9789185103997

Innehållsförteckning 1 Börja arbeta med Excel..................... 1 Starta Excel................................................................... 1 Öppna en fil.................................................................. 1 Programinställningar................................................... 2 Markören ..................................................................... 3 Flytta markören via tangentbordet.............................. 3 Med tangenten Enter................................................... 3 Med piltangenter eller tangenten Tabb ...................... 3 Flytta markören med musen........................................ 3 Förändra en befintlig arbetsbok................................... 4 Ange dokumentegenskaper......................................... 4 Skapa en mapp och spara kalkylbladet ....................... 4 Öppna flera arbetsböcker............................................. 5 Växla mellan arbetsböcker........................................... 5 Skapa en ny arbetsbok, skriv och spara........................ 6 Ogiltiga tecken i filnamn.............................................. 7 Spara en befintlig arbetsbok på hårddisk eller diskett.7 Spara en befintlig arbetsbok med ett annat namn (skapa en kopia)........................................................... 7 Spara arbetsbok med lösenord.................................... 7 Ta bort lösenord från en arbetsbok.............................. 9 Flytta en fil................................................................... 9 Använd en mall för att skapa en ny arbetsbok........... 10 Stäng arbetsbok......................................................... 10 Använda hjälpen........................................................ 10 Annan hjälp................................................................ 11 Ta bort arbetsbok....................................................... 12 Stäng kalkylprogrammet........................................... 12 Skärmbilden, arbetsytan och deras delar................... 13 Verktygsfältet Snabbåtkomst.................................... 13 Menyfliksområdet...................................................... 14 Kontextflikar.............................................................. 14 Minimera menyfliksområdet..................................... 15 Formelfältet............................................................... 15 Funktionen Autosumma............................................. 16 Använda bladflikar..................................................... 17 Infoga arbetsblad....................................................... 17 Färgkoda bladflikar.................................................... 18 Rullningslister............................................................ 18

© Skandinaviska Databöcker AB

Statusfält.................................................................... 18 Använda zoomningsverktyget................................... 19 Åtgärdsfönster........................................................... 19 Ändra visningssätt...................................................... 20 Helskärm.................................................................... 20 Hantera fönstervyn.................................................... 20 Ändring av filformat för ett kalkylblad....................... 21 Spara ett befintligt kalkylblad i ett annat filformat... 21 Spara för kompatibilitet med tidigare versioner........ 22 Spara ett kalkylblad som webbsida........................... 23 Spara som mall........................................................... 24 Markera cellområde................................................... 24 Markera med musen.................................................. 24 Markera med hjälp av tangentbordet........................ 25 Ångra ......................................................................... 25 Ångra flera steg.......................................................... 26 Gör om........................................................................ 26 Tillämpningsuppgifter............................................... 26

2 Hantera arbetsböcker.....................29 Gör en kalkyl............................................................... 29 Autofyll....................................................................... 29 Smarta etiketter ........................................................ 30 Summera manuellt..................................................... 30 Kopiera en formel....................................................... 31 Kopiera celler med hjälp av musen............................. 31 Markera cellområde................................................... 32 Markera celler som inte ligger intill varandra (diskontinuerlig markering)....................................... 32 Infoga symboler och datum....................................... 33 Skriva in datum.......................................................... 34 Rader och kolumner................................................... 35 Markera en rad........................................................... 35 Markera en kolumn.................................................... 35 Markera flera rader och kolumner.............................. 36 Markera hela kalkylbladet.......................................... 36 Markera kolumner och rader som inte ligger intill varandra (diskontinuerlig markering)........................ 36 Lägga till rader och kolumner.................................... 37

Excel 2007 grundkurs

i

Ställa in radhöjden..................................................... 38 Autopassa................................................................... 38 Dölja och visa rader.................................................... 39 Ställa in kolumnbredden............................................ 39 Passa markering......................................................... 40 Ställa in en standardbredd för en kolumn.................. 40 Dölja och visa kolumner............................................. 40 Ändra radhöjd eller kolumnbredd med musen.......... 41 Radera rader och kolumner........................................ 41 Centrera över kolumner.............................................. 41 Låsa och låsa upp rader och kolumner....................... 42 Kopiera, klistra in och flytta ...................................... 42 Använd verktygen Kopiera och Klistra in för att kopiera innehåll i celler till en annan del av kalkylbladet....... 42 Använd verktygen Klippa ut och Klistra in för att flytta innehåll till en annan del av kalkylbladet.................. 43 Klistra in special......................................................... 43 Flytta innehåll i celler mellan aktiva arbetsböcker.... 44 Flytta innehåll i celler mellan aktiva kalkylblad......... 44 Sortera och filtrera data............................................. 45 Sortera valda data i fallande och stigande alfabetisk ordning...................................................... 45 Sortera valda data i fallande och stigande nummerordning......................................................... 45 Sortera efter fler kriterier på en gång........................ 46 Sorteringsalternativ................................................... 46 Sortera efter färg........................................................ 47 Autofilter.................................................................... 47 Ta bort Autofilter........................................................ 48 Tabellområde............................................................. 48 Tillämpningsuppgifter............................................... 50

