Arkib Negara Malaysia

PENGENALAN

Arkib Negara Malaysia telah melaksanakan pelbagai aktiviti dan program dalam usaha memperluaskan lagi peranannya sebagai Pusat Arkib dan Penyelidikan Negara yang unggul. Peranan dan tanggungjawab Arkib Negara semakin menyerlah apabila masyarakat semakin sedar kepentingan dan fungsi Arkib Negara. Selain itu juga, Arkib Negara juga semakin dikenali di persada antarabangsa melalui kerjasama yang dilakukan di antara institusi kearkiban seantero dunia. Kepakaran dan kemahiran yang dimiliki oleh para pegawai Arkib Negara boleh dikatakan setanding dengan kepakaran dari Negara luar kerana khidmat pegawai arkib senantiasa diperlukan tidak kira dari segi khidmat nasihat mahupun kerjasama antara institusi.

Suku tahun kedua 2014 amat istimewa buat Arkib Negara Malaysia apabila DYMM Sultan Mizan telah berkenan memcemar duli berangkat ke Pameran Warisan Eksklusif yang diadakan di Arkib Negara Malaysia Cawangan Terengganu sempena Program Sambutan 3 Abad Pentadbiran Islam Di Negeri Terengganu. Lawatan ini merupakan satu penghormatan apabila Duli Yang Maha Mulia Tuanku berkenan melihat bahan-bahan yang dipamerkan seperti kitab-kitab agama karangan tokoh-tokoh ulama tempatan, manuskrip, surat menyurat dan watikah perlantikan, gambar-gambar serta dokumen mengenai Undang-Undang Tubuh Bagi Negeri Terengganu. Selain itu juga Arkib Negara menerima kunjungan istimewa daripada YTM Tuanku Besar Tampin pada 28 April 2014. Lawatan ini juga turut disertai oleh Pembesar Adat Wilayah. Pada 12 Mei hingga 16 Mei 2014 pula, satu kunjungan ke The National Archives of United Kingdom, National Maritime Museum dan juga British Library telah diadakan sebagai usaha jalinan kerjasama yang mesra dan erat dengan institusi-institusi berkenaan pada masa akan datang disusuli dengan kerja-kerja pengesanan dan penyelidikan oleh dua orang pegawai Arkib pada 11 hingga 31 Mei 2014. Arkib Negara Malaysia juga sekali lagi menghantar pasukan penyelidiknya ke New Delhi, India pada 19 April hingga 7 Mei 2014 untuk meneruskan kerja-kerja pengesanan bahan bagi tujuan penyalinan secara digital yang telah dimulakan pada tahun 2013.

Jabatan ini juga berbangga dengan pencapaian para pegawainya bukan sahaja dalam negara malahan di peringkat antarabangsa. Pada 24 hingga 30 Mei 2014, dua orang Pegawai Arkib telah dihantar bagi menghadiri 18thSEAPAAVA Conference and General Assembly di Vientiane, Laos. Selain daripada itu juga, dua orang Pegawai Arkib telah terpilih menyertai Kursus Economic Partnership Programme (EPP) – Management Training Programme for Junior Officer in the Field of Human Resource di Osaka, Jepun dan Program Pembangunan Eksekutif bagi Kumpulan Senior Gred 48 – 54 di Seoul dan Pulau Jeju di Korea. Penglibatan pegawai arkib di dalam program peringkat antarabangsa dapat melahirkan pegawai yang cemerlang dan mampu menghadapi setiap cabaran dengan fokus yang tinggi khususnya dalam melaksanakan tanggungjawab yang semakin mencabar di dalam era letusan teknologi yang tiada sempadannya.

Sempena dengan Ulang Tahun Arkib ke 57, Arkib Negara juga telah mengadakan Majlis Penghargaan Pengurusan Rekod Terbaik untuk memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada agensi dan juga kementerian yang telah melaksanakan sistem tadbir urus pengurusan rekod yang terbaik dan bersistematik. Pejabat Setiausaha Kerajaan Terengganu telah terpilih sebagai Johan dalam pertandingan tersebut.

