MODÈLES D’E-MAILS GRATUITS POUR HÔTELS
Améliorez votre communication client
RÉSERVATION CONFIRMÉE
Tous les professionnels savent que l’expérience client commence bien avant l’arrivée à l’hôtel.
Dès le moment où ils effectuent leur réservation, que ce soit directement sur votre site internet ou via les OTA (agences de voyages en ligne), les clients veulent se sentir bien reçus et valorisés.
Une façon de répondre à leurs attentes est de communiquer efficacement avec eux par e-mail.
PROFITEZ DE VOTRE SÉJOUR
Dans ce guide, vous trouverez des modèles d’e-mails facilement utilisables, conçus pour s’adapter à chaque étape du parcours client, de la confirmation de la réservation à la communication post-séjour.
E-MAIL DE CONFIRMATION DE RÉSERVATION
Un e-mail de confirmation de réservation est un moyen d’accuser réception de la réservation et du paiement. Il permet d’indiquer à vos clients que vous les prenez en compte, ce qui leur inspire confiance.
L’e-mail de confirmation doit contenir toutes les informations essentielles, telles que le montant payé, le numéro de la chambre, le type de chambre et la durée du séjour dans votre établissement.
De : reservations @hotelraccoon.com
Votre séjour à [Nom de l’établissement]
Bonjour [Nom du client],
Merci de votre réservation à [Nom de l’établissement] ! Nous avons le plaisir de confirmer votre réservation du [date d’arrivée] au [date de départ].
Voici les détails de votre réservation :
Type de chambre : [Type de chambre]
Nombre de voyageurs: [Nombre de voyageurs]
Nombre de nuits : [Nombre de nuits]
Prix : [Prix]
N’oubliez pas d’apporter une pièce d’identité accréditée par le gouvernement pour effectuer votre enregistrement. Votre chambre sera disponible à partir de [heure] et le check-out s’effectue jusqu’à [heure].
Nous avons hâte de vous recevoir au sein de notre établissement. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez le moindre besoin.
Sincèrement, L’équipe de [Nom de l’établissement]
ENVOYER
MODÈLE 2
De : reservations @hotelraccoon.com
Votre réservation [Booking.com/ TripAdvisor/ autre OTA] à [Nom de l’établissement] a été confirmée.
.
LE SAVIEZ-VOUS ?
Avec le bon Channel Manager, vous pouvez envoyer des e-mails de confirmation de réservation personnalisés aux clients qui effectuent leur réservation via une OTA.
Bonjour [Nom du client],
Nous avons le plaisir de vous informer que votre réservation a été confirmée ! Nous sommes impatients de vous recevoir au sein de notre établissement. Cet e-mail fait office de confirmation de votre réservation.
Préparez-vous à vivre une expérience inoubliable au sein de [nom de l’établissement]. Pour faciliter la préparation de votre séjour, nous avons inclus les détails de votre réservation dans cet e-mail, que vous pourrez montrer à la réception à votre arrivée.
Date : [date]
Heure : [heure de début-heure de fin]
Vos informations : [Nom] [Adresse e-mail] [Numéro de téléphone]
Politique d’annulation : [Votre politique d’annulation et de remboursement]
Nous avons hâte de vous recevoir pour vous faire vivre un séjour inoubliable ! [Nom de l’établissement].
De : reservations @hotelraccoon.com
Votre réservation à [Nom de l’établissement] à été confirmée.
Bonjour [Nom du client],
Nous avons hâte de vous accueillir au sein de [Nom de l’établissement] le [date]. Vous trouverez ci-dessous les informations de votre réservation.
Informations du client : [Nom :]
[Adresse e-mail :]
[Numéro de téléphone :]
[Nombre de voyageurs :]
[Adresse de votre établissement :]
[Coordonnées sur la carte :]
Informations sur le stationnement : [Itinéraire et autres détails :]
[Coordonnées de votre établissement :]
Nous sommes impatients de vous recevoir !
L’équipe de [Nom de l’établissement] .
E-MAIL DE PRÉ-SÉJOUR
Un des avantages de l’email de pré-séjour est qu’il vous permet de prendre les devants et d’anticiper les besoins de vos clients.
