Manualaprovass2012

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SIGMA Aprova SS Manual de Utilização

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1 - O aplicativo: 2 - Cadastrando usuários: 3 - Acessando o aplicativo: 4 - Pesquisando SS’s: 5 - Visualizando as SS’s pendentes: 6 - Configurando a aprovação da SS: 7 - Aprovando a SS: 8 - Reprovando a SS: 9 - Incluindo pendência:

1 - O Aplicativo: Sistema disponível para que se tenha acesso para aprovar as SS’s (Solicitações de Serviços), para que nesse momento o Sistema possa gerar a OS (Ordem de Serviço). Após gerada a OS, o mantenedor poderá então executar o serviço solicitado.

Neste aplicativo, o usuário tem a possibilidade de consultar todas as SS’s pendentes, aprovadas e canceladas. Na visualização das SS’s pendentes, o usuário poderá medir a necessidade de aprovação ou reprovação da mesma.

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2 - Cadastrando usuários: Criando usuários para acesso ao Aprova SS: - Acessar o Sistema Sigma; - Selecionar o módulo Configurações; - Selecionar o botão ‘Senhas’; - Inclua o nome do usuário e tecle ‘Enter’ - Inclua a senha e confirme a mesma; - Inclua um nível de acesso ao usuário. Nível recomendado: 10 (dez); - Informe o negócio que este usuário terá acesso.

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3 - Acessando o aplicativo: Para acessar o aplicativo, cada usuário poderá ter uma senha de acesso. A senha padrão de acesso é “SIGMA”.

O aplicativo ‘AprovaSS’ estará disponível no Universo Sigma ou na pasta de instalação do Sigma, que por padrão é (C:\Sigma2012). Para ter acesso ao aplicativo, o usuário poderá disponibilizar o aplicativo como um atalho na área de trabalho de quem precisará deste acesso.

Após o cadastro da senha, o usuário poderá abrir o aplicativo Aprova SS, e acessá-lo com a senha cadastrada.

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4 - Pesquisando SS’s: Na tela de aprovação de SS, o usuário poderá fazer a pesquisa de SS (1) e o filtro das SS’s por qualquer um dos campos (1) (2) referentes à mesma . Sendo assim, o usuário poderá fazer um filtro para encontrar determinada SS, para facilitar a aprovação das mesmas. A ordenação das SS’s apresentadas, também poderá ser alterada pelo usuário.

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5 - Visualizando as SS’s pendentes: Acessando o aplicativo Aprova SS, o usuário estará visualizando todas as SS’s pendentes, através da listagem apresentada pelo Sistema. Selecionando uma determinada SS através de um duplo clique, o usuário terá acesso a todas as informações vinculadas a SS e poderá alterar qualquer uma das informações vinculadas a esta SS antes da aprovação. Esta alteração poderá ser feita pelo responsável pela aprovação da SS neste momento, caso seja visualizado que alguma das informações vinculadas pelo operador não esteja conforme a realidade.

Na tela inicial, onde o Sistema apresenta a listagem de SS’s pendentes, o usuário poderá selecionar a SS em questão e então aprovar ou reprovar.

Se o usuário aprovar a SS, automaticamente o Sistema irá gerar um código de OS, que será apresentado ao usuário e ele terá a opção de imprimir esta OS. Se a SS for reprovada pelo usuário, ele deverá incluir um motivo para a reprovação da mesma.

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6 - Configurando a aprovação da SS: Agora será possível visualizar as diferentes maneiras de o Sistema entender a aprovação e reprovação da SS, dependendo de como estará configurado o Sistema de acordo com suas parametrizações.

Esta parametrização é feita no aplicativo do Sistema Sigma, conforme imagem abaixo:

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7 - Aprovando a SS: Parâmetros referentes a aprovação da SS: Gerar OS ao aprovar uma SS – Sistema irá gerar a OS automaticamente no momento em que o usuário aprovar a SS. Após gerada a OS, usuário poderá imprimir a OS.

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Enviar e-mail ao aprovar uma SS gerando OS – Quando a opção para envio de e-mail estiver ativada, Sistema irá apresentar uma tela com os destinatários, já cadastrados anteriormente, onde o usuário poderá selecioná-los para que recebam o e-mail referente à aprovação da SS.

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Rede Industrial - União e ação que geram resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062 - 0139 Cadastrar requisitos ao aprovar uma SS gerando OS – Ao selecionar esta opção, o usuário poderá incluir requisitos para a OS gerada, logo após aprovar a mesma. Na tela onde o Sistema irá abrir para preenchimento, o usuário poderá incluir etapas para a execução do serviço, normas técnicas, ferramentas utilizadas para a execução do serviço, especialidades técnicas dos funcionários e peças utilizadas.

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Rede Industrial - União e ação que geram resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062 - 0139 Incluir motivo para aprovação da SS – Quanto ativada esta opção, Sistema irá apresentar um campo onde o usuário deverá incluir um motivo para a aprovação da SS. Este campo irá aparecer após clicar na opção aprovar.

Informar o código da OS ao aprovar uma SS – Após ativar esta opção, Sistema irá apresentar uma tela no momento da aprovação, onde o usuário poderá informar o código que deseja que a OS gerada tenha. Caso não queira informar o código, o usuário poderá deixar o Sistema gerar o código automaticamente conforme sequência anterior.

Requisitar duas aprovações da SS – Quando a opção de requisitar duas aprovações de SS estiver ativada, a primeira aprovação será dada pelo próprio aplicativo de SS. Sendo assim, o solicitante terá a opção de aprovar a SS no mesmo aplicativo em que ela será aberta. Para que o solicitante tenha acesso a esta aprovação, ele precisará ter um cadastro de Assinatura Digital, que é realizado no cadastro de senhas, no módulo Configurações do Sistema Sigma. Após ter passado por esta primeira aprovação, Sistema irá liberar a SS para ser aprovada pelo aplicativo AprovaSS.

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8 - Reprovando a SS: Parâmetros referentes a reprovação da SS:

Enviar e-mail ao reprovar uma SS – Ao reprovar uma SS e a opção para envio de e-mail estiver ativada, Sistema irá apresentar uma tela com os destinatários, já cadastrados anteriormente, onde o usuário poderá selecioná-los para que recebam o e-mail referente a reprovação da SS.

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9 - Incluindo pendência: Na tela de aprovação de SS, o usuário terá a opção de incluir uma pendência, já cadastrada anteriormente, em uma determinada SS. Para incluir a pendência na SS, o usuário deverá selecionar a SS e clicar na opção ‘Pendência’ .

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Nesta tela, o usuário poderá selecionar as pendências e incluí-las a SS selecionada.

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