Processos de Auditoria

Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho Processos de Auditoria 1) Fases da auditoria Num processo comum de Auditoria podem ser identificadas 5 Fases: 1.

Início da Auditoria;

2.

Revisão da Documentação;

3.

Planeamento da Auditoria;

4.

Execução da Auditoria;

5.

Preparação, Aprovação e Distribuição do Relatório de Auditoria.

O Início da Auditoria representa o contacto do Auditado com a Auditoria propriamente dita. Esta Fase tem por finalidade definir os objetivos, âmbito e critérios de auditoria, para além de identificar as áreas mais críticas da Empresa ou Organização, os aspetos Normativos ou Legais que não se encontrem devidamente aplicados ou, no caso de Auditorias de Terceira Parte, estabelecer os pontos que serão alvo de avaliação, de acordo com a área em que se pretende obter uma Certificação. É nesta primeira Fase que ocorre a seleção da Equipa Auditora, bem como do respetivo Coordenador. É fundamental que nesta fase se determine a exequibilidade da Auditoria, avaliando a disponibilidade de cooperação por parte do Auditado, de tempo e recursos adequados e de informação suficiente e apropriada para planear a Auditoria.

A Revisão da Documentação consiste na análise da documentação do Auditado, de forma a determinar a sua adequabilidade, tal como está documentado, com os critérios da Auditoria. Esta revisão, podendo ser efetuada sobre documentos e registos relevantes e Relatórios de Auditorias anteriores, deve ter em consideração a dimensão, natureza e complexidade da Organização, assim como os objetivos e âmbito da Auditoria. Por vezes, é realizada uma visita de carácter informal, de forma a obter uma perspetiva geral apropriada da informação disponível.

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No Planeamento da Auditoria estabelece-se o programa que deve ser seguido durante a Auditoria. Este Plano pode sofrer alterações durante o processo, pelo que se pode caracterizar como sendo flexível. É fundamental que o Plano estabelecido garanta a

cobertura de todos os aspetos relevantes de acordo com o objetivo da Auditoria.

No Plano devem estar identificados aspetos como o âmbito, objetivos e critérios da Auditoria, os elementos que compõem a Equipa Auditora e as respetivas funções e responsabilidades, os departamentos, tarefas ou dimensões a auditar, a data e local previsto para cada atividade da Auditoria e o conjunto de documentos de trabalho a utilizar pela Equipa Auditora.

Depois de definidas as suas tarefas e responsabilidades, os membros da Equipa devem rever a informação que lhes seja relevante e preparar documentos ou ferramentas que lhes possibilitem, durante a Auditoria, registar as informações e dados pertinentes.

Esses documentos ou ferramentas podem incluir Listas de Verificação, ou formulários para registo de informações.

Na fase de Execução da Auditoria, a Equipa Auditora verifica se os parâmetros definidos anteriormente como analisáveis, de acordo com o objetivo da Auditoria, estão de acordo com as respetivas diretrizes e referências legislativas ou normativas para aquele sector ou área de atividade.

Numa primeira etapa, é realizada uma reunião de abertura entre a Equipa Auditora, ou apenas o seu Responsável, e a gestão do Auditado ou, quando aplicável, os responsáveis pelas funções ou processos a auditar. Esta reunião tem por objetivo confirmar alguns dos parâmetros do processo e esclarecer quaisquer dúvidas do auditado em relação ao âmbito, objetivos e Plano de Auditoria definidos e aos métodos, ferramentas e práticas a utilizar. Nesta reunião pode proceder-se ao ajuste do Plano delineado anteriormente, caso se conclua que este não está devidamente adaptado à realidade em que será levado a cabo.

Durante a execução da auditoria, caso seja necessário, deverão estabelecer-se princípios formais para a comunicação entre a Equipa Auditora e o auditado. Convém que todos os membros da Equipa Auditora se reúnam periodicamente de forma a trocar informações, avaliar o progresso da auditoria e, se necessário, redistribuir tarefas e Página 2 de 8

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responsabilidades entre eles. Convém também que o coordenador da Equipa Auditora informe periodicamente o Auditado e o Cliente da Auditoria, conforme apropriado, do progresso da auditoria e de quaisquer preocupações ou factos relevantes e de interesse para as partes.

