PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE BIENES INMUEBLES Y SEGUROS Sistema Integrado de Gestión Versión: 5 - Fecha de Aprobación: 31-Ago-2016
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA
Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE BIENES INMUEBLES Y SEGUROS Sistema Integrado de Gestión Versión: 5 - Fecha de Aprobación: 31-Ago-2016
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Procedimiento
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PROCEDIMIENTO ¿Administración de Bienes Muebles?
Código: PR-M7-P1-022 Versión:5 Fecha Aprobación: 31/Ago/2016
1. OBJETIVO: Administrar y mantener actualizado el inventario de los bienes muebles del Departamento de Antioquia. ALCANCE: Inicia con el ingreso de activos al inventario (Altas) y termina con la veri cación de manera periódica de los registros en SAP para generar reportes, de nir mejoras y/o planes de contingencia y termina con baja de activos jos. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Director de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros de la Secretaría de Hacienda y del Director de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores y Alcoholes de Antioquia, y los Servidores Públicos que hacen parte del proceso, el cumplimiento.
3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 3.1 Acta de baja de inventario 3.2 Acta de Inservibles 3.3 Activos jos en tránsito 3.4 Adquisición por donación 3.5 Adquisición 3.6 Alta 3.7 Asignación 3.8 Avalúo Fiscal 3.9 Avalúo Técnico 3.10 Bienes Corporales 3.11 Bienes de Consumo 3.12 Bienes Devolutivos 3.13 Bienes Incorporales 3.14 Bienes Muebles 3.15 Cesión O Traspaso 3.16 Cesión 3.17 Comisión de Hacienda y Crédito Público 3.18 Comité de Administración de Bienes 3.19 Comité de Saneamiento Contable 3.20 Comodato 3.21 Competencia para asignar 3.22 Costo De Reposición (Restitución) 3.23 Costo Histórico 3.24 Costo 3.25 Dación En Pago 3.26 Datos Maestros 3.27 Depreciación 3.28 Donación 3.29 Equipo Avaluador de Bienes Muebles 3.30 Elementos de consumo
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Procedimiento 3.31 Elementos devolutivos 3.32 Entrada Por Sobrantes De Inventario 3.33 Entrega 3.34 Inventario Físico 3.35 Inventario 3.36 Módulo MM 3.37 Operaciones de Traspaso de Bienes 3.38 Patrimonio 3.39 Perito 3.40 Permuta Perito 3.41 Placa de Identi cación 3.42 Precio De Mercado 3.43 Reavalúo 3.44 Salida por Faltantes de Inventario 3.45 Serial 3.46 Servidor público enlace del módulo MM 3.47 Transacción (AS01) 3.48 Transacción (AS02) 3.49 Transacción (AS03) 3.50 Transacciones ZAM02 3.51 Vida Útil 3.51 Vigía del Patrimonio
4. CONTENIDO: N°1
FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
INGRESO DE ACTIVOS FIJOS (ALTAS) 1
Identi car los activos
No
Identi ca los bienes muebles del Departamento de Antioquia, con el n de mantener actualizado los activos jos; que se adquieren por medio de los siguientes procesos contractuales: 1. Compras 2. Activos Fijos por Proyectos 3. Donación 4. Sobrantes 5. Dación en pago 6. Permuta 7. Restitución 8. Comodatos y 9. Construcciones en curso
Auxiliar Administrativo
Software Mercurio
El supervisor y/o interventor responsable de cada bien adquirido, comunica la existencia del activo jo a través de un o cio radicado por Mercurio, a la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros, con el n de identi car la totalidad de los mismos.
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Sistema Integrado de Gestión El Auxiliar Administrativo, de acuerdo al inventario actualizado de los bienes muebles, registra la novedad en el módulo de activos jos de S A P, m e d i a n t e l a s transacciones AS01 Y AS02.
