Model verplichte policy

Policy Aangeraden of verplicht telewerk als maatregel tegen het coronavirus1 Voorwerp De huidige policy is opgesteld met inachtneming van de bepalingen van cao nr. 149 van 26 januari 2021 betreffende aanbevolen of verplicht telewerk omwille van de coronacrisis.

Met huidige policy wil de werkgever een tijdelijk kader vastleggen waarbinnen werknemers hun arbeidsprestaties volgens de functiemogelijkheden volledig of gedeeltelijk van thuis of op een andere locatie buiten de kantooromgeving verrichten.

Telewerk zal enkel mogelijk zijn binnen de modaliteiten van deze policy. Deze heeft tot doel om de rechten en plichten van werkgever en werknemer in het kader van het aanbevolen of verplicht telewerk te regelen.

Huidige policy werd in voorkomend geval besproken met de overlegorganen aanwezig in de onderneming2.

De werkgever kan deze policy eenzijdig wijzigen of opzeggen als gevolg van praktische noodzaak, economische redenen, wijzigingen in de wetgeving ter zake, wijziging in de organisatie van het werk, enz. Eventuele wijzigingen zal de werkgever schriftelijk ter kennis brengen aan de werknemers en zullen 7 dagen na deze schriftelijke kennisgeving van kracht worden.

Artikel 1. Begrippen Deze policy is van toepassing op telewerk dat aanbevolen of verplicht wordt als overheidsmaatregel tegen de coronacrisis.

Telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij de werknemer, met gebruik van informatietechnologie, de functie of activiteiten op regelmatige basis (en niet incidenteel) buiten de bedrijfslocatie uitvoert.

Werken op locaties, eigendom of gehuurd door de werkgever, wordt niet beschouwd als telewerk.

Artikel 2. Toepassingsgebied De werkgever laat telewerk toe zolang dit aanbevolen of verplicht wordt door de overheid als maatregel tegen de verspreiding van het coronavirus.

1

De policy moet uitdrukkelijk en duidelijk aan de werknemers gecommuniceerd worden. Dit kan bv. via het intranet, een e-mail (eventueel met leesbevestiging), informatie tijdens een digitale bijeenkomst of een andere communicatievorm.

De policy moet niet voor akkoord ondertekend worden door de werknemer. Als deze ondertekend wordt voor akkoord, komt dit de afdwingbaarheid van de policy ten goede.

2 Schrappen indien niet van toepassing

1

Deze policy is niet van toepassing op de werknemers voor wie telewerk onmogelijk is omwille van de aard van de functie.3

Artikel 3. Arbeidsvoorwaarden De telewerker geniet van dezelfde arbeidsvoorwaarden als deze die worden toegepast wanneer hij op de bedrijfslocatie van de werkgever werkt.

Artikel 4. Plaats van het telewerk De arbeidsprestaties kunnen in toepassing van deze policy worden gepresteerd op het thuisadres van de werknemer of elke andere werkplek buiten de lokalen van de werkgever die geschikt is om arbeidsprestaties te verrichten (ontmoetingsplekken voor netwerking en kennisdeling, vergaderruimtes, …).

De gekozen werkplek moet ten allen tijde voldoen en beantwoorden aan: •

de veiligheidsmaatregelen zoals opgelegd door de overheid;

•

de sanitaire voorschriften zoals social distancing en het samenscholingsverbod.

Onder thuisadres verstaan we het adres waar de werknemer gedomicilieerd is of een vooraf opgegeven verblijfsadres van de werknemer.

De werknemer brengt de werkgever op de hoogte van de plaats die hij/zij kiest en van waaruit hij/zij zijn/haar arbeidsprestaties zal leveren. Zonder melding, wordt dit geacht de hoofdverblijfplaats van de werknemer te zijn.

Artikel 5. Frequentie van het telewerk Indien de aard van de functie geen voltijds thuiswerk toelaat, bepalen werknemer en werkgever in overleg op welke dag(en) de werknemer zijn arbeidsprestaties op een andere werkplek zal uitoefenen.

De werkgever oordeelt hierbij steeds in functie van de werkorganisatie.

Als de werknemer omwille van technische redenen (laptop stuk, langdurige onderbreking internetverbinding, …) of overmacht geen telewerk kan verrichten, moet de werknemer de werkgever hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. Indien de technische storingen aanhouden, zal de werknemer zich naar zijn normale tewerkstellingsplaats of de dichtstbijzijnde lokalen van de werkgever verplaatsen, behoudens andere afspraak met de werkgever.

Artikel 6. Arbeidsduur en bereikbaarheid De telewerker moet het werk organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur.

3

De werkgever kan op ondernemingsniveau een lijst vastleggen van functies en/of activiteiten die niet in aanmerking komen voor het verplicht/aanbevolen telewerk. We raden aan dit niet in de policy op te nemen. Moet de lijst van deze functies/activiteiten aangepast worden, dan moet zo de policy niet opnieuw aangepast worden.

