Booklet ROTG BEM FEB UGM 2024

Booklet

PENGAWAS DAN PENGENDALI

INTERNAL

LintangKartika

TABLE OF CONTENTS

ALL ABOUT PPI

ROTG WM

Before WM

During WM

ROTG KLASIF

List ProKer Klasif

Before Klasif

Tata Cara Perizinan ProKer Klasif

Surat Peringatan

Ketentuan dan Sanksi Surat Peringatan 1

Ketentuan dan Sanksi Surat Peringatan 2 & 3

Prosedur Pengumpulan Sanksi

Ketentuan dan Syarat Pengajuan Surat Peringatan

Kartu

Ketentuan dan Sanksi Kartu Kuning

Ketentuan dan Sanksi Kartu Merah

Prosedur Pengumpulan Sanksi

Sanksi Telat

Keterlambatan Kas BEM

QR CODE (INFO PENTING!)

All About PPI

Pengawas dan Pengendali Internal (PPI) adalah tim independen yang menjadi perpanjangan tangan dan dibawahi langsung oleh Ketua dan Wakil Ketua BEM FEB UGM serta tidak membawahi biro atau departemen secara langsung.

Tim PPI sebagai advisor dan evaluator memiliki tanggung jawab dalam pengendalian mulai dari monitoring program kerja biro dan departemen, serta mengevaluasi kerja BEM FEB UGM secara komprehensif.

Abel Ketua PPI

Firda

Ara

Deputi Kemahasiswaan

Afiza Deputi Sosial-Politik

Farah Deputi Eksternal

Indira Staff PPI PSDM

Shafa Staff PPI Keu-Kestari

Musthofa Staff PPI Ekraf

Rafael Staff PPI Keilmuan

Syauqi Staff PPI Kastrat

Kemal Staff PPI HDE

ROTG Weekly Meeting

“Before Weekly Meeting”

Q: Apa saja yang harus diperhatikan sebelum WM?

Wajib di adiri setidakn a 0% dari anggo a biro/depar eme

emimpin rapat wajib mengingatkan anggota 1 hari sebelum rapat dimu ai.

Link meeting disebarkan di grup biro/departemen maksimal 30 meni sebelum rapa dimulai

Link meeting dibuka maksimal 15 meni sebelum rapa

emimpin rapat wajib memberi informasi mengenai okasi rapat maksimal jam sebelum rapa

Batas maksima to eransi keter ambatan ada a 15 enit sete a waktu rapat ang ditentukan.

Tata cara perizinan rapat sebagai berikut:

a) Izin tidak adir rapat di akukan maksima 6 jam sebe um rapat.

b) Izin ter ambat rapat di akukan maksima 6 jam sebe um rapat.

c) Izin ter ambat rapat di akukan maksima 30 menit sebe um rapat.

d) Izin rapat wajib men ertakan a asan ang je as dan benar.

e) Izin rapat wajib di akukan kepada Staff I, Ketua, dan Waki Ketua Biro/Departemen ang bersangkutan.

f) Apabi a pengurus tidak meng adiri rapat se ama 2 ka i berturut-turut, maka untuk perizinan rapat ang ketiga wajib me ampirkan bukti ang dikirim ke tim I Biro/Departemen ang bersangkutan.

ROTG Weekly Meeting

“ U ING Weekly Meeting”

Q: Apa saja yang harus diperhatikan saat WM?

Pre en i di akukan o e Staff PPI biro/departemen atau eputi bidang terkait, dan o e PH biro/departemen yang ber angkutan apabi a Staff dan eputi PPI yang ber angkutan ber a angan adir atau di ak ir rapat ebagai bentuk

Screenshot

dokumenta i.

foto

apat dianjurkan untuk diikuti di tempat yang kondu if Bata mak ima to eran i keter ambatan ada a 15 menit ete a waktu rapat yang ditentukan.

NOTES:

* eputi dan Sekretari Jendera /Kepa a Bidang terkait wajib mengikuti rapat mingguan (week y meeting) Biro/ epartemen yang dibawa inya minima 2 ka i da am 1 bu an dan mengikuti OTG perizinan yang ber aku ebagaimana me tinya.

**Se ain poin-poin di ata , OTG mengikuti ke epakatan da am biro/departemen ma ingma ing.

ROTG Program

Kerja Klasifikasi

Q : Bagaimana pembagian program kerja klasifikasi?

A
 B

Wajib dihadiri 100% dari anggota birdept

(Contoh: School of BEM, Credo)

Wajib di hadiri 60% dari anggota birdept

(Contoh: Debat Internal, E-CAN)

Wajib di hadiri 30% dari anggota birdept

(Contoh: I-Link, Grand Launching, Satu Jam Bersama)

Wajib di hadiri 2 orang dari anggota birdept

(Contoh: Ngopi, School of Medinfo, I-Link Visit)

Wajib di hadiri 1 orang dari anggota birdept

(Contoh: Econofest, ESC, Dialog Mahasiswa)

Non-Klasif

Q: Apa saja yang harus diperhatikan sebelum Program Kerja

Klasifikasi?

Jika dari g, li k meeti g wajib disebarka di grup besar BEM FEB

UGM maksimal 30 me it sebelum program kerja dimulai. Jika luri g, lokasi wajib disebarka di grup besar BEM FEB UGM maksimal H-1 sebelum program kerja dimulai.

Li k meeti g/gate dibuka maksimal 1 me it sebelum program kerja dimulai.

Batas maksimal tolera si keterlambata adalah 1 me it setelah program kerja dimulai

Pa itia program kerja me ge ek satu per satu kehadira peserta pada atau

Kete tua pe gumuma program kerja klasi ikasi: check in coun er lis par icipan s

a) Klasifikasi A - pe gumuma pertama maksimal H-7 sebelum program kerja berla gsu g.

b) Selain Klasifikasi A - pe gumuma pertama maksimal Hsehelum program kerja berla gsu g.

Q: Bagaimana tata cara perizinan Program Kerja Klasifikasi?

Tata cara perizinan program kerja Klasifikasi :

Pengumpulan izin tidak hadir rapat dilakukan maksimal 2 hari (terhitung 48 jam) sebelum program kerja berlangsung.

Pengumpulan izin terlambat rapat dilakukan maksimal 1 hari (terhitung 24 jam) sebelum program kerja berlangsung.

Perizinan wajib menyertakan alasan yang jelas dan benar.

Perizinan program kerja klasifikasi wajib dilakukan pada jam kerja, yaitu pk. 07.00 - 22.00

Perizinan program kerja klasifikasi dilakukan kepada dan diberikan oleh Penanggung

Jawab program kerja terkait, Ketua Biro/Departemen, Sekretaris Jenderal/Kepala

Bidang, dan Staff PP Biro/Departemen yang bersangkutan, dengan bukti berupa tanda tangan.

2. Tata cara perizinan program kerja selain Klasifikasi

Pengumpulan izin tidak hadir dilakukan maksimal 1 hari (terhitung 24 jam) sebelum program kerja berlangsung.

Pergantian perwakilan proker klasif non-A maksimal H-1. Jika terdapat force majeure (lebih dari H-1), pergantian perwakilan klasif wajib menghubungi PP biro/departemen penyelenggara.

Setiap anggota mengikuti minimal 1x program kerja klasifikasi (selain klasifikasi A) setiap paruh kabinet

Pengumpulan izin terlambat rapat dilakukan maksimal 6 jam sebelum program kerja berlangsung.

Perizinan wajib menyertakan alasan yang jelas dan benar.

Perizinan program kerja klasifikasi wajib dilakukan pada jam kerja, yaitu pk. 07.00 - 22.00.

Perizinan program kerja klasifikasi dilakukan kepada dan diberikan oleh Penanggung Jawab program kerja terkait, Ketua Biro/Departemen, Sekretaris Jenderal/Kepala Bidang, dan Staff PP Biro/Departemen yang bersangkutan, dengan bukti berupa tanda tangan.

Surat Peringatan

Peringatan

Pengertian Surat

Peringatan (SP)

Surat Peringatan adalah bentukan sanksi perorangan yang diberikan kepada anggota

Surat Peringatan 1

Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 1:

2 kali - Tidak hadir rapat rutin biro/departemen tanpa izin, dan/atau

3 kali - Terlambat rapat rutin biro/departemen tanpa izin, dan/atau

2 kali - Terlambat pada setiap proker atau kegiatan BEM

FEB UGM yang berklasifikasi A tanpa izin

3 kali - Terlambat pada setiap proker atau kegiatan BEM

FEB UGM klasifikasi A tanpa izin

selain

1 kali - Tidak mengikuti program kerja klasifikasi A tanpa izin dengan Penanggung Jawab program kerja

2 kali - Tidak hadir proker selain klasifikasi A tanpa izin

1 kali - Mendapatkan nilai kurang dari 60% pada rapor penilaian PSDM

Tidak mengikuti program kerja klasifikasi (selain klasif A) pada setiap paruh kabinet (minimal per paruh 1x proker klasif selain A)

Tidak membayar kas pada tenggat waktu tagihan kedua

Memalsukan tanda tangan/copy paste tanda tangan pemberi izin tanpa sepengetahuan pihak terkait

S N SI!

Mem uat surat pernyataan yang erisi pernyataan untuk tidak melakukan pelanggaran lagi yang ditandatangani oleh pihak yang melakukan pelanggaran, Staf PPI terkait, Deputi PPI terkait, Wakil epala

Departemen/Biro, epala

Departemen/Biro, epala Bidang/ Sekretaris Jenderal yang ersangkutan, Wakil etua PPI, etua PPI, Wakil etua BEM, dan etua BEM secara erurutan

Menulis esai terkait isu yang sedang hangat di icarakan di lingkungan BEM se anyak minimal 500 kata (Topik akan ditentukan oleh PPI)

Surat Peringatan 2

Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 2:

2 kali - mendapatkan SP 1

Tidak melaksanakan sanksi dari SP1 dalam tenggat waktu 2 minggu

Surat Peringatan 3

Ketentuan Pelanggaran Surat Peringatan 3:

1 kali - mendapatkan SP 2 + 1 kali - mendapatkan SP 1

2 kali - mendapatkan SP 2

Tidak melaksanakan sanksi dari SP2 dalam tenggat waktu 2 minggu

Meng adi i fo um yang diselengga a an ole tim PPI

Membuat su at pe nyataan yang be isi pe nyataan untu tida mela u an pelangga an lagi yang ditandatangani ole pi a yang mela u an pelangga an, Staf PPI te ait, Deputi PPI te ait, Wa il Kepala Depa temen/Bi o, Kepala Depa temen/Bi o, Kepala Bidang/Se eta is Jende al yang be sang utan, Wa il Ketua PPI, Ketua PPI, Wa il Ketua BEM, dan Ketua BEM seca a be u utan

Membuat TED Tal dengan du asi 4-5 menit mengenai topi yang sedang angat dibica a an di ling ungan BEM.

Mengi uti sidang eti yang di adi i ole Kepala dan Wa il Kepala Bi o/Depa temen, selu u tim PPI, dan selu u PI.

Prosedur Pengumpulan Sanksi

Pihak ya g be sa gkuta dibe ika waktu selama mi ggu u tuk me ge jaka sa ksi ya g sudah dibe ika dihitu g sejak ta ggal dijatuhka ya sa ks

Sa ksi dikumpulka kepada deputi bida g/bi o te kait, wakil ketua PPI, da ketua PPI.

Ketentuan Tambahan

Apabila tidak meme uhi sa ksi ya g telah dite tuka pada SP , maka aka dike aka sa ksi SP

Apabila tidak meme uhi sa ksi ya g telah dite tuka pada SP , maka aka dike aka sa ksi SP

Kela juta da i SP be dasa ka hasil da i sida g etik

Apabila pe gu us tidak me ghadi i apat selama kali be tu uttu ut, maka u tuk pe izi a apat ya g ketiga wajib melampi ka bukti ya g diki im ke tim PPI Bi o/Depa teme ya g be sa gkuta

Ketentuan dan Syarat Pengajuan

Surat Peringatan

K n uan n ajuan S

Seluruh a ggota BEM FEB UGM dapat me gajuka SP bagi mereka ya g berada di biro atau departeme ya g sama, baik u tuk atasa , bawaha , maupu ya g setara (termasuk outsource .

S ara n ajuan S

Me gisi surat pe gajua SP ya g sudah disediaka oleh PP

Me ca tumka bukti ya g kuat di dalam lampira surat pe gajua

Me gumpulka ta da ta ga setidak ya 50% + 1 a ggota biro atau departeme BEM FEB UGM (termasuk outsource , semaki ba yak ta da ta ga , semaki besar kemu gki a SP aka disetujui oleh PP

Me gko firmasi pe gumpula surat pe gajua SP kepada Ketua PP , Wakil Ketua PP , da Deputi Bida g Terkait.

Kartu

Pengertian Kartu

PRIIIITT!!!! Kartu adalah bentukan sanksi yang diberikan kepada birdept BEM FEB

UGM apabila melanggar ROTG dan/atau AD/ART yang telah di tentukan

Kartu

Ketentuan Pelanggaran Kartu Kuning

2x tidak memenuhi kehadiran dari proker klasifikasi yang ditetapkan

3x terlambat hadir dalam menghadiri proker klasifikasi yang ditetapkan tanpa adanya izin dari penanggung jawab proker terkait

50% dari pengurus Biro/Departemen mendapatkan SP 1 dan/atau 25% mendapat SP 2

50% dari pengurus Biro/Departemen tidak membayar kas dalam tenggat waktu tagihan kedua

1x ketercapaian KPI Proker tidak mencapai

60% Mendapatkan Poin Pelanggaran sebesar 20 Poin

(Sistem

Poin Dapat dilihat di Sistem Poin Pelanggaran Proker Klasifikasi PPI 2023)

SANKSI!

PH dan minimal 3 anggota birdept wajib menulis essay terkait isu yang berhubungan dengan Biro/ Departemen yang sedang hangat dibicarakan sebanyak minimal 1500 kata kemudian disubmit ke form pengumpulan sanksi.

Ketentuan Pelanggaran Kartu MERAH

Mendapatkan 2 kali kartu kuning

Mendapatkan Poin

Pelanggaran sebesar

30 Poin

(Sistem Poin Dapat dilihat di Sistem Poin Pelanggaran Proker Klasifikasi PPI 2023)

SANKSI!

Biro ATA Departemen membuat

action plan bertemakan “fight against povert ” secara luring ang diikuti minimal 60% anggota biro/ departemen dan dibuat video

dokumentasin a untuk diupload pada

Instagram biro/departemen

Melakukan sidang etik bersama PI, PPI (diwakilkan oleh pengurus harian)

Prosedur Pengumpulan Sanksi

U tu artu u i g piha ya g bersa g uta diberi a wa tu selama

mi ggu u tu me gerja a sa si ya g sudah diberi a dihitu g seja ta ggal dijatuh a ya sa si

U tu artu merah piha ya g bersa g uta diberi a wa tu selama

mi ggu u tu me gerja a sa si ya g sudah diberi a dihitu g seja

ta ggal dijatuh a ya sa si

Sa si di umpul a melalui li form submissio sa si SP da artu.

Sanksi Keterlambatan Pembayaran Kas BEM

Setiap a ggota BEM ya g tidak membayarka kas pada te ggat waktu tagi a kedua aka me dapatka SP

Setiap Biro/Departeme ya g 50% a ggota ya tidak membayar kas dalam te ggat waktu tagi a kedua aka me dapatka kartu ku i g

Tenggat Waktu Penagihan

Te ggat tagi a pertama adala bula

setela S B CRED

Te ggat tagi a kedua adala mi ggu

setela te ggat tagi a pertama

Bintangnya Para Bintang!

Selamat berdinamika bersama

Lintang Kartika.

“PPI... OK, OK, OK!”