Poonsri_chapter4_registration

4. งานดานการลงทะเบียน ดร. พูลศรี เวศยอุฬาร poonsrivtl@au.edu ถาไปถามพระอาจารยกู เพื่อหาขอมูล “กรรมการลงทะเบียนในการประชุม (Conference Registration Committee)” จะได ข อ มู ล 29.1 ล า นรายการ ดั ง แสดงในรู ป ที่ 21 พอสรุ ป ได ว า งานด า นลงทะเบี ย น ของการจั ด ประชุ ม นั้ น เป น งานที่ สํ า คั ญ ยิ่ ง และมี ร ายละเอี ย ดต า งๆ มากมาย เพราะเป น งานด า นข อ มู ล ที่เกี่ยวของกับหนวยงานภายในของคณะผูจัดประชุมดานตางๆ อาทิ ฝายการเงินและฝายประชาสัมพันธ เปนตน ทั้งยังเกี่ยวของกับหนวยงานภายนอก อาทิ ผูที่สนใจเขารวมประชุม และฝายจัดบริการดานอาหารและเครื่องดื่ม เปนตน เพื่อใหเกิดความเขาใจและสามารถนําเอาหลักเกณฑที่ไดประมวลมาจากคูมือการจัดประชุมตางๆ ไปปฏิบัติไดอยางมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้งานดานลงทะเบียนอาจแบงงานดานตางๆ ออกตามชวงเวลาที่ปฏิบัติ ซึ่ ง สามารถแบ ง ได 3 ช ว งเวลา ได แ ก งานด า นลงทะเบี ย นก อ นการจั ด ประชุ ม งานด า นลงทะเบี ย น ระหวางการจัดประชุมและงานดานลงทะเบียนหลังจากจัดประชุม

รูปที่ 21. กรรมการลงทะเบียนในการประชุม (Conference Registration Committee)

