12.3.2 Administrar las Adquisiciones. (Herramientas y Técnicas) 1.
Sistema de Control de Cambios del Contrato. Define el proceso por el cual la adquisición puede ser cambiada. Comprende formularios, sistemas de rastreo, procedimientos de resolución de disputas y niveles de aprobación requeridos para autorizar dichos cambios. Este sistema está integrado con el sistema de control integrado de cambios.
2.
Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. Revisión estructurada del progreso del vendedor en cumplir con el alcance y calidad del proyecto, dentro del costo y plazo convenido, tomando de base el contrato. La meta de estas revisiones es dar con los éxitos o fracasos en el desempeño, el progreso respecto del enunciado del trabajo asociado a las adquisiciones y el incumplimiento del contrato, que permite al comprador medir la capacidad o incapacidad demostrada por el vendedor para hacer el trabajo.
3.
Inspecciones y Auditorías. Mismas, que son requeridas por el comprador y respaldadas por el vendedor (proveedor) de acuerdo a lo que se estipula en el contrato de adquisición, pueden hacerse en el transcurso de la ejecución del proyecto para comprobar la conformidad de los procesos o entregables del vendedor. En el caso de que el contrato lo autorice, algunos equipos de inspección y auditoría podrán incorporar personal de adquisición del comprador.
4.
Informes de Desempeño. Suministran a la dirección información sobre la efectividad del vendedor en el logro de las metas contractuales.
5.
Sistemas de Pago. Usualmente, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas por pagar del comprador después de que una persona autorizada del equipo del proyecto certifique de que el trabajo es satisfactorio. La totalidad de pagos deben ser hechos y registrados en riguroso cumplimiento de los términos del contrato.