Ársskýrsla Íslandspósts 2021

ÁRSSKÝRSLA ÍSLANDSPÓSTS 2021 SJÁLFBÆRNISKÝRSLA OG ÁRSREIKNINGUR

ÁRSSKÝRSLA 2021

ÁVARP FORSTJÓRA OG STJÓRNARFORMANNS

BREYTINGAR VEKJA BJARTSÝNI Íslandspóstur gegnir veigamiklu hlutverki í íslensku samfélagi, sem felst í því að tengja fólk, fyrirtæki og samfélög. Þessu hlutverki sinnir Íslandspóstur með stolti, með því að miðla vörum, gögnum og upplýsingum til allra landsmanna og fyrirtækja hvar sem er á landinu.

Síðustu ár hefur orðið bylting í samskiptaleiðum og viðskiptaháttum fólks, bæði hér á landi og erlendis. Íslandspóstur hefur lagt áherslu á að fylgja þessari þróun enda hefur eftirspurn eftir þjónustu Póstsins breyst. Bréfasendingum fækkar áfram en pakkasendingum fjölgar. Árið 2020 fjölgaði pakkasendingum svo um munaði en ekki var ljóst hvort eða að hversu miklu leyti það voru áhrif af Covid-19. Magntölur ársins 2021 gefa einhverja vísbendingu en þá fækkaði pakkasendingum frá fyrra ári. Sé hins vegar horft til áranna fyrir heimsfaraldurinn er ljóst að pakkasendingum hefur fjölgað jafnt og þétt um árabil og gera allar spár ráð fyrir að sú þróun haldi áfram. Hlutverk Íslandspósts og samfélagslegt mikilvægi hans er því óbreytt, þótt breyting hafi orðið á hvernig hlutverkinu er sinnt.

Samfélagslegt mikilvægi fyrirtækisins kom bersýnilega í ljós á liðnu ári. Þá gegndi Íslandspóstur lykilhlutverki við að gera öllum landsmönnum mögulegt að fá til sín vörur á sem öruggastan máta á miklum óvissutímum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

1

Árið 2021 voru stigin markviss skref til að samþætta sjálfbærni menningu Íslandspósts. Helstu vörður á þeirri vegferð voru að stofna sjálfbærniteymi, innleiða Græn skref, með þeim árangri að fjórum af fimm skrefum hefur verið náð, halda grænt bókhald í fyrsta sinn, setja umhverfis- og loftslagsstefnu ásamt markmiðum og aðgerðaáætlun, velja heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna sem Pósturinn vill vinna að og loks að gefa út fyrstu sjálfbærniskýrsluna – sem nú lítur dagsins ljós. Þau fimm heimsmarkmið sem Pósturinn hyggst vinna sérstaklega að eru markmið 3 Heilsa og vellíðan, 5 Jafnrétti kynjanna, 11 Sjálfbærar borgir og samfélög, 12 Ábyrg neysla og framleiðsla og loks 13 Aðgerðir í loftslagsmálum. Á árinu 2021 hlaut Íslandspóstur viðurkenningu Jafnvægisvogarinnar. Að auki skilaði markmið stjórnenda um að útrýma kynbundnum launamun innan Póstsins þeim árangri að jafnlaunavottun hans var endurnýjuð til næstu þriggja ára.

Breytingar á starfsemi Íslandspósts undanfarin ár hafa sýnt svo ekki verður um villst að starfsfólkið er ein mikilvægasta auðlind fyrirtækisins. Því hafa verið stigin ákveðin skref til valdeflingar stjórnenda þess, m.a. með aðferðum markþjálfunar. Þá er ýtt undir stöðuga leiðtogaþróun meðal starfsfólksins og hvatt til að allir setji sér markmið í samræmi við mannauðsstefnu Póstsins. Í ljós hefur komið að starfsmenn eru vel í stakk búnir til að vinna að jákvæðri fyrirtækjamenningu sem byggist á lausnamiðaðri þjónustuhugsun, frumkvæði, ábyrgð, hvatningu og gleði.

Stjórnendur Íslandspósts ákváðu að sæta lagi á tímum mikilla breytinga og endurskoða gæðamál fyrirtækisins frá grunni. Gæðakerfi Póstsins felur í sér að unnið er eftir samræmdum ferlum, frávik greind, umbætur gerðar og kerfið allt rýnt reglulega. Áhrifin hafa ekki látið á sér standa. Víða hafa fundist tækifæri til að betrumbæta verkferla, draga úr hvers konar sóun og stuðla þannig að sjálfbærni starfseminnar. Það skilar sér einnig í hagkvæmari rekstri.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Ánægjulegt er að segja frá því að hagræðing í rekstri síðustu ár veitti Íslandspósti svigrúm á árinu 2021 til að fjárfesta í innviðum félagsins til framtíðar.

