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LA PROSPECTION Compte­rendu de la rencontre du 21 janvier 214, avec la complicité de Denis Collinot, Directeur du Festival de Marne

Réseau Musiques 94 ­ Mise à jour janvier 2014


EN PRÉAMBULE : LA PROSPECTION C’EST QUOI

1) La prospection est une activité commerciale d’humains ! 1.1) Les enjeux de la prospection

Par  définition, la  prospection  représente un processus  commercial ou promotionnel qui vise non seulement  à   trouver  de  nouveaux  structures  potentielles  mais  à  les  convaincre  de  devenir  des clients   réels.  Inscrit  dans  le  cadre  de  toute  une  stratégie   ou  un  plan  de  communication,  ce processus  nécessite  impérativement  une  définition  préalable  de  la  démarche  à  adopter,   des actions à effectuer et des cibles à viser. La mise en place d'une démarche de prospection se base sur deux axes : ­  La  recherche  de  nouveaux  lieux  pouvant  accueillir  votre  spectacle.  Ce  qui  passe  par  la recherche des cibles, la définition du plan de prospection ­  La  fidélisation  des  contacts  existants.  En deux  mots  :  un festival, une structure avec laquelle vous  avez  développé  de  bonnes  relations,  va  plutôt  parler  de  vous  en  bien,  à  ses   amis programmateurs  et  directeurs  de  structure...  Donc  il  ne  s’agit  pas  seulement  d’aller  jouer  et de faire un bon concert, mais un peu plus !

1. 2) de l'énergie et de la bonne humeur !

En  communication,  il  faut  noter  que  55%  de  la  communication   passe  par  le  regard,  38%  par l'intonation  et  enfin  7%  par  les  mots.  Ainsi,  au  téléphone,  le ton  utilisé  a 5 fois plus de valeur que le sens des mots ! Ne  jamais   oublié  qu’un  programmateur  est  un  humain  qui  reçoit  150  mails  et  50  coup  de téléphone par jour. Quelques conseils de base pour organiser son temps de prospection : ­  Dès   que  vous  avez  “la  pêche”  prenez  votre  téléphone.  Essayez   de  viser  2  heures,  c'est idéal. En tout cas maximum 3 heures.

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­  Essayer  de guetter le 1/4 heure magique, celui pendant lequel vous  êtes en transe et rien ne vous  résiste.  Ce  n'est  pas  une  blague,  cette  poignée  de  minutes  est  très  connue  des prospecteurs professionnels. ­  Testez  un  dizaine  de  fois  la   prospection  avant  de  vous  attaquer  a  des  lieux  plus importants.  En d’autre terme, ne démarchez pas le festival dont vous rêvez depuis 10 ans dans les  premiers   essais...   Quand  vous  aurez  moins  d'appréhension  à  prospecter,  vous commencerez  une  phase  d'optimisation.   Et  c'est  à  ce  moment  là  que  vous  passerez  plus  de temps à la préparation.

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LES ÉTAPES DE LA PROSPECTION

Si  le  discours  reste  généraliste,  il  est  pertinent  d’avoir  avec  une  vision  complète  du  cycle  de ventes  et  surtout  de  bien  connaître  ce  que  l’on  souhaite  vendre,  dans  les  moindres   détails  et d’élaborer une stratégie de développement du projet et un rétro­planning de votre prospection.

1) Étape 1 : définir le projet 1.1) Le projet artistique ➤  Le  plus  important,  avant  de  s’attaquer  à la prospection c’est l’identité artistique du groupe et  la  cohérence  de  l’univers.  Cela  revient  à  dire  :  savoir  ce  que  l’on fait, assumer ce que l’on fait, communiquer sur ce que l’on fait avec clarté et cohérence. Il   faut   être  clair  dans  le  nom  du  groupe,  les  visuels,  le  style.  Il  doit  y  avoir  une  cohérence  et  un point  de  vue  artistique  assumé.  Il  faut  donc  que  les  différents éléments soient d’abord clair pour le groupe, pour chaque membre du groupe et bien définit. ➤  L’évolution  d’un  groupe  et  la  prospection  ne  peuvent  être envisagé qu’à moyen terme, c’est à dire  sur  une  dynamique  d’au minimum  4  à  5  ans.  Il  est  donc  indispensable d’avoir  évaluer  ces éléments  dans  la  dynamique  du  groupe  c’est  à  dire  ne  pas  imaginer  être  connu  dans  l’année suivant   et  signé  dans  un  label  l’année  d’après….   L’évolution  d’un  groupe  dans  le   paysage musical demande du temps de la patience et de savoir remettre le projet en cause. ➤  Avant  de  commencer  la  prospection,  il  est  indispensable  de  bien  connaître  les  éléments du projet.  Il  faut  d’abord  définir les moyens de communication qui peuvent être utilisés (news, vidéo,  EP…)  et   parfois  refaire  de  bon  support  plutôt  que  de  vouloir  être  pressé  et  envoyer  des supports inadaptés qui ne sont pas révélateur du potentiel du projet.

