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< Création/Gestion des fournisseurs >
1. PRESENTATION DU PROCESSUS « GESTION DES FOURNISSEURS »
1.1. Sous-processus « Créer un fournisseur
»
1.1.1. Schéma commenté
1.1.2. Déroulement du sous-processus « Créer un fournisseur »
Avant de créer un nouveau fournisseur, il est important de vérifier dans la base de données sice fournisseur n’existe pas déjà Il faudra pour cela vérifier dans Fournisseurs
S’il n’existe pas, ilfaut le créer Aller sur l’écran Fournisseur Pour s’yrendre, suivre le fil d’ariane : Paramétrage Base application > Entreprise > Fournisseur > Fournisseur
Cliquez sur le bouton + Cette action génère automatiquement unWorkflowde validation du fournisseur que chaque acteur devra valider après avoir renseigné ses éléments. Tant que ce workflow n'est pas entièrement validé, il n'est pas possiblede passer une commande avec ce fournisseur.
Cliquer sur le champ Nom et renseigner la raison sociale du KBIS
Cliquer sur le champ N° association et renseigner le code SIREN ou DUNS (Data Universal Numbering System )
Ce champ fait l'objet d'un contrôle d'unicité, il est donc impossible d'enregistrer un N° d'association qui existe déjà.
Entreprises clientes et / ou fournisseurs : SIREN 9 chiffres
Associations :W+9 chiffres
Particuliers : 3 premières lettres du prénom+3 premières lettres du nom+ année et mois de naissance AAAAMM
6 lettres + 6 chiffres
Cliquer sur le champ Langue par défaut puis saisir cette dernière ou la sélectionner dans la liste de valeur en cliquant sur laflèche à droite du champ
Cliquer sur le champ Pays puis saisir le pays du fournisseur ou le sélectionner dans la liste de valeur en cliquant sur laflèche à droite du champ
Cliquer sur le champ Catégorie et choisir dans la liste de valeur qui s'affiche la valeur « Fournisseur »
Ne pas utiliser « Prospect »
Cliquer sur le champ Forme de société puis saisir cette dernière ou la sélectionner dans la liste de valeur en cliquant sur laflèche à droite du champ
Cliquer sur le bouton Enregistrer
S’il est souhaité d’ajouter un logo au fournisseur, il faut cliquer sur le bouton Parcourir
Cela aura pour effet d’ouvrir un dossier sur l’ordinateur de l’utilisateur, ildoit donc parcourir ses dossiers pour ajouter le fichier au format image qu’il souhaite puis cliquer sur ouvrir
Puis Enregistrer
Cliquer sur l'élément de menu onglet Adresse
Cliquer sur le bouton +
Cliquer sur le champ Type d’adresse et sélectionner parmi laliste de valeur suivante :
T : Tous type d'adresse
R : Retour commande
C : Commande
F : Facturation
V : Visite
Cliquer sur le champ Ville puis saisir le nom de la ville de l'adresse du fournisseur
Cliquer sur le champ Indication géographique et saisir cette dernière (ex : zone géographique, rue, etc)
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Après enregistrement, l'ID adresse est ainsi une concaténation des 3 champs remplis précédemment ( les 3 champs remplismis bout à bout )
On se trouve dans « Infos Adresse Générale «
Cliquer sur le champ date sivous souhaitez indiquer des dates de début et de fin pour cette adresse, sinon, ne rien renseigner.
Il est possiblede modifier cela en :
Cliquant sur le bouton modifier puis désélectionner le champ booléen par défaut,
Attention à toujours avoir une adresse par défaut pour veiller au bon fonctionnement de conversion de demande en commande. Cette adresse remontera automatiquement lors de la création d'une commande mais pourra être modifiée si besoin.
Supprimer certains types d'adresse en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton supprimer"
Attention, il sera nécessaire d’avoir au moins une adresse document par défaut pour que la conversion de la demande en commande fonctionne.
Après modification, cliquer sur le bouton Enregistrer
Cliquer sur le bouton + du groupe Méthode de communication
Saisir le nom du contact dans lechamp Nom
Saisir la Description, tel que TELEPHONE ou MAIL, cela permettra de visualiser sur le bon de commande quel est le contact à sélectionner (JEAN-PAUL – TELEPHONE ou JEAN-PAUL –MAIL), puisque c’est cette description qui remontera dans les informations
Sélectionner la Méthode de communication du contact
Cliquer sur le bouton +
Sélectionner votre société, ce champ s'alimentant néanmoins automatiquement avec la société par défaut de l'utilisateur.
Si ce fournisseur fournit des immos ou s’il doit être utilisé par une autre société du groupe , il faudra également dupliquer la ligne pour la société miroir de la holding ou de l’autre société . ( à sélectionner dans l’onglet Société )
Laisser le champ Utiliser adresse fournisseur pour taxe actif afin de rendre le lien article fournisseur réactif au paramétrage de taxe du fournisseur, et non à celui de la société
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Cliquer sur le bouton +
Cliquer sur le champ de saisie Type ID taxe et sélectionner TVAINTRA afin de renseigner le numéro de TVA intracommunautaire de ce fournisseur.
Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d'identification individuel
Il est délivré par l'administration fiscale du pays de domiciliation de l'entreprise concernée au moment de son immatriculation (microentrepreneur, entrepreneur individuel, société).
Cliquer sur le champ N° ID taxe et saisir le numéro associé à l'ID taxe sélectionné dans l'étape précédente
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Cliquer sur l'onglet INFORMATIONS ADRESSE ACHAT
Cet onglet permettra de remonter automatiquement, lors de la sélection de cette adresse fournisseur dans la commande, les informations de livraison de la commande d'achat.
Cliquer sur le bouton +
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeurs la valeur du champ Termes de livraison
Renseigner la valeur « DDP »
(Le code incoterm DDP confère au vendeur la totalité de la responsabilité, des frais et des coûts de livraison jusqu'à l'acheteur)
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeurs la valeur du champ Mode d'expédition
Mettre « 001 – Transport routier »
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeurs la valeur du champ Contact.
Ce contact sera celui généré par défaut :
- sur l’en-tête de la commande à la création d’une commande pour l’adresse document sélectionné dans l’en-tête de commande
- sur l’en-tête de la commande à la création d’une commande à la libération du contrat pour l’adresse par défaut « document » et prendra l’ascendant sur les contacts renseignés dans les adresses même siun contact par défaut est renseigné.
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeurs la valeur du champ Termes de livraison
Mettre EXW par défaut
S’il devait yavoir des retours de marchandises, vous êtes pour le coup le vendeur
L'incoterm EXW fait porter au vendeur la responsabilité minimale. C'est à l'acheteur qu'incombent les obligations et coûts liés au transport
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeurs la valeur du champ Mode d'expédition
Mettre « 001 – Transport routier »
Saisir ou sélectionner dans le champType expédition la valeur AUT qui permet d’automatiser les retours, sinon aucune ligne d’expédition ne sera créée et ilfaudra réaliser cette action manuellement.
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Sélectionner le Type fournisseur : Externe
Ne pas utiliser fournisseur interne
Sélectionner le Groupe fournisseur : France, Europe ou Reste du monde
Sélectionner la Condition paiement « 60J » ou « 45J » , en règle générale conditions de paiement de SAMSIC
Sélectionner dans Autorisation Paiement automatique :"À l'imputation finale"
Le paiement se fera bien lorsque la commande totale sera réceptionnée
Cliquer sur le champ Approbateur paiement et sélectionner l'approbateur "* IFS APPLICATIONS"
Cela permet au logiciel, lors de la commande d’achat chezce fournisseur, d’envoyer la commande dans le circuit de validation correct
Modifier le champ Destinataire facture ,qui s'alimente automatiquement avec l'utilisateur qui créé les éléments de facture, avec la valeur "*".
IFS saura déterminer en fonction des circuits de validation paramétrés dans le logiciel vers quel destinataire envoyer la facture
Modifier si besoin le champ Fournisseur facturation, par défaut sur le fournisseur créé mais possibilité de choisir un autre fournisseur si le fournisseur qui facture est différent du fournisseur qui livre.
Le champ Taxes à payer permet d’indiquer si le fournisseur est exempt de taxes ou non, la valeur doit être sur « TAX » (par défaut à l’enregistrement)
Cliquer sur l'onglet INFOS TAXE
Le champ Déclaration/Retenue taxe, permet d’indiquer sile fournisseur doit faire l’objet d’une déclaration ou d’une retenue d’impôt. Cette valeur sera toujours sur « Bloqué ».
Cliquer sur le bouton déroulant pour le champ Code taxe et indiquer la taxe « TVADED20E »
Cette étape est obligatoire si la valeur « TAX » a été saisie dans le champ « Taxe à payer ».
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Cliquer sur l'onglet RAPPROCHEMENT CA
Cliquez sur le champ Valider et sélectionner « Référence CA uniquement »
Le champ Auto-facturation doit toujours être inactif.
Le bouton Autoriser tolérance sera toujours décoché
Cliquer sur l'élément de menu onglet Paiement
Cliquez sur le bouton +
Sélectionner votre société, ce champ s'alimentant néanmoins automatiquement avec la société par défaut de l'utilisateur.
Si ce fournisseur fournit des immos ou s’il doit être utilisé par une autre société du groupe , il faudra également dupliquer la ligne pour la société miroir de la holding ou de l’autre société . ( à sélectionner dans l’onglet Société )
Ne rien indiquer dans l’identité bénéficiaire
Cliquer sur le champ Priorité paiement et saisir "1"
Tous les fournisseurs seront payés avec la même priorité (1) , pas de fournisseurs avec un privilège différent
Cliquez sur le bouton Enregistrer
Dans Modes de paiement
Cliquer sur le +
Saisir ou sélectionner dans la liste de valeur un Mode paiement
Si paiement par RIB : Mettre FCHQ (paiement par chèque) en mode de paiement par défaut ,en attente de la validation de la trésorerie du RIB certifié Compléter les autres modes de paiement du fournisseur en mettant bien l’adresse de paiement électronique sur tous les modes de paiement
Joindre le RIB certifié en pièce jointe du fournisseur
Une fois le RIB certifié ,la trésorerie se chargera de changer le mode de paiement vers un mode de paiement électronique.
