Page 1

   

 

Safe, Smart, Step‐by‐Step  A Community Approach to Reopening 


Safe, Smart, Step‐by‐Step 

A Community Approach to Reopening 

CONTENTS   

I.

Executive Summary (p. 2) 

II.

Sanitization Methods (p. 3) 

III.

Screening Protocols (p. 4) 

IV.

Contact Reduction (p. 5) 

a. Technology   b. Food and Beverage Service  c. Additional Mitigation Protocols  V.

Team Education, Training and Support (p. 6) 

VI.

Communication (p. 7) 

VII.

Community‐Based Decision Process (p. 8) 

VIII.

Appendix A: Product Specifications (p. 9) 

 

1


Strategies

EXECUTIVE SUMMARY                                                                                                                    July 2021 Update:  In  response  to  the  availability  and  use  of  COVID‐19  vaccines,  a  return  for  spectator  sports,  and  other  widespread  changes  in  community  practices  and  CDC  guidelines,  the  reduction  to  50%  capacity  was  lifted  on  July  1,  2021.    Advanced  sanitization  protocols  and  use  of  contactless  technology  will  continue.    The  installation of the air purification system is reported to be one of  the  best  remediation  standards  available  for  venues.  Feedback  from our stakeholders has been overwhelmingly positive in both  the demand for product and appreciation for the measures taken  as they began returning for shows, classes and social events.  The  following details current practices at our facilities.   

 Sanitize effectively    Screen those coming on‐site    Utilize Touchless Technology     Ensure team continues to:   Adopt protocols   Recognize symptoms   Respond to illness and manage  isolation and contamination risk   Communicate guidelines and monitor  adherence    Continue to assess public health  recommendations, local norms and  community demand as a guide in  adjusting protocols and maintaining  best practices.  

November 2020: 

Ruth Eckerd Hall Inc. annually serves over 450,000 with 300 events,  and provides 45,000 students with arts education.   Operations are  supported  through  both  earned  revenue  and  contributions.   Revenue earned from ticket sales, service fees, concessions, rental  fees and tuition fees cover approximately 80% of expenses.  The  20%  donated  by  our  generous  supporters  provide  for  overhead,  facility repairs, tuition assistance, scholarships and no‐cost programming for underserved populations.   

The impact on our programs and services continues to be devastating with a 99% drop in earned revenue  and a 50% drop in contributions.  We are deeply grateful to those partners who continue to financially  support us during this time.  Clearly, their generosity comes from a commitment to our mission and its  future.      Ruth  Eckerd  Hall  is  committed  to  a  safe,  smart,  step‐by‐step  approach  to  re‐opening  our  facilities  to  guests, artists, volunteers and staff.  While this document mainly focuses on delivering services to the  public, the practices also apply to private areas used by staff, volunteers and tour/artist personnel.    During the eight months of closure, we looked to leaders in public health, explored emerging technologies  and implemented new protocols to move forward in a responsible, measured manner, always mindful we  have been entrusted with a tremendous asset, built for and supported by this community for almost 40  years.     Susan M. Crockett  President and CEO       

2


What’s New?  

SANITATION METHODS 

 HOSPITAL GRADE AIR PURIFICATION SYSTEM   MIST SANITATION OF THEATER SEATS 

AIR PURIFICATION  ‐ A commercial‐grade ultraviolet  air purification system* has been installed at both the McMullen‐Booth and Cleveland Street facilities –  the same top‐rated system used in health care settings, military hospitals, and other sites where  contagion control is critical.  Individual units function inside the air handling system to operate safely  and quietly during events, killing microbes, viruses, bacteria, mold and other airborne pathogens.  Units  have been installed throughout, including classroom, studio, backstage and administrative spaces and  larger custom units with capacity for expansive spaces such as theater chambers, banquet facilities,  lobbies, galleries and lounges.  The system is designed to filter the entire space every 6‐8 minutes.      PRODUCTS & PROTOCOLS ‐ Sanitation has been augmented both in frequency and efficacy:       

      

High contact  areas  (counter‐tops,  restrooms,  door  handles,  elevator  controls,  ATMs)  are  cleaned  repeatedly during events and high‐use periods      Public restrooms are deep cleaned before events, including sanitizing walls, partitions, and floors, in  addition to toilets and urinals    Daily sanitization of other areas in use (classrooms, studios, dressing rooms and offices)  Surfaces are treated with misting and foaming application of Nisus DSV* disinfectant, EPA approved  to protect against SARS CoV‐2/COVID‐19, Hantavirus, E. Coli, Hepatitis B and C, Avian flu, staph, strep,  and many other viruses and bacteria.    All glass surfaces  are treated with an ammonia based glass cleaner   Face coverings, disposable gloves, single‐use paper products and other risk mitigation supplies are  made available for staff, volunteers and guests to reduce cross‐contamination  Hand  wipes  and/or  liquid  sanitizer  are  provided  to  guest  and  team  members  after  handling  pens,  credit cards, etc.   Staff  and  faculty  are  provided  appropriate  cleaning  supplies  to  use  after  client  meetings,  private  instruction, studio lessons and other individual and small group encounters   Food preparation areas are restricted to essential personnel, monitored by designated management  and inspected regularly by the Department of Health for sanitation protocols   Custodial personnel are trained in safe mitigation of possible contaminants  Additional hands‐free sanitizer stations are readily available throughout the facility 

*See product information in Appendix A 

 

3


What’s New? 

