9789198138160

PIVOTTABELLER OCH TABELLER I EXCEL av Anna-Karin Petrusson och Tobias Ljung

Adress till förlaget: Infocell Sörkällegatan 29 451 41 Uddevalla Telefon: 0522-50 60 07 www.infocell.se

Copyright © Infocell Det är förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller på annat sätt mångfaldiga enligt upphovsrättslagen.

Våra böcker och tillhörande produkter är noggrant kontrollerade, men trots detta kan fel förekomma. Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för användaren. Vi tar gärna emot förbättringsförslag.

Tryckeri: Print in Baltic JSC, Litauen Första upplagan, första tryckningen ISBN: 978-91-981381-6-0 Författare: Tobias Ljung, Anna-Karin Petrusson

INNEHÅLL FÖRORD ......................................................................................................................................... 6 1 EXCELTABELLER ................................................................................................................... 9 1.1 Tabellverktyget i Excel ........................................................................................................................... 9 1.2 Infoga Exceltabell..................................................................................................................................10 1.3 Exceltabeller färgmarkeras ...................................................................................................................12 1.4 Tabellalternativ ......................................................................................................................................17 1.5 Filter ........................................................................................................................................................18 1.6 Sortera .....................................................................................................................................................22 1.7 Synlig rubrikrad – du slipper låsa fönsterrutor..................................................................................25 1.8 Exceltabeller utökas ..............................................................................................................................27 1.9 Markera i tabell ......................................................................................................................................29 1.10 Beräkningar kopieras ............................................................................................................................31 1.11 Strukturerade cellreferenser .................................................................................................................33 1.12 Summarad ...............................................................................................................................................35 1.13 Delsummor ............................................................................................................................................36 1.14 Tabellnamn .............................................................................................................................................36 1.15 Dubblettvärden ......................................................................................................................................38 1.16 Skriv ut Exceltabell ...............................................................................................................................39 1.17 Prognosblad ...........................................................................................................................................39 1.18 Exceltabell i SharePoint........................................................................................................................40 1.19 Utsnitt .....................................................................................................................................................40 1.20 Exceltabell och Dataverifiering ...........................................................................................................43 1.21 Skapa pivottabell....................................................................................................................................44 1.22 Dynamiska diagram...............................................................................................................................44 1.23 Läsa in data från externa källor ...........................................................................................................45 1.24 Exceltabeller i Office 365 .....................................................................................................................48 1.25 Ta bort Exceltabell ................................................................................................................................48 1.26 Begränsningar med Exceltabeller ........................................................................................................50 1.27 Övningsuppgifter kapitel 1 ..................................................................................................................52 2 SKAPA PIVOTTABELL ........................................................................................................... 53 2.1 Skapa pivottabell....................................................................................................................................53 2.2 Andra sätt att skapa en pivottabell ......................................................................................................60 2.3 Filter ........................................................................................................................................................62 2.4 Övningsuppgifter kapitel 2 ..................................................................................................................64 3 HANTERA PIVOTTABELL ................................................................................................... 65 3.1 Rätt struktur för dina källdata ..............................................................................................................65 3.2 Källdataområde......................................................................................................................................66 3.3 Uppdatera pivottabell ...........................................................................................................................69 3.4 Visa detaljer ............................................................................................................................................72 3.5 Menyn Verktyg för pivottabell ............................................................................................................72 3.6 Anpassa panelen Pivottabellfält ..........................................................................................................73 3.7 Markera, flytta och radera en pivottabell ...........................................................................................75 3.8 Övningsuppgifter kapitel 3 ..................................................................................................................77 4 PIVOTDIAGRAM..................................................................................................................... 78 4.1 Skapa och redigera pivotdiagram ........................................................................................................78 4.2 Fältknappar.............................................................................................................................................81 4.3 Anpassa Pivotdiagram ..........................................................................................................................84 www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 3

4.4 4.5 4.6 4.7

Uppdatering och datakälla för diagram ............................................................................................. 87 Skillnad mellan vanliga diagram och pivotdiagram .......................................................................... 87 Byta diagramtyp .................................................................................................................................... 88 Skapa diagrammall ................................................................................................................................ 89

5 FORMATERA PIVOTTABELL............................................................................................... 91 5.1 Ta bort autopassning av pivottabellen vid behov ............................................................................ 91 5.2 Pivottabellformat .................................................................................................................................. 92 5.3 Rapportlayout ........................................................................................................................................ 95 5.4 Totalsumma och Delsummor ............................................................................................................. 98 5.5 Standardinställningar för pivottabeller ............................................................................................ 100 5.6 Talformat ............................................................................................................................................. 104 5.7 Formatera tre olika delar av en pivottabell ..................................................................................... 108 5.8 Standardtalformat för hela pivottabellen......................................................................................... 109 5.9 Hantera tomma celler och felvärden................................................................................................ 110 5.10 Villkorsstyrd formatering................................................................................................................... 113 5.11 Övningsuppgifter kapitel 5 ................................................................................................................ 118 6 SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL ....................................................................... 119 6.1 Sortera i pivottabeller ......................................................................................................................... 119 6.2 Filtrera .................................................................................................................................................. 125 6.3 Utsnitt ................................................................................................................................................... 133 6.4 Tidslinje ................................................................................................................................................ 148 6.5 Koppling av utsnitt/tidslinje till pivottabell ................................................................................... 150 6.6 Övningsuppgifter kapitel 6 ................................................................................................................ 154 7 GRUPPERA PIVOTABELL ................................................................................................... 155 7.1 Gruppera datum ................................................................................................................................. 158 7.2 Gruppera tal ........................................................................................................................................ 163 7.3 Gruppera text ...................................................................................................................................... 165 7.4 Övningsuppgifter kapitel 7 ................................................................................................................ 167 8 BERÄKNINGAR I PIVOTTABELL...................................................................................... 168 8.1 Visa SUMMA, ANTAL, MEDEL, MAX, MIN etc. .................................................................... 168 8.2 Beräkna samma värdefält flera gånger i en pivottabell .................................................................. 169 8.3 Visa flera delsummor för ett värdefält ............................................................................................. 171 8.4 Formatera beräkning som procent, etc. .......................................................................................... 172 8.5 Beräknat fält ........................................................................................................................................ 178 8.6 Beräknat element ................................................................................................................................ 181 8.7 Lista formler ........................................................................................................................................ 185 8.8 Funktionen HÄMTA.PIVOTDATA .............................................................................................. 186 8.9 Beräkna Distinkt antal........................................................................................................................ 196 8.10 Uppsättningar ...................................................................................................................................... 197 8.11 Övningsuppgifter kapitel 7 ................................................................................................................ 201 9 INSTRUMENTPANELER – DASHBOARDS ..................................................................... 203 9.1 Bygga en instrumentpanel ................................................................................................................. 203 9.2 Tips vid byggande av instrumentpaneler......................................................................................... 203 9.3 Instrumentpanel / dashboard – ett praktiskt exempel från ax till limpa .................................... 210 9.4 Lista formler ............................................................................... Fel! Bokmärket är inte definierat.