PEROLEHAN BAHAN

Sepanjang tahun 2014, Arkib Negara Malaysia melalui Seksyen Perolehan telah menganjurkan beberapa aktiviti dan program bagi memantapkan koleksi perolehan bahan arkib. Antara program yang dianjurkan adalah Program Menjejaki Bahan Sejarah Negara di Negeri Perlis dan Promosi Bahan Arkib Terpilih. Program menjejaki bahan sejarah negara ini adalah jalinan kerjasama antara Arkib Negara dan beberapa agensi kerajaan lain seperti Perpustakaan Negara Negeri Perlis, wakil Muzium, Persatuan Sejarah, RTM Perlis dan orang perseorangan. Program ini sedikit sebanyak telah memberi pendedahan kepada orang awam tentang kepentingan bahan sejarah untuk disimpan di Arkib Negara bagi tujuan rujukan generasi akan datang. Promosi bahan pula adalah sebagai usaha Seksyen Perolehan untuk menghebahkan beberapa bahan arkib terpilih untuk dikongsi bersama serta meyebar luas maklumat tentang bahan tersebut terutama kepada para penyelidik. Arkib Negara juga bertanggungjawab dalam membuat perolehan bahan berkenaan Malaysia di institusi kearkiban di negara luar. Penyelidikan akan dilakukan oleh para pegawai Arkib dan perolehan dibuat berdasarkan bahan sejarah negara yang terdapat di luar negara tetapi tiada dalam simpanan Arkib Negara. Di antara perolehan bahan-bahan luar negara sepanjang tahun 2014 terdiri dari Archives New Zealand yang terdiri daripada salinan imej digital sebanyak 31 fail atau 6,988 muka surat dalam bentuk media tiff dan jpeg. Pembelian bahan Dalrymple’s Chart juga turut dilakukan di State Library of New South Wales, Australia yang mengandungi 3 salinan imej peta. Perolehan bahan salinan imej digital dari The National Archives United Kingdom adalah merupakan rekod-rekod FCO 141: Colonial Administration Records (Migrated Archives): Singapore sebanyak 29,055 imej. The Brooke Heritage Trust, United Kingdom merupakan bahan berkaitan sejarah Brooke di Sarawak iaitu Papers of The Brooke of Sarawak, 1880-1918 terdiri daripada salinan imej juga sebanyak 6,893 imejan digital. Salinan bahan berkaitan Nadra @ Bertha Hergoth Papers (Natrah) sebanyak 4 fail dari Het Merkiezenhof (Historich Centrum), Bergen Op Zoom, Netherland dan pendigitalan ‘Archival Material Relating to Tin Mines in Malaya’ oleh Max Imaging & Archives Services, United Kingdom.

YBhg Laksamana Muda Dato’ Pahlawan Zaaim bin Hasan memberi penerangan berkenaan salah satu peta yang diserahkan untuk simpanan Arkib Negara.

Mr. Masazumi Gotoda (hadapan, tengah) dan anggota delegasi negara Jepun bergambar bersama barisan pengurusan tertinggi dan pegawai kanan Arkib Negara.

Arkib Negara melalui Seksyen Perolehan juga telah menerima sejumlah 2,855 unit bahan yang diterima daripada orang perseorangan, tokoh, pertubuhan, organisasi bukan kerajaan (NGO) dan institusi luar Negara. Bahan–bahan yang terdiri daripada surat menyurat, terbitan, surat khabar, gambar, poster, poskad, filem, mikrofilem, cakera padat dan sebagainya. Arkib Negara juga telah menerima sebanyak 3,657 unit bahan Koleksi Surat Persendirian daripada tokoh terkemuka Negara seperti Tan Sri Datuk Seri Lee lam Thye, Dato’ Mustapfa Bin Mohamed, YM Datin PAduka Raja Fuziah Binti Raja Uda dan Datin Paduka Mangalam Dsis.

Selain itu juga, sejumlah 228.6 meter panjang fail yang mencapai taraf arkib telah diterima dan sedia untuk dirujuk oleh para penyelidik. Manakala sebanyak 6,099 unit terbitan dan 6.099 meter panjang bahan bukan fail telah diterima untuk simpanan kekal di Arkib Negara Malaysia.

Hubungan kerjasama yang baik antara Arkib Negara Malaysia dan Arkib Negara India telah menghasilkan kejayaan apabila institusi tersebut telah bersetuju membenarkan Arkib Negara Malaysia menjalankan kajian susulan dan seterusnya melaksanakan projek pendigitalan bahan – bahan mengenai Malaysia yang ada tersimpan di dalam gedung rekod mereka. Berdasarkan kajian susulan ini didapati masih terdapat bahan–bahan arkib bernilai sejarah dan penting kepada sejarah Malaysia di Arkib Negara India yang belum dibuat penyalinan. Antara bahan yang dikenal pasti ialah berkaitan sejarah pendudukan British di Negeri Perak, sejarah persempadanan di antara pihak Siam dan pihak British di utara Semenanjung Tanah Melayu di samping pelbagai rekod berkaitan negeri – negeri Melayu serta rekod berkaitan pembinaan rumah api di Pualu Batu Putih yang menjadi pertikaian antara Malaysia dan Singapura.

