9789186293635

12 TALARES TANKAR OM

MOTEN NATIONAL SPEAKERS ASSOCIATION OF SWEDEN

Utgiven av Blue Publishing, www.blue.se i samarbete med National Speakers Association of Sweden © NSA Sweden 2019 Andra boken i serien 12 talares tankar redaktör: Antoni Lacinai omslag och grafisk Form: Stefan Lundström isbn: 978-91-86293-63-5 tryck: Scandbook, Falun 2019

INNEHÅLL Ordförandes förord | 5 Redaktörens förord | 7

Del 1: Det större mötet | 9 ELISABETH WAHLIN Guide till framgångs­­rika möten för dig som arrangör | 11 Sabinije von Gaffke Så modererar du konferensen | 24 Angeli Sjöström Hederberg Panelsamtal – få publikintresset att stanna kvar och budskapet att gå hem | 36 Tommy Brotte Digital interaktivitet – aktiva deltagare istället för passiv publik | 48 Åsa Lindell Konsten att facilitera: små medel, medvetna val | 60 Thomas Hartman 29 insikter och 5 verktyg – när du jobbar med kreativa möten som utvecklingsverktyg | 71

Del 2: Det mindre mötet | 85 Micke Darmell Möten spelar roll – Interna möten spelar roll! | 86 Mia Liljeberg Att leda interna möten | 97 Antoni Lacinai Så leder du virtuella möten | 108 Erik Mattsson Så leder du en workshop | 118 Jan Tern Möten, möten, möten – skapar de stress eller effektivitet? | 131 Charlotte Signahl Att inkludera vid möten | 142 Efterord | 151

ORDFÖRANDES FÖRORD

»V

I SKRIVER EN BOK!«

Så inledde Antoni Lacinai punkten »Övriga frågor«, på ett styrelsemöte i National Speakers Association.

Han fortsatte: »Vi delar med oss av vår samlade kunskap. En bok kan handla om kommunikation. En annan om möten.

En tredje om framtiden eller ledarskap. Vad tror ni?« Vi tittade oss omkring, nickade och leenden spreds i rummet. Där och då var det hela igång: Ett gemensamt bokprojekt för att få visa upp talarföreningens många medlemmars kunskap.

Och nu läser du den andra boken vi skapat tillsammans. Den förs­ta boken handlar om kommunikation, den här har möten i fokus.

I vår förening finns så mycket bildning. Vi är föreläsare, moderatorer, facilitatorer, workshopledare och utbildare. Vi är handelsresande i att få organisationer, grupper, företag och människor att lyfta. Att belysa, förstärka, ifrågasätta och ibland glädja publiken.

För det är just du som är vår publik, som är viktigast för oss. Utan dig har vi ingen att mötas med. Vi drivs av att utveckla vår bransch och vår egen kompetens vidare, så att vi kan skapa så mycket nytta som möjligt där ute på vår planet. Det är med stolthet jag, som ordförande för denna församling av lärdom, får skriva förordet till för-

6 | 12 TALARES TANKAR OM MÖTEN

eningens andra bok. Jag önskar att du som läsare ska få mycket nöje och nytta av dessa samlade texter.

Att du, just du, ska få ta del av några av de många olika sidor som finns inom det enorma ämnet möten. Det behövs i dessa tider av splittring, stuprörstänk och effektivisering. Att belysa aspekten utifrån tolv olika perspektiv skapar en mångfald och en möjlighet att reflektera vidare.

Mycket nöje!

Anders Lundin Ordförande, Talarföreningen, NSA Sweden Om du arbetar som professionell föreläsare eller moderator är du varmt välkommen in i gänget! Fyll i din anmälan via vår hemsida: https://talarforeningen.se.

REDAKTÖRENS FÖRORD

V

I H A R H A F T M ÖT E N så långt tillbaka som vi kunnat kom-

municera. Förr satt vi runt lägerelden och delade minnen och insikter. Vi satt i tält och grottor och hjälptes åt att komma fram till hur vi skulle samarbeta och agera. Vi spred ut kartor över stora bord och diskuterade bästa rutten till ett land i fjärran. Det enda som ändrats mellan då och nu är tekniken – och möjligen demokratin. En sak är dock säker: Vi kommer att ha möten även i framtiden. Vi vill mötas. Vi behöver mötas.

Att ha många möten är ingen konst. Att ha bra möten är en helt annan sak. Den här boken ger dig 12 professionella föreläsares och moderatorers tips och tankar om olika möten. Stora events och konferenser liksom mindre internmöten och workshops. Vi som skrivit boken bjuder på en uppsjö av praktiska tips som gör att dina möten kan bli så mycket bättre.