1.2) La dynamique de tournée ➤  Avant  d’envisager  de   préparer  vos   mails  de  prospection,  il  est  bon  de  s'interroger  sur  la dynamique géographique et temporelle de la diffusion. ➤  D’autre  part,  si  un  programmateur  est intéressé, il peut demander rapidement (parfois même au  premier   entretien  téléphonique)  :  combien  le  projet  coûte,  l’envoi  des  éléments  techniques (fiche technique et plan de feu), d’un contrat  de cession ou des éléments promotionnels… Il faut

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donc  avoir  constitué  tous  les  éléments  techniques  au  préalable  et  pouvoir  répondre  à toutes les questions concernant le projet. ➤ Quelques pistes et questions à aborder au préalable : Audit du projet ­ Le projet / le produit / l’univers musical ­ La définition et description du projet : concept/ définition/portée ­ Qui /quand / comment / où ­ Les objectifs du projet/produit ­ Le coût plateau Préparation de la prospection ­ Notion de tournée et géographie ­ Choix du type de tournée : date isolée/ événement/ série ­ Objectif de la tournée et de la prospection : développement de carrière, promotion, exploitation Outils et les moyens ­  Identification  des  besoins  et  des  moyens  de  production  (images,  budgets,  trésorerie,  coûts plateaux ) ­ L'équipe, le matériel, les besoins techniques ( négociations salaires, days off, location ) ­ Outils de prospection (fichiers, sources... ) ­ Recherche de partenaires : les coprodctions, résidences , accompagnement ­  Fabrication  et  déclinaison  des  outils  promo  :  médias  ,  communauty  management , opérations spécifiques, les supports de com... ­ Contrats , les budgets prévisionnels de recettes et des dépenses...

1.3) Comprendre les dynamiques de programmation des structures ➤  Il  est important de s’interroger  sur la dynamique de la structure à laquelle vous vous  adressez et  des axes de programmation des programmateurs auxquels vous vous adressez. Cela permet de  ne  pas se  décourager  trop vite et de mieux comprendre les enjeux de la prospection. Suivant le  type  de  structure  auxquelles  on  s’adresse,  le   programmateur  et  les  modalités  de programmation ne sont pas les mêmes. ➤ Quelques pistes non exhaustives : ­  Certaines  structures  doivent  dans  leurs  missions  alterner  différents  types  de  spectacle (théâtre, humour, musique, classique, danse, baroque…)

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­  Certaines  structures  ont  des  comptes  à  rendre  quant à leur programmation, leur fréquentation et à qui elles s’adresse (familles, jeunes…) ­  L’implantation  géographique  du  lieu  lui  impose  parfois  des  choix  de  programmation.  Par exemple,  en  Île  de  France,  le public  va  plus facilement  aller voir un spectacle à Paris (même s’il est  beaucoup  plus  cher) plutôt  que  d'aller  à  l’extérieur  de  Paris.  Les lieux en périphérie de Paris sont  souvent  en difficulté pour  mobiliser  le  public  et  vont  en  conséquence parfois privilégier des artistes  ayant  une  notoriété  et  capable  de  déplacer son public sur des structures à l’extérieur de Paris. ­  Les  structures  généralistes,  vont  avoir  des  difficultés  à  programmer  des  musiques  qui  sont dans   des  niches  musicales.  Le  public  qui  souhaite   écouter  un  style  bien  particulier  va  se déplacer dans le lieu spécialisé plutôt que dans une salle généraliste. ­  Les  période  de  programmation  sont  pour  certaines  structures  plus  en  plus  courtes  et  les annonces  de  la  programmation  de  plus  en  plus  tôt  (par  exemple,  pour  les  théâtres  en  Ile  de France,  les  grands  lieux  parisiens  ont  lancé  il  y  a  quelques  années  leur  présentation  de  saison au  mois  de  mars  (pour  attirer  le  public  avant  les  autres  lieux).  Ce  phénomène  s’est  ensuite étendu  aux  scènes  nationales,  puis  aux  lieux  moyens,  puis  à  tous les  lieux…  Il  y  a  depuis  une évolution  des  périodes  de  programmation  vers  une  réduction  de  se  temps et donc une difficulté pour les programmateur de disposer de temps de découverte de nouveau talents... ­  Parfois  les  salles  dépendent  des  services  culturels  des  villes.  Il  est  donc  inutile d’envoyer des CD à la salle directement.

