Page 1

EXCELHANDBOKEN din guide i Excel

av Robert Larsson och Tobias Ljung


Adress till förlaget: Infocell Sörkällegatan 29 451 41 Uddevalla Telefon: 0522-50 60 07 www.infocell.se

Copyright © Infocell Det är förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller på annat sätt mångfaldiga enligt upphovsrättslagen. Våra böcker och tillhörande produkter är noggrant kontrollerade, men trots detta kan fel förekomma. Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för användaren. Vi tar gärna emot förbättringsförslag. Tryckeri: Print in Baltic JSC, Litauen Andra upplagan, första tryckningen ISBN: 978-91-981381-3-9 Författare: Robert Larsson och Tobias Ljung


Excelhandboken Innehåll Förord ............................................................................................................................................................. 1 KAPITEL 1 – GRUNDLÄGGANDE EXCELKUNSKAPER ................................................................... 3 Kort om Excel.................................................................................................................................................. 3 Programfönstret ............................................................................................................................................. 4 Menyflikar och Menyfliksområden ................................................................................................................ 5 Visningslägen, Arbetsboksvyer....................................................................................................................... 7 Verktygsfältet Snabbåtkomst ..................................................................................................................... 8 Inställningar i Excel ......................................................................................................................................... 9 Cellnamn och områden ................................................................................................................................ 11 Markering ..................................................................................................................................................... 12 Förflyttning ................................................................................................................................................... 14 Cellinnehåll ................................................................................................................................................... 15 Radera och redigera innehåll ....................................................................................................................... 16 Autofyll ......................................................................................................................................................... 17 Flytta och kopiera celler ............................................................................................................................... 19 Knappen Inklistringsalternativ .................................................................................................................. 21 Urklippshanteraren................................................................................................................................... 21 Kopiera cellformat .................................................................................................................................... 22 Kommentarer ............................................................................................................................................... 23 Infoga kommentar .................................................................................................................................... 23 Verktyg för kommentarer ......................................................................................................................... 23 Felmeddelanden........................................................................................................................................... 26 Beräkningar .................................................................................................................................................. 27 Beräkningsmetoder .................................................................................................................................. 27 Prioritering av räknesätt ........................................................................................................................... 28 Autosumma .................................................................................................................................................. 29 Formatera celler ........................................................................................................................................... 31 Teckensnitt, teckenstorlek och teckenfärg .............................................................................................. 31 Understrykning ......................................................................................................................................... 31 Genomstrykning, upphöjt och nedsänkt .................................................................................................. 32 Justera inom cell och snedställa text........................................................................................................ 33 Radbryt text .............................................................................................................................................. 33 Sammanfoga celler ................................................................................................................................... 34 Centrera över markeringen ...................................................................................................................... 34 Kantlinjer .................................................................................................................................................. 36 Fyllningsfärg .............................................................................................................................................. 36 Formatera tal ................................................................................................................................................ 38 Rader och kolumner ..................................................................................................................................... 39 Infoga rader och kolumner ....................................................................................................................... 40 Ta bort rader och kolumner ..................................................................................................................... 40 Dölja/visa rader och kolumner ................................................................................................................. 40 Lås rubrikrad ............................................................................................................................................. 41 Hantera blad i arbetsboken.......................................................................................................................... 41 Summera grupperade blad ....................................................................................................................... 44 Skapa och använda mallar............................................................................................................................ 44 Skapa mall ................................................................................................................................................. 44 www.infocell.se Infocell AB © 2018


Excelhandboken Använda mall ............................................................................................................................................ 45 Egna mallar ............................................................................................................................................... 46 Villkorsstyrd formatering ............................................................................................................................. 47 Använd inbyggda regler ............................................................................................................................ 48 Ta bort regel ............................................................................................................................................. 49 Dynamiska regler ...................................................................................................................................... 49 Regler för högst/lägst ............................................................................................................................... 50 Datastaplar ............................................................................................................................................... 52 Färgskalor ................................................................................................................................................. 53 Ikonuppsättningar .................................................................................................................................... 54 Dubbletter ................................................................................................................................................ 55 Villkorsstyrd formatering med egen formel ............................................................................................. 56 Sök och Ersätt ............................................................................................................................................... 69 Sök ............................................................................................................................................................ 69 Ersätt......................................................................................................................................................... 71 Ersätt formatering .................................................................................................................................... 72 Hyperlänkar .................................................................................................................................................. 73 KAPITEL 2 – VISUALISERING ............................................................................................................. 75 Diagram ........................................................................................................................................................ 75 Att välja rätt diagram................................................................................................................................ 75 Stapeldiagram ........................................................................................................................................... 76 Linjediagram ............................................................................................................................................. 77 Cirkeldiagram ............................................................................................................................................ 78 Kombinationsdiagram .............................................................................................................................. 82 Ytdiagram.................................................................................................................................................. 83 Vattenfallsdiagram ................................................................................................................................... 85 Soldiagram ................................................................................................................................................ 87 Treemap.................................................................................................................................................... 88 Miniatyrdiagram ....................................................................................................................................... 89 Redigera och anpassa diagram ................................................................................................................. 94 Diagrammall............................................................................................................................................ 100 Diagram mellan Excel och PowerPoint ...................................................................................................... 103 Snabbanalys................................................................................................................................................ 106 KAPITEL 3 – UTSKRIFTER OCH SIDLAYOUT ................................................................................ 110 Skriva ut ...................................................................................................................................................... 110 Utskriftsformat ....................................................................................................................................... 110 Marginaler och orientering .................................................................................................................... 110 Brytningar ............................................................................................................................................... 110 Utskriftsrubriker ..................................................................................................................................... 110 Skala ........................................................................................................................................................ 110 Sidhuvud och sidfot ................................................................................................................................ 111 Skriva ut .................................................................................................................................................. 112 KAPITEL 4 - FORMLER ........................................................................................................................ 113 Funktioner - allmänt ................................................................................................................................... 113 Infoga funktion ....................................................................................................................................... 114 Standardfunktioner .................................................................................................................................... 117 Absoluta och relativa cellreferenser .......................................................................................................... 118 www.infocell.se Infocell AB © 2018


Excelhandboken Relativa cellreferenser ............................................................................................................................ 118 Absoluta cellreferenser .......................................................................................................................... 118 Blandad cellreferens ............................................................................................................................... 120 Länkning ..................................................................................................................................................... 121 Formelgranskning ....................................................................................................................................... 123 Spåra cellreferenser................................................................................................................................ 123 Visa formler ............................................................................................................................................ 125 Utvärdera formel .................................................................................................................................... 125 Logiska funktioner ...................................................................................................................................... 126 OM [IF] .................................................................................................................................................... 126 OM [IF] - nästlad ..................................................................................................................................... 127 OMFEL [IFERROR] ................................................................................................................................... 128 OCH [AND], ELLER [OR] ........................................................................................................................... 129 Matematiska och Statistiska funktioner .................................................................................................... 131 ANTAL [COUNT] ...................................................................................................................................... 131 ANTALV [COUNTA] ................................................................................................................................. 132 ANTAL.TOMMA [COUNTBLANK]............................................................................................................. 132 SUMMA.OMF [SUMIFS] .......................................................................................................................... 133 ANTAL.OMF [COUNTIFS] ........................................................................................................................ 134 MEDEL.OMF [AVERAGEIFS] .................................................................................................................... 136 DELSUMMA [SUBTOTAL] ........................................................................................................................ 136 Funktioner för avrundning ..................................................................................................................... 139 AVRUNDA [ROUND] ................................................................................................................................ 139 AVRUNDA.UPPÅT.................................................................................................................................... 139 AVRUNDA.NEDÅT ................................................................................................................................... 139 MAVRUNDA ............................................................................................................................................ 139 PRODUKTSUMMA [SUMPRODUCT] ....................................................................................................... 140 Textfunktioner ............................................................................................................................................ 143 HÖGER [RIGHT], VÄNSTER [LEFT] och EXTEXT [MID] ............................................................................. 143 TEXTNUM [VALUE].................................................................................................................................. 144 SAMMANFOGA och SAMMAN [CONCATENATE och CONCAT] .............................................................. 144 TEXTJOIN [TEXTJOIN] .............................................................................................................................. 145 TEXT [TEXT] ............................................................................................................................................. 146 RENSA [TRIM] och STÄDA [CLEAN] ......................................................................................................... 147 SÖK [SEARCH] och HITTA [FIND] ............................................................................................................. 147 BYT.UT [SUBSTITUTE] och ERSÄTT [REPLACE] ........................................................................................ 148 Leta upp-funktioner ................................................................................................................................... 149 LETARAD [VLOOKUP] .............................................................................................................................. 149 INDEX [INDEX]......................................................................................................................................... 151 PASSA [MATCH] ...................................................................................................................................... 153 LETARAD vs. INDEX + PASSA ................................................................................................................... 155 Finansiella funktioner ................................................................................................................................. 156 BETALNING [PMT]................................................................................................................................... 156 SLUTVÄRDE [FV] ..................................................................................................................................... 158 RÄNTA [RATE] ......................................................................................................................................... 160 PERIODER [NPER].................................................................................................................................... 161 Datum och datumfunktioner ..................................................................................................................... 162 Allmänt om datum och tid ...................................................................................................................... 162 www.infocell.se

