Wil & Ruud Oomen

IJsbeer straks zonder ijs?

Voorraad en kasgeld

Een coffeeshop kan niet zonder een bedrijfsvoorraad en ook niet zonder een behoorlijke hoeveelheid kasgeld. Beiden kan een coffeeshophouder echter in grote problemen brengen!

Zonder een behoorlijke hoeveelheid aan bedrijfsvoorraad kan een coffeeshop niet functioneren. Het probleem hierbij is niet alleen het strafrecht en de gedoogvoorwaarden van een gemeente, maar vooral ook de problemen met de belastingdienst.

Derde leverancier

Ik verwijs hiervoor tevens naar mijn columns in de voorgaande uitgaven van Highlife. Kort gezegd betekent dit dat de voorraad niet boven de 500 gram mag komen. De belastingdienst gaat hierbij uit van de stashvoorraad en de coffeeshopvoorraad. De fiscus wil dus niet alleen een inkoop- en voorraadadministratie van de goederen in de coffeeshop, maar ook die in de stash. De betalingen uit de kas moeten vervolgens aansluiten met de inkoopadministratie. Indien dit niet aansluit, wordt de inkoopadministratie verworpen met als gevolg omkering en verzwaring van de bewijslast.

Het komt steeds meer voor dat een coffeeshophouder per dag bijvult via een derde leverancier. Er is dan geen voorraad meer in een stash nodig. Er wordt dan meerdere keren per dag ingekocht/bijgevuld en dagelijks betaald. De belastingdienst gelooft dit echter niet altijd en zal alles naar boven halen om het tegendeel aannemelijk te maken.

Kasgeld

Veel coffeeshophouders hebben een grote hoeveelheid aan contant geld in bezit. Ook dit kan tot problemen leiden. Op de eerste plaats omdat zo’n kasvoorraad niet nodig is. Er wordt tenslotte elke dag ingekocht, althans indien geen stash-voorraad wordt aangehouden en via een derde leverancier wordt gewerkt. Dit zal in ieder geval het standpunt van de belastingdienst kunnen zijn.

Indien met een stash wordt gewerkt zal veel kasgeld als geloofwaardig worden geacht, maar dan moet dat saldo wel geregeld gecontroleerd worden en aansluiten met de betalingen van grote hoeveelheden bij de leverancier. Dit leidt tot problemen omdat hiermee wordt aangetoond dat de voorraad groter is dan 500 gram. De belastingdienst zal dit doorgeven aan justitie en mogelijk ook aan de gemeente die de gedoogverklaring heeft afgegeven.

Extra eisen

Op de tweede plaats omdat kasgeld het liefst dagelijks gecontroleerd moet worden. Er wordt anders geen controle van de kasontvangsten gedaan en dat is verplicht volgens de belastingdienst. De Hoge Raad heeft uitgemaakt dat een kas en inkoopadministratie van een coffeeshop aan extra eisen moet voldoen, omdat geen inkoopfacturen verstrekt kunnen worden. De belastingdienst vermoedt dat een te hoog kassaldo wordt aangehouden om negatieve kassen te voorkomen en dat het werkelijke kassaldo lager is dan in de boeken staat aangegeven. Dit is achteraf moeilijk te controleren.

Deugdelijke administratie

een deugdelijke, bijna perfecte administratie bijgehouden behoort te worden om geen risico te lopen dat de belastingdienst de administratie kan verwerpen, maar zelfs dan nog zijn er risico’s omdat de inkoop niet inzichtelijk is voor de belastingdienst. Kortom: een perfecte uitvoering van een coffeeshop zonder problemen is m.i. niet mogelijk.

Wat betekent dit voor u?

- Zorg voor een goede voorraad- en inkoopadministratie, in detail per product en zorg dat dit aansluit op de betalingen in de kas. - Zorg voor een goede volledige kasadministratie met geregeld een beoordeling van het gehele kasgeld met het administratieve kassaldo.

Maak van deze beoordeling een aantekening.

De conclusie kan dan ook niet anders zijn dan dat er grote risico’s kleven aan de administratieve verplichtingen van een coffeeshop. Vooral de inkopen en de voorraden in relatie met de kasbetalingen vormen een groot risico. In het verre verleden werd hier niet kritisch naar gekeken. Nu echter wel. De gevolgen kunnen zeer extreem zijn.