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Registrar Novedades
NOTA 1: Para el caso de las compras se tiene en cuenta el reporte enviado por cada uno d e l o s s u p e r v i s o r e s y/o interventores de cada organismo.
Director
O cio del interventor y/o supervisor Contrato Factura.
Profesional Universitario
Plantilla de Acta de faltante.
Auxiliar Administrativo
Software Mercurio Copia de consignación. Registro en SAP, para todos los casos
NOTA 2: Para las donaciones, sobrantes, Dación en pago, Permuta y Comodato, el Profesional Universitario recibe como soporte el contrato legalizado lo que avala la existencia de los Activos, veri ca la información del registro en SAP y entrega al Auxiliar Administrativo, quien procede a crearlos en SAP, mediante la transacción (AS01) en módulo de activos jos de SAP. NOTA 3: Para las Restituciones de activos jos, la información se recibe a través de comunicación escrita manifestando la intención de restituir el bien por parte del funcionario responsable del faltante. El Director(a) avalará la solicitud de restitución del bien, si es aprobada la restitución se entregará la información al Auxiliar Administrativo de la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros de la Gobernación de Antioquia, quien informa al peticionario la aprobación de la solicitud, recibe el bien, asigna una nueva placa de inventario, levanta acta de faltante y envía mediante o cio a la Dirección de Contabilidad los respectivos s o p o r te s p a ra e l re g i st ro contable de acuerdo a cada uno de los casos. De no ser aprobada la solicitud de restitución, se informará al peticionario que deberá cancelar el valor del faltante de la siguiente manera: Realizar el trámite de consignación en el Banco asignado para tal n, a nombre del Departamento de Antioquia (citar número de cuenta).
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Procedimiento P re s e n t a d o e l re c i b o d e consignación se o cia a la Dirección de Contabilidad informando el pago del faltante, indicando valor, número y la fecha del acta para los registros contables a que haya lugar. Nota 4: En la Fábrica de Licores y Alcoholes de Antioquia Y Seccional de salud de Antioquia, el registro contable se realiza por parte del auxiliar administrativo de bienes.
3 Asignar al Servidor público
4 Entregar activo jo
Una vez nombrado el Servidor Público responsable del bien m u e b l e p a ra s u u s o, s e procede a veri car que la información contenida en el Acta Inicial de Inventario y Traslado de Activos Fijos (FOM7-P1-030) esté completa y debidamente diligenciada, p a ra l u e g o m o d i c a r e l estado de cuentas en el sistema SAP, haciendo el respectivo cargue y descargue, en cada caso. Una vez actualizado el sistema SAP se hará entrega del bien al funcionario respectivo para su custodia de acuerdo con los parámetros establecidos en este procedimiento.
Auxiliar Administrativo
Acta (FO-M7-P1-030). Registro en SAP O cio y/o correo electrónico
Auxiliar Administrativo
Acta de traslado (FO-M7P1-030)
TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS 5 Registrar Novedades
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Los traslados de activos jos en la Gobernación de Antioquia se pueden presentar por los siguientes casos: • Comodato • Traspaso •Traslado entre Servidores Públicos Por Comodato, se procede de la siguiente forma: El Profesional Universitario, recibe el respectivo contrato de comodato y traslada los activos a su respectiva clase contable en SAP Tr a s p a s o , e l A u x i l i a r Administrativo veri ca la
Profesional Universitario Auxiliar Administrativo
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Contrato de comodato Acta de traslado (FO-M7P1-030) O cio y/o Correo Electrónico.
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Sistema Integrado de Gestión existencia de los activos a t ra s p a s a r d e a c u e rd o a l inventario existente, elabora el acta de entrega e informa al profesional universitario para el trámite respectivo. Para el traslado de bienes muebles entre servidores públicos de las unidades administrativas del Departamento de Antioquia,: el Auxiliar Administrativo recibe Acta Inicial de Inventario y Traslado de Activos Fijos (FO-M7-P1-030) con los vistos buenos respectivos, actualiza datos maestros en el sistema SAP, mediante la transacción s02, modi cando los campos necesarios. Nota 5: En la Fábrica de licores y Alcoholes de Antioquia y la Seccional de Salud de Antioquia, todas las actividades son realizadas por el auxiliar administrativo.
