Zapatero - Manual de Procedimentos

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS ZAPATERO ADVOGADOS ASSOCIADOS - 2023 -

SUMÁRIO INTRODUÇÃO 21

TÍTULO I – DOS VALORES E PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

TÍTULO II – DA POLÍTICA DE EXCELÊNCIA E ATENDIMENTO AOS CLIENTES

TÍTULO III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Capítulo I – Composição, competências e atribuições da Diretoria ..................................

Seção I – Da Controladoria Jurídico-Administrativo........................................,..................

Seção II – Das atribuições dos Advogados........................................................................

Capítulo II – Composição, competências e atribuições do Núcleo Financeiro...................

Capítulo III – Composição, competências e atribuições do Núcleo Administrativo............

TÍTULO IV – DO FUNCIONAMENTO DO ESCRITÓRIO

Capítulo I – Horário de atendimento ao público ................................................................

Capítulo II - Assiduidade e pontualidade da equipe interna ..............................................

TÍTULO IV – DA ESTRUTURA FÍSICA E DO FUNCIONAMENTO

Capítulo I – Jardim frontal...................................................................................................

Capítulo II – Da sala de recepção e espera........................................................................

Capítulo III– Sala de reunião ............................................................................................

Capítulo IV– Dos banheiros ..............................................................................................

Capítulo V – Do uso dos veículos do escritório...................................................................

Capítulo VI - Acesso às salas e estações de trabalho........................................................

Capítulo VII– Copa ...........................................................................................................

Capítulo VIII – Arquivo ......................................................................................................

TÍTULO V – DAS ROTINAS INTERNAS

Capítulo I – Documentação ..............................................................................................

Capítulo II – Das Peças processuais ................................................................................

Capítulo III – Procedimentos de Tecnologia .....................................................................

Seção I – Do uso do telefone e da interação entre salas ..................................................

Seção II – Dos computadores e do acesso à internet .......................................................

Seção III – Da utilização de e-mail ....................................................................................

Seção IV – Da utilização da copiadora e impressora ........................................................

Seção V – Do acesso às máquinas e à rede.....................................................................

Seção VI – Do backup ......................................................................................................

Seção VII – Do site e redes sociais.....................................................................................

Capítulo III – Segurança ...................................................................................................

Capítulo IV – Vestimenta ..................................................................................................

Seção I – Da vestimenta feminina ....................................................................................

Seção II – Da vestimenta masculina .................................................................................

TÍTULO VI – DA OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS

Capítulo I – Conscientização e uso do material ................................................................

TÍTULO VII – DA OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS .................................................................

Capítulo I – Conscientização e Uso do Material ...............................................................

TÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS ...................................................................

TÍTULO IX: DAS PRÁTICAS NÃO PERMITIDAS ...........................................................

TÍTULO X: DO RECESSO FORENSE, FÉRIAS E FERIADOS PROLONGADOS ...........

TÍTULO XI: DAS QUESTÕES SOBRE REMUNERAÇÕES E COMISSIONAMENTOS .

TÍTULO XII: DO REGIMENTO INTERNO E DO PLANO DE CARREIRA ...........................

TÍTULO XIII: DA REPRESENTATIVIDADE DO ESCRITÓRIO ........................................

TÍTULO XIV: DA VIGÊNCIA E EVENTUAIS DÚVIDAS

INTRODUÇÃO

O presente MANUAL DE PROCEDIMENTOS visa trazer regras de convivência, postura e condutas, destinando-se a padronizar as rotinas internas e aprimorando as responsabilidades e atribuições de cada membro da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS, no objetivo de alcançar e otimizar o resultado visado pela equipe e pelo escritório.

Essas regras são geralmente relacionadas a assuntos como atribuições dos sócios, advogados, consultores, colaboradores, estagiários e novos membros.

Nesse sentido, por ser uma fonte de consulta acessível, a grande importância deste Manual de Procedimentos está na agilização da tomada de decisões do dia-a-dia, sem prejudicar a previsibilidade e a segurança da administração do escritório.

Para tanto, a ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS deve seguir rigorosamente uma rotina de procedimentos estabelecidos neste manual que permita alcançar o fim visado pelo profissional, equipe e escritório, que é, nada menos, do que a prestação de serviços com máxima agilidade e excelência jurídica no mercado corporativo.

Logo, o propósito base deste MANUAL DE PROCEDIMENTOS é, mediante uma análise estabelecida na cultura da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS e dos princípios éticos e morais de seus fundadores, promover condições indispensáveis ao pleno e efetivo exercício das atividades profissionais de seus colaboradores, associados e sócios, a fim de que atinjam o bem comum visado.

Todo integrante da equipe de profissionais da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS ou que venha a integrá-la, deve procurar manter-se atualizado e ciente de seu conteúdo, visando o fiel cumprimento de suas disposições, princípios e objetivos.

Este MANUAL DE PROCEDIMENTOS encontra-se impresso e à disposição no setor de controladoria do escritório, sendo obrigatório o conhecimento de seu conteúdo por todos aqueles que compõem ou venham a compor a equipe atuante na ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS.

MÁXIMA EXCELÊNCIA, COMBATIVIDADE e ÉTICA, são os valores da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS.

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TÍTULO I – DOS PRINCÌPIOS FUNDAMENTAIS

Art. 1º - Todo aquele que compõe ou que vier a compor a equipe de advogados e profissionais da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS deve pautar rigorosamente sua conduta na mais elevada ética e transparência, sobretudo, na lealdade para com o escritório e com os demais colaboradores, prestadores de serviço e associados, sempre primando pelo exercício reto e probo da advocacia, com absoluta honestidade, cordialidade e competência.

TÍTULO II – DA POLÍTICA DE EXCELÊNCIA E ATENDIMENTO AOS CLIENTES

Art. 2º - A proposta da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é ofertar aos seus clientes um serviço diferenciado baseado na advocacia corporativa de extrema excelência, solucionando as necessidades atuais e prevenindo futuras, suprindo as expectativas e resolvendo com agilidade os problemas dos clientes. Para tanto, é obrigatória a observância dos seguintes nortes:

a) Ser cordial, agradável e prontamente acessível ao cliente;

b) Manter sigilo e a confidencialidade absoluta das informações e documentos fornecidos pelos clientes;

c) Retornar ligações, WhatsApp e e-mails com a máxima brevidade, estimado em tempo não superior a 02 (duas) horas, salvo mediante situações isoladas e motivadas, ocasião em que o núcleo administrativo (controladoria) deverá justificar a ausência e agendar nova data de retorno;

d) Os documentos recebidos e entregues ao cliente devem ser listados, protocolizados, digitalizados e devolvidas as vias originais mediante recibo com brevidade de, no máximo, 24 horas;

e) Comunicar ao cliente, com antecedência razoável, a suspensão das atividades forenses.

f) Manter reuniões rotineiras e previamente estabelecidas com o cliente a fim de discutir o tramite dos processos judiciais, informá-lo das situações processuais e sanar eventuais dúvidas;

g) Não discutir teses jurídicas, antecipar julgamentos ou deduzir futuras decisões judiciais na presença do cliente baseado em opiniões ou critérios pessoais sem autorização do profissional gestor ou da controladoria;

h) Atender o cliente devidamente trajado (uso de terno, se masculino) e de acordo com os critérios estabelecidos pelo escritório e por este manual de procedimentos;

i) Manter postura e linguagem séria e devidamente compatível com o atendimento que se espera;

j) Não promover atendimento ou conversas em salas de espera ou de recepção.