Tambahan kepada koleksi itu adalah sejarah kedatangan orang–orang India ke Tanah Melayu melalui rekod Imigresen. Namun rekod berkaitan Imigresen telah didigitalkan oleh Arkib Negara India dan ianya boleh dirujuk melalui komputer yang disediakan. Adalah menjadi harapan agar projek pengesanan bahan dan penyelidikan susulan dapat dilakukan bagi membolehkan keseluruhan bahan –bahan arkib berkaitan sejarah negara Malaysia yang bernilai dapat disalin dan dibawa pulang ke dalam simpanan Arkib Negara Malaysia untuk kepentingan penyelidikan berkaitan sejarah.

YAB Perdana Menteri, Datuk Seri Mohamad Najib Tun Razak melihat pameran MY Story: Transforming The Nation.

Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia, Encik Azemi Abdul Aziz bersama golongan Orang Kurang Upaya (OKU) yang merupakan peserta istimewa dalam Program Kembara Memorial 1Malaysia anjuran Arkib Negara.

PEMULIHARAAN DAN PEMELIHARAAN BAHAN ARKIB

Pemuliharaan rekod dan arkib merupakan salah satu tugas utama yang dilaksanakan oleh Arkib Negara Malaysia dalam memastikan bahan bahan yang bernilai kekal tidak mengalami kerosakan yang berterusan dan dapat dipelihara untuk simpanan kekal. Kaedah pembaikan yang dilakukan terdiri daripada kaedah pembaikan tradisional dan pengkapsulan. Penjilidan bahan arkib pula dilaksanakan agar bahan arkib dapat disimpan kekal sebagai warisan Negara yang bernilai dan dapat dirujuk. Manakala perkhidmatan mikrofilem yang dijalankan bertujuan menghasilkan Master negative, Gen 2 dan Positif. Sepanjang tahun 2014, sebanyak 24,627 bahan telah menjalani proses restorasi, 990 naskah bahan telah dijilid dan 2,189 bahan telah dibuat ujian makmal. Sebanyak 159 torak mikrofilem pula telah dibuat penyalinan dan diproses dan sejumlah 11,026 keping foto telah diproses.

Ketua Menteri Melaka YB Datuk Seri (Dr.) Ir. Haji Idris Haron sedang menandatangani buku pelawat sambil diperhatikan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia, Encik Azemi Abdul Aziz. YAB Dato’ Seri Haji Mukhriz Tun Mahathir melihat pameran mengenai kesemua Perdana Menteri Malaysia diiringi pihak pengurusan tertinggi Arkib Negara Malaysia.

PENDOKUMENTASIAN SEJARAH

Pendokumentasian sejarah bertujuan memperkayakan sumber rujukan dan bahan sejarah di samping memperkukuhkan dan mengesahkan sesuatu fakta sejarah. Pada akhir tahun 2014, Arkib Negara telah menganjurkan Majlis Bicara Sejarah “Kemerdekaan dan Peranan Raja- Raja” yang telah berlangsung di Ruang Serba Guna, Bangunan Sultan Abdul Samad. Antara isu atau intipati majlis tersebut adalah kupasan mengenai sumbangan dan peranan yang dimainkan oleh Raja–raja Melayu dalam memperjuangkan kemerdekaan Tanah Melayu antaranya Tuanku Abdullah (Kedah), Sultan Idris Shah dan Raja Sir Chulan. Selain kemerdekaan dan isu berkaitan institusi beraja di Malaysia, isu seperti pendidkan, ekonomi dan sosial penduduk Tanah Melayu khususnya orang Melayu turut menjadi bahan yang menjadi perbincangan pokok oleh panel yang hadir. Selain itu juga, seramai 4 orang tokoh telah ditemu bual bagi program rakaman wawancara Sejarah Lisan. Sejumlah 36 artikel telah dikaryakan dan dimuatkan dalam majalah Dewan Pelajar, Dewan Siswa dan Celik. Di samping 144 artikel pendek dan bergambar turut dihasilkan dan dimuatkan di dalam Portal rasmi Arkib Negara Malaysia bagi mengisi ruangan Kenali Tokoh, Trivia: Tahukah Anda dan Jendela Sejarah. Bagi program hari Ini Dalam Sejarah (HIDS) untuk siaran TV dan Radio RTM, sebanyak 1,004 skrip telah dihasilkan. Arkib Negara Malaysia Cawangan Negeri juga telah mengadakan sejumlah 24 sesi program pendokumentasian sejarah seperti Majlis Pengkisahan Sejarah, Bicara Sejarah dan Sejarah Lisan.

PERKHIDMATAN PENYELIDIKAN

Pada tahun 2014, seramai 4,350 orang telah mendaftar sebagai penyelidik baru di Dewan Penyelidikan Arkib Negara Malaysia yang terdiri dari pelajar dari dalam dan luar negara. Tidak ketinggalan juga para diplomatik asing turut mendaftar bagi memudahkan mereka melakukan kajian dan penyelidikan berkenaan sejarah negara asal mereka. Sejumlah 48,465 unit bahan telah dirujuk pelh para penyelidik merangkumi semua jenis bahan arkib termasuk bahan fail dan bahan bukan fail. Arkib Negara Malaysia menerusi Seksyen Rujukan dan Akses juga telah melaksanakan beberapa program bersama penyelidik iaitu satu program Lestari Ilmu dan enam Klinik Kepenggunaan Bahan Arkib di Dewan Penyelidikan.

PENYELIDIKAN KHAS

Penyelidikan dan kajian berkaitan hal-hal persempadanan, hak dan kedaulatan serta isu-isu semasa telah dilaksanakan di dua negara iaitu di United Kingdom dan India.Kajian juga dibuat mengenai isu-isu semasa, peristiwa bersejarah dan tokoh negarawan. Sebanyak tiga Majlis Polemik Sejarah Malaysia telah diadakan iaitu di Kelantan pada 24 Jun 2014 bertajuk “Sejarah Awal Kelantan”, di Pahang pada 30 September 2014 dengan tema “Sejarah Awal Pahang” dan terakhir sekali di Perak pada 11 November 2014 yang bertema “Sejarah Awal Perak”.

KONSULTANSI DAN LATIHAN

Sepanjang tahun 2014, sejumlah 234 sesi lawatan konsultansi dan 6 sesi Klinik Konsultansi Pengurusan Rekod telah diadakan. Arkib Negara juga telah memperakukan sebanyak 182 pelantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ). Bagi meningkatkan kempetensi PRJ dan PTRJ yang dilantik dalam menguruskan rekod, sebanyak 10 sesi Kursus Pengurusan Rekod Peringkat Asas dan Kursus Peringkat Lanjutan dan tiga sesi Kursus Pemuliharaan Rekod telah dilaksanakan. Sejumlah 100 Kursus Pengurusan Rekod yang diadakan secara dalaman di pelbagai Kementerian, Jabatan, Agensi Kerajaan telah dilaksanakan. Dalam usaha memperkasakan lagi langkah memenuhi pengisian pegawai arkib kader di Kementerian-Kementerian, Seksyen Konsultansi dan Latihan sering mengadakan perbincangan dan mesyuarat bersama Pegawai Arkib Kader.

Encik Azemi Abdul Aziz, Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia menandatangani memorandum persefahaman MOU dengan Prof Datuk Dr Mohamed Mustafa Ishak, Naib Canselor UUM. Tuanku dan Permaisuri tertarik dengan penerangan oleh Pengarah ANM Cawangan Terengganu, Tuan Haji Mohd Nasir Ismail berkenaan terbitan-terbitan ANM.

AKTIVITI PAMERAN

Pameran juga merupakan salah satu usaha Arkib Negara memasyarakatkan bahan warisan yang ada dalam koleksinya.Sepanjang tahun 2014 sebanyak 56 pameran telah dilaksanakan.Seksyen Pameran juga turut menyediakan khidmat peminjama poster pameran kepada agensi luar dan arkib cawangan negeri yang berminat. Bagi Program Arkib Pendidikan pula, dua buah program telah dilaksanakan di Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Putra, Kulai, Johor bersempena dengan Program Arkib Pendidkan Daerah Kulai dan di Sekolah Rendah Taman Tun Dr Ismail. Pelaksanaan Program Arkib Pendidikan di peringkat sekolah dan Institusi Pengajian Tinggi ini berjaya mendedahkan golongan pelajar kepada maklumat sahih daripada sumber primer yang terdapat di Arkib Negara Malaysia yang boleh membantu proses pengajaran dan pembelajaran di sekolah oleh para guru dan pelajar. Usaha ini turut dilaksanakan di cawangan-cawangan negeri di mana sejumlah 18 pameran bertemakan sejarah telah berjaya diadakan oleh cawangan-cawangan negeri dengan kerjasama jabatan/agensi lain.

