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ACTIVIDAD UNIDAD I

YOHANNA ANDREA CASTILLO ALBAÑIL RAMIRO HERNANDO SOLANO CAMARGO

PROFESOR YILBERTH ANDRÉS MARTÍNEZ CASTILLO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARCHIVOS DIGITALES BOGOTÁ D. C., 2014


INTRODUCCIÓN El presente trabajo nos presenta la importancia de los archivos digitales dentro de la Ciencia de la Información; los nuevos medios son una comunión entre ciencia y tecnología, haciendo necesario que el profesional en Ciencia de la Información conozca y siga estas nuevas tecnologías, además de sus soportes, almacenamiento, conservación, la obsolescencia de los componentes electrónicos con que se podrá extraer la información en un futuro inmediato entre otros.

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OBJETIVO GENERAL

La conservación del patrimonio digital para que este sea accesible al público en forma permanente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer y Analizar las ventajas y desventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías en el desarrollo de los archivos digitales.

Conocer las diferentes políticas para la conservación de los archivos digitales en los acervos, para que mantengan su valor probatorio.

Observar y conocer la corta duración de los soportes por cambios y obsolescencias (desactualización constante de hardware y software.

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DEFINICIÓN DE ARCHIVO Ley 594 de 2000 Esta ley está regida básicamente para tratar de comprender las definiciones y conceptos de archivo; es por ello que se nombran algunos artículos donde básicamente se mencionan claramente su funcionamiento. Mediante la Ley 594 de 2000 en su Artículo 1. Tiene como Objeto. “Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado”. Artículo 3. Definiciones y Conceptos: ARCHIVO: “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, producidos por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Conservándolos para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales, procedentes de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Posee un valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Hace referencia al proceso exhaustivo de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: “Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades concernidas con la labor archivística. Como base fundamental, la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DOCUMENTAL: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

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SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información. “Materiales empleados en papel, archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros”. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales. Se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: “Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad”. Básicamente en esta ley se disponen todas las funciones y disposiciones que tienen los documentos. para ello existen órganos asesores que vigilan si se llevan a cabo los parámetros establecidos para su conservación, salvaguardando el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. “El Archivo General de la Nación orienta y coordina el Sistema Nacional de Archivos”. La administración pública podrá contratar personas naturales o jurídicas para los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo. “El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos”. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma. PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Elementos de la Organización Dentro de este concepto la parte fundamental para emplear cualquier función lo constituyen las personas, porque de ellas depende que se emplee la organización para tal fin. Dentro de los proceso para la organización de los archivos existen varios elementos fundamentales para la organización de un archivo como primera medida, se debe emplear primeramente un diagnostico para saber la magnitud del archivo y lo que posee una entidad como fin.

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Resulta fundamental revisar el organigrama para así saber cómo se compone la entidad, informarnos de la historia y la antigüedad que esta entidad posea. Esta herramienta nos sirve como base para saber sus reestructuraciones y cambios que han evolucionado en la entidad. Ya empleando y organizando lo anterior se dispone a clasificar los documentos, para ello es indispensable las tablas de Retención Documental y si esta no las tuviere se procede hacer un estudio de la entidad de las funciones que se manejan, para así elabóralas y luego aplicarlas en el archivo. Las Tablas de Retención Documental son el eje primordial para la organización de un archivo, después de tenerlas y saber que se posee en el archivo se levanta un inventario de todos los documentos que hay y luego se clasifica la documentación por series y subseries para ir llevando una secuencia de orden de los documentos. Es así como se define que documentos aun se manejan en los archivos de Gestión y cuales son direccionados para el Archivo Central de pendiendo el tiempo de retención que poseen los documentos. Si se llegara a encontrar documentos que se conservan como historia patrimonial de la entidad, estos ya son organizados con las Tablas de Valoración Documental organizándolos por periodos. Básicamente lo anterior mencionado son los elementos que se deben tener en cuenta para la organización de un archivo, lo demás ya clasificando los documentos y levantando el inventario se dispone a organizar los documentos por fechas, se le hace la respectiva foliación, se almacena los documentos en carpetas de yute, se rotulan las carpetas y se almacenan en cajas para su respectiva búsqueda, al final se elabora un inventario digital para así poder ubicar el archivo, como quedo organizado. DEFINICIÓN DE BIBLIOTECA Concepto de biblioteca, tipos y función, perspectivas de futuro. Una biblioteca tiene varios conceptos puede definirse, desde un punto de vista estrictamente etimológico, como el lugar donde se guardan libros, cuya destreza sitúa a cada persona interesada en el conocimiento, en posición de usar, sin pérdida de tiempo, cada libro contenido en ella, de acuerdo con sus necesidades.

