Sak 7 Foreløpige rapporter for Studentsamfunnet i Ås våren 2023

7 1 Samfunnsstyret

Følgende presenteres rapporter fra medlemmer i Samfunnsstyret. Sittende leders rapport er på vegne av Samfunnsstyret.

Rapport fra Leder

Vilde Kjelsrud Pedersen

Ærede Generalforsamling!

Samfunnsstyret våren 2023 består av følgende medlemmer

Leder: Vilde Kjelsrud Pedersen

Administrasjonssjef: Hedda Solberg Sagen

Økonomisjef: Ola Walberg Nilssen

Bodegasjef: Lars Nordby

Arrangementssjef: Vebjørn Røysland

Markedsføringssjef: Sebastian Nygaard

Konsertsjef: Julie Overrein

I løpet av 2023 skal Samfunnsstyret fortsette arbeidet med å sørge for at Samfunnet i Ås har et bredt arrangement- og aktivitetstilbud. Vi lener oss i stor grad på arbeidsprogrammet for 2023, hvor mye omhandler benyttelse av huset og dets rom. Vi ønsker å optimalisere benyttelsen og bruken av huset i en slik grad at vi faktisk kan kartlegge hvordan og hva som blir brukt, til de ulike tilbudene vi har på huset.

Organisasjonsutvikling

Første del av året har styret sett på organisasjonsstrukturen sammen med resten av styrene ved Studentsamfunnet i Ås, og man vil kunne se endringer dette året.

Vi har allerede begynt å evaluere driftende komiteer. I all hovedsak er vi positive til dette og fornøyde med hvordan det har fungert, men at vi må forbedre oss på flere punkter. Dette er tross alt første gang det er blitt prøvd, og vi er fornøyde med gjennomføringen. Nå gjelder det bare å jobbe med hvordan man får det til sitt fulle potensial.

Undertegnede har sammen med HR-sjef sett på å utvikle retningslinjer, tiltaks- og handlingsplaner og et varslingssystem som er optimalisert for akkurat Studentsamfunnet. For å skape et trygt studentmiljø, er det viktig at vi som Studentsamfunn fortsetter å jobbe med dette fremover. Dette er noe som trenger tid, men noe HR-sjef og jeg ønsker å sette et fokus på.

Samarbeid med andre aktører Arbeidslivsutvalget og Samfunnet, sammen med Studentsamfunnet, har fortsatt et godt samarbeid. Vi har sett at dette er viktig for alle ledd, slik at vi har god kontakt med de som kjenner til andre deler av studentmiljøet enn oss. Vi har møter for å opprettholde kommunikasjonen, utveksle ideer og ikke minst kunnskap. Det blir viktig fremover og noe vi fortsatt ønsker å jobbe med.

AU, sammen med studentlivskoordinator, jobber med å gjøre det enklere å være en forening på Ås - uansett om den er splitter ny eller har lange tradisjoner. Sammen vil vi samarbeide for å bedre synligheten til åpne foreninger og dens muligheter, hvordan finne informasjon om de ulike tilbudene foreningene har og kan ha, hvordan starte og drive en forening og ivareta alle de ulike foreningene vi har på Ås.

Gjennom 2023 så vil vi fortsette å jobbe for et tett samarbeid mellom de andre aktørene på campus, og de øvrige organene på Studentsamfunnet.

Organisasjonen forøvrig

Vi er fornøyde med aktiviteten på huset dette semesteret, både på og utenom festkveld. Det er som nevnt stort press på romkapasiteten på huset, og vi jobber hele tiden med å kartlegge denne rombruken slik at vi kan optimalisere driften. Det er mye ulik aktivitet gjennom lag og foreninger, og det er fantastisk at de vil benytte huset. Da må vi også legge til rette for at det er lett å booke, bruke og finne rommene som benyttes, slik at lag og foreninger opplever en så knirkefri utnyttelse av rommene som mulig.