2) Étape 2 : créer et organiser une base de données ➤  Une  base  de  données  précise  et   organisée  est  fondamentale.  Il  est  important  de déterminer  l’organisation  du  fichier  avant  de  commencer  la  recherche  d’informations.  Le  fichier permet  de  conserver  une  base  des contacts la  plus riche  possible. Il est important d’y inscrire le contenu  des  échanges  et  les  éléments  concernant  la  vie  de  la  structure,  les  besoins  du programmateur... ➤ Liste non exhaustive : ­ Nom / adresse / tel / mail de la structure ­ Nom / prénom / poste / tel / mail de la personne à contacter ­ Département / Région ­ Type de structure et réseau fédérant ­ Jauge et type de couleur de programmation ­ Période et fq de programmation

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­  Type  de  matériel  souhaité  (CD  promo  par  la  poste  /  invitations  concerts  /  support  mp3  par mail…) ­  Informations   concernant  la  prospection  en  cours  (dates  de  programmation  et  contenu  des échanges) ­ Échanges (dates et contenus des échanges) ➤  Il  est  important  de  pouvoir  tirer  la  liste  par  période  de  programmation  et  par département. ➤  Bien  souvent  les  fichiers   de  base  de  donnés  ne  sont  pas  exacts  car  la  rotation  de personnel  peut­être  très  important  dans  une  structure  et  les  mails  changent  très  rapidement.  il est  donc  indispensable de  réactualiser  régulièrement  les  informations  et  d’aller voir sur le  site  internet  des structures si les contacts internet sont mentionnés avant de contacter la structure.

2.1) Construire un réseau Votre  réseau  est  l’ensemble  des  gens  que  vous  connaissez.  Ce  sont  souvent  les  personnes que  vous  rencontrez pendant  vos  études, avant ou après un spectacle, lors d’un vernissage, via une  ancienne  collaboration  avec  des  collègues  ou  organisateurs,  mais  aussi  dans  la  salle d’attente de votre dentiste, dans le train ou tout simplement au café. Vous  ne  devez  donc  pas  seulement  vous   diriger  vers   un  milieu  professionnel.  Parler  de  vos hobbies,  de  vos  enfants,  de  vos  dernières  vacances,  de  votre  restaurant  préféré  ou  des dernières tendances en matière de mode peut également vous aider à étoffer votre réseau.

2.2) Définir le périmètre de prospection La jauge et couleur musicale

➤  La  première  chose  à  faire  est  d’identifier  où  vous  pourriez  jouer.  C’est  à  dire  définir les lieux  raisonnables  à  démarcher et se constituer une base de donnée adaptée à la dynamique de votre  groupe  :  jauge  adaptée  à  votre  popularité,  couleur  musicale,  définir  si  le  programmateur privilégie  les  tête  d’affiche  et  les  groupes  en  émergence…  Si  c’est  votre  premier  concert  il  ne serait pas judicieux de chercher une salle avec une capacité de 1000 personnes ! ➤  Cibler  les  lieux  qui  sont  les  plus  susceptibles  d’être  intéressés  car  cela  peut  prendre beaucoup  de  temps  et  puis  c’est  un  peu  déroutant  d'entendre  que  le   programmateur  ne programme  que  de  la  chanson  français,  après  lui  avoir   envoyé  trois  mail  et  trois  tentative téléophonie auprès du secrétariat… pour votre projet de rock anglais !

