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INFORME TÉCNICO CT-RADI-2013 A

:

Arch. Yolanda Bisso Drago Secretaría Ejecutiva (RADI)

DE

:

Dra. Aída Luz Mendoza Navarro (Integrante del Comité Técnico)

FECHA

:

Lima, 10 de octubre de 2013

ASUNTO

:

Evaluación de proyectos RADI

I.

Introducción

En esta oportunidad tenemos a la vista los proyectos provenientes de las Cancillerías de: Chile, Cuba, Panamá y Paraguay, las que serán evaluadas de conformidad con el numeral 8 de la Convocatoria 2012 que a la letra señala: “Los representantes de los países aportantes del Consejo tomarán su decisión, que será inapelable, con base en la evaluación de los proyectos que realice el Consejo Técnico ad honorem, instancia responsable del análisis de la propuesta” Los documentos han sido remitidos por parte de la Secretaría Ejecutiva, cuya responsable es la Arch. Yolanda Bisso Drago, a fin de que se evalúen los proyectos presentados por los países miembros de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI), que contarán con financiamiento para su ejecución mediante la cooperación técnica proveniente de este organismo de nivel internacional. Los proyectos remitidos se ajustan a las exigencias de presentación y cuentan con la información necesaria para proceder a su análisis correspondiente, que desarrollaré en mi calidad de miembro integrante del Comité Técnico, ad honorem, para finalmente emitir opinión a fin de que la Asamblea de los países miembros de la RADI pueda contar con los elementos técnicos necesarios para la toma de decisiones respecto de las ayudas que asignarán a los archivos de las Cancillerías solicitantes. Los proyectos presentados para su atención en el 2014, suman 4 y corresponden a las Cancillerías de Chile, Cuba, Panamá y Paraguay, que pasaré a analizar teniendo a la vista las Fichas debidamente desarrolladas por cada archivo. Para el análisis correspondiente se ha tomado en consideración el numeral 4 de la Convocatoria la que indica que el contenido de los proyectos debe circunscribirse a temas y acciones que contribuyan directamente al desarrollo de los archivos, a saber: a) Organización de fondos documentales b) Rescate, conservación y restauración de documentos


c) Creación de instrumentos archivísticos (inventarios, catálogos, cuadros de clasificación, catálogos de disposición documental y criterios de valoración, entre otros) d) Elaboración de guías, catálogos y otros instrumentos de consulta que contribuyan a ampliar su difusión. e) Mejorar los servicios de préstamo y localización de expedientes en beneficio de los países, las cancillerías y los usuarios nacionales y extranjeros. f) Capacitar al personal responsable de los archivos. g) Adquisición de bienes materiales. h) Otros que estén sustentados debidamente. Sobre esa base de acuerdos que constan en los literales precedentes de la Convocatoria he realizado la evaluación bajo algunos parámetros que me facilitarán una decisión más ajustada a los lineamientos establecidos en las Bases de Operación de la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos, entre otros, destaco el numeral 2 que a la letra dice: “El objetivo de la convocatoria es financiar proyectos que contribuyan al desarrollo de los Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.” II.

Criterios para el análisis de las propuestas

El análisis se realiza sobre la base de los siguientes criterios de valoración: A.

Dimensión geográfica y/o localización En este rubro se medirá el grado de importancia de los documentos a atender por el proyecto, según la información contenida en ellos, en la que se visualice su importancia local o internacional, siendo preferente la segunda orientación en tanto los beneficiaros serán en mayor número, además de estar dentro de los propósitos de la RADI, como organismo que congrega a varios países, procurando, aunque no siempre y en mi modesta opinión, que de preferencia los beneficiarios sean más de un país integrante. Si bien en las investigaciones, en ocasiones, concurren profesionales de diversos países, según la información que los documentos poseen, su importancia se vincula al lugar geográfico que los documentos engloban.

B.