 WALK‐THROUGH THERMAL  BODY CHECKS 

SCREENING PROTOCOLS     RISK ASSESSMENT & VOLUNTARY COOPERATION  Self‐assessment  guidelines  provided  by  public  health  sources  are  distributed  to  team  members  and  communicated to those entering upon property.   Information is readily available on the website, during  the  purchase  process,  before  the  day  of  event  and  upon  entry.    In  addition  to  self‐assessment,  all 

persons will be notified that entry involves risk of exposure despite mitigation efforts, and that  they enter at their own risk  Following current CDC guidelines, the use of masks is optional for guests who are fully vaccinated against  COVID‐19 and we ask unvaccinated individuals to self‐regulate, along with the community norm.   Our  service staff continue to wear masks when interacting with the public at events. POLICY ACCOMMODATIONS – A good number of our stakeholders may identify as being in a high risk  class for severe infection.  With that in mind, we are relaxing policies related to work leave, volunteer  inactivity and compensation for unused tickets, when possible.     Employees are encouraged to speak with their manager and/or human resources if they have concerns  about reporting for work.     We  will  continue  to  make  every  effort  to  accommodate  ill  or  high‐risk  ticket  holders  and  ask  their  cooperation in notifying us as soon as possible of changes in their plans to afford us the opportunity to  resell the ticket.  Flexibility on both sides will be key to recovery as we work through solutions together.   

We have implemented precautions to reduce the spread of contagion in our facility. Guests  are required to follow all facility guidelines.  COVID‐19 can cause a serious and fatal infection  and the CDC reports that the elderly and those with pre‐existing conditions are at higher  risk.    If  you  experience  within  14  days  of  the  event,  symptoms  such  as  fever,  coughing,  shortness of breath, or new loss of taste or smell; OR have traveled to a highly infected area,  been  exposed  to  someone  with  COVID‐19,  or  tested  and  are  awaiting  clearance  to  leave  quarantine,  please  notify  us  before  the  event.    An  inherent  risk  of  exposure  exists  in  any  public  place.  By  entering  onto  the  property  and  utilizing  our  services,  guests  voluntarily  assume all risks of exposure and hold Ruth Eckerd Hall Inc. and the City of Clearwater free  of  liability  or  related  damage  caused  by  exposure.    Purchasers  are  required  to  share  this  information with their party.   Your consent is required to purchase.  

 

4


What’s New?  

 TOUCHLESS TECHNOLOGY   IN‐SEAT REFRESHMENT ORDERING 

CONTACT REDUCTION 

LEVERAGING TECHNOLOGY      

The vast  majority  of  services  may  be  transacted  on  the  RuthEckerdHall.com  website  including  ticket  purchasing,  print‐at‐home  or  mobile  tickets,  membership  renewals,  donations,  and  customer service requests    For entry, touchless scanning or ticketless entry (depending on the activity) will eliminate the need  for passing tickets.   Tickets printed or pulled up on a cell phone can be held up for scanning    Walk‐through screening gates use radar and artificial intelligence to detect concealed weapons  on moving targets.  This reduces the need for bag checks, emptying of pockets and secondary  screening which translates to quicker entry and less contact with personal belongings  Contactless payment is encouraged wherever possible 

FOOD & BEVERAGE SERVICES      

WiFi has been enhanced and a mobile app will allow patrons to order beverages before they arrive  or from their seat for quick pick‐up at a designated location    Self‐serve buffets have been replaced with attendants to minimize sharing serving utensils.   Plexiglass protection is added to service stations    Service and kitchen staff are reminded to wash hands frequently and change gloves when serving  and bussing tables  Hospitality services backstage will be adjusted based on specific needs and preferences of the  artist and crew, which can include separate dining areas, single serve products, etc.   

ADDITIONAL MITIGATION PROTOCOLS    

 

Only self‐parking is available with valet service suspended at the current time  The use of face coverings is self‐regulated with appropriate signage.  Coverings are optional for  individuals who are fully vaccinated against COVID‐19.  At the current time REH service staff will  continue to use face coverings when servicing guests at events, with the exception of the enclosed  ticket office.  Mask protocols for education activities will follow the guidelines of the public school system for  classroom participation and the protocols of the hosting facility when conducted off‐site.   Purchase and enrollment records will be maintained and available to public health officials for  contact tracing if needed.  