Quando existirem evidências que indiquem que os objetivos anteriormente definidos não são atingíveis, o Coordenador da equipa deve relatar as razões de tal facto ao Cliente da Auditoria e ao Auditado, para juntos estabelecerem o que fazer de forma a resolver o problema. Essa resolução poderá passar pela reconfirmação ou a modificação do Plano da Auditoria, por alterações aos objetivos ou ao âmbito da Auditoria e, em casos extremos, pela sua suspensão. É permitido que guias e observadores externos à equipa auditora acompanhem a execução da auditora, testemunhando-a em nome do auditado. Estes não devem influenciar ou interferir diretamente com a execução da Auditoria.

As suas responsabilidades passam pelo estabelecimento de contactos, a marcação de visitas a locais específicos da empresa ou organização, a definição de horários para determinadas

atividades,

como

entrevistas

ou

aplicação

de

questionários,

o

esclarecimento e apoio na recolha de informação e o assegurar que as regras relativas à segurança do local e aos procedimentos de segurança são conhecidas e respeitadas pela equipa Auditora.

A informação relevante para os objetivos, âmbito e critérios da auditoria deve ser recolhida através de métodos de amostragem apropriados e posteriormente verificada.

Apenas a informação que é verificável pode constituir Evidência de Auditoria e deve ser registada na totalidade.

As Evidências da Auditoria são baseadas em amostras da informação disponível.

Consequentemente, existe um elemento de incerteza quando se audita e aqueles que atuam com base nas conclusões da auditoria devem estar conscientes dessa incerteza.

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A Figura 1 proporciona uma visão geral da execução de uma Auditoria, desde a etapa de recolha de informação até se atingirem as conclusões da auditoria.

Figura 1 - Visão geral do processo de Auditoria, desde a Etapa de Recolha de Informação até se atingirem as conclusões da Auditoria.

As Evidências de Auditoria devem ser avaliadas face aos critérios de Auditoria, de forma a gerar constatações da Auditoria. As constatações da auditoria podem indicar a conformidade ou a não-conformidade com os critérios de Auditoria. Depois de as constatações serem devidamente revistas e confirmadas chega-se à enunciação das conclusões da Auditoria.

A última etapa desta fase corresponde à Reunião Final, na qual participa o Coordenador da Equipa Auditora, o auditado e, caso de justifique, o cliente da auditoria e outras partes interessadas. São apresentadas de forma clara e sucinta, para que possam ser facilmente percebidas, as principais conclusões retiradas do processo e acorda-se, se apropriado, o período de tempo para o Auditado apresentar um plano de ações corretivas e preventivas.

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A última fase do processo de auditoria corresponde à preparação, aprovação e distribuição do respetivo Relatório de Auditoria. O relatório deve ser distribuído aos destinatários designados pelo cliente da auditoria, apresentando um registo completo, exato, conciso e claro de todo o processo de Auditoria. Nesse Relatório devem constar ainda as conclusões e, caso faça parte dos objetivos definidos anteriormente para a Auditoria, as recomendações para melhoria ou propostas de ação corretivas, de modo a colmatar as falhas identificadas.

2) Certificações No caso das Auditorias de Terceira Parte, as informações e conclusões que constam no Relatório de Auditoria constituem-se como elementos fundamentais a considerar aquando da decisão de conceder, ou não, à Empresa ou Organização a Certificação requerida.

A Certificação é o processo que leva à emissão de um Certificado que atesta a conformidade de um determinado produto, processo ou serviço com os requisitos que constam num dado referencial. O Processo de Certificação deve ser conduzido por uma entidade externa e independente à Empresa ou Organização a certificar, devidamente acreditada para o efeito e denominada por Organismo de Certificação ou Entidade Certificadora. Em Portugal, desde 2004, as funções de organismo nacional de acreditação encontram-se atribuídas ao (Instituto Português de Acreditação (IPAC).

Para além da Certificação de um Sistema de Gestão, que se trata de um processo através do qual é avaliada e verificada a conformidade do(s) sistema(s) implementado(s), relativamente à norma ou normas de referência, em áreas como a Qualidade, o Ambiente, a SST ou a Segurança Alimentar, temos ainda a certificação de produtos, de serviços ou de equipamentos. Esta certificação assegura ao consumidor ou utilizador que o produto, o serviço ou o equipamento certificado cumpre com a(s) norma(s) especificada(s) no seu Certificado.

A obtenção de uma Certificação em determinados âmbitos é, hoje em dia, uma obrigatoriedade para determinados sectores de atividade. Porém, existem muitos casos em que estas não passam de uma opção estratégica das empresas ou organizações, com o intuito de melhorarem, evoluírem e chegarem a novos mercados. Nestes casos, Página 5 de 8

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apesar da obtenção de uma certificação ser uma decisão voluntária, é fundamental que seja tomada de forma consciente e empenhada, envolvendo todas as partes da Empresa ou Organização, uma vez que no futuro o seu envolvimento irá ser indispensável.

