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EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LOS 14 PRINCIPIOS DE FAYOS PARA LA ADMINISTRA


EL PROCESO ADMINISTRATIVO ¿Qué es proceso administrativo? Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad En primer lugar, cabe preguntar ¿qué es proceso? Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española) Y ¿qué se entiende por administración? Administración: Ciencia social que persigue la

satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado. (Fernández, p.3) Entendido esto, se tiene entonces que: El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso


administrativo. (Hurtado, p.47) La siguiente figura resume de forma básica lo que es el

proceso administrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:

El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Concepto En primer lugar, cabe preguntar ¿qué es proceso? Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Y ¿qué se entiende por administración? Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano


coordinado. (Fernández, p.3)

continuidad de las actividades:

Entendido esto, se tiene entonces que:

El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47) La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la interrelación y la

Origen El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear,


organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)

control. A continuación, una breve introducción a cada una.

Fases

1. Planeación

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización. La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control. Actividades que lo componen Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas: planeación, organización, dirección y

Robbins y De Censo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la


organización fijen su atención en las cosas más importantes. 2. Organización La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos. Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. 3. Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación. Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. 4. Control El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.


Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos. Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos autores, entre ellas se tienen: 5. Integración Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros,

materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal. 6. Previsión Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización se encontrará. A través del siguiente video tutorial aprenderás más sobre qué es el proceso administrativo, cuáles son sus fases y cuáles sus etapas: planeación, organización, dirección y control. (5 videos, 28 minutos, Educativa)


Etapas del proceso administrativo En la definiciรณn, hemos dicho que el proceso administrativo estรก formado por una serie de etapas: planificaciรณn, organizaciรณn, direcciรณn y control. En este apartado las desarrollaremos y las explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cรณmo se separan estas dos fases: โ€ข

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Fase mecรกnica: La fase mecรกnica estรก compuesta por la planificaciรณn y la organizaciรณn. Podrรญamos decir que es una parte estรกtica del proceso. Fase dinรกmica: La fase dinรกmica, por su parte, estรก compuesta por la direcciรณn y el control. En este sentido, la palabra dinรกmica hace referencia al movimiento.

Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos a la obra. En cualquier caso, mรกs importante que distinguir entre mecรกnico y dinรกmico, es conocer las distintas etapas que lo componen: 1. Planificaciรณn: Trata de programar las tareas a realizar y solver las cuestiones pertinentes que mรกs tarde se ejecutarรกn.


2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que estructura tendrá el proyecto en su ejecución. 3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de objetivos. 4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

PAGINA WEB: https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizaciondireccion-y-control/


LOS 14 PRINCIPIOS DE FAYOL PARA LA ADMINISTRACION Los 14 principios de Fayol fueron aportes realizados por el ingeniero y economista Henry Fayol (1841-1925) a la teoría clásica de la administración. Estos principios buscaban la eficiencia en la organización a través de una correcta estructuración y funcionalidad de esta.

Fueron los primeros estudios en sistematizar el comportamiento gerencial y jerárquico dentro de una organización. Se los considera los fundamentos de la administración y hablan desde la división del trabajo hasta el orden y la equidad dentro de la organización.

Estos son los 14 principios debe aclarar la función que 1. División del trabajo cumplirá cada Se deben realizar integrante, las divisiones y la además, se deben demarcación de tomar en cuenta las funciones que las destrezas y se llevarán a cabo, especialización de para que la los individuos para empresa funcione obtener mayor de la forma adecuada. Se


rendimiento y resultados. 2. Autoridad y responsabilidad El respeto de los empleados solo se tendrá si se posee la capacidad de liderar a un grupo de individuos. Se necesita saber dar órdenes y que sean acatadas y realizadas. Además, el jefe debe responsabilizarse por las decisiones tomadas.

3. Disciplina Todos los integrantes de la organización deben respetar las normas establecidas en la misma, así como también debe haber convivencia entre ellos.

Cuando se cuenta con un buen líder, se puede llegar a acuerdos justos en las diferencias que se produzcan y se fijarán las sanciones necesarias de forma correcta.

4. Unidad de dirección Deben realizarse un cronograma de actividades. Todo lo que se llevará a cabo debe seguir una serie de procesos y debe haber un solo plan específico para que se realice de la forma adecuada. También se debe contar con un administrador para cada asunto.


5. Unidad de mando •

Artículo principal: Unidad de mando.

La unidad de mando se refiere a que las órdenes deben ser dadas por un solo superior. De esta manera se evitan las diferencias en cuanto a las decisiones que se toman.

