til: Møde: Dato: Punkt nr.: Initialer: Behandling:
Bestyrelsen BES 18-‐05-‐12 2 VER og MAG Vedtagelse
9. Bestyrelsens møder 9.1. Bestyrelsesmøderne følger mødekalenderen, som vedtages på første eller andet bestyrelsesmøde. Formandskabet kan dispensere fra denne mødekalender og aflyse eller indkalde til flere møder. Fem bestyrelsesmedlemmer kan også indkalde til ekstra bestyrelsesmøde, ved at kontakte formanden. Dette skal også følge normale regler om indkaldelse jf. nedenstående. 9.2.
Bestyrelsesmøderne er automatiskindkaldt jf. mødekalenderen. Ekstraordinære møde indkaldes med 14 dages varsel og eller kortere hvis et flertal i bestyrelsen godkender det. En uge før mødet, udsendes dagsordenen og bilag. Forslag til punkter skal derfor være sendt til næstformanden senest 9 dage før mødet.
9.3.
Formanden eller næstformanden inviterer eventuelle oplægsholdere til de pågældende møder.
9.4.
Formanden åbner mødet, og giver ordet videre til dirigenten. Dirigenten er som udgangspunkt næstformanden medmindre der stiller en modkandidat op, hvorefter der straks bliver afholdt valg.
9.5.
Danske Skoleelevers bestyrelsesmøder er åbne for eksterne såvel som interne observatører og indbudte gæster.
9.6.
Eksterne observatører ses enhver som går på en jf. vedtægterne medlemsskole eller er personligt medlem. Og som seneste en uge før mødet har tilmeldt sig mødet hos næstformanden.
9.7.
Eksterne observatører og indbudte gæster deltager på bestyrelsesmøderne, dog kun til åbne punkter, hvor de har taleret.
9.8.
Intern observatør ses en person der jf. vedtægterne sidder som sekretariatsfrivillig på Danske Skoleelevers sekretariat.
9.9.
De interne observatører deltager til åbne som lukkede punkter, dog med undtagelse af punkter der omhandler konkrete sekretariatsfrivillige og medarbejder. Derudover er det muligt at udelukke dem fra punkter der omhandler ind supplering i bestyrelsen, hvis to tredje dele af bestyrelsesmedlemmerne ønsker det.
9.10.
De interne observatører er indkaldt til møderne på lige fod med bestyrelsen.
9.11. Der kan maksimalt være fem eksterne observatører på bestyrelsesmøderne. Såfremt vedkommende der ønsker at tilmelde sig er den
Side 3 af 5
NOTAT Til: Møde: Dato: Punkt nr.: Initialer: Behandling:
Bestyrelsen BES 18-‐05-‐12 2 VER og MAG Vedtagelse
sjette eller derover, vil vedkommende få første prioritet på næstkommende møde. 9.12. Såfremt der deltager eksterne obeservatører på bestyrelsesmøderne, så betaler DSE for deres rejse, dog ikke deres kost. Dette kan formanden dispensere fra 9.13.
Fuldmagter er på ingen måde gyldige, og disse kan ikke bruges i forbindelse med et DSE møde. Hvis et bestyrelsesmedlem er forhindret i at deltage i et møde, kan der dog inden mødets start laves en skrivelse til næstformanden omkring de respektive punkter, og denne skrivelse skal til mødet læses op af dirigenten.
9.14.
Dirigenten fører talerliste og kan lukke talerlisten såfremt der er behov for dette. I så fald skal der gøres opmærksom på dette i god tid, således at eventuelle sidste indlæg kan komme med. Taletid gives til mødedeltagerne i den rækkefølge de har indtegnet sig hos dirigenten. Såfremt forslagsstilleren ønsker det, kan vedkommende få en sidste bemærkning.
9.15.
Afstemninger foregår ved håndsoprækning af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer. Skriftlig afstemning foretages hvis et af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer kræver det.
9.16.
Hvis der opstår stemmelighed, og der er 3 forskellige stemmemuligheder (eller flere) fjernes den mulighed der har fået færrest stemmer, og der stemmes på ny. Opstår der igen stemmelighed, udskydes beslutningen til næste bestyrelsesmøde, medmindre dirigenten vurderer, at dette ikke er hensigtsmæssigt. Hvis der i denne situation opstår stemmelighed mellem to muligheder, er formandens stemme udslagsgivende.
9.17.
I tilfælde af at en deltager kræver ordet til forretningsordenen/procedure, skal vedkommende i første omgang henvende sig til dirigenten. Hvis dette ikke løser problemet skal deltageren opgive til hvilket punkt han ønsker ordet, hvorefter dirigenten straks skal lade ham få ordet.
9.18.
Såfremt dirigenten konfronteres med et mistillidsvotum, skal vedkommende straks lade sig afløse af formanden, der fortager en afstemning. Vedtages et mistillidsvotum, træder dirigenten tilbage, hvorefter formanden leder valget af en ny dirigent. Hvis tilfældet forekommer således at formanden er valgt som dirigent, er det næstformandens opgave at lede valget af en ny dirigent.
9.19.
Der skal være en over halvdelen af bestyrelsen tilstede for at bestyrelsen er beslutningsdygtig
9.20.
Referatet udsendes senest 14 dage efter bestyrelsesmødet. Bestyrelsen godkender dette pr. mail. Bestyrelsen har 7 dage til at godkende eller
Side 4 af 5
NOTAT Til: Møde: Dato: Punkt nr.: Initialer: Behandling:
Bestyrelsen BES 18-‐05-‐12 2 VER og MAG Vedtagelse
komme med rettelser. Såfremt dette ikke er tilfældet, betragtes referatet som værende godkendt. Herefter ligges referatet online. 9.21.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper.
9.22.
Der kan dispenseres fra denne forretningsorden hvis 2/3 af de fremmødte bestyrelsesmedlemmer ønsker dette.
9.23.
Denne forretningsorden og kompetencedokument kan ændres ved 2/3 flertal i bestyrelsen.
Side 5 af 5