Nýr pakkaflokkari var settur upp á haustmánuðum í aðaldreifingarmiðstöð fyrirtækisins, Póstmiðstöðinni. Fleiri póstboxum var komið fyrir um víða um land, þar sem þau hafa unnið hug og hjörtu viðskiptavina Póstsins.

App Íslandspósts var þróað áfram og frá og með haustmánuðum gátu viðskiptavinir nýtt appið til að póstleggja pakkasendingar í póstboxum. Í lok árs fékk Íslandspóstur afhentan nýjan flutningabíl frá Scania, sem hefur hlotið ýmis umhverfisverðlaun, m.a. Green Truck award. Það er aðeins upphafið á umhverfisvænni umbreytingu flutningabílaflota Póstsins.

Stjórnendur Íslandspósts hafa fengist við breytingar á lagaumhverfi fyrirtækisins síðustu ár og 2021 var engin undantekning þar á. Umtalsverð breyting var gerð á lagaumhverfi póstþjónustu með lögum nr. 98/2019, sem tóku gildi 1. janúar 2020. Meðal helstu breytinga var afnám einkaréttar Íslandspósts á bréfasendingum undir 50 gr. Var þar um að ræða síðasta skrefið í afnámi einkaréttar í póstrekstri, en einkaréttur hafði verið afnuminn í þrepum fram til 1. janúar 2020. Árið 2021 er því annað árið sem Íslandspóstur starfar einvörðungu á samkeppnismörkuðum.

Afnám einkaréttar hafði þær afleiðingar að leita varð nýrra leiða til að tryggja að lágmarkspóstþjónusta standi öllum landsmönnum til boða. Í lok árs 2020 útnefndi eftirlitsstofnun með póstrekstri, Póst- og fjarskiptastofnun, Íslandspóst sem alþjónustuveitanda. Sú aðferð sem varð fyrir valinu, þ.e. að útnefna Íslandspóst í stað þess að ganga til samninga við fyrirtækið, felur í sér að tekin var íþyngjandi stjórnvaldsákvörðun nr. 13/2020 sem gildir allt að tíu ár. Þar er sú skylda lögð á félagið að uppfylla alþjónustuloforð nýju laganna, á öllu landinu, í öllum flokkum alþjónustu, en það eru bréf, magnpóstur, pakkar upp að 10 kg, ábyrgðarsendingar, tryggðar sendingar og blindrasendingar upp að 2 kg. Þar sem samningaleiðin var ekki farin var aðkoma Íslandspósts að ferlinu takmarkaðri en ella og hafa síðastliðin tvö ár farið í að vinna úr fyrirsjáanlegum og ófyrirsjáanlegum hnökrum fyrirkomulagsins.