TÍTULO III – DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

CAPÍTULO I – COMPOSIÇÃO, COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA

Art. 3º - A Diretoria da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é composta pelos advogados sócios, pela gerência jurídica e administrativa e por quem estes indicarem, sendo responsável pelas decisões e orientações jurídicas que possam afetar ou que afetem diretamente sua carteira de clientes, valores de honorários, captação de clientes, bem como a imagem, a credibilidade e a seriedade deste escritório.

PARÁGRAFO ÚNICO – Quaisquer pontos que guardem vinculação com o nome ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS, assim como questões, problemas e/ou dúvidas internas devem ser levados de imediato ao conhecimento da Diretoria.

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SEÇÃO I – DA CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

Art. 4º - A CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVA da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é composta por um advogado(a) especializado(a) em gerência administrativa (controller) e organização de departamentos jurídicos e outro em conhecimentos jurídicos voltados para a área do direito empresarial (gerente jurídico). Além disso, deve contar com um profissional especialista na manutenção do software jurídico utilizado, bem como um advogado(a) responsável pelo auxilio no controle de publicações das intimações do DOE ou DOU.

§ 1º - A CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVA é responsável pela organização interna e controle dos procedimentos administrativos, cabendo-lhe dentre outras tarefas, a contratação e dispensa de profissionais, distribuição de cargos e tarefas, controle do sistema de software e de gestão, administração dos critérios de produtividade e de qualidade da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS.

§ 2º - Deve ainda o Gerente Administrativo (controller) atuar nas demais atividades de gestão. Entre suas atribuições estão: a) Monitoramento do trabalho dos advogados; b) Delegação de atividades e responsabilidades; c) Acompanhamento e orientação das execuções internas; d) Comando e engajamento da equipe; e) Avaliação de desempenho dos profissionais; f) Identificação de gargalos e oportunidades de melhorias; g) Promoção de treinamentos; h) Criação de planos estratégicos, entre outras semelhantes.

§ 3º - Os membros que compõe a CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO devem reunir-se mensalmente, sempre às 16h00min da última sexta-feira do mês, com o propósito de levar aos sócios novas orientações e propostas jurídicas, administrativas e comerciais para o crescimento contínuo do escritório.

§ 4º - Da mesma forma, os membros que compõe a CONTROLADORIA JURÍDICOADMINISTRATIVO devem reunir-se mensalmente com o corpo de advogados do escritório, sempre às 14h00min da última sexta-feira de cada mês, com o propósito de levar ao grupo discussões sobre a organização e melhoria interna.

§ 5º -Ao final de cada ano forense, a CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO deve elaborar formulário de pesquisa de satisfação a ser encaminhada aos clientes, de forma a corrigir vícios e promover a melhoria contínua do serviço prestado.

§ 6º - O advogado(a) responsável pela fiscalização e manutenção das publicações das intimações do DOE ou DOU deverá atuar em conjunto com o profissional responsável pela alimentação, manutenção e fiscalização do software jurídico, cabendo-lhe velar pela estrita verificação no cumprimento de prazos pelos advogados(as).

§ 7º - O profissional responsável pela alimentação, verificação e fiscalização da utilização do software de gestão jurídica deverá providenciar, ao final de cada dia, os relatórios de produtividade de cada advogado(a), bem como os relatórios das demandas de cada cliente afim de possibilitar a justa e correta precificação pelo escritório, além de providenciar ao final de cada mês a emissão das prestações de contas aos clientes.

§ 8º - O gerente administrativo (controller) deverá reunir-se, ao menos, uma vez mensalmente com os clientes, em visitas presenciais ou virtuais, a fim de potencializar os resultados a serem obtidos e estreitar os laços com o escritório, visando sanar dúvidas e esclarecer situações jurídicas ou administrativas eventualmente pendentes.

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§ 9º - O gerente administrativo (controller) deve assegurar postura séria e compatível com o cargo exercido, mantendo respeitável posicionamento equidistante dos demais profissionais e advogados, a fim de velar pelo estrito cumprimento das regras desse manual de procedimentos, de forma exemplar, tratando a todos com imparcialidade, respeito, cordialidade e evitando favoritismos ou rivalidades, procurando constantemente assegurar o bem estar de toda a equipe e o crescimento do escritório.

§ 10º - Todo cliente que contratar a ZAPATERO ADVOGADOS ASSOCIADOS será, de imediato, submetido à análise do Gerente Administrativo e da CONTROLADORIA JURÍDICOADMINISTRATIVO para adoção das medidas necessárias iniciais, dentre elas, a escolha do gestor responsável pela condução dos processos judiciais.

SEÇÃO II - DAS ATRIBUIÇÕES DOS ADVOGADOS

Art. 5º - O corpo jurídico da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é composto pelos advogados sócios e advogados associados, sendo estes subdivididos em advogados de setor consultivo e de setor contencioso, sendo que este último agirá sob a orientação e determinação do primeiro.

Art. 6º - O atendimento ao cliente deve ser realizado prioritariamente pelo advogado do setor consultivo responsável pela condução, administração e fiscalização dos processos judiciais sob seu patrocínio, sendo facultado ao advogado do setor contencioso, desde quando autorizado por aquele, solicitar informações e documentos diretamente aos clientes e parceiros.

Art. 7º - O corpo jurídico deve, preferencialmente, cumprir todos os prazos legais e judiciais com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis ao vencimento dos mesmos, remetendo cópia das peças finalizadas ao e-mail da CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO que, por sua vez, promoverá a baixa na tarefa junto ao software de gestão de processos, podendo, ainda, encaminhar as peças para revisão e aprovação junto ao profissional indicado.