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Les périodes de programmation ➤  Il  est  important  de bien connaître les période de programmation du lieu que vous souhaitez approcher.  Suivant  leurs  habitudes  et  dynamique,  les   périodes  de  recherche  de  nouveau groupes peuvent se limiter à quelques mois ou se répéter tous les trimestres... ➤ Cf schéma des périodes de programmation

2.3) Constituer une base de données ­ Identifier les réseaux

➤  Il  existe  différents  réseaux  qui  développent  des  activités  culturelles.  Les  réseau peuvent  s’'influencer  mutuellement  et  il  est  parfois  possible  de  trouver  des  programmations multiples par la porte d’entrée d’un réseau. Une   structure  peut  faire  partie  de  plusieurs  réseau  en  même  temps.  Il  est  important  de comprendre  cette  logique  de  réseau,  afin  de   mieux   comprendre  les  liens entre  les  structures, les  dynamiques  et  le  paysage  de  prospection  dans  lequel  il  faut  évoluer…  et  bien  entendu, choisir le réseau que l’on souhaite développer. Listing des réseaux et fédérations faite par le CNV : http://www.cnv.fr/f%C3%A9d%C3%A9rations­et­r%C3%A9seaux­nationaux http://www.bis2014.com/images/stories/PlaceDesTournees2014.pdf Réseau Salles de spectacle : Lieux de musiques, actuelles ­ Zénith ­ Scènes des musiques actuelles, SMAC et salles de plus de 100 places ­ Les salles de ­ de 200 places ­ Les cabarets / café­concert Les lieux de diffusions de spectacles lyrique, dramatique et chorégraphique Théâtre  municipaux,  Centre  Dramatique  Nationaux,  Scènes  Nationales,  Centre  Dramatique Régionaux, Théâtres privés parisiens Établissement recevant du public Lieux ayant des liens avec la santé, CCAS, Maison de retraite… Collectivités

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Mairie  /  MJC,  Réseau  intercommunaux,  Communauté  d’agglomération,  Conseils  généraux, Ministère de la culture (alliance française, réseau à l’export…) Le tourisme et divertissement Office  de  tourisme,   Réseau  des  casinos,  Hôtels  /  Restaurants,  Groupes  (Partouche, Emeraudes, Lucien Barrière…) Le transport RATP, SNCF Enseignements ­  CROUS  :  dans  beaucoup  de  CROUS,  il  y  a  des  auditorium  ou  des concerts dans le cadre de la vie étudiante ­  Ecoles  :  De  nombreuses  soirées  privées sont  organisées  dans  les  écoles  (Central  de  Paris, Ecole de commerce, Ecole de management) ­ Actions culturelles (en lien avec certains réseau fédérant & jeunes public), par exemple Divers Il  existe de nombreux réseaux différents qui sont  possible  de prospecter. Il faut faire le point avec le  groupe  de  ce  qu’il  souhaite  ou  non  développer  et  des  limites  éthiques  de  la   prospection (réseau santé, religieux, armuriers, laboratoires pharmaceutiques…) Les réseaux “fédérants” Réseau  regroupant  plusieurs  structures.  Ces  regroupements  sont  souvent  afin  d’avoir  des réflexions ou projets communs, de pouvoir défendre des idées… ­ RESEAU ONDA Office National de Diffusion Artistique ­  RESEAU  CHAINON  MANQUANT  /  FNTAV  Fédération  des  Nouveaux  Territoires  des  Arts Vivants  Le  réseau  Chaînon  regroupe  130  adhérents  (France,  Belgique,  Suisse). Ces structures sont pour la plupart implantées dans des villes de moins de 20 000 habitants ou en milieu rural. ­ CULTURE BAR­BARS Fédération nationale des cafés cultures ­ FERAROCK Fédération des radios associatives rock / Radios de découvertes musicales ­  FEDELIMA  Association  de  deux  réseaux  :  FEDUROK  Fédérations  des  lieux  de  musiques actuelles +  FSJ Fédération des Scènes de Jazz et de Musiques Improvisées   ­  FNEIJMA  La  Fédération  Nationale  des  Ecoles  d’Influence  Jazz   et  des  Musiques  Actuelles rassemble des écoles et lieux de formation et des membres associés. ­ ZONE FRANCHE Réseau français consacré aux musiques du monde : ­ FAMDT Fédération des Associations de Musiques et Danses Traditionnelles :

