Soportes Contables

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LIBROS CONTABLES

Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma la información económica y financiera de una organización, es decir, en los libros contables aparecen plasmados todos y cada uno de los movimientos que tiene la organización contablemente.

LIBROS OBLIGATORIOS

Hay una serie de libros que son totalmente obligatorios para las empresas, debido a que así lo dispone la legislación, entre estos los más habituales son los siguientes:

LIBRO DE INVENTARIO:

LIBRO DIARIO

contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa. Visualmente, se configura como una sucesión de asientos contables, ordenados de forma cronológica.

Son unos informes que reflejan la información económico-financiera de la compañía. Son 4 documentos: Balance general, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Las cuentas anuales se ejecutan una vez al año, es decir, que no se modifican periódicamente.

CUENTAS ANUALES:

Incluye el denominado balance de sumas y saldos de los balances de comprobación. Es decir, se va actualizando de manera periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos, patrimonio neto, gasto e ingreso).

LIBROS VOLUNTARIOS

Existen una serie de libros contables que la legislación no hace como obligatorios, para el funcionamiento interno de la empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de la misma.

LIBRO MAYOR OTROS LIBROS AUXILIARES

Representa un resumen de todas las cuentas contables de la organización, esta contabilización se debe hacer de tal manera que quede totalmente explícito como fue cada movimiento de la empresa, la mejor manera de expresar este tipo de cosas es la siguiente:

Existe otra variedad de libros que no son obligatorios para la empresa, pero que es pertinente conocer si se quiere llevar una contabilidad más ordenada, entre estos están, el libro de banco (refleja los movimientos bancarios), el libro de caja (refleja los movimientos de efectivo pagos y cobros de la empresa), el libro de vencimientos (refleja el orden cronológico de las facturas a pagar o cobrar de la empresa).

DOCUMENTOSCONTABLES

¿QUESON?

Son los archivos que sirven para registrar todas las actividades comerciales a las que se dedica una empresa. Por ende, funcionan como prueba de todos los movimientos financieros que tiene la organización durante un determinado lapso de tiempo.

DOCUMENTOSCONTABLESINTERNOS

FACTURA DE VENTAS

factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.

DOCUMENTOSCONTABLESINTERNOS

DOCUMENTOSCONTABLESINTERNOS

CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada «girador», ordena a un banco llamado «girado» que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado «beneficiario».

DOCUMENTOSCONTABLESINTERNOS

NOTA DE CREDITO

es un documento contable que se genera para registrar un saldo a favor de un cliente o comprador posterior a la emisión de la factura,

DOCUMENTOSCONTABLESINTERNOS

LIBRO FISCAL

Es un libro obligatorio de tipo fiscal para todos los contribuyentes que utilicen en un mismo establecimiento de comercio varios talonarios de facturas o que la facturación sea generada en forma mecánica en cada transacción.

DOCUMENTOSCONTABLES EXTERNOS

se tienen en cuenta en la contabilidad de las empresas, pero la diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos contables externos son:

comprobante de egresos

DOCUMENTOSCONTABLESEXTERNO

COMPROBANTE DE PAGO

Es un documento que certifica el traspaso de algún bien o que se generó un servicio en cambio de algún valor acordado. El comprobante de pago se genera con el fin de que haya una constancia de las transacciones.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

¿ QUE SON ?

se trata de aquellos documentos relacionados principalmente con la operación de compras. Se dividen en «Cotización» y «Debe» y proporcionan la información necesaria sobre la posible transacción. Es importante para la toma de decisiones sobre compras y permite poder escoger con base en las alternativas de varias cotizaciones sobre el mismo producto. Es por eso que podremos encontrar dos tipos internos y externo.

DOCUMENTOS NO CONTABLES INTERNOS

Dentro de los documentos no contables internos podremos encontrar:

Recibo de Caja Recibo de Caja Menor Factura de Venta Nominas Cotización

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

CAJA

Es el soporte que debe ser diligenciar el funcionario que solicita la compra de un producto o servicio para justificar el gasto

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

CAJAMENOR

Es el soporte que debe ser diligenciar el funcionario que solicita la compra de un producto o servicio para justificar el gasto

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

NÓMINA

Es un recibo en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades de dinero que conforman el sueldo de un trabajador

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

ORDENDECOMPRA

es el documento legal que se emite para informarle a un proveedor dónde debe entregar el producto que se le está solicitando. Este documento debe detallar la cantidad y tipo de productos o servicios que se están comprando, el precio, las condiciones de pago y la forma de entrega.

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

PEDIDO

es un documento mediante el cual el comprador solicita mercancia al vendedor.

DOCUMENTO NO CONTABLE INTERNOS

COTIZACIÓN

Es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cuál ofrece sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los artículos con sus especificaciones.

DOCUMENTOS NO CONTABLES EXTERNOS

Dentro de los documentos no contables externo podremos encontrar:

Remisiones

Nota de Entrega

Cotizaciones

DOCUMENTOS NO CONTABLES EXTERNOS

NOTAS DE ENTREGA :

SE UTILIZA PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTREGA DE MERCANCÍAS. ACTÚA COMO UN FORMULARIO

DE PRUEBA DE ENTREGA Y AYUDA A ESTABLECER LAS EXPECTATIVAS DEL DESTINATARIO

DOCUMENTOS NO CONTABLES EXTERNOS

REMISIONES

Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a entregar.

Usualmente tiene aspectos de factura, y en el se describe la relación de los materiales o servicios que se van a entra

DOCUMENTOS NO CONTABLES EXTERNOS

COTIZACIÓN

Es un documento informativo mediante el cual se realiza un proceso de cotización, también conocido como presupuesto sobre un producto o servicio.