Seminário de Treinamento para Presidentes Eleitos Guia para Líderes
O Guia para Líderes do Seminário de Treinamento para Presidentes Eleitos, uma ferramenta flexível destinada àqueles que oferecem treinamento a presidentes eleitos de clube, contém sessões variadas que possibilitam aos participantes adquirir experiência em diversas áreas. As sessões foram elaboradas de modo a permitir que vocês, organizadores e instrutores do seminário de treinamento para presidentes eleitos (PETS), adaptem o conteúdo às suas audiências. O propósito do seminário é: • Preparar presidentes entrantes para seus mandatos. • Oferecer a governadores eleitos e governadores assistentes entrantes a oportunidade de motivar os presidentes entrantes e estabelecer relacionamentos de trabalho. A participação dos presidentes eleitos de clube no PETS é obrigatória, a menos que dispensada pelo governador eleito. Neste caso, um representante do clube deve ser nomeado para comparecer ao evento. O PETS deve ser realizado em fevereiro ou março, após a Assembleia Internacional e o seminário de treinamento da equipe distrital, e ter de preferência um dia e meio de duração. Os seguintes líderes distritais devem estar envolvidos: • Governador eleito de distrito, ao qual cabe a responsabilidade geral pelo seminário. • Governador de distrito, que assessora o governador eleito em atividades relacionadas ao seminário. • Membros da comissão distrital de capacitação, que planejam e conduzem o seminário sob a supervisão do governador eleito. • Governadores assistentes , que auxiliam o governador eleito na formação de equipes e no estabelecimento de metas durante o seminário. Durante o planejamento do PETS, consultem www.rotary.org/pt/trainers para informações relacionadas à logística de encontros de treinamento, teoria de aprendizagem de adultos, webinars, treinamento para instrutores, bem como links para folhas de dados e calendários de planejamento. Ao preparar o seminário, escolham um local com acesso à internet sem fio para que possam enriquecer as sessões com apresentações de multimídia.
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Materiais para os participantes Antes do PETS, os governadores eleitos devem enviar aos presidentes eleitos o Kit para Dirigente de Clube. O Manual do Presidente de Clube é parte essencial do seminário e por isso os presidentes eleitos devem familiarizar-se com este material antecipadamente e tê-lo em mãos durante o treinamento. Além disso, vocês poderão pedir aos participantes que levem ao evento seus laptops e dispositivos móveis.
Sessões Este guia visa ser flexível para os organizadores, instrutores e participantes. As sessões, as quais devem ser revistas antes do treinamento, podem ser adaptadas pelos instrutores. Quando os recursos disponíveis não permitem que todas as sessões sejam oferecidas, elas podem ser combinadas ou escolhidas de acordo com o público. Há três tipos de sessões: Sessões específicas à função se concentram em habilidades e informações pertinentes ao papel desempenhado pelo presidente de clube. Todos os participantes devem comparecer a essa sessão. Os tópicos incluem: o Planejamento para o ano (workshop ou grupo de discussão) o Realização de encontros (painel ou troca de ideias) o Liderando os rotarianos (mesas-redondas ou troca de ideias) o Como engajar os associados (troca de ideias ou interação rápida) o Administração do clube (painel ou troca de ideias) Sessões de tópicos rotários oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de explorar tópicos específicos em profundidade, de acordo com as suas necessidades e interesses. o Subsídios da Fundação Rotária (painel ou workshop) o Captação de recursos (mesas-redondas ou painel) o Causando impacto na comunidade (troca de ideias ou interação rápida) o Como usar parcerias para maximizar serviços (workshop ou painel) o Novas Gerações (painel ou grupo de discussão) o Usando mídias sociais (workshop) o Como promover seu projeto principal (troca de ideias) o Divulgando o Rotary (workshop) o Campanha de imagem pública (painel) o Somos quem dizemos ser? (grupo de discussão) Sessões plenárias reúnem todos os participantes e em geral contêm apresentações visuais dinâmicas, informações atualizadas, relatórios das sessões abertas, mensagens motivacionais e inspiradoras, e discussões sobre assuntos distritais. Guias de sessões plenárias estão disponíveis sobre os seguintes tópicos:
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Clubes fortes Serviços humanitários Imagem pública Plenária de encerramento (assuntos distritais ou conclusão)
Programação Elaborem a programação usando as sessões relacionadas acima. Dependendo do espaço e do número de instrutores disponíveis, vocês podem oferecer sessões concomitantes, de modo a dar opções de escolha aos participantes, e repetir certas sessões para maximizar o comparecimento. Se os recursos forem limitados, escolham as sessões de maior relevância para os participantes. Em geral, as sessões são elaboradas para durar 45 minutos, no entanto, o tempo pode ser ajustado para atender às necessidades dos instrutores e participantes. Os instrutores devem planejar as sessões cuidadosamente e alocar tempo para cada segmento. A maioria das sessões oferece duas atividades, embora haja a opção de dividir o tempo de forma a incluir ambas as atividades. Observem que as sessões correspondem às seguintes prioridades e metas do Plano Estratégico do RI: o Apoiar e fortalecer os clubes o Dar mais enfoque e expansão aos serviços humanitários o Aumentar a projeção da imagem pública da organização Certifiquem-se de que essas prioridades sejam tratadas nas sessões do PETS e transformem as sessões que não se encaixem na programação em tarefas ou webinars a serem realizados antes ou depois do PETS. EXEMPLO DE PROGRAMAÇÃO Segue um exemplo de programação para seminário de um dia e meio de duração. 1° DIA 08h00-08h30 08h35-09h20 09h25-10h10 10h15-11h00 11h05-11h50 11h55-12h55 13h00-13h45 13h50-14h35
Plenária de abertura: Clubes fortes Planejamento para o ano – workshop Realização de encontros – painel Como engajar os associados – interação rápida Administração do clube – mesas-redondas Plenária em almoço: Serviços humanitários Liderando os rotarianos – troca de ideias Subsídios da Fundação OU Captação de recursos – mesaRotária – workshop redonda
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14h40-15h25 15h30-16h00 2° DIA 08h00-08h30 08h35-09h20 09h25-10h10 10h15-11h00 11h05-11h35
Causando impacto na OU Como usar parcerias para comunidade – troca de maximizar serviços – painel ideias Plenária de encerramento: Assuntos distritais Plenária de abertura: Imagem pública Novas Gerações – grupo de OU Usando mídias sociais – workshop discussão Usando mídias sociais – OU Como promover seu projeto workshop principal – troca de ideias Somos quem dizemos ser? – grupo de discussão Plenária de encerramento: Conclusão
Formatos das sessões Sessões com formatos diversos são sugeridas de acordo com o tópico, sendo que alguns tópicos podem incluir dois formatos. A tabela a seguir oferece detalhes sobre cada tipo de sessão.
