PANDUAN PENGERUSI SIDANG AGM 2013
ABDUL HADI BIN HARUN UNIVERSITI MU’TAH JORDAN 1
1.0 MUQODDIMAH Alhamdulillah, segala puji bagi Allah, Tuhan semesta alam, selawat dan salam buat Junjungan Besar Nabi Muhammad s.a.w, ahli keluarganya dan para sahabat baginda, para pendokong serta pejuang-pejuang Islam di seluruh pelusuk dunia. Setinggi-tinggi kesyukuran dipanjatkan kehadrat Ilahi, kerana di atas rahmat dan inayahnya, AGM Persatuan merupakan satu aktiviti yang sangat penting dan simbolik kepada kesatuan yang akan mengukuhkan lagi kedudukan di persada bumi anbiya' Jordan ini dan terus mengorak langkah sebagai satu simbol kesatuan kepada mahasiswa dalam arena dakwah yang menguruskan tarbiah, kebajikan, kerohanian dan aktivi-aktivi lainnya seluruh Jordan. Alhamdulillah, catatan ringkas Panduan Pengerusi Sidang ini sebagai panduan asas bagi mana-mana AGM di Jordan untuk memudahkan dan membantu perjalanan semasa AGM lebih teratur dan tersusun . Setelah Persatuan sedaya upaya merancang dan melaksanakan pelbagai aktiviti sepanjang sesi pertadbirannya, namun demikian, ianya tidak terlepas dari kesilapan, kekurangan dan kelemahan. AGM tahunan yang julung kalinya di adakan ini menjadi medan Muhasabah, bina semangat dan melentur jiwa rabbani, gunakanlah peluang ini bagi memberi cadangan dan komentar serta nasihat dari semua ahli untuk kemajuan persatuan pada sesi yang akan datang. Isi kandungan PANDUAN PENGERUSI SIDANG 2013: TAJUK MUQODDIMAH OBJEKTIF UMUM KUASA DAN TUGAS UMUM PENGERUSI SIDANG KUASA DAN TUGAS KHUSUS PENGERUSI SIDANG PERATURAN UMUM SEPANJANG AGM PERLEMBAGAAN DAN PERKAITANNYA DENGAN AGM
Selamat bersidang.
Abdul Hadi Bin Harun Universiti Mu’tah Jordan 2
Muka Surat 2 3 3 3-6 7 7
2.0 OBJEKTIF UMUM 2.1 Di jadikan Panduan umum bagi Pengerusi sidang AGM tahunan dan EGM(khas). 2.2 Melaksanakan tuntutan yang termaktub dalam Perlembagaan(jika ada). 2.3 Melahirkan Pelapis Pemudah-cara (Pengerusi sidang) yang baik bagi wadah muhasabah(AGM) terhadap kepimpinan bagi sesi pentadbirannya. 2.4 Mewujudkan suasana peka antara ahli persatuan dalam mencorakkan perjalanan kepimpinan.
