Manual de Cerimonial da PUC-SP
Assessoria de Comunicação Institucional
Prezado professor(a), A execução de eventos, sejam eles acadêmicos ou não, tem reflexos importantes na imagem institucional. É preciso, portanto, ter cuidado com a organização e a apresentação da atividade; no entanto, nem sempre os organizadores sabem como devem agir. Há um ano, a Assessoria de Comunicação Institucional (ACI) executa o cerimonial de eventos com o grão-chanceler e a reitora e orienta eventos gerais no âmbito da Universidade, quando solicitada. Este manual, produzido pela equipe do setor, pretende nortear a comunidade quanto ao protocolo e cerimonial de atividades realizadas na PUC-SP – considerando sua natureza, seus objetivos e seus participantes. O documento, além de estabelecer para a Universidade um padrão que deve ser respeitado em situações formais (para chamada de autoridades, pronunciamentos, composição da mesa e bandeiras), apresenta as responsabilidades que cabem ao mestre de cerimônia e aquelas que estão a cargo da organização do evento e traz indicações sobre uso de pronomes de tratamento e dicas gerais. É preciso lembrar que o roteiro a ser adotado deve ser definido com os organizadores de cada evento, adequando o caráter específico da atividade às normas. Assessoria de Comunicação Institucional
Precedência e pronunciamentos Para a chamada das autoridades, a ordem deve ser a de maior hierarquia para a menor. Na PUC-SP, a ordem geral de precedência é a seguinte: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
Grão-chanceler; Reitor; Vice-reitor; Pró-reitores; Diretores de Faculdade; Coordenadores de programas de pós-graduação e de cursos de graduação; Diretores de campus; Chefias administrativas.
Cerimônias com presença de autoridades públicas têm ordem de precedência definida pelo Decreto nº 70.274, de 9 de março de 1972, disponível no site da Presidência da República (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D70274.htm). No caso de solenidades realizadas pela Universidade com a participação de autoridades públicas, eclesiásticas e acadêmicas externas, deve-se considerar a autoridade máxima da PUC-SP presente como anfitriã e os demais como convidados. Assim, deve-se considerar a seguinte ordem: presidente ou vice-presidente da República; anfitrião; cardeais, arcebispos e bispos; governadores e prefeitos; reitores de outras universidades. A presença de representantes de autoridades será mencionada pelo mestre de cerimônia, respeitando a ordem de maior hierarquia para menor, logo após a composição da mesa (a critério dos organizadores do evento, eles também poderão ser chamados para a mesa). Assim que a mesa estiver formada, a autoridade máxima da PUC-SP presente faz breve declaração de abertura da solenidade e em seguida, se for o caso, deve ser executado o Hino Nacional. A execução deve seguir a Lei nº 5.700, de 1º de setembro de 1971, que dispõe sobre a forma e a apresentação dos Símbolos Nacionais e pode ser acessada no site da Presidência da República (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5700.htm). Em relação aos pronunciamentos, a ordem deve ser a de menor hierarquia para a maior, inversamente à chamada, finalizando com o discurso da autoridade máxima da PUC-SP presente.
Composição de mesa Quando o número de componentes da mesa for ímpar, ela é composta da seguinte forma: a pessoa mais importante (ou o anfitrião) fica no centro; a segunda pessoa da hierarquia fica à direita da primeira; a terceira pessoa fica à esquerda da primeira; a distribuição continua nessa ordem, alternando entre direita e esquerda. Quando o número de componentes da mesa for par, não há posição central. É preciso considerar um centro imaginário a partir do qual serão colocadas as autoridades: a pessoa mais importante fica à direita do centro imaginário; a segunda, à esquerda do centro imaginário; a terceira fica à direita da primeira; a quarta fica à esquerda da segunda; a distribuição continua nessa ordem, alternando entre direita e esquerda. O suporte com as bandeiras, se for utilizado, deverá ficar sempre ao lado da mesa; se houver púlpito para uso do mestre de cerimônias, essa bancada deverá ficar ao lado do suporte. Desta forma o mestre de cerimônias poderá virar-se para a bandeira, quando da execução do Hino Nacional, sem dar as costas aos integrantes da mesa. Outra possibilidade é colocar o suporte de um dos lados da mesa, e o púlpito, do outro lado.