Halvors Hybel skal bli et flerbruksrom, hvor alt fra kino, foredrag, disco, konserter, lounge og god stemning kan finne sted. Johannes har fått høyttaler som kan skape god stemning, og vi jobber med optimalisering av dette rommet på festkvelder. Det vil bli enda mer utvikling rundt VIP-rommet med alt fra innredning, musikk, barkart og utnyttelse. Vi gleder oss til å jobbe med det!

Sammen med Studentersamfundet i Trondhjem skal vi, og andre studentsamfunn, være med på å erklære at klimakrisen fortsatt er like reell som den var da det ble erklært på GF i 2019. Dette ønsker man å gjøre med at nasjonal annonsering sammen med alle studentsamfunn og studenthus i Norge. Det er spennende å se det samarbeidet som man får til på tvers av alle studentsteder og byer i landet.

SPELLfestivalen begynner å nærme seg! Det er den første fysiske SPRELLfestivalen siden 2019, og vi gleder oss! KS SPRELL har sammen med Booking KSene jobbet knallhardt med å sette sammen arrangementer og konserter vi håper alle vil få glede av

For mer detaljert beskrivelse av året bes dere lese rapportene fra de øvrige styremedlemmene.

Avslutningsvis vil jeg si tusen takk for et fantastisk år i styret. Det har vært en stor ære å få lede organisasjonen sammen med to flotte styrer, og en kontorfløy med et engasjement det er vanskelig å toppe. Ønsket om å hele tiden gjøre Studentsamfunnet i Ås litt bedre, er så fint å få være med på. Studentsamfunnet i Ås viser at frivillig arbeid er kjempegøy, og at man kan få til mye så lenge folk har en iver og glede rundt det man driver med. Så tusen takk til alle som er frivillige, som skaper all den moroa som skjer på huset for medlemsmassen vår. Uten dere hadde ikke vært et Studentsamfunn i Ås!

Rapport fra Administrasjonssjef

Hedda Solberg Sagen

Ærede Generalforsamling!

Administrasjonsblokka våren 2023

Administrasjonsassisstent: Erica Caci Back

HR-sjef: Åslaug Flatabø

Personalsjef: Mette Lea

Personalsjef: Eline Lund Westgaard

Linticket KS: Aina Hustveit

Påtroppende Linticket KS: Marte Mørk

IT-sjef: Martine Olsen

Administrasjonsblokkas KSer og komitémedlemer har lagt ned en stor innsats i løpet av vårsemesteret, både nye og gamle.

Administrasjonsblokkas arbeid i vår

Administrasjonsassistent Erica oppdaterer kontinuerlig oversikten over alle frivillige ved Studentsamfunnet og følger opp kontrakter. I tillegg sørger hun for kommunikasjonen med NMBU om korttilganger, slik at alle behov for tilganger på huset blir dekket! Komitémedlem Fredrik har stått for kommunikasjonen i forbindelse med rombooking.

Personalsjefene, Mette og Eline, svarer på spørsmål om medlemskap og samfunnstjeneste. Personalsjefene jobber kontinuerlig med å utvikle oppsettet i Linticket, for å gjøre det best mulig.

HR-sjefen vår, Åslaug, har gjort en strålende innsats med forberedelser og gjennomføring av både KS-forum og KS-workshop. Hun stiller opp for alle som tar kontakt, og bistår blant annet i forbindelse med ansettelser.

Aina og Marte, KS Linticket, løser stadig problemer for alle som har vanskeligheter med Linticket. I jobben med utvikling av LinTicket følger de opp hvilke funksjoner som kan dras mer nytte av fremover, hvordan det kan gjøres mer brukervennlig og tilpasses Studentsamfunnet i Ås.

Problemer og spørsmål rundt IT blir behandlet av Martine, IT-sjefen. Hun har i vår fått installert de nye PCene i kontorfløya, til glede for mange!

Medlemstall

Per 03.03.2023 har Studentsamfunnet i Ås 2621 medlemmer, hvorav 115 er internasjonale medlemmer. Dette utgjør omtrent 41 % av studentene ved NMBU!

Livsvarige medlemmer kommer i tillegg. I Samfunnsstyret håper vi at interessen for å være medlem av Studentsamfunnet i Ås opprettholdes, vi setter utrolig stor pris på at så mange ønsker å være en del av det!