SALIDA DE ACTIVOS FIJOS (BAJAS) 6
Identi can el estado de los bienes muebles en la Gobernación de Antioquia los cuales se presentan por los siguientes casos: Con ingreso (contraprestación Económica). • Enajenación a titulo oneroso (venta por obsolescencia, innecesaria o inservible). • Dación en pago
Director Profesional Universitario Auxiliar Administrativo
Aprobación del Comité de Bienes Resolución de la Comisión de Hacienda y Crédito Público de la Asamblea Departamental Acta de Inservibles Acta de Destrucción
• Permuta
Identi car las Bajas de Activos Fijos
Sin ingreso (Sin contraprestación) • Enajenación a título gratuito (donación por obsolescencia innecesaria o inservible). • Exoneración por faltante • Destrucción por inservible.
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Procedimiento
7 Enajenar y destruir
Cuando la baja se presenta por enajenación a título oneroso por Obsolescencia, Innecesario o Inservible; dación en pago y permuta, se procede así:
Director (a)
O cios
Profesional Universitario
Acto Administrativo.
Después de clasi cado como innecesario o inservible u obsoleto, para efectos de determinar el precio mínimo de venta, se realiza el avalúo conforme a la norma vigente. El Director (a), presenta la solicitud de enajenación, dación en pago o la permuta mediante o cio radicado al Comité de Administración de Bienes
Acta de entrega de bienes (FO-M7-P1 059)
Una vez recibida la autorización por el Comité de Administración de Bienes, se s o l i c i t a a p ro b a c i ó n a l a Comisión de Hacienda y Crédito Público de la Asamblea Departamental. Nota 7: Cuando los bienes a enajenar superan en los libros de Contabilidad los 1000 smmlv se solicita aprobación a la Asamblea en Pleno. Luego de la aprobación de la Asamblea, se adelanta el p ro ce s o d e e n a j e n a c i ó n respectivo a que haya lugar según la normatividad vigente, utilizando el formato F O - M 7- P 1 - 0 5 9 ( Ac t a d e entrega de bienes). Nota 8: Cuando se trate de venta de vehículos solo se hará entrega física de los mismos una vez que se presente la matrícula respectiva a nombre del nuevo propietario. Para el caso de baja por donación el Director (a) solicita al Comité de Administración de Bienes y a la Asamblea autorización. Luego el profesional Universitario elabora el acto administrativo por medio del cual se ofertan los bienes a entregar a título gratuito, el cual deberá contener el inventario de los mismos. El procedimiento para la entrega gratuita se
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Sistema Integrado de Gestión adelantará de acuerdo a la normatividad vigente. Nota 9: Cuando el bien no es enajenado se procede a su destrucción con la participación de la O cina de Control Interno, de la cual se levante un acta como soporte.
8 Informar Novedades
Con los documentos que surjan de las entregas y el acta de inservibles respectiva generada para el proceso, se o cia a la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros para ue el profesional universitario haga el descargue de nitivo.
Profesional Universitario
Acta de inservible, Acta de Faltante y Consignación en Tesorería
Auxiliar Administrativo
Nota 10: En la Fábrica de Licores de Antioquia esta actividad la realiza el auxiliar administrativo.
9 Informar al Área de Seguros
Una vez nalizado el procedimiento de baja se informará mediante o cio interno a las técnicas de seguros, la relación de bienes muebles que fueron dados de baja, a través de la copia del acta de inservibles, para que procedan a retirar los bienes de las pólizas existentes.