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Además la biblioteca es un sistema de información que no conceptúa sus propios materiales, selecciona lo que otros editan de acuerdo con los objetivos determinados que deben cumplir. Los fondos suelen orientarse en una adecuada ordenación por temas, siguiendo las reglas normalizadas. Tipos Las necesidades informativas de los usuarios, cada vez son más amplias y complejas, han llevado a una transformación de las bibliotecas, cuyas tipologías se han ido creando en diferentes clasificaciones. Entre ellas, cabría mencionar las siguientes: BIBLIOTECAS NACIONALES (fondos de carácter general). Sustentadas por el Estado, actúan como cabecera del sistema bibliotecario de un país, ocupan esencialmente funciones como la conservación y difusión de la bibliografía nacional. BIBLIOTECAS PÚBLICAS (fondos y usuarios de carácter general). Están formadas y apoyadas por la Administración estatal, regional o local. Su misión prioritaria es ayudar a la educación de los ciudadanos gratuitamente. BIBLIOTECAS DOCENTES O ACADÉMICAS (fondos de carácter general, pero usuarios especializados). Están creadas, conservadas y administradas por una institución de enseñanza superior, con el fin de cubrir las necesidades de información de los estudiantes. BIBLIOTECAS ESPECIALES (fondos y usuarios de carácter especializado). Están centradas en un tema o grupo de temas afines, hallándose debidamente sujeta a centros de investigación, asociaciones profesionales o instituciones que desarrollan su trabajo en un determinado ámbito. Su principal misión consiste en suministrar información a los investigadores para que puedan realizar sus estudios apropiadamente. BIBLIOTECAS ESCOLARES: Situadas en centros docentes de nivel inferior al universitario, para estimular a los alumnos la afición por la lectura y enseñarles el manejo de los materiales bibliográficos.

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Funciones El apoyo a la educación es la principal razón para que existan bibliotecas escolares y universitarias: Pero la biblioteca pública también un papel fundamental en educar; bien sea porque ayuda con el sistema educativo, atendiendo a necesidades precisas de información, o porque por sí misma es formadora de la gente a la que atiende. Una de las funciones está constituida por la: Custodia: el resguardo y conservación de los impresos y otros documentos es un asunto común para cualquier tipo de biblioteca. Función recreativa: Esta función es primordial para las bibliotecas los libros y demás recursos son aprovechados para el interés, información y satisfacción de los usuarios que integran una comunidad que se suple de la biblioteca. Función social: La biblioteca es un lugar de encuentro social. El ambiente de respeto y silencio adecuado de las bibliotecas beneficia que sean los lugares distinguidos por los estudiantes para preparar sus trabajos. Función investigadora: La biblioteca apoya las tareas de investigación, suministrando a los usuarios los materiales, el sitio y los servicios que necesite. Función de difusión de la información: las bibliotecas brindan conocimiento mediante la dispersión de datos, hechos o todo tipo de información a quien lo necesite. Prestamos Interbibliotecario: Ayuda y beneficia al usuarios a llevarse los libros de la biblioteca con normas establecida por la biblioteca. En fin las funciones básicas de una biblioteca han sido tradicionalmente en reunir, conservar y servir.

BIBLIOTECAS ELECTRÓNICAS, ENTIDADES POR DEFINIR

DIGITALES

Y

VIRTUALES:

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El uso de las nuevas tecnologías ha levantado a tal magnitud el desarrollo y la evolución de los procedimientos esenciales de la Biblioteca, como resultado a las demandas que han obtenido por parte de los usuarios. Hoy en día, la mayoría de estas bibliotecas poseen sus catálogos automatizados, cuentan con blogs y páginas, donde ponen al alcance de todos los usuarios los distintos servicios que ofrecen. Por tal motivo:

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BIBLIOTECA ELECTRÓNICA: Conserva un catálogo automatizado, y brinda sus servicios vía web. Sólo monopoliza la posibilidad de la red.

BIBLIOTECA DIGITAL: Cuenta con sus colecciones especialmente digitalizadas donde los usuarios acceden mediante un ordenador. Su servicio es completo de manera telemática y real.

BIBLIOTECA VIRTUAL: Hallamos sus contenido y servicios. Este tipo de biblioteca se convierte en una institución que no esté físicamente representada pero se ubica en todas partes. Se conceptúa a partir de documentos digitalizados y sitios web.

DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS

Para tener un concepto claro de cómo se diferencia una de la otra lo fundamental es conocer los conceptos que cada una posee para así desplegar su funcionalidad. Archivo: Como su término lo indica. “Es un conjunto orgánico de documentos, de cualquier fecha, forma y soporte incluido en un proceso, por una persona o institución tanto pública como privada en el trascurso de su gestión, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce o recibe y ser una fuente de historia”. Deposito adecuado para garantizar la conservación de los documentos.