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­ RÉSEAU RESSOURCES ­ AFIJMA Association des Festivals Innovants en Jazz et Musiques Actuelles ­ TECHNOPLUS Association d’accompagnement mouvement culturel Techno : Réseau “fédérants” accompagnement ­ ANTENNE PRINTEMPS DE BOURGES ­ FRANCOFOLIES ­ Le chantier des Franco ­ PRIMEUR DE MASSY ­ INOUIS ­ FAIR ­ TREMPLINS...

Quelques endroits pour récupérer des listing de base ­ L’officiel de la musique (IRMA) ­ RIC / Cité de la musique : ­ Liste FEDELIMA (Liste des adhérents de La FEDELIMA) ­ EUROCKIA

3) Etape 3 : La campagne de prospection 3.1) Préparer la campagne L’organisation dans le temps de la prospection ➤  Dans  un  premier  temps,  la  préparation d’un planning d’actions est indispensable. Le principal objectif  est  de  ne  pas  oublier  les  moments  forts  propres  à  la  structure  (festival, vacances…) et les  temps  fort  du  projet.  Il faut réaliser  une  accroche  pour  chacune  de  ces actions. Il faut attirer la curiosité des lecteurs pour pouvoir faire passer le message. ➤  Pour  un  mailing  de  prospection,  plusieurs  relances  ou  campagnes  consécutives  sont nécessaires  pour  garantir  un résultat.  Les  études  montrent qu’il faut généralement entre 6 et 9  contacts  pour  concrétiser  une  vente.  Il  est  donc  important  de  réfléchir  au cadencement des dates d’envoi et aux délais de réponse. ➤  Après  l’envoi  de  la  prospection,   programmer  du  temps  pour  la  gestion  des  retours (demande  d’informations,  adresses  mails erronés) et  prévoir  une  relance  1  semaine à 1 mois après ainsi qu’une analyse de la campagne de prospection.

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Définir les objectifs, la cible et les moyens de communication ➤  Il  existe  plusieurs  moyens  pour  communiquer  l’information  aux  lieux  et  structure.  L’important est  de  bien  construire  la  stratégie  de  prospection  et  de  varier  les  plaisirs  !  Il  faut  surtout trouver  le  bon  angle  d’approche  oscillant   entre  :  donner  de  l’information,  se  faire  connaître,  ne pas  harceler,  tisser  du  lien…  Ne jamais oublier qu’un programmateur aime découvrir en général et qu’il peut écouter votre projet s’il est bien amené. ➤  Tout  d’abord,  il  faut  surtout   distinguer  deux  objectifs  différents  dans  le  travail  de prospection : ­ La prospection ayant pour but de démarcher des nouveaux lieux. ­  La  fidélisation  qui  a  pour  objectif  de  développer  le  lien  et  l’image  du  groupe,  renforcer  des liens existants. La  forme  du  message et  les arguments à utiliser sont différents selon les objectifs (prospection, fidélisation…) et son but (information sur l’actualité, voeux...). ➤  La  meilleure  façon  de  ne  pas  s’égarer reste de faire un brief. Il s’agit de définir  dès le départ par écrit, les éléments nécessaires à la campagne de prospection : ­  Le  descriptif  du  contenu  de  communication  à  faire  passer.  L’objectif  de  l’opération (prospection, relance, fidélisation, invitations…) ­ La cible (festival, structure…) ­  Le(s)  support(s)  qu’il  est possible d’utiliser (newsletter, réseau sociaux mail, téléphone, papier) et l’ordre et la fréquence des envois. ➤ Il est possible de tisser des liens de plusieurs façons : ­ communication téléphonique ­ newsletter ­ e­mailing ­ envoi d’éléments par la poste (CD promo, affiches, merchandising…) ­ envoi d’invitation (poste ou mail) ­ rencontre (RDV formel et informel) ­ lien par les réseaux sociaux ➤  Il  faut  segmenter  la  base  de  données.  Les  lieux  n’ont  pas  les  même  dynamiques  (par exemple  un  café  concert  et  un  festival  prestigieux  n’ont  pas  les  même  attentes  en  terme d'éléments  de  professionnalisation  des   groupes)  et  ne  souhaite  pas  forcément   les  même choses dans la prise de contact. Ils doivent donc être traités différemment.