2

De werknemer moet dus het aantal uren die voorzien zijn in zijn werkrooster presteren, zonder hierbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven.

OF De werknemer respecteert strikt het werkrooster zoals voorzien in de individuele arbeidsovereenkomst.

De werknemer blijft op dezelfde wijze bereikbaar voor collega’s, leidinggevende en klanten (mail/telefoon/gsm) zoals dit het geval is wanneer hij/zij de werkzaamheden zou verrichten in de lokalen van de werkgever.

OF Van de werknemer wordt verwacht dat hij /zij maximaal bereikbaar is tijdens de voor hem/haar geldende werkuren.

OF Van de werknemer wordt verwacht dat hij /zij maximaal bereikbaar is tijdens de in de onderneming geldende stamtijden.

Artikel 7. Werkingsmiddelen en vergoedingen De werkgever stelt de werknemer de nodige ICT-connectiviteit ter beschikking zodat de werknemer vlot vanuit andere locaties dan de kantooromgeving kan werken.

De werkgever stelt de telewerker volgende werkingsmiddelen ter beschikking : Bijvoorbeeld: •

Laptop: De werknemer mag de door de werkgever ter beschikking gestelde laptop enkel aanwenden voor professionele doeleinden

•

GSM/smartphone: de werknemer kan deze zowel professioneel als privé gebruiken. Voor het privégebruik rekent de werkgever een wettelijk voordeel van alle aard aan.

•

Internetverbinding : De werknemer gebruikt zijn eigen internetverbinding.

De werknemer zal als een goed huisvader zorgen voor de hem ter beschikking gestelde werkingsmiddelen en technologie en deze gebruiken volgens de in de onderneming geldende richtlijnen.

De werknemer kan beroep doen op de technische ondersteuning van het terbeschikkinggestelde materiaal volgens de gelende afspraken en gebruiken in de onderneming.

EN/OF De werkgever vergoedt de werknemer voor het professioneel gebruik van zijn persoonlijke werkmiddelen en andere kosten verbonden aan het thuiswerk.

Deze telewerkvergoeding bedraagt maximum ….€ per maand.

De werkgever ziet er op toe dat de forfaitaire onkostenvergoeding die de werknemer desgevallend ontvangt, geen kosten verbonden aan telewerk dekt. In voorkomend geval zal de forfaitaire onkostenvergoeding aangepast worden om een dubbele vergoeding van eenzelfde kost te vermijden.

In geval van schorsing van de arbeidsovereenkomst gedurende een periode van langer dan 1 maand, zal de telewerkvergoeding tijdens deze schorsingsperiode niet langer worden betaald.

OF 3

Naast eventueel bestaande onkostenvergoedingen is er geen bijkomende vergoeding voor de kosten verbonden aan het telewerk.

Artikel 8. De organisatie van de thuiswerkplek De werkgever informeert de telewerker over het ondernemingsbeleid over veiligheid en gezondheid op het werk, in het bijzonder over de eisen inzake beeldschermapparatuur. De telewerker voert het beleid uit.

De werknemer moet de gekozen werkplek zodanig inrichten dat deze geschikt is voor het uitvoeren van de arbeidsprestaties.

Dit impliceert: -

dat de nodige infrastructuur (vb. internetconnectie, pc, printer, bureau, …) aanwezig is;

-

dat hij zelf instaat voor het creëren van een goede werkpleksituatie zodat hij op rustige en ongestoorde wijze kan werken.

De preventieadviseur kan advies 4 geven over het inrichten van de werkplek. De werknemer evalueert zelf of de werkplek voldoet aan de vereisten van veiligheid en gezondheid. Hij kan hiertoe te allen tijde de bedrijfspreventiedienst contacteren.

Artikel 9. Ziekte en ongeval In geval van ziekte of ongeval tijdens het afgesproken telewerk, zal de werknemer de werkgever op de hoogte brengen overeenkomstig de algemene richtlijnen die zijn opgenomen in het arbeidsreglement.

Artikel 10. Controle De werkgever informeert de telewerker over de manier waarop hij controle uitoefent op de uitvoering van het werk en/of de resultaten ervan.

De werkgever respecteert hierbij de persoonlijke levenssfeer van de telewerker en de geldende wetgeving.

Artikel 11. Bescherming van gegevens De werkgever informeert de telewerker omtrent de geldende richtlijnen over de bescherming van bedrijfs- en klantgegevens. Hij informeert hem in het bijzonder over de richtlijnen ten aanzien van het gebruik van IT-materiaal en/of –faciliteiten en over de sancties in geval de telewerker deze richtlijnen niet naleeft.

4

Eventueel te preciseren : schriftelijk, telefonisch, via videoconferentie, … afhankelijk van de afspraken gemaakt met de externe preventiedienst.

4

Artikel 12. Slotbepalingen Deze policy is van kracht vanaf [XX/XX/XXXX] De policy neemt een einde vanaf het ogenblik dat telewerk niet langer aanbevolen of verplicht door de overheid als maatregel in strijd tegen de coronacrisis en sowieso uiterlijk op 31 december 2021.

5