Pim van Vliet

Pim van Vliet, gemeentesecretaris Leiden en voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen

Krachttraining voor iedereen

Er staat momenteel flinke spanning op de wisselwerking tussen vraag en aanbod van arbeidskrachten. Managers, HRM-adviseurs en recruiters van organisaties bekreunen zich allemaal over dezelfde vragen: hoe trekken we nieuwe medewerkers aan én hoe behouden we onze collega’s? Voor deze vraagstukken bestaat niet één succesvol recept. Er zijn wel een paar ingrediënten te noemen. Ik besef dat ‘BBB’ ook heel andere associaties kan hebben, maar de drie B’s zijn wel van belang: boeien, binden en bloeien. Om te beginnen, levert het bevragen van je eigen personeel veel nuttige informatie op. Verdiep je in wat er speelt en wat ze belangrijk vinden. Bijvoorbeeld tijdens een medewerkersonderzoek of tijdens een exitgesprek: wat maakt dat zij het werk leuk vinden, en wat leidt tot een energielek? Goede arbeidsvoorwaarden zijn belangrijk, maar boven aan het lijstje staan vaak de ontwikkelkansen en eigen regelruimte die mensen binnen een organisatie ervaren. Kortom de derde B, (kunnen) bloeien, is cruciaal voor het boeien en binden van medewerkers. In Leiden hebben we al een aantal jaren een organisatiebrede ‘ontwikkelpool’. Voorheen was dit een groep jonge(re) medewerkers die hoofdzakelijk van buiten kwamen. Dit jaar is het een groep die is samengesteld met intern personeel uit verschillende onderdelen van de organisatie. Ze werken deels bij hun eigen afdeling en deels werken ze samen aan organisatiebrede opgaven. Ook combineren ze werk met trainingen. De opdrachten zijn beleidsinhoudelijk en/of hebben te maken met de organisatie. Leuk om te noemen is dat een eerdere groep samen een onboardingprogramma (met app) heeft gemaakt voor nieuwe medewerkers. En dat de huidige groep de vervoersmiddelen van medewerkers onderzocht heeft ten behoeve van een nieuwe reiskostenregeling. Maar we richten ons niet alleen op jonge medewerkers. Zo hebben we voor iedereen een ‘krachttraining’, gericht op je eigen ontwikkeling, en dit jaar start er voor medewerkers Beheer openbare ruimte een traject ter vergroting van hun digivaardigheid. We hopen op dit soort manieren een aantrekkelijke werkgever te blijven die ontwikkelkansen biedt, en verwachten tegelijkertijd dat medewerkers mee (willen en kunnen) groeien met het veranderende werk. Dit zijn een paar voorbeelden uit de praktijk van Leiden. Binnen de Vereniging van Gemeentesecretarissen is de huidige arbeidsmarkt ook een veelbesproken onderwerp. We beseffen dat we deels elkaars concurrenten zijn, maar dat weerhoudt ons er gelukkig niet van om onze aanpak en ervaringen te delen.

NA DE FUSIE Meer dan de som der delen

Een gemeentelijke herindeling betekent niet alleen een nieuwe gemeenteraad en – vaak – een nieuw gemeentehuis, maar ook: een nieuwe organisatie. Verschillende culturen en bloedgroepen moeten worden gesmeed tot een nieuwe, geoliede machine. Wat komt daarbij kijken?

Het samenvoegen van twee verschillende organisatieculturen gaat bijna nooit vanzelf. Hoe zorg je ervoor dat de nieuwe gemeente geen toneel van een stammenstrijd tussen bloedgroepen wordt, maar een echte som der delen – en liefst iets meer nog? Dijk en Waard is een fonkelnieuwe gemeente, begin dit jaar ontstaan na een fusie van Langedijk (met een kleine 30.000 inwoners) en het bijna twee keer zo grote Heerhugowaard. De samenvoeging ging niet gepaard met grote schokken en maatschappelijke en politieke discussies. Dat is weleens anders bij gemeentelijke herindelingen, die soms alleen kunnen worden doorgevoerd na een actieve bemoeienis van de provincie. Zo niet bij Dijk en Waard. Als voorbereiding op een bestuurlijke herindeling werkten de twee betrokken gemeenten al twee jaar samen in een ambtelijke werkorganisatie. Annet Doesburg is gemeentesecretaris en algemeen directeur van de gemeente. Zij kwam daar binnen toen Dijk en Waard al drie maanden een feit was. Bij haar aanstellen zal ongetwijfeld hebben meegespeeld dat zij bekend was met het fenomeen fusiegemeenten. In 2017 verruilde ze een directeurschap in het altijd hectische Amsterdam voor de functie van ‘kwartiermaker’ en beoogd gemeentesecretaris in de noordwesthoek van Friesland. Daar werd toen de laatste hand gelegd aan de nieuwe gemeente Waadhoeke en Doesburg kon er bouwen aan de nieuwe organisatie én haar eigen nieuwe functie.

Corona In Dijk en Waard was die organisatie al in de steigers gezet. Wat niet wil zeggen dat de ambtelijke samenwerking makkelijk was, want ze voltrok zich tegen de achtergrond van de corona-epidemie. ‘Op 1 januari 2020 gingen de organisaties samen verder, twee maanden later kwam corona en moest iedereen vanuit huis gaan werken. Dat was een heel uitdagende periode.’ Volgens Doesburg moeten mensen in een nieuwe, grotere organisatie vooral wennen aan hun nieuwe positie in de regio. Een gemeente van 90.000 inwoners is van een andere orde dan een gemeente met 30.000 inwoners. ‘Dan moet je heel sterk gaan werken aan die bestuurlijke schaalsprong die de gemeente heeft gemaakt. Wie zijn we geworden, hoe wordt er nu naar ons gekeken, wat voor strategische samenwerkingspartner kunnen we zijn? Je bent ineens een belangrijke factor geworden waarmee anderen serieus rekening moeten houden. Daar gaat zo’n eerste periode veel energie in zitten.’

Valkuil Om een sterke organisatie te zijn, moet veel worden geïnvesteerd in ‘verbinding’. Doesburg werd in Dijk en Waard geconfronteerd met een grote organisatie, zoekend naar haar nieuwe rol, met medewerkers die elkaar twee jaar lang amper hadden gezien. Dan is het verleidelijk om, teneinde een saamhorigheidsgevoel te creëren, terug te vallen op ervaringen die in het verleden werkten. Een jaarlijks zomerfeest, een vrijdagmiddagborrel, af en toe een barbecue, het vieren van de verjaardag van

‘Je bent ineens een belangrijke factor geworden’

je collega. Vaste punten in de jaaragenda die belangrijk zijn voor de teambuilding. ‘Ook die rituelen moet je in een nieuwe organisatie opnieuw vormgeven’, zegt ze. ‘Alle bijzondere momenten moeten bijdragen aan het kennismaken met elkaar. Daarom moet je ook voorzichtig zijn met het klakkeloos overnemen van het succesrecept van oude tradities.’

Rust Toen Doesburg het IJsselmeer overstak en van Waadhoeke naar Dijk en Waard ging, werd ze in de Friese gemeente opgevolgd door Jeroen IJkema. Die was vóór 2018 al gemeentesecretaris van een van de gemeenten die in 2018 opging in Waadhoeke, Menameradiel. Met zijn collega’s van de andere fuserende gemeenten – Franekeradeel, het Bildt en Littenseradiel – sprak hij af dat geen van hen zou solliciteren naar de secretarisfunctie in de nieuwe gemeente, daarmee ruimte gevend aan Annet Doesburg. Dat gaf rust, zegt IJkema. ‘We waren geen concurrenten en konden ons daardoor volledig op de fusie concentreren.’ Zoals het ook rust gaf dat al vroeg werd besloten dat de nieuwe gemeente in een compleet nieuwe locatie zou worden ondergebracht. Het bestaande gemeentekantoor in Franeker, het enige dat groot genoeg was om de nieuwe organisatie te huisvesten, werd volledig gestript. ‘Zodanig dat zelfs de mensen die er al jaren hadden gewerkt, het niet meer herkenden’, zegt IJkema. ‘Het verbouwde pand werd in december 2017 opgeleverd, een maand voor de fusiedatum. Daardoor werd het voor iedereen echt een nieuwe start. Als mensen hadden moeten intrekken bij collega’s, was het een heel ander verhaal geworden. Bij veel fusiegemeenten zie ik dat mensen nog jaren met allerlei panden zitten, dat is gewoon vervelend. Een centraal vernieuwd pand heeft ons in de gezamenlijke cultuurvorming enorm geholpen. Net als de medewerkersparticipatie bij het fusieproces.’

Sociaal plan Een ander belangrijk punt was dat de betrokken ambtenaren al vroeg zekerheid hadden over hun inkomen. Doesburg: ‘In 2016 hadden we al een sociaal plan. We zijn toen ook gestopt met het aannemen van nieuwe mensen om zo veel mogelijk ruimte te bieden aan de bestaande medewerkers. En mensen die vlak na de fusiedatum met pensioen zouden gaan, hebben we een aanbod gedaan om wat eerder te stoppen. Dat is eigenlijk gewoon goed werkgeverschap en gaf ook weer extra ruimte bij het plaatsingsproces en nieuwe instroom van medewerkers.’ Zowel in Waadhoeke als in Dijk en Waard was de fusie geen van bovenaf opgelegde operatie. In beide gevallen was er het besef dat een grotere, sterkere organisatie nodig was om de complexe taken waarmee gemeenten te maken hebben op een fatsoenlijke

‘Het is belangrijk om juist met iets nieuws te komen’

Het bestaande gemeentekantoor van Franeker werd voor de fusie tot Waadhoeke volledig gestript, zodat alle medewerkers op een nieuwe plek begonnen.

‘Succes staat of valt met een gezamenlijke oriëntatie op de toekomst’

Annet Doesburg

‘Bij veel fusiegemeenten zie ik dat mensen nog jaren met allerlei panden zitten’

manier uit te voeren. Dat is ook de belangrijkste les voor gemeenten die in de toekomst voor een herindeling staan, zegt Doesburg: ‘Succes staat of valt met een gezamenlijke oriëntatie op de toekomst. Is die er niet, dan wordt het een erg lastig verhaal. Dat is natuurlijk ook wat veel mensen zeggen: het initiatief moet van onderop komen.’ Dat de inwoners niet staan te juichen als ‘hun’ dorp opgaat in een grote gemeente, begrijpt ze. ‘Je moet ook nooit van iemand vragen om een Dijk en Waarder te worden, zoals ook niemand een Waadhoeker hoeft te worden. Onze inwoners moeten vooral een goede en persoonlijke dienstverlening ervaren.’

Vertrouwenscrisis ‘Er is in ons land nu sprake van een enorme vertrouwenscrisis tussen de inwoners en de overheid. Het gevaar van een fusiegemeente is dat je jezelf zo verliest in die nieuwe organisatie, dat die bij wijze van spreken belangrijker wordt dan de inwoners. Die willen gewoon de gemeente in hun omgeving zien en van haar krijgen wat ze nodig hebben. Ik zeg daarmee niet dat je per definitie overal loketten moet bouwen, maar ik vind het onze plicht om aan te sluiten bij wat inwoners nodig hebben. Wij moeten weten welke mensen in welke straten wonen, welke ondersteuningsvraag ze hebben. Daar moeten we naar handelen, en als dat betekent dat we niet alle wijken hetzelfde behandelen, is dat dan erg? We kunnen als gemeenten alleen maar groter worden als we oog houden voor wat onze inwoners, verenigingen en bedrijven nodig hebben aan ondersteuning en dienstverlening. Uiteindelijk is dat toch de opdracht van elke gemeente, groot of klein.’ •

De Rechtspositie van gekozen en benoemde politieke ambtsdragers

Gemeenten Provincies Waterschappen