FICHA DESCRIPTIVA DEL PROYECTO
DATOS DEL SOLICITANTE NOMBRE COMPLETO: Sergio González González CARGO E INSTITUCIÓN: Director. Dirección de Gestión Documental. Ministerio de Relaciones Exteriores de Cuba. DATOS DE CONTACTO (DOMICILIO, TELÉFONO, CORREO ELECTRÓNICO): Ave de los Presidentes No. 157, teléfonos + 537 8364217, + 537 8364287, correo electrónico: sergio.gonzalez@minrex.gov.cu TÍTULO DEL PROYECTO
Conservación, restauración, digitalización de Libros Consulares del Archivo del MINREX OBJETIVO PRINCIPAL Y OBJETIVOS ESPECÍFICOS
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Rescatar la memoria documental contenida en los libros consulares del MINREX. Brindar un servicio más eficiente y de calidad con la información contenida en estos materiales.
JUSTIFICACIÓN
El MINREX de Cuba conserva como parte de su patrimonio 180 libros consulares que recogen las principales actividades de los ciudadanos cubanos residentes en países como Francia, Gran Bretaña, España y Estados Unidos. Por la importancia que tiene el tema migratorio en la sociedad cubana, con el interés de facilitar el acceso a la información a lo ciudadanos para que se puedan identificar datos de familias que han residido en el exterior, sus propiedades y sus acciones comerciales, proponemos la digitalización de los materiales del archivo que sirvan para el fin deseado. DESCRIPCIÓN Y CRONOGRAMA INICIO: ENERO 2014 TÉRMINO: DICIEMBRE DE 2015 DESCRIPCIÓN CRONOLÓGICA Y METODOLOGÍA: COMPRA DE LOS INSUMOS NECESARIOS: DESDE LA FECHA DE APROBACIÓN DEL PROYECTO HASTA DICIEMBRE DEL 2013
Limpieza y restauración: ENERO 2014 - SEPTIEMBRE 2014 Digitalización: OCTUBRE 2014- ABRIL 2015 Descripción y ubicación en depósito: MAYO 2015 – DICIEMBRE 2015 Servicio de información: ENERO2016 BENEFICIARIOS:
- Los ciudadanos cubanos - El estado - El organismo que dispondrá de estos materiales para la atención a los usuarios que
requieran de nuestros servicios - El archivo del MINREX RESULTADOS PREVISTOS:
- Restauración del 100% de los libros consulares del archivo del MINREX-Cuba. - Brindar un mejor servicio mediante los materiales digitalizados. - Rescate del patrimonio documental del organismo. INSUMOS REQUERIDOS Y MONTO SOLICITADO (EN EUROS):
CONCEPTO
Euros
RECURSOS OTORGADOS POR LA RADI RECURSOS PROPIOS (SI ES ELC ASO)
7.000 € 15.096 €
Porcentaje sobre el total de gastos* 31. 7% 68,3%
OTROS (SI ES EL CASO) TOTAL
22.096 €
DESGLOSE DE INSUMOS REQUERIDOS Y PRESUPUESTO ESTIMADO (EN EUROS):
CONCEPTO
RECURSOS OTORGADOS POR LA RADI
Personal Viáticos Contratación de servicios técnicos y profesionales Gastos administrativos Material (computadoras, estanterías, deshumidificadores, cajas, etc.) Otros gastos no contemplados en el desglose (especificar) TOTAL
RECURSOS PROPIOS
OTROS
7464€ 7632 €
7.000 € Ver anexo Nº1
7.000 €
15.096 €
EN CASO DE TRATARSE DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL: Perfil del personal requerido
2 Especialistas en restauración y conservación 2 Técnicos en gestión documental 1 Especialista en archivística
EN CASO DE TRATARSE DE DOCUMENTACIÓN OBJETO DE PROCESAMIENTO TÉCNICO: Fechas límite de los documentos Estado general de conservación Características de los documentos (formatos, soporte, tipología)
1896-1961 malo: Amarillamiento, tintas corridas, roturas, mohos, oxidación, cintas rasgadas, lacre partido, entre otros daños Libros encuadernados con pergamoide (telas brocadas), escritos con tintas ferrobáricas y chinas, la originalidad se la otorgan, los sellos, lacres y cintas
DESCRIBA LAS ACTIVIDADES QUE EL ARCHIVO HA DESARROLLADO RECIENTEMENTE, COMO PARTE DE SU DESARROLLO
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Rescate, limpieza, restauración y digitalización de 5000 Tratados de la República de Cuba. Puesta al servicio de los funcionarios y especialistas del organismo de la base de datos con todos los materiales digitalizados del Archivo Central(tratados, exposiciones, memorias, fotos y negativos) Construcción de un nuevo edificio para el archivo con una inversión de más de 4 millones de pesos. Traslado de toda la documentación hacia la nueva sede. Organización de más de 2 millones de documentos de forma ordenada según el cuadro de clasificación del organismo. Clasificación y ordenación del fondo documental América Latina con 180 metros lineales de documentos.