2

Samkvæmt því fyrirkomulagi sem komið var á fót með ákvörðun nr. 13/2020 skal eftirlitsaðili með póstrekstri ákvarða í upphafi hvers árs greiðsluskyldu ríkisins vegna kostnaðar Íslandspósts við að veita alþjónustu samkvæmt fyrirskipan stjórnvalda á nýliðnu ári. Af þeirri ástæðu kvað Póst- og fjarskiptastofnun á um greiðsluskyldu ríkisins vegna alþjónustu árið 2020 með ákvörðun nr. 1/2021. Því miður leysti þessi síðari ákvörðun Póst- og fjarskiptastofnunar ekki alla hnökra á nýjum póstlögum eða útnefningarfyrirkomulaginu, sem annaðhvort voru fyrirsjáanlegir og raungerðust á árinu 2021 eða höfðu komið í ljós á fyrsta rekstrarári undir nýjum lögum. Vó þar þungt krafa 17. gr. laganna um að verðskrá alþjónustuveitanda skyldi samtímis taka mið af raunkostnaði, að hagnaður skuli vera hæfilegur, verðskrá auðskiljanleg, jafnræðis gætt og að verðskrá skuli vera gagnsæ, auk þess sem verð skuli vera notendum viðráðanlegt. Allar þessar kröfur skyldi verðskrá alþjónustuveitanda uppfylla í einu, því að sama verð átti að innheimta af notendum alþjónustu, óháð búsetu. Ekki þarf að fara í grafgötur með að Íslandspóstur hefði fremur kosið að nýta heimild nýju póstlaganna til að ganga til samninga við framkvæmdarvaldið um hvernig best mætti uppfylla framangreindar kröfur sem og aðrar kröfur sem gerðar eru til alþjónustuveitanda. Á miðju ári 2021 voru samþykkt á Alþingi lög nr. 76/2021, um breytingar á póstlögum, nr. 98/2019. Breytingarnar voru þónokkrar en stóð þar helst upp úr að eftirlit með póstrekendum var fært frá Póst- og fjarskiptastofnun til Byggðastofnunar og að ákvæði um sama verð um land allt fyrir alþjónustu (svokallað „eitt land – eitt verð“) sem hafði gilt frá 1. janúar 2020 var einskorðað við bréf undir 50 gr. Lög nr. 76/2021 tóku gildi 1. júlí 2021, þó með þeim fyrirvara að breyting á „eitt land – eitt verð“ skyldi koma til framkvæmda eigi síðar en 1. nóvember 2021. Lagabreyting þessi kallaði á endurskoðun á nær allri verðskrá Íslandspósts og tók nýja gjaldskráin gildi 1. nóvember, í samræmi við ákvæði póstlaga.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Í breytingalögunum var enn fremur kveðið á um að ráðherra samgöngu- og sveitarstjórnarmála, í samstarfi við ráðherra sem fer með fjármál og efnahagsmál, skyldi hið fyrsta skipa þverfaglegan starfshóp til að meta hvernig best mætti ná markmiðum 1. gr. póstlaga, m.a. með hliðsjón af tækninýjungum, samkeppnissjónarmiðum og alþjóðlegum skuldbindingum Íslands. Starfshópinn skyldu skipa, auk fulltrúa ráðherra, fagaðilar og fulltrúar sjónarmiða neytenda, atvinnurekenda og ólíkra byggða. Tillögur hópsins skyldu settar fram í skýrslu, ásamt kostnaðarmati, og grein gerð fyrir áhrifum þeirra á póstmarkaðinn í heild sinni og hagrænum áhrifum í samkeppnislegu og byggðalegu tilliti. Jafnframt var ákveðið að Íslandspóstur skyldi ekki eiga fulltrúa í þessum starfshópi. Þegar þetta er ritað hefur áfangaskýrsla starfshópsins verið gerð opinber, en í henni er þó ekki að finna skýr fyrirmæli eða ráðleggingar sem gera Íslandspósti kleift að leggja drög að viðbrögðum við hugsanlegum breytingum á lagaumhverfi póstreksturs sem leiða kann af niðurstöðum starfshópsins. Í ljósi framangreinds er það von stjórnenda Íslandspósts að stofnun starfshópsins sé til marks um að málefni póstþjónustu hljóti aukna athygli, í samræmi við samfélagslegt mikilvægi hennar, og að þess megi vænta að stjórnvöld hafi í hyggju að tryggja að lög og reglur sem hafa áhrif á umhverfi póstrekstrar endurspegli þá öru þróun sem á sér stað í rekstri póstþjónustu.

Stjórnendur Íslandspósts hafa því fulla ástæðu til að horfa bjartsýnum augum til framtíðar.

Þórhildur Ólöf Helgadóttir forstjóri Bjarni Jónsson stjórnarformaður

3

STJÓRN ÍSLANDSPÓSTS

Bjarni Jónsson stjórnarformaður

Auður Björk Guðmundsdóttir, varaformaður stjórnar

Eiríkur H. Hauksson meðstjórnandi

Guðmundur Axel Hansen meðstjórnandi

ÁRSSKÝRSLA 2021

Jónína Björk Óskarsdóttir meðstjórnandi

4

LYKILSTJÓRNENDUR ÍSLANDSPÓSTS

Þórhildur Ólöf Helgadóttir forstjóri

Ósk Heiða Sveinsdóttir, forstöðumaður þjónustu og markaðar

Héðinn Gunnarsson, forstöðumaður umbóta og þróunar

Guðjón Ingi Ágústsson, forstöðumaður stafrænna lausna og upplýsingatækni

Hörður Jónsson, framkvæmdastjóri rekstrarsviðs

Dagmar Viðarsdóttir, forstöðumaður mannauðssviðs

ÁRSSKÝRSLA 2021

Gunnar Þór Tómasson, framkvæmdastjóri fjármálasviðs

5

EFNISYFIRLIT Bls.

