fiche_prospection_de_date_de_concert

LA PROSPECTION Compte­rendu de la rencontre du 21 janvier 214, avec la complicité de Denis Collinot, Directeur du Festival de Marne

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

EN PRÉAMBULE : LA PROSPECTION C’EST QUOI

1) La prospection est une activité commerciale d’humains !

1.1) Les enjeux de la prospection

Par définition, la prospection représente un processus commercial ou promotionnel qui vise non seulement à trouver de nouveaux structures potentielles mais à les convaincre de devenir des clients réels. Inscrit dans le cadre de toute une stratégie ou un plan de communication, ce processus nécessite impérativement une définition préalable de la démarche à adopter, des actions à effectuer et des cibles à viser.

La mise en place d'une démarche de prospection se base sur deux axes : ­ La recherche de nouveaux lieux pouvant accueillir votre spectacle. Ce qui passe par la recherche des cibles, la définition du plan de prospection ­ La fidélisation des contacts existants. En deux mots : un festival, une structure avec laquelle vous avez développé de bonnes relations, va plutôt parler de vous en bien, à ses amis programmateurs et directeurs de structure... Donc il ne s’agit pas seulement d’aller jouer et de faire un bon concert, mais un peu plus !

1. 2) de l'énergie et de la bonne humeur !

En communication, il faut noter que 55% de la communication passe par le regard, 38% par l'intonation et enfin 7% par les mots. Ainsi, au téléphone, le ton utilisé a 5 fois plus de valeur que le sens des mots !

Ne jamais oublié qu’un programmateur est un humain qui reçoit 150 mails et 50 coup de téléphone par jour.

Quelques conseils de base pour organiser son temps de prospection : ­ Dès que vous avez “la pêche” prenez votre téléphone. Essayez de viser 2 heures, c'est idéal. En tout cas maximum 3 heures.

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

­ Essayer de guetter le 1/4 heure magique, celui pendant lequel vous êtes en transe et rien ne vous résiste. Ce n'est pas une blague, cette poignée de minutes est très connue des prospecteurs professionnels. ­ Testez un dizaine de fois la prospection avant de vous attaquer a des lieux plus importants. En d’autre terme, ne démarchez pas le festival dont vous rêvez depuis 10 ans dans les premiers essais... Quand vous aurez moins d'appréhension à prospecter, vous commencerez une phase d'optimisation. Et c'est à ce moment là que vous passerez plus de temps à la préparation.

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

LES ÉTAPES DE LA PROSPECTION

Si le discours reste généraliste, il est pertinent d’avoir avec une vision complète du cycle de ventes et surtout de bien connaître ce que l’on souhaite vendre, dans les moindres détails et d’élaborer une stratégie de développement du projet et un rétro­planning de votre prospection.

1) Étape 1 : définir le projet 1.1) Le projet artistique ➤ Le plus important, avant de s’attaquer à la prospection c’est l’identité artistique du groupe et la cohérence de l’univers. Cela revient à dire : savoir ce que l’on fait, assumer ce que l’on fait, communiquer sur ce que l’on fait avec clarté et cohérence.

Il faut être clair dans le nom du groupe, les visuels, le style. Il doit y avoir une cohérence et un point de vue artistique assumé. Il faut donc que les différents éléments soient d’abord clair pour le groupe, pour chaque membre du groupe et bien définit. ➤ L’évolution d’un groupe et la prospection ne peuvent être envisagé qu’à moyen terme, c’est à dire sur une dynamique d’au minimum 4 à 5 ans. Il est donc indispensable d’avoir évaluer ces éléments dans la dynamique du groupe c’est à dire ne pas imaginer être connu dans l’année suivant et signé dans un label l’année d’après…. L’évolution d’un groupe dans le paysage musical demande du temps de la patience et de savoir remettre le projet en cause. ➤ Avant de commencer la prospection, il est indispensable de bien connaître les éléments du projet. Il faut d’abord définir les moyens de communication qui peuvent être utilisés (news, vidéo, EP…) et parfois refaire de bon support plutôt que de vouloir être pressé et envoyer des supports inadaptés qui ne sont pas révélateur du potentiel du projet.