3 Formler............................................53 Detta är en formel...................................................... 53 Använda formler . ...................................................... 53 Formel för addition.................................................... 53 Formel för multiplikation........................................... 54 Klicka på celler för att skapa en formel . .................... 55 Formel för subtraktion............................................... 55 Ändra en formel......................................................... 56 Formler med flera parenteser..................................... 57 Felkontroll och vanliga felmeddelanden som är relaterade till formler ................................................ 58 Likhetstecknet är viktigt............................................ 58 Om du glömt parenteser . .......................................... 58 Hänvisning till en cell som innehåller text................. 59 Cirkelreferens............................................................. 59 Dividera med 0........................................................... 59 Jämföra arbetsböcker................................................. 60 Synkroniserad rullning............................................... 60 Ordna fönster............................................................. 60

ii

Excel 2007 grundkurs

Tillämpningsuppgifter............................................... 61

4 Formatera.......................................62 Formatera text........................................................... 62 Fet, kursiv och understruken stil................................ 62 Ändra teckenstorlek och teckensnitt.......................... 63 Justera textens orientering: centrera, vänster- och högerjustera............................................................... 64 Centrera och arrangera cellinnehåll i ett valt cellområde: uppåt och neråt...................................... 64 Rotera text och ändra indrag...................................... 65 Öka indrag.................................................................. 66 Minska indrag............................................................. 66 Färger......................................................................... 66 Fyllningsfärg.............................................................. 66 Ändra teckenfärg........................................................ 67 Kantlinjer ................................................................... 67 Lägg till kantlinjeeffekter till valt cellområde............ 67 Fler kantlinjealternativ............................................... 68 Talformat.................................................................... 69 Formatera celler för att visa valutasymboler............. 69 Formatera celler för antal decimaler (öka och minska antalet decimaler)......................................... 69 Formatera celler för visning av tusental utan punkt (tusentalsavgränsning).................................... 70 Formatera celler för att visa tal som procent . ........... 70 Formatera celler för att visa tal som datum............... 71 Ställ in fler talformat.................................................. 72 Hämta format ............................................................ 73 Autoformat................................................................. 73 Sök, ersätt och gå till.................................................. 74 Sök efter specificerat cellinnehåll.............................. 74 Använd kommandot Ersätt för ett specificerat cellinnehåll................................................................. 75 Gå till en viss cell........................................................ 75 Stavningskontroll....................................................... 76 Skapa hyperlänkar...................................................... 77 Tillämpningsuppgifter............................................... 79

5 Diagram........................................... 81 Skapa diagram............................................................ 81 Skapa ett stapeldiagram............................................ 81 Ändra färg och utseende på diagram......................... 82 Infoga diagramrubrik................................................. 82 Förklaringsrutan......................................................... 83 Diagram på nytt blad................................................. 83 Storleksförändra diagram.......................................... 84 Flytta och radera diagram.......................................... 85 Formatera diagram . .................................................. 85 Ändra färger på staplar.............................................. 86 Ändra skala................................................................. 87

© Skandinaviska Databöcker AB

Lägga till dataetiketter.............................................. 88 Enstaka etikett........................................................... 89 Ta bort dataetiketter.................................................. 89 Ändra diagramtyp...................................................... 89 Ändra diagram . ......................................................... 90 Ändra befintlig källdata............................................. 90 Lägga till nya celler.................................................... 90 Förhandsgranska och skriva ut diagram.................... 91 Tillämpningsuppgifter............................................... 93