Auxiliar Administrativo Profesional Universitario
Acta de inservible, Acta de Faltante y Consignación en Tesorería
Nota 11: Cuando se trata de baja por perdida o hurto el Auxiliar Administrativo, recibe del servidor público a quien está asignado el activo jo faltante, copia de la denuncia correspondiente e informe detallado de los hechos y procede a la elaboración del de Faltante, la cual debe ser rmada por el servidor público y s e i n f o r m a a l á re a d e seguros. Nota 12: En el caso que sea el servidor público quien cancela el valor del bien faltante, el P ro fe s i o n a l U n i ve r s i t a r i o identi cando número del acta de faltante y anexando copia del soporte del pago, hará los trámites respectivos para dar de baja. Nota: Los bienes que sean re c i b i d o s p o r e l a u x i l i a r administrativo de la Dirección
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Procedimiento de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros mediante el formato FOM7- P1-030 (acta inicial de I nve n t a r i o y t ra s l a d o d e activos Fijos) por reintegro, d e b e rá n s e r c l a s i c a d o s como: servibles o inservibles. Y s e rá n a l m a ce n a d o s e n bodega temporalmente, hasta surtir el trámite interno.
ACTUALIZACIÓN INVENTARIO FÍSICO Los inventarios físicos en la Gobernación de Antioquia y en la Fabrica de Licores de Antioquia se realizaran por las siguientes circunstancias:
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Realizar inventario físico
1. Por Norma Atendiendo a lo dispuesto en la Resolución 018539 de 1995 de la Contraloría General de Antioquia, los inventarios de la Gobernación de Antioquia deben realizarse cada dos años, para lo cual se utiliza el formato FO-M7-P1-030, registrando en éste las características físicas de los activos jos (datos maestros)
Auxiliar Administrativo Profesional Universitario
Formatos FO-M7-P1-030 (Acta Inicial de Inventario y Traslado de Activos Fijos) Registro en SAP O cio radicado por Mercurio.
2. Selectivo El inventario electivo se realiza por solicitud de los entes de control o por una necesidad de información especí ca de c u a l q u i e r U n i d a d Administrativa. Los responsables de esta actividad, establecen la metodología a emplear de acuerdo a las expectativas de la actividad.
ACTUALIZACIÓN INVENTARIO FÍSICO 11
Recibir solicitudes de avalúos
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Los avalúos de los activos jos que no se encuentran registrados en SAP y cuyo valor sea inferior a 35 smmlv serán realizados por el equipo Avaluador de Bienes Muebles, y se realizará de la siguiente manera: Se recibe solicitud escrita de la Dirección de Bienes y Seguros para avaluar determinados bienes, en la cual se indica el lugar en que están ubicados
Director,
Comunicación
Profesional Universitario
Acta
Comité de Avalúos
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Identi car los bienes
Asignar labor del bien
El comité programa y realiza una visita al lugar de ubicación de los bienes, para identi carlos, registrarlos y avaluarlos S e v e r i c a q u e efectivamente los mismos no se encuentran registrados en el sistema SAP, de igual manera, se buscan los valores registrados en el Sistema para b i e n e s s i m i l a r e s características .
Comité de Avalúos
Comunicación
Comité de Avalúos
Comunicación
Comité de Avalúos
Comunicación
Acta
Acta
Luego, si es del caso, dependiendo del activo jo que se trate, de si existe o no en SAP un bien similar o del estado del mismo, se consulta con al menos dos (2) proveedores el valor probable del bien
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Asignar labor del bien
Por último, una vez se determina el valor del activo, se elabora acta con los datos completos del activo, se elabora acta con los datos completos del mismo (número de placa, descripción del bien, valor) y con la metodología y criterios aplicados para realizar el avaluó.
Acta
VERIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN
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Veri car de manera periódica los registros en SAP para generar reportes, de nir mejoras y/o planes de contingencia.
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Expiden por solicitud de los funcionarios de la a d m i n i s t r a c i ó n departamental la relación del inventario personal a cargo. El inventario, de ser necesario será actualizado por los auxiliares administrativos en el sistema de información en aras de mantener la veracidad de los datos. D e i g u a l m a n e ra , é s to s , extraen las actas de inservibles y faltantes, como soporte para las distintas actividades que la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros y la Dirección de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores y Alcoholes de Antioquia re q u i e ra n . ( D e s c a rg o d e activos jos, reclamaciones ante la aseguradora).
Auxiliar Administrativo
Reporte de Inventario Personal, Acta de Inservibles, Acta de Faltantes
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1.-Constituc ión Política de 1991: Artículo 209 (Principios de la función administrativa) Artículo 355 (Prohibición de donaciones o auxilios por los órganos del poder público). 2.-Ley 1450 de 2011: Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Artículo 249 (Bienes en dación en pago) 3.Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública 4.-Ley 1150 de 2007: por medio de la cual se introducen medidas para la e ciencia y la transparencia en la Ley 80 5.Ley 1474 de 2011; por la cual se dic tan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 6.- Ley 734 de 2002; Código Único Disciplinario 7. -Ley 489 de 1998 “Por la cual se dic tan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dic tan otras disposiciones 8.-Código Civil Colombiano: Artículos 1849 y ss (Del contrato de compraventa); Artículos 1443 y ss (De la donación entre vivos); Artículos 9. -Código de Comercio Colombiano: Artículo 864 (De nición de contrato) Artículos 905 y ss (del contrato de compraventa 10.-Decreto Nacional 734 de 2012; Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dic tan otras disposiciones. 11.-Decreto Nacional 2555 de 2010, Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sec tor nanciero, asegurador y del merc ado de valores y se dic tan otras disposiciones. 12.-Decreto Departamental 1797 de 2012 Por medio del cual se adopta el manual de contratación del Departamento de Antioquia. 13. -Decreto Departamental 007 de 2012 Por medio del cual se hacen delegaciones en materia contractual en la Gobernación de Antioquia. 14.-Dec reto Departamental 008 de 2012 Por medio de la cual se crean el Comité de Orientación y Seguimiento en Contratación del Departamento de Antioquia y los Comités Internos de Contratación en c ada despacho y los Asesores y Evaluadores de c ada proc eso c ontractual y se dic tan otras disposiciones. 15.-Decreto Departamental 009 de 2012 Por medio del cual se constituye el Comité Asesor en Interventoría en la Administración Departamental. 16.-Ordenanza de la Asamblea Departamental de Antioquia No. 29 (Diciembre 30 de 2010) por medio de la cual se modi ca la ordenanza 12 del año 2008 y el decreto ordenanzal 2575 de 2008” estructura orgànica y funciones de la Secretaria General. 17.-Circular Externa conjunta 02 de 2003 de la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de Nación Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad scal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los bienes a su c argo.
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18-Circular Externa 060 de 2005 de la Contaduría General de la Nación, Establece los procedimientos relacionados con los efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles, de los entes públicos sujetos al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP. 19.-Circular Interna 000005 de enero 5 de 2012 Cuantías para la contratación de la Gobernación de Antioquia. 20.-Circular Interna 000100 del 24 de febrero de 2012 Instructivo Tributario para los proc esos contractuales 21.-Resoluc ión 354 de 2007; de la Contaduría General de la Nación Por la c al se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se de ne el ámbito de aplicación. 22.-Resoluc ión 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación por la cual se adopta el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. 23.-Resoluc ión 322 de 2009 de la Procuraduría General de la Nación Por la cual se reglamentan los procedimientos de baja de bienes y enajenación de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Procuraduría General de la Nación. 24.Ley 42 de 1993; Sobre la organización de control scal nanciero y los organismos que lo ejercen Artículos 107 (bienes deben estar amparados en póliza o fondos de seguros). 25. Circular externa 043 de 2011; de la Superintendecia Financiera de Colombia. Modi cación de los Capítulos II y III de la Circular Básica Contable y Financiera en relación c on la valoración de garantías y de bienes recibidos en dación de pago. Circular interna 003394 de 21 de octubre de 2013 de la Sec retaría de Hacienda Circular interna 06020 del 8 de enero de 20147 de la Sec retaría de Hacienda Cirucular K2016090000723 del 6 de julio de 2016 de la Sec retaría de Hacienda
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Procedimiento 6. REGISTROS Código
Nombre
Responsable
N/A
O cio anexando informe y/o contrato
El Director (a) de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros y los Auxiliares Administrativos.