Relevancia de los documentos para la investigación Con este criterio se pretende puntualizar la importancia de los documentos para determinados temas de investigación, cuya trascendencia por la información que contienen, lleva implícita una amplia proyección para futuros estudios que posibiliten el desarrollo científico-cultural a través de los documentos considerados en el proyecto propuesta.

C.

Consistencia de la justificación Bajo este criterio se evaluará la presentación del proyecto y los elementos utilizados para sustentar el ¿por qué? y ¿para qué? se solicita su atención, tanto para la cancillería proponente como para los objetivos de la RADI

D.

Financiamiento


En el presente rubro mediremos el aporte nacional como el aporte solicitado a la RADI, en tanto, el presupuesto destinado debe ser suficiente para cumplir con los fines del proyecto y el logro de su ejecución en el tiempo y en las condiciones señaladas en la ficha diseñada para su presentación. E.

Aplicación archivística Finalmente con este criterio, analizaremos someramente el o los procesos archivísticos que se aplicarán para ejecutar el proyecto y concluirlo de acuerdo con los logros que se pretende alcanzar. III. Análisis de las propuestas

De acuerdo con los criterios y elementos de valoración indicados, paso al análisis de cada uno de los proyectos presentados: 1. Chile Proyecto denominado: “Puesta en valor del fondo inmigración: Organización, Valoración y Descripción de la documentación”” A) Los documentos materia del proyecto datan del año 1953 los que se produjeron en razón de las funciones de la Dirección de Inmigración del Ministerio de Relaciones Exteriores. La información que contiene los documentos en referencia se relaciona con los actos jurídicos derivados de la inmigración de ciudadanos, entendemos procedentes de diversos países, solicitudes de visado y cartas de reingreso de personas para radicar en Chile, estos documentos proceden de los consulados en el exterior que han sido remitidos a la Dirección de Inmigración. Por tanto la dimensión internacional se sostiene en cuanto al grado de interés que trasunta las fronteras del país proponente. Los datos de las personas que solicitaron los servicios son bastante detallados según se expresa en la propuesta, de donde se deduce que la información es significativa. Los documentos se encuentran custodiados en el Archivo Histórico de la Cancillería, sin embargo no han sido tratados archivísticamente. B) Los 600 volúmenes empastados registran información de cerca de 80 solicitudes promedio ente los años 1953 y 1965. El número de documentos presentados en volúmenes encuadernados, como podemos apreciar, es importante. C) El proyecto se sostiene en el objetivo que señala: “Poner en valor el Fondo Inmigración de la Cancillería Chilena” La información proveniente de la ficha no permite tener mayores luces sobre el nivel de la agrupación documental por lo que la especificación de ‘Fondo’, entendemos, es la que corresponde para los documentos materia de evaluación, no obstante convendría sustentar en los próximos proyectos la calidad de ‘fondo’ o el nivel de grupo documental que corresponda, lo que el funcionario responsable del Archivo puede dilucidar con mayores elementos de juicio. Esta precisión es importante para proceder a la identificación de los documentos en el momento de la aplicación de los procesos archivísticos correspondientes, los que se inician con la


identificación del fondo, sección, serie y pieza documental, además de ser un elemento de información importante para la evaluación del Comité Técnico, porque toda información que proporcione mayores elementos de juicio para emitir una recomendación, siempre será importante y necesaria. De otro lado, la propuesta destaca la difusión de los documentos porque se darán a conocer al público en general a través de la RADI y de la página Web de la Cancillería. Estos documentos serán de interés, posiblemente, de los familiares o titulares del acto jurídico y/ administrativo realizado en los consulados respectivos. Por lo tanto el facilitar el acceso a los interesados respecto de la información cuyos datos son ubicados en estos documentos, podría ser interesante para testimoniar los pasajes de la vida de las personas involucradas. Además los datos podrán ser utilizados para la investigación tal como se indica en los objetivos específicos. Se incluye la recuperación de los documentos que pudieran estar dañados a través de las técnicas de restauración del Centro de la Cancillería encargado de esta tarea. D) El monto solicitado a la RADI es del orden del 100%, distribuido entre la contratación de personal para las labores archivísticas e insumos como materiales de archivos y para el laboratorio de Restauración. Lo ideal hubiera sido señalar una contraparte nacional para apoyar la ejecución del proyecto en términos económicos. E) El trabajo archivístico a aplicarse está especificado en detalle por actividades y cronológicamente programado. Se indica la metodología basada en una ‘combinación’ de la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD-G) y el Método Analítico de Identificación Archivística para luego aplicar la organización, valoración, la incorporación de la información en una base de datos para el acceso y difusión de los documentos. 2.