3.0 KUASA DAN TUGAS UMUM PENGERUSI SIDANG 3.1 Pengerusi hendaklah menjalankan tugas secara adil dan berkecuali. 3.2 Pengerusi bertanggung-jawab menjaga peraturan mesyuarat dipatuhi. 3.3 Dalam masa mesyuarat, Pengerusi berkuasa memerintah mana-mana ahli yang degil atau tidak patuh kepada arahannya atau yang membuat kacau-bilau keluar mesyuarat untuk tempoh itu dan jika ahli itu enggan keluar maka pengerusi berkuasa memerintah pegawai atau kakitangan mesyuarat yang berada di dalam mesyuarat itu membawa wakil itu keluar. 3.4 Pengerusi tidak boleh mengundi untuk sebarang undian sama ada untuk menyokong atau membantah sebarang usul kecuali untuk tujuan keputusan pemutus. 4.0 KUASA DAN TUGAS KHUSUS PENGERUSI SIDANG (disusun mengikut turutan Agenda) 4.1 MELANTIK ATAU MENJEMPUT S/U SIDANG MENGAMBIL TEMPAT.(rujuk pelembagaan adakah dilantik semasa atau sebelum AGM) -Jika dilantik semasa AGM, maka dibuka kepada “cadangan nama”, sekiranya telah mecukupi had maka dibuka kepada “cadangan nama” dan “cadangan ditutup” . Jika cadagan nama melebihi had maka dibuka kepada undian mejoriti mudah. 4.2 MENGESAHKAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN ATAU KHAS. -Memastikan jumlah kehadiran mencukupi korum atau tidak dengan meminta AJK atau Unit yang berkaitan dengan pendaftaran untuk memaklumkan jumlah semasa..(rujuk pelembagaan: jumlah ahli yang diperlukan untuk disahkan menjadi mesyuarat agung tahunan atau khas) 4.3 MEMBERITAHU DAN PENERANGAN MENGENARI TATACARA DAN PERATURAN SEPANJANG AGM BERLANGSUNG.(rujuk PERATURAN UMUM SEPANJANG AGM) -Menyatakan PERATURAN UMUM SEPANJANG AGM. -Menyakatan Peraturan Khusus bagi sesi-sesi tertentu.(jika ada, dan lebih baik diberitahu ketika sesi tersebut bagi memudahkan perjalanan AGM-rujuk perincian setiap ATUCARA YANG MESTI DI KELOLAKAN) 4.4 ATUCARA YANG MESTI DI KELOLAKAN: 4.4.1 - Mengesahkan dan meluluskan Minit Mesyuarat yang lepas: -Menjemput S/U sidang AGM lepas atau wakil. (secara simbolik) buka kepada pembetulan, dan pernambahan FAKTA sahaja. -Meminta Seorang pencadang. (Buka kepada AHLI YANG HADIR PADA AGM LEPAS sahaja.) -Meminta Seorang pengesah. (Buka kepada AHLI YANG HADIR PADA AGM LEPAS sahaja) 3
4.4.2 Mengesahkan dan meluluskan Laporan Aktiviti Tahunan. -Menjemput S/U Agung atau wakil. (secara simbolik) buka kepada pembetulan, dan pernambahan FAKTA sahaja. -Meminta Seorang pencadang. (Buka kepada semua AHLI YANG HADIR.) -Meminta Seorang pengesah. (Buka kepada semua AHLI YANG HADIR) 4.4.3 Sesi Perbahasan Laporan Aktiviti Tahunan. -Menjadi pemudah cara kepada ahli dewan yang ingin bertanya, memberi pandangan dan teguran berkaitan dengan Laporan aktiviti sahaja. -Boleh dibuka pertanyaan, pandangan dan teguran berdasarkan muka surat atau secara umum melihat kepada masa yang diperuntukkan. -Memastikan semua soalan jelas dan persoalan dijawab dengan baik. -Bagi memudahkan perbahasan, pastikan jumlah “yang ingin bersuara” dahulu dengan meminta angkat tangan atau sebagainya kemudian baru minta setiap dari mereka untuk bersuara. Terhad kepada yang meminta sahaja, hadkan masa bagi setiap soalan atau pandangan, dan tidak terlalu panjang. Jika terlalu ramai, buat dua sesi atau sebagainya. -Kumpul Soalan dahulu, dan minta nyatakan kepada siapa ditujukan soalan. 4.4.4 Mengesahkan dan meluluskan Laporan Kewangan Tahunan. -Mejemput Bendahari Agung membentangkan Laporan Kewangan Tahunan. (secara simbolik) buka kepada pembetulan, dan pernambahan FAKTA sahaja. -Meminta Seorang pencadang. (Buka kepada semua AHLI YANG HADIR.) -Meminta Seorang pengesah. (Buka kepada semua AHLI YANG HADIR) 4.4.5 Sesi Perbahasan Laporan Kewangan Tahunan. -Menjadi pemudah cara kepada ahli dewan yang ingin bertanya, memberi pandangan dan teguran berkaitan dengan Laporan Kewangan sahaja. -Boleh dibuka pertanyaan, pandangan dan teguran berdasarkan muka surat atau secara umum melihat kepada masa yang diperuntukkan. -Memastikan semua soalan jelas dan persoalan dijawab dengan baik. -Bagi memudahkan perbahasan, pastikan jumlah “yang ingin bersuara” dahulu dengan meminta angkat tangan atau sebagainya kemudian baru minta setiap dari mereka untuk bersuara. Terhad kepada yang meminta sahaja, hadkan masa bagi setiap soalan atau pandangan, dan tidak terlalu panjang. Jika terlalu ramai, buat dua sesi atau sebagainya. -Kumpul Soalan dahulu, dan minta nyatakan kepada siapa ditujukan soalan.
