Laporan Pertanggung Jawaban PPI Finlandia ry 2013 - 15 by PPI Finlandia

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BADAN PENGURUS PPI FINLANDIA RY 2013 - 2015

HELSINKI 2015

KATA PENGANTAR â&#x20AC;?Setiap pertambahan waktu dalam kehidupan, pasti membawa perubahan dalam kehidupan itu sendiri yang kemudian akan menjadi suatu kenangan ataupun sejarah dari masa yang telah lalu.â&#x20AC;? Serupa halnya dengan organisasi Persatuan Pelajar Indonesia di Finlandia (PPI Finlandia ry) yang dalam masa kepengurusan 2013 - 2015 telah mencapai masa akhir dalam mengarahkan organisasi ini. Kepercayaan yang diberikan seluruh anggota PPI Finlandia ry kepada kami untuk menjalankan roda organisasi selama satu periode telah kami laksanakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemanpuan dan keterbatasan kami. Selama ini terdapat berbagai dinamika yang kami lalui dalam berupaya menyediakan wadah-wadah kegiatan bagi anggota PPI Finlandia ry. Berbagai suka dan duka pun telah kami alami yang kemudian memberikan pengalaman dan pembelajaran berarti bagi kami untuk masa yang akan datang. Berbagai program kerja yang telah ditetapkan dalam masa kepengurusan ini telah dijalankan dengan baik namun ada beberapa program kerja yang belum berhasil dijalankan karena berbagai faktor dan tantangan. Oleh karena itu, dalam laporan pertanggungjawaban ini kami akan menuahkan semua pengalaman dan pembelajaran yang kami dapat selama menjalankan roda organisasi ini sebagai bahan evaluasi bagi kepengurusan selanjutnya demi kemajuan organisasi PPI Finlandia ry di masa yang akan datang. Pada kesempatan ini saya selaku Pelaksana Tugas Ketua PPI Finlandia ry periode 2013-2015 dan atas nama seluruh jajaran pengurus PPI Finlandia ry 2013-2015 menyampaikan terimakasih kepada: 1.

Bapak Elias Ginting selaku duta besar Indonesia untuk Finlandia dan Estonia beserta Ibu Agnes Ginting yang telah mendukung aktivitas PPI Finlandia ry selama periode ini,

Bapak Made Sentanajaya beserta seluruh staff KBRI Helsinki yang turut membantu dan bekerjasama selama masa kepengurusan ini,

Kelompok tari Bhinneka, Banyu Petak, Diaspora-Finlandia dan organisasi-organisasi masyarakat Indonesia di Finlandia lainnya yang telah bekerjasama selama masa kepengurusan ini,

Pusat Kebudayaan CAISA di Helsinki yang telah mendukung aktivitas PPI Finlandia ry,

Anggota Kehormatan PPI Finlandia ry yang telah mendukung dan membantu kami,

Seluruh anggota PPI Finlandia ry yang telah memberikan kontribusi maksimal dalam menjalankan aktivitas organisasi ini,

Seluruh pihak yang telah memberikan dukungan kepada PPI Finlandia ry baik dalam bentuk spiritual maupun materi yang tidak dapat kami sebutkan satu-persatu.

Pelaksana Tugas Ketua PPI Finlandia ry

Windi Indra Muziasari

LEMBAR PERSETUJUAN

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ini disetujui dan diterima pada: Hari: Tanggal: Tempat:

Pelaksana Tugas Ketua PPI Finlandia ry 2013-2015

(Windi Indra Muziasari)

Menyetujui,

Ketua Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia ry 2015

(____________________)

Pemeriksa Notulen Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia ry 2015

(_____________________)

Notulen Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia ry 2015

(_____________________)

PENDAHULUAN Perhimpunan Pelajar Indonesia di Finlandia atau yang disingkat PPI Finlandia merupakan sebuah organisasi bagi pelajar Indonesia yang sedang menempuh pendidikan tingkat tinggi di negara Finlandia. Organisasi ini pertama kali dibentuk dan dideklarasikan pada tanggal 14 Juni 2008 di kota Helsinki. Selama ini PPI Finlandia telah menempuh dua kali masa kepengurusan yaitu pada periode 2008-2010 (Ketua: Galih Bulgamin, Wakil Ketua: Bimo Murti, Sekretaris: Marissa Bulgamin, dan Bendahara: Jasmin Ayuningtyas) dan periode 2010-2012 (Ketua: Bimo Murti, Wakil Ketua I: Weda Andhana, Wakil Ketua II: Kanya Effendy, Sekretaris: Tessa Sugito, dan Bendahara: Finnisia Miranda). Terdapat kekosongan masa kepengurusan pada periode 2012-2013 yang dikarenakan adanya peraturan baru dalam pemilihan Badan Pengurus PPI Finlandia. Kemudian peraturan baru dan proses pemilihan untuk masa kepengurusan periode 2013-2015 diserahkan kepada Panitia Pemilihan 2013 (Riva Sandiajaya dan Heru Arifin). Melalui aturan baru inilah, maka kepengurusan kami terbentuk. Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia ry 2015 adalah wadah bagi setiap anggota dan bagi organisasi untuk mengevaluasi program kerja dan kinerja kepengurusan periode 2013-2015 dengan agenda rapat: Laporan pertanggungjawaban dan evaluasi dari kepengurusan periode 2013-2015, proses pemilihan Badan Pengurus untuk periode berikutnya, dan Serah Terima Jabatan dari kepengurusan periode 2013-2015 kepada kepengurusan baru periode 2015-2017. Diperlukan partisipasi dan kontribusi aktif dari seluruh anggota sehingga timbulnya rasa memiliki dan keinginan untuk mamajukan organisasi ini bukan hanya terletak pada para pengurus namun adalah tanggungjawab bersama seluruh anggota PPI Finlandia. Perkembangan suatu organisasi tentunya tidak terlepas dari proses kerja keras dan perhatian yang positif seluruh anggota serta kepengurusan setiap periode yang berusaha maksimal memajukan oraganisasi PPI Finlandia.

II.

LANDASAN Adapun Laporan Pertanggungjawaban ini berlandaskan pada 12 pasal yang terdapat di Anggaran Dasar (AD) PPI Finlandia ry 2014 yang telah disahkan oleh Badan Nasional Paten dan Regristasi di Finlandia.

III.

TUJUAN, MANFAAT DAN SASARAN Adapun tujuan, manfaat dan sasaran dari laporan pertanggungjawaban ini adalah: 1. Melaporkan hasil kinerja pengurus PPI Finlandia ry 2013-2015 selama satu periode untuk dievaluasi dan disahkan. 2. Bermanfaat sebagai bahan pertimbangan untuk menyusun program kerja bagi Badan Pengurus PPI Finlandia ry berikutnya sehingga diharapkan organisasi ini menjadi lebih baik. 3. Sasaran dari laporan pertanggungjawaban ini ditujukan kepada seluruh anggota dan kepada seluruh pihak yang berkaitan dengan PPI Finlandia ry

KEANGGOTAAN Adapun anggota PPI Finlandia ry terdiri dari: 1. Anggota Biasa yaitu anggota yang berkewarganegaraan Indonesia, berusia lebih dari 15 tahun, sedang menempuh program pendidikan tingkat tinggi di Finlandia, mempunyai hak untuk memilih dan dipilih sebagai Badan Pengurus 2. Anggota Kehormatan yaitu anggota yang berdomisili di Finlandia dan mempunyai hak untuk memilih badan pengurus akan tetapi tidak berhak untuk dipilih sebagai Badan Bengurus 3. Anggota Pendukung yaitu anggota yang berusia lebih dari 15 tahun, berdomisili di Finlandia, berhak mengikuti kegiatan-kegiatan PPI Finlandia ry akan tetapi tidak mempunyai hak untuk memilih dan dipilih sebagai Badan Pengurus

Berikut adalah daftar 40 anggota biasa dan anggota kehormatan yang berhak memilih Badan Pengurus PPI Finlandia ry periode 2015-2017:

Nama

Program

Status

Institutsi

Jurusan

Achmad Maulana Malikul Hakim

Anggota

University of Tampere

Human-Technology Interaction

Adhitya Prayoga

Anggota

Tampere University of Applied Science

Environmental Engineering

Andhikaputra Rahardjo Angga Chandrakusuma Anindhita Syahbi Syagata

Anggota

University of Helsinki

Food Science

Anggota

University of Tampere

School of Health Sciences

Arganka Yahya

Anggota

University of Tampere

Human-Technology Interaction

Ariargo Wiguno Putra

Anggota

University of Tampere

Social Science

Bernadetta Aloina Ginting

Anggota

University of Helsinki

Research Master's Programme in Social Sciences (Social Psychology)

Bimo Murti

Anggota

University of Vaasa

Industrial Management

Anggota

Aalto University

Entrepreneurship

Anggota

Haaga-Helia Univeristy of Applied Sciences

Multilingual Management Assistants

3 4 5

Carmelita Euline Ginting Christina Silvana Dini PurnamandariPutkonen

Anggota Kehormatan

Desiree Luhulima

Dinda Fadhila

Anggota

Arcada University of Applied Sciences

International Business

Dyah Listyarifah

Anggota

University of Helsinki

Medicine

Ferdi Perdana Kusumah

Anggota

Aalto University

Otomasi

Hany Ferdinando

Anggota

University of Oulu

Electrical Engineering

Imam Santoso

Anggota

Aalto University

Metallurgy

Jean Lucyanna Pusa

Anggota

Haaga-Helia Univeristy of Applied Sciences

International Business

Kanya Auvinen

Karina Angelika Kosasih

Anggota

Aalto University

Nordic visual culture and art education

Keni Vidilaseris

Post-Doc

Anggota

University of Helsinki

Biochemistry (Structural Biology)

Maryam Ahyani SiddiqahOinonen

Anggota

University of Oulu

Education and Globalization

Mikko Auvinen

Mohamad Syahrul Mubarok

Anggota

University of Helsinki

Computer Science

Mukrimin

Anggota

University of Helsinki

Forest Science

Muzawir Arief

Anggota

University of Eastern Finland

Public health

Raihana Darmiati Nugrahany

Anggota

Laurea University of Applied Sciences

Security Management

Rio Wibowo

Riva Sandhiajaya

Rut Christiani

Anggota

Tampere University of Technology

Biomedical Engineering

Sabrina Farizky Soebhektie

Anggota

Laurea University of Applied Sciences

Business Information Technology

Anggota Kehormatan

Anggota Kehormatan Anggota Kehormatan

Sarasati Kushandani

Anggota

Aalto University

Industrial and Strategic Design

Selvi Ferawaty

Anggota

Sein채joki University of Applied Sciences

International Business Management

Windi Indra Muziasari

Anggota

University of Helsinki

Biotechnology

Yohanes Hugo

Anggota

Aalto University

EM SELECT

Yunita FirmaningsihKolu

Anggota

University of Jyv채skyl채

Educational Leadership

Yusda Usman

Anggota

University of Eastern Finland

Health and Social Management

Yusep Purnomo

Anggota

Metropolia University of Applied Science

Electrical Engineering

Zenith Purisha

Anggota

University of Helsinki

Industrial Mathematics

Zulkarnain

Anggota

University of Oulu

Industrial Engineering & Management

VI. BADAN PENGURUS PPI FINLANDIA RY 2013-2015 Badan Pengurus PPI Finlandia periode 2013-2015 terbentuk berdasarkan peraturan baru yang ditetapkan oleh Panitia Pemilihan pada tawal tahun 2013. Pada tanggal 28 April 2013, 9 orang terpilih sebagai calon Badan Pengurus periode 2013-2015 (Zenith Purisha, Yunita Firmaningsih, Demi Djajadi, Raihana Nugrahany, Devi Rizal, Sabrina Farizky, Arinto Wiharyo, Windi Indra Muziasari, dan Finnisia Miranda) yang kemudian diantara 9 calon terpilih ini harus menentukan 4 orang sebagai Badan Pengurus PPI Finlandia periode 2013-2015. Kemudian pada tanggal 25 Mei 2013 di kota Helsinki dengan disaksikan oleh Panitia Pemilihan (Riva Sandhiajaya) terpilih lah masa kepengurusan periode 2013-2015 beserta 4 divisi kerja sebagai berikut: Ketua: Devi Rizal Wakil Ketua: Windi Muziasari Sekretaris: Yunita Firmaningsih Bendahara: Raihana Nugrahany Divisi Olahraga: Arinto Wiharyo Divisi Pendidikan: Demi Djajadi, Zenith Purisha, dan Maryam Setiarso Divisi Kesenian: Carmelita Ginting dan Bernadetta Ginting Divisi Komunikasi: Sabrina Soebhektie, Bimo Murti, dan Tessa Sugito. Pada tanggal 21 Februari 2014, PPI Finlandia telah resmi terdaftar di Badan Nasional Paten dan Registrasi (PRH) menjadi suatu organisasi resmi di Finlandia dan berganti nama menjadi PPI Finlandi ry (No. Regristasi: 212.081). Dinamika kepengurusan periode 2013-2015 pun terasa pada masa peralihan tahun 2014-2015 dimana beberapa anggota dari badan pengurus PPI Finlandia ry tidak dapat melanjutkan masa kerja nya. Sehingga terdapat perubahan pada masa akhir kepengurusan periode 2014-2015, dengan struktur kepengurusan baru sebagain berikut: Pelaksana Tugas Ketua: Windi Muziasari Sekretaris: Sabrina Soebhektie Bendahara: Raihana Nugrahany Divisi Olahraga : Arinto Wiharyo dan Sarasati Kushandani Divisi Pendidikan: Demi Tristan Djajadi dan Zenith Purisha Divisi Kesenian: Carmelita Ginting dan Bernadetta Ginting Divisi Komunikasi : Bimo Murti, Arganka Yahya, dan Adhitya Prayoga.