1.2) La dynamique de tournée ➤ Avant d’envisager de préparer vos mails de prospection, il est bon de s'interroger sur la dynamique géographique et temporelle de la diffusion. ➤ D’autre part, si un programmateur est intéressé, il peut demander rapidement (parfois même au premier entretien téléphonique) : combien le projet coûte, l’envoi des éléments techniques (fiche technique et plan de feu), d’un contrat de cession ou des éléments promotionnels… Il faut

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

donc avoir constitué tous les éléments techniques au préalable et pouvoir répondre à toutes les questions concernant le projet. ➤ Quelques pistes et questions à aborder au préalable : Audit du projet ­ Le projet / le produit / l’univers musical ­ La définition et description du projet : concept/ définition/portée ­ Qui /quand / comment / où ­ Les objectifs du projet/produit ­ Le coût plateau Préparation de la prospection ­ Notion de tournée et géographie ­ Choix du type de tournée : date isolée/ événement/ série ­ Objectif de la tournée et de la prospection : développement de carrière, promotion, exploitation Outils et les moyens ­ Identification des besoins et des moyens de production (images, budgets, trésorerie, coûts plateaux ) ­ L'équipe, le matériel, les besoins techniques ( négociations salaires, days off, location ) ­ Outils de prospection (fichiers, sources... ) ­ Recherche de partenaires : les coprodctions, résidences , accompagnement ­ Fabrication et déclinaison des outils promo : médias , communauty management , opérations spécifiques, les supports de com... ­ Contrats , les budgets prévisionnels de recettes et des dépenses...

1.3) Comprendre les dynamiques de programmation des structures ➤ Il est important de s’interroger sur la dynamique de la structure à laquelle vous vous adressez et des axes de programmation des programmateurs auxquels vous vous adressez. Cela permet de ne pas se décourager trop vite et de mieux comprendre les enjeux de la prospection. Suivant le type de structure auxquelles on s’adresse, le programmateur et les modalités de programmation ne sont pas les mêmes. ➤ Quelques pistes non exhaustives : ­ Certaines structures doivent dans leurs missions alterner différents types de spectacle (théâtre, humour, musique, classique, danse, baroque…)

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

­ Certaines structures ont des comptes à rendre quant à leur programmation, leur fréquentation et à qui elles s’adresse (familles, jeunes…) ­ L’implantation géographique du lieu lui impose parfois des choix de programmation. Par exemple, en Île de France, le public va plus facilement aller voir un spectacle à Paris (même s’il est beaucoup plus cher) plutôt que d'aller à l’extérieur de Paris. Les lieux en périphérie de Paris sont souvent en difficulté pour mobiliser le public et vont en conséquence parfois privilégier des artistes ayant une notoriété et capable de déplacer son public sur des structures à l’extérieur de Paris. ­ Les structures généralistes, vont avoir des difficultés à programmer des musiques qui sont dans des niches musicales. Le public qui souhaite écouter un style bien particulier va se déplacer dans le lieu spécialisé plutôt que dans une salle généraliste. ­ Les période de programmation sont pour certaines structures plus en plus courtes et les annonces de la programmation de plus en plus tôt (par exemple, pour les théâtres en Ile de France, les grands lieux parisiens ont lancé il y a quelques années leur présentation de saison au mois de mars (pour attirer le public avant les autres lieux). Ce phénomène s’est ensuite étendu aux scènes nationales, puis aux lieux moyens, puis à tous les lieux… Il y a depuis une évolution des périodes de programmation vers une réduction de se temps et donc une difficulté pour les programmateur de disposer de temps de découverte de nouveau talents... ­ Parfois les salles dépendent des services culturels des villes. Il est donc inutile d’envoyer des CD à la salle directement.