CONTEXTO INSTITUCIONAL DEL ARCHIVO A) Organización estructural de los servicios archivísticos de las Cancillerías (formalidad institucional de los servicios de archivo de trámite, concentración e histórico, niveles jerárquicos y adscripciones administrativas). Dirección General
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Archivo Central
NB: El Ministerio de Relaciones Exteriores está en proceso de restructuración. La Dirección General se supedita a la oficina del Canciller.
B) Recursos Humanos Cargo Cantidad
Escolaridad
Antigüedad en el puesto
Director de Área
1
universitario
1
Jefe de Departamento
2
1 doctor en Ciencias 1 máster en Ciencias
5 y 10 años
Encargado de Fototeca
2
Técnicos en gestión Documental
5 años
Personal Operativo
5
3 universitarios 2 técnicos
5 años
C) Recursos materiales Mobiliario, equipo y tecnologías Gavetas para fotografías Estantes Mesa de trabajo para proceso físico de imágenes Escritorios Mesas para el área de consulta Asientos Computadoras Escáner Multifuncional Charolas para lavado de imágenes Guillotina Espacios Descripción física (se deben incluir las medidas en metros cuadrados) Dos depósitos de 205 m², climatizados, asegurados con equipo de extinción de incendio con estantes compactos, metálicos. Seguridad - condiciones de humedad y temperatura - especificar si cuenta con extintores, salidas de emergencia y personal de vigilancia.
Acciones de capacitación Cursos , conferencias, intercambios de experiencias Cursos, entrenamientos, conferencias, talleres Asesorías técnicas Cursos de Archivística Talleres de procesamientos de fotografía Conservación preventiva Cursos de archivística Taller de clasificación documental
Cantidad 24 294 3 7 2 4 13 1 1 0 1 410 m²
H/R - 55 % T- 22ºC 2 extintores,
alarmas contra incendio y sistema de extinción por gases
Almacenamiento Cajuelas de cartón beige de Ph neutro
20 000
D) Recursos Técnicos – Normativos (Disposiciones jurídicas que los rigen, manuales de organización y procedimientos vigentes, instrumentos formales de control documental y archivístico). -
Manual de procedimientos del Centro de gestión documental Reglamento de trabajo del Centro de Gestión documental Decreto/ley 265/2009 Decreto/ley 199/2009 Inventarios de fondo
E) Información institucional (Capacidad de coordinación archivística a escala institucional, diseño de planes de desarrollo archivístico en las Cancillerías, regulación normativa y acciones de capacitación, presupuesto disponible, etc. COMENTARIOS Y OBSERVACIONES ADICIONALES
FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN (INCLUIR FIRMA Y COPIA DE SU IDENTIFICACIÓN OFICIAL) Marlenis Pozo Aguilera. Jefa de Grupo de Gestión Documental y Conservación y Digitalización. AUTORIDAD RESPONSABLE DEL PROYECTO (INCLUIR FIRMA Y COPIA DE SU IDENTIFICACIÓN OFICIAL) Sergio González González. Director de Gestión Documental. Ministerio de Relaciones Exteriores. 1. Declaro que reúno todos los requisitos de la convocatoria. 2. Acepto el compromiso de someterme a las normas de la convocatoria, facilitar la información y documentación que solicite. 3. La recepción de este formulario no implica la aceptación por parte del Consejo Intergubernamental de la RADI de la validez de su contenido.
________________________________________ Lugar, fecha y firma del Representante ante la RADI.
Anexo Nº1
Desglose de los materiales que se solicitarán a la RADI Materiales Disco externo Escáner papel de restauración Rollo de papel chino Desacidificador spray Esponjas limpiadoras de papel Pinzas Gomas de borrar Cola blanca (Acetato) carbocimetilcelulosa Cuchillas bisturí Mangos para bisturí planchas Lápices Tela arbelave buckman (percalina) Servicios Profesionales
Códigos
Japones, 06 gr./m2, Tengujo, 48x94 cm. 69x10m ww-pt38 ww-A016 4.10 E ww-h90 CPM7024 8414034070243 envase kg Hoja 11 y 22 Hoja 11 y 22 Dureza N.O-docena 5.42 21 €
Total
Cantidad
Precio estimado
2 1 200 rollos
300 3000 500
6 rollos 2 cajas de 5 spray 10
100 220 45
10 5 cajas de 24 unidades 30 kg 10 Kg 3 00 2 cajas 1 20 cajas
85 40 130 300 300 170 63 150
20 rollos
550
2
500 6.453