Til alle komitésjefer og komitémedlemmer i administrasjonsblokka – tusen takk for det gode arbeidet dere legger ned!

Engasjementet og innsatsen deres settes utrolig stor pris på, Samfunnet hadde ikke gått rundt uten dere!

Hedda Solberg Sagen, Administrasjonssjef i Samfunnsstyret ved Studentsamfunnet i Ås 2023.

Rapport fra Økonomisjef

Ola Walberg Nilssen

Ærede Generalforsamling

Økonomiblokken våren 2023:

Økonomiassistent: Sunniva Moldstad

Stormark

Regnskapsførere: Marit Bakken, Yue Fang, Benjamin Kjølsås Jørgensen, Tina Marie

Angell og Guro Aaby Bergan

KS Klimaregnskap: Vegar Høgi Olsen

KS Analyse: Krishna Mohan Shah

Analysekomiteen: 1 medlem

KS Miljøfyrtårn: Camilla Glomsås

Økonomisk oppdatering våren 2023

Økonomisk har vi sett oss fornøyd med våren hittil. Per 23.02 har vi hatt over 425 billetter i snitt på festkveldene. Det viser at studentene har lyst til å delta på arrangementene våre, noe vi finner veldig motiverende. Studentene virker også og fortsatt utnytte seg godt av tilbudet i klubben som fortsetter å generere gode resultater på både mat og drikke. Allikevel er det verdt å nevne at studenter lever under pressede tider med økende kostnader. Dette påvirker også omsetningen på Samfunnet som ikke er helt tilbake som det var før pandemien.

Årsregnskap

Årsresultatet for Samfunnet er kr 475 649,-. Årsaken til et lavere resultat enn budsjettert er at differansen mellom budsjetterte og faktiske driftsinntekter er høyere enn differansen mellom budsjetterte og faktiske driftskostnader.

Kalenderåret 2022 startet som kjent med en ny nedstenging og et studentsamfunn preget av restriksjoner. Dette medførte tap av inntekter fra semesterets største arrangement semesterkickoff samt påfølgende arrangementer. Resterende arrangementer leverte resultater opp mot budsjett, men ikke i stand til å svare for den uforventede starten på semesteret. Jeg vil også takke min forgjenger Synne for en iherdig innsats som økonomisjef. Du har vist solid kontroll over økonomien på Samfunnet som la et godt grunnlag for meg og regnskapsførerne i jobben med årsavslutningen i år. Tusen takk!

Arbeidet i økonomiblokka

Økonomiblokka har stått på og både vist engasjement og lærevilje. Arbeidet har resultert i en oversiktlig, stødig og bærekraftig drift. Dette gjelder ikke bare Samfunnet som organ, men Studentsamfunnet i Ås sin helhet.

Regnskapsførere og økonomiassistent

Sunniva er samfunnets nye økonomiassistent og min høyre hånd. Hun er lærevillig og har tatt fatt på arbeidsoppgavene sine med bravur. Samtidig som hun har klart å videreføre en god kommunikasjon med KSene.

På lik linje med økonomiassistent, utfører regnskapsførerne et arbeid av ypperste nivå. Dette igjennom jevnlig kursing og oppfølging for å opprettholde den høye regnskapskompetansen. I vår har de brukt mye av tiden etter nyttår på å fullføre et vel gjennomført Årsregnskapet. En særdeles viktig oppgave på vegne av Studentsamfunnet i Ås som sparer oss for store revisjonskostnader.

Analyse komitesjef

Krishna er vår nye KS Analyse. Analyse gjør en viktig jobb for å bedre effektivisere og tilrettelegge driften på huset. Dette innebærer alt fra å lage gode estimater for når gjestene kommer på huset, til å forbedre estimatene når vi lager budsjett. Det er definitivt et stort potensial i salgsdataene, jeg gleder meg til å følge fortsettelsen.