L’e-mail de pré-séjour est l’occasion parfaite de proposer des services supplémentaires et des surclassements de chambres à vos clients pour rendre leur séjour encore plus agréable.
Qu’il s’agisse d’indiquer le chemin pour se garer, de fournir des informations sur les activités locales ou de recommander des restaurants, vous pouvez
offrir de la valeur à vos clients avant leur arrivée.
Aussi, la plupart des clients attendent aujourd’hui des hôtels qu’ils leur permettent de s’enregistrer en ligne un ou deux jours avant la date d’arrivée. Les statistiques montrent que cette option permet de réduire le temps d’enregistrement de plus de 60 %, ce qui fait de l’enregistrement en ligne un élément incontournable pour les établissements hôteliers du monde entier.
Bonjour [Nom du client],
Nous sommes ravis de vous accueillir le [date] pour votre séjour à [Nom de l’établissement]. Afin de rendre votre arrivée aussi simple que possible, nous vous offrons la possibilité de vous enregistrer en ligne.
Pour commencer le processus d’enregistrement en ligne, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et saisir vos informations. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de faire la queue à la réception le jour de votre arrivée.
[Lien vers l’enregistrement en ligne]
Nous avons hâte de vous recevoir !
Sincèrement, L’équipe de [Nom de l’établissement].
LE SAVIEZ-VOUS ?
Le logiciel d’enregistrement en ligne est utilisé par certains des hôtels les plus célèbres. S’enregistrer en ligne offre de nombreux avantages ; cela évite à vos équipes d’avoir à effectuer l’enregistrement à la réception et garantit également une meilleure expérience à vos clients en leur permettant de faire les choses à leur propre rythme.
Name*
Suites Studio
Scanner de Papiers d’Identité
Scannez le passeport ou la carte d’identité pour renseigner automatiquement les informations du client.
MODÈLE 2
Bonjour [Nom du client],
De : reservations @hotelraccoon.com
Êtes-vous prêt pour votre prochain séjour à [Nom de l’établissement] ?
Votre voyage approche à grands pas, et nous espérons que vous êtes aussi enthousiaste que nous. Cet e-mail contient toutes les informations nécessaires pour effectuer votre enregistrement le [date d’enregistrement].
Gagnez du temps en évitant la queue à la réception et enregistrez-vous en ligne avant votre arrivée en cliquant sur ce lien [insérer le lien]. Vous pouvez également choisir un surclassement de chambre ou sélectionner d’autres services supplémentaires, comme un [panier de bienvenue], un [massage en couple], ou encore une [bouteille de notre meilleur vin offerte en chambre].
Informations du client :
Nom du client : [Nom complet]
Nombre de nuits : [Nombre de nuits]
Date d’arrivée : [date d’arrivée]
Date de départ : [date de départ]
Adresse : [Adresse de votre établissement]
Informations de stationnement : [informations sur le parking réservé aux clients]
Informations importantes : [politiques de votre établissement, détails de paiement, informations sur le WiFi, etc.].
Veuillez consulter notre guide local pour savoir quels sont les meilleurs endroits où manger et connaître les activités touristiques principales. Si vous souhaitez apporter des modifications à votre réservation (ajout d’un minibar ou d’une bougie parfumée par exemple), veuillez nous contacter au [numéro de téléphone] ou nous envoyer un e-mail à [adresse e-mail].
À bientôt ! L’équipe de [Nom de l’établissement].
Envie d’un surclassement ?
VENTE ADDITIONNELLE
Un logiciel puissant comme RaccoonUpsell permet de générer des milliers d’euros de revenus supplémentaires.
RaccoonUpsell est un menu automatisé qui permet de proposer à vos clients des services supplémentaires adaptés à leurs besoins ainsi que des surclassements de chambres pour améliorer leur séjour.
Chambre double avec vue sur la mer
Bicyclette + Champagne + Chocolat +
Avec RaccoonUpsell, vous pouvez promouvoir et vendre n’importe quel service ou produit ; petit-déjeuner, bouteille de vin, visites guidées ou encore séance de soins au spa.