- 23 -

4.1 งานดานลงทะเบียนกอนการจัดประชุม งานด า นการลงทะเบี ย นก อ นการจั ด ประชุ ม เริ่ ม จากการประมาณ จํ า นวนผู เ ข า ร ว มประชุ ม ซึ่งการคาดการณนี้จะไดมาจากยอดรวมของผูลงทะเบียนกอนการประชุม ผูบรรยาย ผูที่ไดรับรางวัล แขกพิเศษ รวมไปถึ ง ยอดผู เ ข า ร ว มประชุ ม ครั้ ง ที่ แ ล ว เป น ต น โดยปกติ ฝ า ยทะเบี ย นจะรั บ หน า ที่ ต า งๆ อาทิ จัดเตรียมกระเป า เอกสาร ปายชื่อ ใบเสร็จรับ เงินคาลงทะเบียน บัตรรับประทานอาหาร และตั๋วรถรับ-สง (ถามี) เปนตน ควรเชิญผูสนับสนับการประชุมใหบริจาคเงินเพื่อเปนคาเอกสารและสิ่งของที่แจกในการประชุม โดยไดรับการตอบแทนดวยการติดตราสัญลักษณของหนวยงานที่บริจาคเงินสนับสนุนการประชุมครั้งนั้นๆ งานดานทะเบียนกอนการจัดประชุมมีดังตอไปนี้ 4.1.1 ประสานงานกั บ ฝ า ยการเงิ น เพื่ อ รั บ รายละเอี ย ดค า ใช จ า ยต า งๆ หลั ง จากนั้ น จึ ง คํ า นวณ เปนคาลงทะเบียน หรือรับนโยบายจากคณะกรรมการจัดการประชุม (Conference Organizing Committee) วาจะใหคิดคาลงทะเบียนเทาใด อนึ่ง การคิดคาลงทะเบียนควรจะรวมคาจัดสงเอกสารตางๆ ไวดวย 4.1.2 ประสานงานกับฝายอาคารสถานที่ เพื่อระบุตําแหนง และขนาดของโตะลงทะเบียนในงาน 4.1.3 ในกรณี การประชุม ของสมาคมวิชาการควรประสานงานกั บ ฝายสมาชิกเพื่ อจะไดจัด พิ มพ ชื่อ รวบรวมรายชื่อ และที่อยูที่สามารถติดตอไดจากการจัดประชุมครั้งที่แลว ทั้งนี้รวมไปถึงการติดตอดวยอีเมล และการสงขอความผานทางโทรศัพทมือถือ 4.1.4 จั ด ทํ า ระบบการลงทะเบี ย น ซึ่ ง ควรจะอํ า นวยความสะดวกกั บ ผู เข า ร ว มประชุ ม ให ส ามารถ ลงทะเบียนลวงหนา และลงทะเบียนหนางานไดโดยสะดวก อาทิ จัดทําระบบการลงทะเบียนผานอินเทอรเน็ต ซึ่งเปนที่นิยมมากในปจจุบัน และมักจะเปนเว็บเพจหนาหนึ่งที่เชื่อมโยงจากโฮมเพจ อยางไรก็ดี ฝายทะเบียน ควรจะออกแบบระบบการลงทะเบียนใหยืดหยุนสําหรับผูสนใจเขารวมประชุมที่ไมสามารถใชอินเทอรเน็ต ได ด ว ย เพื่ อ เป น ทางเลื อ กที่ จ ะให บ ริ ก ารได อ ย า งทั่ ว ถึ ง อาทิ จั ด ให มี ก ารลงทะเบี ย นทางโทรสาร หรือทางไปรษณีย เปนตน 4.1.5 ส ง จดหมายเชิ ญ แจ ง ไปยั ง ผู ที่ เ กี่ ย วข อ งล ว งหน า ก อ นการจั ด งานแต เ นิ่ น ๆ บางแห ง มีการแจงลวงหนากอน 1 ป ซึ่งในจดหมายเชิญควรจะระบุวันที่สงจดหมายตอบกลับ และควรจะมีจดหมาย เชิญซ้ําอีกครั้งสําหรับผูที่เกี่ยวของซึ่งไมไดตอบจดหมายเชิญฉบับแรก 4.1.6 สั่งทําวัสดุตางๆ อาทิ กระเปา เอกสาร ปายชื่อ ใบเสร็จรับเงินคาลงทะเบียน บัตรรับประทาน อาหาร และตั๋วรถรับ-สง สําหรับผูเขารวมประชุม เปนตน 4.1.7 สงเอกสารการลงทะเบียนทั้งแบบจดหมาย และแบบอีเมล ซึ่งประกอบดวย • อัตราคาลงทะเบียนซึ่งระบุวิธีการจายเงินอยางถูกตอง • ตารางการจัดประชุม • บทคัดยอของบทความที่จะนําเสนอในการประชุม หรือหัวขอตางๆ • รายชื่อผูใหการสนับสนุนการประชุม