Troca de ideias
As sessões para troca de ideias se aplicam melhor a assuntos sobre os quais os participantes têm experiência. Elas incluem facilitadores que cuidam para que todos os participantes tenham a chance de se pronunciar e ninguém monopolize o debate. O instrutor pode incluir uma atividade no final da sessão para que as ideias discutidas sejam colocadas em prática. Recomenda-se que os assentos sejam organizados em forma de U.
Workshop
Workshops são indicados quando o objetivo é fazer com que os participantes pratiquem habilidades específicas ou para darlhes nova compreensão através de atividades interativas. Eles devem ser conduzidos por especialistas e requerem espaços que favoreçam o trabalho em equipe e possibilitem que o facilitador circule pelo ambiente orientando os participantes.
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Painel
Painéis são úteis quando se quer compartilhar informações através de relatos pessoais, demonstrações lideradas por especialistas e/ou apresentações visuais. A sala deve possibilitar o uso de equipamentos audiovisuais e ser organizada com uma mesa em frente para os painelistas e cadeiras em formato de auditório para o público.
Interação rápida
Interações rápidas são sessões curtas que possibilitam conversas em dupla entre os participantes para troca de ideias e estabelecimento de contatos. A sala pode ser configurada em forma de U ou com duas fileiras de mesas e cadeiras.
Grupos de discussão
As sessões para grupo de discussão são indicadas quando a intenção é compartilhar ideias. Lideradas pelo instrutor, elas incluem facilitadores que mantêm a discussão em foco nas diversas mesas. Eles esclarecem dúvidas e cuidam para que todos os participantes tenham a chance de contribuir e nenhum deles centralize a discussão. As mesas devem ser redondas para facilitar a troca de ideias.
Mesa-redonda
As mesas-redondas funcionam melhor quando o objetivo é oferecer aos participantes mais tempo para estabelecer contatos, compartilhar melhores práticas, discutir tópicos de sua escolha e trocar ideias sobre projetos conjuntos. As mesas devem ser redondas de modo a facilitar as discussões e a interação.
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Plenária
As sessões plenárias são recomendadas quando o objetivo é motivar e inspirar os participantes e/ou fornecer novas informações sobre tópicos relevantes para um grande número de participantes. Em geral, elas incluem recursos de multimídia que adicionam impacto às apresentações e são realizadas em um salão com palco, telão e cadeiras arrumadas em formato de auditório.
Slides Slides de PowerPoint são fornecidos para cada sessão. Usem os slides adequados ao formato da sessão escolhida (indicado no slide que contém o título). Fotografias ou outros recursos visuais podem ajudar os participantes a se identificar com o conteúdo e por isso cada sessão tem um slide com foto para ser apresentado quando outros slides não forem necessários. Adicionem fotos do distrito, e mais slides e texto para tornar o material mais relevante para os participantes. Além disso, lembrem-se de ler as notas dos slides, pois algumas delas incluem informações úteis aos instrutores.
PETS multidistrital Alguns distritos concluíram que esforços combinados resultam em seminários mais eficazes. Os PETS multidistritais oferecem aos presidentes eleitos a oportunidade de interagir com rotarianos além do âmbito de seus distritos e trocar ideias com outros presidentes eleitos de clubes do mesmo tamanho. Eles são, no entanto, mais benéficos em certas culturas do que em outras. Tais seminários devem alocar tempo para tarefas distritais, inclusive os requisitos para Subsídios Distritais da Fundação Rotária. Para mais informações, contatem os representantes de suporte a clubes e distritos das suas regiões.
Dando início aos trabalhos Após ler este guia, determinem quem serão seus líderes de treinamento. Busquem especialistas para liderar as sessões técnicas e entreguem a eles os guias das sessões e os slides com antecedência para que tenham tempo suficiente para planejar as sessões que irão conduzir. Peçam aos presidentes eleitos para avaliar as sessões das quais tiverem participado (vejam exemplo de avaliação). E, finalmente, divirtam-se!
Comentários? Enviem dúvidas ou comentários sobre este guia ou qualquer material de treinamento do RI a:
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Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 EUA E-mail: learn@rotary.org Tel.: +1-847-866-3000 Fax: +1-847-866-9446
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