Art. 8º - Nenhum prazo, defesa, audiência, recurso ou manifestação, será descartado pelo advogado, seja ele do setor consultivo ou contencioso, sem a devida autorização expressa e por escrito (podendo ser por e-mail) da CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO. Ações judiciais que possuam valor de causa igual ou superior a 75 (setenta e cinco) salários mínimos deverão ser distribuídas e terem suas peças processuais protocolizadas somente com o aval expresso e por escrito da CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO.

Art. 9ª – Os advogados, tanto da esfera consultiva quanto da contenciosa, deverão repassar diariamente para a CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO sua agenda de audiências e viagens semanais, assim com diligências externas, de sorte a facilitar a comunicação interna e permitir sejam repassadas suas disponibilidades aos clientes e parceiros.

Art. 10ª - Em parceria com a CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO os advogados, consultivos e contenciosos, deverão providenciar a inserção diária de dados e relatórios no software de gestão operacional escolhido pelo escritório.

§1º - O advogado(a) que receber uma nova empresa para sua gestão, deverá promover no prazo de 24 (vinte quatro) horas, o levantamento de todos os processos judiciais da sua respectiva área e juntada dos respectivos substabelecimentos, bem como solicitar a mesma medida perante os advogados dos demais setores, extraindo as respectivas certidões de

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distribuição de feitos e demais documentos necessários.

CAPÍTULO II – COMPOSIÇÃO, COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES DO NÚCLEO FINANCEIRO

Art. 11º – O núcleo financeiro da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é composto pelos advogados sócios e pelo Gerente Administrativo (controller) ou por quem estes indicarem, sendo responsável por decidir e controlara movimentação de receitas e despesas, desde a fixação/aprovação da política de honorários à análise de custos, pagamento de reembolsos e cursos de capacitação.

Art. 12º – A proposta de honorário é atividade exclusiva do núcleo financeiro, sendo vedado aos advogados ofertarem propostas aos clientes, ainda que em grau de estimativa, competindo estritamente ao núcleo financeiro o arbitramento de valores, observando, desde logo, a complexidade e tempo despendido para a execução do contrato, respeitando importâncias mínimas e compatíveis com a qualidade e estrutura material e humana oferecida pelo escritório.

Art. 13º – Os custos necessários para o andamento e execução das atividades jurídicas, tais como recolhimento de guias e despesas com viagens podem ser antecipados pelo núcleo financeiro, desde que solicitado sem tempo hábil e mediante posterior apresentação de recibo pelo advogado no prazo de até 24 (vinte e quatro) horas.

§ 1º – A partir da apresentação dos custos, o núcleo financeiro irá analisar a pertinência de repassar tais montantes para serem ressarcidos diretamente pelos clientes.

§ 2º – Não é permitido aos advogados associados que estes informem suas contas pessoais aos clientes para depósito de custas de viagem ou guias, sendo atividade exclusiva do setor financeiro do escritório;

§ 3º – O núcleo financeiro deve ser sempre comunicado dos pedidos de levantamento eletrônico feitos nos autos, devendo os advogados associados fornecerem cópia do pedido ao setor, para que as entradas de honorários sucumbenciais sejam planilhadas e controladas;

Art. 14º – O núcleo financeiro pode disponibilizar um valor mensal a título de caixa fixo com o fim de otimizar e facilitar o pagamento de pequenas despesas diárias, que igualmente, devem ser comprovadas posteriormente mediante recibos. A liberação e o controle do caixa fixo devem ser efetuados pelo gerente administrativo.

Art. 15º – O núcleo financeiro pode autorizar e patrocinar, integral ou parcialmente, a participação em cursos e congressos de capacitação profissional, se solicitados em tempo razoável e desde que haja disponibilidade financeira para tal, bem como atendimento aos requisitos necessários determinados nesse manual de procedimento.

Art. 16 – Para o núcleo financeiro liberar a compra de material de expediente, o núcleo administrativo deve previamente apresentar planilha comparativa entre preços de mercado.

§ 1º – Antes da celebração definitiva de novos contratos de assessoria pelo setor comercial ou de marketing, os instrumentos e condições estabelecidas serão submetidas à análise do Gerente Administrativo (controller) e do Núcleo Financeiro para, caso aprovadas as condições contratuais, ser o instrumento finalmente celebrado.

§ 2º – Em caso de rescisões contratuais, a CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO será a responsável pela juntada dos comunicados aos autos judiciais, informando os demais

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advogados do desligamento do cliente.

CAPÍTULO III – COMPOSIÇÃO, COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES DO NÚCLEO ADMINISTRATIVO

Art. 17 – O núcleo administrativo da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é composto pelo gerente administrativo (controller), secretárias / recepcionista, profissional de software, advogado(a) responsável pelo controle e fiscalização de publicações e intimações e demais profissionais indicados, sendo responsável pela condução da ordem interna e da estrutura organizacional, assim como pelo zelo no cumprimento dos termos expostos neste Manual de Procedimentos.

Art. 18 – São atribuições do secretário(a) / recepcionista:

a) Atender as chamadas com rapidez, no máximo no segundo toque, cumprimentando o ouvinte com polidez, delicadeza e educação e fazendo uso dos pronomes de tratamento adequados, a saber: Senhor (a), Doutor (a), etc.;

b) Para as chamadas externas a saudação utilizada deve ser “ZAPATERO ADVOGADOS ASSOCIADOS” bom dia / boa tarde / boa noite”. Para as chamadas internas a saudação deve ser “Recepção”;

c) Jamais encaminhar diretamente as ligações. Antes, com habilidade e gentileza, deve-se filtrar o conteúdo das mesmas, vinculando o assunto ao cliente, se possível;

d) Antes dos repasses das chamadas, deve-se verificar se o advogado, estagiário ou a área administrativa está disponível no momento para atender, evitando respostas imediatas;

e) Anotar e repassar todas as ligações e documentos deixados na recepção para o profissional indicado mediante uso de protocolo interno, podendo enviar e-mail para agilizar a comunicação;

f) Jamais deixar os clientes com respostas vagas e inapropriadas. Acaso o profissional procurado não se encontre no âmbito do escritório, deve-se atribuir algum compromisso ao mesmo;

g) Anotar, de início, o nome do cliente ou do visitante para que não seja necessário perguntar novamente o nome do mesmo;

h) Não estabelecer intimidades, tampouco tecer comentários e intromissões aos assuntos discutidos na recepção pelos clientes;

I) Manter a recepção e a mesa sempre organizadas e limpas;

J) Abrir pastas e digitalizar/arquivar petições e documentos em prazo não superior a 48h;

l) Providenciar cópias e documentos solicitados pela equipe interna, informando o tempo estimado para o cumprimento da tarefa solicitada, incluindo aqui as ligações telefônicas;

m) Manter as portas da recepção e do escritório sempre fechadas. Após o expediente, fechálas com as travas apropriadas;

n) Não deixar lâmpadas, ar-condicionado e equipamentos ligados após o uso;

o) A secretária/recepcionista deve manter o gerente administrativo ou a Diretoria informados

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de todos os fatos excepcionais que ocorram no âmbito da recepção, sobretudo em relação ao atendimento/reclamação de clientes ou problemas internos.

p) No inicio de cada dia, ao abrir o escritório, a secretária/recepcionista deverá acender as luzes de todas as salas, verificando o ambiente como um todo e ligando os aparelhos de arcondicionado, se necessários.

