Manual aplicativo ss solicita%c3%a7%c3%a3o de servi%c3%a7os(1)

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

Página 1 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 1 - O aplicativo.................................................................................................................................... 3 1.1 - Para que serve?...................................................................................................................... 3 1.2 - Como instalar / configurar o aplicativo?................................................................................... 4 1.2.1 - Como instalar? ................................................................................................................. 4 1.2.2 - Como configurar o aplicativo? .......................................................................................... 4 1.3 - Criando usuários de acesso.................................................................................................... 5 1.3.1 - Configurando a entrada no aplicativo através de usuário e senha. ................................... 5 2 - Utilizando o aplicativo SS .............................................................................................................. 6 2.1 - Abertura de solicitações .......................................................................................................... 6 2.2 - Extratificação de solicitações .................................................................................................. 7 2.2.1 - Extratificação completa..................................................................................................... 7 2.2.2 - Extratificação parcial......................................................................................................... 7 2.2.3 - Campos da solicitação...................................................................................................... 7 2.3 - Impressão de Solicitações ...................................................................................................... 9 2.4 - Consulta de situação de solicitações por usuário...................................................................10 2.4.1. Acompanhamento dos Serviços .......................................................................................10 2.5 - Avaliação de serviços realizados ...........................................................................................11 3 - Configurações / Parametrização de SS ........................................................................................12 3.1 - Editando a nomenclatura dos campos ...................................................................................12 3.2 - Ocultando a visualização de campos .....................................................................................13 3.3 - Tornando obrigatórios os campos ..........................................................................................13 3.4 - Envio de e-mail após abertura de SS .....................................................................................14 3.5 - Filtrar abertura de SS.............................................................................................................14 3.5.1 - Habilitando o recurso.......................................................................................................15 3.5.2 - Vinculando usuários a um setor.......................................................................................15 3.5.3 - Abertura de SS através de filtros .....................................................................................15

Página 2 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

1 - O aplicativo 1.1 - Para que serve?

O aplicativo de SS possibilitará que inúmeros usuários de diversos setores efetuem simultaneamente a abertura de Solicitações de serviço de manutenção. Estas solicitações geradas ficarão registradas no banco de dados do SIGMA e serão apresentadas ao planejador de manutenção como solicitações pendentes para que o mesmo as avalie e aprove (ou não) a execução do serviço solicitado.

Através deste aplicativo todas as solicitações serão registradas, possibilitando melhor controle e feedback dos serviços realizados, dispensando assim o uso de blocos, ligações e outros artificios utilizados para registro dos serviços. O SIGMA ainda dispõe de uma série de recursos e configurações para que a abertura e acompanhamento dos serviços sejam realizados com a maior transparência possível, desta forma o usuário (solicitante) poderá ter todas as informações

Página 3 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 (feedback) que lhe permitam saber o andamento do serviço por ele solicitado. Estes demais recursos veremos mais a frente no item 3 (Configurações / Parametrização de SS).

Este aplicativo dará ainda ao usuário a possibilidade de consulta de situação dos serviços solicitados, avaliação dos serviços executados (índice de satisfação de manutenção), acompanhamento dos serviços e verificação de pendências para a execução do serviço.

1.2 - Como instalar / configurar o aplicativo?

1.2.1 - Como instalar?

A instalação do SIGMA já contém o aplicativo de solicitação, dispensando assim a necessidade instalação do aplicativo para que o usuário possa fazer uso do mesmo. Na pasta criada durante o processo de instalação (Ex: C:\Sigma2010) o usuário encontrará o ícone do aplicativo.

Após efetuar a configuração do banco de dados o aplicativo estará pronto para ser configurado para uso nos terminais de onde as solicitações serão efetuadas.

1.2.2 - Como configurar o aplicativo?

Após a instalação do SIGMA e a correta configuração do banco de dados o administrador do sistema deverá disponibilizar o aplicativo de solicitações aos usuários nas “estações clientes” observando as seguintes recomendações de hardware: ● ● ● ●

512 Mb de Memória 1.0 Ghz de processamento Não há necessidade de espaço em disco se for apenas um atalho a aplicação do servidor (OBS: Sendo outra configuração a mesma deve ser reavaliada) Rede 10/100 Mbps

Página 4 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 Seguidas as recomendações acima o administrador poderá compartilhar o atalho do aplicativo de solicitações na área de trabalho das estações clientes. Uma vez compartilhado o aplicativo, o mesmo se encontrará apto a ser operacionalizado. Para tal é necessário que sejam criados usuários e senhas de acesso.

