Page 1


The Standard View Maximise Profit Profit = Sales – Operating Costs

 

We are all taught by practically every advisor or other source of advice that  we should focus on the profitability of our business and that the number we  should focus on is the level of profit it generates.  Profit is important but to focus on it and use it as the fundamental (financial)  guide on how we run the business is not only bad but fundamentally  dangerous.  This is not a marketing concept, an ethical concept or even a psychological  idea.  It is simply, and as you will see mathematically flawed.  And when you  understand the demonstration and grasp its implications for business as a  whole it will change your approaches to business.  The demonstration is based on a manufacturing environment because it is  the easiest way to demonstrate it but the logic is equally applicable in any  other business environment, be it project management (construction or  computer programming for example) or service (e.g. solicitors or shops)  It may take a little time to follow and perhaps seem a little complicated but  bear with me – at the end when you have reflected upon it you will – like  almost everyone else say:  “Obvious really, just common sense!” 


The Investors Decision How much interest will it pay? Building Society A 

10%

Building Society B

5%

Where should I put my money?

The standard approach misses out the one thing that any Investor thinks  about, the interest rate that their investment will enjoy.  If you had a choice between two equally secure building societies but one  offered you a 10% interest rate and the other only 5% you would not have  too much difficulty deciding which one to place your money with.  When we are considering the investment in an aspect of a business we call  the interest rate Return On Capital Employed or ROCE for short


Return On Capital Employed ROCE  =

Profit Capital Employed

This appears similar to the sum one would do to calculate the interest rate  on an investment in a building society.  Actually it is exactly the same!  The profit is the amount of money you retain after your running expenses  and the capital employed is the amount of money tied up in the operation.  If I make £200 profit and I have to invest £10,000 to do so I will have made a  2% ROCE.  If I only make £100 profit but only need to tie up £500 I will have made 20%  ROCE.  Clearly I would be sensible to invest my money in the second of these  propositions and find somewhere else to invest my remaining funds.  Obvious really, just common sense!  It is curious therefore that most businesses tend to adopt the first  investment simply because it makes the higher profit.  And there is one  particular area of business that has spawned thousands of articles analysing  the best approach to the first investment and entirely missing the  implication. 


Economic Batch Quantities  Set up cost (for a printer)  Half an hour to produce plates  Put them on the press  Add the ink and paper  Running costs  Labour for each hour  Paper  Ink  Power

Getting the Economic Batch Quantity right is regarded as critical for any  manufacturing company that produces its products in batches.  Before a batch can be produced the machinery has to be set up.  This takes  time and therefore there is a cost before anything has actually been  produced.   Once you begin producing the goods you have to pay for the materials being  consumed by the process, the electricity being used and the time of those  people operating the machinery.


Production Costs Unit Cost 300

250

200

150 Unit Cost 100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

This means that if you only produce one item it has to bear all the costs of  setting up the machinery as well as the costs immediately associated with it.    If you produce two items then they share the set up costs and therefore half  the amount each is bearing and then have to carry their own immediate  costs.  If you produce three then the costs are similarly reduced.  This results in a Cost curve similar to the one shown above.


Holding Cost Holding Cost 140

120

100

80 Holding Cost

60

40

20

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Unfortunately there is a further aspect to consider.  As I produce more I have additional costs simply to hold the volume I  produce.  I have to store the goods which means I have warehousing costs –  space, heat and light, I have money tied up in the materials required to  produce the goods on which I am either paying interest or foregoing interest.   I have expended money on the labour used to produce them. I will have to  pay insurance, I may lose some or get them damaged or I may find the  market for them declines.  As a consequence I have a holding cost that rises – this time in a straight line  – as shown above.


Total Unit Cost 300

Lowest Cost 250

200

Unit Cost

150

Holding Cost Total Unit Cost 100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

This means I have to add the two costs (production and holding) to find the  Total Unit Cost.  This produces a graph that looks similar to the one above.    The lowest total cost will be at the point where the two lines cross.     


Profit 300

250

Maximum Profit 200 Unit Cost 150

Holding Cost Total Unit Cost Price

100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

We can also add to this graph a horizontal line that show the price at which  we sell the goods.  It is not difficult to see that the profit can be derived by measuring the  difference between the Price line and the Total Unit Cost line. It also shows  that the point of maximum profit falls at the point where the two cost lines  cross.  We can see that profit starts low, the rises rapidly to the point where the two  cost lines cross and then gradually declines.


Profit Profit 100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Profit

‐50

‐100

‐150

Following this fairly basic logic we can draw the profit graph as shown above.   It is simply the Total Unit Cost Line inverted (turned upside down).


Maximum Profit Profit 100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Profit

‐50

‐100

‐150

And we can see the point of maximum profit!


Return on Capital Employed Profit 100

50

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Profit

‐50

‐100

Stock Quantity

‐150

Now reflect on the fact that the X axis is a quantity of stock.  This has a value  (the quantity multiplied by the Unit Cost) and we have money tied up in it –  Capital Employed.  So the more we produce in each batch the more money we have tied up –   or the more capital employed!  And because, as we approach the point of maximum profit the slope of the  graph does not change much it means that if we reduce the quantity we  produce we make very little difference to the profit.    Typically we can almost half the batch quantity and only sacrifice about 10%  of our profit.  So – produce at maximum profit and ROCE equals (say)  100/1000 = 10%  Or   90/500= 18%  Which do you want?  And bear in mind this is not 8% more ROCE it is 80% more.  And you still have 50% of your capital to invest in something else!   


ROCE 100

60

40 50 20

0 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

0 Profit ROCE ‐20

‐50

‐40 ‐100 ‐60

‐80

‐150

And as you will see from the graph above the maximum return on your  capital is always at a point well below the maximum profit level.  And  incidentally if you drift just a little to the right of the maximum profit level  your Return continues to drop dramatically.   The point about this explanation has not been to teach you about Economic  Batch Quantities nor just to show that the focus on profit is wrong.    It is wrong and, if you follow the implications through, it will change the  foundations of the way you approach your business.  It obviously affects  decisions on production quantities but changing the focus will also affect  investment decisions on plant, on relations with suppliers, on staffing levels,  on your sales propositions to your customers to name but a few.  Even More Important  May I suggest that if the advice you have been receiving from your  accountants, bank managers and from the mass of business books is so  fundamentally flawed and potentially dangerous there might just be other  basic concepts that have equally shaky foundations?  I promise you there are, and when you see them your reaction will be:  “Obvious really, just common sense!”    Visit us at www.essenceofbusiness.com  And find out more about using this type of knowledge to make your  business fly! 

A Fundamental Buisiness Misconception  

Using profit as the guide to business decisions is fundamentally flawed, logically and mathemetically. When you appreciate why it will chang...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you