Klimaregnskapskomite

Klimaregnskapskomitéen med Vegard i spissen har lagt inn stor innsats for å gjøre ferdig klimaregnskapet for 2022. De har gjort nøye beregninger og analyser for å belyse studentsamfunnets klimafotavtrykk og størrelsen av klimagassutslippene. Dette er en viktig jobb som skaper et faktabasert grunnlag for å iverksette tiltak som reduserer utslippene på en kostnadseffektiv måte. Dere gjør en super jobb, jeg gleder meg til å se utviklingen i løpet av året!

KS Miljøfyrtårn

Camilla har fått i oppgave med å kartlegge muligheten for å sertifisere Studentsamfunnet i Ås som Miljøfyrtårn. Prosessen har vært utfordrende og langt fra enkel, men Camilla har vært handlingsorientert og gjort et grundig arbeid, takk!

Rapport fra Bodegasjef

Lars Michaloff Nordby

Ærede Generalforsamling!

Bodegablokken våren 2023

Festsjef: Gjermund Sandvik Halgunset

Overkonserndirektør: Martine Bingen

Ordensvern personal: Synnøve Elisa Rønnekleiv

Påtroppende ordensvern personal: Isabel

Warem Øverås

Ordensvern teknisk: Mathias Nordhagen

Bar personal: Emilie Dufseth Nøkleholm

Bar teknisk: Tor Holmen

Påtroppende bar teknisk: Pernille Løwe

Mat Silje Elisabeth Oulie Andeassen

Inngang: Ingrid Kure

Snekker: Albert Hoffmann

Klubben: Frida Helstedt Håtveit

Komitèene

I løpet av våren har vi jobbet med flere løsninger for optimaliserer festavviklingen og utvikle nye tilbud på huset.

Bar- teknisk har startet som egen underkomite med egne komitemedlemmer, med hovedoppgave å holde styr på lagrene.

Ordensvern har planlagt ordensvaktkurs for sine medlemmer som ikke allerede har dette. Slik at vi nå vil ha veldig god dekning av sertifiserte ordensvakter

Konsernet har hatt konflikthåndteringskurs med sine medlemmer. Noe som gjøre de enda mer forberedt på situasjoner som kan oppstå under festkveld.

Klubben og Mat har fått til å få en variert middagsmeny med en ny rett for hver dag i uka i klubben. Klubben har også startet å servere vin.

Inngang har jobbet for en løsning på problemet med store jakkehauger når bodegainngang benyttes, dette har vi prøvd å løse ved å sette opp jakkeoppheng i Uggenspranget.

Mat jobber videre med å se på og revidere mattilbudet som er på festkveld.

Vi har som en respons på en del bruk av falsk legitimasjon startet å fase ut stempelordningen i Johanne’s og begynt å legitimasjonssjekke alle hver gang man går inn.

Byggteknisk

Vi har bestilt nye bord og stoler til rosehagen og sofaer til Halvors. Vi håper derfor at Halvors vil få litt mer loungestemning med sofagrupper, dansegulv og et variert og attraktivt bartilbud for de under 20.

Etter ønske fra flere har vi anskaffet større høyttalere i Johanne’s, noe som har blitt tatt godt imot. Både for bedre stemning, men også for å prøve å trekke folk lengre inn i rommet slik at mer av rommet benyttes og køen rundt baren blir bedre.

Vi jobber også med å videreutvikle og øke bruke av et VIP-rom som komitemedlemmene har tilgang til under festkveld. VIP-rommet er plassert i Formannens rom og per i dag tilbyr det en egen bar og raskere matservering. Men planen er å videreutvikle det med flere passivtilbud og stashe det litt opp.

Takk!

Jeg vil på tampen rette en umåtelig stor takk til alle komitesjefene og komitemedlemmene som står på og gjør det mulig for oss å drive huset som vi gjør Og takk for deres store innsats og mangfoldige frivillige timer, som gjør at vi har det gode tilbudet vi har i dag. Det er en ære og kalles seg Bodegasjef for en så fantastisk gjeng!

Rapport fra arrangementssjef

Vebjørn Røysland

Ærede Generalforsamling!

