PENGAWAS DAN PENGENDALI INTERNAL Booklet
LintangKartika
TABLE OF CONTENTS
ALL ABOUT PPI
ROTG WM Before WM During WM
ROTG KLASIF
List ProKer Klasif Before Klasif
Tata Cara Perizinan ProKer Klasif
Surat Peringatan
Ketentuan dan Sanksi Surat Peringatan 1
Ketentuan dan Sanksi Surat Peringatan 2 & 3
Prosedur Pengumpulan Sanksi
Ketentuan dan Syarat Pengajuan Surat Peringatan
Kartu
Ketentuan dan Sanksi Kartu Kuning
Ketentuan dan Sanksi Kartu Merah
Prosedur Pengumpulan Sanksi
Sanksi Telat
Keterlambatan Kas BEM
QR CODE (INFO PENTING!)
All About PPI
Pengawas dan Pengendali Internal (PPI) adalah tim independen yang menjadi perpanjangan tangan dan dibawahi langsung oleh Ketua dan Wakil Ketua BEM FEB UGM serta tidak membawahi biro atau departemen secara langsung. Tim PPI sebagai advisor dan evaluator memiliki tanggung jawab dalam pengendalian mulai dari monitoring program kerja biro dan departemen, serta mengevaluasi kerja BEM FEB UGM secara komprehensif.
Abel
Ketua PPI
Deputi Kemahasiswaan
Afiza
Deputi Sosial-Politik
Farah
Deputi Eksternal
Indira
Staff PPI PSDM
Shafa
Staff PPI Keu-Kestari
Musthofa
ROTG Weekly Meeting
“Before Weekly Meeting”
Q: Apa saja yang harus diperhatikan sebelum WM?
Rapat dihadiri setidaknya 60% dari a gg ta bir /departeme
(syarat)
Pemimpin rapat wajib mengingatkan angg ta hari sebelum rapat dimulai.
Link meeting disebarkan di grup biro/departemen maksimal 30 menit sebelum rapat dimulai
Link meeting dibuka maksimal 15 menit sebelum rapat
Pemimpin rapat wajib memberi informasi mengenai lokasi rapat maksimal 6 jam sebelum apat
atas maksimal t leransi keterlambatan adalah 15 menit setelah waktu rapat yang ditentukan.
Tata cara erizinan ra at seba ai berikut:
a) Izin tidak hadir rapat dilakukan maksimal 6 jam sebelum rapat.
b) Izin terlambat atau meninggalkan rapat lebih awal dilakukan maksimal 30 menit sebelum rapat.
c) Izin rapat wajib menyertakan alasan yang jelas dan benar.
d) Izin rapat wajib dilakukan kepada Staff PPI, Ketua, dan Wakil Ketua Biro/Departemen yang bersangkutan.
e) Apabila pengurus tidak menghadiri rapat selama 2 kali
berturut-turut, maka untuk perizinan rapat yang ketiga wajib melampirkan bukti yang dikirim ke tim PPI Biro/Departemen yang bersangkutan.
ROTG Weekly Meeting
“DURING Weekly Meeting”
Q: Apa saja yang harus diperhatikan saat WM?
Pr s nsi dila u an ol h Staff PPI biro/d part m n atau D puti
bidang t r ait, dan ol h PH biro/d part m n ang b rsang utan
apabila Staff dan D puti PPI ang b rsang utan b rhalangan
Scr nshot
hadir atau di a hir rapat s bagai b ntu do um ntasi.
foto
Rapat dian ur an untu dii uti di t mpat ang ondusif
Anggota rapat wajib menyalakan kamera, kec ali ada alasan yang jelas
Batas ma simal tol ransi t rlambatan adalah 15 m nit s t lah wa tu rapat ang dit ntu an.
NOTES:
*Deputi dan Sekretaris Jenderal/Kepala Bidang terkait wajib mengikuti rapat mingguan (weekly meeting) Biro/Departemen yang dibawahinya minimal 2 kali dalam 1 bulan dan mengikuti ROTG perizinan yang berlaku sebagaimana mestinya.
**Selain poin-poin di atas, ROTG mengikuti kesepakatan dalam biro/departemen masingmasing.
DARING LURING
ROTG Program Kerja Klasifikasi
Q : Bagaimana pembagian program kerja klasifikasi?
Wajib dihadiri 100% dari anggota birdept
(Contoh: School of BEM, Credo)
Wajib di hadiri 60% dari anggota birdept (Contoh: Debat Internal, E-CAN)
Wajib di hadiri 30% dari anggota birdept
(Contoh: I-Link, Grand Launching, Satu Jam Bersama)
Wajib di hadiri 2 orang dari anggota birdept
(Contoh: Ngopi, School of Medinfo, I-Link Visit)
Wajib di hadiri 1 orang dari anggota birdept
(Contoh: Econofest, ESC, Dialog Mahasiswa)
Non-Klasif
Anggota birdept tidak diwajibkan datang
Q: Apa saja yang harus diperhatikan sebelum Program Kerja Klasifikasi?
Jika daring, link m ting wa ib dis barkan di grup b sar BEM FEB UGM maksimal 30 m nit s b lum program k r a dimulai. Jika luring, lokasi wa ib dis barkan di grup b sar BEM FEB UGM maksimal H-1 s b lum program k r a dimulai.
Link m ting/gat dibuka maksimal 1 m nit s b lum program k r a dimulai.
Batas maksimal tol ransi k t rlambatan adala 1 m nit s t la program k r a dimulai
Panitia program k r a m ng c k satu p r satu k adiran p s rta pada atau
K t ntuan p ngumuman program k r a klasifikasi: check in coun er list participa ts
a) Klasifikasi A - p ngumuman p rtama maksimal H-7 s b lum program k r a b rlangsung.
b) Selai Klasifikasi A - p ngumuman p rtama maksimal Hs lum program k r a b rlangsung.
Q: Bagaimana tata cara perizinan Program Kerja Klasifikasi?
ata cara p rizinan program k rja Klasifikasi A:
Pengumpulan izin tidak hadir program kerja dilakukan maksimal 2 hari (terhitung 48 jam) sebelum program kerja berlangsung.
Pengumpulan izin terlambat atau meninggalkan program kerja lebih awal dilakukan maksimal 1 hari (terhitung 24 jam) sebelum program kerja berlangsung.
Perizinan wajib menyertakan alasan yang jelas dan benar.
Perizinan program kerja klasifikasi wajib dilakukan pada jam kerja, yaitu pk. 07.00 - 22.00
Perizinan program kerja klasifikasi dilakukan kepada dan diberikan oleh Penanggung Jawab program kerja terkait, Ketua Biro/Departemen, Sekretaris Jenderal/Kepala Bidang, dan Staff PPI Biro/Departemen yang bersangkutan, dengan bukti berupa tanda tangan.
2. ata cara p rizinan program k rja s lain Klasifikasi
A:
Pengumpulan izin tidak hadir dilakukan maksimal 1 hari (terhitung 24 jam) sebelum program kerja berlangsung.
Pengumpulan izin terlambat atau meninggalkan program kerja lebih awal dilakukan maksimal 6 jam sebelum program kerja berlangsung.
Perizinan wajib menyertakan alasan yang jelas dan benar.
Perizinan program kerja klasifikasi wajib dilakukan pada jam kerja, yaitu pk. 07.00 - 22.00.
Perizinan program kerja klasifikasi dilakukan kepada dan diberikan oleh Penanggung Jawab program kerja terkait, Ketua Biro/Departemen, Sekretaris Jenderal/Kepala Bidang, dan Staff PPI Biro/Departemen yang bersangkutan, dengan bukti berupa tanda tangan.
Pergantian perwakilan proker klasif non-A maksimal H-1. Jika terdapat force majeure (lebih dari H-1), pergantian perwakilan klasif wajib menghubungi PPI biro/departemen penyelenggara.
Setiap anggota mengikuti minimal 1x program kerja klasifikasi (selain klasifikasi A & birdept asal) setiap paruh kabinet
Surat Peringatan
Peringatan
Pengertian Surat
Peringatan (SP)
Surat Peringatan 1
Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 1:
2 kali - Tidak hadir rapat rutin biro/departemen tanpa izin, dan/atau
3 kali - Terlambat rapat rutin biro/departemen tanpa izin, dan/atau
2 kali - Terlambat pada setiap proker atau kegiatan BEM
FEB UGM yang berklasifikasi A tanpa izin
3 kali - Terlambat pada setiap proker atau kegiatan BEM
FEB UGM klasifikasi A tanpa izin
1 kali - Tidak mengikuti program kerja klasifikasi A tanpa izin dengan Penanggung Jawab program kerja
2 kali - Tidak hadir proker selain klasifikasi A tanpa izin
1 kali - Mendapatkan nilai kurang dari 60% pada rapor penilaian PSDM
[Berdasarkan pertimbangan tambahan & keputusan akhir dari PI, PH, dan PPI terkait]
Tidak mengikuti program kerja klasifikasi (selain klasif A & birdept asal) pada setiap paruh kabinet (minimal per paruh 1x proker klasif selain A)
Tidak membayar kas pada tenggat waktu tagihan kedua
Memalsukan tanda tangan/copy paste tanda tangan pemberi izin tanpa sepengetahuan pihak terkait selain
SANKSI!
Membuat surat pernyataan yang berisi pernyataan untuk tidak melakukan
pelanggaran lagi yang ditandatangani oleh ihak yang me akukan e anggaran, Staf
PPI terkait, De uti PPI terkait, Waki Ke a a
De artemen/Biro, Ke a a De artemen/ Biro, Ke a a Bidang/Sekretaris Jendera yang bersangkutan, Waki Ketua PPI, Ketua
PPI, Waki Ketua BEM, dan Ketua BEM se ara berurutan
Menulis esai terkait isu yang sedang hangat dibi arakan di lingkungan BEM sebanyak
minimal 500 kata (Topik akan ditentukan oleh PPI)
Surat Peringatan 2
Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 2:
Melakukan pelanggaran SP 1 dalam keadaan sudah pernah mendapat SP 1
Tidak melaksanakan sanksi dari SP1 dalam tenggat waktu 2 minggu
Surat Peringatan 3
Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 3:
Melakukan pelanggaran SP 1 dalam keadaan sudah pernah mendapat SP 2
Tidak melaksanakan sanksi dari SP2 dalam tenggat waktu 2 minggu
Menghadiri forum yang diselenggarakan oleh ti PPI
Me buat surat pernyataan yang berisi pernyataan untuk tidak elakukan pelanggaran lagi yang ditandatangani oleh pihak yang me akukan pe anggaran, Staf PP terkait, Deputi PP terkait, Waki Kepa a Departemen/Biro, Kepa a Departemen/Biro, Kepa a Bidang/Sekretaris Jendera yang bersangkutan, Waki Ketua PP , Ketua PP , Waki Ketua BEM, dan Ketua BEM se ara berurutan
Me buat TED Talk dengan durasi 4-5 menit engenai topik yang sedang hangat dibi arakan di lingkungan BEM.
SANKSI!
Mengikuti sidang etik yang dihadiri oleh Kepala dan Wakil Kepala Biro/ Departemen, seluruh tim PPI, dan seluruh PI.
Prosedur Pengumpulan Sanksi
Pihak yang bersangkutan diberikan waktu selama minggu untuk menger akan sanksi yang sudah diberikan dihitung se ak tanggal di atuhkannya sanks
Sanksi dikum ulkan melalui Form Pengum ulan Sanksi maksimal .59 ada hari tenggat waktu engum ulan sanksi
Ketentuan Tambahan
A abila tidak memenuhi sanksi yang telah ditentukan ada SP , maka akan dikenakan sanksi SP
A abila tidak memenuhi sanksi yang telah ditentukan ada SP , maka akan dikenakan sanksi SP
Kelan utan dari SP berdasarkan hasil dari sidang etik
Sidang etik lan utan dilakukan a abila yang terkait melakukan elanggaran ulang, sesuai dengan ketentuan SP , setelah melalui sidang etik SP
A abila engurus tidak menghadiri ra at selama kali berturutturut, maka untuk erizinan ra at yang ketiga wa ib melam irkan bukti yang dikirim ke tim PPI Biro/De artemen yang bersangkutan
Ketentuan dan Syarat Pengajuan Surat Peringatan
Ketentuan engajuan S
Pengajuan SP
Seluruh anggota BEM FEB UGM dapat mengajukan SP bagi mereka yang berada di biro atau departemen yang sama, baik untuk atasan, ba ahan, maupun yang setara (termasuk outsource).
Sya at engajuan S
Syarat Pengajuan SP
Me gisi surat pe gajua SP ya g sudah disediaka oleh PP
Me ca tumka bukti ya g kuat di dalam lampira surat pe gajua
Me gumpulka ta da ta ga setidak ya 0% + a ggota biro atau departeme BEM FEB UGM (termasuk outsource), semaki ba yak ta da ta ga , semaki besar kemu gki a SP aka disetujui oleh PP
Me gko firmasi pe gumpula surat pe gajua SP kepada Ketua PP , Wakil Ketua PP , da Deputi Bida g Terkait.
Kartu
Pengertian Kartu
PRIIIITT!!!! Kartu adalah bentukan sanksi yang diberikan kepada birdept BEM FEB
UGM apabila melanggar ROTG yang telah di tentukan
Kartu
Ketentuan Pelanggaran Kartu Kuning
2x tidak memenuhi kehadiran dari proker klasifikasi (selain klasif A) yang ditetapkan
3x terlambat hadir dalam menghadiri proker klasifikasi (selain klasif A) yang ditetapkan tanpa adanya izin dari penanggung jawab proker terkait
50% dari pengurus Biro/Departemen mendapatkan SP 1 dan/atau 25% mendapat SP 2
50% dari pengurus Biro/Departemen tidak membayar kas dalam tenggat waktu tagihan kedua
1 kali ketercapaian KPI proker tidak mencapai 60%
[Berdasarkan pertimbangan tambahan & keputusan akhir dari PPI terkait]
Mendapatkan Poin Pelanggaran sebesar 20 Poin
(Sistem Poin Dapat dilihat di Sistem Poin Pelanggaran Proker Klasifikasi PPI 2023)
SANKSI!
PH dan minimal 3 anggota birdept wajib menulis essay
terkait isu yang berhubungan
dengan Biro/Departemen yang sedang hangat
dibicarakan sebanyak minimal 1500 kata kemudian disubmit ke form pengumpulan sanksi.
Ketentuan Pelanggaran
Kartu MERAH
Melakukan
pelanggaran Kartu
Kuning dalam keadaan sudah pernah mendapat
Kartu Kuning
Mendapatkan Poin
Pelanggaran sebesar
30 Poin
(Sistem Poin Dapat dilihat di Sistem Poin Pelanggaran Proker Klasifikasi PPI 2023)
SANKS !
Biro ATAU Departemen membuat action plan
bertemakan fight against poverty” secara luring
yang diikuti minimal 60% anggota biro/
departemen dan dibuat video dokumentasinya
untuk diupload pada Instagram biro/
departemen
Biro ata departemen, diwakilkan oleh Peng r s
Harian dan 3 orang staf/staf ahli, melak kan
sidang etik bersama PP (Staf & Dep ti terkait, Wakil dan Ket a PP ) dan P (Sekjen/Kabid, Wakil & Ket a BEM FEB UGM)
Prosedur Pengumpulan Sanksi
U tuk kartu ku i g pihak ya g bersa gkuta diberika waktu selama
mi ggu u tuk me gerjaka sa ksi ya g sudah diberika dihitu g sejak
ta ggal dijatuhka ya sa ksi
U tuk kartu merah pihak ya g bersa gkuta diberika waktu selama
mi ggu u tuk me gerjaka sa ksi ya g sudah diberika dihitu g sejak
ta ggal dijatuhka ya sa ksi
Sa ksi dikumpulka melalui li k form submissio sa ksi SP da kartu.
Sanksi Keterlambatan Pembayaran Kas BE
Setiap a ggota B M ya g tidak membayarka ka pada te ggat waktu tagiha kedua aka me dapatka SP
Setiap Biro/Departeme ya g 50% a ggota ya tidak membayar ka dalam te ggat waktu tagiha kedua aka me dapatka kartu ku i g
Tenggat Waktu Penagihan
Te ggat tagiha pertama adalah 1 mi ggu
etelah pe gumuma pertama
Te ggat tagiha kedua adalah 1 mi ggu
etelah te ggat tagiha pertama
SCAN HERE!
PPI’s Essentials (links, files, information, etc.)
Bintangnya Para Bintang!
Selamat berdinamika bersama Lintang Kartika.
“PPI... OK, OK, OK!”