9.5 Övningsuppgifter kapitel 9 ................................................................................................................ 219 10 POWER QUERY - HÄMTA OCH OMVANDLA DATA ..................................................... 220 10.1 Hämta och transformera data ........................................................................................................... 220 10.2 Tvätta data – ett exempel .................................................................................................................. 221 10.3 Normalisera kolumner med Power Query ...................................................................................... 224 10.4 Kombinera data från flera Excelfiler ............................................................................................... 226 Sida 4

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

FÖRORD 10.5

Uppdatera externa datakällor ............................................................................................................ 230

11 POWER PIVOT - FLERA TABELLER SAMTIDIGT ..........................................................231 11.1 Kort om Power Pivot ........................................................................................................................ 231 11.2 Utökad tabell med LETARAD ........................................................................................................ 231 11.3 Flera tabeller med Power Pivot ........................................................................................................ 232 11.4 Skapa pivottabell från databas .......................................................................................................... 234 11.5 Övningsuppgifter kapitel 8 ............................................................................................................... 239 12 ÖVRIGA TIPS ......................................................................................................................... 240 12.1 Skapa pivottabeller via rapportfiltersidor........................................................................................ 240 12.2 Ta bort källdata för att spara minne ................................................................................................ 242 12.3 Dela pivottabellens cacheminne eller inte? ..................................................................................... 243 12.4 Pivottabeller i äldre filformat ............................................................................................................ 244 12.5 Klassisk pivottabellayout á la Excel 2003 ....................................................................................... 244 INDEX ......................................................................................................................................... 246

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 5

FÖRORD

FÖRORD Varför behövs boken?

Med pivottabeller i Excel kan du sammanställa information från en miljon rader med några få musklickningar och presentera och summera snyggt med tabeller och diagram helt utan att använda formler eller funktioner. Du kan flexibelt vända och vrida på din information, filtrera med knappsatser och analysera de delar som du för stunden är intresserad av. Pivotera betyder just att vrida och vända.

Låter det för bra för att vara sant? Tror du att det krävs det djupa Excelkunskaper för att lyckas?

Många skruvar på sig när man nämner pivottabeller och tror att pivottabeller är svårt och bara behövs för dem som analyserar data, men så är det inte. SANNINGEN ÄR ATT PIVOTTABELLER ÄR LÄTT. Vi skriver det en gång till; SANNINGEN ÄR ATT PIVOTTABELLER ÄR LÄTT. Du behöver inte ha några djupare kunskaper i Excels formler eller funktioner för att lära dig att skapa och hantera pivottabeller på ett effektivt sätt. Lär du dig rätt metodik har du som användare ofta stor nytta av pivottabeller. Arbetar du i listor/register eller analyserar olika datamängder (t.ex. försäljningssiffror, bokföringstransaktioner, produktionssiffror, logistikunderlag eller andra transaktioner) kan du utan tvekan spara många timmars arbete genom att behärska pivottabeller. Vill du sedan skapa snabba och snygga rapporter och dashboards från dina data, så finns det inget som slår pivottabellernas flexibilitet och pivotdiagramens prestationer tillsammans med utsnittens effektiva filtrering.

Vem ska läsa boken?

Snabbt svar: Alla som snabbare vill summera och sammanställa sina data i Excel oavsett kunskapsnivå.

Längre svar: Oavsett om du arbetar inom ekonomi, försäljning, ledning eller administration, så ger dig

kunskap om pivottabeller en fördel när det gäller att granska och sammanfatta data. Likaså kommer du att ha nytta av boken vare sig du analyserar hundratusentals rader eller endast ett hundratal rader. Många rapport- och beslutsstöd bygger idag på pivottabellernas logik och fler och fler arbetsgivare har dessutom kunskap kring pivottabeller som ett krav vid nyanställning idag. Som läsare behöver du inte några speciella förkunskaper för att börja lära dig om pivottabellernas hemligheter. Om du redan är en van pivottabellanvändare har du här en komplett bok att förkovra dig vidare i för att förbättra och utveckla dina pivottabeller och rapporter.

Varför skrev vi boken?

Snabbt svar: Målet med boken har varit att skapa en komplett bok om tabeller och pivottabeller från de mest elementära grunderna till de avancerade användningsområdena, så att alla Excelanvändare får nytta av den enskilt kraftfullaste funktionaliteten i Excel på bästa sätt – i en och samma bok.

Längre svar: Vi började använda pivottabeller i mitten av 90-talet. Vi fascinerades av dess förmåga att summera och sammanfatta dataunderlag så mycket snabbare är de funktioner vi tidigare hade lärt oss i Excel. Nya Excelversioner kom och pivottabellerna förbättrades successivt och vi började använda dem mer och mer i såväl interna analyser som för rapporter till användare. Både i våra arbeten och senare som Excelutbildare har vi hjälpt många människor att spara tid, göra bättre, snyggare och säkrare analyser och rapporter med hjälp av pivottabeller. Vi har sett många fall där användare spenderat timmar att skapa lösningar med olika formler som istället hade kunnat sammanställas i en pivottabell på några få sekunder.