1.3 - Criando usuários de acesso.

Após a instalação do SIGMA o usuário já poderá acessar o aplicativo de solicitações utilizando uma senha padrão (SIGMA), porém todas as solicitações efetuadas por este usuário padrão serão registradas tendo como solicitante “Administrador do sistema”. Para que os usuários sejam identificados nominalmente é necessário que sejam criados usuários e senhas de acesso.

Para criar usuários e senhas, efetue os seguintes passos: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Acesse o SIGMA; Selecione o módulo de Configurações; Selecione o botão “SENHAS”; Descreva o nome / código do usuário que será cadastrado e tecle “ENTER”; Insira uma senha e a confirme a mesma; Indique um nivel de acesso. Nivel recomendado: 10 (dez); Indique para qual negócio este usuário estará habilitado a realizar solicitações; Clique em “Salvar”.

Após efetuar estes passos, o usuário cadastrado poderá efetuar solicitações de serviço.

1.3.1 - Configurando a entrada no aplicativo através de usuário e senha.

Há ainda uma configuração muito útil ao usuário, que é a opção de entrada no aplicativo através da inserção de nome de usuário e senha. Para efetuar esta configuração siga os passos abaixo: 1. Acesse o SIGMA; Página 5 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 2.

3.

4.

5.

Acesso o módulo de configurações; Selecione o botão “Parâmetros do Sistema”; Vá a aba “Configurações”; No campo “Opções de Login” selecione a opção “Utilizar nome de usuário e senha na tela de entrada”; 6. Clique em salvar, para salvar a configuração selecionada.

A partir deste momento o acesso ao aplicativo de solicitações de serviço só poderá ser efetuados a usuários devidamente cadastrados no sistema.

2 - Utilizando o aplicativo SS 2.1 - Abertura de solicitações A abertura de solicitações de serviço se iniciará com a abertura da tela inicial do aplicativo onde se encontrarão os campos para a indicação do negócio para o qual a solicitação será efetuada e senha do usuário que estará acessando o aplicativo.

Como pode ser visto na imagem acima o usuário informará o nome de usuário e senha para acessar o aplicativo.

Página 6 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 ** Você poderá conferir o material de apoio ao aplicativo clicando Aqui ** Após acessar o aplicativo o usuário clicará no botão “Abrir SS” para que os campos de preenchimento sejam liberados, e lá serão indicadas as informações que constarão na solicitação de serviço.

2.2 - Extratificação de solicitações A extratificação de uma solicitação se dará através do preenchimento dos campos existentes na tela de Solicitação de serviço. Esta apropriação pode se divide de duas formas: completa ou parcial.

2.2.1 - Extratificação completa Se caracteriza através do preenchimento de todos os campos de uma solicitação, descrição do serviço solicitado, observações para a realização do serviço, indicação da existência de “retrabalho” e a disponibilidade (data e hora) da máquina para que a manutenção ocorra. Este tipo de apropriação requer um amplo detalhamento de informações que ocorrerá durante a implantação / cadastramentos no SIGMA. Este detalhamento prévio se faz necessário pois para o solicitante não será permitido efetuar novos cadastros, cabendo ao solicitante apenas, vincular na solicitação cadastros já existentes no banco de dados.

2.2.2 - Extratificação parcial Se caracteriza pelo preenchimento de informações básicas como Máquina e/ou Equipamento, sintoma que ocorre no ativo e tipo de manutenção solicitada (Ex: 1 - corretiva, 2 - preventiva, 5 melhorias, etc...). Cabendo posteriormente ao planejador de manutenção analisar a solicitação e efetuar o detalhamento na solicitação.

2.2.3 - Campos da solicitação Campo máquina: Usuário irá informar a máquina para a qual será solicitada a manutenção (Ex: INJ-01 / Injetora 01, BBV-25 / Bomba de vácuo 25, etc...).

Campo TAG e Sub-TAG: Localização dentro da máquina onde o problema ocorre (Ex: INJ-01-SE / Sistema eletrico da injetora 01).

Campo Equipamento: Neste campo o usuário irá informar em qual equipamento dentro da localização acima indicada o problema ocorre.

Campo Sintoma:

Página 7 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 Neste campo o usuário indicará o sintoma apresentado. Este sintoma deverá estar cadastrado previamente.