VII.

PROGRAM KERJA BADAN PENGURUS PPI FINLANDIA 2013-2015 Berdasarkan Rapat Anggota PPI Finlandia pada tanggal 28 September 2013, berikut adalah rancangan program kerja yang dirancang oleh kepengurusan untuk periode 2013-2015

No. 1.

Badan Pengurus: Devi Rizal Windi Muziasari Yunita Firmaningsih Raihana Nugrahany

1. 2. 3. 4. 5. 6.

2. 3.

Divis Olahraga: Arinto Wiharyo Divisi Pendidikan: Maryam Setiarso Zenith Purisha Demi Djajadi

Divisi Kesenian: Carmelita Ginting Bernadetta Ginting

7. 1. 1. 2. 3.

3. 4. 5. 5.

Divisi Komunikasi: Sabrina Soebhektie Bimo Murti Tessa Sugito

1. 2. 3. 4.

VIII.

Rencana Program Kerja Revitalisasi kegiatan PPI Finlandia 2013-2015. Registrasi assosiasi PPI Finlandia ke National Boards of Patents and Registration of Finland dan pendaftaran Business ID number. Membangun dan meningkatkan kerjasama PPI Se-Nordic dan SeBaltic. Merancang proposal kegiatan Indonesian Weekly Culture Meningkatkan kerjasama dengan KBRI dan asosiasi Indonesia lainnya di Finlandia. Membangun kerjasama dengan asosiasi pelajar internasional lainnya di Finlandia. Mengadakan Rapat Anggota Tahunan (RAT). Mengaktifkan kembali program olahraga seperti bowling, bulu tangkis, futsal, renang dan golf bagi anggota PPI Finlandia Pembuatan dan pemutakhiran basis data akademik PPI Finlandia. Forum Presentasi, berupa diskusi internal Anggota PPI Finlandia secara berkala sebagai wadah pertukaran informasi. Partisipasi dalam Acara Ilmiah Eksternal. Selain itu, wadah ini juga terbuka bagi para Anggota yang ingin berlatih mempresentasikan seminar thesis dan disertasinya. Mengenal Indonesia. Tiap Anggota diharapkan untuk mengenal dan memaparkan presentasi singkat mengenai daerah atau suku tertentu di Indonesia dan membagi informasinya kepada Anggota yang lain. Indotainment. Program yang mengajak para Anggotanya untuk membawa teman Non-Indonesia untuk berkumpul dan bermain permainan tradisional. Kunjungan Museum. Program yang mengajak para Anggota untuk mengenal budaya Finlandia. Band PPI. Membentuk band PPI. Workshop Membatik. Program ini memberikan pelatihan bagi para WNI dan warga asing untuk membatik. Sebagai pendukung infrastruktur organisasi. Melakukan up to date pemberitahuan dan artikel kegiatan di blog dan jejaring sosial PPI Finlandia. Berinteraksi dengan pihak luar seperti pihak KBRI dan organisasi lainnya. Mengorganisir acara untuk anggota PPI Finlandia.

REALISASI PROGRAM KERJA Realisasi program kerja PPI Finlandia ry selama periode 2013-2015 kami nyatakan berhasil dengan presentasi sekitar 85% dari rencana program kerja yang disahkan pada Rapat Anggota PPI Finlandia 2013 di awal kepengurusan kami. Adapun beberapa kegiatan yang tidak dapat dijalankan hal ini dikarenakan ada kendala dari luar yang tidak dapat kami hindari. Namun kami kemudian melaksanakan beberapa kegiatan pengganti yang serupa sehinggasecara kesuluruhan keberhasilan dari program kerja kepengurusan PPI Finlandia ry periode 2013-2015 mencapai sekitar 97,5% dari rencana program kerja tersebut.

Program Kerja Badan Pengurus Windi Muziasari, Sabrina Soebhektie, dan Raihana Nugrahany Program Kerja 1 Nama kegiatan Deskripsi kegiatan

Revitalisasi kegiatan PPI Finlandia 2013-2015 Revitalisasi organisasi PPI Finlandia dalam hal administrasi, keanggotaan, dan keuangan. Revitalisasi kegiatan-kegiatan untuk anggota PPI Finlandia selama satu periode kepengurusan 2013-2015

Tujuan

Untuk merevitalisasi administrasi, keanggotaan, dan keuangan organisasi PPI Finlandia Untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan PPI Finlandia yang telah dilaksanakan sebelumnya dan menyediakan wadah-wadah baru yang terorganisasi bagi seluruh anggota PPI Finlandia untuk berekspresi dan berkarya.

Garis besar alternatif Dalam menjalankan revitalisasi organisasi PPI Finlandia, Badan Pengurus berkerja rancangan materi sama dengan empat divisi kerja dari kepengurusan periode 2013-2015 (Divisi Olahraga, Pendidikan, Kesenian dan Budaya, dan Komunikasi). Dengan dibentuk group kerja kepengurusan PPI Finlandia melalui Facebook dan Whatsapp groups. Durasi

Selama periode kepengurusan 2013-2015

Target peserta

Seluruh anggota PPI Finlandia dan semua pihak yang terlibat

Parameter keberhasilan Target waktu pelaksanaan Tanggal pelaksanaan

Kegiatan-kegiatan yang dijalankan sesuai dengan Rencana Program Kerja PPI Finlandia 2013 Selama periode kepengurusan 2013-2015 Kegiatan-kegiatan PPI Finlandia yang dikoordinasi oleh Badan Pengurus: 20.7.2013 PPI Finlandia goes to Tall Ships Races (TSR) di L채nsisatama, Helsinki 15.8.2013 PPI Finlandia nonton piano konser di Musikkitalo, Helsinki 21.9.2013 PPI Finlandia nonton bareng Act of Killing di Maxim, Helsinki 16.12.2013 PPI Finlandia menjamu PPI Swedia visit, Helsinki 18.12.2013 PPI Finlandia nonton bareng The Hobbit: the desolation of smoug 3D 21.1.2014 PPI Finlandia nonton piano konser di Musikkitalo, Helsinki 14.2.-2.3.2014 PPI Finlandia mengumpulkan dana bantuan sosial untuk Indonesia 14.3.2014 PPI Finlandia nonton bareng Helsinki Cine Aasia (HCA), Helsinki 17.4.2014 PPI Finlandia nonton bareng The Raid 2: Berandal di Finnkino, Helsinki 17.5.2014 PPI Finlandia live report acara Ravintola P채iv채, Helsinki 21.5.2014 PPI Finlandia menghadiri Seminar projek kolaborasi antara HYY dan Payo-payo dari Makasar, Helsinki 22.6.2014 PPI Finlandia promosi budaya Indonesia di acara pernikahan Carmelita Ginting, Wisma Duta Helsinki 6.9.2014 PPI Finlandia nonton bareng The Trees and The Wild band, Helsinki 25.9.2014 PPI Finlandia mengikuti TUT International Food Festival, Tampere 4.4.2015 PPI Finlandia Kiila brunch, Helsinki

Penanggung jawab

Windi Muziasari, Raihana Nugrahany

Dana

Biaya kegiatan ditanggung oleh masing-masing anggota PPI Finlandia ry

Evaluasi umum pelaksanaan

Revitalisasi administrasi dan keanggotaan PPI Finlandia, Badan Pengurus dan dua divisi dari Komunikasi dan Penidikan melakukan pendataan ulang anggota PPI Finlandia melalui pendaftaran secara online dan di update secara berkala melaui database baru. Revitalisasi keuangan PPI Finlandia langsung dikoordinasi oleh Bendahara 8

Kegiatan-kegiatan PPI Finlandia ry yang dilaksanakan oleh empat divisi kerja dari kepengurusan periode 2013-2015 telah dijalankan dengan sangat baik Keberhasilan kegiatan-kegiatan yang dijalankan dari target rencana program kerja tentunya sangat membanggakan namun pada umumnya bayak kegiatan yang masih kurang peminat dari keseluruhan anggota PPI Finlandia ry oleh karena itu diharapkan untuk lebih aktif dalam menginformasikan kegiatan-kegiatan dan lebih kreatif dalam merancang kegiatan-kegiatan yang bisa menarik untuk dilaksanakan oleh seluruh anggota PPI Finlandia ry misal acara piknik bersama dan kunjungan ke negara lain

Rekomendasi

Revitalisasi kegiatan-kegiatan PPI Finlandia ry termasuk prioritas yang sangat penting karena aktivitas suatu organisasi terlihat hidup dengan kegiatan-kegiatan nya yang dapat dinikmati oleh seluruh anggotanya.

Nama kegiatan

Registrasi organisasi PPI Finlandia ke Badan Nasional Paten dan Registrasi di Finlandia (PRH) dan pembuatan no. pajak organisasi (Y-tunnus)

Deskripsi kegiatan

Regristasi organisasi PPI Finlandia menjadi suatu organisasi resmi dan untuk mendapatkan no pajak organisasi di Finlandia

Tujuan

Untuk mendapatkan perlindungan hukum sebagai organisasi resmi di Finlandia Untuk dapat menggunakan fasilitas yang disediakan oleh pemerintah Finlandia dan dapat berkerjasama dengan organisasi resmi lainnya di Finlandia

Garis besar alternatif Mempersiapkan persyaratan dokumen-dokumen untuk meregristasikan organisasi rancangan materi PPI Finlandia ke Badan nasional Paten dan Regristasi dan untuk mendapatkan no pajak organisasi di Finlandia Dalam proses ini Badan Pengurus membentuk satu tim kerja yang bertugas khusus untuk mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk registrasi. Tim Kerja Registrasi terdiri dari: Windi Indra Muziasari, Yunita Firmaningsih, Demi Djajadi, Kanya dan Mikko Auvinen. Durasi

6 bulan

Target peserta

Parameter PPI Finlandia menjadi organisasi resmi di Finlandia dan memiliki no pajak keberhasilan Target waktu 3 bulan pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 28. 9.2013 Rencana Program Kerja PPI Finlandia 2013-2015 disahkan 29.9-22.10.2013 Persiapan dokumen-dokumen untuk regristasi 23.10.2013 Regristasi PPI Finlandia ke Badan Nasional Paten dan Registrasi 11.11.2013 Regristasi ditolak 29.12.2013 Perubahan Anggaran Dasar PPI Finlandia disesuaikan dengan hukum organisasi di Finlandia pada Rapat Umum Anggota 2013 30.12.2013-16.2.2014 Persiapan dokumen-dokumen baru untuk regristasi ulang 17.2.2014 Regristasi ulang PPI Finlandia ke Badan Nasional Paten dan Regristasi 21.2.2014 PPI Finlandia menjadi organisasi resmi dan berubah nama menjadi PPI Finlandia ry

Penanggung jawab

Windi Muziasari dan Yunita Firmaningsih

Dana

100 Euro dari uang kas PPI Finlandia untuk biaya regristasi 9

Evaluasi umum pelaksanaan

Proses resgristasi organisasi PPI Finlandia ke Badan Nasional Paten dan Regristasi ternyata memakan waktu lebih lama dari waktu yang kami rencanakan. Namun semua proses berjalan lancar dan akhirnya PPI Finlandia telah menjadi organisasi resmi di Finlandia. Permasalahan utama dalam proses regristasi ini adalah untuk menerjemahkan Anggaran Dasar PPI Finlandia yang dalam bahasa Indonesia ke bahasa Finlandia. Hal ini pula lah yang menjadi tantangan kami untuk mendapatkan no pajak organisasi (Y-tunnus) sehingga PPI Finlandia ry belum mendapatkan no pajak organisasi.