TÍTULO IV – DO FUNCIONAMENTO DO ESCRITÓRIO

CAPÍTULO I – HORÁRIO DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO

Art. 19 – Em regra, o horário de atendimento ao público dar-se-á de segunda a sexta-feira, durante o período compreendido entre 07h30min às 11h30min e das 13h00min às 17h30min, podendo ser flexibilizado mediante necessidade excepcional.

CAPÍTULO II - ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE DA EQUIPE INTERNA

Art. 20 – Em regra, o horário de funcionamento interno dar-se-á de segunda a sexta-feira, durante o período compreendido entre07h30min às 11h30min e das 13h00min às 17h30min, devendo ser flexibilizado mediante necessidade do cliente ou solicitação da Diretoria e dos Advogados.

Art. 21 – Ainda que os advogados e outros profissionais laborem sob o regime associação, não sujeito a subordinação ou controle de horários, recomenda-se que acompanhem os referidos horários, nos termos do contrato, a fim de não prejudicar o bom andamento dos trabalhos ou atendimento aos clientes.

Art. 22 – Com o propósito de melhor planejar a rotina interna e repassar aos clientes e à equipe respostas satisfatórias, o prestador de serviço e associado deve informar sua agenda de atividades externas. As ausências deverão ser comunicadas ao Núcleo Administrativo com antecedência.

§ 1º – Os advogados associados ou colaboradores devem agendar suas consultas médicas, desde que não emergenciais, preferencialmente, ao final do dia, a fim de não prejudicar o bom andamento dos trabalhos e o atendimento aos clientes.

TÍTULO V – DA ESTRUTURA FÍSICA E DO FUNCIONAMENTO

CAPÍTULO I – JARDIM FRONTAL

Art. 23 – O estacionamento e o jardim frontal devem ser mantidos limpos, sem folhas, papéis e lixos soltos, de modo que o transeunte, cliente, parceiro ou fornecedor capte ideia de limpeza, cuidado e organização.

§ 1º – A poda da grama e limpeza do jardim deve ser realizada quinzenalmente por profissional capacitado para tal, cabendo ao gerente administrativo (controller) a verificação da necessidade e a fiscalização do trabalho concluído.

§ 2º – A dedetização do escritório também deverá ser feita semestralmente por profissional capacitado para tal, cabendo ao gerente administrativo (controller) a verificação da necessidade

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e a fiscalização do trabalho concluído.

§ 3º - O estacionamento do escritório deve ser reservado para aos clientes, evitando que sejam ocupados por advogados, colaboradores, estagiários ou funcionários.

CAPÍTULO II – DA SALA DE RECEPÇÃO E ESPERA

Art. 24 – É na recepção que se inicia a excelência do ATENDIMENTO. Para tanto, devem-se observar os seguintes nortes:

a) O ambiente deve ser mantido sempre higienizado e organizado, sem excesso de papéis e objetos sobre a mesa de entrada, com revistas atualizadas e disponibilizadas aos clientes e visitantes;

b) O secretário(a) / recepcionista deve receber o cliente e o visitante de forma discreta e simpática, acompanhando o mesmo até a porta de saída, mantendo controle estrito e rigoroso sobre toda e qualquer visitação de clientes ou de terceiros ao escritório, somente permitindo a entrada e acesso às demais salas quando autorizada pelos advogados ou pelo Gerente Administrativo.

c) O secretário(a) / recepcionista deve vestir o uniforme elaborado pelo escritório e se sentar com postura e elegância;

d) Fica terminantemente proibido o consumo de alimentos na recepção, salvo aqueles oferecidos aos clientes;

e) Fica terminantemente proibido qualquer tipo de comércio na recepção ou no escritório, bem como atendimento de vendedores de quaisquer produtos, com exceção daqueles que trabalham com venda de material jurídico, como livros, softwares, etc.

f) Ficam terminantemente proibidas conversas paralelas no âmbito da recepção, assim como comentários e intromissões aos assuntos tratados pelos clientes.

g) A sala de espera deve ser mantida sempre higienizada e organizada, com seleção de revistas atuais para a leitura dos clientes, assim como aparelho de televisão ligado em canal fechado de notícias jurídicas, salvo pedido contrário manifestado pelo visitante, e em volume compatível com o ambiente laboral.

h) A sala de espera é prioridade para encaminhamento de clientes, devendo se evitar a circulação e passagem pela mesma quando em uso por aqueles.

i) Fica vedada a compra e tráfego de alimentos ou de quaisquer outros produtos por entregadores (Ifood e similares) nas dependências do escritório, exceto no horário de almoço (nesse caso, em que o associado ou colaborador for almoçar nas dependências do escritório, devendo ser utilizadas as cozinhas dos escritórios 02 e 03).

j) A recepção deve manter controle sobre todas as ligações do escritório, principalmente sobre aquelas não atendidas pelos advogados, bem como manter fiscalização sobre o seu devido retorno, planilhando ligações recebidas, atendidas e não atendidas.

CAPÍTULO III – SALA DE REUNIÃO

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Art. 25 – A sala de reunião deve ser mantida higienizada e organizada, com disponibilidade de material de expediente e cartões de visitas da Diretoria e dos Advogados.

§ 1º – O atendimento ao cliente deve ser preferencialmente realizado na sala de reunião.

§ 2º – O uso da sala de reunião deve ser previamente agendado de forma a possibilitar a organização adequada da mesma.

CAPÍTULO IV – DOS BANHEIROS

Art. 26 – Os banheiros devem estar sempre organizados, perfumados e higienizados, com sabonete líquido, toalhas de mãos e papéis higiênicos repostos, com lâmpadas, descarga e vaporizador funcionando, devendo aquele que o utilizar, primar pela sua higienização.

§ 1º – O lavabo destinado aos clientes deverá seguir as mesmas normas deste artigo, cabendo aos profissionais do setor administrativo a verificação de que este se encontre em condições de utilização nos moldes acima.

§ 2º – Após o uso, os banheiros devem ser perfumados com purificadores de ar, tendo o cuidado de deixar as toalhas arrumadas, pias e vasos limpos, com as respectivas tampas baixadas e portas fechadas.

CAPÍTULO V – DO USO DOS VEÍCULOS DO ESCRITÓRIO

Art. 27 – Os veículos do escritório são de uso restrito às atividades da advocacia, sendo vedada sua utilização diversa, a não ser que expressamente requerida e autorizada pelo gerente administrativo.

§ 1º – Após sua utilização em diligências ou viagens deverão retornar ao estacionamento do escritório, sendo controlada sua quilometragem pelo gerente administrativo ou por que este vier a indicar, sendo dever de todo aquele que o utiliza checar previamente o nível de óleo, combustível, água, bateria e pressão dos pneus, a fim de evitar a ocorrência de problemas mecânicos.

§ 2º – Os veículos deverão permanecer limpos, lavados e encerados, sendo vedado o consumo de bebidas e comidas em seu interior, sendo de responsabilidade do profissional que o utilizar por último a verificação das condições de higiene.

§ 3º – Os veículos deverão ser encaminhados ao lava-jato semanalmente, preferencialmente às sextas-feiras à tarde, salvo em caso de utilização previamente agendada pelos advogados(as) ou demais profissionais.

§ 4º – No período de férias forenses, os veículos deverão ser mantidos no estacionamento do escritório, sendo vedada sua utilização particular.

CAPÍTULO VI – ACESSO ÀS SALAS E ESTAÇÕES DE TRABALHO

Art. 28 – O acesso às salas e às estações de trabalho somente é permitido aos colaboradores, prestadores de serviços, associados, clientes e visitantes, quando convidados. Deve-se evitar

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entradas abruptas, sempre anunciando ou batendo previamente na porta perguntando se pode entrar.

Art. 29 – Os ambientes das salas precisam estar sempre higienizados e organizados, devendose observar os seguintes nortes:

a) Evitar excesso de papel e documentos sobre a mesa;

b) Evitar o consumo de alimentos dentro das salas;

c) Desligar lâmpadas, máquinas e equipamentos após finda a jornada de trabalho.

CAPÍTULO VII – COPA

Art. 30 – A copa é o local adequado para a feitura de refeições e lanches rápidos, devendo igualmente ser mantida limpa, dentro das normas de higiene. A porta de acesso deve ser invariavelmente mantida fechada.

§ 1º - Manter cafeteiras e o gás desligados;

§ 2º - Manter a pia e louça limpas;

§ 3º - Não deixar restos de comida fora do lixo, a fim de evitar mau cheiro e insetos.

CAPÍTULO VIII – ARQUIVO

Art. 31 – O arquivo do escritório deverá ser mantido, sempre que possível, em forma digital, inserindo-se os documentos em pastas virtuais e disponibilizando-se aos advogados e demais profissionais de forma controlada através do software de gestão, mediante senha individual.

Art. 32 – O arquivo de pastas físicas deve ser mantido sempre organizado, de forma que as pastas sejam encontradas com facilidade, preservando a qualidade e a eficiência do trabalho.

§ 1º – A abertura de pastas físicas, quando necessárias, será precedida da devida digitalização dos documentos entregues pelo cliente, para, somente após, com os documentos digitalizados impressos, inseridas no arquivo geral do escritório.

§ 2º – Nenhum documento original deve ser guardado nas pastas físicas e sim sempre devolvido aos clientes imediatamente após sua digitalização, que deve ocorrer, preferencialmente, durante o tempo em que o cliente permanecer no escritório.

Art. 33 – A abertura e organização de pastas, digitais e físicas, assim como arquivamento de documentos é atribuição exclusiva do Secretário(a) Arquivista, sob fiscalização da CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO que deve concentrar a atividade e evitar o arquivamento de documentação em pastas diferentes.

§ único – O prazo para abertura de pastas e arquivamento de documentos é de 48 (quarenta e oito) horas a contar do recebimento das documentações iniciais.

Art. 33 – O arquivo morto deve ser organizado em ordem cronológica, em envelopes devidamente identificados e armazenados na sala localizada na parte externa do escritório.

Art. 34 – As pastas ativas devem ser arquivadas em ordem alfa numérica contendo informações e documentações do cliente.

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§ único – A primeira pasta do cliente (pasta-mãe) deve conter os documentos pessoais, procuração e contrato social. É de responsabilidade da CONTROLADORIA JURÍDICOADMINISTRATIVO fiscalizar e solicitar, quando necessário, os documentos faltantes.

Art. 35 – Uma vez ao ano, em data de livre escolha da CONTROLADORIA JURÍDICOADMINISTRATIVO, deverá haver verificação completa quanto à regularidade das pastas e suas posições físicas junto ao arquivo geral, bem como a verificação de documentos eventualmente extraviados em gavetas, armários, etc., constante do escritório.

TÍTULO V – DAS ROTINAS INTERNAS

CAPÍTULO I - DOCUMENTAÇÃO

Art. 36 – Todos os documentos entregues ao escritório devem ser imediatamente digitalizados e inseridos pelo setor de recepção/secretária(o) em suas respectivas pastas virtuais, devolvendo os originais ao cliente mediante recibo.

§ único – Os documentos eventualmente em posse dos profissionais e advogados, constantes de suas mesas ou pastas particulares, também deverão ser encaminhados ao profissional responsável para serem digitalizados, sob pena de responsabilidade quanto a possíveis extravios.

Art. 37 – Todos os documentos que venham a ter vinculação externa devem ser impressos em folha timbrada do escritório, formatado com a letra tipo Arial, tamanho 12, espaçamento 1,5.

Art. 38 – Toda a documentação recebida e entregue pela ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS, seja em favor de clientes, seja entre os membros da equipe, deve ser previamente protocolada e inserida em suas pastas físicas ou virtuais.

§ único – A saída e a devolução de livros, processos e pastas, quando retirados do âmbito do escritório, devem ser registradas em protocolo interno, de responsabilidade do(a) secretário(a) arquivista.

Art. 39 – Todos os documentos enviados pelo correio ou entrega express devem ser registrados contendo as seguintes informações: nome do cliente, data e local do envio, caso, nome do remetente e destino.

§ único – Os envelopes destinados para correspondência devem ser preenchidos em impressora e etiquetados, evitando-se a inserção de dados com escrita manual.

Art. 40 – É plenamente inadmissível a perda ou desvio de documentos, sendo responsabilidade do advogado ou colaborador que por último manuseou a pasta física ou que recebeu o documento para digitalização.

§ único – O secretário(a) arquivista deverá semanalmente promover o rastreio e o levantamento de eventuais documentações e pastas soltas ou extraviadas pelo escritório, bem como o seu devido e imediato encaminhamento ao arquivo.