 

5


TEAM EDUCATION, TRAINING and SUPPORT    

  

    

Managers will continue to provide training for operational procedures specific to their work area  in addition to the general protocols issued in this document.  This includes what to do if illness is  suspected and how to respond to illness on the job  Modifications  to  the  plan  will  be  made  available  to  all  team  members  through  written  communication  Staff, volunteers and contracted labor continue to be required to self‐assess upon arrival for a  work shift  All  custodial  and  event  personnel  are  trained  in  best  practices  for  safe  mitigation  of  possible  contaminants  Staff and volunteers are reminded to be sensitive to personal space for one another and guests  and avoid touching people or their property  Non‐essential personnel will be prohibited in backstage and food preparation areas   Staff is encouraged to disinfect personal work areas and wash hands frequently   Staff will be reminded not to come to work if symptomatic for a flu‐like illness  Management will monitor and hold team accountable for complying with safety guidelines   

 

6


COMMUNICATION   GENERAL   

Website includes latest safety guidelines and face covering requirements  This plan is available for download on RuthEckerdHall.com 

PERFORMANCES     

Purchasers must acknowledge the COVID‐19 screening and risk waiver to complete sale  Information is included in the Know Before You Go email sent to ticket holders emphasizing self‐ screening and mitigation measures in place   On‐site signage reiterates protocols, assumption of risk and face covering policy  When  advancing  shows,  the  production  manager  will  notify  artist  and/or  road  manager  of  protocols  in  place  for  their  arrival  on‐site.    Artist  needs  and  preferences  will  weigh  heavily  on  backstage protocols for the event.  Appropriate signage and sanitation will be present backstage. 

EDUCATION PROGRAMS    

Safety protocols will be communicated to participants prior to arrival   Students (or legal guardians) will be asked to self‐screen and sign a waiver prior to entrance  Faculty and signage will remind students to comply with guidelines 

PRIVATE EVENTS       

Safety protocols are communicated to the lessee in advance of the event    Contracts include provision to comply with all guidelines and government mandates at the time  of the event, up to and including cancellation or postponement  The lessee is responsible for notifying their guests of restrictions  Signage at entry reiterates protocols and face covering requirement   

 

7


COMMUNITY‐BASED DECISION PROCESS    Recovery is determined by the community and we will continue to cycle through these steps, applying  new information as it becomes available, and maintaining best practices as we move forward.    

Consult

Listen

Research

Approve

Implement

Communicate          

Consult public health, legal, and economic resources for sound planning  Research leading technologies and processes for moving forward  Maintain Board of Directors approval   Communicate plan to all stakeholders  Implement and monitor protocols  Listen to stakeholders via feedback and behavioral trends 

   

 

8


APPENDIX A:   PRODUCT SPECIFICATIONS    NISUS DSV DISINFECTANT  Q. What exactly is Nisus DSV?  A. Nisus DSV is a disinfectant, sanitizer and virucide.  It is a concentrate of four active ingredients  (quaternary ammonias) diluted before use:   Octyl Decyl Dimethyl Ammonium Chloride 1.65%   Didecyl Dimethyl Ammonium Chloride 0.825%   Dioctyl Dimethyl Ammonium Chloride 0.825%   Alkyl Dimethyl Benzyl Ammonium Chloride 2.200%    Q. Is Nisus DSV effective against SARS‐CoV‐2 virus, the cause of COVID‐19?  A. The EPA has designated certain products for use against SARS‐CoV‐2 based on their proven efficacy  against human coronavirus.  These products can be found on the EPA’s List N.  The chemical formula for  Nisus DSV, 10324‐80 was added on 3/13/20, meaning the EPA has determined it qualifies for use against  SARS‐CoV‐2 virus, the cause of COVID‐19. It performs as a disinfectant on hard surfaces and sanitizer on  soft surfaces.  www.epa.gov.    Q. How is it applied?  A. Surfaces are first cleaned to remove any substances that would block contact.  Nisus DSV is then  applied directly with mop, sponge, foam sprayer or by wet misting.  It remains wet for 10 minutes and  dries without residue.        Source: Nisus Corporation Technical Services Bulletin • Nisus DSV and Coronavirus at a Glance • April 14, 2020 

HVAC PHOTOHYDROIONIZATION® (PHI) PURIFICATION TECHNOLOGY by RGF®   Air purification has become the gold standard in controlling exposure where people gather.  A double  blind study using PHI technology in a sneeze simulation chamber reported an 88% reduction in  microbials three feet from the source.   Third party laboratory and university studies report an  inactivation rate up to 99+% elimination for:       

H1N1 (Swine Flu)   Avian Influenza (Bird Flu)    Norwalk Virus   Methicillin‐Resistant Staph Aureus (MRSA)   Group A Streptococcus   Streptococcus Pneumonia 

Sources:    Center for Disease Control and Prevention  US Food & Drug Administration  US Department of Health & Human Services   Midwest Research Institute   Kansas State University  California Microbiology Center 

 

9

     

Listeria Escherichia Coli (E. Coli)  Clostridium Difficile (C. Diff)  Tuberculosis  Legionella  Mold (90‐95%)  

Profile for Ruth Eckerd Hall

Ruth Eckerd Hall Reopening Plan 2021  

Ruth Eckerd Hall Reopening Plan 2021  

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded