9789178827992

6283 Word 2008 för Mac.qxp

2008-11-25

14:08

Sida 1

Eva Ansell – Ulrika Nilsson

Eva Ansell – Ulrika Nilsson

MICROSOFT

WORD 2008

Word 2008 för Mac

Vill du lära dig grunderna i programmet Word 2008 för Mac är det här boken för dig. Boken tar steg för steg upp programmets grundfunktioner och du lär dig snabbt att skapa, spara och skriva ut dokument, formatera text, infoga bilder och att arbeta med tabeller och tabbar. Bokens många övningar ger en bra och allsidig träning i programmet. Du laddar gratis hem de övningsfiler som används i boken via vår webbplats www.docendo.se. Där finns även lösningsförslag till bokens samtliga övningar. Ämnen som tas upp är till exempel: • skapa och redigera dokument • spara, stänga, öppna och skriva ut • redigera text • söka och ersätta text • stavningskontrollera text • teckenformat • styckeformat • listor • elementgalleriet • formatmallar och teman • utskriftsformat • tabbar och tabeller • mallar • publiceringslayoutvyn • sidhuvud och sidfot • bilder

WORD 2008 för Mac

Bild på omslaget: Image Source/Matton Images Photodisc/Matton Images

Öka dina kunskaper! Böckerna i serien Visual presenterar på ett överskådligt sätt programmets funktioner och möjligheter för effektiv användning. Över en miljon personer har använt serien för självstudier eller som kurslitteratur.

Eva Ansell – Ulrika Nilsson MICROSOFT

för Mac

1. Introduktion till Word 2008 för MAc A. Docendo-pedagogiken.......................................6 B. Hämta övningsfiler...........................................7 C. Starta programmet...........................................8 D. Avsluta programmet.........................................8 E. Programfönstret................................................9 F. Elementgalleriet..............................................10 G. Verktygslådan.................................................11 H. Alternativknappar...........................................11 I. Inställningar...................................................12 J. Hjälpfunktionen..............................................13

Del 1 Skapa och redigera dokument

2. Skapa nytt tomt dokument..............16 A. Automatiska funktioner vid inskrift.................18 3. Spara dokument.................................19 A. Spara ett dokument........................................19 B. Spara med nytt namn/i annan mapp..............20 C. Skapa ny mapp..............................................20 D. Spara i annat filformat...................................21 4. Återskapa dokument.........................22 5. Stänga dokument..............................22 6. Öppna dokument................................23 7. Dokumentvyer....................................24 A. Helskärmsläsning............................................25 B. Dokumentöversikt och miniatyrer....................26 8. Förhandsgranska dokument...........27 9. Skriva ut dokument..........................28 10. Flytta insättningspunkten................30 11. Markera text......................................31 12. Redigera text......................................33 A Infoga eller ersätta text..................................33 B. Radera text....................................................33 C. Flytta text......................................................34 D. Kopiera text...................................................35 E Inklistringsalternativ.......................................36 F. Urklipp...........................................................37 G. Klippbok.........................................................37 13. Ångra kommando..............................38 14. Söka och ersätta text.......................39 A. Söka text.......................................................39 B. Söka och ersätta text......................................40 15. Symboler och specialtecken..............42 A. Infoga symbol via Objektpaletten....................42 16. Avstava text.......................................43 A. Avstavning......................................................43 B. Hårt och mjukt bindestreck.............................44 C. Hårt mellanslag..............................................44

17. Språkkontroll....................................45 A. Automatisk språkkontroll................................45 B. Manuell stavnings- och grammatikkontroll.......47 C. Välja språk.....................................................48 D. Ordlistor.........................................................49 18. Autokorrigering................................50

Del 2 Formatera dokument

19. Teckenformat......................................52 A. Format via menyraden....................................53 B. Format via verktygsfältet................................53 C. Format via Formateringspaletten.....................54 D. Format via dialogrutan...................................55 E. Format via kortkommandon............................56 20. Styckeformat......................................57 A. Format via Formateringspaletten.....................58 B. Format via verktygsfältet................................58 C. Format via linjalen.........................................59 D. Format via dialogrutan...................................60 E. Format via kortkommandon............................61 21. Punkter och numrering....................62 A. Lista via Formateringspaletten.........................62 B. Definiera ny lista............................................63 C. Ta bort lista....................................................64 D. Automatiska listor...........................................64 22. Kantlinjer och fyllning....................65 A. Kantlinjer och fyllning via Formateringspaletten.................................65 B. Kantlinjer och fyllning via dialogrutan.............66 23. Ta bort formatering.........................67 24. Hämta format.....................................68 25. Formatmallar.....................................69 A. Använda formatmallar....................................69 B. Ändra formatmall...........................................70 26. Teman................................................... 71 A. Välja tema......................................................71 B. Ändra tema....................................................71 27. Utskriftsformat.................................72 A. Marginaler via utskriftslayoutvyn....................72 B. Format via dialogrutan...................................73 28. Tabbar.................................................. 75 A. Tabbar via linjalen..........................................76 B. Tabbar via dialogrutan....................................77 29. Infoga tabell......................................78 A. Tabell via elementgalleriet..............................78 B. Tabell via dialogrutan.....................................79 C. Skriva text i tabell..........................................79 30. Formatera tabell................................80 A. Tabellformat...................................................80 B. Tecken- och styckeformat................................81

Innehåll

Innehåll

31. Redigera tabell...................................82 A. Markera rader och kolumner..........................82 B. Infoga rader och kolumner.............................82 C. Ta bort rader och kolumner............................83 D. Ändra kolumnbredd........................................83 E. Ändra radhöjd................................................85 32. Vad är mallar?..................................86 33. Använda mall.....................................86 34. Publiceringslayoutvyn......................89 35. Försättsblad.......................................91

Del 3 Långa dokument

36. Sidbrytning.........................................94 A. Automatisk sidbrytning...................................94 B. Manuell sidbrytning........................................95 C. Ta bort sidbrytningar......................................95 D. Textflöde........................................................96 37. Sidhuvud och sidfot..........................97 A. Infoga sidhuvud och sidfot..............................97 B. Infoga sidhuvud- och sidfotsobjekt..................99 C. Ta bort sidhuvud och sidfot...........................100 D. Annorlunda udda och jämna sidor.................101 38. Sidnummer......................................... 102 39. ClipArt-bilder.................................... 103 A. Infoga ClipArt-bild........................................103 B. ClipArt på Office Online................................104 40. Infoga bilder.................................... 106 41. Redigera bilder................................. 107 A. Flytta och kopiera bilder...............................107 B. Ta bort bilder...............................................107 C. Ändra storlek på bilder.................................108 D. Beskära bilder..............................................109 E. Bildformat....................................................110 42. Extra övningar................................ 111 sakregister.............................................. 118

4

Del 1

.Skapa och redigera dokument 2. Skapa nytt tomt dokument......................................... 16 3. Spara dokument........................................................ 19 4. Återskapa dokument.................................................. 22 5. Stänga dokument....................................................... 22 6. Öppna dokument ...................................................... 23 7. Dokumentvyer........................................................... 24 8. Förhandsgranska dokument........................................ 27 9. Skriva ut dokument................................................... 28 10. Flytta insättningspunkten........................................... 30 11. Markera text............................................................ 31 12. Redigera text............................................................ 33 13. Ångra kommando...................................................... 38 14. Söka och ersätta text................................................ 39 15. Symboler och specialtecken........................................ 42 16. Avstava text............................................................. 43 17. Språkkontroll............................................................ 45 18. Autokorrigering......................................................... 50

2. Skapa nytt tomt Dokument Här får du lära dig att skapa nya dokument och skriva text i dem.

När du startar Word skapas samtidigt ett tomt dokument som du direkt kan börja arbeta med. Dokumentet får det tillfälliga namnet Dokument följt av en siffra som betecknar nummerordningen på nya dokument. Varje dokument är en fil och den kan innehålla en eller flera sidor.

För att skapa ett nytt tomt dokument gör du så här: 1

Klicka på listpilen vid knappen Nytt i verktygsfältet.

2

Välj Nytt tomt dokument på menyn som visas.

1

2

Det nya dokumentet skapas direkt med till exempel standardmarginaler och standardtypsnitt.

Via Projektgalleriet kan du skapa nya dokument baserade på mallar som finns på din dator eller på Office Online (om du har tillgång till Internet).

• •

För att snabbt skapa ett nytt tomt dokument kan du trycka på z + N. För att öppna ett nytt tomt dokument via Projektgalleriet klickar du på Arkiv i menyraden och väljer Projektgalleriet. Nu öppnas Projektgalleriet där du markerar kategorin Tomma dokument samt Word-dokument och klickar på knappen Öppna.

När du skriver text behöver du inte fundera på när du ska börja på ny rad.

Programmet radbryter automatiskt när det behövs och skapar då också nya sidor.

När du vill skapa ett nytt stycke trycker du på Enter. Insättningspunkten flyttas till nästa rad och du kan skriva text i ett nytt stycke. Du kan även infoga en radbrytning med Skift + Enter, vilket innebär att insättningspunkten flyttas ner till nästa rad, men fortfarande i samma stycke.

16

Vad är ett stycke?

Ett stycke kan vara hur stort eller litet som helst. Om du skriver 15 sidor text, utan att trycka på Enter en enda gång, skapar du ett långt stycke. Om du skriver ett ord och därefter trycker på Enter har du också skapat ett stycke. Du kan skapa helt tomma stycken genom att trycka på Enter utan att skriva någon text.

Med andra ord skapas ett nytt stycke varje gång du trycker på tangenten Enter. Eftersom Word radbryter texten automatiskt när insättningspunkten är i slutet av en rad, ska du aldrig trycka på Enter bara för att byta rad. Du bör endast trycka på Enter när du verkligen vill skapa ett nytt stycke.

På bilden ser du ett dokument med tre stycken.

Varför är det här så viktigt då? Jo, om du i efterhand vill redigera dokumentet är det svårare att få snygga radbrytningar om du har radbrutit texten manuellt.

Varje stycke har dessutom sin egen formatering. För att skapa enhetliga dokument som är snyggt formaterade är det viktigt att använda olika stycken för olika rubriknivåer och olika typer av brödtext.

För att kontrollera hur många stycken det finns i texten kan du visa dolda tecken, tecken som inte skrivs ut, till exempel mellanslag och styckebrytningar.

•

Klicka på knappen Visa i verktygsfältet för att visa eller dölja dolda tecken.

När du visar alla tecken visas varje mellanslag som en liten punkt, styckebrytningar visas med ett stycketecken, ¶, och radbrytningar visas med en liten böjd pil,  .

Vill du ha ett större mellanrum mellan några stycken kan du infoga flera styckebrytningar, genom att trycka på Enter flera gånger. Insättningspunkten flyttas ner en rad i taget. Vill du i stället infoga flera rader i samma stycke trycker du på Skift + Enter för att infoga radbrytningar.

Varje stycke- respektive radbrytning hanteras som ett vanligt tecken, vilket innebär att om du tar bort tecknet försvinner stycke-/radbrytningen.

Radera felskrivning Upptäcker du att du precis har skrivit fel kan du trycka på Backsteg. Varje gång du trycker på Backsteg raderas tecknet till vänster om insättningspunkten. När du har raderat det som är fel, kan du fortsätta att skriva text.

Övning 1 – Skriva text

Genom att klicka med musen kan du flytta insättningspunkten i dokumentet.

