Perustamisopas 2016
Yrityksen kirjanpito ja tilinpäätös Kirjanpitolain mukaan kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia. Yrittäjän kannattaa ulkoistaa kirjanpito eli ostaa palvelu tilitoimistolta, jotta hän voi itse keskittyä tulojen hankkimiseen. Yrittäjän on hyvä pitää tilitoimistoa valitessaan mielessä, että on lopulta vastuussa myös tilitoimiston tekemän kirjanpidon oikeellisuudesta. Siksi yrittäjän tulee ymmärtää yrityksen taloudenpidosta edes perusasiat. Kirjanpitolaissa yritykset jaetaan mikroyrityksiin, pienyrityksiin ja keskikokoisiin yrityksiin sekä suuriin yrityksiin. Tässä käsitellään pääasiassa mikroyrityksiä ja pieniä yrityksiä. Näille on laadittu omat tilinpäätössäännökset uudistetussa kirjanpitolaissa. Kokoluokille on seuraavat rajat: Pienyritys • Tase 6 000 000 euroa • Liikevaihto 12 000 000 euroa • Palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä • Jos enintään yksi edellä mainituista rajoista ylittyy kahdessa peräkkäisessä tilinpäätöksessä, on kyseessä pieni kirjanpitovelvollinen. Mikroyritys • Tase 350 000 euroa • Liikevaihto 700 000 euroa • Palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä • Jos enintään yksi edellä mainituista rajoista ylittyy kahdessa peräkkäisessä tilinpäätöksessä, on kyseessä mikrokokoinen kirjanpitovelvollinen.
Juokseva kirjanpito Juokseva kirjanpito, joka hoidetaan tilikauden aikana, perustuu tositteisiin. Tositteita ovat muun muassa myyntilaskut, ostolaskut, palkkalaskelmat, käteiskuitit ja tiliotteet. Tositteet voivat olla joko paperisia tai sähköisiä. Tilitoimisto hoitaa yleensä kirjanpidon ja palkanlaskennan. Yrittäjän tehtäväksi jää kirjoittaa myyntilaskut ja maksaa 46
Yrittäjän kannattaa ulkoistaa kirjanpito eli ostaa palvelu tilitoimistolta, jotta hän voi itse keskittyä tulojen hankkimiseen. ostolaskut sekä seurata myyntisaatavia. Nämäkin työt yhä useammin ulkoistetaan tilitoimistoon. Yrittäjä on vastuussa tositteiden lainmukaisuudesta. Hyvänä apuna yrittäjän tuottamien tositteiden laatimiseen on taloushallintojärjestelmä. Yksinkertaisimmillaan taloushallinnon järjestelmä on ohjelma, jolla voi tehdä laskut. Perinteisten paperisten laskujen lisäksi ohjelmalla tulisi olla mahdollista lähettää laskut myös sähköisesti. Parhaimmillaan taloushallinnon järjestelmä tuottaa kirjanpidon aineiston tilitoimistolle suoraan raporttina tai yhteensopivaan järjestelmään tositteina. Yrittäjän kannattaa sopia mahdollisimman selvästi kirjanpitäjänsä kanssa, mitä yrittäjä tekee itse, mitä kirjanpitäjä tekee yrittäjän puolesta ja kuinka yrittäjä toimittaa kirjanpitoaineiston. Aineiston välittäminen kirjanpitäjälle tulee olla helppoa tai jopa automaattista. Jos yrittäjä ja kirjanpitäjä käyttävät samaa ohjelmistoa, tietoa ei erikseen siirretä ja kirjanpidon tositteita ei tarvitse kirjata uudelleen. Tällöin kirjanpito on jatkuvasti ajan tasalla ja kirjanpitäjän työ helpot-
tuu. Jos yrittäjä ja tilitoimisto käyttävät omia ohjelmiaan, toimitetaan kirjanpitoaineisto tositteina tai tiivistelmäraportteina. Valittu toimintatapa määrittää myös yrittäjän ja tilitoimiston vastuun valmiista kirjanpidosta. Ammatin- ja liikkeenharjoittaja ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa, mikäli sekä päättyneellä, että sitä edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista edellytyksistä: 1) Taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa. 2) Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa. 3) Palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä. Yhdenkertainen kirjanpito on pääpiirteissään vain yrityksen tulojen ja menojen kirjausta. Muiden kuin edellä mainittujen ammatin- ja liikkeenharjoittajien täytyy pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen liiketapahtuma merkitään kahdelle tilille, eli debet- (veloituskirjaus-) ja kredit- (hyvityskirjaus-) tilille.
Tilikausi Yrityksen tilikausi on normaalisti 12 kuukautta. Ensimmäinen tilikausi voi olla pidempi kuin 12 kuukautta, ei kuitenkaan yli 18 kuukautta. Ensimmäinen tilikausi voi olla myös lyhyempi kuin 12 kuukautta. Yrityksen tilikausi voi olla myös muu kuin kalenterivuosi (esimerkiksi 1.4.–31.3.). Tilikautta voi toiminnan aikana tarvittaessa muuttaa, jolloin sen pituus poikkeaa 12 kuukaudesta.
Ammatin- ja liikkeenharjoittaja 1) 2)
Jos on yhdenkertainen kirjanpito tai yrittäjä ei tee tilinpäätöstä, tilikauden on oltava kalenterivuosi. Jos on kahdenkertainen kirjanpito ja yrittäjä laatii tilinpäätöksen, tilikausi voi olla muukin kuin kalenteri- vuosi. (Esimerkiksi tilikausi alkaa huhtikuun alussa ja loppuu maaliskuun lopussa.)