CAPÍTULO II – DAS PEÇAS PROCESSUAIS

Art. 41 – As peças processuais, sejam elas iniciais, contestações, recursos, embargos ou

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quaisquer outras manifestações a serem protocoladas em autos judiciais, devem ser redigidas com especial atenção e zelo, contando com escrita primorosa, português irretocável e formato descrito neste manual de procedimentos. A correta formatação da peça é de especial importância e relevância para um trabalho de qualidade.

§ 1º – A peça processual deverá ser formatada com margem superior de 4,0 centímetros, inferior de 3,0 centímetros, esquerda de 4,0 centímetros, direita de 3,0 centímetros, respeitando-se nesses espaços a correta inserção do logotipo na parte superior e na inferior, o endereço e demais dados do escritório, ambos de forma centralizada ao enquadramento.

§ 2º – As peças processuais devem ser redigidas em fonte Arial 12, espaçamento entre linhas de 1,5, nomes das partes e da ação em negrito, número no processo em destaque. O endereçamento da peça ao órgão judicial competente deve evitar abreviações, devendo ser redigida a palavra em sua totalidade. Ex. “Exa.”, por “Excelência” ou “SP” por “São Paulo”.

§ 3º – Os espaçamentos entre os parágrafos devem manter a mesma distância e evitar a utilização de subtítulos ao final da página sem continuidade do assunto. Da mesma forma, a finalização da peça também deverá ser encerrada na última folha, evitando-se a colocação somente da assinatura e do pedido de deferimento em isolado.

§ 4º - Deve-se evitar exageros em inserções recortadas de outros sites, sendo preferível, sempre que possível, que se transcreva o conteúdo, principalmente em se tratando de decisões judiciais.

§ 5º - As peças processuais deverão contar com descrição pormenorizada dos fatos e do direito em tópicos próprios, em ordem cronológica, evitando a ocorrência de peças prolixas e cansativas, primando pela objetividade e síntese de fundamentação, recomendando-se, ainda, peças processuais não superiores a 15 (quinze) páginas.

§ 6º – As peças processuais devem ser obrigatoriamente assinadas pelos advogados responsáveis por sua elaboração, independentemente do certificado digital utilizado para assinatura, sempre com ressalva de que as intimações somente devem ser publicadas em nome do Dr. José Alexandre Zapatero, sob pena de nulidade.

§ 7º – As petições iniciais devem ser distribuídas, no máximo, em 15 (quinze) dias corridos após entrada no sistema do escritório. A ausência de envio de documentos ou de recolhimento de custas pelos clientes não pode ser motivo para a ausência de ajuizamento, devendo, neste caso, ter cobrança reiterada pelo advogado responsável;

§ 8º – Recomenda-se aos advogados a observância do prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas para retorno da ligação telefônica, e-mail ou WhatsApp.

§ 9º – Toda e qualquer atividade, seja consultiva ou contenciosa, deve ser registrada pelos advogados associados, pelos colaboradores e pelos prestadores de serviço no sistema operacional utilizado pelo escritório;

CAPÍTULO III – PROCEDIMENTOS DE TECNOLOGIA

SEÇÃO I – DO USO DO TELEFONE E DA INTERAÇÃO ENTRE SALAS

Art. 42 – Deve-se evitar, de forma razoável, o tráfego interno e a ida desnecessária às salas de outros advogados e profissionais, utilizando, preferencialmente, o meio telefônico

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de comunicação. Sendo necessário, a ida a sala de advogados ou profissionais deve ser previamente anunciada, também por meio telefônico.

§ único – O telefone deve ser usado como ferramenta de trabalho, sendo peremptoriamente proibido o uso do mesmo para conversas pessoais, salvo se utilizado com razoabilidade e bom senso.

Art. 43 – Em regra, os celulares devem ser mantidos no modo silencioso quando no atendimento ao cliente e durante as reuniões.

§ 1º – Durante as reuniões com a Diretoria, Controladoria ou mesmo clientes, os advogados e colaboradores devem manter seus celulares em modo de não perturbe, a fim de prestigiar o assunto em debate e evitar distrações.

SEÇÃO II – DOS COMPUTADORES E DO ACESSO À INTERNET

Art. 44 – Os computadores do escritório são disponibilizados aos advogados e demais colaboradores exclusivamente para o exercício do trabalho jurídico prestado pela ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS aos seus clientes, sendo vedada sua utilização para fins pessoais ou de recreação como jogos, redes sociais, enfim.

§ primeiro – Os advogados e demais colaboradores devem efetuar a varredura de vírus semanalmente, bem como efetuar a limpeza de arquivos desnecessários que possam tornar obsoleto o equipamento, evitando, ainda, sobrecarregar a área de trabalho que possa comprometer sua memória.

§ segundo – Todo computador utilizado pelo escritório será constantemente monitorado, para fins de segurança das atividades dos advogados e de seus colaboradores.

Art. 45 – A internet deve ser usada como ferramenta de trabalho, sendo peremptoriamente proibida para fins particulares no horário de trabalho. Da mesma forma, a utilização de redes sociais é proibida, exceto WhatsApp e quando destinadas a obtenção de informações necessárias aos processos judiciais.

Art. 46 – Fica terminantemente proibido o acesso a sites indevidos e inapropriados ao ambiente de trabalho.

Art. 47 – Definir como página de acesso o site www.zapateroadvogados.com.br, de modo a favorecer o mesmo nos sítios de buscas.

SEÇÃO III – DA UTILIZAÇÃO DE E-MAIL E WHATSAPP

Art. 48 – Todos os e-mails que venham a ser enviados pela ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS devem ser redigidos em linguagem séria, evitando o uso de caracteres próprios da digitação informal, e encaminhados pelo endereço @zapateroadvogados.com.br, respeitando sempre o padrão de assinatura.

Art. 49 – Fica terminantemente proibido o uso do e-mail particular do escritório ou que leve seus caracteres para fins de uso pessoal.

§ único – Após o desligamento de qualquer membro da equipe, a Diretoria deve providenciar

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imediatamente a exclusão do endereço profissional daquele colaborador, prestador de serviço ou associado.

Art. 50 – É obrigatória a verificação de vírus antes da abertura de arquivos desconhecidos, independentemente da procedência.

Art. 51 – Os e-mails devem ter seus recebimentos sinalizados e respondidos dentro da maior brevidade possível e, no máximo, não superior a 02 (duas)horas a contar de seu recebimento.

§ único – A troca de mensagens via aplicativo WhatsApp deve seguir as disposições deste Manual de Procedimentos, mantendo linguagem séria e compatível com o exercício da função, devendo-se utilizar o logo do escritório como imagem de fundo, evitando-se a utilização de imagens particulares pelo usuário.

SEÇÃO IV – DA UTILIZAÇÃO DA COPIADORA E IMPRESSORA

Art. 52 – A copiadora e impressora devem ser usadas exclusivamente para o escritório ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS, sendo peremptoriamente proibida a impressão de materiais pessoais, cópias de livros, trabalhos acadêmicos etc.

Art. 53 – A CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO deve manter as máquinas sempre abastecidas de papel e tinta, de modo a evitar atraso no cumprimento de prazos e atividades.

SEÇÃO V – DO ACESSO ÀS MÁQUINAS E À REDE

Art. 54 – O acesso aos computadores e ao servidor do escritório deve estar sujeito a uma senha individual, pessoal e intransferível de cada membro que compõe a ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS.

SEÇÃO VI – DO BACKUP

Art. 55 – A CONTROLADORIA JURÍDICO-ADMINISTRATIVO deve promover com periodicidade quinzenal o backup de todos os arquivos salvos na rede em nuvem ou em dispositivo de memória portátil, identificando o mês e ano da gravação.

SEÇÃO VII – DO SITE E REDES SOCIAIS

Art. 56 – Todos os advogados, ao menos, uma vez por mês, publicarão artigo jurídico a ser veiculado pelo site do escritório e que deverá ser voltado para a área jurídica de seu conhecimento, podendo, inclusive, também ser divulgado em outras mídias e redes sociais do escritório.

§ único – Os advogados(as) deverão evitar comentários particulares em suas redes sociais e que versem sobre situações jurídicas do escritório, procurando manter condutas discretas e compatíveis com a profissão.

CAPÍTULO III – SEGURANÇA

Art. 57 – O escritório é monitorado por sistema de alarme de detecção de movimentos e por

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câmeras instaladas em suas salas e demais dependências.

§ 1º – O colaborador, prestador de serviço e associado que primeiramente chegar ao escritório deve inserir a respectiva senha do alarme. A trava da porta deve ser mantida aberta.

§ 2º – O colaborador, prestador de serviço e associado que por último deixar o escritório deve digitar a senha de segurança e fechar a porta principal com a trava manual de segurança.

Art. 58 – É de responsabilidade do gerente administrativo (controller) verificar, ao término da sua jornada de trabalho, se todas as portas e janelas estão fechadas.

CAPÍTULO IV – VESTIMENTA

SEÇÃO I – DA VESTIMENTA FEMININA

Art. 59 – A imagem do advogado(a) é a imagem do escritório. Logo, é recomendável que os secretários(as), advogados(as) e demais colaboradores e funcionários, vistam-se elegantemente e de acordo com o ambiente profissional que ocupam.

§ único – Salvo para as colaboradoras que usem uniforme, às demais recomenda-se o uso de roupas adequadas ao bom exercício da advocacia, utilizando-se de trajes forenses, evitando decotes ou transparência que chamem atenção. Devem, igualmente, observar quando do uso de:

a) Saias e vestidos na medida certa e compatíveis com o ambiente de trabalho;

b) Acessórios sem exageros;

c) Utilizar maquiagem discreta;

d) Manter os cabelos arrumados;

e) Manter unhas sempre limpas e quando pintadas, a utilização de cores discretas;

f) Evitar perfumes em excesso;

g) Utilizar sapatos com salto alto ou médio.

SEÇÃO II – DA VESTIMENTA MASCULINA

Art. 60 – Salvo para os colaboradores que usem uniforme, os advogados devem vestir traje formal (terno, camisa e gravata) de cores preferencialmente sóbrias (preto, azul escuro ou cinza) evitando vestimentas e gravatas coloridas e estampadas. Devem igualmente observar:

a) Evitar perfumes em excesso;

b) Manter sempre a higiene do cabelo, barba e unhas.

TÍTULO VII – DA OTIMIZAÇÃO DE CUSTOS

CAPÍTULO I – CONSCIENTIZAÇÃO E USO DO MATERIAL

Art. 61 – Todos os colaboradores, prestadores de serviço e associados devem fazer uso do material de expediente de modo consciente, cujo controle deve ser feito pelo gerente administrativo.

Art. 62 – Todos os colaboradores, prestadores de serviço e associados serão responsáveis

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por desligar luzes e equipamentos individuais após o uso.

Art. 63 – É de responsabilidade do gerente administrativo verificar, ao término da sua jornada de trabalho, se todas as luzes, computadores, impressoras e condicionadores de ar estão desligados.

§ único – Acaso permaneça no escritório qualquer colaborador, prestador de serviço ou associado após o término do horário de expediente regular, será o mesmo responsável por desligar e/ou conferir se todas as máquinas e luzes estão apagadas.

TÍTULO VIII – DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 64 – Todo colaborador, prestador de serviço e associado deve atender com rigor as seguintes disposições:

a) Cumprir este manual de procedimentos e regimento interno;

b) Cumprir os compromissos assumidos com zelo, espírito de colaboração, atenção, pontualidade e presteza;

c) Respeitar a integridade de todas as pessoas com quem mantiver contato, como também o respeito e a boa educação;

d) Prestar colaboração à empresa e aos colegas, cultivando o espírito de equipe e mútua fidelidade na realização do serviço em prol do escritório;

e) Sugerir medidas para maior eficiência do serviço, comunicando qualquer dificuldade ou irregularidade;

f) Respeitar os colaboradores, clientes e parceiros independentemente da posição hierárquica, raça, sexo, idade ou posição social;

g) Cultivar um bom relacionamento entre todos os colaboradores livres de constrangimentos, fofocas e comentários de mau gosto, contribuindo para um ambiente de trabalho saudável;

h) Acatar com presteza e consideração as ordens e instruções emanadas de acordo com a hierarquia, igualmente respeitando a mesma;

i) Manter a ordem e segurança no serviço de sua responsabilidade;

j) Zelar pela conservação e imagem do escritório;

l) Evitar o desperdício de materiais, água, energia, etc.;

m) Buscar sugestões para o melhor funcionamento e crescimento do escritório.

TÍTULO IX – DAS PRÁTICAS NÃO PERMITIDAS

Art. 65 – São vedadas as seguintes práticas:

a) Tomar anotações ou cópias de documentos internos para fins diversos ao profissional, sobretudo, aqueles relativos aos clientes e/ou cujo teor diga respeito exclusivamente aos interesses do escritório;

b) Fumar nas dependências internas, como fazer o uso de bebidas alcoólicas;

c) Realizar durante o horário de trabalho serviços de terceiros ou particulares;

d) Desviar a atenção da equipe ou prejudicar o andamento do trabalho, com leituras, conversações, descansos e ocupações não ligadas ao mesmo;

e) Faltar com sigilo em relação às informações fornecidas pelos clientes;

f) Dar ordens ou assumir compromissos sem ter recebido instruções para tal;

g) Dar conhecimento, por qualquer meio ou forma, acerca da remuneração e demais informações relacionadas ao serviço;

h) Divulgar, por qualquer meio, assunto ou fato de natureza privada dos sócios do escritório

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ou demais membros da equipe;

i) Evitar comentários pejorativos ou desagradáveis acerca do escritório, dos colaboradores internos, prestadores de serviço, associados ou dos sócios e clientes (fofocas), procurando manter sempre a ética no ambiente de trabalho;

j) Praticar gestos ou palavras impróprias;

l) Descumprir o regulamento;

m) Faltar com comprometimento ao trabalho a ser desenvolvido;

n) Entrar em concorrência com o escritório ou clientes do escritório, através de ações privativas;

o) Utilizar o logo do escritório ou seu nome no ajuizamento de ações particulares;

p) Tratar de questões financeiras com o cliente ou relatar teses jurídicas antes da efetiva contratação;

q) Entrar em conivência com outros profissionais para repasse ou terceirização de tarefas sem a expressa permissão do Gerente Administrativo (controller);

r) Atender o celular enquanto entrevista o cliente ou manuseá-lo para leitura de mensagens.

TÍTULO X: DO RECESSO FORENSE, FÉRIAS E FERIADOS PROLONGADOS

Art. 66 – O recesso forense, conforme o artigo 220 do Novo Código de Processo Civil (CPC/2015) compreende o período de 20 de dezembro a 20 de janeiro.

§ 1º – O escritório permanecerá fechado apenas e tão somente no período compreendido entre o dia 20 de dezembro e o dia 05 de janeiro do ano subsequente. Nos demais dias, durante o período de recesso, caberá ao Gerente Administrativo o controle do período de descanso dos advogados e férias dos colaboradores, a fim de que estes atinjam o descanso de 30 (trinta) dias no decorrer do ano, intercalando os profissionais em regime de plantão e revezamento a fim de que as atividades jurídicas, prazos e demais compromissos e não sejam prejudicados.

§ 2º – Cada advogado, bem como casa setor, continuarão, nesse interregno, responsáveis pelos cumprimentos dos compromissos e prazos de seus respectivos clientes, devendo se planejarem com antecedência ao recesso forense, a fim de viabilizar e usufruir do período de descanso sem interrupções e sem riscos aos processos judiciais ou demais compromissos.

§ 3º – O Gerente Administrativo poderá, utilizar no período compreendido entre os dias 20 de dezembro e 05 de janeiro, equipe de plantonistas responsáveis pelo atendimento e adoção de medidas judiciais necessárias, os quais, deverão conter um membro de cada setor e que serão remunerados a parte segundo critérios a serem estipulados pelo escritório;

3º – O escritório trabalhará normalmente em dias que antecedam feriados prolongados, tais como segundas-feiras ou sextas-feiras, salvo decisão expressa do gerente administrativo (controller).

TÍTULO XI: DAS QUESTÕES SOBRE REMUNERAÇÕES E COMISSIONAMENTOS

Art. 67 – Todas as bonificações e comissões devidas aos advogados e colaboradores serão pagas ao final de cada mês após verificado o cumprimento de suas obrigações quanto aos prazos e ajuizamento de ações, bem como a regularidade com a utilização do software de gestão do escritório.

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§ único – Quaisquer situações que envolvam questionamentos sobre remuneração ou comissões devem ser tratadas única e exclusivamente com o Gerente Administrativo do escritório (controller) que, por sua vez, em caso de impossibilidade na tomada de decisões, as levará aos respectivos sócios para deliberação conjunta.

TÍTULO XII: DO REGIMENTO INTERNO E DO PLANO DE CARREIRA

Art. 68 – Todos os integrantes da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS, sejam eles, sócios, colaboradores, associados ou estagiários, devem empenhar esforços para cumprir e fazer cumprir este manual de procedimento, desejando o bem estar da equipe e o crescimento do escritório.

§ 1º – O crescimento profissional e o plano de estruturação de carreiras serão tratados em instrumento próprio que é o regimento interno do escritório, sendo regulamentada a forma e os requisitos que cada profissional haverá de cumprir para ensejar o crescimento de sua posição profissional.

TÍTULO XIII: DA REPRESENTATIVIDADE DO ESCRITÓRIO

Art. 69 – Cada advogado, colaborador, associado, funcionário ou estagiário da ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS é um membro vital e importante da equipe, representando o escritório profissionalmente, dentro e fora dos limites físicos do escritório, devendo, portanto, possuir conduta proba e ilibada, bem como vida regrada compatível com o exercício da profissão.

§ único – Desta forma, deve procurar sempre promover o enaltecimento do escritório, sua marca digital e nome, evitando a utilização de expressões e logotipos particulares que visem prestigiar o profissional em detrimento do escritório.

TÍTULO XIV: DA VIGÊNCIA E EVENTUAIS DÚVIDAS

Art. 70 – As regras deste Manual de Procedimentos obrigam igualmente os sócios, associados, empregados e estagiários, no que lhes forem pertinentes, de acordo com as regrais gerais e específicas aplicáveis a cada um, e conforme os respectivos contratos individuais e funções.

Art. 71 – A falta ou inexistência neste Manual de Procedimentos de definição ou orientação sobre questão de ética profissional enseja consulta e manifestação do Gerente administrativo (controller), e poderá ser feita por e-mail ou outro meio formal, e deverá ser levada à apreciação na primeira reunião agendada.

Art. 72 – As consultas formuladas aos sócios deverão ser feitas através do e-mail controladoria@zapateroadvogados.com.br e serão respondidas no prazo de até 05 (cinco) dias úteis, após a reunião em que forem apreciadas, exceto em casos de urgência.

Art. 73 – A violação aos termos do Manual de Procedimentos por parte de algum colaborador poderá implicar ação corretiva, podendo acarretar, inclusive, o término do respectivo contrato para com a Sociedade, por justo motivo. Todas as violações ou suspeitas deverão ser

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imediatamente comunicadas aos sócios ou ao supervisor imediato, sendo que o sigilo quanto à denúncia proíbe qualquer tipo de penalidade contra o colaborador que a comunique de boafé.

Art. 74 – Este Manual de Procedimentos entra em vigor depois de 5 (cinco) dias úteis da sua divulgação aos colaboradores, seja por e-mail, entrega de via impressa ou qualquer outro meio.

ZAPATERO SOCIEDADE DE ADVOGADOS

OAB/SP 11.103

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Dr. José Alexandre Zapatero OAB/SP 152.900 Sócio Fundador Dra. Vanessa Padilha Aroni OAB/SP 202.007 Sócia Fundadora
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