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Biblioteca: “Es un centro o deposito adecuado para la colección de documentos, libros, revistas, etc. para ser consultados por una persona y/o entidad tanto pública como privada”. Cabe resaltar que cada una posee una función y un servicio diferente, ya que los archivos “Documentos” están destinados o creados por las diferentes entidades que los produce hasta su disposición final, para tal fin; los archivos son el eje fundamental de las entidades, en ellos quedan plasmados todas las funciones que se realizan, y se distinguen las diferentes dependencias, es decir; de donde se desprenden, como se producen y que comunican. Los servicios que ofrece un archivo están encaminados básicamente a comunicar, a apoyar a los usuarios que se suplen de esta información, tomándolo como herramienta base de sus funciones y es por ello que se organizan y se dejan plasmados como valor histórico de cualquier entidad. Contemplando también el papel que cumple un archivista está encaminado a la Remisión, llimpieza, selección, organización, clasificación, ordenación, descripción, conservación, administración, expurgo, eliminación y digitación de los documentos Una Biblioteca es todo lo contrario a un archivo, en ella se coleccionan los documentos, libros, revistas que son editados, donados o en canje para así suplir las demandas de los usuarios, básicamente la misión de una biblioteca es dotar al usuario de información, ayudándolo a despejar, a deleitar la lectura y a informarse. Las bibliotecas son lugares donde se almacenan, se circula y se hacen prestamos interbibliotecarios de las adquisiciones que esta posee. “La gestión de calidad” en una biblioteca involucra un proceso de responsabilidad para el progreso continuo desde una perspectiva completada de los conceptos de calidad. Contemplando el papel que cumple un Bibliotecario está encaminado a hacerse responsable de la catalogación y del préstamo, controla la disponibilidad de espacios, tiempos y materiales, revisa la ordenación del material de manera periódica, presenta la biblioteca a los usuarios y soluciona casos imprevistos que puedan surgir.

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LOS DOCUMENTOS DIGITALES

En términos usuales, en el contorno de la Bibliotecología tradicional, se habla de “documento” para describir cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su “almacenamiento”. Cualquier soporte paralelamente, permite multiplicar considerablemente la consulta de la información en él registrada y aplazarla continuamente en el tiempo. Con el desarrollo y la evolución de las nuevas tecnologías informáticas ha concedido la aparición de los documentos electrónicos. De los cuales lo libros, revistas y periódicos, pero también otros documentos, comienzan a asumir su versión electrónica parecida a su versión tradicional y en ocasiones emprenden en su formato electrónico. Los sitios web o páginas web toman un entorno digital. Un documento electrónico es una colección de páginas sujetas en un soporte electrónico, para su visualización, solicitan una pantalla gráfica o textual y unos mecanismos de emisión de sonido, según el tipo de información a los que estén sujetos. La evolución de colecciones de documentos clásicos, con texto o imagen, en documentos electrónicos involucra su digitalización a partir de un proceso de captura digital y el formateado de los datos para su procedimiento con determinado software. Lo anterior mencionado ya es un eje fundamental y se utiliza para no perder del todo la información que se encuentra en medios físicos, sino que también nos permita tenerla en medio digital para consulta y acceso rápido a la información que se posee. La digitalización se utiliza básicamente para acceder, a optimizar la recuperación, consulta, difusión, reproducción, gestión, almacenamiento y conservación de los

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documentos existentes en formatos no digitales mediante la reproducción de un sistema de gestión y recuperación de información establecida en la tecnología informática. Los documentos digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una diferencia relacionada con la forma en que funciona el documento. También se puede cambiar el contenido de un párrafo, pagina esta es una característica relacionada con la “identidad” del documento.

POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

Hay muchas connotaciones del porque conservar la información digital ya que se hace más fácil por su valor administrativo, legal, informativo, por su fácil difusión, porque se puede acceder a las redes de comunicación como lo es el Internet, porque se puede cambiar la información de forma física a digitalización. Cabe resaltar que por lo anterior mencionado son las posibilidades más importantes a la hora de conservar la información digital pero no obstante estas posibilidades se van volviendo obsoletas ya que se pueden presentar peligros congénitos, tales como pérdida de calidad durante migraciones continuas a través de formatos o entre las plataformas tecnológicas. Gracias al avance tecnológico en el diferente software digital, se han facilitado los procesos de almacenamiento, gestión y distribución de grandes cantidades de información de distinta naturaleza, reduciendo a su vez, espacio físico y costos operativos para las organizaciones Este procedimiento de migrar la información en algunos de los casos se ve acotejado ya que la información resguardada no es igual a la que se conserva físicamente, ya que se producen alteraciones a la hora de migrar la información.

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Finalmente, la información digitalizada a través de sistemas electrónicos, facilita los procesos de distribución de los datos al permitir un acceso simultaneo a varios usuarios, su duplicación y difusión a través de medios digitales, sin necesidad de sacar el archivo de su ubicación, ni de tener un encuentro personal con el destinatario.

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CONCLUSIONES

El anterior trabajo nos deja como conclusiones el conocimiento que debemos tener de los diferentes tipos de archivos y en especial los digitales no solo como conservar estos archivos digitales, sino su recuperaciĂłn en forma ĂĄgil y oportuna cuando sean requeridos por algĂşn usuario.

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BIBLIOGRAFĂ?A

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2023 http://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw http://sanidad.wikispaces.com/file/view/1_Biblioteconomia_25temas.pdf http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=108 http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html HTTP://WWW.UM.ES/DOCENCIA/BARZANA/DIVULGACION/INFORMATICA/CO NSERVAR-INFORMACION-DIGITAL.PHP

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Actividad unidad I