4
4.4.6 Sesi Perbahasan Usul dan Cadangan. 4.4.6.1 -Pemahaman istilah: USUL : adalah cadangan yang mesti di perbahaskan Dalam AGM dan berkaitan Dasar. - Usul berkaitan PERLEMBAGAAN, sama ada PINDA, TAMBAH atau GUGURKAN mana-mana isi kandungan didalam PERLEMBAGAAN (rujuk perlembagaan) - atau Perkara dikira sebagai DASAR bagi mana-mana Persatuan. (semua usul akan ditapis dahulu, jika tidak memenuhi KRETIRIA USULmaka ia dijadikan sebagai cadangan) CADANGAN: adalah cadangan yang diberikan, samada sebelum, semasa (jika dibuka) atau selepas AGM dan tidak dibahaskan didalam AGM. (melihat kepada keperluan) 4.4.6.2 Membincangkan dan memutuskan USUL berdasarkan kaedah dalam gambar rajah dibawah:
(masa: lihat kepada peruntukan masa dan jumlah usul yang akan dibincangkan) 4.4.6.3 Pengerusi tidak boleh mengundi untuk sebarang undian sama ada untuk menyokong atau membantah sebarang usul kecuali untuk tujuan keputusan pemutus. 5
4.4.6.4 Berhak memutuskan serta menolak usul jika tidak menepati KRETIRIA USUL yang hendak diperbahaskan seperti JELAS pada pandagannya yang bercanggah dari sudut pemahaman dan berbentuk teknikal. 4.4.6.5 Bagi meraikan semua pihak ahli dewan, prinsip asas Demokrasi secara MEJORITI MUDAH di digunapakai ketika berlaku apa-apa perubahan dan tindakan yang rumit diputuskan. Seperti Usul asal yang telah diberikan sebelum itu, kemudian ketika sesi “Perbahasan Usul’ sedang berlangsung PengUSUL ingin meminda usulnya yang asal, Maka dengan meminta persetujuan Ahli Dewan melalui undi mejoriti mudah, dibenarkan pinda jika menang mejoriti. Jika kalah, Usul tersebut tidak dibenarkan untuk dipinda. 4.4.6.6 Bagi memudahkan perbahasan, pastikan jumlah “yang ingin bersuara” dahulu dengan meminta angkat tangan atau sebagainya kemudian baru minta setiap dari mereka untuk bersuara. Terhad kepada yang meminta sahaja, hadkan masa bagi setiap soalan atau pandangan, dan tidak terlalu panjang. Dan sebaiknya perbahasan berakhir dengan PengUSUL sendiri sebagai menjawab segala kekeliruan yang timbul dari Usulnya. 4.4.6.7 Jika terdapat lebihan masa boleh dibuka kepada USUL TERGEMPAR dan CADANGAN. 4.4.7
Sesi Perlantikan Juruaudit dan Lembaga Penasihat.( jika termaktub di dalam perlembagaan.) -Buka kepada cadangan kepada ahli dewan. -Dibenarkan untuk cadangkan 1 nama atau lebih. -Dibenarkan untuk mencadangkan “cadangan ditutup”. -Jika terdapat kretiria tertentu atau kelayakan tertentu yang perlu dinyatakan mestilah dimaklumkan.(rujuk perlembagaan atau pandagan AMT) -Jika cadangan nama melebihi had yang dikehendaki maka perlu membuat undian. Contoh : Jika perlu 2 nama sahaja tetapi terdapat 5 nama, maka setiap ahli dewan hanya dibenarkan mengundi sebanyak 2 kali sahaja. Mejoriti mudah dan yang tertinggi sahaja yang dilantik.