Infocell AB © 2018


Excelhandboken ÅR [YEAR], MÅNAD [MONTH] och DAG [DAY] ....................................................................................... 163 IDAG [TODAY] ......................................................................................................................................... 163 VECKONR [WEEKNUM] och ISOVECKONR [ISOWEEKNUM] ................................................................... 163 Tid - visning och beräkning......................................................................................................................... 164 Beräkna tid.............................................................................................................................................. 165 Räkna kostnad med tid ........................................................................................................................... 167 KAPITEL 5 - HANTERA DATA ............................................................................................................168 Talformat ................................................................................................................................................ 168 Anpassa talformat .................................................................................................................................. 168 Sortera ........................................................................................................................................................ 172 Enkel sortering en kolumn ...................................................................................................................... 172 Sortera efter färg .................................................................................................................................... 174 Sortera efter flera kolumner .................................................................................................................. 175 Anpassad sortering ................................................................................................................................. 176 Filtrera ........................................................................................................................................................ 181 Radera/rensa filter ................................................................................................................................. 182 Textfilter ................................................................................................................................................. 183 Talfilter.................................................................................................................................................... 184 Datumfilter ............................................................................................................................................. 185 Filter för teckenfärg, cellfärg och cellikon .............................................................................................. 186 Snabbfyllning .............................................................................................................................................. 187 Dataverifiering ............................................................................................................................................ 190 Hela nummer .......................................................................................................................................... 190 Meddelande för indata och fel ............................................................................................................... 191 Ta bort Dataverifiering ........................................................................................................................... 192 Valbar lista .............................................................................................................................................. 194 Valbar lista med Exceltabell.................................................................................................................... 196 Målsökning ................................................................................................................................................. 198 Exceltabeller ............................................................................................................................................... 201 Skapa en Exceltabell ............................................................................................................................... 201 Tabellformat ........................................................................................................................................... 202 Namnge tabeller ..................................................................................................................................... 204 Utsnitt till tabeller................................................................................................................................... 205 Fördelar med Exceltabeller..................................................................................................................... 206 Begränsningar med Exceltabeller ........................................................................................................... 208 Text till kolumner ....................................................................................................................................... 210 Dela upp innehållet ................................................................................................................................ 210 Definierade namn....................................................................................................................................... 213 Namnge område ..................................................................................................................................... 213 Namnge område via dialogruta .............................................................................................................. 214 Delsumma .................................................................................................................................................. 218 Gruppering ................................................................................................................................................. 221 KAPITEL 6 - SKYDD OCH SÄKERHET ............................................................................................. 224 Skydda data ................................................................................................................................................ 224 Skydda blad............................................................................................................................................. 224 Skydda strukturen för arbetsbok ............................................................................................................ 225 Skydda fil med lösenord ......................................................................................................................... 226 www.infocell.se

Infocell AB © 2018


Excelhandboken KAPITEL 7 - PIVOTTABELLER ......................................................................................................... 228 Pivottabeller ............................................................................................................................................... 228 Skapa pivottabell .................................................................................................................................... 228 Pivottabellens områden – Rader, Kolumner, Filter och Värden ............................................................ 230 Pivottabellfält – fältlistan för pivottabell ............................................................................................... 233 Rätt struktur för dina källdata ................................................................................................................ 234 Hantera pivottabell .................................................................................................................................... 234 Källdataområde ...................................................................................................................................... 234 Uppdatera pivottabeller ......................................................................................................................... 236 Visa detaljer ............................................................................................................................................ 237 Markera, flytta och radera en pivottabell .............................................................................................. 238 Gruppera, filtrera och sortera pivottabell.................................................................................................. 239 Gruppera data ........................................................................................................................................ 239 Filtrera .................................................................................................................................................... 241 Sortera .................................................................................................................................................... 248 Formatera och summera pivottabell ......................................................................................................... 251 Pivottabellformat.................................................................................................................................... 251 Rapportlayout ......................................................................................................................................... 252 Totalsumma och Delsummor ................................................................................................................. 253 Standardinställningar för pivottabeller .................................................................................................. 254 Visa SUMMA, ANTAL, MEDEL, MAX, MIN etc. ....................................................................................... 257 Talformat i pivottabell ............................................................................................................................ 257 Ta bort autopassning av pivottabellen vid behov .................................................................................. 259 Beräknat fält ........................................................................................................................................... 261 Pivotdiagram .............................................................................................................................................. 263 Skapa och redigera pivotdiagram ........................................................................................................... 263 Utsnitt och tidslinje .................................................................................................................................... 267 Infoga utsnitt .......................................................................................................................................... 268 Flytta, klippa ut och kopiera utsnitt ....................................................................................................... 269 Storlek på knappar och utsnitt ............................................................................................................... 269 Så använder du utsnitten ....................................................................................................................... 270 Tidslinje ................................................................................................................................................... 272 Pivottabell baserad på flera tabeller .......................................................................................................... 273 Skapa pivottabell baserad på flera Exceltabeller ................................................................................... 274 KAPITEL 8 – POWER QUERY ............................................................................................................ 278 Hämta och transformera data.................................................................................................................... 278 Tvätta data – ett exempel .......................................................................................................................... 279 Normalisera kolumner med Power Query ................................................................................................. 282 KAPITEL 9 - MAKRO ............................................................................................................................ 285 Makro ......................................................................................................................................................... 285 Spela in ett makro................................................................................................................................... 285 Makrosäkerhet ....................................................................................................................................... 290 KORTKOMMANDON OCH FUNKTIONER SVENSKA/ENGELSKA........................................... 292 Kortkommandoguide ................................................................................................................................. 292 Funktioner svenska/engelska ..................................................................................................................... 296

www.infocell.se

Infocell AB © 2018


Kapitel 1 – Grundläggande Excelkunskaper - Förord Förord Oavsett om du sitter med boken framför dig för att du valt att gå en lärarledd Excelkurs där boken ingår som kurslitteratur eller om du har köpt boken i bokhandeln/näthandeln, hoppas vi att boken ger dig trevlig läsning och mycket nytta för ditt arbete i Excel. Detta är andra upplagan av Excelhandboken. Den andra upplagan är något mer omfattande och en annan nyhet är att det nu finns övningar och övningsfiler till boken att ladda ner. Boken utgår ifrån den svenska versionen av Excel, men det finns engelsk översättning i texten av alla menyval, knappar och kommandon. Du har alltså en Excelbok på svenska som du kan använda oavsett om du arbetar med den svenska eller engelska versionen av Excel. Om boken Vi har försökt att skapa en komplett Excelbok som innehåller både grundläggande kursdelar och mer fördjupande kursavsnitt. Boken kan användas som kurslitteratur eller som referenslitteratur för ditt arbete i Excel. Boken omfattar det innehåll som normalt finns med i lärarledda kurser som Excel Grundkurs, Excel för Självlärda, Excel Fördjupning, Excel för Ekonomer och andra fördjupade Excelkurser. Kapitel 1 (Grundläggande Excelkunskaper), består av över 70 sidor och ger dig grundläggande kunskap och förståelse för hur Excel fungerar. En stor del av en klassisk grundkurs i Excel finns i detta kapitel. Kapitel 2 (Visualisering), lär du dig skapa och hantera olika diagramtyper som t.ex. stapel-, linje-, kombinations-, sol- och miniatyrdiagram. Kapitel 3 (Utskrifter och Sidlayout), tar upp olika tekniker för att behandla utskrifter i Excel. Kapitel 4 (Formler), handlar om formler och funktioner och förklarar absoluta och relativa cellreferenser, formelgranskning och inkluderar över 40 olika Excelfunktioner som finns förklarade med exempel. Kapitel 5 (Hantera data), innehåller många bra och viktiga funktionaliteter i Excel som t.ex. Exceltabeller, snabbfyllning, sortering, filtrering, definierade namn, dataverifiering och målsökning. Kapitel 6 (Skydd och säkerhet), lär du dig skydda dina celler, kalkylblad, arbetsböcker och filer på olika sätt för en effektiv och professionell hantering. Kapitel 7 (Pivottabeller), lär du dig skapa och hantera pivottabeller på ett strukturerat sätt för att effektivt summera, aggregera och rapportera dina data med pivottabeller, pivotdiagram och knappsatser. Kapitel 8 (Power Query), får du en inblick i Excels smarta verktyg för att hämta och omvandla data. Med detta verktyg kan du automatisera arbetsflöden och minimera manuellt arbete. Kapitel 9 (Makro), handlar om hur du spelar in och skapar makron samt hur du kopplar makron till objekt i Excel. Avslutningsvis finns en kortkommandoguide med över 100 smarta kortkommandon i Excel samt en tabell över de viktigaste funktionera på svenska och engelska. Övningsfiler Till bokens alla kapitel finns ett stort antal övningsfiler och övningsuppgifter. Du laddar enkelt ner övningarna på: https://www.infocell.se/ovningsfiler/

www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 1


Kapitel 1 – Grundläggande Excelkunskaper - Förord Varför skrev vi boken? Vi saknade en omfattande Excelbok på svenska. De böcker vi sett och läst har antingen innehållit grundläggande kunskaper eller mer fördjupande och nischade delar – inte både och i en och samma bok. Vi tycker att boken fyller ett hål i Excellitteraturen som ger både nybörjare, självlärda och mer erfarna Excelanvändare en bra Excelbok. Vill du lära dig ännu mer om Excel? Gillar du Excel, så tveka inte att prenumerera på Excelbrevet - Sveriges största nyhetsbrev i Excel. Det är helt gratis och du registrera dig www.excelbrevet.se. En gång i månaden får du – helt kostnadsfritt - ett utbildningsbrev med Tips & Tricks i Excel. Om du blir sugen på mer Excel finns denna bokens innehåll, plus ytterligare många hundra sidor, samt mängder av utbildningsfilmer på www.officekurs.se. Där hittar du omåttligt mycket e-Learning i Excel och Office. Du kan prova på vår e-Learning helt gratis på hemsidan. Väljer du någon av våra lärarledda Excelkurser ingår både fysiska böcker och e-Learning. Du läser mer om kurserna på www.infocell.se. Om författarna Robert Larsson har mer än 20 års erfarenhet som IT-pedagog och har djupa kunskaper inom Excel och övriga Officeprogram. Förutom att Robert är en omtyckt kursledare producerar han webbaserad utbildning (e-Learning) inom Excel och Office.

Tobias Ljung är utbildad civilekonom och har en bakgrund som ekonomichef, controller och beslutsstödsansvarig. Han arbetar som utbildare, föreläsare och konsult inom Microsoft Excel med hela Sverige som arbetsfält. Tobias skapar också webbaserade Excelkurser på www.officekurs.se.

Hör gärna av dig! Som läsare ser vi dig som vår viktigaste kanal till förbättring av våra produkter. Vi värdesätter feedback från dig. Vad gör vi bra idag? Vad kan vi göra ännu bättre? Vad skulle du vilja se i en kommande version av boken? Maila oss gärna och framför dina synpunkter. tobias@infocell.se

robert.larsson@infocell.se

Trevlig läsning!

Tobias Ljung Uddevalla, mars 2018

Sida 2

Robert Larsson

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 1 – Grundläggande Excelkunskaper - Kort om Excel Kapitel 1 – Grundläggande Excelkunskaper Kort om Excel Excels historia Excel har funnits på marknaden sedan mitten av 1980-talet. Microsoft var före sina konkurrenter att släppa ett kraftfullt kalkylprogram med grafiskt gränssnitt för Windows vilket gjorde att de snabbt växte och blev den ledande programtillverkaren för kalkylprogram framför föregångarna. Excel har genom åren utvecklats och kommit med nya versioner/uppgraderingar med 2–3 års mellanrum och därmed kunnat vara den överlägset bästa produkten i sin genre. Idag finns ingen verklig utmanare till Excel på marknaden. Det finns över 1 miljard köpta licenser för Microsoft Office, så antalet Excelanvändare ligger väl inte långt därifrån. Excels användningsområde Excel har en häpnadsväckande stor spridning för användande på hög nivå. Från de enklaste kalkylerna i en personlig budget till analysering och visualisering av stora datamängder så erbjuder Excel smarta verktyg att möta användarens behov. Skulle en funktionalitet inte finnas inbyggd så har man möjlighet att göra helt egna verktyg och funktioner med hjälp av programmeringsspråket VBA som finns integrerat i Excel eller med andra tillägg som till exempel Power Pivot. Excel i vardagen Traditionellt har Excel förknippats med ekonomi men mer och mer upptäcker fler att Excel kan göra nytta inom många andra områden. Oavsett bransch eller befattning har Excel blivit vardagsverktyget man använder dagligen. Det kan exempelvis vara registerhantering, visualisering och rapportering, analyser och prognoser. Excel är i grunden ett enkelt program att använda men hela tiden finns det nya verktyg och kommandon att lära sig vilket gör det spännande att stegvis förbättra sina kunskaper i Excel. www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 3


Kapitel 1 – Grundläggande Excelkunskaper - Programfönstret Programfönstret

När du startat har programmet ser du det övre hörnet av ett stort Excel-blad (rutnätet). Från början har man ett blad i hela Excel-arbetsboken men det går att utöka efter behov allt eftersom. Varje blad är uppbyggt av 16 384 kolumner (betecknas med en bokstav eller bokstavskombination) och 1 048 576 rader (betecknas med en siffra). I skärningspunkten mellan rad och kolumn finns en cell. Antalet kolumner och rader är resultatet av beräkningen 2^14 respektive 2^20. Antalet celler i ett kalkylblad blir alltså 2^34. 1. Cellmarkör – markerar den aktiva cellen.

6. Bläddringsknappar – bläddrar mellan arbetsbokens olika blad.

2. Menyflik [Menu Bar] – här finns verktyg samlade, uppdelade på olika menyflikar.

7. Bladflik [Sheet] – visar arbetsbokens blad och vilket blad som är aktivt.

3. Snabbåtkomst [Quick Access Toolbar] – ett verktygsfält som man kan anpassa efter eget önskemål.

8. Statusfält [Status Bar] – här visas information under arbetet i Excel.

4. Formelfältet [Formula Bar] – visar innehållet i den aktiva cellen.

9. Vyväljare [Workbook Views] – växla mellan tre olika vyer i Excel.

5. Menyfliksområde [Ribbon] – visar den aktiva menyfliken med knappar och listor för olika verktyg.

10. Zoom – justera zoomningen av kalkylbladet med reglaget.

Mer fakta om kalkylbladet Standard för kolumnbredden är 8,11 tecken (gäller från och med Excel 2016) vilket innebär att man får plats med 8 tecken i cellen med standardteckensnittet. Maximalt antal blad i arbetsbok är begränsat till din dators minneskapacitet.

Sida 4

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram Kapitel 2 – Visualisering Diagram För att skapa ett diagram i Excel behövs ett underlag med värden. Vidare är värdena oftast kopplade till rubriker som visas diagrammet. I Excel finns det en mängd olika diagramtyper som exempelvis stapel-, linje- och cirkeldiagram. Till detta finns det även flera undertyper av respektive diagramtyp. Det är inte alltid så enkelt att veta vilken diagramtyp man ska använda och ibland är själva underlaget helt avgörande om man kan använda vissa diagramtyper. Att skapa ett diagram i Excel är mycket enkelt, markera underlaget med värden med tillhörande rubriker. På menyfliken Infoga [Insert], välj en diagramtyp och så infogas diagrammet. Det skapas ett diagram med förutbestämda standardinställningar. Ibland fungerar dessa inställningar alldeles utmärkt och inget vidare arbete krävs. Så långt behöver det inte vara svårare. Många gånger behöver man dock göra justeringar, anpassningar och formateringar av diagrammet för att få det utseende som man önskar. I detta kapitel lär du dig hantera en rad olika diagramtyper samt en mängd tekniker som du kan använda för att anpassa dina diagram. Att välja rätt diagram Vilken diagramtyp du ska använda beror på vad du vill analysera och visualisera. Vi tycker nedanstående matris är en bra vägledning för val av diagramtyp beroende på vilket perspektiv du använder. Matrisen innehåller de vanligaste diagramtyperna och en rad olika analysperspektiv. Som du ser är stapeldiagram betydligt mer användbara än t.ex. cirkeldiagram. Längst till höger i bilden är tabell, som självklart alltid också går att nyttja.

www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 75


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram Stapeldiagram Stapeldiagram är den mest använda diagramtypen och passar till många olika typer av underlag. Du kan välja mellan stående stapeldiagram och liggande stapeldiagram. Diagrammen finns även som 3-D-varianter. Dessa avråder vi från att använda, då visualiseringen blir otydligare och därmed sämre för läsaren. För de stående stapeldiagrammen finns det tre varianter (från vänster räknat i bilden till höger); Grupperad stapel [Clustered Column] (1), Staplad stapel [Stacked Column] (2) och Staplad fraktionsstapel [100% Stacked Column] (3). För de liggande stapeldiagrammen gäller följande tre varianter; Grupperad liggande stapel [Clustered Bar] (4), Staplad liggande stapel [Stacked Bar] (5) och Staplad liggande fraktionsstapel [100% Stacked Bar] (6). För att skapa ett vanligt grupperat stapeldiagram markerar du ett underlag med värden och tillhörande rubriker. På menyfliken Infoga [Insert] klickar du på Infoga stapeldiagram [Insert Column or Bar Chart] och välj Grupperad stapel [Clustered Column] (1). Ett stapeldiagram med standardinställningar skapas på samma kalkylblad som underlaget. Nedan ser du en bild över de tre olika stapeldiagramtyperna.

Det grupperade stapeldiagrammet visar staplarna bredvid varandra för varje månad. Det staplade stapeldiagrammen visar istället serierna staplade på varandra månad för månad, men visar fortfarande de faktiska värdena. Det staplade fraktionsstapelsdiagrammet visar serierna staplade månad för månad, men istället för de faktiska värdena visas fördelningen mellan de olika kategorierna (produkterna).

Sida 76

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram Linjediagram Linjediagram används med fördel att jämföra någonting över tid (X-axeln). Det kan vara en eller flera serier som jämförs över samma tidsperiod. I detta exempel finns en lista med värden och motsvarande ett datum. Markera hela listan. På menyfliken Infoga [Insert] välj Infoga linjediagram [Insert Line or Area Chart] och välj Linje [Line].

Ett standard-linjediagram skapas. Nedan ser du ett annat exempel som visar flera serier i samma linjediagram för att kunna jämföra de olika kategorierna (månader) med varandra.

www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 77


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram Kombinationsdiagram

Kombinationsdiagram innebär att man blandar olika diagrymtyper i samma diagram. Dessutom kan man också använda sig av dubbla värdeaxlar för att jämföra olika serier med väldigt skilda värden. För att skapa ett kombinationsdiagram gör så här: Markera hela underlaget, på menyfliken Infoga [Insert] klicka på knappen Rekommenderade diagram [Recommended Charts]. Dialogrutan Infoga diagram [Insert Chart] öppnas. Välj fliken Alla diagram [All Charts] – klicka sedan på Kombination [Combo] i listan till vänster i dialogrutan. (Rekommenderade diagram introducerades i Excel 2013. I Excel 2010 behöver man först välja en diagramtyp – till exempel stapeldiagram – och sedan markera en av dataserierna och ändra diagramtypen för denna serie till linjediagram). Mitt i dialogrutan finns en förhandsgranskning av Kombinationsdiagrammet baserat på de markerade värdena. Längs ner i dialogrutan, välj vilken diagramtyp som ska visas för respektive serie. Sedan väljs vilken av serierna som ska visas på den sekundära värdeaxeln. Klicka på OK för att skapa kombinationsdiagrammet.

Sida 82

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram Vattenfallsdiagram Diagramtypen Vattenfallsdiagram [Waterfall Chart] finns sedan version 2016. Vattenfallsdiagram visar en ackumulerad effekt av en dataserie. Du kan använda det på många olika sätt när du vill visa inflöden och utflöden eller förklara hur ett resultat eller förändringar har uppkommit.

Diagrammet ovan beskriver vilka kostnadsslag som bidragit positivt eller negativt på totalkostnaden mellan åren 2014 och 2018. Vattenfallsdiagrammet förklarar sådana förändringar pedagogiskt i bildform. Ett annat klassiskt exempel där vattenfalls diagram passar är när man visuellt ska förklara hur t.ex. ett resultat uppkommer under året. I nedanstående exempel har vi varje månads resultat och längst ner ett totalresultat för året. Vi ska bygga upp ett vattenfalls diagram enligt bilden nedan som visar hur resultatet växt och krympt löpande under året.

Vi börjar med att stå någonstans i tabellen med cellmarkören och går till menyfliken Infoga [Insert] väljer Vattenfall [Waterfall].

Sedan har fått en vattenfallsdiagram liknade det som visas ovan. Vi ser hur resultatet ökas fram till och med maj för att sedan minska under sommarmånaderna för att sedan återhämta sig i slutet av året. Diagramnivån för seriens sista datapunkt (440 – dec) visar det total resultatet för året som ser ut att vara lite drygt 3000. www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 85


Kapitel 2 – Visualisering - Diagram En annan variant av vattenfallsdiagram är det som visades i början av avsnittet, där det finns en eller två summeringar. Om vi tänker på vårt exempel med månaderna så kanske vi vill framhäva slutresultatet lite tydligare, samtidigt som vi ser förändringarna månadsvis. Detta kan vi uppnå genom att ta med totalsumman i diagramunderlaget. Diagrammet nedan visar diagrammets layout om vi hade inkluderat totalsumman tabellen.

Standard är att summeringen läggs på som ”en extra månad” och det ser ut som resultatet är drygt 10.000 om man tittar på y-axeln i diagrammet. Du åtgärdar detta genom att klicka på datapunkten (stapeln) för Totalt. Klicka först en gång för att markera alla staplar och sedan en gång till för att markera just stapeln för Totalt. Därefter högerklickar du på stapeln och väljer Ange som summa [Set as Total].

Nu kommer diagrammet snyggt visa hur resultatet uppkommit tillsammans med stapeln för totalresultat längst till höger, vilket gör det tydligare för den som läser diagrammet.

Sida 86

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 4 - Formler - Matematiska och Statistiska funktioner SUMMA.OMF [SUMIFS] Funktionen SUMMA.OMF [SUMIFS] låter dig summera värden beroende på om vissa villkor är uppfyllda. En villkorstyrd summering helt enkelt. SUMMA.OMF [SUMIFS] innehåller argumenten summaområde [sum_range], villkorsområde1 [range1] och villkor1 [criteria1]. Ju fler villkor man värderar funktionen utifrån, desto fler villkorsområden och villkor lägger man till.

Vi ser med ett exempel hur funktionen kan användas med flera villkor. Villkoren finns i cellerna G17:G19. Efter att ha skrivit =SUMMA.OMF( så anger man summaorådet som är området där uppgifter om antalet kilo finns (E5:E15). Sedan anger vi det första villkorsområdet som vi anger till cellerna där Klass finns (D5:D15) och sedan anger vi vårt första villkor som är klassen i cell G19 (A). Därefter fortsätter vi att ange de andra villkorsområdena och villkoren. Se bilden nedan.

www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 133


Kapitel 4 - Formler - Matematiska och Statistiska funktioner ANTAL.OMF [COUNTIFS] Det finns två snarlika funktioner, ANTAL.OM [COUNTIF] och ANTAL.OMF [COUNTIFS] vilka används för att räkna förekomster i ett område baserat på ett villkor. Skillnaden är att funktionen ANTAL.OMF [COUNTIF] kan man ange flera villkor än ett enda som i den enklare varianten ANTAL.OM [COUNTIF]. Oavsett om man endast ska använda ett enda villkor så går det bra att använda ANTAL.OMF och det kommer detta avsnittet att också använda. När man använder ANTAL.OMF [COUNTIF] så är det oftast i tabeller/listor där man vill räkna antal förekomster i form av poster/rader som matchar ett eller flera villkor. Funktionen är mycket användbar för att få ut statistik från ett underlag eller att skapa rapporter som både kan vara statiska eller dynamiska. Resultatet från ANTAL.OMF [COUNTIF] är egentligen det samma som att filtrera en tabell/lista på en eller flera kolumner som då motsvarar villkor och sedan visar de poster/rader som matcher villkoret. Syntax

=ANTAL.OMF(villkorsområde1;villkor1;…) = COUNTIF(range1; criteria1;…) Första argumentet villkorsområde1 [range1] är det område villkoret finns, exempelvis B2:B100. Andra argumentet villkor1 [criteria1] är villkoret i form av en textsträng, exempelvis "Syd" (inom dubbla citattecken). Sedan kan man fylla på med fler villkor, då utökas argumenten med villkorsområde2 och villkor2 och så vidare. Tänk på att vid flera villkor så räknas villkoren på samma rad i en tabell/lista med OCH mellan varje villkor. Det betyder att samtliga villkor behöver uppfyllas för att raden/posten ska räknas i funktionen. Detta kan jämföras med filtrering. Villkor och varianter Tänk på att villkoret behöver vara en textsträng och det får man genom att ange villkoret inom dubbla citattecken. Även om det finns undantag så blir det alltid rätt att använda citattecken. Vidare kan man använda jämförelseoperatorer för villkor på numeriska värden: Tecken = < > <= >= <>

Förklaring Lika med Mindre än Större än Mindre än och lika med Större än och lika med Inte lika med

För att göra villkor dynamiska kan man använda en cellreferens som villkor. Är det statiska villkor som matchar exakt villkoret från en cell behövs inte dubbla citattecken. Men om villkoret kombineras med jämförelseoperatorer så behöver hela villkoret göras till en textsträng med & -tecknet som exemplen nedan visar: Uttryck Betyder

Sida 134

">"&F7 Större än innehållet i cell F7

"<="&IDAG() Mindre (tidigare) och lika med dagens datum

Infocell AB © 2018

"<>"&"" Inte lika med tomma celler

www.infocell.se


Kapitel 4 - Formler - Matematiska och Statistiska funktioner Exempel I detta exempel har vi en försäljningslista med fyra kolumner (Datum, Säljare, Region och Ordersumma). Med funktionen ANTAL.OMF [COUNTIFS] och villkor ska vi räkna fram antal förekomster som stämmer överens med uppsatta villkor. Alla exempel här med ANTAL.OMF [COUNTIFS] använder samma underlag.

För varje exempel gör vi två varianter, en statisk med hårdkodat villkor och en annan med dynamiskt villkor. 1. Hur många säljorder har Adam? Villkorsområdet blir listans B-kolumn och villkoret sätts inom dubbla citattecken. Den dynamiska varianten hämtas villkoret från cellen F6. Den dynamiska varianten har fördelen att, ändras innehållet i F6 så blir det ett nytt villkor till funktion och ett annat resultat. 2. Hur många säljorder har Mark som är större än 1500 €? Nu är det två villkor och båda behöver uppfyllas för att räknas. Villkorsområde1 och villkor1 från Bkolumnen och villkorsområde2 och villkor2 från D-kolumnen. Den statiska varianten har villkoren inom citattecken. Den dynamiska varianten hämtar från F6 och sedan en jämförelseoperator (större än) sammanfogat med F7 till en textsträng som utgör villkoret. 3. Antal säljorder i mars?

Här blir villkorsområde1 och villkorsområde2 samma, dock med olika villkor. För att fånga upp alla rader i mars behöver man då göra två villkor för större än och lika med 1 mars OCH mindre än och lika med 31 mars. En annan fördel med dynamiska villkor är att villkoret blir visuellt för läsaren. Vidare kan man använda sig av Dataverifiering och skapa valbara listor för att enkelt växla mellan fasta värden/villkor och visa nytt resultat. www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 135


Kapitel 4 - Formler - Leta upp-funktioner Kombinera INDEX och PASSA Med PASSA [MATCH] kan vi få en position i form av ett tal och det är precis vad INDEX [INDEX] behöver för att returnera innehållet från samma position. Genom att kombinera INDEX [INDEX] och PASSA [MATCH] kan man få fram innehållet från en bestämd position i exempelvis en tabell. I detta exempel har vi en tabell med värden knutna till etiketter i både rad och kolumn med månader och städer i en matris. Genom att ange en stad och en månad ska värdet för ned exakta skärningspunkten i matrisen visas. Detta kan man lösa genom att kombinera INDEX [INDEX] med PASSA [MATCH]. Den kombinerade formeln blir enligt bilden nedan:

1. Första argumentet i INDEX (matris [array]), området för alla värden i matrisen månad/stad. 2. Andra argumentet (rad [row_num]) använd PASSA [MATCH] för att hitta rätt rad, letauppvärde B22 (Östersund) och letauppvektor är all städer (A4:A17) och typ [match_type] 0 för exakt matchning. 3. Tredje argumentet (kolumn [column_num]), återigen PASSA [MATCH] för att hitta rätt kolumn, letauppvärde C22 (Februari) och letauppvektor alla månader (B3:M3) och typ 0 för exakt matchning. Resultatet blir skärningspunkten för valda letauppvärden (Östersund och Februari). PASSA [MATCH] resulterar i ett värde för respektive rad och kolumn så förenklat blir funktionen INDEX [INDEX] följande: =INDEX(matris;2;8).

Sida 154

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 4 - Formler - Leta upp-funktioner LETARAD vs. INDEX + PASSA LETARAD [VLOOKUP] är en väldigt bra letaupp-funktion men den har en begränsning. Den kan endast söka från vänster till höger. Om man har ett område och använder LETARAD [VLOOKUP] så behöver letauppvärdet finnas i den första kolumnen till vänster i listan/tabellen och sedan returneras svaret från en annan kolumn till höger om denna kolumn. Med INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] kan man göra sökningen tvärt om, eller rättare sagt sök i vilken kolumn som helst och returnera svaret från vilken annan kolumn som helst i samma område. Detta fungerar för att positionen är den samma fast i olika kolumner. Med några enkla exempel kan vi illustrera skillnaderna. Viktigt att tänka när man använder INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] är att områdena behöver vara lika stora och ligga i samma relativa position jämförelsevis till varandra. I detta exempel (se bilden nedan) finns det två sätt att ta visa namnet på säljaren med ett bestämt anställningsnummer. •

LETARAD [VLOOKUP] – fungerar alldeles utmärkt

eftersom letauppvärdet finns i första kolumnen av tabellen och funktionen returnerar resultatet från 3:e kolumnen. •

INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] – här söker vi med PASSA [MATCH] i A-kolumnen efter rad-

positionen och sedan används den positionen för att visa svaret från C-kolumnen. Ett något längre alternativ att skriva men vid väldigt stora tabeller är den här metoden mycket mer effektiv.

LETARAD [VLOOKUP] läser in hela dataområdet medan INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] endast behöver läsa in aktuella kolumner. Det betyder att en tabell med 50 kolumner så behöver INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] bara använda 2 av dessa medan LETARAD [VLOOKUP] behöver läsa in alla 50 kolumner.

Nästa exempel då INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] helt slår ut LETARAD [VLOOKUP], returnera svar i en kolumn till vänster om sökkolumnen. I samma exempel som ovan men den högra tabellen är förutsättningarna att söka på en säljare och returnera orten (kolumn till vänster). •

INDEX + PASSA [INDEX + MATCH] gör jobbet då

Passa-funktionen söker upp positionen i I-kolumnen och använder det värdet till motsvarande område i H-kolumnen.

www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 155


Kapitel 5 - Hantera data - Exceltabeller Utsnitt till tabeller Från och med Excel 2013 kan man skapa och använda utsnitt direkt till tabeller. Utsnitt [Slicer] är ett enkelt sätt att filtrera tabellen visuellt. Det är enkelt att använda och visar väldigt hur en tabell är filtrerad. För att använda utsnitt, placera markören i tabellen och går in under menyfliken Design och klickar på knappen Infoga utsnitt [Insert Slicers] som finns i gruppen Verktyg [Tools].

Dialogrutan Infoga utsnitt [Insert Slicers] visas med kryssrutor för alla rubriker i tabellen. Kryssa i de rutor/kolumner för vilka du vill skapa utsnitt och kunna filtrera tabellen på. I exemplet kryssas alternativet Avdelning för att kunna filtrera tabellen på detta. Välj ett eller flera utsnitt och klicka på OK.

Ett utsnitt skapas bredvid tabellen. Utsnitt [Slicer] är ett så kallat objekt och ligger ovanpå rutnätet precis som exempelvis textrutor, bilder och diagram. Det går att placera utsnitten var som helst genom att dra och släppa dem till önskat ställe. Sedan kan man även ändra storlek på utsnittet för att anpassa innehållet. Utsnittet innehåller alla enskilda element för den aktuella kolumnen. I bilden nedan finns ett utsnitt för kolumnen Avdelning. Genom att klicka på en avdelning (Ekonomi) så filtreras tabellen (2).

För att radera filtreringen, klicka på ikonen med tratt och kryss längst upp till höger i utsnittet. För att markera flera element i utsnittet samtidigt så håll ner Ctrl-knappen samtidigt som man klickar med musen på knapparna för elementen i utsnittet. www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 205


Kapitel 7 - Pivottabeller - Formatera och summera pivottabell Rapportlayout Du har möjlighet att välja mellan tre typer av Rapportlayout [Report Layout] för dina pivottabeller; Kompakt format [Compact Form], Dispositionsformat [Outline Form] och Tabellformat [Tabular Form]. Bilden längst ner på sidan visar skillnaden mellan de tre olika formaten. Som standard skapas pivottabeller i Kompakt format. Kompakt format tar mindre plats bredden då grupperade rader placeras inom samma kolumn med ett litet indrag. För Dispositionsformat och Tabellformat gäller att grupperade rader placeras i egna kolumner. Fördelen

med egna kolumner är att grupperingen framträder tydligare och det är också enklare att till exempel kopiera uppgifter från pivottabellen. En annan fördel med Tabellformat är att namnet på radetiketter och kolumnetiketter syns med dess riktiga namn. Se skillnaden mellan layouterna nedan.

Som du ser i bilden nedan så visas summeringarna ovanför data i Kompakt format [Compact Form] och i Dispositionsformat [Outline Form]. För Tabellformat [Tabular Form] gäller delsummering nedanför data, vilket är ytterligare ett argument att använda Tabellformat [Tabular Form].

Alla inställningar för layout finns i menyfliken Design [Design] i gruppen Layout [Layout]. Genom att klicka på knappen Rapportlayout [Report Layout] kan du välja önskad layouttyp.

Sida 252

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 7 - Pivottabeller - Formatera och summera pivottabell

Totalsumma och Delsummor I pivottabeller väljer du själv om du vill visa totalsumma för dina rader respektive kolumner. För att ta bort eller lägga till totalsummor går du till menyfliken Design [Design] och klickar på knappen Totalsumma [Grand Totals]. Där väljer du vilket av de fyra alternativen man vill ha i din pivottabell (se bilden).

I bilden nedanför syns två pivottabeller skapade av samma data. Den vänstra har totalsummor för både rader och kolumner och den till höger har inga totalsummor alls. Som standard skapas pivottabellerna med totalsumma på för rader och kolumner.

Har du pivottabeller som är grupperade på rader och/eller kolumner så kan det vara bra att veta hur du kan hantera delsummor. Delsummor är som standard aktiverade för både rader och kolumner. För att ta bort eller www.infocell.se

Infocell AB © 2018

Sida 253


Kapitel 7 - Pivottabeller - Formatera och summera pivottabell lägga till delsummor går du in under menyfliken Design [Design] och klickar på knappen Delsummor [Subtotals]. Där väljer du vilket av de tre alternativen du vill ha i din pivottabell (se bilden nedan).

Hur delsummor visualiseras i pivottabellen beror lite på vilken layout du har valt. För rapportlayouten Kompakt format [Compact Form] och Dispositionsformat [Outline Form] visas delsummorna ovanför dina data och för Tabellformat [Tabular Form] visas delsummorna nedanför data. För att ändra hur delsummorna visas gör du ett val i knappen Delsummor [Subtotals] enligt bilden ovan. Det fungerar även att högerklicka på den nivån där man vill tillämpa en delsumma och välja Delsumma [Subtotal]. Se bilden nedan.

Standardinställningar för pivottabeller Har du en uppdaterad version av Excel 2016 eller senare kan du ställa in standardinställningar för dina pivottabeller. De nya inställningarna är något som saknats av många pivottabellanvändare. Det som du tidigare gjort med manuella klickningar eller skapat makron för, kan du nu sätta som standard. Du kan till exempel sätta delsummor nedanför data och rapportlayouten Tabellformat som standard. Redigera standardlayout Klicka på Arkiv [File]  och Alternativ [Options] ❖ för att öppna dialogrutan Excel-alternativ [Excel Options]. Under Data  hittar du de nya inställningarna. Klicka sedan på Redigera standardlayout [Edit Default Layout]  för att ställa in pivottabellernas standardlayout. Sida 254

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 8 – Power Query - Hämta och transformera data Kapitel 8 – Power Query Hämta och transformera data Power Query är ett tilläggsprogram som från Excel 2016 finns inbyggt i Excel. Power Query hittar du under menyfliken Data och gruppen Hämta och transformera data [Get & Tranform Data]. Har du Excel 2010/2013 kan du gratis ladda ner tilläggsprogrammet hos Microsoft. Då ligger samma funktionalitet i en egen menyflik med namnet Power Query.

Power Query är ett fantastiskt verktyg där du kan hämta data från i stort sett alla datakällor och samtidigt omvandla dina data på en mängd olika sätt för att forma dina data på det viset du behöver för din analys eller rapportering. Kort summerat gör Power Query följande: • • •

Hämta data från olika datakällor Tvätta, omvandla och kombinera dina data Ladda in dina data till Excel eller Power Pivot

Med andra ord: Power Query är ett kraftfullt ETL-verktyg. (ETL står för Extract Transform Load). Användningsområdena är många. Du kan använda det för att snabbt och enkelt konsolidera data. Du kan använda det som ETL-verktyg när du hämtar dina data till datamodell i Power Pivot. Du kan också använda det för att ersätta VBA-kod och makron genom att skapa en mängd automatiseringar i Excel utan att behöva använda dig av kod. Det kan vara allt från enkla arbetsmoment till avancerade flertaliga operationer. Jobbar du mycket i Excel lovar vi dig att Power Query (rätt använt) kommer att spara dig många timmar. Du kan byta ut repetitiva arbetsmoment mot effektiva flöden som du skapar i Power Query. Dessutom ökar du säkerheten och minimerar manuella misstag vid hantering av data. Nedan ser du några exempel på vad du kan göra i Power Query: Hämta data från i stort sett alla datakällor Konsolidera/slå samman flera tabeller Aggregera detaljerade tabeller till grupperade/summerade tabeller ”Unpivotera” data för att möjliggöra analys med pivottabeller Slå ihop tabeller – olika typer av ”join” – automatiserad LETARAD Automatiskt dokumenterade steg i Power Query Eget frågespråk (M) med otroliga programmeringsmöjligheter Gör första dataposten till kolumnrubriker Sök och ersätt text Sida 278

Ta bort kolumner, rader, tomma rader, felvärden Konvertera datatyper (till exempel datum, text, tal) Ladda upp din data till Exceltabeller eller direkt in i Power Pivot Sammanfoga och bryta isär kolumner Sortera/filtrera kolumner Skapa beräknade kolumner Transponera tabeller, vända dataordning i tabell m.m. Fylla cellvärden nedåt/uppåt Läsa in flera filer från en mapp

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Kapitel 8 â&#x20AC;&#x201C; Power Query - Tvätta data â&#x20AC;&#x201C; ett exempel I det här kapitlet redovisar vi nĂĽgra exempel pĂĽ vad Power Query kan användas till. Vill du proffs pĂĽ att bemästra Power Query rekommenderar vi vĂĽr bok Power Query â&#x20AC;&#x201C; fĂśr Excel och Power BI eller vĂĽr e-kurs pĂĽ www.officekurs.se där bokens innehĂĽll, videofilmer och mycket mer ingĂĽr.

Tvätta data â&#x20AC;&#x201C; ett exempel Varje vecka analyserar och sammanställer du fĂśrsäljningen per region och stad fĂśr varje kund. Rapporten/listan du fĂĽr ut frĂĽn ditt system ser ut enligt bilden bredvid. I exemplet är listan bara 30 rader fĂśr att enkelt visa, men tänk dig att det i verkligheten är 3000 rader istället. Du behĂśver kunna summera hur mycket du sĂĽlt per kund och du behĂśver kunna filtrera pĂĽ olika regioner/städer/kunder och se fĂśrsäljningen totalt fĂśr olika kombinationer. DĂĽ har du ett problem med denna rapport/lista. Ett problem är att du har tomma celler, vilket omĂśjliggĂśr till exempel en filtrering av rader. Du har ocksĂĽ lärt dig fĂśrdelarna med pivottabeller och skulle vilja analysera dessa data med en eller flera pivottabeller och pivotdiagram. FĂśrutom att fylla tomma celler med värden frĂĽn cellerna ovan, behĂśver du även se till att delsummorna och totalsumman elimineras. GĂśr du detta manuellt fĂśr dina 3000 rader data lär det ta en liten stund, men framfĂśr allt fĂĽr du gĂśra jobbet varje vecka om och om igen. Dessutom är det ett â&#x20AC;?trĂĽkigtâ&#x20AC;? Exceljobb att gĂśra. Allt detta kan du ĂĽstadkomma med nĂĽgra fĂĽ musklickningar genom att använda Power Query. Dessutom slipper du att nĂĽnsin gĂśra om jobbet igen đ&#x;&#x2DC;&#x160;. StĂĽ nĂĽgonstans i rapporten och klicka pĂĽ knappen FrĂĽn tabell/intervall [From Table/Range] i menyfliken Data. Dialogrutan Skapa Tabell [Create Table] dyker upp och du bekräftar med OK. Nu Ăśppnas tilläggsprogrammet Power Query i ett nytt fĂśnster (FrĂĽgeredigeraren [Query Editor]).

I Power Query har du fyra menyflikar; Start [Home], Transformera [Transform], Lägg till kolumn [Add Column] och Visa [View]. www.infocell.se Infocell AB Š 2018 Sida 279


Kortkommandon och funktioner svenska/engelska - Kortkommandoguide

Kortkommandon och funktioner svenska/engelska Kortkommandoguide

KORTKOMMANDON - ALLMÄNT

Sida 292

Kortkommando SV (EN)

Beskrivning

Ctrl + C

Kopiera

Ctrl + V

Klistra in

Ctrl + X

Klipp ut

Ctrl + Z

Ångra

Ctrl + Y

Gör om

Ctrl + T eller Ctrl + L

Skapa Exceltabell

Ctrl + B (Ctrl + F)

Sök

Ctrl + H

Ersätt

Ctrl + Q

Snabbanalys (Excel 2013 eller senare)

Ctrl + E

Snabbfyllning (Excel 2013 eller senare)

Ctrl + D

Kopiera och klistra in innehåll/formel från cell ovan

Ctrl + Shift + 2

Kopiera och klistra in värdet från cell ovan

Ctrl + R

Kopiera och klistra in innehåll/formel från vänster

Ctrl + Shift + L

Visa/dölja filter

Alt + Shift + Högerpil

Gruppera (rader/kolumner)

Alt + Shift + Vänsterpil

Dela upp grupp (rader/kolumner)

Ctrl + 8

Visa/dölj gruppering

Alt + F1

Infoga standarddiagram i befintligt kalkylblad

F11

Infoga standarddiagram i ny flik

Alt + Nedåtpil

Välja ur droplista i en cell (dataverifiering)

Alt + D + P

Öppna "gamla" pivottabellguiden

Alt + F11

Öppna VBA-editorn

Alt + F4

Stäng program (till exempel Excel, VBA-editorn)

Alt + F8

Dialogrutan Makro

Alt eller F10

Aktivera menyfältet

Ctrl + F1

Visa/dölj menyfliksområdet

Ctrl + G eller F5

Dialogrutan Gå till

Ctrl + Shift + .

Infoga aktuellt klockslag

Ctrl + Shift + ,

Infoga aktuellt datum

Ctrl + I (Ctrl + K)

Infoga hyperlänk

Esc

Avbryta kommando eller återgå från dialogruta

F1

Hjälpfunktionen

F2

Redigera aktiv cell

F7

Öppna stavningskontroll

Infocell AB © 2018

www.infocell.se


Index – Sakregister

A Absoluta och relativa cellreferenser .. 118 AND ................................................... 129 Anpassad lista .................................... 177 ANTAL ................................................ 131 ANTAL.OMF ....................................... 134 ANTAL.TOMMA ................................. 132 ANTALV .............................................. 132 Arbetsboksvyer ...................................... 7 Autofyll ................................................ 17 Autosumma ......................................... 29 AVRUNDA .......................................... 139 AVRUNDA.NEDÅT .............................. 139 AVRUNDA.UPPÅT .............................. 139

B Beräknat fält ...................................... 261 Beräkningar ......................................... 27 BETALNING ........................................ 156 BYT.UT ............................................... 148

C Centrera över markering ..................... 34 Cirkeldiagram....................................... 78 CLEAN ................................................ 147 CONCAT ............................................. 144 CONCATENATE................................... 144 COUNT ............................................... 131 COUNTA ............................................. 132 COUNTBLANK .................................... 132 COUNTIFS .......................................... 134

D DAG.................................................... 163 Dataetiketter ....................................... 78 Datastaplar .......................................... 52 Dataverifiering ................................... 190 Datum ................................................ 162 DAY .................................................... 163 Definierade namn .............................. 213 Delsumma .......................................... 218 DELSUMMA ....................................... 136 Diagram ............................................... 75 Diagrammall ...................................... 100

E ELLER ................................................. 129 Ersätt ................................................... 71

ERSÄTT ............................................... 148 Exceltabell .......................................... 201 EXTEXT ............................................... 143

F Felmeddelanden .................................. 26 Filtrera ............................................... 181 Finansiella funktioner ........................ 156 FIND ................................................... 147 Flytta och kopiera ................................ 19 Formatmall........................................... 37 Formelgranskning .............................. 123 Funktioner svenska/engelska............. 296 FV ...................................................... 158 Fyllningsfärg ......................................... 36 Färgskalor ............................................ 53 Förflyttning .......................................... 14

G Get & Tranform Data ......................... 278 Gruppering ......................................... 221

H Hantera blad ........................................ 41 HITTA ................................................. 147 Hyperlänkar ......................................... 73 Hämta och transformera data ........... 278 HÖGER ............................................... 143

I IDAG ................................................... 163 IF ...................................................... 126 IFERROR ............................................. 128 Ikonuppsättningar................................ 54 INDEX ................................................. 151 Infoga funktion .................................. 114 ISOVECKONR ...................................... 163 ISOWEEKNUM .................................... 163

K Kantlinjer ............................................. 36 kolumnbredd ....................................... 39 Kombinationsdiagram .......................... 82 Kommentarer....................................... 23 Kortkommandon ................................ 292

L LEFT ....................................................143 LETARAD.............................................149 Linjediagram.........................................77 Lås rubrikrad ........................................41 Länkning .............................................121

M Makro .................................................285 Makrosäkerhet ...................................290 Markering.............................................12 MATCH ...............................................153 MAVRUNDA .......................................139 Menyflikar ..............................................5 Menyfliksområde ...................................5 Dölja menyfliksområdet ....................5 MID ....................................................143 Miniatyrdiagram ..................................89 MONTH ..............................................163 MROUND............................................139 Målsökning .........................................198 MÅNAD ..............................................163

N NPER...................................................161

O OCH ....................................................129 OM .....................................................126 OMFEL ................................................128 OR ......................................................129

P PASSA .................................................153 PERIODER ...........................................161 Pivotdiagram ......................................263 Pivottabell ..........................................228 autopassning .................................259 Delsummor ....................................253 Filtrera ...........................................241 Gruppera .......................................239 markera, flytta, radera ..................238 Pivottabellformat ..........................251 Rapportlayout ...............................252 Sortera...........................................248 Standardinställningar ....................254 Totalsumma ..................................253 Uppdatera .....................................236


Utsnitt ........................................... 267 Visa detaljer .................................. 237 Pivottabellfält .................................... 233 PMT ................................................... 156 Power Pivot ....................................... 273 Power Query ...................................... 278 PowerPoint ........................................ 103 PRODUKTSUMMA.............................. 140 Programfönstret .................................... 4

R Radbrytning ......................................... 33 Rader och kolumner ............................ 39 Radera ................................................. 16 Radhöjd ............................................... 39 RATE .................................................. 160 Rekommenderade pivottabeller ........ 230 RENSA ................................................ 147 REPLACE............................................. 148 RIGHT ................................................. 143 ROUND .............................................. 139 ROUNDDOWN ................................... 139 ROUNDUP .......................................... 139 RÄNTA................................................ 160

S SAMMAN ........................................... 144 SAMMANFOGA .................................. 144 Sammanfoga celler .............................. 34 SEARCH .............................................. 147 Skapa mall............................................ 44 Skydda blad ....................................... 224 Skydda fil ........................................... 226 Skydda strukturen ............................. 225 SLUTVÄRDE ........................................ 158 Snabbanalys ....................................... 106 Snabbfyllning ..................................... 187 Snabbåtkomst ........................................ 8 Soldiagram ........................................... 87

Sortera ............................................... 172 Sortera efter färg .......................... 174 Sparklines ............................................. 89 Standarddiagram ................................. 94 Stapeldiagram ...................................... 76 Staplat fraktionsytdiagram .................. 84 Staplat ytdiagram ................................. 83 STÄDA ................................................ 147 SUBSTITUTE ....................................... 148 SUBTOTAL .......................................... 136 SUMIFS ............................................... 133 SUMMA.OMF ..................................... 133 SUMPRODUCT ................................... 140 Sunburst ............................................... 87 Sök ....................................................... 69 SÖK..................................................... 147

T Tabell ................................................. 201 Tabell - utsnitt .................................... 205 Talformat ..................................... 38, 168 Anpassa talformat ......................... 168 teckenfärg ............................................ 31 Teckensnitt .......................................... 31 teckenstorlek ....................................... 31 TEXT ................................................... 146 Text till kolumner ............................... 210 Textfunktioner ................................... 143 TEXTJOIN ............................................ 145 TEXTNUM ........................................... 144 Tid ...................................................... 164 Tidslinje .............................................. 272 TODAY ................................................ 163 Treemap ............................................... 88 TRIM................................................... 147

U Understrykning .................................... 31 upphöjt text ......................................... 32

Utskrifter ............................................110 Utskriftsrubriker .................................110 Utsnitt ................................................267

V,W Valbar lista .........................................194 VALUE.................................................144 Vattenfallsdiagram ...............................85 VECKONR............................................163 WEEKNUM .........................................163 Villkorsstyrd formatering .....................47 Datastaplar ......................................52 Dubbletter .......................................55 Färgskalor ........................................53 Ikonuppsättningar ...........................54 med egen formel .............................56 Redigera regler ................................58 Ta bort regel ....................................49 Visningslägen .........................................7 VLOOKUP ...........................................149 VÄNSTER ............................................143

Y YEAR ...................................................163 Ytdiagram .............................................83

Z Zooma ....................................................7

Å Ångra ....................................................16 ÅR ......................................................163


Excelhandboken - din guide i Excel av Robert Larsson och Tobias Ljung

Boken Excelhandboken är boken för dig som vill ha en heltäckande Excelbok – varken grund eller fördjupning – utan både och. Boken passar både för självstudier och som kursli�eratur för Excelkurser. Som utbildningsmaterial kan den användas för såväl grundkurser, fördjupningskurser som avancerade kurser i Excel. Boken innehåller 300 sidor i fyrfärgstryck och A4-format. Den är skriven på svenska, men även om du har en engelsk version är boken fylld med översä�ningar för funk�oner och knappbeskrivningar. Excelhandboken – helt enkelt din guide i Excel!

Förfa�arna Tobias Ljung är utbildad civilekonom och har arbetat som ekonomichef, controller, redovisningskonsult och beslutsstödsansvarig. Han har arbetat dagligen i Excel i mer än 20 år och utbildat i programmet sedan 2004. Tobias utbildar i Excel runt om i hela Sverige. Förfa�are av Excelli�eratur och e-Learning via www.officekurs.se. Robert Larsson är IT-pedagog och har djupa kunskaper inom Excel och övriga Officeprogram. En omtyckt kursledare som är lyhörd och har en härlig förmåga a� anpassa sig �ll gruppens kunskapsnivå. Mer än 20 års erfarenhet av utbildning i Officepaketet och liksom Tobias producerar Robert även e-Learning.

ISBN 978-91-981381-3-9

9 789198 138139

9789198138139  
9789198138139