Plan de aprovisionamiento

TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO (PARTE II)

15/1/2010

Introducción Nos corresponde ahora, una vez que conocemos el proceso para la fabricación del bien o prestación del servicio, seleccionar al proveedor de productos o servicios necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Veremos el proceso de búsqueda y selección de los proveedores y la forma correcta de comunicarse con los mismos, para poder elegir el más adecuado.

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) INDICE 7.1. INTRODUCCIÓN 7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES 7.2.1.

CONCEPTO

7.2.2.

EL MERCADO

7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES 7.3.1.

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN

7.3.2.

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

7.3.3.

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 7.3.3.1.

PRECIO

7.3.3.2.

CALIDAD

7.3.3.3.

PAGO

7.3.3.4.

ENTREGA

7.3.3.5.

SERVICIO POST-VENTA

7.3.3.6.

OTROS FACTORES

7.4. BIBLIOGRAFÍA

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN APROVISIONAMIENTO. PARTE II 7.1. INTRODUCCIÓN Una de las tareas más importantes en una plan de aprovisionamiento es la de buscar al proveedor adecuado antes de realizar la compra.

El departamento de compras o comercial es el que se encarga generalmente de esta función. Debe tener muy claro que criterios de evaluación permiten realizarla.

Previamente al inicio de la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se desean adquirir, de qué calidad y en qué cantidad, para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden dar diversas situaciones: La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

La empresa tiene unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.

Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.

Nos encontramos en el primer caso de los citados. Y esta situación presenta una circunstancia adicional: no será necesario hacer la selección de proveedores sólo para el activo corriente, sino también para el activo no corriente. En tanto los procesos de selección de proveedores para ambos casos tienen notas comunes, vamos a abordar el tema de forma conjunta, haciendo los matices que sean necesarios en cada caso.

7.2. CONCEPTO Y PRECISIONES 7.2.1. CONCEPTO Por definición, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones.

Es importante recalcar dos puntos incluidos en la definición anterior.

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso En primer lugar, al incluir los activos que se hayan de "consumir" se estará dando cabida a que, de una vez por todas, se incorporen como activo corriente los gastos pagados por anticipado, tales como intereses, seguros y mantenimiento de equipos, entre otros; así mismo, podría incluirse algunos conceptos de cargos diferidos como útiles y papelería, lo que implicaría "refundir" nuevamente los cargos diferidos con los gastos pagados por anticipado, que son conceptos sustancialmente distintos y cuya diferencia cobra especial importancia en el momento de dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación.

En segundo lugar, al hablar de "ciclo de operaciones" que es el tiempo promedio de retorno del efectivo invertido en inventarios -después de su venta como producto terminado, transformación en una cuenta por cobrar y posterior recaudo- no necesariamente deberá entenderse períodos de un año o menos.

Habrá sectores y empresas en las cuales el ciclo de operación puede ser mayor a un año, y no por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrán de ser excluidos del activo corriente. Esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un año, se considerará la duración del ciclo como base para la clasificación como activo corriente o no corriente.

Por otra parte, activo no corriente representa el valor de los bienes y derechos de propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor del periodo contable o de un año y está conformado por las siguientes cuentas: Depreciación acumulada propiedad, planta y equipo: Constituye la pérdida de valor que produce el desgaste por el uso, el envejecimiento por el paso del tiempo de las propiedades, planta y equipo. Esta cuenta representa el valor acumulado de depreciación de los activos fijos depreciables, que se encuentran en uso de la empresa (El valor de la depreciación acumulada de los edificios, muebles, enseres, equipos, maquinaria y vehículos, en el momento de ser dados de baja por venta, perdida, robo, destrucción o cualquier otro concepto).

Inversiones permanentes: Representa los dineros colocados por la empresa en acciones o partes sociales de otros negocios, con carácter permanente, por lo cual se convierte en socio o accionista (valor de las inversiones, rendimientos obtenidos).

Propiedad, planta y equipo: Llamados también activos fijos, adquiridos para utilizarlos en la empresa; no están disponibles para la venta. Estos bienes tienen una vida útil y un valor más o menos considerable.

Propiedad, planta y equipo está conformado de las siguientes cuentas:

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso Terreno: precio de coste de los terrenos donde se encuentran construidos los edificios y también los terrenos donde no hay construcción.

Edificios: representa los valores que la empresa posee en casas, locales, edificios y toda clase de construcciones terminadas.

Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa, contabilizados a precio de coste.

Equipo de oficina: comprende los equipos adquiridos por la empresa, como maquinas de escribir, fax, calculadoras y otros equipos necesarios para la buena marcha del negocio, registrados a precio de coste.

Equipos para procesos de información.

Maquinaria y equipo: equipos adquiridos por la empresa y destinados a la producción.

Vehículos: Vehículos de propiedad de la empresa, destinados al transporte de personas o carga.

Una vez que sabemos el bien a adquirir, tenemos que hacer otra precisión, ya que el bien va a implicar una problemática diferente en función del mercado en el que se realice la compraventa.

7.2.1. EL MERCADO El mercado, en general, está constituido por vendedores que ofertan sus productos y servicios y compradores que tienen necesidad de adquirir esos bienes y servicios (oferta y demanda).

En función del número empresas vendedores y compradoras, distinguimos los siguientes tipos de mercado:

DEMANDA

MUCHOS

MUCHOS Competencia perfecta

OFERTA POCOS Oligopolio de oferta

POCOS

Oligopolio de demanda

Oligopolio bilateral

Monopolio de demanda

Oligopolio

UNO

UNO Molopolio bilateral Monopolio de oferta limitada Monopolio bilateral

Así, nos encontramos con las siguientes posibilidades: Monopolio: un solo vendedor, sin competencia. Esto le permite controlar los precios que más le interesan para alcanzar el máximo beneficio.

Oligopolio: un pequeño grupo de oferentes controla la mayor parte de la oferta.

Competencia perfecta: existe un gran número de proveedores y compradores. El precio se establece por el juego de la oferta y la demanda.

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7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES Para poder iniciar sus actividades, las empresas necesitan adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etcétera). Las personas o empresas que suministran productos o servicios a otras empresas se denominan proveedores.

Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y selección de los proveedores de bienes y servicios más adecuados a sus necesidades. Normalmente, se realiza en el departamento de compras.

El propósito es establecer una lista de las empresas que fabrican los productos que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la más adecuada a nuestros intereses.

Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.

Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla.

A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores.

Antes de comenzar la búsqueda de proveedores se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se necesita adquirir, de qué calidad y en qué cantidad para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección en el que se pueden plantear diferentes situaciones de partida, por ejemplo: La empresa inicia su actividad y debe buscar toda clase de proveedores.

La empresa tiene ya unos proveedores que habitualmente le suministran, pero no se encuentra satisfecha con ellos.

Se quiere ampliar la cartera de proveedores para realizar comparaciones de productos y de condiciones comerciales con el objetivo de mejorar la gestión comercial.

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso El proceso de búsqueda y selección tiene tres fases: búsqueda de información, solicitud de información y evaluación y selección de proveedores. Representamos un esquema de este proceso a continuación: 1. Búsqueda de información.

2. Solicitud de información. a. Información a solicitar: i. Condiciones económicas. ii. Condiciones técnicas. iii. Otras. b. Medio de comunicación: i. Carta. ii. Representante. iii. Visitas personales.

3. Evaluación y selección de proveedores. a. Tabulación de la información: i. Ficha de proveedor. ii. Cuadro comparativo de proveedores. b. Criterios de selección: i. Precio. ii. Calidad. iii. Pago. iv. Entrega. v. Servicio post-venta. vi. Otros factores.

7.3.1. BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Algunas de las fuentes de información que se pueden utilizar para localizar proveedores son las siguientes: Internet.

Páginas amarillas.

Prensa de información general.

Radio y televisión.

Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.

Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.

Ferias y exposiciones comerciales especializadas en el sector.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Cámaras de comercio.

Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etcétera).

Información obtenida de empresas especializadas en gestión de bases de datos.

Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso Merece especial atención el portal de camerdata fue creado en 1985 para aglutinar información de distintas cámaras de comercio de ámbito nacional. En la actualidad aglutina a 85 cámaras de comercio y tiene un fichero con más de 2,5 millones de empresas censadas.

Este portal posibilita el acceso a diferentes bases de datos con información de interés empresarial que permite responder a múltiples necesidades de las empresas, como: acciones de ventas, planes de marketing, estudios de mercado, seguimiento de la competencia, almacenamiento de datos y reducción del riesgo comercial.

7.3.2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN Una vez confeccionado un listado con los posibles proveedores, se inicia el contacto directo para solicitar la información que interesa recabar. Se ha de procurar que respondan claramente a los aspectos que más interese conocer. Los aspectos más importantes, entre otros, pueden ser: ASPECTOS A CONOCER DE LOS PROVEEDORES PRECIO OTRAS Periodo de validez de la Calidad Precio unitario oferta Causas de rescisión del Materiales utilizados Descuento comercial contrato Circunstancias que pueden Características técnicas Rappels dar lugar a revisiones de precios Período de garantía Forma de pago Plazo de entrega Formación Plazo de pago Embalajes especiales Precio de envases y Servicio post-venta Devolución de excedentes embalajes Servicio de atención al cliente Pago del transporte Otra información Otra información Pago del seguro Recargo por aplazamiento de pago CALIDAD

En el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir la respuesta de los posibles proveedores, se indicará en las comunicaciones una fecha límite para responder a la solicitud de información.

Para conocer esta información pueden utilizarse diferentes medios. Habrá que seleccionar el más adecuado, entendiendo como tal, aquel que nos ofrezca mayor cantidad y calidad de información. Entre los medios a utilizar tenemos:

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso Carta, en sus diferentes versiones.

Representante.

Visitas personales.

7.3.3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores.

Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo: Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece:

FICHA DE PROVEEDORES NOMBRE: NIF: DOMICILIO: LOCALIDAD: CP: TELÉFONO: FAX: E-MAIL: PRODUCTOS O SERVICIOS QUE SUMINISTRA

PRECIO

TRANSPORTE

CONDICIONES COMERCIALES DESCUENTO FORMA DE PAGO COMERCIAL: RAPPELS: DESCUENTO

FORMA DE PAGO

PLAZO DE ENTREGA

PLAZO DE ENTREGA

Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada:

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CARACTERÍSTICAS

ARTÍCULO PROVEEDOR A PROVEEDOR B

PROVEEDOR C

PRECIO UNITARIO

DESCUENTO COMERCIAL

TRANSPORTE

SEGUROS

RAPPELS

PRECIO TOTAL

PERÍODO DE GARANTÍA

PLAZO DE ENTREGA

SERVICIO TÉCNICO

FORMA DE PAGO

OBSERVACIONES

No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes.

Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedores no seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones.

Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se pueden utilizar otros criterios.

Los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con insumos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores, debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existan.

Lo primero que se fija una empresa al momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o factores además del precio y la calidad, que se deben tomar en cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos cuáles son:

7.3.3.1. PRECIO Uno de los principales criterios que se debe tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor, son sus precios.

Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado.

Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.

Asimismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc.

7.3.3.2. CALIDAD De nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus productos o servicios es mala.

La calidad es otro de los principales criterios a tomar en cuenta al momento de evaluar un proveedor.

Siempre que nos sea posible debemos procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad o, en todo caso, que la calidad de éstos sea acorde con los precios que tienen.

Al evaluar la calidad del producto, debemos tomar en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características,

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso sus atributos, su durabilidad, etc.

7.3.3.3. PAGO En el criterio del pago evaluamos las formas de pago que ofrece el proveedor, por ejemplo, si ofrece la posibilidad de hacer pagos vía transferencia bancaria, o vía Internet.

Y también del pago, contado, o días, pagar

evaluamos las condiciones o el plazo por ejemplo, si nos piden pagar al nos dan la posibilidad de pagar a 30 un 50% a 60 días, etc.

Siempre debemos buscar las mejores condiciones de pago, es decir, que el financiamiento o plazo del crédito otorgado sea el mayor posible, sin que ello implique recargo alguno. Mientras mejores condiciones de pago, mayor liquidez para nosotros.

Aunque debemos tener en cuenta que al iniciar relaciones con un proveedor, es poco probable que éste nos otorgue algún crédito comercial, por lo que al menos debemos averiguar si existe la posibilidad de que ello pueda suceder más adelante.

7.3.3.4. ENTREGA Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega, en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.

En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega, si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos, que nos los entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos, que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año, etc.

Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.

7.3.3.5. SERVICIO DE POST-VENTA En el servicio de post venta evaluamos principalmente las garantías que el proveedor nos pueda brindar, qué garantías nos otorga y cuál es el periodo de éstas.

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TEMA 7. POLÍTICAS DE MARKETING II: PLAN DE APROVISIONAMIENTO (PARTE II) – Pablo Peñalver Alonso También evaluamos la capacitación que nos pueda brindar en el uso de sus productos, la asistencia técnica, el servicio de mantenimiento, su política de devoluciones, la posibilidad de canjear productos de baja rotación, etc.

7.3.3.6. OTROS FACTORES Los criterios que hemos mencionado anteriormente son los más importantes y los que más debemos tener en cuenta al momento de evaluar y seleccionar un proveedor; sin embargo, también existen otros factores que siempre es bueno considerar: Experiencia: a mayor experiencia de la empresa proveedora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.

Reputación: debemos considerar, por ejemplo, si los testimonios de sus clientes son favorables.

Organización: si, por ejemplo, su personal es calificado, si tiene un buen sistema de distribución.

Localización: mientras más cerca esté ubicado el proveedor mejor, sobre todo si somos nosotros los que constantemente tenemos que acudir donde éste.

Servicio al cliente: si, por ejemplo, son capaces de brindarnos rápidamente toda la información que requiramos.

Convenios publicitarios: si, por ejemplo, nos brindan la posibilidad de otorgarnos productos gratis a cambio de publicidad.

Situación económica: si su situación económica es estable ello podría significar productos de calidad y un abastecimiento seguro; si tuviera dificultades financieras, ello podría significa una posible disminución en la calidad de sus productos (al querer reducir sus costos), la posibilidad de que dejen de atender nuestros pedidos (por ejemplo, al incumplir los pagos de sus propios proveedores), poca posibilidad de que nos otorguen finamiento (debido a su necesidad de tener liquidez), etc.

Tamaño: si es un proveedor pequeño, probablemente su atención sea más directa (por ejemplo, la posibilidad de que resuelvan mejor cualquier inconveniente que tengamos), mayor flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades, y mayor poder de negociación para nosotros; si es un proveedor es grande, probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para nosotros.

Fabricante o mayorista: la principal ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecer la variedad de productos que sí podría ofrecernos un mayorista, sobre todo, al hacer pedidos pequeños.

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7.4. BIBLIOGRAFÍA CRECENEGOCIOS. http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-deproveedores/ BIBLIOTECA ON-LINE DE PROYECTO: o GESTIÓN DE COMPRAS. Emilio Martínez. Editorial FC. 2007. o NUEVA ESTRATEGIA DE APROVISIONAMIENTO PARA LA FABRICACIÓN. Giorgio Merli. Editorial Díaz de Santos. 1998. o NUEVAS TÉCNICAS DE GESTIÓN DE STOCKS. Companys y Fonollosa.

Editorial Marcombo. 1988.

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