Remboursement des frais Préparez-vous à un contrôle Vos salariés engagent des frais à titre professionnel dans l’exercice de leur fonction. Soit vous les remboursez sur la base des factures qu’ils présentent, soit vous leur versez chaque mois un montant forfaitaire. Ce forfait présente l’avantage d’entraîner moins de tracas administratifs. En principe, le remboursement des frais n’est pas considéré comme du salaire, à la condition d’appliquer strictement les règles. Dans le cas contraire, vous vous exposez en effet à une requalification en salaire (déguisé). Lors d’un contrôle, l’inspecteur examinera inévitablement votre politique de remboursement des frais à la loupe. Si vous remboursez simplement les frais réellement engagés sur la base de documents probants, leur justification coule généralement de source. Il importe toutefois que vous puissiez prouver que ces frais ont été engagés dans le cadre de la relation de travail et qu’ils sont à la charge de l’employeur. En revanche, si vous payez un forfait, vous devez pouvoir justifier la hauteur du montant. Si cette justification est insuffisamment étayée, il se peut que votre remboursement forfaitaire des frais soit requalifié (en partie) en salaire. En conséquence, vous devrez payer non seulement les cotisations sociales patronales, mais aussi les cotisations du travailleur, augmentées des intérêts et d’une amende. Sans parler des éventuelles implications fiscales. Le fait que l’ONSS et le fisc appliquent des critères différents ne facilite pas la tâche.
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