Arrangementblokka våren 2023: Arrangementsassistent: Emina Kazinic

KS Aktuelt: Sóley Einarsdóttir

KS Aktivitet: Kathrine Glein Sørensen

KS Revy: Simon Bakkejord

KS Sprell: Emilie Aaen

I tillegg består blokka av arrangementkomiteen på 13, aktueltkomiteen på 5 og quizkomiteen på 4

Våren så langt

Dette er første vår på lenge at huset er åpent for fullt igjen og det har vært en ekte glede å arrangere fester og andre arrangementer! Vi har avholdt graskurs, revyer, konserter og mer skal komme! Vi har også akkurat avholdt sprellfestivalen for første gang siden 2019, krysser fingrene for at det gikk veien. Det har også vært en større satsning på edru-arrangementer, med kos i klubben, filmkvelder og andre tilbud til studentmassen.

Høsten som kommer

Vi har også begynt planleggingen av høsten 23. Et av målene til samfunnet er å samarbeide bedre med fadderuken slik at vi får best mulig inkludering av nye studenter som kommer til agrarmetropolen og sømløse overganger fra faddervors til fest på samfunnet. Vi vil også prøve å sette intimkonserter til kl 20, slik at det blir direkte overgang fra intimkonsert i klubben til bodega.

Takk

Tusen takk til alle som har gjort det mulig å ha arrangementer denne våren, og en større takk til KSene. Uten dere ville ikke det blitt arrangementer i det hele tatt og deres jobb går ikke usett!

Komitemedlemmene har også hatt en større involvering i arrangementer og deres jobb har også vært utrolig viktig for helhetsinntrykket av samfunnet. En liten shoutout til alle samarbeidspartnere, foreninger, eksterne lag og andre folk som har vært gira på å lage arrangementer på samfunnet sammen med oss! Uten resten av styret hadde det heller ikke vært sjans for arrangementer, takk for at dere holder meg i skinnet!

2022/2023

Rapport fra Markedsføringssjef

Sebastian Nygaard

Ærede Generalforsamling!

Markedsføringsblokka våren 2023

Markedsføringsassistent: Emil Langsrud Westlie

KS Foto: Margreta Brunborg

Inkluderingssjef: Henriette Julie Torgersen

KS Design & Layout: Sivert Aarflot

Etter høstens GF har vi hatt litt utskiftninger på KS-nivå og vi har fått tre nye KSer. De nye tilskuddene er markass.

Emil Westlie, design og layout KS Sivert Aarflot og inkluderingssjef Henriette Julie Torgersen.

Komitéenes arbeid vi har også prøvd å legge mer trykk på rekrutteringen gjennom sosiale medier, dette ser ut til å fungere nokså bra. Fra tidligere tilbakemeldinger har vi sett at bruken av stands har lite for seg. Fremover mot SPRELL vil vi også bruke sprellerne mer til fysisk markedsføring.

Markedsføringsblokka går sin vante gang og maskineriet går nærmest av seg selv. Vi har vært heldige å få fylt opp en del ulike komitémedlemstillinger som gjør jobben lettere for våre KSer. Mest nevneverdig er Some-ansvarlig og skribent som gjør jobben til markedsføringsassistent lettere.

Vi har også laget en langsiktig publiseringsplan for å sørge for best mulig markedsføring av alle arrangementer.

Vi driver for tiden markedsføring av den første, ordentlige SPRELLfestivalen siden 2019. Vi har egen designprofil for festivalen som vi håper skal fange oppmerksomheten til folk. Vi opplever variert trykk på arrangementer, noen selger bra og drar mange folk, mens andre selger dårligere. Vi ser også på mulighetene rundt å fornye logoen vår. Vil trolig ikke bli den største endringen, men bli mer modernisert og få ny font.

Som før har vi også arrangert Tour of Samfunnet for internasjonale studenter. Vi ser fortsatt ganske få av dem på festkvelder, men tror dette uansett er et godt tiltak. Alle arrangementsbeskrivelser blir også skrevet på engelsk.

Vi mangler KS film, som har gått utover KS foto som har måttet ta på seg noen ekstra arbeidsoppgaver på tross av manglende kompetanse. Håper på søknad i nærmeste fremtid.

Takk for meg!