3.2) Récupérer les informations

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➤  Consulter  les site  internet  des  structures  et regarder si le contact du programmateur est indiqué. Cela évite d’appeler la structure, alors que tous les éléments sont déjà donnés. ➤  Il  est  important  de  bien regarder  la programmation des autres années, de savoir ce que fait la structure à laquelle on s’adresse.

3.3) Premier contact si absence d’information : le téléphone ➤  Si  vous  n’avez  pas  tous  les  éléments  (nom,   prénom  et  contact  de  la  personne  qui programme,  période  de  programmation…),  l’idéal  est  d’appeler  la  structure  pour  en  savoir  un peu  plus.  Lors  du  premier contact  téléphonique,  ce  n’est  pas  la  peine de développer un long  argumentaire  et  présenter  le  détail  du  projet.  Il  n’y  a  pas  d’urgence.  Les  différentes éléments  étant  dans  le  mail,  le  programmateur  pourra  s’il  le  souhaite découvrir  le  projet  par  lui même. ➤ Il faut surtout définir : ­  Qui  programme  ?  une  personne,  un  comité  de  sélection, un service municipal… Les contacts du programmateurs ? Nom / Prénom / Mail / Téléphone... ­  La  fréquence  et  rythmicité  de  la programmation ? Festival annuel,  programmation trimestrielle, annuelle... ­  La  période  de  programmation  et  de  prospection  idéale  ?  la  période  à  laquelle  il  vaut  mieux envoyer votre pack promo, les commissions, les périodes de relances ­  Les  outils  de  communication  à  faire  parvenir  aux  programmateurs  ?  mail   de  présentation, invitations, CD promo par la poste…

3.3) Le e­mailing Personnaliser le mail ➤  Le  contact  humain  est  primordial.  L’individualisation  des  mails  est indispensable.  Il  est plus  agréable   de  recevoir  un  mail  qui  nous  est  destiné,  qu’un  mail  générique,  que  la personne   qui  nous  contact  sache  à  qui  elle  s’adresse  et  pourquoi.  Il  est  recommandé  de personnaliser  le  courrier (monsieur/madame, nom, prénom, structure / Objet : A l’attention de Nom et Prénom…). Objet et expéditeur ➤  Pour un e­mailing, l’expéditeur et l’objet du message vont être déterminant  dans l’ouverture du mail.  S’ils  n’attirent  pas  l’attention  du  lecteur,  l’e­mail  finira  directement  dans  la  corbeille  sans être  lu.  Pour  éviter  cela,  personnalisez  l’adresse  mail  de  expéditeur  (Marc   du