- 24 -

4.1.8 เอ ก ส า ร ก า ร ป ร ะ ชุ ม ค ว ร ส ง ล ว ง ห น า ก อ น ก า ร ป ร ะ ชุ ม อ ย า ง น อ ย 2-3 เดื อ น ซึ่งควรจะประกอบดวย • ตารางเวลาการจัดประชุม • แบบฟอรมคาใชจายพิเศษอื่นๆ อาทิ การเที่ยวชมนอกสถานที่ คาอาหาร และที่พัก เปนตน • ข อ มู ล ของโรงแรมที่ จ ะเข าพั ก และแบบฟอรม ระบุ ค วามต อ งการจะรวมห อ งพั ก กั บ ผู อื่ น ถาตองการประหยัดคาที่พัก • ขอมูลการเดินทางในทองถิ่น อาทิ ที่ตั้งของสนามบิน การใชบริการแท็กซี่ และสภาพอากาศ โดยทั่วไป เปนตน • ขอมูลการจอดรถ ซึ่งระบุราคาคาจอดรถ และขอจํากัดตางๆ • หมายเลขโทรศัพทของคณะทํางานในการประชุมในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน • ระบุเว็บไซตการจัดประชุมครั้งนั้นๆ • เชิญชวนใหมีการสงบทความเพื่อนําเสนอในที่ประชุม อนึ่ ง อาจจั ด เอกสารสํ า หรั บ ผู เข า ร ว มสั ม มนาเป น ซอง หรื อ แฟ ม ที่ ร าคาไม แ พง สํ า หรั บ ผู เข า ร ว มประชุ ม ที่ ล งทะเบี ย นล ว งหน า และผู ที่ ล งทะเบี ย นหน า งานซึ่ ง จะประกอบด ว ย เอกสารชุ ด เดี ย ว กับที่จัดสงใหทางไปรษณีย สําหรับผูที่ลงทะเบียนลวงหนาควรสงใบเสร็จรับเงินไปดวย 4.1.9 ดําเนินการจัดเก็บคาลงทะเบียนจากผูเขารวมประชุม 4.1.10 จัดเตรียมปายชื่อสําหรับการประชุม ซึ่งอาจมีรายละเอียดดังตอไปนี้ • ขนาดของตั ว อั ก ษรที่ อ า นได เ มื่ อ นั่ ง อยู ร อบโต ะ ประชุ ม ตั ว อย า ง อาทิ กว า ง 3 นิ้ ว และยาว 4 นิ้ว เปนตน ทั้งนี้ควรใชตัวอักษรแบบหนาและชัดเจน • ประเภทของป า ยชื่ อ แบ ง ตามประเภทของผู เข า ร ว มประชุ ม อาทิ ผู ล งทะเบี ย นร ว มงาน ตลอดทั้ ง งาน ผู ล งทะเบี ย นร ว มงานเป น รายวั น ผู บ รรยาย เจ า หน า ที่ ดู แ ลห อ งประชุ ม แขกระดับพิเศษ เจาหนาที่ดานอาคารสถานที่ คณะทํางาน สมาชิกขององคกรที่จัดประชุม สื่อมวลชน ผูชนะรางวัลตางๆ เจาหนาดูแลเว็บไซต และชางถายภาพ เปนตน • สี ข องป า ยชื่ อ โดยปกติ แ ล ว จะทํ า ให จั ด ประเภทว า เป น ผู ทํ า หน า ที่ ใ ด อาทิ เจ า หน า ที่ ดานทะเบี ยน สมาชิกและกรรมการของคณะทํ างาน ผู บ รรยาย เจาหนาที่ จัด ห องประชุม ผู ช นะรางวั ล ต า งๆ เป น ต น ในการประชุ ม บางแห ง มี ก ารจะใช ก ารติ ด ริ บ บิ้ น สี ต า งๆ ไวที่ปายชื่อ เพื่อแสดงวาเปนผูเขารวมประชุมประเภทใด • ประเภทของป า ยชื่ อ แบ ง ตามประเภทของผู เข า ร ว มประชุ ม อาทิ ผู ล งทะเบี ย นร ว มงาน ตลอดทั้ ง งาน ผู ล งทะเบี ย นร ว มงานเป น รายวั น ผู บ รรยาย เจ า หน า ที่ ดู แ ลห อ งประชุ ม แขกระดับพิเศษ เจาหนาที่ดานอาคารสถานที่ คณะทํางาน สมาชิกขององคกรที่จัดประชุม สื่อมวลชน ผูชนะรางวัลตางๆ เจาหนาดูแลเว็บไซต และชางถายภาพ เปนตน

- 25 -

• การจั ด พิ ม พ ป า ยชื่ อ ควรดํ า เนิ น การก อ นที่ จ ะมี ก ารประชุ ม และควรมี ป า ยชื่ อ เปล า สําหรับผูที่มาลงทะเบียนหนางานอีกดวย