Tipos de eventos As sessões dos colegiados universitários (incluindo cerimônias de outorga de títulos honoríficos) e colações de grau possuem rito próprio, tradicionalmente consolidados. As regras deste manual podem ser aplicadas a eventos formais de caráter institucional (posses de chefias, lançamentos de cursos, projetos, convênios, parcerias, acordos de cooperação, assinaturas de documentos, inaugurações), acadêmico (conferências, palestras, colóquios, workshops, oficinas, seminários, simpósios, congressos, encontros, convenções, semanas, debates, mesas-redondas, painéis, fóruns, reuniões, jornadas, aulas magnas, aulas inaugurais, lançamento de livros, revistas, cursos, projetos, pesquisas, apresentação de resultados de pesquisas) e cultural (abertura de exposições e mostras).
Atribuições do mestre de cerimônias O mestre de cerimônia é o profissional que irá guiar a solenidade, de acordo com o roteiro estabelecido previamente e em conjunto com a organização do evento, garantindo seu bom andamento e sua pontualidade. Ele deve realizar sua função com discrição, educação, firmeza e desenvoltura, dentro das regras de boa conduta. A ele caberá a chamada das autoridades, formação da mesa, menção de representantes e autoridades que não comporão a mesa, comunicação de informações à plateia e fechamento do evento. Não é dele, e sim da organização da cerimônia, a responsabilidade quanto à infraestrutura (montagem de cadeiras e prismas com nomes dos convidados, distribuição de água para membros da mesa e funcionamento de computadores, microfones, projetores, demais equipamentos de audiovisual e tradução simultânea). No entanto, caso perceba qualquer tipo de problema capaz de atrapalhar ou inviabilizar a cerimônia, ele tem a obrigação de avisar os organizadores, a quem caberá solucionar a situação.
Formas de tratamento Membros do Poder Executivo (presidente e ministros, governadores e secretários, prefeitos e secretários), do Poder Legislativo (senadores, deputados federais e estaduais, vereadores), do Poder Judiciário (ministros, desembargadores, juízes, procuradores, promotores e defensores públicos) e membros de corpo diplomático (embaixadores e cônsules): Vossa Excelência/Excelentíssimo Senhor + cargo. Reitores: Vossa Magnificência/Magnífico Reitor; Vice-reitores: Vossa Excelência/Excelentíssimo vice-reitor. Papa: Vossa Santidade/Santíssimo Padre; Cardeais: Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima/Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal; Arcebispos e Bispos: Vossa Excelência Reverendíssima/Excelentíssimo e Reverendíssimo Senhor Arcebispo ou Bispo; Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos: Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima. Sacerdotes, clérigos e demais religiosos: Vossa Reverência. (Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm#_Toc26002095)
Dicas Para que as fotos e os vídeos do evento tenham a qualidade adequada, é importante garantir que o registro das imagens não sofra interferências. Para isso, é preciso que haja: - local para que os convidados acomodem seus pertences enquanto participam do evento (ganchos embaixo da mesa, por exemplo); - local adequado para que os copos e/ou garrafas d´água não fiquem na frente dos convidados; - que microfones sejam adequados em sua altura, a fim de que não tampem o rosto dos convidados; - caso haja projeção de vídeos ou outros materiais que contem com o uso de computadores ou aparelhos de transmissão, que eles sejam acomodados de forma a não tampar o rosto dos convidados nem deixar fios à mostra; - quando há projeção de material que exija que as luzes do local sejam apagadas, lembrar-se de deixá-las desta forma apenas enquanto o conteúdo é transmitido. Assim será possível fazer registros fotográficos e de vídeo durante o restante do tempo do evento, com a iluminação necessária; - consciência de que a cobertura de foto e vídeo na Universidade, realizada pelos setores competentes, tem fins jornalísticos. Ou seja, os profissionais não estarão no local para registrar necessariamente o evento todo, mas para fazer algumas imagens dos momentos mais significativos da atividade. Em cerimônias em que é preciso passar pela mesa ainda composta (formaturas, premiações, posses), ao cumprimentar os integrantes da mesa, a ordem é da maior autoridade para a menor. Os prismas com os nomes dos convidados sobre as mesas são itens de extrema importância, pois garantem que cada convidado ocupará o assento que lhe foi designado, sem gerar confusão. O ideal é que os nomes dos convidados sejam escritos dos dois lados do prisma, para facilitar a visualização, e posicionados antes do início do evento para evitar erros na montagem da mesa.
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