Cuba

Proyecto denominado: “Conservación, restauración, digitalización de Libros Consulares del Archivo del MINREX” A) El archivo corresponde a 180 libros consulares que contienen información sobre las actividades de cubanos en países como Francia, Gran Bretaña, España y Estados Unidos. Como podemos apreciar se trata de documentos de interés directo de los ciudadanos cubanos, por tanto se focaliza el grado de información en solo un país: Cuba, aunque no se descarta, por supuesto, el interés para la investigación como ocurre con todos documentos de archivo. Por tanto la dimensión internacional se centra en principio solo en el país proponente del proyecto. B) En el rubro beneficiaros de la ficha podemos constatar una vez más la focalización del grado de interés de los documentos materia del proyecto, en tanto se circunscribe a: los ciudadanos cubanos, el Estado cubano, el organismo cubano que dispondrá la atención de usuarios y el archivo MINREX de la Cancillería cubana. C) El proyecto se justifica en la importancia de los documentos respecto del movimiento migratorio de ciudadanos cubanos residentes fuera del país, en razón de que los familiares puedan identificar datos de sus actividades económicas en el exterior. Igualmente como en el caso anterior siempre serán documentos de posible interés para la investigación.


D) Podemos observar que el monto ofrecido como contraparte supera ampliamente la cantidad a recibir por la RADI, en consecuencia se garantiza, en términos económicos, su viabilidad por parte del mismo solicitante. E) El trabajo archivístico que se aplicará comprende la restauración del 100% de los libros, lo que nos lleva a deducir que los documentos se encuentran en riesgoso proceso de deterioro en el mismo porcentaje, tal como se señala en el rubro Estado general de conservación en el que se califica como malo; además se proyecta digitalizarlos y se anuncia el ‘rescate del patrimonio documental’ en custodia. Hay que añadir que de acuerdo con las características señaladas, al parecer, se trata de encuadernaciones muy originales y de gran valor estético lo que abona en cuanto a su puesta en valor. 3.

Panamá

Proyecto denominado: “Compendio documental: Cincuenta años, 9 de enero de 1964” A) El Día de los Mártires fue un movimiento ocurrido en Panamá en la fecha que señala la denominación del proyecto. Los estudiantes buscaban dejar sentada la presencia de Panamá en la Zona del Canal que es una franja de tierra alrededor del Canal de Panamá, que fuera cedido a Estados Unidos a perpetuidad mediante el Tratado Hay-Bunau Varilla. Se dieron lamentables hechos de violencia ocasionándose pérdida de vidas humanas. La propuesta busca graficar los hechos ocurridos sobre la base de documentos ‘únicos’ por tanto se trata de una publicación en la que el material de archivos será el sustento de lo que en la edición comprende la lucha histórica que lleva como propósito difundir, gráficamente, el movimiento estudiantil en el que el otro actor es Estados Unidos. Por tanto la dimensión internacional se centra en principio solo en los dos países uno de los cuales (EEUU) no es miembro de RADI; sin embargo debemos precisar que cualquier hecho de esta naturaleza tiene importancia como información y testimonio de la historia de Iberoamérica. B) Los beneficiarios serán todos aquellos que busquen información de los hechos históricos acaecidos y que se documentarán en la publicación. C) El proyecto se justifica en la importancia de los documentos respecto del movimiento estudiantil de la fecha en referencia. Toda publicación como la que se plantea (fuente secundaria de información) siempre será de ayuda al investigador que hace su trabajo sobre fuentes primarias de consulta: documentos de archivo. D) La publicación sería financiada en un 90% por el aporte de la RADI y en un 10% por parte de la institución, por lo tanto su viabilidad está en función de la asignación del organismo internacional. E) Al tratarse de una edición, no existe trabajo archivístico en concreto. Las actividades son, naturalmente, programadas en razón de los pasos a seguir para la publicación: selección de los documentos que la integrará la publicación, entrevista a personajes que fueron partícipes de la gesta, y proceso de publicación. 4.