6 Skriva ut..........................................95 Granska kalkylblad innan utskrift ............................. 95 Förhandsgranska ett kalkylblad................................. 95 Använd enkla utskriftsalternativ............................... 97 Utskriftsformat.......................................................... 97 Marginaler.................................................................. 97 Liggande sidformat.................................................... 98 Skalning...................................................................... 98 Pappersstorlek........................................................... 99 Centrera vågrätt och lodrätt....................................... 99 Sidhuvud och sidfot.................................................... 99 Skriva ut stödlinjer, rad- och kolumnrubriker och ange utskriftskvalitet ....................................... 102 Utskriftskvalitet....................................................... 103 Skriva ut en arbetsbok.............................................. 103 Ange utskriftsområde.............................................. 105 Ta bort utskriftsområde........................................... 105 Skriva ut till fil.......................................................... 105 Infoga och ta bort sidbrytning................................. 106 Infoga lodrät sidbrytning......................................... 107 Ta bort lodrät sidbrytning........................................ 108 Förhandsgranska som webbsida.............................. 108 Tillämpningsuppgifter............................................. 109

7 Referenser mellan kalkylblad.......... 111 Vad är en referens?....................................................111 Bladflikshantering.....................................................111 Infoga kalkylblad.......................................................112 Flytta kalkylblad........................................................112 Kopiera kalkylblad.....................................................112 Döpa bladflikar..........................................................113 Ta bort kalkylblad......................................................113 Arbeta med flera kalkylblad......................................114 Länka kalkylblad och koppla formler .......................116 Absoluta referenser...................................................118 Konsolidera data mellan kalkylblad med 3D-referenser........................................................... 120 Tillämpningsuppgifter............................................. 121

8 Arbeta med funktioner..................123 Vad är en funktion?.................................................. 123 Funktionen SUMMA.................................................. 123

© Skandinaviska Databöcker AB

Fler vanliga funktioner..............................................124 Funktionen MEDEL....................................................124 Funktionen MAX........................................................124 Funktionen MIN........................................................ 125 Funktionen OM......................................................... 125 Funktionen ANTALV.................................................. 127 Funktionen NU......................................................... 129 Funktionen DATUM................................................... 129 Funktionen SLUTVÄRDE............................................ 130 Funktionen BETALNING.............................................131 Tillämpningsuppgifter............................................. 132

9 Makron...........................................133 Vad är ett makro?..................................................... 133 Ställa in säkerhetsnivå............................................. 133 Ta bort en betrodd utgivare..................................... 135 Spela in ett makro.................................................... 135 Köra ett makro.......................................................... 137 Köra makro med kortkommando............................. 138 Ta bort ett makro...................................................... 138 Tillämpningsuppgifter............................................. 139

10 Objekt.......................................... 140 Ritverktygen............................................................. 140 Vad är ett objekt?..................................................... 140 Infoga objekt............................................................ 140 Förändra ett ritat objekt............................................141 Radera ett objekt...................................................... 142 Fyll ett ritat objekt med färg.................................... 142 Kantlinjefärg............................................................ 143 Gruppera objekt....................................................... 143 Dela upp grupp......................................................... 143 Ordna objekt............................................................. 143 Figureffekter............................................................ 144 Infoga ClipArt........................................................... 144 Ändra storlek på ClipArt-objekt................................ 146 Ändra egenskaper för bildobjekt.............................. 146 Flytta ClipArt-objekt................................................ 147 Tips om användning av ClipArt-objekt..................... 147 Importera en bildfil till ett kalkylblad...................... 147 Infoga SmartArt....................................................... 148 Infoga andra objekt.................................................. 149 Kommentarer........................................................... 149 Visa och dölja kommentar........................................ 149 Redigera kommentar............................................... 149 Ta bort kommentar................................................... 149 Verktygsfältet Granska............................................. 150 WordArt.................................................................... 150 Ta bort WordArt........................................................ 151 Tillämpningsuppgifter............................................. 151

Sakregister........................................152

Excel 2007 grundkurs

iii

1 Börja arbeta med Excel

1

Börja arbeta med Excel Starta Excel Du kan starta Excel på ett antal olika sätt och ett av de vanligaste är följande: 1. Starta datorn om du inte redan gjort det och klicka på knappen Start som finns till vänster i aktivitetsfältet.

Då du klickar på knappen Start öppnas en meny med några olika alternativ. Ikonen som du startar Excel med hittar du vanligtvis i undermenyn Alla program.

2. Placera muspekaren på undermenyn Alla program, välj Microsoft Office och klicka på alternativet Microsoft Excel i menyn som visas.

Vilka menyalternativ som finns beror på vilka program som är installerade på din dator. Du kan därför ha fler eller färre menyalternativ än vad bilden visar.