2) Étape 2 : créer et organiser une base de données ➤ Une base de données précise et organisée est fondamentale. Il est important de déterminer l’organisation du fichier avant de commencer la recherche d’informations. Le fichier permet de conserver une base des contacts la plus riche possible. Il est important d’y inscrire le contenu des échanges et les éléments concernant la vie de la structure, les besoins du programmateur... ➤ Liste non exhaustive : ­ Nom / adresse / tel / mail de la structure ­ Nom / prénom / poste / tel / mail de la personne à contacter ­ Département / Région ­ Type de structure et réseau fédérant ­ Jauge et type de couleur de programmation ­ Période et fq de programmation

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

­ Type de matériel souhaité (CD promo par la poste / invitations concerts / support mp3 par mail…) ­ Informations concernant la prospection en cours (dates de programmation et contenu des échanges) ­ Échanges (dates et contenus des échanges) ➤ Il est important de pouvoir tirer la liste par période de programmation et par département. ➤ Bien souvent les fichiers de base de donnés ne sont pas exacts car la rotation de personnel peut­être très important dans une structure et les mails changent très rapidement. il est donc indispensable de réactualiser régulièrement les informations et d’aller voir sur le site internet des structures si les contacts internet sont mentionnés avant de contacter la structure.

2.1) Construire un réseau Votre réseau est l’ensemble des gens que vous connaissez. Ce sont souvent les personnes que vous rencontrez pendant vos études, avant ou après un spectacle, lors d’un vernissage, via une ancienne collaboration avec des collègues ou organisateurs, mais aussi dans la salle d’attente de votre dentiste, dans le train ou tout simplement au café.

Vous ne devez donc pas seulement vous diriger vers un milieu professionnel. Parler de vos hobbies, de vos enfants, de vos dernières vacances, de votre restaurant préféré ou des dernières tendances en matière de mode peut également vous aider à étoffer votre réseau.

2.2) Définir le périmètre de prospection La jauge et couleur musicale

➤ La première chose à faire est d’identifier où vous pourriez jouer. C’est à dire définir les lieux raisonnables à démarcher et se constituer une base de donnée adaptée à la dynamique de votre groupe : jauge adaptée à votre popularité, couleur musicale, définir si le programmateur privilégie les tête d’affiche et les groupes en émergence… Si c’est votre premier concert il ne serait pas judicieux de chercher une salle avec une capacité de 1000 personnes ! ➤ Cibler les lieux qui sont les plus susceptibles d’être intéressés car cela peut prendre beaucoup de temps et puis c’est un peu déroutant d'entendre que le programmateur ne programme que de la chanson français, après lui avoir envoyé trois mail et trois tentative téléophonie auprès du secrétariat… pour votre projet de rock anglais !

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Les périodes de programmation ➤ Il est important de bien connaître les période de programmation du lieu que vous souhaitez approcher. Suivant leurs habitudes et dynamique, les périodes de recherche de nouveau groupes peuvent se limiter à quelques mois ou se répéter tous les trimestres... ➤ Cf schéma des périodes de programmation

2.3) Constituer une base de données ­ Identifier les réseaux

➤ Il existe différents réseaux qui développent des activités culturelles. Les réseau peuvent s’'influencer mutuellement et il est parfois possible de trouver des programmations multiples par la porte d’entrée d’un réseau.

Une structure peut faire partie de plusieurs réseau en même temps. Il est important de comprendre cette logique de réseau, afin de mieux comprendre les liens entre les structures, les dynamiques et le paysage de prospection dans lequel il faut évoluer… et bien entendu, choisir le réseau que l’on souhaite développer.

Listing des réseaux et fédérations faite par le CNV : http://www.cnv.fr/f%C3%A9d%C3%A9rations­et­r%C3%A9seaux­nationaux http://www.bis2014.com/images/stories/PlaceDesTournees2014.pdf Réseau Salles de spectacle : Lieux de musiques, actuelles ­ Zénith ­ Scènes des musiques actuelles, SMAC et salles de plus de 100 places ­ Les salles de ­ de 200 places ­ Les cabarets / café­concert Les lieux de diffusions de spectacles lyrique, dramatique et chorégraphique Théâtre municipaux, Centre Dramatique Nationaux, Scènes Nationales, Centre Dramatique Régionaux, Théâtres privés parisiens Établissement recevant du public Lieux ayant des liens avec la santé, CCAS, Maison de retraite…