4.2 งานดานการลงทะเบียนระหวางการจัดประชุม 4.2.1 เตรี ย มจั ด พิ ม พ ป ระกาศสํ า หรั บ รายการประชุ ม ที่ มี ก ารเปลี่ ย นแปลง รวมไปถึ ง เอกสาร แก คํ า ผิ ด แทรกในเอกสารที่ จั ด พิ ม พ ไ ว แ ล ว รายละเอี ย ดการบริ จ าคเงิ น สนั บ สนุ น จากหน ว ยงานต า งๆ และ จดหมายเชิญประชุมในครั้งตอไป 4.2.2 จั ด โต ะ ลงทะเบี ย น ซึ่ งควรจะเรี ย บร อ ยที่ ห น างานก อ นการเริ่ ม ประชุ ม ประมาณ 1 ชั่ ว โมง คณะผูดําเนินการควรจัดใหมีเจาหนาที่ประจําที่โตะลงทะเบียนตลอดเวลาการจัดงาน

4.3 งานดานลงทะเบียนหลังการจัดประชุม 4.3.1 ส ง บั น ทึ ก แสดงความขอบคุ ณ ไปยั ง ผู ที่ ใ ห ก ารสนั บ สนุ น การประชุ ม ส ง เอกสารประกอบ การสัมมนา (Proceedings) ใหกับผูเกี่ยวของ 4.3.2 จัดทํ าเอกสารสรุปภาระงานตางๆ เพื่อใชเปนการคํานวณรายได และรายจายของงาน ยอดรวม ผูเขารวมสัมมนาประเภทตางๆ เพื่อใชอางอิงในการจัดงานครั้งตอไปไดอยางมีประสิทธิภาพ

4.4 การจัดขอมูลดานการลงทะเบียน 4.4.1 อัตราคาลงทะเบียน อัตราคาลงทะเบียนขึ้นอยูกับปจจัยหลายประการ ซึ่งอาจจะสรุปไดดังตอไปนี้ • ช ว งเวลาที่ ล งทะเบี ย น ซึ่ ง โดยทั่ ว ไปแล ว ค า ลงทะเบี ย นก อ นการประชุ ม ประมาณ 1 เดือนลวงหนานั้นมักจะถูกกวาคาลงทะเบียนหนางาน ทั้งนี้เพื่อจูงใจใหมีการลงทะเบียน ลวงหนา และเปนการสรางความมั่นใจใหกับผูจัดการประชุมในดานการจัดเตรียมบริการ และสถานที่ใหเพียงพอกับผูเขารวมประชุม • สถานภาพของผู เ ข า ร ว มประชุ ม เช น สมาชิ ก ของหน ว ยงานที่ จั ด การประชุ ม นั้ น ๆ บ อ ยครั้ ง ที่ มั ก จะได ส ว นลดในฐานะสมาชิ ก นอกจากนี้ นั ก ศึ ก ษาก็ มั ก จะได รั บ ส ว นลด เพื่ อ เป น การจู ง ใจให เ ข า ร ว มประชุ ม ได โ ดยเสี ย ค า ลงทะเบี ย นในราคาประหยั ด กว า บุ คคลทั่ ว ไป อย า งไรก็ ต ามผู จั ด งานบ างแห ง อาจจะยกเว น ค า ลงทะเบี ยน ใหกับผูนําเสนอผลงาน หรือผูเขียน หรือผูบรรยายที่มีผลงานเผยแพรในเอกสารประชุม ครั้งนั้นๆ นอกจากนี้ผูจัดงานบางแหงก็มีเกณฑในการยกเวนคาลงทะเบียนที่แตกตางกัน ออกไป เช น การให ทุ น เฉพาะรายกับ ผู ที่ มี ค วามสนใจเขารวมประชุ ม ที่ ม าจากประเทศ กํ าลั ง พั ฒ น า เป น ต น จึ ง อ าจจะสรุ ป ได ว า ก ารคิ ด ค าลงท ะเบี ยน ต าม ส ถาน ะ ของผูเขารวมประชุมนั้นขึ้นอยูกับผูจัดการประชุมนั่นเอง นอกจากนี้ ยั ง มี ก ารจั ด ประชุ ม ที่ ไ ด รั บ การสนั บ สนุ น จากหน ว ยงาน และองค ก รต า งๆ ได เพี ย งพอแล ว อาจจะไม มี ค วามจําเป น ที่ จ ะให ผู เขารวมประชุม ต อ งชําระค าลงทะเบี ย นก็ ได ซึ่ งลั ก ษณะ - 26 -

ของการจัดประชุมที่ไมมีการเก็บคาลงทะเบียนนี้ ก็มักจะมีการแสดงสินคาที่เกี่ยวของ หรือการจําหนายเอกสาร และหนังสือที่นาสนใจ

4.4.2 การคืนคาลงทะเบียน การขอคื น ค า ลงทะเบี ย นนั้ น โดยปกติ แ ล ว ผู ชํ า ระค า ลงทะเบี ย นที่ ต อ งการถอนสิ ท ธิ์ การเข า ร ว มประชุ ม จะมี สิ ท ธิ์ ไ ด รั บ คื น ค า ทะเบี ย นบางส ว น เมื่ อ มี ก ารแจ ง กั บ หน ว ยงานที่ จั ด การประชุ ม ในเวลาที่ กํ าหนดไวล วงหน าก อ นการประชุม แต ก ารคื น ค าลงทะเบี ย นสําหรับ ผู เขี ยนที่ จา ยเป น ค าตี พิ ม พ ผลงานนั้นมักจะไมมีการคืนหากผูเขียนไมเขารวมประชุม

4.4.3 การชําระเงินลงทะเบียน การชําระเงินลงทะเบียนนั้นสวนมากจะใชการชําระเงินผานทางบัตรเครดิต ซึ่งตองระบุประเภท ของบั ต รเครดิ ต ให ชั ด เจนลงไป อาทิ วี ซ า และมาสเตอร ก าร ด เป น ต น นอกจากนี้ ผู จั ด การประชุ ม ควรจะจั ด ให มี ช อ งทางอื่ น ที่ อํ า นวยความสะดวกกั บ ผู ที่ มี ค วามสนใจเข า ร ว มประชุ ม ด ว ยการชํ า ระเงิ น ผานทางธนาคาร สวนการชําระเงินหนางานก็สามารถรับเงินสดหรือบัตรเครดิต โดยมีการออกใบเสร็จรับเงิน ใหดวย

4.4.4 ระบุรายละเอียดการติดตอเจาหนาที่ผูรับลงทะเบียน ข อ มู ล ของการลงทะเบี ย นนั้ น จํ า เป น ที่ จ ะต อ งระบุ ร ายละเอี ย ดการติ ด ต อ เจ า หน า ที่ ผู รั บ ลงทะเบี ย น อาทิ ชื่ อ นามสกุ ล หมายเลขโทรศั พ ท อี เ มล ที่ อ ยู สํ า หรั บ ส ง ไปรษณี ย เป น ต น ซึ่ ง ควรจะให ข อ มู ล ของเจ า หน า ที่ ม ากกว า 1 คนเนื่ อ งจากอาจจะมี ผู ติ ด ต อ เข า ไปมากเป น พิ เศษ ในชวงที่ใกลจะจัดการประชุม