Du får svar på frågor som: Hur arrangerar du ett möte? Hur inkluderar och involverar du? Hur använder du teknik på ett bra sätt? Hur ska du tänka strategiskt och praktiskt för att mötet ska hjälpa er verksamhet framåt och ge er ett roligare jobb på köpet?

Boken är grovt uppdelad i två delar: Det större mötet och det mindre mötet. Varje kapitel står ändå på egna ben, så du kan läsa den i precis vilken ordning du vill. Författarna är: Angeli Sjöström

8 | 12 TALARES TANKAR OM MÖTEN

Hederberg, Antoni Lacinai, Charlotte Signahl, Elisabeth Wahlin, Erik Mattsson, Jan Tern, Mia Liljeberg, Micke Darmell, Sabinije von Gaffke, Thomas Hartman, Tommy Brotte och Åsa Lindell.

Låt oss hjälpas åt att ha riktigt bra möten framöver. För det är i mötet med en annan människa som vi blir till.

DEL 1 DET STÖRRE MÖTET

E L I S A B E T H WA H L I N

GUIDE TILL FRAMGÅNGS­­RIKA MÖTEN FÖR DIG SOM ARRANGÖR

A

T T A R R A N G E R A O C H G E N O M FÖ R A ett större möte kan vara ett av de mest spännande och utmanande projekt du genomför. Vad behöver du tänka på för att lyckas, och hur undviker du fallgroparna?

På följande sidor delar jag med mig av de viktigaste punkterna i min mötesguide, som hjälpt mig att arrangera framgångsrika möten under många år. Guiden är uppdelad i tre faser: innan, under och efter mötet och är en blandning av checklistor, egna erfarenheter, »best practices« och citat.

»Att mötas är en konst. Om det inte vore det, skulle det inte vara någon konst.«

Vem är du?

Jag är en mycket nyfiken entreprenör, författare och mötesproducent, som skapat upplevelser för tiotusentals medarbetare och chefer. Efter att i över 25 år stått vid rodret kring stora events och möten har jag de senaste tio åren även förflyttat mig ut på scenen som inspiratör och talare. Dessutom coachar jag chefer som arrangerar olika typer av möten inom näringslivet, offentlig sektor och mötesindustrin.

Möten mellan människor är min passion!

Vad föreläser du helst/mest om?

Mitt föreläsarfokus är drivkraft, inställning, bemötande och arbetsglädje. Jag har tagit fram en egen drivkraftsmodell och brinner för att inspirera människor till att hitta sitt eget driv i livet samt få insikt om hur viktig vår inställning är i bemötande med andra – både på jobbet och privat.

Hur kommer det sig?

Som föreläsare vill jag öka insikten om hur våra drivkrafter och vår inställning fungerar. Båda kan påverka oss till ett större välbefinnande och starkare prestation. Det gäller bara att hitta nyckeln.

Som mötescoach älskar jag att se hur ett lyckat möte växer fram och hur du som mötesansvarig kan spara både tid, kraft och kostnader.

Vilket är ditt huvudbudskap i den här boken?

Att framgångsrika möten behöver mycket tid, genomtänkt planering, kreativt bollplank och en stor portion engagemang.

Vad önskar du dig just nu?

Min önskan är att mina tips i denna bok ska lyfta dina möten till en ny nivå. Jag önskar mig också mer tid för spontana möten med kollegor och vänner. Ur sådana möten kan de mest överraskande och kreativa processer starta.

Var kan vi läsa mer om dig och nå dig?

Möten: www.dacapo.se Föreläsningar: www.inspireramera.com Linkedin: www.linkedin.com/in/elisabethwahlin

GUIDE TILL FRAMGÅNGS­­RIKA MÖTEN | 13

Innan mötet Bra research är A och O! Det stora jobbet gör du innan mötet, och ju mer du tar reda på – desto framgångsrikare blir du som arrangör.

Att arrangera ett möte är som att måla en tavla. Först börjar du med att skissa på förutsättningarna och sedan skapar du ett innehåll.

Mitt första stora möte som totalansvarig började med en rivstart!

Min chef gav mig plötsligt en morgon uppgiften att arrangera en kundaktivitet för ett hundratal personer. Vi skulle inviga vårt nya kontor och han tyckte att det skulle vara en bra idé att slå ihop det eventet med en kick-off för våra kunder. Först skulle vi ha ett eftermiddagsmöte i stan för att sedan avsluta med mingel, mat och underhållning på kontoret. »En upplevelse som de skulle minnas länge«, löd ordern. »Det kommer du att fixa galant«, sa han i en bisats och försvann sedan iväg. Kvar satt jag med noll och ingen information, men med höga förväntningar på att detta skulle bli något fantastiskt. Behöver jag nämna att frågetecknen var många just i den stunden?!

Vad är en bra start för att skapa ramar kring ett möte? Jo, frågor!

• • • •

Vad är syftet med mötet?

Hur ska programmet se ut?

Vilken anläggning och miljö passar bäst?

Finns det en budget för mötet?

Syfte Innan du gör ditt första penseldrag bör du ha svaret på följande frågor: • • • • •

Varför ska vi ha mötet?

Vilket typ av möte är det?

Vad ska kommuniceras?

Vilka ska bjudas in?

Vilken känsla ska deltagarna lämna mötet med?

14 | 12 TALARES TANKAR OM MÖTEN

När väl syftet är förankrat kan du börja jobba med programinnehåll och aktiviteter. Vad ni ska göra bestämmer till stor del var ni ska vara.

Program Programteam Se till att du har ett par nyckelpersoner att bolla programmet med – ett så kallat programteam – där du själv är projektledare.

Er uppgift är att skapa ett bra och dynamiskt programinnehåll med både talare och aktiviteter. Att aktivera alla sinnen och därmed integrera budskapet på olika sätt är en klar framgångsfaktor, som ger en öppen och nyfiken atmosfär.

Ta gärna fram ett arbetsnamn på mötet och boka datum i god tid. Då ökar möjligheten att kunna skapa ett bra och balanserat program, få den miljö och anläggning ni vill ha samt att så många deltagare som möjligt kan komma.

GUIDE TILL FRAMGÅNGS­­RIKA MÖTEN | 15

Framtagning av programmet kan ske i två steg, där ni i första steget tar fram olika förslag på programpunkter och i det andra steget gör ett minutschema av programinnehållet – ett så kallat körschema.

STEG 1 – brainstorming gällande programinnehåll • Vilken är den röda tråden – huvudbudskapet?

• Vilka ska tala? Interna föreläsare eller ska någon extern talare hyras in?

• Vilken typ av workshops, aktiviteter och underhållning ska ingå i programmet?

• Ska mötet dokumenteras och spridas till deltagarna efter mötet?

I så fall hur?

!

Variera programpunkterna så att mötet får en dynamik: debatt, föreläsning, workshop, bikupor, fysisk rörelse etc.

STEG 2 – framtagning av körschema När programinnehållet är satt är det dags att göra ett körschema – den plattform som hela mötet vilar på. Förklara gärna dess betydelse för alla inblandade – nyckelpersoner såväl som talare.

Tankar kring körschemat: • Ha en buffert med tid. Du vet aldrig när du kan behöva fler minuter.

• Lägg gärna in kortare pauser för att hämta energi, läsa e-post och ringa samtal.

• Sätt av minst en timme för lunch, så att den blir så energi­ givande som möjligt.

• Skapa marginaler för transporter. Vad händer om en talare blir försenad?

• Ha alltid en plan B om du behöver ändra i körschemat.

!

Var generös med tid för samtal och samvaro!

Det är ofta i pauserna som de nya idéerna får en kick och relationer och team-anda byggs.

H

UR SÄTTER DU UPP ETT MÖTE? Hur inkluderar och involverar du? Hur använder du teknik på ett bra sätt? Hur kan du tänka strategiskt och praktiskt för att mötet ska hjälpa er verksamhet framåt och ge er ett roligare jobb på köpet?

Den här boken ger dig 12 talares och moderatorer tips och tankar om hur du får till bra möten. Allt från stora events och konferenser till mindre internmöten och workshops.

Varje talare har sitt eget kapitel och tillsammans bildar de ett heltäckande pussel som du kommer ha nytta av om du på ett eller annat sätt håller i möten på din arbetsplats.

Avsändare är inte bara författarna utan också talarbranschens egen förening för professionella talare och moderatorer: NSA Sweden (National Speakers association) eller på svenska: Talarföreningen.

Att ha många möten är ingen konst. Att ha bra möten är en helt annan sak.

FÖRFATTARE: Angeli Sjöström Hederberg, Antoni Lacinai, Charlotte Signahl, Elisabeth Wahlin, Erik Mattsson, Jan Tern, Mia Liljeberg, Micke Darmell, Sabinije von Gaffke, Thomas Hartman, Tommy Brotte, Åsa Lindell

ISBN: 978-91-86293-63-5