Collectivités

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Mairie / MJC, Réseau intercommunaux, Communauté d’agglomération, Conseils généraux, Ministère de la culture (alliance française, réseau à l’export…)

Le tourisme et divertissement Office de tourisme, Réseau des casinos, Hôtels / Restaurants, Groupes (Partouche, Emeraudes, Lucien Barrière…)

Le transport RATP, SNCF Enseignements ­ CROUS : dans beaucoup de CROUS, il y a des auditorium ou des concerts dans le cadre de la vie étudiante ­ Ecoles : De nombreuses soirées privées sont organisées dans les écoles (Central de Paris, Ecole de commerce, Ecole de management) ­ Actions culturelles (en lien avec certains réseau fédérant & jeunes public), par exemple Divers Il existe de nombreux réseaux différents qui sont possible de prospecter. Il faut faire le point avec le groupe de ce qu’il souhaite ou non développer et des limites éthiques de la prospection (réseau santé, religieux, armuriers, laboratoires pharmaceutiques…)

Les réseaux “fédérants” Réseau regroupant plusieurs structures. Ces regroupements sont souvent afin d’avoir des réflexions ou projets communs, de pouvoir défendre des idées… ­ RESEAU ONDA Office National de Diffusion Artistique ­ RESEAU CHAINON MANQUANT / FNTAV Fédération des Nouveaux Territoires des Arts Vivants Le réseau Chaînon regroupe 130 adhérents (France, Belgique, Suisse). Ces structures sont pour la plupart implantées dans des villes de moins de 20 000 habitants ou en milieu rural. ­ CULTURE BAR­BARS Fédération nationale des cafés cultures ­ FERAROCK Fédération des radios associatives rock / Radios de découvertes musicales ­ FEDELIMA Association de deux réseaux : FEDUROK Fédérations des lieux de musiques actuelles + FSJ Fédération des Scènes de Jazz et de Musiques Improvisées ­ FNEIJMA La Fédération Nationale des Ecoles d’Influence Jazz et des Musiques Actuelles rassemble des écoles et lieux de formation et des membres associés. ­ ZONE FRANCHE Réseau français consacré aux musiques du monde : ­ FAMDT Fédération des Associations de Musiques et Danses Traditionnelles :

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

­ RÉSEAU RESSOURCES ­ AFIJMA Association des Festivals Innovants en Jazz et Musiques Actuelles ­ TECHNOPLUS Association d’accompagnement mouvement culturel Techno : Réseau “fédérants” accompagnement ­ ANTENNE PRINTEMPS DE BOURGES ­ FRANCOFOLIES ­ Le chantier des Franco ­ PRIMEUR DE MASSY ­ INOUIS ­ FAIR ­ TREMPLINS...

Quelques endroits pour récupérer des listing de base ­ L’officiel de la musique (IRMA) ­ RIC / Cité de la musique : ­ Liste FEDELIMA (Liste des adhérents de La FEDELIMA) ­ EUROCKIA

3) Etape 3 : La campagne de prospection 3.1) Préparer la campagne L’organisation dans le temps de la prospection ➤ Dans un premier temps, la préparation d’un planning d’actions est indispensable. Le principal objectif est de ne pas oublier les moments forts propres à la structure (festival, vacances…) et les temps fort du projet. Il faut réaliser une accroche pour chacune de ces actions. Il faut attirer la curiosité des lecteurs pour pouvoir faire passer le message. ➤ Pour un mailing de prospection, plusieurs relances ou campagnes consécutives sont nécessaires pour garantir un résultat. Les études montrent qu’il faut généralement entre 6 et 9 contacts pour concrétiser une vente. Il est donc important de réfléchir au cadencement des dates d’envoi et aux délais de réponse. ➤ Après l’envoi de la prospection, programmer du temps pour la gestion des retours (demande d’informations, adresses mails erronés) et prévoir une relance 1 semaine à 1 mois après ainsi qu’une analyse de la campagne de prospection.