Placerar du insättningspunkten till vänster om tecknet du vill radera kan du trycka Skriv följande text i ett tomt dokument: på Delete. Infogar du mer text flyttas eventuell efterföljande text framåt.

17

Övning 1 – Skriva text Skriv in följande text i ett tomt dokument:

Mitt första dokument Under den här kursen kommer jag att få lära mig att använda ordbehandlingsprogrammet Microsoft Word 2008 för Mac. Jag kommer att få skapa olika dokument till det fiktiva företaget Violas Handelsträdgård och på så sätt lära mig olika funktioner i programmet.

Violas Handelsträdgård har sin huvudbutik i Stockholm och två butiker belägna i Södertälje respektive Uppsala (Syd och Nord).

Låt dokumentet vara kvar på skärmen.

a. automatiska funktioner vid inskrift Automatisk stavningskontroll När du skriver text kommer den automatiska stavningskontrollen att kontrollera om orden är rättstavade. De ord som inte finns i ordlistan, visas med en röd vågig understrykning.

Om du Ctrl-klickar (håller ner Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar med musen) på ett markerat ord visas en snabbmeny där Word presenterar ett eller flera förslag på hur ordet kan stavas. Välj önskat ord för att ersätta det felstavade ordet.

Automatisk grammatikkontroll Word upptäcker även grammatiska fel. Den grammatiska kontrollen kontrollerar att du skriver på rätt sätt när det gäller interpunktion, ordföljd, skiljetecken etcetera.

Den text som inte överensstämmer med de grammatiska reglerna, visas med en grön vågig understrykning.

Autokorrigering Det finns en inbyggd autokorrigering i programmet, vilket innebär att Word känner av vissa fel och rättar till dem omedelbart. Word känner till exempel av när du påbörjar ett nytt stycke eller en ny mening efter en punkt. Om du i sådana lägen glömmer att skriva stor bokstav rättar Word det automatiskt åt dig. Vissa ord som du stavar fel rättas automatiskt och om du skriver en webbadress görs den automatiskt om till en hyperlänk.

När du pekar på texten visas en linje under den, pekar du på linjen visas knappen Alternativ för autokorrigering. Du kan klicka på knappen för att visa de olika alternativen som finns för autokorrigeringsfunktionen.

18

3. Spara Dokument Vänj dig vid att spara dina dokument direkt när du skapar dem. Spara därefter dokumentet med jämna mellanrum. Skulle oturen vara framme och det till exempel blir strömavbrott, förlorar du i så fall bara de ändringar som du har gjort sedan den senaste gången du sparade.

Det är viktigt att du sparar ditt dokument ofta, så att du inte av misstag förlorar information om det till exempel blir strömavbrott.

a. Spara ett dokument För att spara ditt arbete första gången, innan dokumentet har fått ett namn, gör du på följande sätt: 1

Klicka på Arkiv i menyraden och välj Spara.

2

Skriv önskat filnamn i den markerade rutan efter Spara som. Välj i vilken mapp som dokumentet ska sparas.

3

Du kan till exempel ändra nätverksenhet under Enheter i dialogrutan.

4

Klicka på knappen Spara.

Du kan även klicka på knappen Spara i verktygsfältet.

2 I rutan efter Spara som föreslår programmet ett filnamn till det aktuella dokumentet.

Har du gjort inställningar för att bestämma standardmapp, är rätt mapp vald i dialogrutan.

3

Du får inte använda följande tecken i dokumentnamnet: /\><*?”:|

Word lägger automatiskt till filnamnstillägget .DOCX. I fillistor med detaljerad visning anges filtypen i klartext, Microsoft Office Word-dokument.

4

När du har sparat dokumentet kan du avsluta programmet eller stänga av datorn om du vill. Nästa gång du vill arbeta med samma dokument kan du öppna det och fortsätta där du slutade.

När du har sparat dokumentet och gett det ett namn, räcker det att klicka på Spara i verktygsfältet för att spara det med samma namn. Du kan även välja Spara på Arkiv-menyn.

19