SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información. “Materiales empleados en papel, archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros”. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales. Se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: “Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad”. Básicamente en esta ley se disponen todas las funciones y disposiciones que tienen los documentos. para ello existen órganos asesores que vigilan si se llevan a cabo los parámetros establecidos para su conservación, salvaguardando el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. “El Archivo General de la Nación orienta y coordina el Sistema Nacional de Archivos”. La administración pública podrá contratar personas naturales o jurídicas para los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo. “El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos”. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Elementos de la Organización Dentro de este concepto la parte fundamental para emplear cualquier función lo constituyen las personas, porque de ellas depende que se emplee la organización para tal fin. Dentro de los proceso para la organización de los archivos existen varios elementos fundamentales para la organización de un archivo como primera medida, se debe emplear primeramente un diagnostico para saber la magnitud del archivo y lo que posee una entidad como fin.
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