3. Maximera fönstret Excel öppnas i (om det inte redan är gjort). Knappen Maximera hittar du överst till höger i programfönstret.

Öppna en fil Nu ska du öppna en färdig fil som följer med materialet. Var övningsfilerna finns måste du veta själv. De kan t.ex. finnas på cd, i ett nätverk (t.ex. om du sitter i en skola och lär dig) eller på internet.

© Skandinaviska Databöcker AB

Excel 2007 grundkurs

1

1 Börja arbeta med Excel

´ Hädanefter används uttrycken fil och arbetsbok synonymt.

1. Klicka på Office-knappen, välj Öppna och leta fram filen Hund.xlsx i dialogrutan som öppnas, klicka en gång på den och klicka på knappen Öppna. Du kan även ta fram dialogrutan Öppna genom att använda kortkommandot Ctrl + O. Office-knappen

Excel-filer som är skapade i version 2007 har tillägget xlsx efter filnamnet.

Om det visas eller ej beror på vilka inställningar som är gjorda på din dator.

I detta material kommer filtillägget att skrivas ut efter filnamnet.

Programinställningar Du kan göra en del inställningar i programmet, t.ex. hur Excel ska visas, vilken mapp som ska visas som standard när du sparar, användarnamn eller hur felkontroll ska ske. För att öppna dialogrutan väljer du Office-knappen och klickar på Excel-alternativ (knappen finns längst ner till höger i menyn som öppnas): Du väljer kategori till vänster i dialogrutan genom att klicka på den.

2

Excel 2007 grundkurs

© Skandinaviska Databöcker AB

1 Börja arbeta med Excel

1. Undersök de olika alternativen utan att ändra något. När du är klar klickar du på knappen Avbryt i nedre högra hörnet i dialogrutan.

Markören Du ska få pröva på att göra några förändringar i arbetsboken Hund.xlsx.

Du kommer att göra en understrykning på en rubrik. Först måste du dock lära dig lite om markören och vilka möjligheter som finns för att flytta den.

För att välja en cell att skriva in siffror eller text i använder du markören. Den ser ut så här, se bild: På bilden till höger har markören placerats i cell A1.

Det ser du dels i namnrutan, dels genom att det på cellens kanter ligger en fetare fyrkant med en liten kvadrat i det nedre högra hörnet. Du ser det även på att rad- och kolumnrubrikerna är markerade med en annan färg.

Flytta markören via tangentbordet Med tangenten Enter Ett vanligt sätt att bekräfta inmatning och flytta markören är att trycka på tangenten Enter. Tangenten kallas också Retur. (I materialet kallas tangenten hädanefter Enter). Markören är placerad i cell A1 i filen Hund.xlsx.

1. Flytta markören till cell A2 genom att trycka Enter.

Då du trycker Enter flyttar du alltså markören neråt.

Med piltangenter eller tangenten Tabb På ditt tangentbord finns 4 piltangenter. Med dem kan du också flytta markören.

2. Tryck på högerpilen på tangentbordet så att cell B2 aktiveras.

3. Tryck Tabb för att flytta markören till cellen C2. Tangenten, som vanligtvis finns på vänstra sidan av tangentbordet bredvid tangenten Q, har oftast två pilar riktade åt motsatt håll.

Flytta markören med musen Markören flyttar du också genom att klicka med muspekaren på den cell du vill aktivera.

4. Flytta markören till cell A3 genom att klicka i cellen.

© Skandinaviska Databöcker AB

Excel 2007 grundkurs

3

1 Börja arbeta med Excel

Förändra en befintlig arbetsbok Nu ska du göra en förändring i arbetsboken Hund.xlsx.

1. Klicka med musen på rubriken Hund (A5) och klicka sedan på verktygsknappen Understruken och bekräfta genom att trycka Enter.

Nu är rubriken understruken.

Ange dokumentegenskaper Skulle du vilja ange lite mer specifika egenskaper för dokumentet klickar du på Office-knappen och väljer Förbered, Egenskaper. Ett antal fält visas över arbetsboken och i dem kan du skriva in lite mer information om filen:

Skapa en mapp och spara kalkylbladet Nu ska du spara kalkylbladet i en mapp som du skapar på valfritt ställe och döper till valfritt namn. I mappen kan du sedan spara de filer du arbetar med i materialet.

2. Klicka på Office-knappen, välj alternativet Spara som och klicka på Excel-arbetsbok.

Dialogrutan Spara som öppnas.

4

Excel 2007 grundkurs

© Skandinaviska Databöcker AB