Departamentalización y organigramas

Departamentalización

La Departamentalización es un proceso por el cual se agrupan, entre los órganos de una determinada organización, actividades o funciones similares y, lógicamente, relacionadas. En un primer momento se reparte el trabajo por tareas logrando una especialización que permite obtener ganancias de productividad. A continuación, se procede a la departamentalización con el objetivo de lograr una gestión eficiente

Elreparto deltrabajo ysu posteriorreagrupamiento se puede efectuar de tres maneras distintas, originando diferentes tipos de estructuras organizacionales, a saber: 

Division por jerarquía

Divisionpor funciones

División por división (unidad/ delegación, grupo de clientes, grupo de productos, proyecto, etc.

¿Por qué se hace necesaria la departamentalización de las empresas?

Para ser un poco más concretos y precisos podemos enumerar una serie de objetivos que te van ayudar a entender mejor este proceso: 

Especialización de las tareas. Cuanta más especialización y detalle en las tareas, mayor capacidad de generar rendimiento existe. La dispersión de las funciones es un gran mal que afecta a muchas organizaciones. 

Simplificar el proceso y las operaciones de la empresa. De la mano del objetivo anterior, la departamentalización ofrece la facilidad defacilitar los procesos funcionales de la empresa, haciéndolos mucho más monitoreables cuantificables.  Óptima gestión del control.Una estructura departamental posee una mayor facilidad en la gestión de su control. En eso no hay ninguna duda.

Tipos de departamentalización

Por lo general, existe una conocida relación de tipos de departamentalización que son el verdadero esquema para crear, con todas las garantías, una estructura profesional de departamentalización. Son los siguientes tipos.

1. Departamentalización por funciones (funcional)

Consiste en dividir las tareas de la empresa en base a las principales funciones existentes en la mayoría deestas, osea, comercial,producción, recursos humanos, inversión…

Ventajas: Promueve la especialización de trabajadores y su eficiencia.

Inconvenientes: Pueden darse problemas de coordinación entre departamentos.

2. Departamentalización por productos o proyectos

La empresa organiza sus tareas en función del producto o la línea de productos que fabrican. Es muy común en empresas que ofrecen gran variedad de productos (Xiaomi, Apple…).

Ventajas: Permite una mayor independencia entre departamentos.

Inconvenientes: Como antes, se producen altos costes por duplicidad de puestos.

3. Departamentalización por clientes

Utilizado porempresas que trabajan con distintos canales de distribución, que tienen muy pocos clientes o que cuentan con clientes muy diferenciados entre ellos. 

Ventajas: Permite una mayor independencia entre departamentos. 

Inconvenientes: Genera mayores costes al aumentar el número de altos cargos.

4. Departamentalización por zona geográfica

Forma de organizar tareas muy utilizada por las grandes empresas, sobre todo para las de producción y marketing. Se suele combinar con otros criterios de departamentalización. 

Ventajas: Mejor atención al cliente y rapidez en la toma de decisiones 

Inconvenientes: Incrementa los costes al tener varios jefes en cada zona, además puede generar problemas de coordinación entre distintas zonas

5. Departamentalización por procesos

Consiste en organizar al equipo humano de la empresa en función de las distintas tareas que se llevan a cabo durante el proceso productivo (vehículos, sector textil, etc.). 

Ventajas: Promueve la especialización de trabajadores y su eficiencia. 

Inconvenientes: Pueden darse problemas de coordinación entre departamentos y generar fatiga y monotonía en los trabajadores.

Departamentalización por proyectos

Desde luego, la departamentalización por proyectos se aplica de forma temporal para poder desarrollar ciertas actividades que se deben coordinar e interrelacionar, con el propósito de alcanzar fines y objetivos determinados. La realización de un proyecto es una organización temporal que se encuentra dentro de la organización funcional que opera de forma permanente dentro de la empresa.

Departamentalización en forma matricial

En la departamentalización matricial se realiza una combinación de la departamentalización funcional y de producto o de proyecto. Esto genera una organización mixta, donde se combina la forma vertical de la forma de organización funcional y la horizontal de la organización de producto o de proyecto. Es matricial porque las dos formas de organización se encuentran superpuestas.

Objetivos de la departamentalización

Entender y aplicarmejor la divisiónde lastareas y funciones dentro de una empresa.

Lograr mayor eficiencia de los trabajadores, al asignar tareas específicas y especializadas a cada empleado.

Aprovechar al máximo el proceso de especialización del trabajo.

Incrementando la experiencia acumulada de los trabajadores y sus habilidades. Esto mejora la calidad del trabajo.

Mejorar la selección de las personas en cada puesto de trabajo.

Hacer más sencillo el proceso de control y de supervisión por parte de los responsables de cada departamento.

Ventajas de la departamentalización

Desventajas de la departamentalización

Los organigramas

son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas,entidades productivas, comerciales,administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participanen su diseño y elaboración debenconocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en elpresente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

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¿Para qué sirve un organigrama?

El organigrama es una herramienta que permite a las empresas entender mejor su estructura y cómo se distribuyen las funciones y responsabilidades en la cadena de mando Esta herramienta es útil para las personas que se incorporan a la empresa. Sirviendo como base en cualquier inducción de un departamento de recursos humanos.

Características de un organigrama

Claro: De modo que cualquier persona pueda entenderlo e interpretarlo.

Si bien el organigrama en general es de interés interno, es bueno que esté visible en la página web de la empresa, para que así un stakeholder interesado en tomar contacto conella, sepa conquién hacerlo específicamente para los fines que desea concretar.

Breve: Por más grande que sea la empresa, el organigrama debe resumir sus departamentos y funciones. No se puede pretender reflejar todos los niveles de la empresa en el organigrama, porque de lo contrario se extendería demasiado. Lo ideales que éste quepa en una página y se entienda en aspectos generales cuáles son las áreas funcionales de la organización.

Si una persona desea obtener información, por ejemplo, del responsable de facturación, podrá inferir que comunicándose con el departamento de contabilidad le será fácil tomar contacto con esa persona.

Ordenado: Quizás en el organigrama están especificadas las áreas funcionales principales de la organización y éste cabe en una página. Pero si en este no se entienden por ejemplo, las relaciones vinculantes, o las cadenas de mando, entonces no servirá como herramienta de presentación de la empresa.

El organigrama debe ser ordenado. Es decir, si la empresa tiene una estructura vertical, pues que se note la cadena de arriba hacia abajo. O si la empresa es de carácter horizontal, entonces que se vean los equipos de trabajo y las instancias de decisiónde estos.

Ventajas y desventajas de los diferentes tipos de organización

En el mundo de los negocios, se parte desde el director ejecutivo y las gerencias de primera línea, hasta quizás los directores, gerentes superiores, gerentes intermedios, líderes de equipo y miembros de equipo.

Los empleados pueden tener un sentido más fuerte del trabajo en equipo y de autonomía, aunque los conflictos entre los trabajadores pueden sermáspronunciados debido a que hay menos personas realizando las tareas.

En una estructura plana y horizontal, la mayoría de los niveles de jerarquía se eliminan, y la relación entre la dirección y losempleadosescercana.Estoescomún en organizaciones y empresas más pequeñas, pero generalmente no es prácticoparacompañías másgrandes.

En una organización matricial, las relaciones interdepartamentales pueden ser más fructíferas y cooperativas. Sin embargo, tener que responder a más de una persona o departamento puede también generar lealtades confusas o conflictos de interés para los empleados.

Tipos de organigramas

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado enla administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. 

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos 

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea elmás extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.