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Définir les objectifs, la cible et les moyens de communication ➤ Il existe plusieurs moyens pour communiquer l’information aux lieux et structure. L’important est de bien construire la stratégie de prospection et de varier les plaisirs ! Il faut surtout trouver le bon angle d’approche oscillant entre : donner de l’information, se faire connaître, ne pas harceler, tisser du lien… Ne jamais oublier qu’un programmateur aime découvrir en général et qu’il peut écouter votre projet s’il est bien amené. ➤ Tout d’abord, il faut surtout distinguer deux objectifs différents dans le travail de prospection : ­ La prospection ayant pour but de démarcher des nouveaux lieux. ­ La fidélisation qui a pour objectif de développer le lien et l’image du groupe, renforcer des liens existants.

La forme du message et les arguments à utiliser sont différents selon les objectifs (prospection, fidélisation…) et son but (information sur l’actualité, voeux...). ➤ La meilleure façon de ne pas s’égarer reste de faire un brief. Il s’agit de définir dès le départ par écrit, les éléments nécessaires à la campagne de prospection : ­ Le descriptif du contenu de communication à faire passer. L’objectif de l’opération (prospection, relance, fidélisation, invitations…) ­ La cible (festival, structure…) ­ Le(s) support(s) qu’il est possible d’utiliser (newsletter, réseau sociaux mail, téléphone, papier) et l’ordre et la fréquence des envois. ➤ Il est possible de tisser des liens de plusieurs façons : ­ communication téléphonique ­ newsletter ­ e­mailing ­ envoi d’éléments par la poste (CD promo, affiches, merchandising…) ­ envoi d’invitation (poste ou mail) ­ rencontre (RDV formel et informel) ­ lien par les réseaux sociaux ➤ Il faut segmenter la base de données. Les lieux n’ont pas les même dynamiques (par exemple un café concert et un festival prestigieux n’ont pas les même attentes en terme d'éléments de professionnalisation des groupes) et ne souhaite pas forcément les même choses dans la prise de contact. Ils doivent donc être traités différemment.

3.2) Récupérer les informations

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

➤ Consulter les site internet des structures et regarder si le contact du programmateur est indiqué. Cela évite d’appeler la structure, alors que tous les éléments sont déjà donnés. ➤ Il est important de bien regarder la programmation des autres années, de savoir ce que fait la structure à laquelle on s’adresse.

3.3) Premier contact si absence d’information : le téléphone ➤ Si vous n’avez pas tous les éléments (nom, prénom et contact de la personne qui programme, période de programmation…), l’idéal est d’appeler la structure pour en savoir un peu plus. Lors du premier contact téléphonique, ce n’est pas la peine de développer un long argumentaire et présenter le détail du projet. Il n’y a pas d’urgence. Les différentes éléments étant dans le mail, le programmateur pourra s’il le souhaite découvrir le projet par lui même. ➤ Il faut surtout définir : ­ Qui programme ? une personne, un comité de sélection, un service municipal… Les contacts du programmateurs ? Nom / Prénom / Mail / Téléphone... ­ La fréquence et rythmicité de la programmation ? Festival annuel, programmation trimestrielle, annuelle... ­ La période de programmation et de prospection idéale ? la période à laquelle il vaut mieux envoyer votre pack promo, les commissions, les périodes de relances ­ Les outils de communication à faire parvenir aux programmateurs ? mail de présentation, invitations, CD promo par la poste…

3.3) Le e­mailing Personnaliser le mail ➤ Le contact humain est primordial. L’individualisation des mails est indispensable. Il est plus agréable de recevoir un mail qui nous est destiné, qu’un mail générique, que la personne qui nous contact sache à qui elle s’adresse et pourquoi. Il est recommandé de personnaliser le courrier (monsieur/madame, nom, prénom, structure / Objet : A l’attention de Nom et Prénom…).

Objet et expéditeur ➤ Pour un e­mailing, l’expéditeur et l’objet du message vont être déterminant dans l’ouverture du mail. S’ils n’attirent pas l’attention du lecteur, l’e­mail finira directement dans la corbeille sans être lu. Pour éviter cela, personnalisez l’adresse mail de expéditeur (Marc du

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

reseau94.com) et pour l’objet, éveiller la curiosité et définissez le contenu de façon simple et clair.