PEMBANGUNAN KERJAYA

Arkib Negara turut memberi perhatian dan penekanan terhadap kecekapan dan kompetensi sumber manusia. Secara keseluruhannya sebanyak 37 kursus telah diadakan merangkumi 13 kursus bagi generik, 15 kursus bagi fungsional dan 9 bagi Ad-Hoc. Seramai 34 orang pegawai telah dihantar menghadiri latihan, seminar, bengkel, persidangan dan sebagai pakar rujuk dalm pengurusan rekod dan pemeliharaan bahan arkib di luar negara. Arkib Negara juga menyediakan kursus persediaan menduduki peperiksaan jabatan kepada pegawai dan kakitangan lantikan baru agar mereka dapat menjawab soalan yang dikemukakan dengan cemerlang. Kursus persediaan ini juga menjadi platform awal kepada arkivis baru dalam menelusuri bidang kearkiban. Terdapat dua kursus yang mendapat penyertaan tertinggi warga arkib iaitu Program Transformasi Birokrat yang diadakan di Kem BTN Langkawi dan Kem BTN Balik Pulau, Pulau Pinang.

Pasukan Universiti Islam Antarabangsa Malaysia menjuarai pertandingan Debat Kemerdekan Ala Parlimen antara IPT 2014.

YBhg. Encik Azemi Abdul Aziz, Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia memberi penerangan mengenai bahan-bahan arkib yang dipromosikan di Majlis Promosi Bahan Arkib Terpilih. Turut serta YBrs. Puan Faridah Ishak, Timbalan Ketua Pengarah Sektor Perancangan dan Pengurusan Arkib Negara Malaysia.

YB Dato’ Seri Mohamed Nazri Abdul Aziz, Menteri Pelancongan dan Kebudayaan Malaysia menerima cenderahati penghargaan daripada YBhg. Encik Azemi Abdul Aziz, Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia disaksikan oleh YBhg. Datuk Haji Abdul Ghaffar A. Thambi dan YBhg. Datuk Hajah Raya Erom.

ARKIB NEGARAWAN

Sepanjang tahun 2014, sebanyak tiga sesi sejarah lisan berkaitan tokoh negarawan telah berjaya diadakan dan 22 artikel berkaitan Tokoh Negarawan dan programprogram kendalian Bahagian Arkib Negarawan telah dihasilkan. Arkib Negara Malaysia juga telah menganjurkan Majlis Pelancaran Buku “Enduring Truths From Statement and Words of Al-Marhum Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj, Bapa Malaysia and Our Beloved Founder of Our Nation”. Majlis ini telah disempurnakan perasmiannya oleh Timbalan Pengerusi Khazanah Nasional Berhad, Ybhg Tan Sri Dato’ Seri Nor Mohamed Yakcop.

Seksyen Perancangan dan Pemuliharaan juga telah berjaya menganjurkan 3 seminar dan pameran sepanjang 2014 manakala sejumlah 211 bahan artifak telah melalui proses pemuliharaan. Bahan artifak berjumlah 6,355 yang terdiri daripada unsur organik, logam dan tekstil yang dimiliki oleh Tokoh Negarawan seperti Puan Sri Saloma dan Tun Dr Lim Chong Eu telah dilakukan inventori. Pelawat

Pada tahun 2014, Arkib Negara Malaysia menerusi Memorial, Galeria dan Pustaka telah menerima kunjungan seramai 998,515 orang pelawat dari dalam dan juga luar negara. Lawatan tersebut sama ada dilakukan secara perseorangan, berkumpulan atau pun lawatan berpandu.

PELUPUSAN REKOD

Arkib Negara Malaysia menerusi Seksyen Pelupusan Rekod bertangungjawab dalam menguruskan permohonan pelupusan rekod awam dengan memberi kebenaran kepada permohonan pelupusan rekod awam daripada Kementerian, Jabatan, Agensi dan Syarikat Kerajaan.Seksyen ini juga bertanggungjawab dalam melaksanakan Bengkel Pelupusan Rekod Awam dan Bengkel Jadual Pelupusan Rekod (JPR) dan menghasilkan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian pejabat awam.

Sepanjang tahun 2014, Seksyen Pelupusan Rekod telah berjaya melupuskan 11,142.61 meter panjang rekod dan ini telah memberi kelegaan yang optimum kepada ruang simpanan rekod jabatan. Selain itu juga sebanyak 42 Bengkel Pelupusan Rekod dan 16 Bengkel Pembangunan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian telah diadakan manakala 862.01 meter panjang rekod telah berjaya disimpan untuk rujukan para penyelidik pada masa akan datang.

lAPORAn JABATAn DI BAWAH KPK

Perpustakaan Negara Malaysia