Paraguay


Proyecto denominado: “Capacitación de recursos humanos en preservación y restauración de recursos humanos” A) El proyecto se inscribe en el numeral 4, literal f) de la Convocatoria para proyectos que establece entre los temas de atención: “Capacitar al personal responsable de los archivos” Por tanto la dimensión internacional podría interpretarse como la optimización de las capacidades del personal para la custodia, protección y conservación de los documentos de archivo, entre los que se incluyen aquellos que por su trascendencia e información son de interés para la comunidad internacional, concretamente para Iberoamérica. De otro lado recordemos que el objetivo de la convocatoria es “financiar proyectos que contribuyan al desarrollo de los Archivos Diplomáticos Iberoamericanos”, en esa medida la contribución estaría sustentada, sin embargo tanto este proyecto como los anteriores deben ser analizados en un orden de prioridades que más adelante señalaremos. B) En el rubro beneficiaros se indica, además de los funcionarios del archivo de la Cancillería, los del Archivo Nacional, becarios de la Universidad Nacional de Asunción, y de la Facultad Politécnica de la carrera de Ciencias de la Información. Por lo tanto, comprende un grupo importante de personal a capacitarse, sin embargo no se especifica el número de beneficiarios. C) Se expresa falta de presupuesto para la atención de la gestión documental lo cual es de índole general, además se precisa que cuentan con un ‘equipamiento informativo y técnico para la restauración’ pero carecen de personal capacitado en esa actividad y existe personal que puede asumir esas tareas, con lo cual se justifica la inminente necesidad de prepararlos en ese rubro a fin de aprovechar los recursos de equipamiento existentes, lo que no debería postergarse. De otro lado se indica que el país no cuenta con centros de capacitación en la especialidad de restauración de documentos, por lo que se presume que el apoyo deberá atenderse con un experto del exterior. D) En cuanto a la suma solicitada tenemos que se ofrece una contraparte más o menos similar a la requerida, pero se advierte que ésta será asignada: ‘Si es el caso’. En consecuencia la capacitación se viabilizaría básicamente con el aporte de la RADI. E) En este proyecto no se mide el trabajo archivístico a partir del archivo de la Cancillería, sino la capacitación en técnicas de restauración por parte de especialista que desarrollará el Taller, de acuerdo con los requerimientos y temario que se detalla en la Descripción Cronológica y Metodología de la ficha. Se espera resultados en términos de conocimiento de las técnicas de restauración, de los productos o insumos de conservación, criterios para la restauración del papel y evaluación de las condiciones de conservación. IV. Conclusiones y recomendaciones Del análisis de los cuatro proyectos presentados por países miembros de la RADI, puedo manifestar que las propuestas se ajustan a las exigencias de las Bases de la Convocatoria y al requerimiento de la información solicitada a través de la ficha descriptiva. Si bien todos los proyectos justifican su atención, procedo a recomendar un orden de prioridades para su aprobación como sigue:


Prioridad 1: Paraguay Prioridad 2: Chile Prioridad 3: Cuba Prioridad 4: Panamá Es cuanto pongo a vuestra consideración.

Aída Luz Mendoza Navarro Comité Técnico

Informe técnico 2013 aida mendoza  
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