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reseau94.com) et pour l’objet, éveiller la curiosité et définissez le contenu de façon simple et clair. Attention  à  ne  pas  trop  mettre  de  ponctuation,  chiffres  et  changement  de  taille  (majuscule  / minuscule), cela augmente le risque que le mail soit reconnu comme un spam Attention  Avoir  un  nom  de   domaine  contact@reseau94.com  est  mieux  qu’une  adresse  via gmail,  yahoo,  hotmail…  ces  derniers  augmentent  le  risque  que  le  mail  soit  reconnu  comme  un spam Contenu du message Les éléments suivant doivent apparaître dans le  message : ­  Une  punch  line  (base  line  ou  phrase argumentaire)  :  une  phrase  forte  ou choc qui définit en quelques  mot  l’univers  (il  faut  arriver  à  trouver  les  mots  justes  qui  n’en  font  pas  trop  mais suscitent la curiosité). ­  Petit  descriptif  rapide  du  projet  dans  lequel on  peut  retrouver  les  éléments  suivant  :  style, présentation  du  groupe,  formation,  esthétique,  éventuellement  situation géographique, âge  du  groupe  éventuel…  Donner  des  pistes  en  quelques  lignes.   Ce  n’est  pas  la  peine  de présenter  tous les musiciens ou d'expliquer comment vous avez répéter les 5 dernières années. De  manière  générale  éviter  d’en  faire  trop  et  de  donner  des  fausse  piste  ou  des  informations inutiles  qui  font  perdre  du  temps.  Ne  pas  donner  de  définition du  style par des références à des groupes,  cela  peut  fermer  l’oreille  du  programmateur  s’il  n’aime  pas  vos  références, alors  qu’il pourrait aimer votre univers. ­  Lien vidéo (vidéo de  concert, clip, interview). L’essentiel est d’avoir une vidéo de bonne qualité qui  met  le  projet  en  avant.  Ne pas mettre de vidéo longue ou dont le son ne correspond plus à  la réalité sonore du projet. L’aura du chanteur à son importance. Il faut donc bien choisir sa vidéo. ­  Lien  vers  un  site  internet  ou  il  est  possible  de  retrouver  les  différents  éléments  du  projet (bio / revue de presse / photo….) ­ Lien vers du son à écouter ­  1  visuel  voir  2  (pochette  d’album  /  photo  de  groupe).  Ne  jamais mettre  les  partenaires sur la photo.  Ne  pas  mettre la photo en pièce jointe mais dans le corps du mail. Dimensionner la photo aux bonnes dimensions afin qu’elle n’augmente pas lors de l’envoi du mail. ­ Extraits de presse (citation, source). Attention, ne jamais mettre la date.

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­  Quelques  lignes  de  bio  (pas  forcément  nécessaire  mais  peut­être  utilise  si  l’histoire  du groupe apporte quelque chose en plus) ­ Contact mail et tel bookeur Attention  : Ne jamais mettre de pièce jointe au premier contact Attention  :  Ne  jamais  mettre  les  tarif  et  éléments  techniques  en  première  approche.  L’objectif des premiers échanges est de donner envie Forme et mise en page du message Un  mailing  aéré  est  plus  lisible,  et  donc  augmente  vos  chance  d’être  lu et d’amener le lecteur à écouter et rencontrer l’univers du groupe… ● ● ● ● ● ●

 Faire des paragraphes courts (limitez­vous à 5 ou 6 lignes maximum)  Créer des interlignes importants entre les différents paragraphes  Organiser une seule idée par paragraphe  Ajouter des sous­titres (permet de diriger la lecture)  Utilisez une mise en page claire et structurée : gras, tirets, puces, italique, points...  Limiter le nombre de police d’écriture pour une meilleure lisibilité

Attention aux typo originale et non lisibles... le mail finit à la poubelle Attention  au   couleur  soulignée,  au  gras  et  italique  utilisé  avec  outrance…  le  mail  finit  à  la poubelle Horaires d’envoi Les  mails  et  newsletter  sont  plus  facilement  ouvert  du  mardi  au  jeudi.  Lundi, il y a de nombreux mails  à  ouvrir  donc  le  votre  peut  passer  inaperçu.  Le  vendredi,  les  organisateur  de  spectacle sont plutôt dans l’organisation et la logistique du concert du vendredi ou samedi soir.

3.4) Les newsletters ➤  Les  newsletters  sont  moins  personnelles.  Elles  peuvent  être  envoyées  entre  deux  périodes de  prospection  (téléphone  ou  mail)  afin  d’informer  sur  l’actualité   du  groupe  (nouvelle  vidéo, nouveau  son,  article  prestigieux…).  Elles  permettent  de   maintenir  la  visibilité  du  groupe.  Une newsletter  doit   être  lisible,  simple  et  efficace.  Elle  ne  doit  également  contenir  les informations pour un seul groupe, si vous avez plusieurs groupes dans votre catalogue.

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➤  En  cas  d’envoi  de  newsletter,  il  ne  faut pas  oublier  de  permettre  au  destinataire  de se retirer de la liste d’envoi (obligé par la loi). ➤  Les outils de  gestion  de  newsletter  peuvent  permettre  de connaître les ouverture et clic  des  mails  ,  le  taux  de  désabonnement,  de  mise  en  spam  de  vos  mails…   (mailchimp, mailjet YMLP…) ➤  Traiter  les  retours,  permet  de  connaître  les  personnes  qui  suivent  votre projet, les personnes  qu’il  ne  faut  pas  relancer  (par  exemple  si  une  structure  se  désabonne  de  vos newsletter), et de rechercher les contacts erronés. ➤  Prévoir  dès  le  départ  dans  le  planning  une  période  pour  gérer  ces  retours  (immédiatement pour  les  demandes  de  désinscription,  15  jours  à  3  semaines  plus  tard  pour  les  retours  NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée).