De : reservations @hotelraccoon.com
Tic-tac, tic-tac… Êtes-vous prêt pour vos vacances ?
Bonjour [Nom complet],
Toute notre équipe est impatiente de vous accueillir au sein de [Nom de l’établissement] !
Nous souhaitons vous offrir la meilleure expérience possible. Si vous avez la moindre demande, vous pouvez donc nous contacter au [numéro de téléphone] et nous ferons en sorte de répondre à vos besoins.
N’oubliez pas que nous sommes là pour rendre votre séjour aussi agréable que possible, alors n’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou requête. Nous avons hâte de vous recevoir pour faire de votre voyage une expérience vraiment inoubliable.
À bientôt, L’équipe de [Nom de l’établissement].. .
E-MAIL DE POST-SÉJOUR
Il est essentiel que vous mainteniez contact avec vos clients même après leur séjour. L’e-mail de post-séjour vous permet de remercier vos clients d’avoir choisi votre établissement et constitue également un moment opportun pour leur demander de laisser un avis sur des canaux adéquats, comme TripAdvisor ou Booking. com. En effet, dans le monde d’aujourd’hui, les avis sont particulièrement importants pour apporter de la crédibilité à votre établissement.
Cet e-mail est également l’occasion pour vous de demander à vos clients de vous donner leur avis sur leur séjour en complétant une enquête rapide. Cela vous permettra de connaître vos axes d’amélioration et de savoir quels sont les services que valorisent vos clients.
Et enfin, n’oubliez pas d’offrir des codes de réduction pour inciter vos anciens clients à revenir !
1
De : reservations @hotelraccoon.com
Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour à [Nom de l’établissement].
Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour à [Nom de l’établissement].
En guise de remerciement pour votre fidélité, nous sommes ravis de vous offrir une réduction de 10 % sur votre prochain séjour.
Utilisez le code “LOYALTY10” sur notre site internet pour appliquer votre réduction.
Nous espérons avoir le plaisir de vous recevoir au sein de notre établissement prochainement ! Sincèrement, [Nom de l’établissement]
Revenez bientôt !
Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour à [Nom de l’établissement],
En guise de remerciement pour votre fidélité, nous sommes ravis de vous offrir une réduction de 10 % sur votre prochain séjour, applicable sur notre site internet.
De : reservations @hotelraccoon.com
Bonjour [Nom du client],
Merci pour votre séjour à [Nom de l’établissement].
Nous espérons que vous avez passé un agréable séjour à [Nom de l’établissement].
Nous veillons toujours à ce que tous nos clients vivent une expérience inoubliable au sein de notre établissement, et apprécierons beaucoup de pouvoir recevoir vos commentaires sur votre séjour sur [Booking.com/ TripAdvisor].
Nous vous remercions de nous avoir choisi pour vos vacances, et espérons vous revoir au plus vite.
Passez un bon voyage ! [Nom de l’établissement].
De :
reservations @hotelraccoon.com
Comment s’est passé votre séjour à [Nom de l’établissement] ?
Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que vous avez apprécié votre séjour à [Nom de l’établissement].
Nous accordons une grande importance à votre opinion et nous vous serions très reconnaissants de prendre le temps de répondre à une enquête sur votre séjour.
Vos commentaires sont essentiels afin que nous puissions améliorer continuellement nos services et nous assurer que tous nos clients profitent d’un séjour agréable au sein de notre établissement.
Pour remplir l’enquête, veuillez suivre le lien ci-dessous : [Lien vers l’enquête]
Nous vous remercions pour votre temps et avons hâte de nous accueillir de nouveau au sein de votre établissement.
Bien à vous, [Nom]
[Nom de l’établissement]
En 2023, les e-mails demeurent un support de communication essentiel dans l’industrie hôtelière.
En tirant parti des technologies, les e-mails peuvent vous servir à informer vos clients et à interagir avec eux à toutes les étapes de leur expérience dans votre établissement.
Cela vous permet en outre d’augmenter votre chiffre d’affaires, de mieux comprendre les attentes de vos clients et d’y apporter une réponse adéquate afin de vous construire une solide réputation.