Pósturinn í hnotskurn Hagkvæmur rekstur og bætt þjónusta

8

Lykiltölur

9

Áfangar á árinu

12

Dreifikerfi Póstsins

13

Ný viðskiptaloforð

14

Við horfum fram á við

15

Sjálfbærniskýrsla

ÁRSSKÝRSLA 2021

7

16

Sjálfbærni samofin menningu Póstsins

17

Sjálfbær starfsemi

24

Mannauðurinn

33

Græn skref

43

Dregið úr sóun

54

Heimsmarkmiðamatrixa

61

Stjórnarháttayfirlýsing 2021

63

6

PÓSTURINN Í HNOTSKURN ÁRSSKÝRSLA 2021

7

HAGKVÆMUR REKSTUR OG BÆTT ÞJÓNUSTA

FRAMTÍÐARSÝN

GILDI

AÐ ÖLLU SAMAN LÖGÐU

Við mætum viðskiptavininum þar sem hann er staddur, með þarfir hans og væntingar að leiðarljósi.

HLUTVERK

Við tengjum fólk, fyrirtæki og samfélög.

ÁRSSKÝRSLA 2021

MENNING

Við treystum hvert öðru, gerum okkar besta öllum stundum og horfum alltaf fram á veginn. Sjálfbærni er samofin menningu Póstsins.

– Ánægðir viðskiptavinir – Leiðtogamenning og þétt liðsheild – Vöxtur og stafræn þróun

– Lausnamiðuð þjónusta – Valdefling og frumkvæði – Hvatning og gleði

8

ÁRSSKÝRSLA 2021

9

LYKILTÖLUR 2021

2020

2019

Laun og launatengd gjöld

(4.522.703)

(4.708.232)

(5.145.400)

Annar rekstrarkostnaður

(1.926.157)

(1.956.001)

(2.108.881)

Kostnaður vegna endurskipulagningar

(34.471)

(117.388)

(225.135)

Rekstrarafkoma fyrir afskriftir, fjármagnsliði og skatta (EBITDA)

969.589

675.790

265.674

Leiðrétt EBITDA*

1.004.060

793.178

490.809

Hrein fjármagnsgjöld

(107.910)

(51.003)

(260.432)

Afskriftir

(524.803)

(481.054)

(646.253)

Hagnaður / (tap) fyrir tekjuskatt

336.876

143.733

(641.011)

Hlutdeild í afkomu dótturfélaga

(16.315)

Tekjuskattur

(64.721)

(20.275)

116.808

255.840

123.459

(524.203)

Hagnaður / (tap) af áframhaldandi starfsemi Aflögð starfsemi Hagnaður / (tap) ársins

ÁRSSKÝRSLA 2021

255.840

(19.082)

13.381

104.377

(510.822)

KENNITÖLUR Tekjubreyting milli ára Launahlutfall EBITDA hlutfall EBITDAR hlutfall EBIT hlutfall Leiðrétt EBITDA # Leiðrétt EBIT # Hagnaðarhlutfall Veltufjárhlutfall Eiginfjárhlutfall Innra virði hlutafjár Arðsemi eigin fjár

2021

2020*

2019*

-0,1% 60,7% 13,0% 13,5% 6,0% 13,5% 6,4% 3,4%

-3,9% 63% 9,1% 9,7% 2,6% 10,6% 4,2% 1,4%

-0,1% 66% 3,4% 4,0% -4,9% 6,3% -2,0% -6,6%

1,61 55% 1,2 7,2%

1,39 48% 1,12 3,2%

1,30 45% 1,09 -15,9%

* Kennitölur reiknaðar út frá samþykktum samstæðuársreikningi # Leiðrétting fyrir kostnaði vegna endurskipulagningar

10

EBITDAR 2011-2021

MAGNÞRÓUN - PAKKAR

AFKOMA 2011-2021

MAGNÞRÓUN - BRÉF

Milljónir króna

Milljónir króna

ÁRSSKÝRSLA 2021

11

ÁFANGAR Á ÁRINU – Nýtt app – Nýtt skjalakerfi – Ný gæðahandbók

JANÚAR

– Loftslagssáttmáli Reykjavíkurborgar og Festu – Viðurkenning Jafnvægisvogarinnar – Spjallmennið Njáll – Flugferðir starfsmanna kolefnisjafnaðar – Heimsmarkmið valin