4.4.5 ซอฟตแวรการลงทะเบียน ในอดีต หนวยงานที่มีการจัดประชุมอยางสม่ําเสมออยาง “ไอทริปเปลอี (IEEE = Institute of Electrical and Electronics Engineers)” ได จั ด ทํ า ซอฟต แ วร ก ารลงทะเบี ย นแบบระบบปฏิ บั ติ ก ารเก า คือ “ดอส (DOS = Disk Operating System)” ซึ่งปจจุบันเลิกใชแลว โดยซอฟตแวรการลงทะเบียนรุนแรกนั้น มี ชื่ อ ว า “เร็ ก เอนทรี (REGENTRY = Registration Entry)” ซึ่ ง ต อ มาได พั ฒ นาเป น รุ น ที่ 2 และให ชื่ อ ว า “เอนทรี (ENTRY)” แตซอฟตแวรดังกลาวอาจมีขอจํากัดในการใช เพราะตองไดรับการการฝกฝนและศึกษา คูมือมาอยางละเอียดแลวเทานั้นจึงจะสามารถใชซอฟตแวรดังกลาวได เนื่องจากไมสามารถควบคุมโปรแกรม โดยการใชเมาสไปคลิกที่ไอคอน หรือคลิกที่ชองที่ตองการเติมคํา การควบคุมก็จะตองทําดวยการกดคียลัด (Short Cut) ต างๆ ตามที่ ระบุ ไวในซอฟต แ วร นอกจากนี้ ทุ ก ครั้งที่ บั น ทึ กขอมู ลของผู เข ารวมประชุม เสร็จ ในแตละรายนั้น จะตองทําการปด และเปดเครื่องคอมพิวเตอรขึ้นมาอีกครั้งเสมอ ในป จ จุ บั น หน ว ยงานชั้ น นํ า ต า งๆ ที่ จั ด ประชุ ม อย า งสม่ํ า เสมอทุ ก ป ไ ด มี ก ารออกแบบ ฐานข อ มู ล และระบบสํ า หรั บ การลงทะเบี ย นให มี รู ป แบบการจั ด เก็ บ ข อ มู ล ที่ ส ะดวกขึ้ น เป น หน า เว็ บ ที่ มี “ซอฟต แ วร ป ระยุ ก ต ที่ เ ป น แบบเว็ บ (Web Application)” ซอฟต แ วร ร ะบบการลงทะเบี ย นนั้ น

- 27 -

ไม ใ ช เ พี ย งแต รั บ ข อ มู ล ต า งๆ ของผู เ ข า ร ว มประชุ ม แล ว ยั ง เป น ซอฟต แ วร ที่ ส ามารถประมวลผล และดําเนินการใหการลงทะเบียนนั้นเสร็จสมบูรณได 1) ขอมูลพื้นฐานที่จําเปนสําหรับซอฟตแวรนําไปประมวลผลนั้นประกอบดวยขอมูลตางๆ ดังตอไปนี้ • ชวงระยะเวลาของการลงทะเบียนลวงหนา • อัตราคาลงทะเบียนลวงหนา • ชวงระยะเวลาของการลงทะเบียนปกติ • อัตราคาลงทะเบียนปกติ • อัตราคาลงทะเบียนตามสถานภาพตางๆ ของผูเขารวมประชุม • อัตราคาทะเบียนหนางาน 2) ความสามารถของซอฟต แวรการลงทะเบี ยนหลั งจากได รั บข อมู ลจากผู ลงทะเบี ยนแล ว ควรจะประมวลผลและดําเนินการ หรือ สรางเอกสารที่สําคัญดังตอไปนี้ • พิ ม พ ใ บเสร็ จ รั บ เงิ น ซึ่ ง ระบุ วั น ที่ ล งทะเบี ย นตามความเป น จริ ง วิ ธี ก ารจ า ยเงิ น และขอมูลที่เกี่ยวของอื่น ๆ อาทิ รายละเอียดของผูเขารวมประชุม เป นตน ที่สําคัญ ใบเสร็ จ รั บ เงิ น ดั ง กล า วจะต อ งระบุ ว า ดํ า เนิ น การโดยซอฟต แ วร ไม ใ ช เจ า หน า ที่ เพราะจะไมมีการลงลายมือชื่อของเจาหนาที่นั่นเอง • ส ง ข อ มู ล ไป ยั ง ฝ ายจั ด เอก สาร เพื่ อให ดํ าเนิ น การจั ด เอกสาร และส ง ไป ใหกับผูลงทะเบียนตามที่อยูที่ระบุไว หรือจัดเตรียมเอกสารไวใหเพื่อมาเขารวมประชุม • สรางปายชื่อที่ติดเมื่อมารวมประชุม หรือบัตรอื่นๆ ที่เกี่ยวของ อาทิ บัตรรับประทาน อาหาร และบั ต รจอดรถ เป น ต น ซึ่ ง ฝ า ยจั ด งานจะเป น ผู จั ด พิ ม พ แ ต เพี ย งผู เดี ย ว เพื่อใหเปนมาตรฐานเดียวกันทั้งหมดและปองกันการปลอมแปลง โดยที่บัตรเหลานี้ ก็จะระบุหมายเลขประจําตัวของผูลงทะเบียนไวดวย • คํ านวณค าใช จ ายอื่ น ๆ หรื อส งข อมู ลให กั บ หน วยงานที่ เกี่ ยวข อง อาทิ ในกรณี ที่ ผู ล งทะเบี ย นประสงค จ ะจองที่ พั ก หรื อ มี ค วามต อ งการใช บ ริ ก ารอื่ น ๆ เป น ต น ซอฟต แ วรจ ะดํ า เนิ น การคํ านวณ รั บ เงิน และส งข อ มู ล ไปยั งหน วยงานที่ เกี่ ย วข อ ง อาทิ โรงแรมที่ใหบริการ เปนตน จะเห็ น ได ว า ซอฟต แ วร ก ารลงทะเบี ย นดั ง กล า วนี้ มี ป ระสิ ท ธิ ภ าพและความแม น ยํ า ในการคํ า นวณสู ง จึ ง น า จะเชื่ อ ได ว า แนวทางที่ กํ า หนดให ค ร า วๆ นี้ หากมี ก ารนํ า ไปพั ฒ นาต อ ไปแล ว ยอ มจะช วยให การจัด ประชุม ดํ าเนิ น ไปได อย างมี ป ระสิท ธิภ าพ ประหยัด เวลา กํ าลังคน และเป น การสราง ฐานขอมูลที่สามารถแสดงผลรวมของผูเขารวมประชุมไดทันที นอกจากนี้ยังเปนฐานขอมูลที่สามารถนําไปใช กับการจัดประชุมในอนาคตอีกดวย

- 28 -

4.4.6 ตัวอยางขอมูลโดยละเอียดสําหรับการลงทะเบียนผานอินเทอรเน็ต รู ป ที่ 22 และ รู ป ที่ 23 เป น ตั ว อย า งแบบฟ อร ม การลงทะเบี ย นผ า นอิ น เทอร เ น็ ต สํ า หรั บ ผู ที่ ต อ งการจะสมั ค รลงทะเบี ย นด ว ยตนเอง ซึ่ ง นอกจากจะใช เป น การรั บ ข อ มู ล ของผู ที่ ส นใจ จะเขารวมประชุมผานทางอินเทอรเน็ตที่อํานวยความสะดวกกับผูที่ตองการลงทะเบียนซึ่งอาจจะอยูหางไกล ออกไปคนละประเทศแลว ยังสามารถใชเป นแบบฟอรมที่เจาหนาที่ฝายลงทะเบียนสามารถรับ ลงทะเบียน หนางานจัดการประชุมไดเชนกัน จากรายละเอียดของงานดานลงทะเบียนที่กลาวมาขางตนจะเห็นไดวา งานดานการลงทะเบียน มี ร ายละเอี ย ดมาก ดั ง นั้ น จึ ง ควรมี ก ารวางแผนดํ า เนิ น การลงทะเบี ย นอย า งเป น ระบบและควรฝ ก อบรม ซักซอมเจาหนาลงทะเบียนใหมีความเขาใจและสามารถปฏิบัติงานไดอยางมีประสิทธิภาพกอนการจัดประชุม เพื่ อ ลดป ญ หาที่ อ าจจะเกิ ด จากงานด า นทะเบี ย นได อาทิ การคํ า นวณค า ลงทะเบี ย น การจั ด ทํ า ป า ยชื่ อ และการที่มีผูรอคิวลงทะเบียนหนางานจํานวนมากซึ่งทําใหการเริ่มประชุมตองเลื่อนเวลาออกไป เปนตน

- 29 -

ตัวอยางแบบฟอรมสําหรับการลงทะเบียนผานทางอินเทอรเน็ต การลงทะเบียนสําหรับการประชุมเรื่อง ........................................................................ ณ ............................................................ วันที่ประชุม ................................... โปรดกรอกขอมูลใหถูกตองครบถวน สําหรับชองที่มี * คือขอมูลที่ตองการและวางไมได 1. ขอมูลของตัวแทนผูประสงคเขารวมประชุม * ชื่อ *นามสกุล *ชื่อหนวยงาน *ตําแหนงหนาที่ *สถานภาพสมาชิก { ไมเปนสมาชิก { เปนสมาชิก หมายเลข__________ *สถานภาพนักศึกษา { ไมเปนนักศึกษา { เปนนักศึกษา *ระบุรหัสนักศึกษา *ระบุชื่อสถาบัน *ที่อยู *จังหวัด *ประเทศ *รหัสไปรษณีย *อีเมล *เบอรโทรศัพท เบอรแฟกซ โปรดระบุประเภทอาหาร { ไมตองการระบุ { อาหารมังสวิรัติ { อาหาร ฮาลาล { อื่นๆ ระบุ____ รายละเอียดผลงานเผยแพรใน ชื่อเรื่อง___________________ หมายเลข_________________ การประชุม ไมตองการใหเปดเผยชื่อ ที่อยู และอีเมลแอดแดรส ในรายชื่อผูเขารวมประชุม อัตราคาลงทะเบียน (รวมภาษี) *โปรดเลือกวิธีการชําระ { VISA { MasterCard { โอนเงินผานธนาคาร อัตราคาลงทะเบียน สมาชิก บุคคลทั่วไป นักศึกษา ลงทะเบียนลวงหนา (กอนวันที่..........) 780.00 830.00 630.00 ลงทะเบียนปกติ (หลังวันที่...............) 940.00 990.00 630.00 รูปที่ 22. ตัวอยางแบบฟอรมสําหรับการลงทะเบียนผานทางอินเทอรเน็ต

- 30 -

โปรดทราบ: นักศึกษาตองแสดงหลักฐานเชน บัตรประจําตัวนักศึกษา และจดหมายจากสถาบันการศึกษาทาง แฟกซ จึงจะถือวาการลงทะเบียนในอัตรานักศึกษานั้นสมบูรณ ผูสงผลงานตีพิมพในเอกสาร: ในกรณีที่เปนผลงานที่เขียนรวมกัน ผูเขียนอยางนอย 1 ทานในเอกสารนั้นๆ จะตองลงทะเบียนกอนภายในวันที่ ..................... รายละเอียดการโอนเงินผานทางธนาคาร หมายเหตุ: ผูโอนเปนผูรับผิดชอบคาใชจายที่เกิดจากคาโอนเงินทั้งหมด ชื่อธนาคาร................................ สาขา............................ เลขบัญชี......................................... ชื่อบัญชี.........................................

Swift Code: โปรดระบุชื่อผูลงทะเบียนใหตรงกับที่แจงไว และระบุชื่อของการประชุมใหชัดเจน หากตองการขอมูลเพิ่มเติมโปรดติดตอ คุณ........................................................................ โทรศัพท................................................................. แฟกซ....................................................................

Email:…… หรือพิมพขอความลงในชองขางลางนี้ ............................................................................................................ ที่อยูสําหรับสงทางไปรษณีย เลขที่ ....................... ถนน.................................................... เขต................................................ แขวง.......................................... จังหวัด................................. รหัสไปรษณีย..........................

รูปที่ 23. ตัวอยางแบบฟอรมสําหรับการลงทะเบียนผานทางอินเทอรเน็ต (ตอ)

- 31 -