emplea las normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organización2; este sistema web le permitirá a la Administración Municipal gestionar fácilmente la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos. El sistema Orfeo entro en funcionamiento desde el día 4 de noviembre de 2015. En general se puede destacar que las actividades de archivo han mejorado considerablemente, incluyendo un almacenamiento adecuado del archivo central y el diseño de un procedimiento específico para su ejecución, logrando que toda la Administración gestione su archivo bajo las mismas reglas permitiendo un control más efectivo de la documentación, resaltando como aspectos positivos que las respuestas a los requerimientos internos de archivo histórico se hacen de forma más oportuna, que se realiza el suministro a las oficinas de carpetas, cajas y ganchos en forma más rápida debido a que la provisión de estos elementos es adecuadamente programada por la Secretaria General, el recibo de las transferencias primarias de archivo de las oficinas es más eficiente, contando con un almacenamiento adecuado a las condiciones exigidas por los entes de control gracias al compromiso del despacho; sin embargo, y como ya se señaló, el factor negativo más significativo es el espacio del archivo central debido a que está prácticamente copado, a pesar de la inversión realizada por la Administración para digitalizar parte de este, con un total de 2.222.000 imágenes, por lo que la principal tarea a la que se le debe dar continuar es la digitalización de la documentación, ya que permitirá mejorar el manejo del archivo y preservar la información. Así, los resultados conseguidos con la implementación del nuevo procedimiento para el manejo del archivo en el Municipio, permite afirmar que no se presentan dificultades, explicado especialmente porque existe una comunicación constante con el comité interno de archivo y el comité con la alta dirección, logrando una respuesta rápida y adecuada frente a los requerimientos y necesidades del proceso; pero también, la implementación evidencia la necesidad de incluir las nuevas normas y temas exigidos por el Archivo General de la Nación, como son el Plan Institucional de Archivo (PINAR)3 y el Plan de Gestión Documental, los cuales serán dos de los retos más importantes para el nuevo gobierno, conjuntamente con la consolidación de la plataforma Orfeo.
1.7. GOBIERNO EN LINEA Y SISTEMAS DE INFORMACION
Gobierno en línea
Los resultados obtenidos de la gestión en el tema de Gobierno en Línea permiten identificar los siguientes aspectos positivos y negativos.
GP-CER116080
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Página web Scholarium. Recuperado el día 04 de noviembre de 2015. De conformidad con el Decreto 2609 de 201, Artículo 8 “Instrumentos archivísticos”, el Plan Institucional de Archivos – PINAR, es un instrumento que permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades. 3
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