Rekomendasi

Setelah terbentuk Badan Pengurus PPI Finlandia ry yang baru, diwajibkan untuk regristasi ulang ke Badan Nasional Paten dan Regristasi hanya untuk melaporkan pergantian nama Badan Pengurus. Untuk mendapatkan no pajak organisasi (Y-tunnus) dibutuhkan suatu Tim Kerja baru yang bertugas khusus untuk mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diwajibkan salah satu dari Tim Kerja ini dapat berkomunikasi dalam bahasa Finlandia dengan fasih baik secara lisan dan tulisan.

Nama kegiatan

Membangun dan meningkatkan kerjasama PPI Se-Nordik dan Se-Baltik

Deskripsi kegiatan

Kerjasama diantara PPI Finlandia dengan PPI Nordik lainnya (PPI Swedia, PPI Denmark, PPI Norwegia) dan PPI Baltik (PPI Estonia, PPI Lituania, PPI Latvia)

Tujuan

Untuk menjalin silaturahmi diantara anggota PPI di negara-negara Nordik dan Baltik dan membentuk kerjasama yang solid diantara PPI Nordik dan Baltik

Garis besar alternatif Pendataan dan silaturahmi PPI di negara-negara Nordik dan Baltik untuk membentuk rancangan materi suatu kerjasama yang solid Durasi

Selama periode kepengurusan 2013-2015

Target peserta

Seluruh anggota PPI Nordik dan Baltik

Parameter Kegiatan yang menunjukan kerjasama solid diantara PPI Nordik dan Baltik keberhasilan Target waktu Selama Periode kepengurusan 2013-2015 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 7.9.2013 Ide kerjasama antara pelajar di negara Nordik-Baltik di Helsinki 19.9.2013 Terbentuk group Nordic Baltic Indonesian Scholar 16.5.2014 Terbentuk Panitia Seminar Nordic Baltic Indonesian Scholar 13.6.2014 Rapat perdana Panitia Seminar PPI Nordik via Skype dan menentukan lokasi seminar di Kopenhagen dibawah koordinasi PPI Denmark 6.7.2014 Rapat Panitia Seminar PPI Nordik via Skype menentukan rancangan konsep seminar sehari PPI Nordik 3.8.2014 Proposal Seminar PPI Nordik dan call for paper 11.9.2014 Rapat Panitia Seminar PPI Nordik via Skype memantau kesiapan acara 29.9.2014 Rapat terakhir Panitia Seminar PPI Nordik via Skype menentukan run down acara, pembicara, jumlah peserta, dan kesiapan panitia seminar. 4.10.2014 Seminar Perdana dan Deklarasi PPI Nordik di KBRI Kopenhagen Penanggung jawab

Windi Muziasari

Dana

Sumbangan dari KBRI Helsinki untuk biaya perjalanan 6 anggota PPI Finlandia ry ke acara Seminar Nordik di Kopenhagen sebesar (380 Euro) dan dari biaya masingmasing anggota yang menghadiri acara Seminar PPI Nordik

Evaluasi umum pelaksanaan

PPI Finlandia ry mendapat kehormatan untuk menjadi koordinator PPI Nordik dan Baltik dan mengirimkan 4 delegasi sebagai Panitia Seminar PPI Nordik yaitu Windi 10

Muziasari, Carmelita Ginting, Demi Djajadi, dan Andhikaputra. PPI Finlandia ry mengirimkan 7 delegasi untuk menghadiri Seminar PPI Nordik dimana diantaranya dua delegasi menjadi pembicara yaitu Windi Muziasari dan Demi Dajadi dan 5 anggota lainnya; Anindhita Syagata, Arganka Yahya, Ariargo Putro, Carmelita Ginting-Carlstrรถm, Yoga Nugroho.

Rekomendasi

Kerjasama diantara PPI Nordik dan Baltik diharapkan untuk terus dijaga dan ditingkatkan. Berdasarkan hasil pertemuan di Kopenhagen saat acara Seminar PPI Nordik pertemuan PPI Nordik selanjutnya akan dikoordinasi oleh PPI Swedia. Alangkah baik nya PPI Finlandia ry bisa tetepa mengirimkan delegasi nya untuk menghadiri pertemuan PPI Nordik selanjutnya.

Nama kegiatan

Membangun kerjasama dengan PPI Dunia (OSIAA)

Deskripsi kegiatan

Membangun kerjasama dengan PPI Dunia sebagai bagian dari PPI Negara Finlandia yang merupakan bagian dari PPI kawasan Amerika-Eropa (PPI Amerop)

Tujuan

Untuk memperkenalkan keberadaan PPI Finlandia ry kepada PPI Dunia dan sebagai PPI Negara untuk dapat berpartisipasi dalam aktivitas PPI Dunia dan PPI dikawasan Amerika dan Eropa

Garis besar alternatif Saling bertukar informasi kegiatan-kegiatan dari berbagai PPI Negara lainnya dan rancangan materi berkontribusi dalam memberikan informasi mengenai kondisi PPI Finlandia kepada PPI Negara lainnya yang tergabung dalam wadah PPI Dunia. PPI Dunia terbagi menjadi beberapa kawasan yaitu, PPI kawasan Asia-Pasifik, PPI kawasan Timur Tengah, dan PPI kawasan Amerika-Eropa (PPI Amerop) dimana PPI Finlandia ry menjadi bagian dari PPI Amerop. Durasi

Selama periode kepengurusan 2013-2015

Target peserta

Badan Pengurus PPI Finlandia ry

Parameter Kontribusi PPI Finlandia ry dalam kegiatan PPI Amerop dan PPI Dunia keberhasilan Target waktu Selama periode kepengurusan 2013-2015 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 28-30.11.2013 Simposium PPI Dunia di Bangkok, Thailand Penanggung jawab

Devi Rizal

Dana

Sumbangan dana perjalanan seharga one way tiket pesawat Helsinki-Bangkok dari KBRI untuk salah satu delegasi PPI Finlandia ry (Devi Rizal) dan biaya masingmasing delegasi yang mengikuti simposium.

Evaluasi umum pelaksanaan

PPI Finlandia mengirimkan dua delegasi yaitu Devi Rizal dan Windi Muziasari untuk pertama kali mengikuti acara simposium PPI Dunia 2013 yang dihadiri oleh berbagai perwakilan PPI negara dari berbagai belahan dunia. PPI Dunia periode 2013-2014 diketuai oleh Muhammad Pan Faiz dari PPI Australia dan PPI Amerop dikoordinasi oleh PPI Turki. Perwakilan dari PPI Finlandia ry di group PPI Amerop 2013-2014 yaitu: Devi Rizal, Windi Muziasari, dan Raihana Nugrahany Simposium PPI Dunia September 2014 yang dilaksanakan di Tokyo, Jepang, PPI Finlandia ry tidak mengirimkan delegasinya dikarenakan prioritas kegiatan dialihkan demi terlaksananya Seminar PPI Nordik Oktober 2014 di KBRI Kopenhagen. PPI Dunia periode 2014-2015 dipimpin lagi oleh PPI Australia dan PPI Amerop dikoordinasi oleh PPI Belanda. Walaupun tidak hadir di acara simposium PPI Dunia 2014, PPI Finlandia ry masih terus berpartisipasi dengan kegiatan-kegiatan PPI Dunia melalui PPI Amerop 2014-2015. Perwakilan PPI Finlandia ry di group PPI 11

Amerop 2014-2015 yaitu: Devi Rizal dan Windi Muziasari. Salah satu kegiatan yang diusung oleh PPI Dunia adalah permasalahan konversi nilai yang berbeda dari berbagai universitas-universitas di berbagai negara.

Rekomendasi

Kerjasama dengan PPI Dunia dan PPI Amerop diharapkan terus dijaga dan ditingkatkan selain untuk meningkatkan networking diantara PPI Negara di berbagai belahan dunia juga dapat memberikan kontribusi lebih besar untuk Indonesia. PPI Finlandia ry diharapkan dapat menghadiri simposium PPI Amerop yang akan dilaksanakan pada tanggal 6-8.5.2015 di Moskow, Russia dan simposium PPI Dunia 2015 yang akan dilaksanakan pada bulan Agustus di Singapura.

Nama kegiatan

Membangun dan meningkatkan kerjasama dengan KBRI Helsinki dan organisasi masyarakat Indonesia di Finlandia

Deskripsi kegiatan

Kerjasama diantara PPI Finlandia ry dengan KBRI Helsinki dan dengan organisasi masyarakat Indonesia di Finlandia; Kelompok tari Bhinneka, Diaspora, Ikatan masyarakat muslim Indonesia-IMMI, Masyarakat kristen-MAKRO ry, Banyu petak, Banjar Bali, dan Nusantara ry.

Tujuan

Untuk meningkatkan kontribusi PPI Finlandia ry sebagai bagian dari organisasi masyarakat Indonesia di Finlandia.

Garis besar alternatif PPI Finlandia ry berpartisipasi secara aktif untuk menghadiri kegiatan-kegiatan dan rancangan materi undangan dari KBRI Helsinki dan organisasi lainnya. Durasi

Selama kepengurusan periode 2013-2015

Target peserta

Badan Pengurus dan Seluruh anggota PPI Finlandia ry

Parameter Aktivitas bersama yang melibatkan partisipasi PPI Finlandia ry keberhasilan Target waktu Selama kepengurusan periode 2013.2015 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Partisipasi PPI Finlandia dalam kegiatan KBRI Helsinki: 17.8.2013 Bazaar di Pesta Rakyat 17 Agustus, KBRI 9.10.2013 Pertemuan dengan Komisi E DPRD Jawa Timur, Wisma Duta 11.11.2013 Upacara Hari Pahlawan, KBRI 18.11.2013 Pertemuan dengan Preskom Bakrie and Brother dan Universitas Bakrie 19.11.2013 Pertemuan dengan Komisi IV DPR RI, Wisma Duta 4.1.2014 Rapat evaluasi kegiatan 2013 dan koordinasi kegiatan 2014, Wisma Duta 16-18.1.2014 survey MATKA Nordic Travel Fair 2014, Helsinki 11.3.2014 Pertemuan formal PPI Finlandia ry dengan Bapak Duta Besar Elias Ginting, KBRI 23.4.2014 Pertemuan dengan Komisi I DPR RI, Wisma Duta 7.5.2014 Pertemuan dengan Delegasi KemenDikBud 17.8.2014 Bazaar di Pesta Rakyat 17 Agustus, KBRI 30.8.2014 Diplomatic reception of Indonesian Independence day, Wisma Duta 6.9.2014 Pertemuan dengan dinas Badan Pemeriksa Keuangan (BPK-RI), Direktorat Kerjasama Teknik (KST) Kemlu RI dan grup musik The Trees and The Wild. 21-24.1.2015 survey MATKA Nordic Travel Fair 2015, Helsinki Partisipasi PPI Finlandia dalam kegiatan kelompok tari Bhinneka dan Banyu Petak: 29.5.2013 acara World Village Festival, Helsinki 16-19.6.2013 acara Indonesia week di Saaremaa, Estonia Partisipasi PPI Finlandia ry dengan Diaspora: 5.4.2014 kepanitiaan acara Pesta Demokrasi Pemilu 2014 5.7.2014 kepanitian acara Pesta Demokrasi PilPres 2014 Penanggung jawab

Devi Rizal, Windi Muziasari, Raihana Nugrahany 12

Dana

Evaluasi umum pelaksanaan

Partisipasi PPI Finlandia ry untuk menghadiri undangan kegiatan KBRI Helsinki pada umumnya diwakilkan oleh Badan Pengurus dan anggota kepengurusan lainnya hal ini dikarenakan undangan dari KBRI terbatas untuk 2 orang perwakilan. Pertemuan-pertemuan dengan tamu dari KBRI pada umumnya berjalan dengan lancar dan dilanjutkan dengan makan malam yang dijamu oleh Bapak dan Ibu Duta Besar. Badan Pengurus mengumumkan ke seluruh anggota sebelum acara pertemuan dan menampung pertanyaan-pertanyaan yang kemudian akan disampaikan kepada tamu-tamu tertentu di acara pertemuan tersebut. Hasil pertemuan selalu dilaporkan kepada seluruh anggota PPI Finlandia ry dan masyarakat Indonesia pada umumnya. Partisipasi PPI Finlandia ry dalam kegiatan survey MATKA Nordi Travel Fair telah dilaksanakan dua kali pada tahun 2014 dan 2015. Tim Survey MATKA 2014 yang dikoordinasi oleh Windi Muziasari terdiri dari tim data dan analisa; Demi Djajadi, Bimo Murti, Bernadetta Ginting, Maryam Setiarso dan tim lapangan; Demi Djajadi, Yusep Purnomo, dan Sabrina farizky. Hasil survey tahun 2014 telah dipresentasikan pada kegiatan PPI Finlandia dari Divisi Pendidikan (Forum berbagi ilmu). Tim Survey MATKA 2015 dikoordiasi oleh Demi Djajadi dan juga terdiri dari tim data dan analisa yang sama dengan tahun 2014 dan tim lapangan; Anindhita Syahbi Syagata, Ariargo Wiguno Putro, Yoga Nugroho, Charles Sirair, Yusep Purnomo, Windi Muziasari dan Zenith Purisha. Hasil survey tahun 2015 masih dalam proses analisa oleh Tim Survey MATKA 2015. Partisipasi PPI Finlandia ry dalam kegiatan-kegiatan kelompok tari Bhinneka dan Banyu Petak selain menjadi penari, pemain musik, dan juga sebagai tim pendukung. Partisipasi PPI Finlandia ry dalam kegiatan Diaspora menjadi bagian dari panitia kegiatan Pesta Rakyat Pemilu dan PilPres.

Rekomendasi

Hubungan baik antara PPI Finlandia ry dengan KBRI Helsinki sangat penting untuk terus dijaga dan ditingkatkan. Koordinasi dengan KBRI Helsinki khususnya Staff Bidang Pendidikan untuk terus ditingkatkan khususnya dalam mengkoordinasikan data anggota PPI Finlandia ry dengan data lapor diri di KBRI dan kegiatan-kegiatan yang dapat meningkatkan hubungan Indonesia dan Finlandia khususnya dibidang budaya, pendidikan, riset dan teknologi. Hubungan baik PPI Finlandia ry dengan Bhinneka dan Banyu Petak diharapkan terus ditingkatkan dengan lebih aktif dalam berpartisipasi menjadi anggota Bhinneka dan Banyu Petak dan mendukung kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk mempromosikan buday Indonesia di Finlandia. Hubungan baik PPI Finlandia ry dengan Diaspora diharapkan untuk ditingkatkan karena sebagai pelajar Indonesia yang berdomisili di Finlandia juga merupakan bagian dari payung Diaspora. Hubungan PPI Finlandia ry dengan organisasi lainnya diharapkan dapat dilaksanakan pada periode berikutnya dengan merancang kegiatan-kegitan yang lebih umum dan dapat dilaksankan bersama.

Nama kegiatan

Mengadakan Rapat Anggota Tahunan

Deskripsi kegiatan

Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia adalah pertemuan seluruh anggota PPI Finlandia ry untuk mengadakan kegiatan-kegiatan dengan tema-tema tertentu yang diuraikan di Anggaran Dasar PPI Finlandia ry 2014.

Tujuan

Sebagai wadah pertemuan seluruh anggota PPI Finlandia ry

Garis besar alternatif Rapat Anggota Tahunan wajib diadakan setahun sekali paling lambat bulan Mei. rancangan materi Rapat Umum Anggota diadakan kapan saja apabila dirasakan perlu oleh Badan Pengurus dan atau karena diusulkan oleh anggota PPI Finlandia ry dan disetujui oleh Badan Pengurus Durasi

Selama periode kepengurusan 2013-2015

Target peserta

Seluruh anggota PPI Finlandia ry

Parameter Terlaksananya Rapat Anggota Tahunan keberhasilan Target waktu Selama periode kepengurusan 2013-2015 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 28.9.2013 Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia 2013 29.12.2013 Rapat Umum Anggota 26.4.2014 Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia 2014 (Spring Gathering) 19.9.2014 Rapat Umum Anggota (New Student Welcoming) 25.4.2015 Rapat Anggota Tahunan PPI Finlandia 2015 Penanggung jawab

Badan Pengurus dan Koordinator kepanitian Rapat Anggota

Dana

Sebagian besar dana didapatkan dari sumbangan baik dari KBRI Helsinki, Wisma Duta, ataupun donatur dan sebagian kecil dana dari kas PPI Finlandia ry. Detail dana yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan diuraikan di laporan keuangan PPI Finlandia ry (Terlampir).

Evaluasi umum pelaksanaan

Rapat Anggota Tahunan 2013 dilaksanakan untuk mempresentasikan dan mensahkan rencana program-program kerja kepengurusan periode 2013-2015. Rapat ini diadakan di CAISA meeting room 1 dan dihadiri oleh 23 anggota PPI Finlandia. Hasil rapat dapat diunduh di Laporan Kegiatan Rapat Anggota Tahunan 2013. Rapat Umum Anggota 2013 dilaksanakan untuk merubah Anggaran Dasar PPI Finlandia dan disesuaikan dengan peraturan hukum berorganisasi di Finlandia untuk memenuhi persyaratan dokumentasi regristasi PPI Finlandia ke Badan Nasional Paten dan Registrasi. Rapat ini diadakan di KBRI Helsinki dan dihadiri oleh 15 orang anggota PPI Finlandia. Hasil rapat dapat diunduh di Laporan Kegiatan Rapat Umum Anggota 2013. Rapat Anggota Tahunan 2014 dilaksanakan untuk mensosialisasikan Anggaran Dasar PPI Finlandia ry yang telah resmi teregristasi di Badan Nasional Paten dan Regristasi dan ajang untuk gathering, networking dan collaborating di antara sesama anggota PPI Finlandia ry. Rapat ini diadakan di KBRI Helsinki dan dihadiri oleh 50 orang anggota PPI Finlandia ry dan tamu-tamu undangan Bapak Duta Besar Elias Ginting beserta Ibu Agnes Ginting, staff dari KBRI, perwakilan organisasi Diaspora, dan juga perwakilan dari PPI Swedia, PPI Denmark, dan PPI Estonia. Hasil rapat dapat diunduh di Laporan Kegiatan Spring Gathering 2014. Rapat Umum Anggota 2014 dilaksanakan untuk menyambut anggota baru PPI Finlandia ry. Rapat ini merupakan kegiatan perdana PPI Finlandia ry yang dilaksanakan di luar Helsinki dan dikoordinasi oleh anggota kepengurusan yang berdomisili di Tampere (Arganka Yahya dan Adhitya Prayoga). Rapat ini diadakan di Pykkiojankatu, Tampere dan dihadiri oleh 29 anggota PPI Finlandia ry. Rapat Anggota Tahunan 2015 dilaksanakan untuk laporan pertanggungjawaban dan mengevaluasi kinerja kepengurusan PPI Finlandia ri periode 2013-2015 dan untuk pemilihan Badan Pengurus PPI Finlandia ry periode 2015-2017. Rapat ini diadakan di CAISA meeting room, Helsinki.

Rekomendasi

Rapat Anggota Tahunan wajib dilaksanakan oleh Badan Pengurus PPI Finlandia ry 14

khusunya Rapat Anggota diakhir masa periode kepengurusan untuk pemilihan kepengurusan PPI Finlandia ry yang baru.

Program Kerja yang tidak terlaksana 7 Nama kegiatan Merancang proposal kegiatan Indonesian Weekly Culture Deskripsi kegiatan

Kegiatan promosi budaya Indonesia selama satu minggu dan bekerjasama dengan pusat budaya CAISA di Helsinki.

Tujuan

Untuk mempromosikan budaya Indonesia kepada masyarakat internasional di Finlandia khususnya di kota Helsinki.

Garis besar alternatif Rancangan proposal kegiatan untuk diajukan kepada Pusat Budaya CAISA dan rancangan materi menjadi bagian kegiatan tahunan CAISA. Durasi

Satu minggu

Target peserta

Masyarakat internasional di Finlandia

Parameter Terjalinnya kerjasama kegiatan dengan Pusat Budaya CAISA keberhasilan Target waktu Kegiatan CAISA musim semi atau musim gugur pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Penanggung jawab

Windi Muziasari

Dana

Evaluasi umum pelaksanaan

Rancangan proposal tidak dapat dilaksanakan oleh PPI Finlandia ry dikarenakan kegiatan ini membutuhkan sumber daya yang besar yang tidak dimiliki oleh PPI Finlandia ry saat ini. Kegiatan serupa telah dilaksanakan oleh Divisi Kesenian (DAMAI) dimana kegiatan nya merupakan satu hari promosi budaya Indonesia kepada masyarakat internasional di Finlandia.

Rekomendasi

Proposal kegiatan ini mungkin bisa diusulkan oleh PPI Finlandia ry untuk bekerjasama dengan KBRI Helsinki terlebih dahulu dan bersama-bersama mengusulkan kegiatan bersama dengan Pusat Budaya CAISA.

Nama kegiatan

Membangun kerjasama dengan asosiasi pelajar internasional lainnya di Finlandia

Deskripsi kegiatan

Kerjasama diantara PPI Finlandia ry dengan perhimpunan pelajar Vietnam, perhimpunan pelajar China, perhimpunan pelajar Nepal, perhimpunan pelajar Banglades, perhimpunan pelajar Korea di Finlandia

Tujuan

Untuk membangun kerjasama diantara pelajar internasional di Finlandia

Garis besar alternatif Pendataan dan silaturahmi perhimpunan pelajar internasional di Finlandia untuk rancangan materi membentuk suatu kerjasama yang solid Durasi

Selama kepengurusan periode 2013-2015

Target peserta

Badan Pengurus dan seluruh anggota pelajar internasional

Parameter keberhasilan

Kegiatan bersama yang menunjukan kerjasama solid diantara perhimpunan pelajar internasional di Finlandia 15

Target waktu Selama kepengurusan periode 2013-2014 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Penanggung jawab Windi Muziasari Dana Evaluasi umum pelaksanaan

Kerjasama ini tidak dapat terlaksanakan dikarenakan kesibukan Badan Pengurus dalam menjalankan kegiatan lain yang lebih diprioritaskan yaitu untuk meningkatkan kerjasama PPI Finlandia ry dengan PPI Dunia dan PPI Amerop. Secara tidak resmi sebenarnya hubungan PPI Finlandia ry dengan perhimpunan pelajar internasional di Finlandia lainnya sudah terjalin, contohnya dengan perhimpunan pelajar China di Viikki kampus, Universitas Helsinki, perhimpunan pelajar Vietnam, dan perhimpunan pelajar Korea telah terjalin pertemuan secara informal dan saling mengetahui keberadaan masing-masing organisasi. Namun belum pernah terjalin kerjasama yang solida dalam bentuk kegiatan bersama.

Rekomendasi

Kerjasama secara resmi dalam bentuk kegiatan bersama dengan perhimpunan pelajar internasional lainnya di Finlandia diharapkan dapat dilaksanakan oleh kepengurusan yang baru. Hal ini akan membuka wawasan dan pengalaman baru bagi PPI Finlandia ry dan secara terstruktural dapat saling bertukar ide dan solusi dalam menghadapi permasalahan-permasalahan yang pada umumnya dihadapi oleh pelajar internasional di Finlandia.

Program Kerja Divisi Olahraga Anggota Divisi Olahraga: Arinto Wiharyo, Sarasati Kushandani Program Rutin 1 Nama kegiatan

PPI Finlandia Berenang (Volume 1, 2 dan 3)

Deskripsi kegiatan

Kegiatan berenang teruntuk semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia

Tujuan

Mensosialisasikan olahraga dan fasilitas olahraga di Helsinki, Finlandia kepada para peserta berenang

Garis besar alternatif rancangan materi Durasi 1 jam 30 menit Target peserta

Semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia

Parameter Aktifnya partisipasi dari para anggota PPI Finlandia keberhasilan Target waktu Setiap satu bulan sekali pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 12.10.2013, 21.09.2014 dan 19.10.2014 Penanggung jawab

Arinto Wiharyo

Dana

biaya berenang personal, 6,5â&#x201A;Ź untuk harga normal dan 3,3â&#x201A;Ź untuk pelajar

Evaluasi umum pelaksanaan

Kurangnya partisipasi anggota PPI Finlandia untuk mengikuti acara berenang menjadi fokus utama pembahasan kegiatan PPI Finlandia berenang. Pada kegiatan PPI Finlandia berenang pertama hadir 3 orang anggota, pada kegiatan PPI Finlandia berenang kedua hadir 5 orang anggota dan pada kegiatan berenang ketiga hadir 6 orang anggota. Kurangnya partisipasi anggota PPI Finlandia menurut saya secara personal mungkin karena kurangnya antusias dari anggota untuk memanfaatkan fasilitas olahraga yang ada di Finlandia. Di Finlandia sendiri olahraga merupakan kegiatan yang didukung oleh pemerintah Finlandia dan untuk pelajar diberikan harga khusus untuk hampir 16

semua kegiatan olahraga. Untuk kedepannya diharapkan agar anggota PPI Finlandia untuk lebih aktif mengikuti kegiatan olahrga, tidak hanya berenang tapi bisa juga kegiatan olahraga lainnya seperti bermain futsal, voli dll.

Rekomendasi

Untuk pengurus divisi olahraga selanjutnya diharapkan agar pengurus dan anggota bisa saling terbuka untuk memberi saran olahraga apa yang paling diminati oleh anggota agar kegiatan olahraga bisa berjalan lebih sering.

Nama kegiatan

PPI Finlandia Bersepeda

Deskripsi kegiatan

Kegiatan bersepeda teruntuk semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia

Tujuan

Untuk menjaga stamina sambil menikmati pemandangan dan udara segar di sekitar Helsinki, Finlandia.

Garis besar alternatif rancangan materi Durasi 1 jam 30 menit Target peserta

Semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia

Parameter Aktifnya partisipasi dari para anggota PPI Finlandia keberhasilan Target waktu Selama musim panas, setiap satu bulan sekali pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 18.06.2014 Penanggung jawab

Arinto Wiharyo

Dana

0â&#x201A;Ź (sepeda personal dibutuhkan untuk para anggota)

Evaluasi umum pelaksanaan

Kegiatan bersepeda berlangsung cukup lancar walaupun kurangnya partisipasi dari para anggota PPI Finlandia. Kegiatan bersepeda kali ini telah diikuti oleh empat anggota PPI Finlandia yaitu Ranny Mogot, Finnisia Miranda, Adam Hermawan dan Arinto Wiharyo. Menurut saya secara personal olahraga bersepeda adalah olahraga yang paling mudah dan efektif untuk menjaga kondisi badan, tidak hanya menjada kondisi badan olahraga bersepeda juga mampu menanggulangi stres dan menikmati pemandangan di sekitar kota.

Rekomendasi

Kedepannya diharapakan agar para pengurus PPI Finlandia dan anggota bisa lebih aktif dalam bersepeda. Bersepeda bisa juga dilakukan didalam ruangan seperti sepeda fitness yang umum diberbagai tempat fitness.

Nama kegiatan

PPI Finlandia Ice Skating

Deskripsi kegiatan

Kegiatan ice skating teruntuk semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia

Tujuan

Untuk memperkenalkan olahraga musim dingin di Finlandia kepada para peserta dan mensosialisasikan fasilitas olahraga yang ada di Helsinki, Finlandia.

Garis besar alternatif rancangan materi Durasi 2 jam Target peserta

Semua anggota PPI Finlandia dan teman anggota PPI Finlandia 17

Parameter Aktifnya partisipasi dari para anggota PPI Finlandia keberhasilan Target waktu Selama musim dingin, apabila memungkinkan setiap satu bulan sekali. pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 23.12.2014 Penanggung jawab

Arinto Wiharyo

Dana

Biaya masuk personal, 6â&#x201A;Ź untuk umum dan 4â&#x201A;Ź untuk pelajar. Biaya sewa sepatu ice skating 6â&#x201A;Ź.

Evaluasi umum pelaksanaan

Kurangnya partisipasi anggota PPI Finlandia menjadi hambatan teruatama untuk menggelar kegiatan ice skating. Pada kegiatan ice skating kali ini hanya empat orang anggota PPI Finlandia yang hadir. Banyak masukan bahwa kegiatan ice skating cukup sulit dan membutuhkan peralatan yang cukup menguras biaya. Secara personal saya sendiri tidak bisa ber ice skating namun saya ingin mencoba merasakan olahraga yang cukup jarang di Indonesia.

Rekomendasi

Kedepannya kegiatan olahraga musim dingin lainnya mungkin bisa lebih sering diadakan seperti berski dan bersnowboarding. Kegiatan olahraga musim dingin menurut saya cocok untuk dilakukan karena panjangnya waktu musim dingin di Finlandia dan tersedianya fasilitas untuk melakukan olahraga musim dingin tersebut. Untuk pengurus divisi olahraga selanjutnya, diharapkan agar pengurus divisi olahraga bisa mensosialisasikan olahraga musim dingin dan fasilitasnya seperti di PaloheinĂ¤, Helsinki dimana semua orang bisa berpartisipasi mengikuti kegiatan berolahraga musim dingin mulai dari meluncur diatas papan, berski, bersnowboarding, bermain bola salju dll.

Program Kerja Divisi Pendidikan Anggota Divisi Pendidikan: Demi T. Djajadi, Maryam Ahyani Siddiqa, Zenith Purisha Program Rutin 1 Nama kegiatan Pembuatan dan Pemutakhiran Basis Data Akademik PPI Finlandia Deskripsi kegiatan

Upaya pembuatan basis data terpusat yang dimutakhirkan secara berkala terkait bidang studi dan/riset pelajar Indonesia yang aktif

Tujuan

Memetakan minat akademik anggota PPIF untuk persiapan kegiatan dan kolaborasi

Garis besar alternatif rancangan materi Durasi Target peserta Semua pelajar Indonesia di Finlandia yang terdaftar aktif di institusi pendidikan atau menyatakan diri aktif di PPIF minimal selama 1 tahun pada periode 2013/2015 Parameter Basis data yang lengkap dan diperbarui sudah terbuat sebelum akhir kepengurusan keberhasilan Target waktu Sepanjang tahun dengan pemeriksaan berkala minimal setiap semester pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Setiap awal September dan awal Maret Penanggung jawab Dana Evaluasi umum pelaksanaan

Maryam Siddiqa Pemeriksaan ulang dengan basis data pusat PPIF dan/atau KBRI. Program ini terlaksana berkat bantuan dan dukungan penuh dari komisi komunikasi, admin grup FB PPIF ry, serta rekan-rekan pengurus dan anggota PPIF ry lainnya. Terutama dalam menginformasikan dan menghimbau pelajar yang baru datang untuk mengisi basis data. Komposisi Pelajar PPI Finlandia ry berdasarkan Jenjang Pendidikan: 18

S1 = 28%, S2 = 46%, S3 = 21 %, Lainnya = 5% Komposisi Pelajar PPI Finlandia ry berdasarkan Bidang Studi: Ilmu Hayati dan Kesehatan = 21% Kewirausahaan-Bisnis-Manajemen = 28% Pendidikan-Seni-Desain = 8 % Sosial-Psikolog i= 10% TIK dan Teknik = 33% Komposisi Pelajar PPI Finlandia ry berdasarkan Sumber Dana: Beasiswa dari Indonesia = 13% Beasiswa dari Erasmus = 15% Hibah/gaji dari Finlandia = 15 % Pribadi = 57%

Rekomendasi

Komunikasi tersebut di atas penting untuk dipertahankan dan ditingkatkan karena hadirnya anggota baru tidak selalu diketahui oleh pengurus, terutama komisi pendidikan dan komunikasi. Selain itu perlu ditunjuk petugas khusus dari komisi pendidikan dan/atau komunikasi untuk memutakhirkan basis data dan mengolahnya jika diperlukan. Program ini termasuk dalam skala prioritas tinggi dan sangat disarankan untuk segera dilaksanakan dan dipertahankan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Informasi ini penting bagi PPIF ry untuk mengelola SDMnya dengan efisien. Selain itu informasi ini juga berharga bagi pihak KBRI atau pun institusi eksternal lainnya dari pihak Indonesia maupun Finlandia, entah untuk kolaborasi atau pun sebatas informasi.

Nama kegiatan

Forum Presentasi-Diskusi Internal Anggota PPIF (Forum Berbagi Ilmu)

Deskripsi kegiatan

Forum presentasi-diskusi untuk internal anggota PPIF yang dilaksanakan sebagai wadah pertukaran informasi ilmiah dan melakukan kajian terpadu terhadap masalah bangsa atau dunia. Terlepas peserta yang sumbernya internal, pembicara eksternal juga bisa diundang.

Tujuan

Garis besar alternatif rancangan materi

Melatih kemampuan berkomunikasi dan berbagi pengetahuan ke khalayak dengan lintas disiplin ilmu. 2. Membangun komunitas akademik sebagai sarana berbagi informasi, bertukar pendapat, membangun opini konstruktif bagi pelajar. 3. Memetakan minat dan potensi anggota PPIF untuk perluasan jaringan ilmu dan informasi terkait peluang kolaborasi, sinergisasi, kemajuan karir. 4. 1. "Apa Kabar Indonesia?" Mengkaji isu terkini baik yang umum atau pun tematik, misalnya Ujian Nasional, Subsidi BBM, Ketahanan Pangan, Nasionalisme, Pemberantasan Korupsi, dll. Pada praktiknya bisa dikaitkan dengan bidang studi atau minat 2. "Ilmu dan Teknologi Praktis" Membicarakan aplikasi secara umum dari bidang tertentu atau keilmuan yang dipelajari untuk kemajuan sosial ekonomi bangsa. Narasumber eksternal dengan wawasan aplikasi bidang tertentu atau kerja sama potensial Indonesia-Finlandia juga bisa diundang 3. "Ambisi, Impian, dan Obsesi" Membicarakan tema khusus riset atau studi (misalnya tesis atau disertasi) dengan pembawaan yang bisa diikuti semua kalangan 4. "Tutorial Akademik" Sesi pertukaran informasi penunjang kelangsungan pendidikan, misalnya pendanaan riset, informasi lokakarya atau konferensi, wacana bantuan pinjaman, kemungkinan kerja atau pendidikan lanjut, serba-serbi hidup di Finlandia dll. (terutama bagi peneliti atau mahasiswa Strata 3) 19

Durasi

2 jam

Target peserta

Komposisi anggota minimal berisi paling tidak dari 2 strata atau jenjang pendidikan. Fasilitas telekonferensi telah diusahakan untuk memungkinkan partisipasi anggota di luar Helsinki.

Parameter Target komposisi peserta dan target waktu pelaksanaan telah terpenuhi. keberhasilan Target waktu 1 bulan sekali (optimal) atau 2-3 kali dalam 1 semester (minimal) pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 1. 30 November 2013 2. 25 Januari 2014 3. 22 Februari 2014 4. 17 Oktober 2014 5. 24 Januari 2015 Penanggung jawab

Demi Djajadi dan Zenith Purisha

Dana Evaluasi umum pelaksanaan

1. Kesulitan awal yang dialami dalam setiap kali akan mengadakan forum adalah untuk mencari pembicara yang ingin membagikan ilmunya. Pengadaan sesi forum lebih kecil yang lebih sering secara berkala seperti Thesis Support Group atau ajang lebih besar seperti Spring Gathering bisa membantu menggiatkan pelajar. Minat peserta secara umum masih belum tinggi dengan hanya di bawah 20 pada setiap pertemuan. Pada setiap pertemuan yang dihadiri 8-15 orang selalu terdapat minimal peserta dari dua jenjang pendidikan. 2. Target waktu pelaksanaan minimum tidak tercapai karena agenda asosiasi yang lebih besar kerap menjadi prioritas. 3. Target penggunaan fasilitas webinar belum terintegrasi sepenuhnya hingga pertemuan kelima.

Rekomendasi

1. Publikasi lebih luas dan gencar bisa dilakukan, serta format atau topik acara yang lebih populer bisa juga diadopsi untuk memperkenalkan lebih luas. 2. Target waktu pelaksanaan minimum oleh karena itu bisa lebih direduksi dan/atau perlu sinkronisasi lebih terpadu dengan pengurus. 3. Optimisasi fasilitas webinar bisa meningkatkan akses jumlah pemakalah dan peserta. Ekspansi ke kota-kota lain di Finlandia maupun di kawasan Nordik-Baltik bisa dipertimbangkan. Bagaimanapun secara umum teknis pelaksanaan acara berjalan dengan lancar. 4. Program ini termasuk dalam skala prioritas tinggi dan disarankan untuk diadakan kembali dalam jangka waktu pendek atau menengah oleh kepengurusan selanjutnya. Kegiatan ini sejalan dengan misi pendidikan dan penelitian yang diusung oleh PPI lainnya di kawasan Nordik-Baltik sekaligus merupakan satusatunya ajang akademik sejauh ini yang mampu membawa penyebaran informasi ilmiah lintas disiplin. Ke depannya acara ini bisa dikembangkan ke skala yang lebih besar dan dengan demikian adalah memungkinkan bahwa formatnya menjadi insidental. Pengembangan perlu dilakukan agar aktivitas tidak terlalu terpusat di satu tempat.

Nama kegiatan

Thesis Support Group

Deskripsi kegiatan

Pertemuan para pelajar di Finlandia untuk mendiskusikan kemajuan tesis telah berkembang menjadi sesi berbagi informasi terkait hal-hal akademis dan studi

Tujuan

Sesi berbagi informasi akademik ini dilaksanakan untuk membantu mereka yang 20

merencanakan untuk melanjutkan pendidikan dan/atau merancang penelitian untuk pertama kalinya. Garis besar alternatif rancangan materi Durasi 1-2 jam Target peserta

Pada setiap pertemuan yang dihadiri 4-7 orang selalu terdapat minimal peserta dari dua jenjang pendidikan.

Parameter Target peserta dan target waktu pelaksanaan telah terpenuhi keberhasilan Target waktu 2 jam pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 1. 23 Mei 2014 2. 13 Juni 2014 3. 30 September 2014 Penanggung jawab

Demi Djajadi

Dana Evaluasi umum pelaksanaan

Jumlah peserta masih sangat minimal dan pematangan format dari acara masih belum tercapai.

Rekomendasi

1. Perlu dipertimbangkan bagaimana format acara, termasuk cara (dan bahkan nama kegiatan) untuk menarik lebih banyak anggota, khususnya dari S1. 2. Arah pembicaraan yang bisa mencakup pengembangan karir bisa dipertimbangkan untuk arah yang lebih luas. Arah pembicaraan lebih khusus bisa dikembangkan melalui sesi belajar atau mengerjakan tesis bersama. 3. Program ini termasuk dalam skala prioritas menengah dan bisa dipertimbangkan apakah perlu dilakukan sebagai program kerja resmi kepengurusan atau tidak. Masih banyak pengembangan yang perlu dilakukan dan adalah memungkinkan jika kegiatan ini dilakukan secara informal. 4.

Program Insidental (tidak terlaksana) 4 Nama kegiatan Partisipasi dalam Acara Ilmiah Eksternal Deskripsi kegiatan

Kunjungan anggota PPIF ke kegiatan ilmiah untuk pelajar atau umum yang diadakan oleh pihak eksternal di Finlandia

Tujuan

- Memperluas wawasan dan jaringan pada bidang yang dipelajari atau diminati - Mengenal penerapan dan realita keilmuan di Finlandia - Membangun kebersamaan dalam konteks pembelajaran bersama Garis besar alternatif Tentatif sesuai kegiatan, meskipun secara umum termasuk: rancangan materi - seminar, konferensi, lokakarya ilmiah profesional - seminar, konferensi, lokakarya keilmuan praktis atau terapan - seminar, konferensi, lokakarya, pameran penunjang bidang akademik atau profesi dan karir - acara lainnya dengan muatan ilmiah atau akademik Durasi Tentatif sesuai kegiatan (perkiraan: 1-4 jam) Target peserta

Komposisi anggota minimal berisi paling tidak dari 2 strata atau jenjang pendidikan

Parameter keberhasilan Target waktu pelaksanaan

Target peserta dan 75% kegiatan yang terjadwal terpenuhi Tentatif sesuai jadwal yang berhasil dikompilasi. Sejauh ini: - Science Slam 31 Oktober 2013 - seminar tesis atau disertasi anggota PPIF (tentatif) 21

menunggu pengumuman dan masukan-masukan lain

Tanggal pelaksanaan Penanggung jawab Demi Djajadi dan Zenith Purisha Dana Evaluasi umum pelaksanaan Rekomendasi

Kegiatan ini tidak terlaksana karena belum ditemukan acara yang sesuai di mana para anggota PPIF ry bisa berpartisipasi bersama-sama. Acara utama yang jadi tujuan dan acuan utama, Science Slam, telah dibatalkan selama periode kepengurusan. Selain itu belum ada mahasiswa S3 yang melakukan sidang terbuka. Diharapkan program ini bisa direalisasikan ke depannya meskipun hanya merupakan program dengan skala prioritas rendah.

Program Kerja Divisi Kesenian Anggota Divisi Kesenian: Carmelita Euline Ginting-Carlstrรถm & Bernadetta Aloina Ginting Program Rutin 1

Nama kegiatan

Mengenal Indonesiaku

Deskripsi kegiatan

Presentasi singkat mengenai daerah atau suku tertentu di Indonesia. Presentasi dibawakan oleh satu orang atau kelompok. Presentasi dapat mencakup budaya daerahnya, tempat-tempat pariwisata, dan hal-hal unik lainnya.

Tujuan

Menambah pengetahuan anggota PPI mengenai budaya dan tempat pariwisata di Indonesia sehingga dapat mempromosikan Indonesia secara lebih luas.

Garis besar alternatif Materi ditentukan oleh kelompok presentasi. Daerah yang direncanakan untuk rancangan materi

dipresentasikan adalah (1) Sumatera Utara, (2) Jawa Barat, (3) Bali dan Lombok, dan (4) Sumatera Barat.

Durasi

Durasi acara adalah 60 menit, di mana presentasi dilakukan selama maksimum 30 menit, sesi tanya-jawab 10 menit, dan dilanjutkan dengan ramah tamah.

Target peserta

Anggota PPI

Parameter

Adanya pembawa materi pada setiap jadwal pertemuan dan dihadiri oleh minimum 5

keberhasilan

orang peserta.

Target waktu

2 kali dalam 1 tahun

pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 1 Februari 2014 Penanggung jawab

Carmelita Ginting-Carlstrรถm dan Bernadetta Ginting

Dana

Tidak ada pengeluaran

Evaluasi umum

Berita acara umum

pelaksanaan

Tema dari presentasi adalah suku Batak dan tempat pariwisata di Sumatera Utara. Pembawa presentasi adalah Carmelita dan Aloina dari divisi Kesenian, dan kegiatan dihadiri oleh satu anggota PPI lainnya. Kegiatan diadakan di ruang pertemuan di Caisa.

Hambatan dan tantangan 22

Hambatannya adalah dalam mencari pembicara yang bersedia untuk mempresentasikan budaya daerahnya. Selain itu, minat anggota PPI untuk menghadiri kegiatan ini juga minim.

Saran perbaikan Untuk menarik minat peserta, presentasi dapat diberikan dengan menyertakan contoh konkret dari kebudayaan daerah tertentu, misalnya dengan membawa makanan khas daerah atau menampilkan tarian. Kegiatan juga dapat ditargetkan untuk peserta lebih luas, yaitu masyarakat Indonesia di Finlandia secara umum. Rekomendasi

Program ini termasuk prioritas rendah. Untuk mencapai tujuan yang sama, akan lebih baik bila kegiatan perkenalan budaya Indonesia dilakukan dalam bentuk berbeda dan dengan skala lebih besar (lihat Kegiatan 3).

Nama kegiatan

Kunjungan Museum

Deskripsi kegiatan

Kunjungan bersama ke museum atau event kesenian dan kebudayaan Finlandia.

Tujuan

Mengenal dan mengalami secara langsung budaya Finlandia

Garis besar alternatif Opsi museum dan event yang dapat dikunjungi: Museum Pertahanan, Ateneum, rancangan materi

Seurasaari Open Air Museum, Suomenlinna, Fiskars dan Eken채s, Open House Helsinki, dan festival budaya Finlandia

Durasi

120 menit (disesuaikan dengan kebutuhan)

Target peserta

Anggota PPI

Parameter

Minimum 5 orang peserta

keberhasilan Target waktu

2 kali dalam 1 tahun

pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 26 Oktober 2013 & 2 Oktober 2014 Penanggung jawab

Bernadetta Ginting

Dana

Tidak ada (biaya tiket masuk ditanggung masing-masing peserta)

Evaluasi umum

Berita acara umum

pelaksanaan

Museum yang telah dikunjungi dalam kepengurusan ini adalah National Museum of Finland dan Finnish Museum of Natural History. Masing-masing kunjungan dihadiri oleh sekitar 7 orang. Kegiatan ini mendapat respon positif dari peserta.

Hambatan dan tantangan Tantangan terletak pada upaya mencari peserta dan menentukan jadwal yang kemungkinan dapat dihadiri oleh banyak anggota PPI.

Saran perbaikan Kunjungan dapat disesuaikan dengan jadwal gratis museum. Pada umumnya terdapat setidaknya satu hari dalam sebulan di mana pengunjung memiliki waktu 2 jam untuk mengunjungi museum secara gratis. 2 jam ini dinilai cukup untuk satu museum dan 23

sebaiknya dipergunakan. Rekomendasi

Program ini termasuk prioritas tinggi dan disarankan untuk dilanjutkan dalam jangka panjang pada kepengurusan berikutnya. Kegiatan ini dapat mendorong anggota PPI untuk memperdalam pengetahuan mengenai Finlandia dan mengeksplorasi museummuseum yang ada.

Program Insidental (jika ada dan/ atau direncanakan) 3

Nama kegiatan

DAMAI: Discover Amazing Music & Art of Indonesia

Deskripsi kegiatan

Workshop kesenian dan kebudayaan bagi seluruh masyarakat Indonesia di Finlandia dan teman-teman internasional (non-Indonesia)

Tujuan

Memperkenalkan kesenian dan kebudayaan Indonesia kepada masyarakat internasional di Finlandia, mengembangkan bakat dan minat masyarakat Indonesia dan internasional di Finlandia dalam bidang kesenian dan kebudayaan Indonesia, dan perkenalan PPI Finlandia ry kepada masyarakat Indonesia dan internasional di Finlandia

Garis besar alternatif Workshop terbagi menjadi tiga, yaitu workshop gamelan Jawa, workshop angklung, rancangan materi

dan workshop tari tradisional. Ketiga jenis workshop diadakan secara paralel selama 2 x 120 menit. Workshop diakhiri dengan Sesi Pertunjukan, di mana peserta workshop menampilkan hasil dari workshop yang telah mereka ikuti. Sesi Pertujukan dihadiri oleh seluruh peserta workshop serta tamu undangan dari KBRI dan perwakilan masyarakat Indonesia di Finlandia.

Durasi

1 hari

Target peserta

Workshop terbuka bagi seluruh masyarakat Indonesia di Finlandia, tetapi masingmasing peserta diwajibkan untuk mengajak satu teman internasional (non-Indonesia) untuk menghadiri workshop.

Parameter

Setidaknya 70% dari peserta memberikan feedback positif pada saat evaluasi

keberhasilan Target waktu

1 kali dalam 1 tahun

pelaksanaan Tanggal pelaksanaan 22 November 2014 Penanggung jawab

Carmelita Ginting-Carlstrรถm

Dana

Pengeluaran: 71.07 euro (untuk kenang-kenangan pelatih serta makanan ringan dan minuman; makan siang merupakan sumbangan dari Wisma Duta, alat tulis dan kertas merupakan sumbangan dari KBRI Helsinki) Pemasukan: 121 (biaya pendaftaran)

Evaluasi umum

Berita acara umum

pelaksanaan

Workshop diadakan di KBRI Helsinki dari pukul 09:30 hingga 18:00. Jumlah peserta workshop adalah 21 orang dan berasal dari 11 negara yang berbeda. Adapun jumlah peserta workshop angklung sebanyak 9 orang, gamelan Jawa sebanyak 8 orang, dan Tari Saman sebanyak 4 orang. 24

Seluruh acara berjalan dengan lancar dan sesuai harapan. Terdapat kerjasama yang baik di antara panitia, di mana anggotanya tidak hanya terbatas kepada pengurus PPI. Evaluasi yang diberikan oleh peserta juga positif dan mereka berharap bahwa kegiatan ini dapat diadakan setiap tahun dengan materi berbeda.

Hambatan dan tantangan Sedikitnya pelatih yang dapat mengajar kesenian Indonesia membatasi jenis workshop yang dapat diadakan. Tantangan terletak dalam upaya mempergunakan ruangan dan fasilitas yang ada secara maksimal, serta dalam menyusun jadwal agar peserta dapat mengikuti lebih dari satu workshop. Pada akhirnya, masing-masing peserta hanya dapat mengikuti satu jenis workshop.

Saran perbaikan Jadwal kegiatan dinilai peserta terlalu panjang dan perlu dipadatkan. Tingkat kesulitan dari kesenian yang diajarkan juga perlu disesuaikan dengan variasi kemampuan peserta. Sebaiknya kesenian yang dipilih adalah kesenian dengan derajat kesulitan rendah. Promosi kegiatan juga perlu ditingkatkan. Rekomendasi

Program ini termasuk prioritas tinggi dan disarankan untuk diadakan secara rutin. Kegiatan ini bermanfaat untuk memperkenalkan budaya Indonesia secara nyata, baik kepada masyarakat internasional maupun Indonesia. Jika kegiatan ini akan diadakan setiap tahun, maka perlu dilaporkan ke KBRI pada awal tahun agar dapat dipersiapkan anggarannya.

Program Kerja Divisi Komunikasi Anggota Divisi Komunikasi: Bimo Murti, Arganka Yahya, Adhitya Prayoga Program Rutin 1 Nama kegiatan Social Communication Deskripsi kegiatan

Melakukan komunikasi dengan pihak terkait melalui email dan sosial media

Tujuan

Sebagai wadah komunikasi antara PPI Finlandia dengan pihak terkait

Garis besar alternatif Interaktif komunikasi via email dan sosial media dengan ratusan kontak dalam topik rancangan materi pendidikan di Finlandia, menjadi penghubung pihak luar dengan departemen terkait, dan menjadi penghubung antara member PPI Finlandia di berbagai kota dan universitas Durasi

Tidak terbatas

Target peserta

Tidak terbatas

Parameter keberhasilan

700+ interaksi dan pembagian informasi via email dan social media (twitter dan facebook), serta terhubungnya mahasiswa Indonesia di setiap kota di Finlandia dengan adanya 'koordinator wilayah'

Target waktu Tidak terbatas pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Tidak terbatas Penanggung jawab

Bimo Murti, Arganka Yahya, Adhitya Prayoga 25

Dana

Tidak

Evaluasi umum pelaksanaan Rekomendasi

Interaksi dan pembagian informasi terkait pendidikan di Finlandia.

Nama kegiatan

Blog Maintenance

Deskripsi kegiatan

Memelihara dan memperbaharui berbagai informasi seputar pendidikan di Finlandia dan kegiatan2 PPI Finlandia di blog organisasi sebagai wadah informasi

Tujuan

Menjadi wadah informasi dari PPI Finlandia terhadap semua pihak-pihak terkait

Untuk lebih membuka wacana teman-teman dari Indonesia terkait Finlandia, interaksi ini dinilai sangat dibutuhkan.

Garis besar alternatif Memperbaharui informasi seputar pendidikan (cara mendaftar, link universitas, info rancangan materi akomodasi, info biaya hidup, residence permit, etc) dan mempublikasi kegiatan PPI Finlandia kepada khalayak luas Durasi

Tidak terbatas

Target peserta

Tidak terbatas

Parameter Kunjungan blog yang mencapai 65.000+ views dari berbagai penjuru dunia keberhasilan Target waktu Tidak terbatas pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Tidak terbatas

Penanggung jawab

Bimo Murti, Arganka Yahya, Adhitya Prayoga

Dana

Tidak

Evaluasi umum pelaksanaan

Menjadi wadah informasi yang cukup komprehensif untuk seluruh pihak yang tertarik untuk mengetahui pendidikan tingkat tinggi di Finlandia

Rekomendasi

Upgrade menjadi website

Nama kegiatan

Buku Panduan Belajar ke Finlandia

Deskripsi kegiatan

Publikasi buku panduan untuk bisa berkuliah di Finlandia

Tujuan

Membuka wacana dan membagi pengetahuan kepada khayalak publik terkait pendidikan tingkat tinggi di Finlandia

Garis besar alternatif Mempublikasikan semua informasi dan hal-hal praktikal yang bisa membantu rancangan materi khalayak publik untuk mengetahui lebih tentang sistem pendidikan di Finlandia, dan menjadi buku panduan untuk berkuliah ke Finlandia Durasi

Tidak terbatas

Target peserta

Tidak terbatas

Parameter Publikasi buku keberhasilan Target waktu April 2015 pelaksanaan Tanggal pelaksanaan Tidak terbatas 26

Penanggung jawab

Bimo Murti, Arganka Yahya

Dana

Tidak

Evaluasi umum pelaksanaan

Kontribusi dari berbagai meber PPI Finlandia membuat isi buku menjadi sangat komprehensif dan bisa dijadikan panduan umum untuk berkuliah ke Finlandia

Rekomendasi

Bisa dicetak hard copy (selain online release)

IX. LAPORAN ADMINISTRASI Adapun administrasi PPI Finlandia ry berupa dokumen-dokumen atau surat masuk dan surat keluar sebagai berikut: 1. SURAT MASUK No 1

Nomor Surat 01/A/RedKompi/IV/2013

Perihal

Pengirim

Keterangan

Permohonan Kerjasama Kompi Indonesia

Undangan Jamuan Makan Malam

KBRI Helsinki

Undangan

Indomarkt Ruokamaailma

4/PPI/II/2014 002/III2014/I/Eurolympique

Undangan

PPI Austria

Acara Peresmian Toko Indomarkt Fusiรถn 2014

Undangan

PPI Perancis

Eurolympique 2014

5 6

031/PPIFPUSAT/SLL/A1/10/2014

0120/ex/03/PIF/X/2014

9 10 11

13/KSK/PPIDunia/IX/2014 IDXP/20150303/01 S.07.03.VII/PERMIRA/S IMPOSIUM/EXT/II/2015

Diaspora Indonesia Permohonan Kerjasama Jaringan Finlandia Estonia Pemberitahuan Pembentukan Tim PPI Filipina AdHoc Pemuda Indonesia Permohonan Kerjasama Foundation Perayaan Hari Batik PPI Dunia Nasional Permohonan Kerjasama Indonesian-Expat.com Undangan

PPI Rusia

Pesta Demokrasi

AD/ART PPI Dunia

Simposium PPI Amerika - Eropa 2015

2. SURAT KELUAR No

Nomor Surat

Perihal

Alamat Tujuan

2A/IX/PPIF/2013

Undangan

Undangan Kehormatan

2B/IX/PPIF/2013

Undangan

Anggota PPI Finlandia Ry

3/IX/PPIF/2013

4/IX/PPIF/2013

5/IX/PPIF/2013

6/X/PPIF/2013

Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pengajuan Bantuan

Riva Sandhiajaya Galih Bulgamin Bimo Murti KBRI Helsinki

Keterangan Pertemuan PPI Finlandia Ry Periode 2013-2015 Pertemuan PPI Finlandia Ry Periode 2013-2015 Pertemuan Pengurus dan Anggota PPI Finlandia Ry Pertemuan Pengurus dan Anggota PPI Finlandia Ry Pertemuan Pengurus dan Anggota PPI Finlandia Ry Simposium PPI Dunia 2013 27

Permohonan Pembicara Permohonan 8/XI/PPIF/2013 Pembicara Permohonan 9/XI/PPIF/2013 Moderator Permohonan 10/XI/PPIF/2013 Moderator 11/XI/PPIF/2013 Undangan Permohonan 12/III/PPIF/2014 Peminjaman Peralatan Permohonan 13A/III/PPIF/2014 Peminjaman Ruangan 13B/XII/PPIF/2013 Undangan 14/XII/PPIF/2013 Undangan 15/XII/PPIF/2013 Undangan 16/XII/PPIF/2013 Undangan 17/XII/PPIF/2013 Undangan 18/XII/PPIF/2013 Undangan 19/XII/PPIF/2013 Undangan Surat 20A/XII/PPIF/2014 Pengunduran Diri Permohonan 20B/I/PPIF/2014 Pembicara Permohonan 21/I/PPIF/2014 Pembicara Permohonan 22/I/PPIF/2014 Moderator 23/I/PPIF/2014 Undangan

24/I/PPIF/2014

25/II/PPIF/2014

26/II/PPIF/2014

27/II/PPIF/2014

Undangan

Rio Wibowo

28/III/PPIF/2014

Undangan

29/III/PPIF/2014

Undangan

Anggota PPI Finlandia Ry Anggota Kehormatan PPI Finlandia Ry

30/III/PPIF/2014

31/III/PPIF/2014

32/III/PPIF/2014

33/III/PPIF/2014

34/X/PPIF/2014

35/X/PPIF/2014

36/X/PPIF/2014

37/XI/PPIF/2014

38/XI/PPIF/2014

7 8 9 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

7/XI/PPIF/2013

Undangan Permohonan Pembicara Permohonan Moderator

Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Permohonan Pembicara Undangan Permohonan Pelatih Permohonan

Carmelita Euline Ginting

Forum Berbagi Ilmu

Bernadetta Aloina Ginting

Forum Berbagi Ilmu

Ajimufti Azhari

Forum Berbagi Ilmu

Sarasati Kushandani

Forum Berbagi Ilmu

Anggota PPI Finlandia Ry

Forum Berbagi Ilmu

KBRI Helsinki

Spring Gathering 2014

KBRI Helsinki

Spring Gathering 2014

Anggota PPI Finlandia Ry Galih Bulgamin Bimo Murti Kanya Auvinen Ibu Desiree Luhulima Bpk. Made Sentanajaya Riva Sandhiajaya

Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry Rapat Umum PPI Finlandia Ry

Tessa Ayuningtyas Sugito

Pengunduran diri dari Divisi Komunikasi PPI Finlandia ry

Tessa Ayuningtyas Sugito

Forum Berbagi Ilmu

Windi Muziasari

Forum Berbagi Ilmu

Yusep Purnomo

Forum Berbagi Ilmu

Anggota PPI Finlandia Ry Masyarakat Indonesia di Finlandia

Forum Berbagi Ilmu

Bpk. Made Sentanajaya

Forum Berbagi Ilmu

Arinto Hadi Wiharyo

Forum Berbagi Ilmu

Rapat Perihal Spring Gathering 2014 New Student Welcoming 2014 New Student Welcoming 2014

Bernadetta Aloina Ginting

New Student Welcoming 2014

Demi Tristan Djajadi

New Student Welcoming 2014

Arinto Hadi Wiharyo

New Student Welcoming 2014

Bimo Murti

New Student Welcoming 2014

Ajimufti Azhari

Forum Berbagi Ilmu

M. Syahrul Mubarok

Forum Berbagi Ilmu

Anggota PPI Finlandia Ry

Forum Berbagi Ilmu

Ajimufti Azhari

DAMAI

Bpk. Oni Eko Priyanto

DAMAI 28

39/XI/PPIF/2014

40/XI/PPIF/2014

41/XI/PPIF/2014

42/XI/PPIF/2014

Pelatih Permohonan Pelatih Permohonan Peminjaman Ruangan Permohonan Peminjaman Peralatan Undangan

43/XI/PPIF/2014

Undangan

44A/I/PPIF/2015

44B/I/PPIF/2015

45/I/PPIF/2015

46/I/PPIF/2015

47/I/PPIF/2015

48/I/PPIF/2015

49/I/PPIF/2015

50/I/PPIF/2015

51/IV/PPIF/2015

Undangan

Anggota Kehormatan PPI Finlandia Ry

52/IV/PPIF/2015

Undangan

Anggota PPI Finlandia Ry

53/IV/PPIF/2015

Undangan

Syahrul Mubarak

54/IV/PPIF/2015

Undangan

Bpk. Made Sentanajaya

Permohonan Pembicara Permohonan Peminjaman Pakaian Permohonan Pembicara Undangan Permohonan Moderator Permohonan Moderator Permohonan Panitia Permohonan Panitia

Bhinneka Indonesia

DAMAI

KBRI Helsinki

DAMAI

KBRI Helsinki

DAMAI

Duta Besar RI di Helsinki Perwakilan-Perwakilan Komunitas Indonesia di Finlandia

DAMAI

Agus Pramono

Forum Berbagi Ilmu

KBRI Helsinki

MATKA 2015

Imam Santoso

Forum Berbagi Ilmu

Anggota PPI Finlandia Ry

Forum Berbagi Ilmu

Dyah Listyarifah

Forum Berbagi Ilmu

Irwan Setiadi

Forum Berbagi Ilmu

Riva Sandhiajaya Rio Wibowo

DAMAI

Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry Rapat Tahunan Anggota PPI Finlandia Ry

LAPORAN ASET Selama kepengurusan periode 2013-2015 aset-aset PPI Finlandia ry adalah sebagai berikut :

Nama Barang

Jumlah (unit)

Keterangan

Plakat

kenang-kenangan dari Komisi E DPRD Jatim

Hiasan meja

kenang-kenangan dari PPI Denmark

Patung

sumbangan dari KBRI Helsinki (survey MATKA 2015)

XI.

LAPORAN HASIL RAPAT KEPENGURUSAN PPI FINLANDIA RY 2013-2015

Tanggal

Agenda

Hasil rapat

28.7. 2013

Rancangan Program Kerja Badan Pengurus dan

Hasil rancangan program-program kerja 29

10.8.2013

Divisi kerja PPI Finlandia

Badan Pengurus dan setiap Divisi telah

Persiapan Rapat Anggota Tahunan 2013

dirancang Rancangan program acara untuk Rapat Anggota Tahunan 2013 akan dilaksanakan pada 28.9.2013 di Caisa meeting room telah disiapkan dan dipilhnya Sabrina Farizky sebagai koordinator Panitia pelaksana

15.12.2013

5.1.2014

Pengajuan Rapat Umum Anggota untuk merevisi

Rapat Umum Anggota akan dilaksanakan

Anggaran Dasar PPI Finlandia

pada 29.12.2013 di KBRI

Pengunduran diri Tessa Sugito dari kepengurusan

Pengunduran diri diterima

Divisi Komunikasi 22.1.2014

23.1.2014

6.2.2014

Rencana kerjasama dengan Diaspora untuk

PPI Finlandia belum bisa ikut berpartisipasi

mengadakan acara bakti sosial

dalam kegiatan Diaspora

Perwakilan 1 orang dari PPI Finlandia sebagai

Badan Pengurus mendelegasikan Charles

KPPLSN dari PPLN

Sirait yang bersedia menjadi KPPLSN

Rencana kerjasama dengan Diaspora untuk acara

PPI Finlandia ikut berpartisipasi dan

Pesta Rakyat

mendelegasikan Windi Muziasari dan Sabrina Farizky untuk ikut kepanitian acara Pesta Rakyat

14.2.2014

19.2.2014

Usulan pengumpulan dana untuk korban bencana

Menentukan proses transfer dan batas akhir

di Indonesia

pengumpulan dana

Menanggapi permasalah pengumpulan dana tanpa

PPI Finlandia menerima baik teguran dari

izin dari Polisi di Finlandia

Admin grup komunitas Indonesia-Finlandia dan sebagai pembelajaran untuk memproses izin pengumpulan dana dari polisi.

1.3.2014

Usulan Rapat Anggota Tahunan 2014 sekaligus

Windi Muziasari menjadi koordinasi

untuk merayakan resminya PPI Finlandia ry

kegiatan dan menyiapkan proposal acara

teregistrasi di PRH

Rapat Anggota Tahunan 2014 (Spring Gathering)

17.3.2014

Usulan kegiatan baru dari Divisi pendidikan

Demi Djajadi menjadi koordinasi kegiatan baru yaitu Thesis support group

21.3.2014

Rapat PPI Amerop

PPI Finlandia ry diwakilakan oleh Windi Muziasari, Raihana Nugrahany, Bimo Murti, dan Sabrini Farizky

6.2.2014

Rancangan Rapat Anggota Tahunan 2014- Spring

Lokasi kegiatan di KBRI Helsinki

Gathering

Anggota PPI Finlandia ry akan mempresentasikan topik kuliah/riset nya dalam sesi presentasi poster

20.4.2014

Persiapan akhir acara Spring Gathering 2014

Run-down acara

27.4.2014

Penyambutan anggota kepengurusan baru untuk

Arganka Yahya dan Adhitya Paryoga

Divisi Komunikasi dan Divisi Olahraga

sebagai anggota Divisi Komunikasi 30

Sarasati sebagai anggota Divisi Olahraga 30.4.2014

Survey evaluasi kegiatan Spring Gathering

Templete survey didesign oleh Bimo Murti

21.5.2014

Kerjasama dengan NET TV

difollow up oleh Devi Rizal

4.6.2014

Evaluasi program kerja kepengurusan periode

Kegiatan yang telah terlaksana baru tercapai

2013-2015

70% dan solusi-solusi untuk menjalankan program kerja yang belum terlaksana

6.8.2014

Persiapan partisipasi PPI Finlandia ry di acara

PPI Finlandia ry akan berjualan dan

Bazaar Pesta Rakyat 17 Agustus

dikoordinasikan oleh Arinto Wiharyo

Usulan Rapat Umum Anggota 2014 untuk acara

Dikoordinasikan oleh kepengurusan di

penyambutan anggota PPI Finlandia ry baru- New

Tampere yang dikoordinasi oleh Arganka

Student Welcoming

Yahya dan Adhitya Prayoga.

14.9.2014

Survey evaluasi kegiatan New Student Welcoming

didesign oleh Adhitya Proyago

20.9.2014

Usulan kegiatan baru dari Divisi Kesenian,

Acara dikoordinasi oleh Divisi Kesenian,

gabungan dari acara Workshop budaya dan bring

Carmelita Ginting dan Bernadeta Ginting

a friend-DAMAI (Discover Amazing Music and

yang akan dilaksanakan pada 22.11.2014 di

Arts of Indonesia)

KBRI Helsinki

Hasil Rapat PPI Amerop

Diwakilkan oleh Windi Muziasari mengenai

31.8.2014

17.11.2014

konversi nilai, kemungkinan kegiatan bersama PPI Amerop, dan rancangan pertemuan PPI Amerop di Moskow pada bulan Mei 2015 namun PPI Finlandia ry belum memastikan partisipasinya karena pergantian kepengurusan pada bulan April 2015 10.12.2014

Hasil Rapat persiapan MATKA 2015

Diwakilakan oleh Demi Djajadi mengenai itinerary acara MATKA dan partisipasi survey PPI Finlandia ry

17.12.2014

Rapat akhir tahun untuk:

Evaluasi kegiatan dari tiap divisi dan

Evaluasi program kerja PPI Finlandia ry dan

blueprint (usulan kegiatan yang

persipan blueprint untuk laporan

diprioritaskan untuk kepengurusan

pertanggungjawaban dan transfer knowledge ke

selanjutnya): Pembuatan no pajak organisasi

kepengurusan yang baru

(Y-tunnus), Forum berbagi ilmu, DAMAI, trekking, pembuatan buku panduan.

Update database keanggotaan

Database sudah terupdate

Open discussion

Usulan Panitia Pemilihan (Riva Sandhiajaya dan Rio Wibowo)

10.2.2014

22.2.2014

Usulan Rapat Anggota Tahunan 2015- Laporan

Rapat dikoordinasi oleh Windi Muziasari

pertanggungjawaban dan Pemilihan Badan

yang akan dilaksanakan pada tanggal

Pengurus PPI Finlandia ry periode 2015-2017

25.4.2015 di CAISA Meeting Room

Persiapan Rapat Anggota Tahunan 2015

23 daftar nama calon angota yang berhak dipilih sebagai Badan Pengurus dan 40 31

daftar nama anggota yang berhak memilih berdasarkan Anggaran Dasar PPI Finlandia ry 2014 dan rancangan program acara Rapat Anggota Tahunan 2015 12.3.2015

Kerjasama dengan Indonesia-expat

PPI Finlandia ry belum bisa berpartisipasi

28.3.2015

Hasil Rapat dengan Panitia Pemilihan Badan

Diwakilkan oleh Windi Muziasari dan

Pengurus PPI Finlandia 2015-2017

Raihana Nugrahany mengenai sistem pemilihan yang akan diadakan secara online dan diadakan pada 11 - 24.4.2015

18.4.2015

Persiapan Rapat Anggota Tahunan 2015

Rapat terakhir kepengurusan PPI Finlandia ry periode 2013-2015 mengenai run down program acara dan Pesan Kesan.

XII.

LAPORAN KEUANGAN DAN BUKTI PENGELUARAN KEGIATAN Terlampir

XIII.

DOKUMENTASI KEGIATAN Terlampir

XIV.

PENUTUP Pada kesempatan ini saya selaku Petugas Pelaksana Ketua PPI Finlandia ry dan mewakili seluruh kepengurusan periode 2013-2015 mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada seluruh anggota PPI Finlandia ry atas partisipasinya dalam setiap kegiatan PPI Finlandia ry yang kami harapkan semoga terus meningkat di masa yang akan datang. Terima kasih terutama kepada anggota kehormatan PPI Finlandia tahun 2013-2015: Ibu Desiree Luhulima yang terlibat dalam penyusunan awal Anggaran Dasar PPI Finlandia. Saudara Mikko dan Kanya Auvinen yang telah membantu dalam proses penerjemahan Anggaran Dasar PPI Finlandia ke dalam Bahasa Finlandia untuk di daftarkan secara resmi ke Badan Nasional Paten dan Regristasi. Saudara Andhikaputra yang telah mendukung kepanitian Seminar Baltik dan Nordik sebagai perwakilan PPI Finlandia ry. Saudara Rio Wibowo dan Riva Sandhiajaya yang selalu mendukung, membantu, memotivasi, mengayomi dan menjadi “ayah” bagi kami semua. Tidak lupa, kami juga haturkan terima kasih khususnya kepada Bapak Duta Besar Indonesia untuk Finlandia dan Estonia, Bapak Elias Gintang beserta Ibu Agnes Ginting beserta jajaran staff KBRI Helsinki khususnya untuk Bidang Pendidikan, Bapak Made Sentanajaya yang telah memberikan dukungan, sumbangan, dan bantuan kepada kami selama menjalankan program-progran kerja PPI Finlandia ry pada periode 2013-2015. Akhir kata, Hyvää Hyvää PPI Finlandia ry!! Helsinki, 25 April 2015 32