Sida 6

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

FÖRORD Om boken Denna bok är producerat för att vara en heltäckande dokumentation kring tabeller och pivottabeller i Excel. Boken kan användas som kurslitteratur eller som referenslitteratur för ditt arbete i Excel.

Boken utgår ifrån den svenska versionen av Excel, men det finns engelsk översättning i texten av alla menyval, knappar och kommandon. Du har alltså en bok på svenska som du kan använda oavsett om du arbetar med den svenska eller engelska versionen av programmet.

Kapitel 1 (Exceltabeller) är ett viktigt avsnitt där du lär dig de många fördelarna med Exceltabeller.

Uppemot 30 olika fördelar kan du ha fördel av, när du använder Exceltabeller istället för vanliga cellområden.

Kapitel 2 (Skapa pivottabell) behandlar hur du kan skapa pivottabeller på olika sätt.

Kapitel 3 (Hantera pivottabell) lär du dig grundläggande delar som uppdatering, hantering av källdata och hur du visar olika perspektiv på dina data.

Kapitel 4 (Pivotdiagram) går igenom hur du skapar och anpassar dina pivotdiagram för bästa resultat.

Kapitel 5 (Formatera pivottabell) hanterar viktiga delar som till exempel delsumma, totalsumma, talformat, standardformat, villkorsstyrd formatering, rapportlayout och pivottabellformat.

Kapitel 6 (Sortera och filtrera pivottabell) visar hur du på en mängd olika sätt kan sortera och filtrera dina pivottabeller och pivotdiagram.

Kapitel 7 (Gruppera pivottabell) behandlar de olika sätten att skapa grupperingar av dina data på ett effektivt och snabbt sätt i dina pivottabeller.

Kapitel 8 (Beräkningar i pivottabell) lär du dig visa olika typer av beräkningar samt skapar egna mätvärden med beräknade fält och beräknade element. Även funktionen HÄMTA.PIVOTDATA ingår i avsnittet.

Kapitel 9 (Instrumentpaneler – Dashboards) är ett avsnitt där du får tips och tricks när du ska bygga en interaktiv dashboard baserad på pivottabeller och pivotdiagram.

Kapitel 10 (Power Query – Hämta och omvandla data) behandlar hur du effektivt kan hämta och omvandla dina data till önskad form på ett automatiserat sätt med hjälp av Excel utan att använda VBA. Kapitel 11 (Power Pivot – flera tabeller samtidigt) är kapitlet för dig som behöver använda flera olika tabeller för dataanalys och presentation. Skippa LETARAD-funktioner och använda Power Pivot istället.

Kapitel 12 (Övriga tips) innehåller lite övriga tips och tricks som kan vara bra att känna till kring pivottabeller.

Övningsfiler Till boken följer många övningsuppgifter. Övningsfiler och facit kan laddas ner på: www.infocell.se/ovningsfiler.

Reservation Boken beskriver funktionera i den version av och Microsoft Excel (Office 365) som är aktuell vid utgivningen av boken.

Det kan förekomma faktafel i dataunderlaget i övningsfilerna som inte påverkar programmets funktioner. www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 7

FÖRORD Vill du lära dig ännu mer om Excel?

På www.excelbrevet.se hittar du massor av Tips & Tricks i Excel. Tveka heller inte att bli ”Excelbrevare”.

Gör som tusentals andra; registrera dig helt gratis på www.excelbrevet.se för Sveriges största nyhetsbrev i Excel. En gång i månaden får du – helt kostnadsfritt - ett utbildningsbrev med Tips & Tricks i Excel.

På www.officekurs.se kan du prova vår Gratis e-kurs helt kostnadsfritt. I skrivande stund finns följande e-kurser: Excel Grund/Självlärda, Excel Fördjupning, Excel Pivottabeller, Excel Avancerad, Excel VBA och makron, Power Query, Power Pivot, Power BI, Office 365 Online, Word, Outlook, OneNote, Skype, Windows 10 och PowerPoint. Du möter pedagogiska videofilmer, digital kurslitteratur, frågetester, kursintyg, nedladdningsbara filer och en support att lita på. Välkommen in på www.officekurs.se.

På www.infocell.se ser du information om våra lärarledda kurser. Vi har många olika schemalagda öppna kurser i Excel varje termin. Vi håller även anpassade kurser i Excel och Officepaketet i hela Sverige.

Kontakta oss, så hjälper vi er med rätt utbildning. Våra e-kurspaket via www.officekurs.se ingår alltid till alla kursdeltagare när vi håller lärarledda kurser. Välkommen in på www.infocell.se och boka en Excelkurs.

Ett särskilt tack Vi vill rikta ett särskilt tack till vår kollega Robert Larsson. Robert är ett ovärderligt stöd och partner i våra många Exceldiskussioner. Underbart att få bolla idéer och frågeställningar med honom. Vi vill också tacka honom för diverse bidrag till boken, korrekturläsningar och testning av övningar m.m.

Om författarna Tobias Ljung är utbildad civilekonom och har en bakgrund som ekonomichef,

controller och beslutsstödsansvarig. Han arbetar som utbildare, föreläsare och konsult inom Microsoft Excel med hela Sverige som arbetsfält. Tobias skapar också e-kurser i Excel via www.officekurs.se.

Anna-Karin Petrusson är en erfaren utbildare som har använt Excel sedan

programmet kom ut på den svenska marknaden, skrivit en rad kursböcker och medverkar i vår e-Learning på www.officekurs.se. Anna-Karin är Microsoft Certified Trainer och Microsoft Office Master.

Hör gärna av dig!

Som läsare ser vi dig som vår viktigaste kanal till förbättring av våra produkter. Vi värdesätter feedback från dig. Vad gör vi bra idag? Vad kan vi göra ännu bättre? Vad skulle du vilja se i en kommande version av boken?

Mejla oss gärna och framför dina synpunkter. anna-karin.petrusson@infocell.se

tobias@infocell.se

Trevlig läsning!

Anna-Karin Petrusson Uddevalla, mars 2019 Sida 8

Tobias Ljung

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

PIVOTDIAGRAM

4 PIVOTDIAGRAM

”En bild säger mer än tusen ord” är ett talesätt som vi använder titt som tätt. I Excel skulle vi kanske översätta detta med ”ett diagram säger mer än tusen tal”. Oavsett om det stämmer eller inte, så kan vi med hjälp av diagram visualisera samband, trender och skillnader i våra data på ett snabbt och överskådligt sätt.

En pivottabell är ett perfekt underlag för ett diagram. Du kan göra så här för at skapa ett pivotdiagram från en pivottabell: 1. Stå i en pivottabell.

2. Gå till menyfliken Analysera [Analyze].

3. Klicka på ikonen Pivotdiagram [PivotChart].

Chefer och andra beslutsfattare vill se och förstå data så snabbt som möjligt och inget slår diagram på den punkten. Och här kommer pivotdiagram väl till pass. Medan pivottabeller erbjuder djupanalys i siffror, ger pivotdiagrammen en dynamisk visuell bild på ett lättillgängligt sätt.

4.1 Skapa och redigera pivotdiagram

Det går att skapa ett pivotdiagram på två sätt: Sida 78

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

PIVOTDIAGRAM • •

Från en befintlig pivottabell.

Direkt från en datakälla.

Gör så här för att skapa ett pivotdiagram direkt från en datakälla: 1. Stå med markören i området/tabellen.

2. Klicka på menyfliken Infoga [Insert].

3. Välj knappen Pivotdiagram [Pivot Chart].

Dialogrutan Skapa pivotdiagram [Create PivotChart] visas och här väljs vilket område som ska utgöra källdata.

I detta exempel föreslås det område som vi stod i, vilket vi är nöjda med.

Sedan är det möjligt att välja om man vill ha diagrammet på ett eget kalkylblad eller som ett objekt på befintligt/annat kalkylblad.

4. Klicka i Befintligt kalkylblad [Existing Worksheet] och klicka på önskad cell för infogning och bekräftar med OK. Nu har ett tomt pivotdiagram och en tom pivottabell skapats (se bild nedan). Då undrar många; varför har en pivottabell skapats, vi ville ju bara ha ett pivotdiagram? Som beskrevs i inledningen så baserar sig ett pivotdiagram på data från en pivottabell. För att skapa ett pivotdiagram så behöver det alltså finnas en pivottabell. Och utgår man inte ifrån en befintlig pivottabell när man skapar sitt pivotdiagram så skapar programmet en pivottabell automatiskt.

När pivotdiagrammet markeras visas panelen Pivotdiagramfält [PivotChart Fields] till höger på samma sätt som när en vanlig pivottabell markeras. Genom att kryssa i önskade fält i fältlistan eller dra fälten till pivotdiagrammets fyra områden skapas diagrammet.

Vi börjar med att kryssa i Belopp som automatiskt hamnar som Värden [Values] då fältet är numeriskt (se bilden nedan). Sedan klickar vi på Butikstyp som automatiskt hamnar på Axel (kategorier) [Axis (Categories)]. www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 79

PIVOTDIAGRAM

Vi ser hur diagrammet visuellt tar form. Lägg också märke till hur pivottabellen förändras.

Vi lägger nu till ytterligare fält i vårt diagram. Dra ner fältet Modell till Förklaring (serie) [Legend (Series)] och Kategori till Filter [Filters]. Pivotdiagrammet och pivottabellen ser nu ut enligt nedan.

Tips! Många gånger är det endast pivotdiagrammet som är intressant att visa. Du kan (till skillnad mot vanliga diagram) dölja rader/kolumner där källdata (pivottabellen) finns. Pivotdiagrammet med data kommer ändå att synas visuellt. En annan möjlighet är också att placera pivottabellen i ett separat kalkylblad och kanske dölja detta.

Sida 80

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

PIVOTDIAGRAM 4.2 Fältknappar

I diagrammet visas ett antal grå fält numrerade 1-4 på bilden. Dessa kallas för Fältknappar [Field Buttons].

1. Uppe till vänster i pivotdiagrammet visas vilket/vilka fält som är Filter-fält. Det går att klicka på listpilen och välja en eller flera av kategorierna. Diagrammet filtreras då och visar endast data för valda kategorier.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 81

PIVOTDIAGRAM 2. Längst ner till vänster i diagrammet finns fältknappen för Axelfält (kategorier) [Axis Fields (Categories)] som är Butikstyp i vårt diagram. Förutom att välja vilka produkter du vill visa kan du också filtrera på etiketter eller värden. Det är också möjligt att sortera diagrammets staplar efter produkternas namn eller värden.

3. Till höger om diagrammet finns fältknappen för Förklaringsfält (serie) [Legend Fields (Series)] som är Modell i vårt diagram. På samma sätt som för produkterna kan vi här sortera och filtrera efter modell.

Sida 82

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

PIVOTDIAGRAM 4. Precis ovanför diagrammet finns värdefältsknappen Summa av Belopp. Denna knapp fungerar som information så att vi kan se vilket mätvärde vi analyserar. Många gånger är det önskvärt att dölja denna knapp då man istället kan skapa en diagramrubrik som talar om vilket mätvärde som används i diagrammet.

Även om fältknapparna kan vara användbara är det ibland bra att dölja dem. När man bygger rapporter och Instrumentpaneler [Dashboards] kopplar man ofta utsnitt till diagrammen. Detta gör fältknapparna överflödiga. Dessutom vill man ibland dölja dem för snyggare layout eller för att skapa mer plats åt själva diagrammet.

Visa eller dölja Fältknappar

Markera diagrammet och klicka på menyfliken Analysera [Analyze] och längst till höger finns knappen Fältknappar [Field Buttons]. Klickar man i överdelen (själva ikonen) så döljs/visas alla fältknappar. Genom att klicka på nederdelen (listpilen) så går det att välja vilka fältknappar som ska döljas/visas i diagrammet.

Det går utmärkt att filtrera ett pivotdiagram via Utsnitt [Slicers] och då kan du välja att dölja alla fältknapparna.

Tips! Läs med om Utsnitt [Slicers] i nästa kapitel.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 83

PIVOTDIAGRAM 4.3 Anpassa Pivotdiagram Byta axlar i Pivotdiagram

För att vända ett pivotdiagram så att axlarna byter plats så har du diagrammet markerat och byter plats på fälten i områdena Axel (Kategorier) [Axis (Categories)] och Förklaring (Serie) [Legend (Series)].

Du kan också klicka på knappen Växla rad/kolumn [Switch Row/Column] i menyfliken Analysera [Analyze] för att växla rader och kolumner i diagrammet.

Notera att även pivottabellen ändrar utseende.

Sida 84

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL

6 SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL 6.1 Sortera i pivottabeller

Som standard blir en pivottabell sorterad efter rad- och kolumnetiketter i stigande ordning, d.v.s. från lägsta till högsta värden för numeriska fält och A-Ö för textfält. I bilden ovan har vi ändrat sorteringen genom att sortera i fallande ordning med cellmarkören stående i beloppskolumnen.

För att sortera i pivottabellen kan vi göra på flera olika sätt. Det går att göra det via listpilen i etikettfältet , via menyfliksområdet  genom eller att högerklicka . Vi kollar på de olika sätten.

Sortera via listpilen i etikettfältet

Se till att stå i det fält som du vill tillämpa sorteringen på. I exemplet har du två möjligheter att sortera, antingen på Kategori eller på Belopp. Säg att du först vill sortera i fallande ordning istället för som nu i stigande ordning på kategorierna.

•

Klicka på listpilen i kolumnen du vill sortera i din pivottabell och välj Sortera från A till Ö [Sort A to Z] eller Sortera från Ö till A [Sort Z to A] (se bilden ovan).

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 119

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL Sortera via menyfliksområdet 1. Ställ dig med markören i någon av cellerna med kategorinamnen och gå upp på menyfliken Data [Data].

2. Klicka på knappen för fallande sortering Ö-A [Z-A] så ser du att pivottabellen sorteras i fallande ordning.

Sortera genom att högerklicka Sortera efter fallande omsättning

Om du vill sortera pivottabellen efter högsta försäljningen överst så markerar du någon av värdecellerna (beloppscellerna) och testar denna gång att högerklicka istället.

Välj Sortera [Sort] och sedan Sortera från största till minsta [Sort Largest to Smallest] och du ser att listan sorteras fallande efter omsättning (se bilden ovan).

Sida 120

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL Du ska nu lägga till ytterligare en dimension till pivottabellen, genom att dra in fältet Modell till kolumnetiketter. Som du ser sorteras listan fortfarande i fallande ordning efter den totala försäljningen.

Sortera horisontellt

Ordningen på kolumnetiketter är också i bokstavsordning som standard (Barn, Dam och Herr).

Kolumnetiketterna är inte sorterade efter försäljningsbelopp. Finns det något sätt du kan åstadkomma att även kolumnetiketterna sorteras efter omsättning? Alltså, går det att sortera horisontellt från vänster till höger eller tvärtom? Ser du på siffrorna så har Herr högst omsättning följt av Dam och Barn. Du skulle vilja se Herr längst till vänster följt av de andra i fallande ordning.

1. Markera en cell med en delsumma på den nedersta Totalsummaraden och högerklicka.

2. Välj Sortera [Sort].

3. Markera Fler sorteringsalternativ… [More Sort Options…].

Du får då upp en dialogruta som du inte fått upp tidigare som är anpassad efter att sortera på värden.

4. Välj sorteringsalternativet Största till minsta [Largest to Smallest] och sorteringsordningen Från vänster till höger [Left to Right] och klicka OK.

Du kan även högerklicka på totalsummaraden och välja Sortera [Sort] och sedan Sortera från största till minsta [Sort Largest to Smallest]. Vår pivottabell blir nu sorterad som vi ville, med mest omsatta kategorierna till vänster. Totalsumma för produkterna är fortfarande sorterad i fallande ordning.

Du har nu lyckats sortera din pivottabell både i vertikal riktning och horisontell riktning – samtidigt.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 121

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL Sortera manuellt

Genom att högerklicka på ett värde kan du välja Flytta [Move] för att manuellt ändra ordningen på fälten.

Tips! Det går att sortera i en pivottabell manuellt genom att ta tag och dra fälten i rapporten. Men mycket jobb, om listan består av mer än ett fåtal rader.

Sortera manuellt (dra och släpp eller skriv)

Vi tittar på ytterligare ett behov av sortering som kan uppstå. Anta att du alltid brukar visa Kategorierna i en viss ordning i företagets uppställningar. Dam kommer först, sedan Herr följt av Barn. Hur löser du detta? Det är faktiskt inga problem. Det är nämligen bara att dra och släppa de olika elementen till önskad plats i pivottabellen.

Vi börjar med Dam. Du markerar cellen eller kolumnen för Dam (cell C2) och sedan svävar du med musen tills muspekaren blir en fyrpilsmarkör. Då trycker du ner vänster musknapp och drar mitt element till ny önskad placering (längst till vänster) och släpper när det kommit på plats och den önskade ordningen är uppnådd.

Sida 122

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL 6.3 Utsnitt Utsnitt [Slicers] lanserades första gången med Excel 2010. Utsnitt är ett enkelt

sätt att använda filter i en pivottabell.

För varje fält i en pivottabell går det att skapa ett utsnitt och med hjälp av utsnitten går det att sedan filtrera informationen samtidigt i flera pivottabeller och pivotdiagram. Istället för att gå in i varje enskild pivottabells eller pivotdiagrams filter och markera/avmarkera de val man vill göra, så gör man detta med enkla musklickningar i det användarvänliga utsnittsgränssnittet.

När man skapar Instrumentpaneler [Dashboards] eller rapporter med flera pivottabeller och pivotdiagram är utsnitt perfekta att använda. Det är enkelt att klicka på utsnittsknapparna och man behöver inte vara van Excelanvändare för att förstå hur man använder dem för att analysera informationen effektivt.

Infoga utsnitt

I denna pivottabell har vi uppgifter om vad varje Kategori har sålt för per Modell. I Pivottabellfält [PivotTable Fields] till höger ser vi att det finns flera andra fält tillgängliga i datakällan.

Om vi skulle behöva filtrera pivottabellen på de olika modellerna så behöver vi klicka på listpilen för Modell och kryssa i önskad modell. Genom att använda utsnitt kommer vår första filtrering av modellerna bli enklare och fler selekteringar på övriga fält kommer också att bli enklare samtidigt som den visualiseras.

Dessutom kommer andra pivottabeller och pivotdiagram att kunna omfattas av samma filtreringar om vi önskar.

• •

För att infoga ett utsnitt behöver markören vara placerad i en pivottabell.

Klicka sedan på knappen Infoga utsnitt [Insert Slicer] i menyfliken Analysera [Analyze]. Samma knapp finns faktiskt också placerad i menyfliken Infoga [Insert].

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 133

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL När man klickat på knappen så öppnas dialogrutan Infoga utsnitt [Insert Slicer].

Det är möjligt att skapa utsnitt på datakällans alla fält.

• •

Det är bara att kryssa i de fält man vill skapa utsnitt för.

Bekräfta med OK.

Du kan givetvis lägga till fler utsnitt eller ta bort infogade utsnitt senare.

Utsnitten placeras i mitten av rutnätet enligt bilden ovan. Av de infogade utsnitten, kommer utsnittet längst ner i dialogrutan att vara markerat.

Filtrera med utsnitt

Om du flyttar utsnitten och placerar dem ovanför pivottabellen kan kalkylbladet se ut enligt ovan och du kan prova att testa utsnittet Modell.

Det finns fyra olika sätt att filtrera med hjälp av utsnitt: 1. Filtrera på enstaka etikett/värde: Klicka på knappen Barn och du ser att pivottabellen filtreras och visar endast data för modellen Barn .

2. Filtrera på flera etiketter/värden: Om du först filtrerar på ett värde och sedan håller nere Ctrlknappen kan du sedan markera flera värden samtidigt. Barn är ju redan markerat. Håll nere Ctrlknappen och klicka på Herr så filtreras tabellen även på detta .

Sida 134

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL 3. Genom att dra och släppa med musen från en etikett till en annan etikett, filtrerar du flera sammanhängande etiketter i ett utsnitt. Detta är alltså effektivt om du har de värden du vill filtrera på liggandes i följd i utsnittet.

4. Du kan också använda Ctrl-knappen för att ”välja bort” det du klickar på. Om du har ett icke filtrerat utsnitt och Ctrl-klickar på ett värde, väljer du bort detta värde.

Genom att utnyttja dessa fyra filtreringstekniker vid rätt tillfälle, kan du snabbt och effektivt selektera data för dina pivottabeller och rapporter.

Tips! Lägg gärna utsnittspaneler till vänster och/eller ovanför en pivottabell, så pivottabellen kan växa och ändra storlek nedåt och åt sidan.

Nollställa urval När man har gjort en filtrering i ett utsnitt visas en tratt med ett litet rött kryss uppe till höger i utsnittet.

•

För att nollställa ett Utsnitt [Slicer] så klickar du på ikonen med tratten och det röda krysset och ikonen blir gråmarkerad igen.

Tips! En nyhet i version 2016 av Excel är att det går att markera flervalsikonen uppe i överkanten av ett utsnitt och på så sätt markera flera val, utan att behöva hålla nere Ctrl-tangenten.

Filtrera via flera utsnitt

Vi flyttar utsnitten Butikstyp och Kategori och placerar dem bredvid utsnittet Modell så att kalkylbladet ser ut enligt ovan.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 135

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL

•

Sedan filtrerar vi på Barn.

Vi ser att knapparna för Dam och Herr  blivit vitfärgade, vilket indikerar på att de inte längre är valda med nuvarande filtrering. Samtidigt ser du att en Butikstyp och en Kategori fått en ljusare markering .

Detta indikerar att det inte finns någon data för dessa etiketter (Småstadsbutik och Accessoarer) med nuvarande filtrering.

Du ser också tydligt att modellen Barn inte sålts i alla Butikstyper och Kategorier för de är gråmarkerade i utsnittspanelerna.

Menyn Utsnittsverktyg

När ett eller flera utsnitt är markerade, tillgängliggörs en ny så kallad sammanhangsberoende menyflik; Utsnittsverktyg/Alternativ [Slicer Tools/Options]. Under denna menyflik kommer du åt alla de inställningar du behöver för dina utsnitt.

Sida 136

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

SORTERA OCH FILTRERA PIVOTABELL 6.6 Övningsuppgifter kapitel 6 Övningsfiler finns att hämta på www.infocell.se/ovningsfiler. Öva på:

Övningsfil/facitfil

Öppna kalkylböckerna i övningsmappen och öva på att sortera, filtrera och utsnitt.

6.1 Sortera & Filtrera

Träna på att skapa rapportanslutningar.

6.3 Rapportanslutningar

Sida 154

Infocell AB © 2019

6.2 Utsnitt.xlsx

www.infocell.se

INSTRUMENTPANELER – DASHBOARDS 9.3 Instrumentpanel / dashboard – ett praktiskt exempel från ax till limpa

Vi ska nu skapa en interaktiv rapport med hjälp av pivottabeller, pivotdiagram och utsnitt som är kopplade mot källdata.

I filen 9.1 Instrumentpanel.xlsx har vi källdata enligt tabellen ovan. I bladfliken Data finns drygt 8 700 rader med ekonomiska data för ett företag som säljer skor. Uppgifter om verifikationsdatum, budget/utfall, kontogrupp, region, stad, säljare, (sko)märke, antal skor och vilket belopp som avses finns i tabellen.

Utifrån denna data ska vi skapa ovanstående en instrumentpanelsrapport (dashboard) med full dynamik och funktionalitet:

Sida 210

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

INSTRUMENTPANELER – DASHBOARDS Skapa pivottabell och pivotdiagram för Märke Mendl Haglöfs Ecco Nike Adidas

Utfall

Ascics

Budget

Keen Mizuno Reebook 0

2 000 000

4 000 000

Vi börjar med att skapa en pivottabell på ett nytt kalkylblad som visar Märke som Rader [Row], Vertyp (budget/utfall) som Kolumner [Column] och Belopp som Värden [Values]. Vi sorterar listan i stigande ordning för Totalsumma (se bilden).

Därefter skapar vi ett pivotdiagram. Vi väljer liggande stapeldiagram och tar sedan bort Förklaring [Legend] och döljer alla fältknapparna i diagrammet.

Formatera tusental Vidare högerklickar vi på värdeaxeln och väljer Formatera axel [Format axis].

Gå till Alternativ för axel [Axis Options] och välj Visningsenheter [Display units]. Välj att visa värdena som Tusental [Thousands].

Tar sedan bort förklaringen (Tusental) från diagrammet.

Formatera design Därefter klickar vi på menyfliken Design [Design] och väljer en enhetligfärgskala enligt bilden ovan. Markera diagrammet och gå upp på menyfliken Format [Format] och välj Kontur [Shape Outline] – Ingen kontur [No Outline]. Slutligen tar vi bort linjerna för huvudskala och diagrammet ska se ut enligt nedan.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 211

INSTRUMENTPANELER – DASHBOARDS

Spara det designade diagrammet som en diagrammall.

Gruppera datum Sedan skapar vi den tidsdimension vi vill ha i vår rapport. Den enda tidsuppgiften som finns i våra data är Datum. Vi vill kunna filtrera vår rapport på andra tidsdelar än Datum så först behöver vi gruppera ihop en datumdimension. Vi väljer att skapa en pivottabell med bara Datum som rader och högerklickar sedan och väljer Gruppera [Group] och markerar Dagar [Days], Månader [Months], Kvartal [Quarters] och År [Year] och bekräftar med OK (se bilden).

Skapa Utsnitt Därefter skapar vi utsnitten som vi behöver för att analysera och filtrera vår rapport. Stå i pivottabellen och klicka på menyfliken Analysera [Analyze] och välj knappen Infoga utsnitt [Insert Slicer]. Där väljer vi att infoga utsnitt för fälten Vertyp, År, Kvartal, Månad, Märke, Säljare, Region, Stad och Kontogrupp. Flytta alla utsnitt och befintligt diagram till bladfliken DASHBOARD.

Storleksjustera och placera ut utsnitten enligt bilden ovan. Markera dem alla och välj Utsnittsformat [Slicer Styles] – Annat 1 [Other 1]. Behåll markeringen och högerklicka och välj Storlek och egenskaper… [Size and Properties] - Egenskaper [Properties] – Flytta inte och ändra inte storlek med celler [Don´t move or size with cells].

Sida 212

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

INSTRUMENTPANELER – DASHBOARDS Skapa pivottabell och diagram för Säljare

Kopiera sedan den befintliga pivottabellen till ny plats på bladfliken och byt ut Märke mot Säljare. Skapa ett likadant diagram för Säljare. Använd din sparade diagrammall för att snabbt ge diagrammet samma design som det förra diagrammet. Kopplingen till befintliga utsnitt kommer nu att finnas med från början eftersom du kopierade en pivottabell som var knuten till utsnitt.

Skapa pivottabell och diagram för regionerna

Kopiera nu en av pivottabellerna igen och skapa en pivottabell enligt bilden och sedan ett stående stapeldiagram enligt tidigare layout och formatering (se bilden ovan).

Skapa pivottabell och diagram för regionerna Kopiera pivottabellen ytterligare en gång och välj År och Månad som rader istället.

Skapa sedan ett linjediagram enligt tidigare layout och formatering (se bilden till höger).

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 213

POWER QUERY - HÄMTA OCH OMVANDLA DATA

10 POWER QUERY - HÄMTA OCH OMVANDLA DATA 10.1 Hämta och transformera data Power Query är ett tilläggsprogram som från Excel 2016 finns inbyggt i Excel. Power Query hittar du under menyfliken Data [Data] och gruppen Hämta och transformera data [Get & Tranform Data]. Har du Excel 2010/2013 kan du gratis ladda ner tilläggsprogrammet hos Microsoft. Då ligger samma funktionalitet i en egen menyflik med namnet Power Query.

Power Query är ett fantastiskt verktyg där du kan hämta data från i stort sett alla datakällor och samtidigt omvandla dina data på en mängd olika sätt för att forma dina data på det viset du behöver för din analys eller rapportering.

Kort summerat kan Power Query göra följande: • • •

Hämta data från olika datakällor Tvätta, omvandla och kombinera dina data Ladda in dina data till Excel eller Power Pivot (datamodellen)

Med andra ord: Power Query är ett kraftfullt ETL-verktyg. (ETL står för Extract Transform Load).

Användningsområdena är många. Du kan använda det för att snabbt och enkelt konsolidera data. Du kan använda det som ETL-verktyg när du hämtar dina data till datamodell i Power Pivot.

Du kan också använda det för att ersätta VBA-kod (makron) genom att skapa en mängd automatiseringar i Excel utan att behöva använda dig av kod. Jobbar du mycket i Excel lovar vi dig att Power Query (rätt använt) kommer att spara dig många timmar. Du kan byta ut repetitiva arbetsmoment mot effektiva flöden som du skapar i Power Query. Du ökar du säkerheten och minimerar manuella misstag.

Nedan ser du några exempel på vad du kan göra i Power Query: Hämta data från i stort sett alla datakällor Konsolidera/slå samman flera tabeller Aggregera detaljerade tabeller till grupperade/summerade tabeller ”Unpivotera” data för att möjliggöra analys med pivottabeller Slå ihop tabeller – olika typer av ”join” – automatiserad LETARAD Automatiskt dokumenterade steg i Power Query Eget frågespråk (M) med otroliga programmeringsmöjligheter Gör första dataposten till kolumnrubriker Sök och ersätt text

Sida 220

Ta bort kolumner, rader, tomma rader, felvärden Konvertera datatyper (till exempel datum, text, tal) Ladda upp din data till Exceltabeller eller direkt in i Power Pivot Sammanfoga och bryta isär kolumner Sortera/filtrera kolumner Skapa beräknade kolumner Transponera tabeller, vända dataordning i tabell m.m.

Fylla cellvärden nedåt/uppåt Läsa in flera filer från en mapp

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

POWER QUERY - HĂ„MTA OCH OMVANDLA DATA I det här kapitlet redovisar vi nĂĽgra exempel pĂĽ vad Power Query kan användas till. Vill du proffs pĂĽ att bemästra Power Query rekommenderar vi ď ľ vĂĽr bok Power Query – fĂśr Excel och Power BI, ď ś vĂĽr e-kurs pĂĽ www.officekurs.se där bokens innehĂĽll, videofilmer och mycket mer ingĂĽr eller ď ˇ nĂĽgon av vĂĽra lärarledda kurser pĂĽ www.infocell.se innehĂĽllande Power Query.

10.2 Tvätta data – ett exempel Varje vecka analyserar och sammanställer du fÜrsäljningen per region och stad fÜr varje kund.

Rapporten du für ut frün ditt system ser ut enligt bilden bredvid. I exemplet är listan bara 30 rader fÜr att enkelt visa, men tänk dig att det i verkligheten är 3000 rader.

Du behÜver kunna summera hur mycket du sült per kund och du behÜver kunna filtrera pü olika regioner/städer/kunder och se fÜrsäljningen totalt fÜr olika kombinationer.

Dü har du ett problem med denna rapport/lista. Ett problem är att du har tomma celler, vilket omÜjliggÜr till exempel en filtrering av rader.

Du har ocksü lärt dig fÜrdelarna med pivottabeller och skulle vilja analysera dessa data med en eller flera pivottabeller och pivotdiagram. FÜrutom att fylla tomma celler med värden frün cellerna ovan, behÜver du även se till att delsummorna och totalsumman elimineras.

GÜr du detta manuellt fÜr dina 3000 rader data lär det ta en liten stund, men framfÜr allt für du gÜra jobbet varje vecka om och om igen. Dessutom är det ett �trükigt�

Exceljobb att gĂśra.

Allt detta kan du ĂĽstadkomma med nĂĽgra fĂĽ musklickningar genom att använda Power Query. Dessutom slipper du att nĂĽgonsin gĂśra om jobbet igen đ&#x;˜Š.

Stü nügonstans i rapporten och klicka pü knappen Frün tabell/intervall [From Table/Range] i menyfliken Data. Dialogrutan Skapa Tabell [Create Table] dyker upp och du bekräftar med OK. Nu Üppnas tilläggsprogrammet Power Query i ett nytt fÜnster (Frügeredigeraren [Query Editor]).

www.infocell.se

Infocell AB Š 2019

Sida 221

POWER QUERY - HÄMTA OCH OMVANDLA DATA I Power Query har du fyra menyflikar; Start [Home], Transformera [Transform], Lägg till kolumn [Add Column] och Visa [View].

Du ser dina data i rutnätet på samma sätt som i Excel. En markant skillnad är dock att du inte kan redigera dina data direkt i rutnätet. Istället använder du menyflikarnas olika knappar och val för att transformera/omvandla dina data.

I exemplet behöver du se till att alla celler i kolumnen Region och Stad fylls med rätt värden. Till exempel ser du att Skåne endast står på rad 1. Skåne behöver fyllas hela vägen ner till rad 9. Detta gör du enkelt genom att 1) Markera de kolumner som du utföra detta för, d.v.s. Region och Stad 2) Därefter går du till menyfliken Transformera [Transform] och väljer knappen Fyll [Fill] och Nedåt [Down] och programmet fyller korrekta värden för varje rad.

Nästa steg är att eliminera alla ”summarader” från ditt dataunderlag (eftersom du ville använda pivottabeller för din analys). Eftersom alla rader med summeringar saknar värden i kolumnen Kund kan du enkelt använda filtreringsfunktionaliteten i Power Query för detta. Klicka på listpilen/droplistan för fältet Kund och filtrera bort (null) och bekräfta med OK.

Sida 222

Infocell AB © 2019

www.infocell.se

POWER QUERY - HÄMTA OCH OMVANDLA DATA

Resultatet blir imponerande som du ser ovan. Vi har nu en ren datatabell i Power Query som skriver ut cellvärdet i alla celler och vi har lyckats eliminera summaraderna.

Lägg också märke till panelen Frågeinställningar [Query Settings] till höger i bild. Varje steg som görs dokumenteras och samlas här. Du kan när som helst gå tillbaka till din Power Query-fråga och lägga till, ta bort eller infoga steg i detta flöde. Normalt infogas stegen Källa [Source] och Ändrad typ [Changed Type] automatiskt av Excel. Källa [Source] är i detta fallet det tabell vi hämtar data från och Ändrad typ [Change Type] är ett automatiskt steg där Power Query känner av och ger förslag på passande datatyper för varje kolumn. I exemplet definieras Region, Stad och Kund som textkolumner och Belopp som numerisk.

För att returnera dessa data till Excel går du till menyfliken Start [Home] och klickar på knappen Stäng och läs in [Close & Load]. Då skapas en ny bladflik med en ny tabell med omvandlade data. Du har alltså inte raderat den ursprungliga rapporten/tabellen, utan endast tagit denna datamängd, omvandlat den och skjutit ut nya data till en ny tabell.

Bäst av allt är att du aldrig behöver göra om jobbet igen. När du nästa vecka fyller på tabellen eller får en ny rapport, behöver du bara klicka på uppdatera-knappen i panelen Frågor och anslutningar [Queries & Connections]. Skulle du vilja redigera din sparade fråga dubbelklickar du bara på frågan och då öppnas fråga i Frågeredigeraren (Power Query) igen.

www.infocell.se

Infocell AB © 2019

Sida 223