6
5.0 PERATURAN UMUM SEPANJANG AGM 5.1 BAHASA 5.1.1 Bahasa Melayu. (Bahasa Rasmi dalam perlembagaan) 5.1.2 Longat Negeri. (jika dibenarkan) 5.1.3 Selain diatas hendaklah meminta izin dahulu. (“dengan izin yang dipertua sidang”) 5.2 PEMAHAMAN, SINGKATAN DAN ISTILAH 5.2.1 Singkatan yang biasa digunakan didalam persatuan seperti perkataan “AJK”, AMT dan sebagainya. 5.2.2 Sebarang singkatan yang tidak difahami hendaklah dimaklumkan terlebih dahulu atau pengerusi sidang akan meminta berbuat demikian. 5.3 PERTANYAAN, ULASAN DAN JAWAPAN 5.3.1 Hendaklah meminta izin dengan pengerusi sidang samada dengan mengangkat tangan atau apaapa yang memberi maksud tersebut. 5.3.2 Menyatakan Nama Penuh dan No ahli( jika telah dimaklumkan terlebih dahulu) untuk catatan s/u sidang. 5.3.3 Hanya yang mendapat keizinan sahaja dibenarkan untuk bertanya, memberi ulasan dan jawapan ketika AGM berlangsung. 5.3.4 Ringkas, padat dan jelas. (tidak terlalu panjang dan terus menyentuh isi yang hendak diutarakan seperti nyatakan soalan berdasarkan muka surat dan item ke berapa) 5.3.5 Dilarang Sama-Sekali mengunakan sebarang kata-kata yang kesat, tidak sopan, lucah dan menyentuh mana-mana sensitiviti individu atau kumpulan pada pandangan umum dan pengerusi sidang .
6.0 PERLEMBAGAAN DAN PERKAITANNYA DENGAN AGM Pengerusi Sidang hendaklah memahami isi kandungan perlembagaan yang berkaitan AGM kerana akan menjadikan tempat rujukan utama semasa AGM berlangsung. Contoh Perlembagaan PUTRA pindaan pada 2012(terkini): Fasal 5.2 Lembaga Penasihat 5.2.1 Terdiri daripada 2 orang siswa dan seorang siswi 5.2.2 Seorang daripada penasihat dari lembaga penasihat dipilih dalam mesyuarat agung dan selebihnya dipilih oleh AMM. Fasal 14 : Hak-hak Keahlian 14.1 Ahli Rasmi 14.1.2 Berhak menghadiri Mesyuarat Agung yang diadakan,mengundi dan menyuarakan pandangan. program-program yang dianjurkan oleh PUTRA. 14.2 Ahli Bersekutu 14.2.1 Berhak mendapat semua hak keistimewaan yang dimiliki oleh ahli rasmi kecuali hak diundi 14.3 Ahli Kehormat 14.3.1 Berhak mendapat semua hak keistimewaan yang dimiliki oleh ahli rasmi kecuali hak diundi.
