Chefen och skyddsombudets roll

BAM

ts e d u b m o s d d y k s h c o s Chefen

roll

Bättre arbetsmiljÜ

9:e upplagan

Prevent

Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra.

Prevent vill inspirera och stödja arbetsplatsernas arbetsmiljöarbete.

Det gör vi genom att: – informera om arbetsmiljöfrågor – utbilda och genomföra seminarier runt om i landet – ta fram enkla och användbara produkter och metoder.

Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, det vill säga fack och arbetsgivare tillsammans.

Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!

© 2016 Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK Upplaga

9:1

Projektledare

Malin Strömberg

Text

Robert Jakobsson

Grafisk produktion Sitrus Foto Bengt Alm (omslag, sid 6, 22, 30), Getty Images (sid 40), iStock (sid 48), Shutterstock (sid 44, 52) Tryck

Danagård LiTHO, Ödeshög, juni 2016

Distribution

Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm

Telefon

08-402 02 00

E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN 978-91-7365-218-6 Art nr 883

Förord Chefens och skyddsombudets roll är en del av utbildningsma­ terialet Bättre arbetsmiljö. Boken beskriver vilka uppgifter och roller som chefer och skyddsombud har. För enkelhets skull skriver vi om företag oavsett vilken verksamhet som bedrivs.

Med begreppet chef menas alla i arbetsledande ställning, oavsett befattning eller nivå i företaget. Begreppet medarbetare används i boken utom när hänvisningar görs till lagar och föreskrifter.

I boken görs hänvisningar till arbetsmiljölagen, arbetsmiljö­ förordningen och andra bestämmelser så att användaren lätt ska kunna hitta de regler som anknyter till texten. I arbetsmiljölagen finns speciella bestämmelser för fartygsarbete vilka inte är med­ tagna i denna bok.

Oberoende av företagets storlek och verksamhet behöver alla grundläggande kunskaper om arbetsmiljön. Denna bok är en hjälp på vägen i det dagliga arbetsmiljöarbetet för framför allt chefer och skyddsombud. Mer fakta om arbetsmiljö finns i Handbok Bättre arbetsmiljö.

En arbetsledning som samverkar med skyddsombud och medarbetare är viktig för arbetsmiljön. Samverkan kan leda till resultat som kan öka företagets lönsamhet.

Exempel på sådana resultat är: • Minskad sjukfrånvaro.

• Effektivare arbetsprocesser.

• Färre fel och högre kvalitet.

Prevent – Chefens och skyddsombudets roll

3

Innehåll Samverkan, ansvar och roller............................................... 7 Ansvaret för arbetsmiljön..................................................... 7 Chefens uppgifter och ansvar för arbetsmiljön................... 8 Möjligheter........................................................................... 9 Chefskap – ledarskap..........................................................10 Ledarskapet och situationen............................................... 11 Skyddsombudets uppdrag...................................................12 Medarbetarnas uppgifter och ansvar i arbetsmiljö­arbetet...12 Introduktion på arbetsplatsen.............................................13 Kunskap och kompetens.....................................................14 Fördelning av uppgifter.......................................................15 Företagshälsovård...............................................................18 Organisation för arbetsmiljö­arbetet................................... 19 Skyddsombudet och den fackliga organisationen...............19 Skyddsombudets uppdrag, skyldigheter och rättigheter.... 20 Tillsättande av skyddsombud............................................ 23 Skyddsområde och rätten till tillträde................................ 23 Huvudskyddsombud.......................................................... 24 Regionala skyddsombud.................................................... 25 Skyddskommitté/arbetsmiljökommitté.............................. 25 En arbetsmiljöfrågas väg.................................................... 27 Överklagande av Arbetsmiljöverkets beslut...................... 28 Rätt och skyldighet att avbryta arbetet.............................. 28 Systematiskt arbetsmiljöarbete........................................... 31 Arbetsmiljöarbete som del av verksamheten......................31 Grunderna i systematiskt arbetsmiljöarbete...................... 32 Tillbud och arbetsskador .................................................... 37 Anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan.... 37 Anmälan till AFA Försäkring............................................. 38 Utredning av olycksfall och ohälsa.................................... 38 Arbetsanpassning och rehabilitering.................................. 41

Några risk- och friskfaktorer............................................... 45 Stress.................................................................................. 45 Konflikter........................................................................... 47 Alkohol och andra droger.................................................. 48 Kränkande särbehandling.................................................. 50 Friskfaktorer........................................................................51 Chefens arbetsmiljö............................................................ 53

Samverkan, ansvar och roller Grunden för ett bra arbetsmiljöarbete på en arbetsplats är att företaget har mål för det och att alla vet vägen till målet. Enligt arbetsmiljölagen är målet för arbetsmiljöarbetet »att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö«. För att få en allsidig bedömning av arbetsmil­ jön och för att kunna uppfylla målen i arbetsmiljölagen krävs en aktiv samverkan mellan medarbetare, skyddsombud, chefer och företagsledning. Formerna för samverkan ska vara sådana att man gemensamt kan nå målen.

Ansvaret för arbetsmiljön Arbetsmiljölagen med tillhörande föreskrifter är ett regelverk som ställer minimikrav på arbetsmiljön. Utgångspunkten är att arbetet ska anpassas till människors olika fysiska och psykiska förutsättningar och att olycksfall och ohälsa i arbetet ska före­ byggas. Regelverket syftar i första hand till att förebygga alla typer av hälsorisker hos arbetstagarna.

Arbetstagarna ska också ha möjlighet till inflytande och så långt som möjligt kunna påverka sitt eget arbete.

Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön och dess utveck­ ling men också för att formerna för samverkan fungerar. För det senare har även arbetstagarna ett ansvar.

Prevent – Chefens och skyddsombudets roll

7

Samverkan, ansvar och roller

§

Läs mer om fördelning av uppgifter på sid 15.

I 2 kap. arbetsmiljölagen finns minimikraven på arbetsmiljön angivna. I 3 kap. samma lag beskrivs hur ansvaret fördelas och hur olika aktörer, framför allt arbetsgivare, ska gå till väga för att leva upp till ansvaret. I 6 kap. samma lag finns reglerna om samverkan.

Chefens uppgifter och ansvar för arbetsmiljön Chefen är arbetsgivarens representant och har arbetsgivarens uppdrag att leda hela eller delar av verksamheten så att företa­ gets mål uppnås. Chefen ska genom att leda och fördela arbetet se till att företagets medarbetare och andra resurser används så effektivt som möjligt.

Företagsledningen har en rad kompetenskrav på chefen, ex­ empelvis vad gäller ekonomi- och personalfrågor. Chefen ska också vara talesperson för ledningen och kommunicera före­ tagets mål till medarbetarna. Inte minst måste en chef kunna uppfylla de krav som ställs från samhället, till exempel att följa arbetsmiljölagstiftningen.

Medarbetarnas krav och behov ska också tillfredsställas, vil­ ket exempelvis kan innebära trygghet i anställning och utveck­ lingsmöjligheter. Allt detta kan betecknas som delar av chefens tjänsteansvar.

Chefen ska också vara den som i mindre eller större grad dri­ ver den strategiska utvecklingen som att utveckla nya produkter eller tjänster, utveckla kvaliteten på produkter och inte minst utveckla arbetsmiljö, jämställdhet och hälsa hos medarbetarna.

Chefen har även ett juridiskt ansvar. Detta ansvar är i arbets­ miljölagstiftningen kopplat till arbetsgivarens arbetsmiljöansvar.

Om arbetsgivaren har fördelat arbetsuppgifter till chefen som måste utföras för att arbetsmiljölagen ska följas så kan hen ha ett personligt straffansvar.

Ett personligt straffansvar kan gälla bland annat i följande fall: •O m anmälan inte har gjorts utan dröjsmål till Arbetsmiljöverket när allvarliga fall av olycksfall, ohälsa eller tillbud har inträffat.

8

Prevent – Chefens och skyddsombudets roll

Samverkan, ansvar och roller

•V id brott mot vissa straffbelagda bestämmelser i Arbetsmiljö­ verkets föreskrifter, exempelvis anlitande av minderåriga för vissa arbeten.

• Om oriktiga uppgifter lämnas till Arbetsmiljöverket.

• Vid brott mot Arbetsmiljöverkets beslut om föreläggande eller förbud (dock inte om vite är utsatt).

• Om någon har råkat ut för kroppsskada, sjukdom eller avlidit till följd av att företaget inte följt arbetsmiljölagen eller Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Detta kallas för arbetsmiljö­ brott och döms utifrån Brottsbalken.

Det är därför viktigt att alla chefer vet vad de måste göra och kunna i arbetsmiljöarbetet!

I 8 kap. 1 och 2 §§ arbetsmiljölagen anges de påföljder som den som gjort sig skyldig till brott mot vissa regler kan dömas till.

I 5 kap. samma lag finns regler om minderåriga. I 3 kap. 3a § samma lag, finns bestämmelser om anmälan till Arbetsmiljöverket vid allvarliga skador i arbetet eller allvarliga tillbud.

Möjligheter Arbetsmiljöarbetet behöver inte uppfattas som en pålaga utan kan underlätta för förändring och positiv utveckling. Det gäller även för det lagstadgade jämställdhets- och mångfaldsarbetet. Även kvalitetsutveckling, organisationsutveckling, införande av miljöledningssystem eller ny teknik kan bidra till förändringar och positiv utveckling i företaget.

Några exempel: •O rganisationsutveckling kan innebära möjligheter att för­ändra gamla rutiner, system och arbetsformer. En för­ utsättning för detta är att förändringarna förankras hos medarbetarna. Det är viktigt med tidig, tillräcklig och tydlig information till alla berörda.

Prevent – Chefens och skyddsombudets roll

9

§

Samverkan, ansvar och roller

• Kvalitetsutveckling kan öka förutsättningarna för delaktig­ het, engagemang, yrkesstolthet och kompetensutveckling.

• Införande av ny teknik och datoriserade system kan öka möjligheterna att bredda inflytande, ansvar och befogenheter och att vidga arbetsinnehållet. En förutsättning är att med­ arbetarna får tillräcklig utbildning för att kunna hantera nya hjälpmedel så att de kan utnyttja möjligheterna fullt ut.

Arbetsmiljö, effektiv produktion, kvalitet, ekonomi och utveck­ lingsarbete är tätt sammanvävda. Ingen av faktorerna kan förbi­ ses eller särskiljas från de andra utan att det påverkar helheten.

I produktionen av varor och tjänster är kunskapen hos dem som utför arbetet viktig. Framgångsrika företag är de företag som lyckas utveckla arbetsvillkor och samarbetsformer som mo­ tiverar och främjar kompetensutveckling, hälsa och innovations­ förmåga i företaget.

Chefskap – ledarskap Att vara chef är ett yrke och en funktion i företaget. Chefskap är en formell position som man utsetts till.

Chefen ska sätta upp operativa mål samt styra, planera och följa upp verksamheten. Arbetsuppgifter och resurser ska för­ delas mellan enskilda individer och grupper av medarbetare i företaget för att på bästa sätt skapa förutsättningar för att arbets­ uppgifterna ska kunna utföras.

Chefen utövar också ett ledarskap. Chefen ska kunna entu­ siasmera, motivera och skapa ett förtroende hos medarbetarna och kunna samverka med andra chefer. God arbetsledning handlar alltså inte enbart om teknisk, administrativ och ekono­ misk kompetens, utan också om förmåga till kommunikation, mänskliga relationer och konflikthantering. Ett bra ledarskap handlar om att ta till vara mänskliga resurser. En väl fungerande organisation kännetecknas av samspel mellan företagets led­ ning, chefer, skyddsombud och medarbetare.

10

Prevent – Chefens och skyddsombudets roll