Conseil d’Administration (2 par an) ETAPES
TEMPORALITÉ
QFQ
COMMENTAIRES
Les listes sont à mettre à jour à réception des données mais aussi en effectuant des recherches.
Tout au long de l’année avec focus à J-1mois
Pôle Info-Com
- ordre du jour
J-25
Direction
- envoi de la date aux listes de diffusion
J-25
Pôle Info-Com
- mise à jour serveur et nextcloud avec création des dossiers, dépôt des pièces
J-25
Coordination administrative
- invitations (mail informatif avec date et horaire, lieu). L'invitation contient les liens framadate et nextcloud
J-15
Pôle Info-Com
Echéance à caler dans calendrier Info-Com
- impressions
J-5
Pôle Info-Com
Coordination administrative valide la liste et le contenu en amont avec la Direction Echéance à caler dans calendrier Info-Com
J-5 à jour J
Pôle Info-Com
- listes de diffusion (mises à jour et envoi)
Question de la compréhension des listes : qui on met dans quoi ? Prendre le temps de repréciser le contenu des listes (toutes : AG, CA, Coreps etc.) entre la direction et le pôle info-com
Dépôt des pièces liées à l’ordre du jour dans les dossiers
« save the date » Echéance à caler dans calendrier Info-Com
Si questions : les poser au·à la responsable du pôle Pour les adhésions : responsable du pôle (fournit le document)
Etre vigilant sur la surcharge que ça peut provoquer - relances téléphoniques
Responsable du pôle admin - listes d’émargement
J-1
- conducteur
J-1
Direction
- prise de notes
Jour J
Coordination administrative
J à J+1 mois
Coordination administrative
- relecture des PV en interne
J+1mois
Direction
- relecture des PV en externe
J+1mois
Direction
- envoi pour signature des PV
J+1 à 2 mois
Coordination administrative
- mise à jour serveur
J à J+1 mois
Coordination administrative
- suivi des PV signés : mise à jour du tableau de suivi, conservation sur le serveur des preuves Maarch, impression version papier pour classeur
à réception du PV signé
Coordination administrative
- foliotage
à réception du PV signé
Coordination administrative
- mise à jour des plateformes : GoFast ?
à réception du PV signé
Coordination administrative
- calendrier macro annuel
Un temps de travail en mars, un temps de travail en septembre
- PV
Contacter les élus, renvoyer les pouvoirs si nécessaire, tenir direction du pôle admin informée pour la mise à jour des tableaux A faire au moment où les pouvoirs sont tous reçus
Système de calcul et de répartition (tableau de calcul chez le·a responsable du pôle Pôle Info-Com si admin), impression ou edusign émargement via edusign
Coordination administrative assure le secrétariat des instances + enregistrement sonore
Direction transmet la version relue (validée) pour envoi pour signature par la coordination administrative
Pointage à faire 2 fois dans l’année à Montpellier (coordination administrative / Direction) A faire au siège (classeurs dans le bureau du·de la responsable du pôle admin ou de·de la comptable) Pointage à faire 2 fois dans l’année à Montpellier (coordination administrative / Direction) Les autres plateformes, notamment de demande de subvention, sont mises à jour lors des dépôt de dossier de demande de subvention : comptes, rapport activités, rapport commissaire aux comptes Quid plateformes webgate (mise à jour du dossier permanent)
Direction, Pôle admin, Pôle Info Com
2 temps de travail annuel avec toutes les personnes concernées pour baliser les échéances (serveur > administration > instances > suivi PV réunions)