Mercurio y/o correo Carpeta o cina de Carpeta o cina de la Dirección electrónico, carpeta la Dirección o cina de la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros
Tiempo de Retención
Disposición Final
Carpeta o cina de la Direción
Carpeta del responsable
Carpeta o cina Carpeta o cina de de la Dirección la Dirección
Archivo Central.
Acta Inicial de Inventario
Los Auxiliares Administrativos de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros y el Auxiliar de la Dirección de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores
Carpeta del responsable
Sistematización
Carpeta o cina Carpeta o cina de de la Dirección la Dirección
Archivo Central.
Solicitud contrato de comodato, SAP, Acta de entrega
Auxiliar Administrativo la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda, Auxiliar administrativo de la Dirección de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores
Carpeta del responsable
Carpeta o cina de la Dirección
Carpeta o cina Carpeta o cina de de la Dirección la Dirección
Archivo Central.
Auxiliar Contrato de Administrativo de la donación, Dirección de en pago, Bienes Muebles, permuta. SAP, Inmuebles y Seguros Aprobación de la Comité de Secretaria de Bienes, Hacienda, y Auxiliar administrativo de bienes de la FLA.
carpeta o cina de la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros de Adquisiciones, Bienes y Seguros
Carpeta o cina de la Dirección
Auxiliar administrativo de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda y Auxiliar Administrativo de la FLA..
Secretaría General. “O cina de Bienes y O cina de Bienes FLA
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
N/A
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Protección
SAP, Mercurio y/o correo electrónico, carpeta o cina de la Dirección
FO-M7P1-030
N/A
Recuperación
Los Auxiliares Administrativos y Director (a) de Dirección de, Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros.
Registro en SAP, contrato, N/A factura, y o cio alta de faltante
N/A
Lugar Almacenamiento
Registro en SAP, contrato, factura, y o cio alta de faltante
Carpeta o cina de la Dirección
DIRECCIÓN DE BIENES, INMUEBLES Y SEGUROS
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
El Establecido en la Tabla de Retención documental.
No Aplica.
El Establecido en la Tabla de Retención documental.
Archivo Central.
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Sistema Integrado de Gestión Código
N/A
Tiempo de Retención
Disposición Final
Responsable
Acta Inicial de Inventario y Traslado de Activos Fijos
Los Auxiliares Administrativos de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros y el Auxiliar de la Dirección de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores
Carpeta o cina de la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros
Carpeta del responsable
Carpeta o cina Carpeta o cina de de la Dirección la Dirección
Archivo Central.
Comunicación, acta
Director (a) de Bienes y Seguros, Grupo Avaluador
Carpeta o cina de la Dirección de Adquisiciones, Bienes y Seguros
Carpeta o cina de la Dirección
Carpeta o cina Carpeta o cina de de la Dirección la Dirección
Archivo Central.
Auxiliar Administrativo de la Dirección de BienesMueb les, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda y Auxiliar Administrativo de la FLA.
Secretaría General. “O cina de Bienes y O cina de Bienes FLA
Novedades de inventarios de Bienes Muebles. Cronológico
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
El Establecido en la Tabla de Retención documental.
Archivo Central.
Contrato
Auxiliar Administrativo de la Dirección de BienesMueb les, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda y Auxiliar Administrativo de la FLA.
Secretaría General. “O cina de Bienes y O cina de Bienes FLA
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
El Establecido en la Tabla de Retención documental.
Archivo Central.
Documento con inventario
Auxiliar Administrativo de la Dirección de BienesMueb les, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda y Auxiliar Administrativo de la FLA.
Secretaría General. “O cina de Bienes y O cina de Bienes FLA
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
El Establecido en la Tabla de Retención documental
Archivo Central.
Soportes probatorios
Auxiliar Administrativo de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros de la Secretaria de Hacienda y el Auxiliar Administrativo de la FLA.
Secretaría General. “O cina de Bienes y O cina de Bienes FLA
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
El Establecido en la Tabla de Retención documental
Archivo Central.
FO-M7P1-030
N/A
Lugar Almacenamiento
Nombre
Copia del inventario rmada por el servidor publico.
N/A
N/A
N/A
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Recuperación
Protección
DIRECCIÓN DE BIENES, INMUEBLES Y SEGUROS
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Sistema Integrado de Gestión
Procedimiento Nombre
Responsable
Acta entrega de bienes
El Profesional Universitario de la Dirección de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros el Auxiliar de la Dirección de Recursos Corporativos de la Fábrica de Licores
Código
FO-M7P1-059
Lugar Almacenamiento Carpeta del responsable
Recuperación
Protección
Sistematización
Archivadores y carpetas de uso exclusivo del responsable.
Tiempo de Retención El Establecido en la Tabla de Retención documental.
Disposición Final Archivo Central.
7. CONTROL DE CAMBIOS: FECHA
VERSIÓN
RAZÓN DE ACTUALIZACIÓN
1
23/Jul/2010
Se contaba c on un procedimiento uni cado para la administración de los inventarios de bienes muebles e inmuebles; el equipo de la Dirección de , Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros llego a la conclusión de que dichos procedimientos debían hacerse por separado ya que sus actividades y registros documentales eran muy diferentes, además de lo anterior el procedimiento objeto de modi cación omitía actividades importantes en la administración de los inventarios de los bienes muebles.
2
25/Oct/2010
Por ser responsabilidad del Director de , Bienes Muebles, y Seguros de la Sec retaría General la administración de los bienes muebles y de la Dirección de Recursos Corporativos de la FLA su control, se replantearon las responsabilidad de nidas en el procedimiento.
25/Oc t/2010 3
06/Jun/2013
Se generó nueva versión ya que el organismo responsable cambio de nombre y de Secretaría quedando la Dirección de Bienes Muebles, inmuebles y seguros adscrita a la Sec retaría de Hacienda. Ademas, se uni caron los formatos FO-M7-P1-11 y FO-M7-P1-12 quedando el FO-M7-P1-030. A este procedimiento se la adicionó otro denominado Cesión de Bienes Muebles PR-M7-P1-14 quedando un solo procedimiento denominado Administración de Bienes Muebles V3.
4 5
04/Sep/2013
25/Ago/2016
Se genera la versión N° 4, ya que c on la versión N°3; se presentaron fallas técnicas en Ia solución Se genera la versión N° 5, para ingresar un nuevo formato FO-M7-P1-059, se adicionó la nueva versión del formato FO-M7-P1-030, se enunciaron tres resoluciones nuevas y se precisaron algunos textos de las actividades 2, 4, 5, 7, 8, 9 y 14
8. LISTADO DE ANEXOS: FO-M7-P1-030 Acta Inicial de Inventario y Traslado de Activos Fijos FO-M7-P1-059 Acta de entrega de bienes
ELABORÓ
Nombre: LUZ MARINA ALZATE CÁRDENAS
REVISÓ
APROBÓ
Nombre: JUAN GUILLERMO CANAS ROJAS
Nombre: LUIS ALBERTO ARCILA ARAQUE
Cargo: Profesional Universitario
Cargo: Subsecretario Logístico
Fecha: 31/Ago/2016
Fecha: 31/Ago/2016
Cargo: Auxiliar Administrativo Fecha: 31/Ago/2016
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DIRECCIÓN DE BIENES, INMUEBLES Y SEGUROS
GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA