Print partners revue 4 by Print Partners Revue

R E V U E červenec 2015

Nezávislí specialisté na zajištění kancelářského tisku a Managed Print Services.

Tip na úspory:

Naše služba IQPrint* hájí Vaše zájmy!

Jak snížit náklady na tisk i s originálním tonerem o

31% str. 7

Nepřistupujeme na hru výrobců,

děláme outsourcing tisku jinak str. 8–10

Editorial

foto: archiv PP

ámy a pánové, žijeme v době, ve které nás nové trendy ovládají rychleji, než je v našem jazyce českém dokážeme vůbec pojmenovat. To je i příklad služeb Managed Print Services, které výrazně mění podobu zajištění kancelářského tisku na celém světě. Externí, chcete-li outsourcovaná správa kancelářských tiskáren, je novým trendem, který podle různých zdrojů a v různých zemích buď již převzal, nebo brzo převezme prvenství ve způsobech zajištění provozuschopnosti tiskových parků firem a veřejných institucí. Již řadu let se spolu s mými kolegy snažíme neúspěšně najít český ekvivalent anglického termínu Managed Print Services. Tiskové služby si zákazníci často představují jako zakázkový tisk typu ofsetového nebo digitálního tisku. Externí správu tiskáren zase vnímají jako nějakou pasivní službu reagující na vzniklé problémy, nejspíš servis tiskáren, což je v přímém rozporu s jednou z hlavních myšlenek MPS – tedy proaktivním přístupem dodavatele ke správě tiskového parku. Pojem „Managed“ se lidé z oboru ICT snaží lámat do různých doslovných či volných překladů, jako

jsou „řízené“ či „spravované“ (tiskové či jiné služby). Podobné obrozenecké pokusy se nám zdají nejen nečeské, obsahově posunuté, ale hlavně stejně nepochopené. A proto sami zůstáváme u termínu Managed Print Services nebo u ne příliš českého, ani zvláště přesného, ale snad trochu více pochopitelného „Outsourcingu správy tiskového parku“. Tento problém je nejen problémem lingvistickým, marketingovým (prodávejte něco, čemu trh nemůže

přijít na jméno), ale hlavně problémem zákaznickým. S trochou nadsázky lze říci, že si zákazníci často kupují zajíce v pytli nebo naopak odmítají vhodné řešení jen proto, že neznají obsah tohoto pojmu nebo neví, co od fenoménu MPS očekávat. I velké renomované mezinárodní společnosti občas pod pojmem MPS vidí software na řízení nákladů na tisk, zatímco jiné pouze starý kopírkářský model platby za kopii. Takový stav snad nejvíce slouží výrobcům tiskáren, kteří MPS používají jako další obchodní tah při prodeji svých produktů a služeb. Hlavní cíle MPS ale přitom jsou optimalizace nákladů, zvýšení transparentnosti nákladů, zjednodušení práce a zlepšení uživatelské zkušenosti, nikoli výměna jedné značky tiskáren za druhou. Vyplatí se proto velmi dobře rozumět tomu, co to skutečně jsou služby MPS a jak zcela konkrétně je ten či onen dodavatel realizuje. A právě to je hlavním tématem nového vydání naší Print Partners Revue. Snad Vám pomůže fenomén MPS služeb lépe pochopit a budete mít chuť zjistit, jak i Vám mohou být prospěšné. Tibor Brunclík

Obsah 3

Aktuálně

4–5

O Print Partners Vždy pracujeme pro Vás, když potřebujete...

Profil Znáte specialisty, kteří Vám pomáhají?

Tip na úspory Proč je platba za stránku až o 31 % výhodnější než kupování tonerů?

8–10

Produkt pod lupou IQPrint* – jiný outsourcing tiskových služeb od společnosti Print Partners

Jiný pohled Zavedení služeb MPS aneb způsob, jak si šplhnout u kolegů

12–13

Optimalizace tisku QuickView analýza – jak zefektivníme Vaše tiskové prostředí?

Rozhovor Služby MPS na českém trhu

VYDAVATEL: PROSPECTEA Česká republika, s. r. o., Poděbradská 206/57, 198 00 Praha 9, IČ: 29028809, redakce@prospectea.cz EVIDENČNÍ ČÍSLO: MK ČR E 21394. Vydáno v červenci 2015 v Praze.

Aktuálně Až 75 000 vytištěných stránek bez výměny cartridge

polečnost Epson představila revoluční technologii RIPS (Replaceable Ink Pack System). Jedná se o systém založený na snadno vyměnitelných sáčcích s inkoustem s výtěžností až 75 000 stránek. V praxi to bude znamenat, že při pořízení nové tiskárny vytisknete až 75 000 stránek, aniž byste museli měnit tiskovou kazetu. Jedná se o velmi silnou konkurenci laserovým tiskárnám, a to i proto, že nabízí až o 80 % nižší spotřebu energie.

Otevíráme autorizované servisní středisko pro tiskárny HP

Zdvojnásobili jsme počet tonerů MSE v nabídce

červnu pro Vás otevíráme v přízemí budovy našeho sídla v Praze 7 (Na Maninách 876/7) autorizované servisní středisko pro tiskárny společnosti Hewlett-Packard. Budete ho moci využívat jako sběrný bod nejen pro záruční opravy tiskáren HP. Už nyní se na nás můžete obracet s opravami a čištěním tiskáren všech značek a po celé ČR.

Více informací o našich servisních službách naleznete na adrese www.printpartners.cz/servis.

Touto technologií je vybavena řada firemních inkoustových a multifunkčních tiskáren, na českém trhu dostupná od dubna 2015, do níž patří i modely podporující formát A3+.

onery MSE od největšího výrobce v USA jsou díky svým 40 patentům ve výrobě, nejpřísnějším certifikacím, řadě ocenění a 100% záruce na tonery i tiskárnu jedinou skutečnou alternativou k originálním kazetám, která se na trhu nabízí. Svou spolehlivostí 99,2 % jsou stále oblíbenější mezi našimi zákazníky. I proto jsme rozšířili nabídku o 600 nových tonerů, a nyní tak pokrýváme většinu tiskáren od předních výrobců, jako jsou Brother, Canon, Dell, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, OKI, Samsung, Xerox a další.

Více informací o tonerech MSE naleznete na adrese www.printpartners.cz/mse.

Tiskové řešení MyQ 5.1 Popcorn vyhrálo ocenění IT produkt roku 2014 finále soutěže IT Produkt roku a výsledkem je již čtvrté vítězství v kategorii tiskových řešení. Tentokrát ocenění získala nová verze řešení MyQ 5.1 Popcorn. MyQ je univerzální nástroj, který poskytne veškeré funkce související s tiskovými službami.

Počínaje rozúčtováním tiskových nákladů, přes zabezpečení tiskových a kopírovaných úloh, online monitorování všech tiskových zařízení, scan management, správu lokálního tisku, nastavení a zavedení tiskových politik až po kreditní účtování nebo grafické zpracování reportů.

text: Michal Král foto: archiv PP

po šesté v řadě bylo Jižřešení MyQ nominováno do

Společnost Print Partners nabízí kromě řešení MyQ i další nástroje, jako jsou SafeComa HP Access Control. Kontaktujte nás a my vám nabídneme ideální řešení pro Vaše potřeby.

text: Michal Krรกl

Profil

Znáte specialisty, kteří Vám pomáhají?

Seznamte se s Tomášem

a pozici specialisty tiskových řešení se ve společnosti Print Partners soustředím na rozvíjení služeb našim stávajícím zákazníkům. Společně hledáme možnosti úspor, cesty, jak zjednodušit a zefektivnit správu jejich firemního tiskového parku. Řešení tu vždy je, a mou prací je ušít ho zákazníkům na míru. Naši firmu reprezentuji na poli služeb MPS, o kterých se více dočtete v tomto čísle Print Partners Revue. Zakládáme si na tom, že správa tiskového parku pod naší taktovkou funguje na široké škále zařízení napříč všemi předními výrobci, což vyžaduje hlubokou znalost dostupných technologií. A v těch se rád vrtám odjakživa. Momentálně dokončuji studium ekonomie, a byla to právě kombinace ekonomie s mou dlouholetou

Tomáš Tintěra, specialista tiskových řešení

zálibou v moderních technologiích, která mě dovedla k práci ve společnosti Print Partners. Ve fajn kolektivu a s náročným šéfem to tady považuji za skvělou příležitost, jak se naučit chodit v zajímavém a nestárnoucím odvětví. Když se zrovna v práci nevěnuji tiskárnám nebo

číslům, která s nimi souvisí, rád sportuji. V létě hlavně na kole, v zimě na snowboardu. Skoro celoročně pak hraji florbal, začal jsem asi před deseti lety. V Kralupech nad Vltavou, odkud pocházím, je florbal dlouhodobě na vzestupu, a příležitostí tak je spousta. Mimo to se zajímám

o fotografii a v poslední době také o architekturu. Těším se, že i s Vámi budu moci hledat cesty k zefektivnění Vašeho tiskového parku. Váš Tomáš

 Kromě moderních technologií Tomáše baví sport. V létě si užívá především cross-country cyklistiku.

● Jak vypadá Tvůj běžný den v práci? Každý den se v práci alespoň chvíli věnuji zákazníkům, kteří potřebují pomoc s výběrem správné nové tiskárny. Jak už jsem řekl, hlavní náplní mé práce je příprava projektů MPS. Jsem tedy v častém kontaktu se zákazníky, se kterými diskutujeme o možnostech v této oblasti, a díky tomu někdy cestuji republikou křížem krážem. Běžný pracovní den pro

mě znamená i dojíždění z Kralup. Na rozdíl od většiny lidí, kteří jezdí každý den za prací do Prahy, mám ale cesty vlakem rád. Je to čas navíc, který se dá zaplnit zajímavým čtením a hlavně hudbou, která mě pak doprovází úplně všude, v práci i o víkendech. ● Jak vypadá Tvůj běžný víkendový den? Víkendy často patří sportům. Přestože florbal pro mě byl dlouhou dobu zálibou číslo jedna, v týdnu na něj

prakticky nemám čas a o to víc se mu věnuji o víkendech. Za turnaji cestujeme po celém Středočeském kraji. Cyklistika je ze sportu to jediné, co ve všední dny vmáčknu do rozvrhu, ale až o víkendu se dostanu na pořádnou vyjížďku. Střední Čechy jsou snad nejpestřejší krajinou vhodnou pro rychlou cross-country cyklistiku vůbec, takže s kamarády systematicky pracujeme na tom, abychom je celé objevili.

připravil: Michal Král foto: archiv PP

Zeptali jsme se:

TIP NA ÚSPORY

Proč je platba za stránku až o 31 % výhodnější než kupování tonerů? Lepší vrabec v hrsti než holub na střeše!

Už se Vás někdo snažil přesvědčit, že je platba za stránku levnější? Dá se tomu vůbec věřit? Kde se tato úspora bere? Má to nějaký háček?

Speciální řady umožňují tisknout levněji Někteří to řeší například speciální řadou tiskáren, kterou je možné pořídit pouze se servisněmateriálovým zajištěním a platbou za stránky. Tyto tiskárny mívají často lepší parametry (například vyšší rychlost, lepší skener a skenovací funkce) než stejný ekvivalent určený pro jednorázový nákup a prakticky vždy mají nižší náklady na vytištěnou stránku. Další výrobci, jako například společnost HP, mají tonery určené právě pro služby MPS. Tyto tonery se v ničem neliší od běžného toneru, který kupujete do své tiskárny. Jediný rozdíl je v balení a samozřejmě v ceně. Jejich označení má na konci písmeno C (Contract).

Úspora se projeví také v nepřímých nákladech

Příklad z praxe Jaký dopad na náklad na tisk mohou tyto tonery mít, si ukážeme na tiskárně HP M651. Při jednoduchém výpočtu (cena spotřebního materiálu / výtěžnost) zjistíme náklady na jednu vytištěnou stránku (čb 5% pokrytí, barevné 15% pokrytí):

Běžný nákup tonerů Označení spotřebního materiálu CF330X – černá CF331A – azurová CF332A – žlutá CF333A – purpurová CE247A – fixační sada CE249A – přenosová sada CE265A – odpadní nádobka ČB stránka Barevná stránka

Kromě těchto přímých nákladů ušetříte i mnoho času a starostí. Díky vzdálenému monitoringu tiskáren je spotřební materiál dodáván automaticky, bez hlídání a objednávání, a Vy si nepředplácíte spotřební materiál, ale platíte pouze za již vytištěné stránky. Ke zpracování máte jen jednu fakturu měsíčně, třeba i za celý tiskový park. Toto řešení je totiž možné využít jak při pořízení nového stroje, tak i na Vaše stávající tiskové vybavení (zařízení). Rádi Vám nezávazně připravíme porovnání Vašich stávajících nákladů na tisk a vyčíslíme možné úspory nasazením servisněmateriálového zajištění s platbou za vytištěné stránky. Neváhejte a kontaktujte nás! Výtěžnost 20 500 15 000 15 000 15 000 150 000 150 000 36 000

Cena 6 135 Kč 8 460 Kč 8 460 Kč 8 460 Kč 5 540 Kč 6 930 Kč 590 Kč 0,40 Kč 1,79 Kč

Při platbě za stránku s použitím „kontraktačních“ tonerů však zaplatíte jen

0,31 Kč za černobílou stránku (úspora 22 %) a 1,23 Kč za barevnou stránku (úspora 31 %).

V této ceně stránky navíc již máte servisní zajištění tiskárny s garantovanou odezvou (SLA). Nečekají Vás tak žádné další náklady spojené se spotřebním materiálem a případnými opravami.

text: Michal Král foto: iStock

ětšina firem se snaží dosáhnout nižších nákladů na tisk tlakem na dodavatele, který již dnes bohužel moc prostoru na snížení ceny nemá, a tak se velká část z nich uchyluje k neoriginálním tonerům. Přitom existuje jednoduchá cesta, jak snížit náklady na tisk i s originálním tonerem až o 31 %, a navíc významně ušetřit i čas a starosti. Tou cestou je platba za stránku a služby Managed Print Services (outsourcing tisku). Důvod je prostý. Většina výrobců tiskových technologií má nějaké zvýhodnění pro smluvní zajištění tiskáren, které je pro ně logicky výhodnější a dlouhodobější než jednorázový nákup tiskárny a tonerů.

Produkt pod lupou

IQPrint* – jiný outsourcing tiskových služeb od společnosti Print Partners Říkáte si, že to znáte od Minolty nebo od Xeroxu? Omyl, naše Managed Print Services se liší v tom, že jako nezávislý poskytovatel těchto služeb nehájíme zájmy jediné značky, ale Vaše zájmy!

a rozdíl od výrobců – „závisláků“ na vlastní značce – nevymetáme při nasazení tiskových služeb vše, co se nám nehodí spravovat. Naopak pod naší službou IQPrint* aktuálně spravujeme zařízení 15 výrobců. Jak to děláme? Máme 22 let zkušeností v prodeji spotřebního materiálu pro tiskárny všech značek, 10 let praxe v servisu tiskáren, 7 let provozujeme služby Managed Print Services postavené od začátku na principu nezávislosti na jediné značce, 3 roky jsme (zakládajícím) členem mezinárodní aliance nezávislých poskytovatelů tiskových služeb – Independent MPS Global Aliance. Děláme to prostě jinak než výrobci. Možná se ptáte, proč by Vás nějaká nezávislost měla zajímat. Není jednodušší si nechat udělat analýzu od výrobce a spolehnout se na jeho velkou značku? No jistě. Pokud Vám nevadí, že se budete řídit principy centralizace tisku hlava nehlava, že se ve jménu nové značky zbavíte funkčních a vyhovujících technologií a že ztratíte kontrolu nad tiskovým řešením ve Vaší firmě a plně se oddáte do rukou jediného výrobce, tak jste na správné cestě. Nechte si vypracovat analýzu, jejíž závěry jsou předem dané – vyhodit vše, co má značku A nebo B a nahradit to značkou C. A nebo to zkuste jinak – s námi. Využijte maximálně Vaše stávající tiskové vybavení a přenechejte starosti s tiskárnami na nás.

 Stav tiskových náplní vyhodnocujeme z hlediska zbývající kapacity tiskové náplně a s ohledem na objem tisku na daném zařízení.

O tiskárnách víme dost na to, abyste se o ně nemuseli starat Vy

Spotřební materiál právě včas – bez objednávání a bez chyb

Srdcem služeb IQPrint* je monitoring tiskáren předního světového výrobce těchto technologií, britské společnosti EKM. Systém Insight II zajišťuje 24hodinový monitoring tiskáren všech modelů a značek, které komunikují prostřednictvím protokolu SNMP. Systém Insight II zajišťuje tři hlavní funkce – včasné dodání spotřebního materiálu bez nutnosti objednávání, reakci na servisní požadavky zařízení a základní vzdálenou diagnostiku zařízení a shromáždění veškerých informací o využívání tiskáren. Systém pracuje výhradně s informacemi, které si může z vnitřní paměti tiskárny vytisknout kdokoli, kdo projde kolem tiskárny. V žádném případě tedy ne s informacemi o tiskových úlohách, jejich obsahu nebo uživatelích.

Při vyhodnocování stavu tiskových náplní je pro nás zásadní tzv. DaysLeft – počet dnů, na které zbývající kapacita náplně vystačí s ohledem na objem tisku. Pro někoho je totiž 20 % toneru kapacita dostačující na 1,5 měsíce, zatímco pro jiného na 2 dny. Jakmile kapacita náplně klesne (obvykle pod 7 dnů), systém automaticky generuje objednávku tiskové náplně. K tomu dojde také, pokud kapacita tiskové náplně dosáhne spodní hraniční hodnoty (obvykle 7 %), i když hodnota DaysLeft ještě nebyla atakována, a to proto, že může dojít k nárazovému zatížení tiskárny. Jakmile náš systém vyhodnotí potřebu dodávky, reaguje náš zákaznický servis odesláním tiskové náplně. Ta je opatřena etiketou s identifikací tiskárny. První moment,

kdy se Vy jako zákazník dozvídáte o docházející kapacitě tiskové náplně, je tedy ten, kdy již máte v rukou novou náplň připravenou na výměnu. Systém umožňuje individuální konfiguraci mezních hodnot pro iniciaci dodávky. Při dodávce nových náplní, nebo kdykoli jindy, zajistíme odvoz a ekologickou likvidaci prázdných tiskových náplní v souladu se zákonnými normami.

Servis – víme o zaseknutém papíru, ale hlavně víme, kdy nás potřebujete Systém EKM Insight zaznamená každý drobný zádrhel Vaší tiskárny a vyhodnotí jej proti vlastní databázi servisních stavů tiskáren. Je-li třeba pomoc technické podpory nebo přímo výjezd servisního technika, snažíme se na takovou situaci reagovat ještě dříve, než se s námi spojíte sami. Ať je servis iniciován z Vaší strany nebo námi, můžete se spolehnout na technickou podporu, která má až tři úrovně smluvně garantované podpory – dobu zahájení opravy (od 4 do 24 hodin), dobu odstranění závady (od 1 do

 Monitoring tiskáren pomocí systému EKM Insight nás upozorní na problém s vaší tiskárnou dřív, než si ho možná všimnete vy sami. 3 pracovních dnů) a dobu, po jejímž uplynutí bez úspěšné opravy Vám bude zapůjčeno zdarma ekvivalentní tiskové zařízení. Smlouva jasně definuje smluvní pokuty při nedodržení těchto závazků. Z hlediska komunikace se zákaznickým servisem (HelpDesk) můžete využít zelenou linku (voláte zdarma) nebo on-line portál, který Vám pomůže sledovat průběh řešení

incidentu a historii všech řešených incidentů.

Preventivní údržba tiskáren Naše servisní oddělení realizuje pravidelnou profylaxi tiskáren minimálně jednou ročně. Díky tomu jsou Vaše výtisky vždy perfektní a minimalizuje se tím počet poruch zařízení. pokračování na str. 10 

Produkt pod lupou Jedna faktura za měsíc – konečné, předem známé ceny místo nečekaných nákladů Veškeré služby hradíte formou platby za vytištěné stránky. Proto Vás nepřekvapí náklady na opravy, údržbu ani spotřební materiály, které mají tak vysokou výtěžnost (desítky tisíc stránek), že o jejich potřebě nemusíte ani vědět, dokud nepřijde na řadu jejich výměna. Cena stránky je stanovena jako fixní a může se zvýšit, jen pokud dojde prokazatelně ke zvýšení cen spotřebních materiálů výrobci. Díky dané ceně stránky tak de facto získáváte záruku na zařízení po celou dobu platnosti smlouvy. A pozor – toto se vztahuje i na Vaše vlastní již používané tiskárny, které se rozhodneme převzít do správy.

Náklady na tisk můžete snadno adresovat oddělení nebo projektům

Nové zařízení si můžete koupit nebo pronajmout Pokud bude zapotřebí obnovit nebo rozšířit Váš tiskový park, pak si můžete nové zařízení koupit do svého vlastnictví a zajistit jej naší servisně-materiálovou službou IQPrint*, nebo si jej můžete také pronajmout. Pronájem nezatíží Váš rozpočet a více reflektuje ve Vašem účetnictví fakt, že tiskárna není jednorázový náklad, ale investice, kterou využíváte několik let bez ohledu na to, jak vysoká je.

Náklady na tisk nepatří do jednoho „pytle“ nebo do nákladů IT oddělení, které ostatně tiskne většinou nejméně ze všech. Náklady na tisk je možné za pomoci softwarových nástrojů efektivně sledovat a adresovat uživatelům, hospodářským střediskům nebo například projektům či zakázkám. Společnost Print Partners využívá několik systémů. V závislosti na používaném hardwaru je to nejčasteji systém SafeCom nebo MyQ.

Máte data pro informovaná rozhodnutí Díky monitoringu tiskáren získáváte data pro rozhodování o dalším rozvoji tiskového parku. Víte, jak jsou Vaše tiskárny využity, zda jsou správně umístěny a jaké mají náklady na tisk. To jsou základní předpoklady pro smysluplnou optimalizaci tiskového parku v budoucnosti.

Začněte tím, že zjistíte, co vlastně dnes máte, jak to využíváte a kolik Vás to stojí

 Ke správnému rozhodnutí o optimalizaci tiskového parku potřebujete získat přehled o počtu, umístění a využití stávajících zařízení.

text: Tibor Brunclík foto: archiv PP

Rádi Vám vypracujeme tzv. QuickView analýzu, která Vám dá kompletní přehled o Vašich stávajících tiskárnách a představí možnosti převzetí Vašeho tiskového parku do naší správy, případně možnosti optimalizace Vašeho tiskového prostředí. A to včetně detailní finanční analýzy – tedy srovnání nákladů na tisk nyní a po nasazení služeb IQPrint*. Naším cílem je totiž vždy přinést hodnotu Vám – to je ušetřit Vám čas, starosti a peníze. Na rozdíl od výrobců totiž nehájíme zájmy jedné značky a neživí nás prodej hardwaru.

Jiný pohled

Zavedení služeb MPS aneb

způsob, jak si šplhnout u kolegů Outsourcing tisku není pouze záležitost IT oddělení, tato změna usnadní život všem zaměstnancům napříč celou firmou. Office Manager Co říkají čísla:

minut zabere výměna 1 kazety

■ ušetří čas a zbaví se zbytečné práce s „hlídáním“ a objednáváním tonerů. ■ přenese zodpovědnost na dodavatele, který tiskové náplně stejně dodává.

■ získá možnost lépe využít prostory sloužící doposud pro skladování spotřebního materiálu.

(zdroj: GARTNER)

Ekonomická autorita Co říkají čísla:

90 %

společností neví, kolik je stojí tisk

■ získá přehled o nákladech za provoz tiskového parku. ■ získá možnost řízení a předvídatelnost nákladů. ■ získá možnost adresovat náklady střediskům nebo uživatelům.

(zdroj: BUYERS LABORATORY)

■ zavedením služeb MPS ušetří až 30 % nákladů. ■ uvolní peněžní hotovost ze zásob spotřebního materiálu a z tiskového hardwaru. ■ ušetří si čas při zpracování faktur – jen 1 faktura měsíčně za celý tiskový park.

Autorita IT Co říkají čísla:

30 %

požadavků na IT HelpDesk souvisí s tiskem (zdroj: GARTNER)

■ přesměrováním dotazů spojených s tiskárnami na dodavatele zodpoví až o 30 % méně dotazů. ■ získá jasně definovanou servisní odezvu (SLA) na všechny tiskárny. ■ bude mít jen jeden kontakt na všechny problémy s tiskem.

■ rozúčtování nákladů na tisk střediskům nebo uživatelům mu sníží náklady jeho oddělení, kde často tyto náklady běžně končí. ■ přenese zodpovědnost za dostupnost tiskáren na dodavatele. ■ získá k dispozici jasnou koncepci tiskového řešení.

Běžný uživatel

TIP

■ díky funkci Follow me si bude moci své tisky vyzvednout na kterékoli tiskárně v kanceláři. ■ získá lepší možnosti pro mobilní tisk. ■ získá více času zefektivněním procesů a zavedením řešení document worklow. text: Michal Král foto: archiv PP

■ získá lepší znalost a možnosti využití kancelářské tiskové techniky. ■ zjednoduší si práci pomocí modernizovaného zařízení s vyspělými funkcemi pro lepší oběh dokumentů.

Ušetřete Vaší společnosti náklady. Sebe a své kolegy navíc zbavíte starostí a dopřejte si více času na svou práci. Více informací na adrese www.printpartners.cz/mps

Optimalizace tisku

QuickView analýza – jak zefektivníme Vaše tiskové prostředí?

Analýza tiskového prostředí může sloužit jako nástroj prodeje nového hardwaru. Tak funguje v rukou výrobců nebo jednobarevných dodavatelů tiskových technologií. Jejich zájmem je logicky nahradit co největší množství konkurenčních strojů vlastní značkou. Analýza tiskového prostředí má přitom sledovat zájem zákazníka a právě tak tomu je v podání QuickView analýzy společnosti Print Partners.

Základním krokem je seznámení se s prostředím u Vás ve firmě. Rozmístění tiskáren zanášíme do reálné mapy.

aším zájmem není nahrazovat jednu značku tiskáren jinou už proto, že běžně spravujeme smíšené tiskové parky. Aktuálně je to zhruba 15 různých značek tiskáren. Jak konkrétně tedy postupujeme při sledování cíle – zefektivnění Vašeho tiskového prostředí? Nejprve je důležité si udělat jasno v tom, co je to efektivní tiskové řešení. Z našeho pohledu jde o takové řešení, které dosahuje co možná nejnižších celkových nákladů na vlastnictví (TCO) tiskového parku. Do nich zahrnujeme nejen pořizovací a provozní náklady, ale i náklady na lidské zdroje potřebné na správu tiskového parku a jeho užívání. Optimální tiskové řešení je na základě našich zkušeností takové, které lze

Sebraná data z „terénního“ šetření následně zpracujeme v programu In-Map a vymodelujeme scénáře optimalizace tiskového řešení.

popsat principem 4S – to je správný počet (ne nutně minimální) správných zařízení (ne nutně jedné značky) na správných místech, která jsou správně používána. Právě QuickView analýza (QVA) nám pomáhá takového optimálního řešení dosáhnout. Proces její tvorby lze rozdělit do tří základních okruhů.

1/ Seznámení se

s Vaším tiskovým prostředím a Vašimi potřebami Rozhodnutí o tiskárnách, které mají sloužit svým uživatelům, se nedají realizovat od stolu. Každá QVA

začíná u Vás. V duchu strategie 4S zkoumáme Vaše pracovní prostředí a soustředíme se především na potřeby uživatelů konkrétních tiskáren. Co se na tiskárnách tiskne? Jsou to spíše jednotlivé výtisky nebo objemnější tiskové úlohy, faktury nebo prezentační materiály? Jaké jsou denní objemy tisku? Kolik uživatelů tiskárnu používá? Jak se výtisky dále zpracovávají? Jaké potřeby elektronického zpracování dokumentů by tiskárna měla zvládat? Kromě vlastností samotných tiskáren pak dbáme na jejich umístění. Seznámení se s Vaším fyzickým prostředím je zásadní pro správnou úvahu o odpovídající míře centralizace tiskového parku. Proto tiskárny zanášíme do mapy vaší kanceláře či

Důležitým údajem pro naši QuickView analýzu jsou také nepokryté potřeby uživatelů či naopak redundance.

3/ Návrh řešení

provozu a mapujeme geografickou vzdálenost tiskáren a uživatelů. Důležitým vstupem pro naši analýzu je zdokumentování nepokrytých potřeb uživatelů. Ty jsou následně konfrontovány s názory a rozhodnutími vedoucích pracovníků tak, aby výsledné řešení reflektovalo nejen přání uživatelů, ale i ekonomické a provozní možnosti vaší organizace. Výsledkem první fáze je pak jasné pochopení stávající situace, redundancí a naopak nepokrytých a oprávněných potřeb uživatelů.

2/ Současné

náklady na tisk K co nejpřesnějšímu vyčíslení stávajících nákladů na tisk zjišťujeme, kolik toho vytisknete a za jakou cenu. Objemy tisku měříme hned několika

Osm kroků k efektivnějšímu tisku

text: Tibor Brunclík a Tomáš Tintěra foto: archiv PP

způsoby. Tím nejautomatizovanějším je nasazení monitoringu tiskáren, tím nejprimitivnějším jsou pak odečty objemů tisku ze stránek využití jednotlivých tiskáren v čase (obvykle 10– 30 dnů). Zároveň ve spolupráci s Vámi zjišťujeme ceny spotřebního materiálu, který vstupuje do Vašich stávajících nákladů. Pro kalkulaci nákladů bereme v úvahu také stáří Vašich tiskáren, a tedy jejich amortizaci a náklady na servis. Jen tak je úvaha o nákladech na tisk skutečně kompletní a lze ji vyjádřit v celkových nákladech na vytištění jedné stránky. Sebraná data vyhodnocujeme v programu In-Map. Ten nám umožňuje přesné zmapování Vašeho tiskového prostředí, potřeb a analýzu nákladů na stávající tiskové řešení, ale také simulaci neomezeného množství různých scénářů. To už ale přichází na řadu třetí fáze procesů QV analýzy.

Cílem QuickView analýzy je zrevidovat tiskový park tak, abychom dosáhli efektivnější tvorby dokumentů (a jejich oběhu). Za efektivní v tomto kontextu považujeme dosažení požadovaného výsledku (dokument v odpovídající kvalitě na odpovídajícím místě) při vynaložení co možná nejmenšího množství zdrojů (nákladů na tisk, času na správu tiskáren, času na používání tiskáren). Toho lze dosáhnout použitím Vaší stávající techniky, nasazením nové techniky, ekonomičtějším modelem správy tiskového parku, lépe zvoleným spotřebním materiálem a zejména vhodnou kombinací těchto přístupů. V programu In-Map modelujeme scénáře optimalizovaného tiskového řešení tak, abychom dosáhli pokrytí Vašich potřeb při nejnižších možných nákladech. Ve finále Vám pak předkládáme konkrétní návrh využití stávající techniky, nasazení nové (je-li to potřeba), nasazení softwarových nástrojů správy tiskového parku a návrh dohody o servisně-materiálovém zajištění. To vše samozřejmě doložené ekonomickou analýzou – tedy srovnáním nákladů „před a po“. Klíčovým rozdílem naší analýzy oproti konkurenci je naše nezávislost. Analýza neslouží jako nástroj prodeje hardwaru, protože ten nás (na rozdíl od výrobců) neživí, ale jako nástroj optimalizace Vaší tvorby a oběhu dokumentů.

Proces QuickView analýzy je pochopitelně trochu složitější, než je možné popsat v článku tohoto rozsahu, rádi Vám konkrétních osm kroků, které QV analýza obsahuje, představíme osobně. Tvorba analýzy trvá obvykle 10 až 40 dnů v závislosti na tempu, které si obě strany zvolí. Na vysvětlení celého procesu nám ale postačí úplně 20 minut Vašeho času. Neváhejte a obraťte se na nás s žádostí o více informací například pomocí krátkého formuláře na stránkách www.printpartners.cz/mps.

Expert Rozhovor radí

Služby MPS na českém trhu Hewlett-Packard Dušan Pražienka, Hewlett Packard CZ&SK channel MPS specialist z hlavních Jedním cílů divize PPS

(Printing and Personal Systems) společnosti Hewlett Packard do budoucna je nejenom dodávat zákazníkům vysoce výkonná a spolehlivá zařízení pro tisk, kopírovaní a skenování, ale také poskytovat komplexní služby v oblasti MPS (externí správa tiskového prostředí). Dovolím si použít slogan v angličtině: Manage business – Not your printers. Myslím si, že tam směřuje vývoj služeb v oblasti tisku, to znamená, že stále více komerčních zákazníků v rámci České republiky investuje naprosto správně své úsilí do oblasti Samsung Jaromír Štěpán, Produktový manažer - tiskárny a tisková řešení, Samsung Electronics Czech and Slovak, s.r.o.

polečnost Samsung a její výrobky si většina zákazníků spojuje hlavně s mobilními telefony, televizory, domácími spotřebiči, případně s osobními laserovými tiskárnami, které jsou dostupné v retailu nebo v e-shopech. Společnost Samsung má ale ve svém portfoliu také stroje s vysokým výkonem a bezpečnostními prvky určené pro

svého hlavního podnikání a tiskárny svěří specialistům na služby MPS. Jaké je správné řešení – A3 centralizace tisku nebo malé jednoduché zařízení na pracovní stůl? Společnost HP má řešení pro všechny díky novým technologiím v oblasti tisku a výrazným změnách v programech HP na podporu služeb MPS, proto nemusíme brát uživateli jeho komfort a měnit efektivní firemní procesy. Co se týče technologií, uvádíme na trh speciální řadu HP „Managed“ value zařízení, která jsou určena výhradně pro služby HP MPS. Tyto nové produkty poskytnou našim zákazníkům jednoznačné zlepšení v nákladech na stránku a v nákladech

na službu. Další novinkou je technologie laserového tisku Jet Intelligence, která umožňuje až o 33 % vyšší kapacitu tonerů. Nesmíme taky zapomínat na technologii INK PageWide, jako revoluční tisk do kancelářského prostředí. Technologie INK vyniká hlavně náklady na tisk (aktuální akční nabídka při servisně materiálovém zajištění s platbou za stránku představuje cenu 0,18 Kč za černobílou A4 a 0,99 Kč za barevnou A4). Všechna uvedená zlepšení přinesou komfort našim zákazníkům v oblasti tiskových služeb HP. Více detailních informací Vám poskytne společnost Print Partners, jeden z významných partnerů HP MPS.

malé a střední podniky i velké korporace. Prostřednictvím svých partnerů pak nabízí vyšší segment tiskáren také jako tiskovou službu s definovanou úrovní servisních služeb a cenou za vytištěnou stranu. Služby MPS zaznamenávají rostoucí zájem ze strany zákazníků prakticky napříč všemi vertikálami trhu a rovněž společnost Samsung přizpůsobuje tomuto trendu nabídku svých produktů a tiskových řešení. Součástí služeb typu MPS je optimalizace tiskových zařízení, jejich správa a napojení na stávající

infrastrukturu – ať jde o ověření uživatelů, rozúčtování nákladů na tisk nebo napojení na systémy pro správu dokumentů. Standardním požadavkem je monitoring stavu tiskových zařízení a možnost automatického objednávání spotřebního materiálu. Společnost Samsung nabízí řadu aplikačních nástrojů, které pomáhají služby MPS prostřednictvím obchodních partnerů realizovat, a tuto oblast bude nadále aktivně rozvíjet. Více informací na adrese: www.samsung.com/PrintingInnovation

připravil: Michal Král foto: archiv PP

Přední výrobci tiskových technologií odpověděli na otázku: Jak se podle Vás vyvíjí služby MPS v ČR a jak na tyto trendy reaguje Vaše společnost?

Poloviční náklady, dvojnásobná rychlost než u laserových tiskáren

HP OJ Pro X476dw:

0,99 Kč / bar. A4 0,18 Kč / čb. A4 9 806 Kč bez DPH 55 str./min.

3 - 5 let servisu zdarma podle délky smlouvy*

Technologie PageWide - pevná tisková hlava v šíři celé stránky umožňuje této tiskárně tisk rychlostí až 55 str. / min..

Barevné inkoustové multifunkční zařízení formátu A4 (tisk, kopírování, skenování a faxování) Doporučený počet stran za měsíc: 500 až 2 800 Rychlost tisku: až 55 str./min. v ČB i v barvě Rozlišení: až 2 400 x 1 200 dpi. Tiskový jazyk: HP PCL 5c, HP PCL6, nativní tisk PDF, emulace HP Postscript úrovně 3. Standardní rozhraní: 2 vysokorychlostní hostitelské porty USB 2.0; 1 vysokorychlostní port USB 2.0 zařízení; 1 síťový port Ethernet 10/100 Base-TX; 1 modemový port RJ-11; stanice s rozhraním 802.11b/g/n; přístupový bod 802.11 b/g. Manipulace s papírem: Vstupní zásobník na 500 listů; víceúčelový vstupní zásobník na 50 listů; automatický oboustranný tisk. Volitelný zásobník č. 3 na 500 listů. * Tyto speciální ceny tiskárny / stránek a servis zdarma platí jen při servisně-materiálovém zajištění IQPrint*Premium viz níže. Aktuální platnost nabídky a více akčních nabídek najdete na www.printpartners.cz/tiskarny-akce-2.

Hoďte starosti s tiskárnou na nás! Služba IQPrint*Premium Vám umožní hodit všechny starosti s tiskem za hlavu a kupovat si to, co skutečně potřebujete – vytištěné stránky, ne tonery, válce, odpadní nádobky, náhradní díly, opravy a další produkty a služby. Naše služba je zajištěna vzdáleným monitoringem tiskáren. Díky němu víme o stroji tolik, že Vy se o něj nemusíte starat.

Služba IQPrint*Premium: ź Možnost pronájmu ź Platíte pouze za vytištěné stránky ź Just-In-Time dodávky tiskových náplní ź Pravidelná profylaxe a čištění tiskárny ź SLA, garance servisní odezvy

Pro více informací kontaktujte naše specialisty na mps@printpartners.cz.

Jsme jediný český člen IMPSGA! Mezinárodní aliance poskytovatelů MPS

Jsme jediným českým členem mezinárodní aliance Independent MPS Global Alliance, která spojuje poskytovatele nezávislých služeb MPS napříč Evropou. To nám umožňuje inspirovat se tím, co v oblasti MPS umějí ti nejlepší v Evropě, a spolu s našimi partnery poskytovat služby v oblasti tisku i globálním společnostem, které hledají společný standard a ﬂexibilitu pro své evropské pobočky, kterou jim výrobci nenabídnou.

www.impsga.com Print Partners s.r.o. Tel.: 800 131 484, 234 003 903 objednavky@printpartners.cz www.printpartners.cz