O facto é que, com o alargamento da concorrência em praticamente todos os sectores de atividade, a capacidade de apresentar comprovativos de reconhecimento por entidades independentes e competentes para tal, que garantam o cumprimento de requisitos específicos, assume um papel cada vez mais preponderante na capacidade de penetração comercial das empresas, organizações e produtos.

Do ponto de vista das Empresas e Organizações, a obtenção de uma Certificação, independentemente do seu âmbito, tem sempre vantagens, tanto ao nível interno como ao nível externo, como por exemplo: • Melhoria do prestígio e imagem da Empresa ou Organização; • Aumento da competitividade e entrada em novos Mercados; • Aumento da confiança e satisfação dos Trabalhadores, Clientes e Administração; • Estabelecimento de uma Cultura de Melhoria Contínua; • Prevenção e minimização de Perigos e Acidentes; • Obtenção de valor em termos de Marketing.

Contudo, o processo ligado à obtenção de uma Certificação, bem como a garantia da sua manutenção ao longo do tempo, acarreta consigo alguns inconvenientes, como por exemplo: • O facto da obtenção de uma Certificação ser um processo trabalhoso e moroso; • O facto de, em muitos casos, ser necessário muito tempo para adequar os parâmetros que serão alvo de análise, em função do tipo de Certificação desejada; • Os elevados custos associados ao processo de obtenção de certificação e posterior manutenção; • O aparecimento de ressentimentos entre os Trabalhadores ou Clientes, pelo facto de as mudanças requeridas irem contra uma cultura já enraizada na Empresa ou organização; Página 6 de 8

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• A confrontação com a elevada inflexibilidade a nível normativo ou burocrático.

3) Auditorias versus Consultorias É muito frequente confundir o conceito de “auditoria” com o conceito de “consultoria”, ou simplesmente não conseguir estabelecer uma fronteira entre eles. Logicamente, essas dificuldades estão também presentes quando nos focamos nos responsáveis por executar cada uma destas atividades, ou seja, os Auditores e os Consultores. O êxito das atividades desenvolvidas por estes profissionais depende, entre outros fatores, da clareza do papel de cada um na Empresa ou Organização.

Tal facto depende, numa primeira instância, da correta definição das funções de cada um e da correta definição do momento em que cada um deve atuar.

De uma forma simplista, podemos afirmar que uma Auditoria representa uma forma de ajuda organizacional, dirigida por profissionais especializados, os Auditores, que comparam num vasto leque de âmbitos, o que existe na Empresa ou Organização com o que deveria existir, recorrendo a normas, Leis, diretrizes e regulamentos orientados para o âmbito da análise e para o contexto em que ela ocorre, apresentando de seguida o conjunto de conclusões a que chegaram. Nestas conclusões constam os desvios identificados, isto é, as não-conformidades.

Quanto ao indivíduo que desenvolve atividades de Consultoria, o Consultor, pode ser definido como um conselheiro, ou seja, alguém com a capacidade de interpretar um cenário, diagnosticar uma situação e apontar medidas e ações corretivas.

Um ponto fulcral desta atividade prende-se com o facto de as medidas ou ações propostas quando da realização de uma Consultoria não se apresentarem como uma obrigatoriedade para a Empresa ou Organização. O Consultor não define aquilo que tem de ser feito, mas sim aquilo que pode ser feito, ficando a decisão de seguir o caminho sugerido pelo Consultor à responsabilidade de quem de direito de decisão na Empresa ou Organização.

Esta decisão tem sempre em linha de conta diversos parâmetros, como por exemplo, tempo de implementação, a viabilidade de implementação e a razão custo/benefício.

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Em vários mercados, as Empresas que executam Auditorias estão proibidas de realizar atividades de Consultoria. Isto acontece porque estas atividades, embora distintas, podem estar relacionadas entre si, o que torna real a possibilidade de surgirem conflitos de interesse. Por exemplo, um Auditor teria interesse em identificar não-conformidades sobre as quais ele mesmo pudesse, mais tarde, desenvolver uma atividade de Consultoria.

Por outro lado, em termos de Segurança no Trabalho, é muito frequente que estes dois Processos surjam de mãos dadas, sendo que aqui o Técnico Superior de Segurança no Trabalho ocupa os dois Cargos. Não é por acaso que as Listas de Verificação usadas em Processos de Auditoria tendem a ter um Campo de Medidas de Correção/Melhoria, o que, tecnicamente, já se enquadra num Processo de Consultoria.

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