Attention à ne pas trop mettre de ponctuation, chiffres et changement de taille (majuscule / minuscule), cela augmente le risque que le mail soit reconnu comme un spam Attention Avoir un nom de domaine contact@reseau94.com est mieux qu’une adresse via gmail, yahoo, hotmail… ces derniers augmentent le risque que le mail soit reconnu comme un spam Contenu du message Les éléments suivant doivent apparaître dans le message : ­ Une punch line (base line ou phrase argumentaire) : une phrase forte ou choc qui définit en quelques mot l’univers (il faut arriver à trouver les mots justes qui n’en font pas trop mais suscitent la curiosité). ­ Petit descriptif rapide du projet dans lequel on peut retrouver les éléments suivant : style, présentation du groupe, formation, esthétique, éventuellement situation géographique, âge du groupe éventuel… Donner des pistes en quelques lignes. Ce n’est pas la peine de présenter tous les musiciens ou d'expliquer comment vous avez répéter les 5 dernières années.

De manière générale éviter d’en faire trop et de donner des fausse piste ou des informations inutiles qui font perdre du temps. Ne pas donner de définition du style par des références à des groupes, cela peut fermer l’oreille du programmateur s’il n’aime pas vos références, alors qu’il pourrait aimer votre univers. ­ Lien vidéo (vidéo de concert, clip, interview). L’essentiel est d’avoir une vidéo de bonne qualité qui met le projet en avant. Ne pas mettre de vidéo longue ou dont le son ne correspond plus à la réalité sonore du projet. L’aura du chanteur à son importance. Il faut donc bien choisir sa vidéo. ­ Lien vers un site internet ou il est possible de retrouver les différents éléments du projet (bio / revue de presse / photo….) ­ Lien vers du son à écouter ­ 1 visuel voir 2 (pochette d’album / photo de groupe). Ne jamais mettre les partenaires sur la photo. Ne pas mettre la photo en pièce jointe mais dans le corps du mail. Dimensionner la photo aux bonnes dimensions afin qu’elle n’augmente pas lors de l’envoi du mail. ­ Extraits de presse (citation, source). Attention, ne jamais mettre la date.

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

­ Quelques lignes de bio (pas forcément nécessaire mais peut­être utilise si l’histoire du groupe apporte quelque chose en plus) ­ Contact mail et tel bookeur Attention : Ne jamais mettre de pièce jointe au premier contact Attention : Ne jamais mettre les tarif et éléments techniques en première approche. L’objectif des premiers échanges est de donner envie Forme et mise en page du message Un mailing aéré est plus lisible, et donc augmente vos chance d’être lu et d’amener le lecteur à écouter et rencontrer l’univers du groupe… ● ● ● ● ● ●

Faire des paragraphes courts (limitez­vous à 5 ou 6 lignes maximum) Créer des interlignes importants entre les différents paragraphes Organiser une seule idée par paragraphe Ajouter des sous­titres (permet de diriger la lecture) Utilisez une mise en page claire et structurée : gras, tirets, puces, italique, points...

Limiter le nombre de police d’écriture pour une meilleure lisibilité

Attention aux typo originale et non lisibles... le mail finit à la poubelle Attention au couleur soulignée, au gras et italique utilisé avec outrance… le mail finit à la poubelle Horaires d’envoi Les mails et newsletter sont plus facilement ouvert du mardi au jeudi. Lundi, il y a de nombreux mails à ouvrir donc le votre peut passer inaperçu. Le vendredi, les organisateur de spectacle sont plutôt dans l’organisation et la logistique du concert du vendredi ou samedi soir.

3.4) Les newsletters ➤ Les newsletters sont moins personnelles. Elles peuvent être envoyées entre deux périodes de prospection (téléphone ou mail) afin d’informer sur l’actualité du groupe (nouvelle vidéo, nouveau son, article prestigieux…). Elles permettent de maintenir la visibilité du groupe. Une newsletter doit être lisible, simple et efficace. Elle ne doit également contenir les informations pour un seul groupe, si vous avez plusieurs groupes dans votre catalogue.