3.5) Les invitations au concert ➤  Il est important d’inviter les programmateurs aux concerts de façon régulière. Il ne faut pas les inviter  dans  le  bar  de quartier (sauf s’il a vraiment quelque  chose d’exceptionnel ou une notoriété particulière),   plutôt  sur  les  dates  importantes  pouvant  attirer  le  programmateur  qui  serait susceptible d’être intéressé par le projet et qui souhaiterait découvrir le projet en live. ➤  Il  est  indispensable,  la aussi, de personnaliser le mail que vous envoyez, surtout  si vous avez déjà des liens avec le programmateur. Exemple d’invitation possible :

INVITATION POUR DEUX PERSONNES (Confirmation indispensable par retour de mail avant le 14 janvier 2014)

Visuel de l’artiste ou du groupe Nom de votre structure a le plaisir de vous inviter à venir découvrir en concert :

Nom de l’artiste ou du groupe au Nom du lieu du concert

Adresse du lieu

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le Date

3.6) Les relances et le téléphone ➤  Après  l’envoi  d’un  premier  mail,  vous  devez  toujours  prévoir  une  relance  soit  par  téléphone, soit par email. Cette relance doit intervenir de 48h à  3 semaines après l’envoi du mail. ➤ Pour effectuer une bonne relance, il est préférable de respecter certaine étapes : ­ Bien identifier l’univers de la structure et connaître son environnement avant de l’appeler. ­  L’objectif  est  de  créer  un  lien  au  moyen  ou  long  terme.  Ne   pas  être  pressé  par  obtenir  un concert dès le premier échange. ­  Interroger  sur  la  réception  éventuelle  des éléments de communication envoyé, des temps qu’à eu  le  programmateur  pour  découvrir  l’univers  ,  de  savoir  s’il  serait  intéressé  pour recevoir  des invitations  aux  concert…  et  placer  des  éléments  pertinents  permettant  au  programmateurs  de connaître   l’avancée  du  projet  et  son  intérêt.  (chronique de  presse,  lieu  de  diffusion  intéressant, rencontres  artistiques,  tournée  à proximité  de  sa  structure…).  Ne  pas  obligatoirement  tout  dire. Rien ne presse ! ­  Essayer  de  savoir  dans  la  conversation  ce  que  le  programmateur  recherche  et  aime  afin  de cerner  les  besoins  et  mieux  connaître  le  lieu  et  proposer  des  éléments  en adéquation avec leur dynamique. ­  Ne  jamais  demander à un programmateur de se justifier sur  ces décisions.  Un programmateur peut refuser mais ça ne veut pas dire que c’est impossible pour une prochaine fois. ­  Si  lors   d’un  ancien  échange,  vous  avez  eu  des  éléments  importants  (attentes  de  subvention, problèmes dans les équipes…), prendre des nouvelles est aussi important. Attention  :  Il  est  indispensable  de  noter  tous  les détails des échanges.  La distance du contact (tu   /  vous),   les  points  forts  /  points  faibles  de  l’échange,   les  évènements  importants  de  la structure.

3.6) La persévérance Il  arrive  souvent  qu’un contact intéressé lors de la campagne, mais que l’échange entrepris avec lui  ne  débouche  pas  immédiatement  sur  une  vente  de spectacle.  Le  programmation  est  un  art difficile qui demande beaucoup de finesse  et parfois des changements, des choix stratégique... Il est  important  de  poursuivre le contact, de donner des nouvelles. l’année prochaine, une nouvelle dynamique s’installe dans laquelle votre groupe aura peut­être sa place !

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LIENS SOURCES http://www.kunstenloket.be/fr/node/6364/ http://owni.fr/2011/01/03/trouver­des­dates­pour­son­groupe/ http://www.ceresdeveloppement.fr/echanges/38­prospection­il­est­important­de­ne­pas­se­prep arer.html

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ANNEXES

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fiche_prospection_de_date_de_concert