Til slutt vil jeg gjerne takke for tilliten som har blitt gitt til meg på høstens GF. Utfordringene står i kø og det gjør også erfaringene. Jeg lærer utrolig mye hver eneste dag og får nye bekjente stadig vekk. Det skulle vise seg at det faktisk er ganske gøy å sitte i et styre. Jeg opplever blokka og de tre nye KSene som svært engasjerte og har stor tro på det kommende året. Jeg vil også benytte anledningen til å takke de avtroppende KSene, Pernille, Helge og

Hallvard for innsatsen de har lagt ned for Samfunnet i Ås. Det er ingen utfordring i det hele tatt å lede en så dyktig og engasjert gjeng, og jeg gleder meg til å fortsette å jobbe med alle og enhver!

Rapport fra Konsertsjef Julie Overrein

Ærede Generalforsamling!

Konsertblokken våren 2023

KS Lys personal: Kathrine Bekkadal

KS Lyd personal: Bård Olav Andersen

KS Lyd teknisk: Christian Bjørnstad

KS Lyd teknisk: Nikolai Jensrud Skaar

Påtroppende KS Lyd teknisk: Thomas

Drageset

KS Booking: Magnus Schie Larsen og Synne

Hatløy

KS Disco: Kristian Strøm

Uten å gi noen garantier håper jeg at 2023 skal kunne bli det første restriksjonsfrie konsertåret siden pandemien. Og for å markere dette kickstartet vi våren og det nye semesteret med dobbeltkonsert à la Chris Abolade og Jesper Jenset første helgen i februar.

Konserten satte samtidig også stemninga for SPRELLfestivalen som kommer senere på våren. Det er første gang siden 2019 at Samfunnet i Ås arrangerer festivalen fysisk, og vi håper at med mindre pandemi i årene fremover så kan denne tradisjonen fortsette. Vi gleder oss masse til å få besøk av William Gamborg, TØFL, Kapteinen og Emma Steinbakken. I tillegg skal vi ha en standupkveld med tre komikere: Maria Stavang, Marlene Stavrum og Ahmed

Mamow

Bookingsjefene har jobbet hardt og lenge for å kunne tilby Åspublikummet det beste tilbudet under SPRELLfestivalen og på

Semesterkickoff, og jeg takker dem for alt de har fått til. Samtidig er de i gang med planlegging av høstsemesteret, og det blir spennende å se hva de finner på.

Den tekniske avdelingen vår har i tillegg til konserter fått bryne seg på revyer, tirsdagspåfyll, graskurs og karneval. Personalsjefene har holdt kurs både innad i komiteene og for andre på huset, slik at flere kan bli kjent med hvordan lyd og lys fungerer. I tillegg har KS Lys Teknisk fortsatt investeringsplanen sin og er nå i år fire av fem. I år har det blitt satt opp nye lamper i Halvors Hybel, i tillegg til andre lamper som allerede har vært i flittig bruk i Festsalen og Aud.Max. og hevet produksjonskvaliteten som vi kan tilby på konserter og show.

Discokomiteen har også denne våren kunnet tilby et populært innslag i Halvors Hybel under festkvelder, og med nye lyseffekter som enkelt kan skrus på og skape god stemning har Samfunnet i Ås fått et kult nattklubbtilbud. Disco fikk også spille i Festsalen under Carneval with a DJ med større lysshow og publikumstrykk.

Jeg vil gjerne takke komitesjefene som har sittet dette semesteret. Innsatsen og engasjementet har vært stort og sammen med komitemedlemmene har de sørget for at publikum får gode opplevelser her på huset vårt. Tusen takk for deres arbeid og samarbeid dette semesteret.

Status for Konsertblokka V23:

I skrivende stund er det fire komiteer tilknyttet Konsertblokka:

Lydkomiteen (18 komitemedlemmer)

Lyskomiteen (19 komitemedlemmer)

Discokomiteen (7 komitemedlemmer)

Artist&Booking (4 komitemedlemmer)

Avslutningsvis vil jeg takke for tilliten dere ga meg for snart et halvt år siden. Jeg koser meg gløgg sammen med Konsertblokka og i Samfunnsstyret.