Campo funcionário: O usuário poderá indicar um funcionário para a realização da manutenção.

Campo Setor: Este campo pode ser preenchido manualmente pelo usuário, automaticamente ao se vincular a máquina para a qual a manutenção está sendo solicitada, na abertura do aplicativo de solicitação através do filtro de setor ou através do usuário que abrirá a solicitação (caso o mesmo esteja vinculado a um setor). Estes dois últimos veremos mais a frente no item “Configurações / parametrização de SS”.

Campo tipo de OS: Neste campo o solicitante indicará o tipo de OS a ser realizada no ativo em questão.

Campo Descrição: Neste campo o usuário poderá descrever de maneira detalhada o problema que se apresenta no ativo. Atrvés deste detalhamento o planejador de manutenção poderá tomar as medidas corretas e necessárias para a resolução do problema apresentado.

Campos Serviço padrão: Neste campo o usuário poderá indicar um serviço padrão (dentre os padrões já cadastros) que será utilizado para a realização de manutenção no ativo.

Campo área executante: Este campo indicará qual a área de execução de manutenção realizará o serviço. Este campo será preenchido automaticamente caso esta área de execução já tenha sido informada no cadastro do sintoma indicado na solicitação.

Campo observação: Neste campo o usuário poderá inserir observações para a realização do serviço.

Campo Solicitante: Este campo será preenchido automaticamente quando o usuário clicar no botão “Abrir SS”.

Indicando assim o usuário que gerou a solicitação de manutenção.

Campos Data, hora de Equipamento disponivel: Estes campos indicarão a data e hora da abertura da solicitação e data e hora na qual o equipamento estará disponivel para que a manutenção seja realizada, bem como a situação da máquina no momento da abertura da solicitação (Afeta produção), podendo indicar se a máquina encontra-se parada ou não.

Campo Retrabalho:

Página 8 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 Neste campo o solicitante poderá indicar se o serviço solicitado é um retrabalho. Esta indicação é importante pois através dela poderá ser medido o indice de retrabalho em uma máquina, equipamento, setor, departamento, etc.

Após realizar a extratificação da solicitação de serviço clique no botão “Salvar SS” para que a nova SS seja gerada. O sistema apresentará automaticamente uma mensagem informando que a nova solicitação foi gerada e apresentará o número de identificação da mesma.

2.3 - Impressão de Solicitações Após visualizar o número da solicitação gerada clique em “OK”, em seguida uma nova tela será apresentada, onde o usuário poderá “imprimir ou visualizar” a solicitação.

Página 9 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139 Algumas configurações podem ser efetuadas para que o tamanho da impressão seja alterado. Para alterar o tamanho da impressão siga os seguintes passos: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Acesse o SIGMA; Acesso o Módulo de Configurações; Acesso o botão Parâmetros do Sistema; Acesse a aba SS; Acesse a sub-aba Impressão; Indique o tamanho da impressão desejada.

2.4 - Consulta de situação de solicitações por usuário O usuário do aplicativo de solicitação poderá realizar consultas dos serviços solicitados, visualizando a situação (pendente, concluída ou reprovada) e também acompanhar o andamento das OS’s geradas a partir das solicitações efetuadas.

2.4.1. Acompanhamento dos Serviços Após a solicitação ter sido aprovada, gerando uma OS, todos os serviços realizados nesta OS poderão ser consultados para que o solicitante tenha conhecimento do andamento da OS.

Página 10 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

2.5 - Avaliação de serviços realizados Os serviços realizados nas ordens de serviço poderão ser avaliados pelo solicitante, indicando assim o grau de satisfação do mesmo com os serviços realizados.

Para realizar a avaliação siga os passos abaixo: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Abra o aplicativo de solicitação de serviços Clique no botão pesquisar No menu “situação” selecione a opção “APROVADO” Selecione a situação da OS (Concluida) Marque a solicitação que será avaliada Clique no botão “Alterar avaliação da OS”

Na tela que se abrirá será possível verificar a descrição da conclusão, descrição da OS e efetuar a avaliação e descrição da avaliação do serviço.

Página 11 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

3 - Configurações / Parametrização de SS 3.1 - Editando a nomenclatura dos campos Para que o sistema se adapte a realidade de cada cliente é possível parametrizá-lo, alterando-se a nomenclatura dos campos para um melhor entendimento por parte do usuário final.

Para realizar a mudança de nomenclatura dos campos siga os passos abaixo: 1.