Il sera nécessaire d’indiquer au moins un mode de paiement par défaut en activant le curseur Défaut
Cliquer sur le « + » Nouveau pour saisir un nouveau moyen de paiement
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider chaque moyen de paiement
Cliquez sur le champ de saisie Description puis saisir le nom de la Banque
Sur le champ de saisie Compte , vous saisirez l’IBAN
Cliquez sur le champ de saisie Code BIC et renseigner le BIC associé à l’adresse de paiement électronique
Renseigner le nom du titulaire du compte
Le champ Tiers à payer est à renseigner uniquement sile fournisseur à payer est différent du fournisseur de celui que l’utilisateur créé/modifie.
Sinon, il faut laisser vide les champs tiers à payer et « ID adresse paiement du tiers à payer ».
Cliquer sur le bouton Enregistrer
Pour revenir à la page précédente, je peux cliquer sur le bouton précédent de mon navigateur
Ajouter le KBIS et le RIB certifié ( obligatoire ) en cliquant tout en bas sur le groupe Pièces jointes
Cliquer sur l’onglet Documents
Cliquer sur le bouton Nouveau document
Cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier dans vos dossiers ou déposer le fichier directement
Cela a pour effet d’alimenter automatiquement letitre du document qui est modifiable sibesoin.
Renseigner la classe document
Ex :RIB
Cliquer sur ok pour enregistrer
Aller dans Pièces jointes puis processus d’approbation pour finaliser la création du fournisseur en la validant
Une étape 5 est automatiquement validée : cette étape permet de connaitre qui fait la demande de création de fournisseurs
Une fois la création terminée, Approuver l’étape (dans la case 10-WFFEUR), le fournisseur sera disponible en commande une fois toutes les étapes validées, il ne sera alors plus modifiable par certains utilisateurs.
Un message « Voulez-vous approuver la création du fournisseur » apparait : répondre Oui
Pour Rappel
Les pièces suivantes sont obligatoires avant l’envoi en validation du fournisseur dans le circuit :
RIB certifié, par la banque du fournisseur
KBIS du fournisseur
Articles souhaitant être commandés chez ce fournisseur (description, explication, FT si possible)
Sans ces documents, la validation du fournisseur n’est pas possible
Au 1er niveau de validation, le Service Achats vérifie la présence de ces 2 documents obligatoires : sans la présence des 2 documents, il rejettera la création du fournisseur
Au 2ème niveau de validation, le service Trésorerie validera la présence d’un RIB Certifié : sans la présence de la certification, il rejettera cette étape en vous demandant de saisir un RIB Certifié
Vous trouverez ci-après le process obligatoire pour pouvoir renseigner à nouveau le RIB pour que celui-ci soit validé
Attention, si vous ne respectez pas ces étapes, le RIB ne sera pas visible coté Trésorerie et ne pourra pas être approuvé, retardant d’autant la possibilité d’utiliser ce fournisseur
Process lorsque le RIB a été refusé par leservice Trésorerie :
Lorsque le RIB que vous avez saisin’est pas conforme, le service Trésorerie rejettera votre saisie Vous devrez donc saisir à nouveau le RIB souhaité
Dans votre page d’accueil, dans le suivi du référentiel fournisseur, vous allez avoir la notification du RIB qui a été rejeté
Lorsque vous sélectionnez la ligne, vous arrivez sur l’écran qui vous permet de savoir pour quel fournisseur le RIB a été rejeté
Un fois le RIB certifié saisi, vous allez dans le processus d’approbation
Vous allez devoir mettre une note à l’attention du service Trésorerie
Seule cette note permettra au service Trésoreried’avoir la notification qui nouveau RIB a été saisi
Sans cette note, n’ayant pas de notification, le service Trésorerie ne vérifiera pas votre saisie et vous serez bloqué pour l’utilisation de ce fournisseur
En sélectionnant lecrayon, vous allez avoir accès à la saisie dans la note
Vous saisissez votre note
Une fois la modification terminée, cliquer sur le bouton Approuver l’étape (après être allésur pièces jointes puis processus d’approbation), le fournisseur sera disponible en commande une fois toutes les étapes validées.
(Attention, pour le WF de validation du RIB, l’utilisateur devra indiquer dans le champ Note la société pour laquelle il a réalisé les modifications)
2. PRESENTATION DES PAGES D’ACCUEIL ASSOCIEES A LA « GESTION DES FOURNISSEURS »
Des pages d’accueil sont mis à disposition des utilisateurs afin :
- D’avoir une vision d’ensemble des fournisseurs bloqués en commandes et en paiement
- De savoir s’ils ont des étapes en attention de validation.
Ces pages d’accueil dirigent directement les utilisateurs vers l’écran d’approbations tel que ci-dessous, pour lequel ils peuvent soit directement cliquer sur le bouton « approuver l’étape » ou « rejeter l’étape », soit aller sur le bouton avec la flèche bleue qui pointe vers le coin haut droit pour afficher le détail du fournisseur concerné par l’approbation.