6. Subordinación del interés individual al interés general Lo más importante es el bienestar de la organización, ante todas las individualidades que los integrantes de esta puedan presentar. Se deben buscar los beneficios sobre la organización y no en un individuo solo, en

todos los casos que se presenten.

7. Remuneración Cada uno de los empleados debe conocer la cantidad de dinero que obtendrá por su trabajo, y esta irá de acuerdo con las actividades realizadas. Las remuneraciones de la organización deben ser tomadas como una compensación por el trabajo y debe ser equitativa para todos los individuos de esta, de acuerdo al trabajo que se realice.

8. Centralización •

Artículo principal: Centraliz ación.


Se refiere a que la autoridad y responsabilidad debe ser concentrada en la alta jerarquía de la organización. En algunos casos, es necesario delegar esta autoridad y responsabilidad a subalternos, pero Henry Fayol aseguraba que la responsabilidad nunca puede ser completamente delegada. La clave de la centralización es lograr el mejor grado posible para cada caso en puntual.

9. Jerarquía El programa de trabajo y el orden de los cargos deben estar claramente asignados y expuestos.

Desde el cargo más alto hasta el más pequeño, deben conocer a su superior inmediato y deben acatar la autoridad de cada rango.

10. Orden Cada trabajador debe estar acomodado de forma ordenada en un cargo que se adapte a sus destrezas. Además, todos los elementos de trabajo deben estar en el lugar indicado y en el momento que serán utilizados para que, de esta forma, el trabajo se pueda llevar a cabo de forma correcta.

11. Equidad Todo aquel que esté encargado de liderar a


un equipo de trabajo, deberá tener la inteligencia de tomar decisiones justas en el momento oportuno. Además, el trato con sus trabajadores debe ser agradable y amistoso.

12. Estabilidad del personal No deben generarse cambios constantes en el personal que labora en la organización, ya que esto generaría deficiencia en el funcionamiento de la misma. Debe conservarse, dentro de lo posible, la permanencia de los trabajadores en sus respectivos cargos, de esta manera se sentirán a gusto con el trabajo que realizarán.

13.

Iniciativa

Debe aceptarse que los trabajadores utilicen la imaginación para innovar y realizar actividades que permitan el mejoramiento de la empresa, todo esto otorgándoles la capacidad a los trabajadores de determinar cómo se llevarán a cabo algunos procedimientos.

14. Espíritu de grupo También conocido como espíritu de cuerpo. Siempre debe realizarse el trabajo en equipo, las individualidades, por lo general ocasionan división en la empresa. Se debe incentivar al trabajo cooperativo, lo que permite que el ambiente laboral sea agradable y eficiente.


PREGUNTAS

1.Considera usted que es necesario administrar una oficina Si, para tener el control de todo. 2.Para llevar a cabo una buena administración dentro de una oficina que es necesario. Tener buena estadística y contabilidad.

3.Para prevenir y controlar es necesario tener una buena gestión. Si, porque sería la única manera de tener una buena administración.

4.En que aspecto beneficia el control de ubicación en cada área. En que sean más prácticas y tener un respaldo.

5.Mencione que es lo más importante de una oficina. Tener un buen liderazgo 6.Que materiales de apoyo es necesario para el funcionamiento de una oficina. Un buen equipo de computación. 7.Que estrategias utilizaría para tener un buen archivo. Tener un buen orden.


8.Porque es necesario tener un buen ambiente dentro de una oficina. Para que los empleados se sientan a gusto en su zona de trabajo.

9.Para tomar una buena decisión a quien debemos de ocurrir. Recurrir a personas con mayor cargo.

10.Que labor tiene un empleado dentro de una oficina. Dependiendo de cómo es el desempeño laborar.

TIPS 1. Crea un Plan de Negocios 2. Mantén Supervisada las Finanzas de la empresa 3. Desarrolla un Plan de Marketing (Más allá de vender)


BIOGRAFIA Nombre: Yenifer Paola Ramírez Velásquez Edad: 16 años de edad Fecha de nacimiento: 10 de agosto 2003 Estado civil: soltera Sexo: mujer Lugar de residencia: Chicacao Mazatenango Suchitepéquez. Nacionalidad: guatemalteca Datos académicos Nivel primario: escuela oficial rural mixta cantón san bartolo mixpilla

Nivel básico: colegio privado mixto diver pamaxan Actual estudiante del instituto de computación informática Mazatenango Suchitepéquez Otros datos académicos Academia de mecanografía Valentín Abascal Tejeda

COLEGA CONTADOR FUTURA CONTADORA: EMILIA CONSEPCION TIU RABINAL

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Tarea de administración y organización de oficina

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