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

➤ En cas d’envoi de newsletter, il ne faut pas oublier de permettre au destinataire de se retirer de la liste d’envoi (obligé par la loi). ➤ Les outils de gestion de newsletter peuvent permettre de connaître les ouverture et clic des mails , le taux de désabonnement, de mise en spam de vos mails… (mailchimp, mailjet YMLP…) ➤ Traiter les retours, permet de connaître les personnes qui suivent votre projet, les personnes qu’il ne faut pas relancer (par exemple si une structure se désabonne de vos newsletter), et de rechercher les contacts erronés. ➤ Prévoir dès le départ dans le planning une période pour gérer ces retours (immédiatement pour les demandes de désinscription, 15 jours à 3 semaines plus tard pour les retours NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée).

3.5) Les invitations au concert ➤ Il est important d’inviter les programmateurs aux concerts de façon régulière. Il ne faut pas les inviter dans le bar de quartier (sauf s’il a vraiment quelque chose d’exceptionnel ou une notoriété particulière), plutôt sur les dates importantes pouvant attirer le programmateur qui serait susceptible d’être intéressé par le projet et qui souhaiterait découvrir le projet en live. ➤ Il est indispensable, la aussi, de personnaliser le mail que vous envoyez, surtout si vous avez déjà des liens avec le programmateur.

Exemple d’invitation possible :

INVITATION POUR DEUX PERSONNES (Confirmation indispensable par retour de mail avant le 14 janvier 2014)

Visuel de l’artiste ou du groupe Nom de votre structure a le plaisir de vous inviter à venir découvrir en concert :

Nom de l’artiste ou du groupe au Nom du lieu du concert

Adresse du lieu

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

le Date

3.6) Les relances et le téléphone ➤ Après l’envoi d’un premier mail, vous devez toujours prévoir une relance soit par téléphone, soit par email. Cette relance doit intervenir de 48h à 3 semaines après l’envoi du mail. ➤ Pour effectuer une bonne relance, il est préférable de respecter certaine étapes : ­ Bien identifier l’univers de la structure et connaître son environnement avant de l’appeler. ­ L’objectif est de créer un lien au moyen ou long terme. Ne pas être pressé par obtenir un concert dès le premier échange. ­ Interroger sur la réception éventuelle des éléments de communication envoyé, des temps qu’à eu le programmateur pour découvrir l’univers , de savoir s’il serait intéressé pour recevoir des invitations aux concert… et placer des éléments pertinents permettant au programmateurs de connaître l’avancée du projet et son intérêt. (chronique de presse, lieu de diffusion intéressant, rencontres artistiques, tournée à proximité de sa structure…). Ne pas obligatoirement tout dire.

Rien ne presse ! ­ Essayer de savoir dans la conversation ce que le programmateur recherche et aime afin de cerner les besoins et mieux connaître le lieu et proposer des éléments en adéquation avec leur dynamique. ­ Ne jamais demander à un programmateur de se justifier sur ces décisions. Un programmateur peut refuser mais ça ne veut pas dire que c’est impossible pour une prochaine fois. ­ Si lors d’un ancien échange, vous avez eu des éléments importants (attentes de subvention, problèmes dans les équipes…), prendre des nouvelles est aussi important.

Attention : Il est indispensable de noter tous les détails des échanges. La distance du contact (tu / vous), les points forts / points faibles de l’échange, les évènements importants de la structure.

3.6) La persévérance Il arrive souvent qu’un contact intéressé lors de la campagne, mais que l’échange entrepris avec lui ne débouche pas immédiatement sur une vente de spectacle. Le programmation est un art difficile qui demande beaucoup de finesse et parfois des changements, des choix stratégique... Il est important de poursuivre le contact, de donner des nouvelles. l’année prochaine, une nouvelle dynamique s’installe dans laquelle votre groupe aura peut­être sa place !

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

LIENS SOURCES http://www.kunstenloket.be/fr/node/6364/ http://owni.fr/2011/01/03/trouver­des­dates­pour­son­groupe/ http://www.ceresdeveloppement.fr/echanges/38­prospection­il­est­important­de­ne­pas­se­prep arer.html

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

ANNEXES

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014