2.

3.

4.

Clique com o botão direito do mouse sobre o campo que será editado; Selecione a opção “PARAMETRIZAR”; Na tela que se abrirá efetue a edição da descrição no campo “Original”; Após efetuar a edição clique em “OK”

Desta forma as descrições dos campos do aplicativo serão editados.

Página 12 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

3.2 - Ocultando a visualização de campos Para ocultar campos na tela de solicitação de serviço siga os passos abaixo: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Clique com o botão direito do mouse sobre o campo que será ocultado; Na tela que se abrirá selecione a opção “Assistente de campos”; Será apresentada um tela constando 3 (treis) colunas; Na 1° coluna (campos) selecione o campo que será ocultado. Ex: DBMáquina; Na 2° coluna (Titulos) selecione o título do campo anteriormente selecionado; Na 3° coluna (Ordem de cadastramento) selecione novamente a opção Máquina; Indique se o campo selecionado estará visivel (Sim / Não); Clique em “OK” para salvar a alteração.

Após clicar em “OK” e retornar a tela inicial do aplicativo de SS o campo não está mais disponivel para a inclusão de dados.

3.3 - Tornando obrigatórios os campos Para tornar os campos da tela de solicitação obrigatórios de preenchimento siga os passos abaixo:

1. Clique com o botão direito do mouse sobre o campo que será ocultado; Página 13 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Na tela que se abrirá selecione a opção “Assistente de campos”; Será apresentada um tela constando 3 (treis) colunas; Na 1° coluna (campos) selecione o campo que será ocultado. Ex: DBMáquina; Na 2° coluna (Titulos) selecione o título do campo anteriormente selecionado; Na 3° coluna (Ordem de cadastramento) selecione novamente a opção Máquina; Indique se o campo selecionado será requerido (Sim / Não); Clique em “OK” para salvar a alteração.

A partir deste momento o campo selecionado passará a ser de preenchimento obrigatório.

3.4 - Envio de e-mail após abertura de SS O usuário poderá realizar envios de e-mail após a abertura de uma nova Solicitação de Serviço, estes e-mails poderão ser enviados aos destinatários cadastrados para tal recebimento. Esta opção pode ser ativada seguindo os passos: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Acesse o SIGMA; Vá ao módulo de configurações e acesse a opção “Parâmetros do sistema”; Acesse a aba “Parâmetros da OS”, sub-aba “Parâmetros de e-mail”; Após marcar a opção “envia e-mail após emitir OS” e cadastre os destinatários; Após cadastrar destinatários vá até a aba “SS”; Na sub-aba “Geral”, marque a opção “Enviar e-mail ao abrir SS”; Após efetuar estes pontos acima, clique em “Salvar”.

Tendo efetuado estas configurações, as novas solicitações após serem abertas, automaticamente será exibida uma tela para que o usuário possa selecionar o destinatário para o qual o e-mail será enviado.

3.5 - Filtrar abertura de SS Este filtro na abertura de solicitações limitará a informações que estarão visiveis aos solicitantes, restringindo-as aos cadastros vinculados ao setor selecionado na abertura do aplicativo de SS, ou ao setor ao qual o usuário encontra-se vinculado.

Página 14 de 15

Rede Industrial - União e ação que geram Resultados www.centralsigma.com.br Callcenter: (11) 4062-0139

3.5.1 - Habilitando o recurso Para habilitar o recursos de filtro na abertura de Solicitações de serviço siga os passos abaixo: 1.

2.

3.

4.

5.

Acesso o SIGMA, módulo de configurações; Acesse a aba SS; Selecione a sub-aba “Geral”; No campo “Filtrar abertura por”, selecione uma das opções; Após selecionar clique em “Salvar”;

3.5.2 - Vinculando usuários a um setor 1.

2.

3.

4.

Acesse o SIGMA, módulo de configurações; Acesse o botão “Senhas”; Efetue o cadastro de um novo usuário e vincule o mesmo a um setor; Após vincular o usuário a um setor clique em “Salvar”.

3.5.3 - Abertura de SS através de filtros 1. Abra o aplicativo de SS; 2. Selecione um Setor, departamento ou centro de custo; 3. Clique na opção “Abrir SS” Desta forma os dados a serem visualizados durante a abertura da solicitação estarão restritos ao tipo de seleção efetuada durante a parametrização do recurso de abertura através de filtros.

Página 15 de 15