7
BIDANG KUASA DAN TANGGUNGJAWAB Fasal 29 : Bidang Kuasa Majlis Mesyuarat PUTRA 29.4 Berhak membuat sebarang pentafsiran bagi sebarang kekeliruan yang timbul dalam mana-mana peruntukan perlembagaan ini bersama kehadiran penasihat dan segala pentafsiran yang dibuat olehnya adalah muktamad. MESYUARAT Fasal 32: Mesyuarat Agung Tahunan 32.1 Hendaklah diadakan sekali setahun. 32.2 Hendaklah dihadiri oleh lebih separuh daripada jumlah ahli PUTRA berdasarkan bab ketiga fasal 14 ceraian ( 14.1 ) perkaara (1),(2) dan (3) , ceraian ( 14.2) perkara (1) , (2) dan (3), ceraian (14.3) perkara (1) dan ceraian (14.4) perkara (1) . 32.3 Dipengerusikan oleh pengerusi yang dilantik oleh ahli Majlis Mesyuarat PUTRA. 32.4 Menyuarat Agung boleh dimulakan sesudah berlalu masa dari tempoh yang ditetapkan di dalam surat jemputan rasmi apabila dihadiri oleh satu perlima ahli , tetapi sebarang bentuk pengundian tidak boleh dijalankan kecuali setelah kehadiran ahli melebihi separuh ,jika tidak mesyuarat akan diadakan semula pada suatu tarikh yang ditetapkan oleh Majlis Mesyuarat PUTRA. 32.5 Apabila berlaku persamaan jumlah undi , maka pengerusi berhak memberi undi pemutus. 32.6 Dua orang setiausaha mesyuarat agung hendaklah dipilih di dalam mesyuarat dan pengerusi tidak berkuasa lagi membuat gantian. 32.7 Peraturan mesyuarat agung tertakluk kepada peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh ahli majlis mesyuarat PUTRA yang diedarkan bersama surat jemputan dan laporan mesyuarat. 32.8 Surat jemputan mesyuarat hendaklah diedarkan sekurang-kurangnya tiga hari sebelum mesyuarat diadakan. 32.9 Keputusan mesyuarat agung adalah muktamad dan dikuatkuasakan selepas keputusan tersebut dibuat. 32.10 Mana-mana ahli yang tidak hadir disebabkan keuzuran boleh mewakilkan undi atau sebarang usul kepada ahli lain secara bertulis melalui borang yang disediakan dan setiap ahli hendaklah diwakili oleh dua orang wakil. Fasal 33: Mesyuarat Agung Khas atau tergempar 33.1 Diadakan berdasarkan kepada : 33.1.1 Apabila dirasakan perlu oleh Majlis Mesyuarat PUTRA. 33.1.2 Apabila permohonan yang dikemukan kepada ahli Majlis Mesyuarat PUTRA secara bertulis mewakili satu perdua daripada jumlah ahli. 33.1.3 Sekiranya ahli mesyuarat tidak melebihi daripada separuh daripada jumlah keseluruhan ahli maka mesyuarat tersebut dikira sebagai Mesyuarat Agung Khas. 33.2 Persediaan dan peratuaran Mesyuarat Agung Khas atau Tergempar adalah merujuk kepada bab keenam fasal 33 ceraian (33.2) dan (33.3) . 33.3 Surat jemputan mesyuarat hendaklah diedarkan selewat-lewatnya tiga hari sebelum mesyuarat diadakan. PINDAAN PERLEMBAGAAN Fasal 45 : Tafsiran Perlembagaan 45.1 Sebarang kekaburan atau kekeliruan yang memerlukan pentafsiran atau membawa kepada salah pengertian di dalam peruntukan perlembagaan ini, maka Majlis Mesyuarat PUTRA berhak membuat sebarang pentafsiran terhadap kekeliruan tersebut dan segala pentafsiran yang dibuat olehnya adalah muktamad sebagaimana yang dinyatakan di dalam bab kelima fasal 29 ceraian (29.4). Fasal 46 : Cara Pemindaan Perlembagaan. 46.1 Mana-mana ahli boleh mengemukakan usul dan cadangan dengan mengemukakan secara bertulis kepada Setiausaha Agung sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat agung diadakan. 46.2 Sebarang pindaan yang akan berlaku di dalam mesyuarat agung hendaklah mendapat persetujuan dua pertiga ahli mesyuarat agung tahunan. 46.3 Sebarang pindaan yang berlaku di dalam mesyuarat agung khas atau tergempar hendaklah mendapat persetujuan dua pertiga ahli-ahli mesyuarat agung khas atau tergempar. 46.4 Sekiranya ahli-ahli mesyuarat tidak mencukupi dua pertiga daripada jumlah keseluruhan ahli maka usul-usul dan cadangan-cadangan boleh dibincangkan pada sesi akan datang 4.0 Pindaan perlembagaan berkuatkuasa setelah diluluskan di dalam mesyuarat agung.
8