MANUAL DE VOCERÍA CARDER.

C O R P O R AC I Ó N AU TÓ N O M A R E G I O N A L D E R I SA L R A DA

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CARDER

Subproceso de Comunicaciones Secretaría General

CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE RISALRADA

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CARDER “El éxito de una buena relación con nuestros públicos objetivos depende de la imagen que usted nos ayude a proyectar ante los medios”

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INTRODUCCIÓN: El Subproceso de Comunicaciones de la Corporación Autónoma Regional de Risaralda presenta la directriz que deben seguir todas las dependencias de la CARDER con el fin de comunicar mensajes sólidos y coherentes a la opinión pública.

Lo que no se comunica es invisible, por eso es muy importante que se esté en contacto permanente con la prensa para poder informar de manera oportuna y veraz a los públicos objetivos sobre los avances, problemáticas y resultados que tenemos como autoridad ambiental de Risaralda.

Los voceros son las ‘caras visibles de la Corporación’ y quienes socializan lo que la entidad realiza, los demás funcionarios deben tener la disponibilidad de entregar información para gobernar y comunicar con transparencia.

Esa información debe ser clara y contundente para evitar distorsiones que afecten el desarrollo de procesos. El diseño de este Manual de Voceros es una herramienta que sirve de guía para su labor cotidiana.

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ASIGNACIÓN DE VOCEROS VOCERO OFICIAL:

VOCEROS SECUNDARIOS:

En primera instancia el vocero oficial será quién ocupe el cargo de la Dirección General de la Corporación, pues es la persona que reviste la institucionalidad plena de la CARDER al ser el representante legal de la misma.

En segundo lugar, los voceros suplentes serán personas que designe la Dirección General de la Corporación a través del Subproceso de Comunicaciones por medio de correo electrónico.

Por lo tanto, es una opinión autorizada, porque expresa la visión y valores corporativos e informa sobre hechos reales.

Los voceros suplentes deberán estar preparado para ejercer su función en todo momento y lugar, y siembre deberá estar acompañado por un miembro del Subproceso de Comunicaciones, que sea garante de la eficacia del mensaje y de la prevención de crisis.

El vocero o vocera tiene el compromiso de la representación institucional, por lo tanto, expresa la posición oficial. El vocero o la vocera tiene la responsabilidad de la divulgación y posicionamiento efectivo de los mensajes claves que la institución le encomienda o le demanda.

Por esta razón, el vocero oficial deberá procurar estar acompañado y escuchar las recomendaciones del líder de comunicaciones, quien buscará construir un equilibrio entre el interés institucional, en mostrar sus logros y el de los periodistas por conseguir y difundir contenido real, oportuno y novedoso.

Sin delegación o autorización previa por el Subproceso de Comunicaciones ningún funcionario podrá dar declaraciones a medios de comunicación a nombre de la entidad.

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ASIGNACIÓN PREPARACIÓN DEANTES VOCEROS DE LA ENTREVISTA Informe sobre su entrevista o sobre la petición del medio para hacer la entrevista al líder de comunicaciones.

Conozca bien el medio, sus audiencias, el periodista y concierte tiempo y lugares adecuados para la entrevista.

Llegue a acuerdos previos a la entrevista sobre el tema y sus alcances, esto le permitirá poner todo claro desde el inicio.

Pregunte el tiempo que tiene. Prepárese para hablar sólo ese tiempo y optimícelo.

Use lenguaje sencillo, cercano, entendible.

Traduzca los términos técnicos. Prepare y tenga muy claros sus mensajes clave y la forma de decirlos. ¡Siempre maneje cifras!

Si no está seguro, busque la información pertinente, solicite un momento y cerciórese de tener la información que corresponda.

La entrevista comienza desde el momento en que hace contacto con el periodista. No hay nada “Off the record”, todo hace parte de la entrevista desde el saludo hasta la despedida.

Apague su celular o entréguelo a alguien de confianza y solicite que no le transfieran llamadas, mientras dure la entrevista.

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RECOMENDACIONES

GENERALES

Exprese la posición de la Corporación Autónoma Regional de Risaralda, con la información disponible y de acuerdo con la directriz del equipo de comunicaciones para evitar rumores, interpretaciones o mal posicionamiento de informaciones, por parte de personas ajenas a la entidad.

Tenga serenidad, tranquilidad y concentración.

NO el sarcasmo, la especulación o la mentira.

Recuerde que este no es un tema personal.

Utilice un lenguaje claro y conciso.

Transmita ideas simples y de fácil comprensión.

Evite frases hechas y muletillas.

Utilice con moderación los adjetivos y adverbios.

Recurra a ejemplos cuando sea posible.

Ofrezca siempre cifras imprescindibles y debidamente validadas.

Hable siempre en positivo y en función de las acciones proactivas de la administración.

Si le preguntan temas difíciles, utilice frases como estas para cambiar de tema: cómo le venía diciendo… La idea completa es que… Algo importante es que… Una idea que no quiero que se me escape es… Recuerde la utilización en el contexto adecuado y sin forzar.

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DURANTE LA ENTREVISTA Comportamientos Procure estar en los lugares que hagan referencia al tema a tratar.

Hágase acompañar de un miembro del Subproceso de Comunicaciones o de un periodista designado.

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ENTREVISTAS RADIALES TELEFÓNICAS Procure no ceder a enfrentamientos con ciudadanos u otras personas opositoras.

En lo posible lograr lapsos cortos que dejen a los oyentes con ganas de más.

Hable a las audiencias con ejemplos y elementos emotivos del tema que usted maneja.

Aborde los temas racionales con claridad.

Hágase acompañar del líder de comunicaciones de la entidad o de un periodista designado.

Aproveche sus apuntes, pero hable con total normalidad.

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ENTREVISTAS RADIALES EN CABINA: Salude a todo el personal presente.

En lo posible hable en lapsos cortos que dejen a los oyentes con ganas de más.

Proponga un diálogo y no solo pregunta respuesta.

Fuera del aire siempre mantenga coherencia (no hay off de record).

Maneje el tiempo con prudencia

ENTREVISTAS PARA TELEVISIÓN PREGRABADA: Recuerde la importancia del vestuario e imagen personal.

Cuide su actitud y postura cuando lo estén registrando en cámaras. ¡Todo comunica! Revise el sitio de las entrevistas de acuerdo con los temas a tratar (en lo posible utilizar ambientes naturales).

Aproveche el lenguaje corporal y oral.

Trate de compartir su mirada a la cámara con la mirada al periodista durante las declaraciones. En los planos de apoyo (cuando no hay micrófono de por medio).

No pierda la compostura ni el trato sobrio, formal pero amable con el comunicador. Salvo error grave.

Evite pedir repetición.

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ENTREVISTAS PARA TELEVISIÓN EN ESTUDIO Recuerde la importancia del vestuario e imagen personal, aunque lo más importante es el contenido de sus respuestas.

Salude.

Siempre admita algo de maquillaje para el sudor y un vaso de agua cerca.

Pregunte cuál es su cámara.

Procure no portar papeles que le dispersen del diálogo espontáneo.

Aproveche el lenguaje corporal y oral. Trate de compartir su mirada a la cámara con la mirada al periodista.

Cuide su actitud y postura cuando lo estén registrando en cámaras.

RONDAS DE MEDIOS Pueden ser presenciales o telefónicas.

Solicite al comunicador que lo acompañará, la agenda con los nombres de los espacios, las personas y el perfil de público al cual se dirige.

Sea muy coherente con el perfil de audiencia de cada medio, su lenguaje e intereses en relación con el tema.

Las rondas de medios se organizan desde el Subproceso de Comunicaciones.

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LÍDERES DE OPINIÓN Y BLOGUEROS Parten de hechos objetivos para realizar una argumentación.

Con ellos se recomienda el envío de documentación escrita y posteriormente si consideran un diálogo: hacerlo en privado, sin grabaciones y con las mismas recomendaciones sobre forma, tono y estilo expuestas anteriormente.

La cordialidad y el trato pesan en una opinión favorable, pero nunca abuse o se exceda.

Es muy importante dar contexto de los temas.

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ENTREVISTAS DE PRENSA ESCRITA Recuerde la importancia de los sitios de las entrevistas de acuerdo con los temas a tratar y su papel como vocero.

Trate de acompañarse solo de un asistente técnico y del comunicador responsable.

Recuerde que toda documentación que usted muestra al periodista es susceptible de entregarse.

Cuide mucho el lenguaje corporal.

No reciba llamadas y mantenga su celular en silencio.

Si se trata de una obra pública y es prudente, realice la visita con el periodista para ilustrarlo mejor.

Cuide su actitud, postura y presentación cuando lo estén registrando en cámaras.

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VOCEROS EN OTROS ESPACIOS

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MANEJO DE EXPOSICIONES O PRESENTACIONES PÚBLICAS El Subproceso de Comunicaciones cuenta con las plantillas necesarias para realizar sus presentaciones de diapositivas para el público.

Procure conocer bien sobre el tema de interés del auditorio, el tiempo que le asignaron y las preguntas potenciales que pueden surgir.

Recuerde que los registros de audio y video que se obtienen pueden tener uso público o en memorias para los asistentes.

Dependiendo del entorno, sea espontáneo en su intervención, utilice ejemplos y siga las recomendaciones anteriores.

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MANEJO DE REDES SOCIALES PERSONALES Recuerde que, por medio de las redes sociales personales, historias y estados de su dispositivo celular o cualquier medio público con su identidad, usted se convierte en vocero espontáneo de la administración de la entidad por lo cual siempre cuide el tono, evite responder ataques o brindar explicaciones complejas por esos medios, sea muy prudente y piense muy bien y con cabeza fría antes de comunicar.

Las redes son medios de muy rápida acción, por eso pueden ser tentados en temas candentes a pasarse de la línea, sea cuidadoso al escribir.

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MANEJO DE REUNIONES DE TRABAJO SOCIALES Recuerde que usted no deja de ser integrante de la Corporación en ninguna situación, por lo cual debe ser sumamente cuidadoso con el manejo de la información que es de uso estratégico y no debe ser divulgada.

Hay una serie de temas e indicadores clave del gobierno que son recurrentes en ciertas reuniones y hacen parte de la cultura general y una postura oficial a la cual conviene acogerse o evitar manifestarse positiva o negativamente frente a ellas si no se tienen claras.

En cualquier caso, es fundamental estar enterados de los principales temas de gobierno y la posición institucional.

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LO QUE DEBE Y NO DEBE HACER UN VOCERO LO QUE DEBE HACERSE

LO NO QUE DEBE HACERSE

Diga siempre la verdad

Nunca mienta

Informe con precisión. Su credibilidad y prestigio dependen de eso.

No diga “sin comentarios” jamás

Cuando no sepa la respuesta a una pregunta, reconózcalo así

Ofrezca que buscará la respuesta y hállela lo antes posible. No improvise, no especule ni adivine

Corrija los errores de inmediato

Admita que no dio la respuesta correcta y que desea aclarar la confusión No pretenda que su comentario se considere “extraoficial” después de haberlo hecho

Evite los tecnicismos, hable con un lenguaje sencillo

No se niegue a responder

Dé por hecho que todo lo que diga se considerará oficial

No dé noticias a menos que tenga toda la información en que se apoye

Sea abierto con los medios

No menosprecie a ningún medio ni a ningún periodista, aunque usted considere que son de menor importancia

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LO QUE DEBE Y NO DEBE HACER UN VOCERO LO QUE DEBE HACERSE

LO NO QUE DEBE HACERSE

Llame al periodista si cree que la información se ha presentado en forma inexacta

No confíe en su relación de amistad con el periodista cuando se trate de dar información oficial o delicad

Conteste siempre las llamadas de los periodistas a tiempo

No dé las primicias siempre a los a mismos medios. Los demás se sentirán discriminados

Trate de obtener la información que el periodista desea

Nunca discuta ni polemice con los periodistas en el set y mucho menos los trate con ironía ni menosprecio

Cultive el sentido del humor

No hable de temas conflictivos que no tengan que ver con su institución

Conteste a las preguntas que le hacen y no pretenda incluir otros elementos innecesarios

Nunca dé información o asista a una entrevista sin haber coordinado sus respuestas con los ejecutivos o directores de su institución

Adáptese al formato del programa sin perder de vista su idea principal. El vocero expresa una posición institucional (tercera persona del plural: nosotros, hemos trabajado)

No hablar en primera persona singular.

Prepárese siempre antes de asistir a una entrevista

NUNCA ofrezca obsequios o favores a un periodista.