– Ferðavenjukönnun – Innkaupagreining – Samningur við Klappir

– Grænu skrefi 1 náð – Markaðssvið innleiðir sjálfbærniviðmið

MARS

MAÍ

JÚLÍ

SEPTEMBER

NÓVEMBER

2021

2022 FEBRÚAR

APRÍL

– Samstarf við VETNIS – Sjálfbær leiðtogamenning innleidd

JÚNÍ

ÁGÚST

– Greining á plastnotkun

– Magni pakkaflokkari – Grænkeraréttir í mötuneyti – Umhverfis- og loftslagsstefna

– Grænt bókhald í fyrsta sinn – Samdægursþjónusta á höfuðborgarsvæðinu – Skrá og senda í appinu

ÁRSSKÝRSLA 2021

DESEMBER

OKTÓBER

– Póstbox alls 47 – Pakkaport alls 8 – Nýr umhverfisvænni flutningabíll – Grænum skrefum 2, 3 og 5 náð – Samgöngustefna

12

DREIFIKERFI PÓSTSINS

ÁRSSKÝRSLA 2021

13

NÝ VIÐSKIPTALOFORÐ ÁRIÐ 2021 SETTI PÓSTURINN FRAM FIMM VIÐSKIPTALOFORÐ #1

Við nýtum öflugar tæknilausnir til að spara þér sporin

#2

Traust starfsfólk, skilvirkni og þétt dreifikerfi tryggja að sendingarnar þínar berast hratt og örugglega

#3

Við bjóðum upp á fjölbreytt val um afhendingu og tökum á móti pökkum allan sólarhringinn

#4

Sjálfbærni er samofin menningu Póstsins

#5

Við sýnum þér áhuga, hlustum og bregðumst við

Með því að setja fram viðskiptaloforð vill Pósturinn veita viðskiptavinum sínum upplýsingar um fyrir hvað hann stendur. Við höfum mótað loforðin í samvinnu starfsfólks alls staðar að úr fyrirtækinu. Við viljum að það liggi fyrir hvers konar viðskiptahætti og þjónustu við veitum og hvaða væntingar viðskiptavinir okkar geta haft til Póstsins. Viðskiptaloforðin munu þróast áfram í takt við þarfir markaðarins og niðurstöður þjónustukannana.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Ef ég ætti að velja eitt loforð umfram annað þá væri það #5 Við sýnum þér áhuga, hlustum og bregðumst við. Að mínu mati er þetta leiðin áfram í farsælu samstarfi við viðskiptavini okkar og til þess fallið að eiga árangursríka samvinnu.”

Sigríður Heiðar, forstöðumaður söludeildar

14

VIÐ HORFUM FRAM Á VIÐ Árið 2021 setti Pósturinn miðið á markaðshneigð. Það er upphafið að langri vegferð til að umbreyta áherslum þjónustu og markaðar þannig að sóknardrifið sölustarf og heildarupplifun viðskiptavina séu í forgrunni. Við trúum á mikilvægi þess að hver og einn starfsmaður tengi starf sitt við tilgang og markmið fyrirtækisins. Sterk og virk menning er grundvöllur þess að fyrirtæki eigi möguleika á að nýta kraft umbreytinga til að sækja fram.

Markaðshneigð fyrirtæki leggja áherslu á að allir innan fyrirtækisins vinni að sama markmiði. Okkar markmið er að uppfylla þarfir viðskiptavina. Til að það takist er nauðsynlegt að réttar og góðar upplýsingar liggi fyrir, m.a. um þarfir og þróun markaða. Við leggjum áherslu á virðisaukandi samband við markaðinn, hlustum á og heyrum óskir viðskiptavina, spáum fyrir um þarfir og horfum til framtíðar.

„Á kvikum markaði, þar sem tækninýjungar valda stöðugri röskun, eru markaðshneigð og sóknarhugur lykilþættir í að ná þeirri framþróun og árangri sem til þarf. Með markaðshneigð er sjónum beint að djúpum skilningi á þörfum og kröfum markaðarins. Áherslan er alltaf á sókn, samband við viðskiptavini og framtíðartækifæri.

Við horfum fram á við.“ Ósk Heiða Sveinsdóttir, forstöðumaður þjónustu og markaðar

ÁRSSKÝRSLA 2021

15

SJÁLFBÆRNISKÝRSLA ÁRSSKÝRSLA 2021

SJÁLFBÆRNI SAMOFIN MENNINGU PÓSTSINS ÁRSSKÝRSLA 2021

17

SJÁLFBÆRNIMARKMIÐ PÓSTSINS TIL 2030 Kolefnisspor Póstsins hefur dregist saman um 55%

SJÁLFBÆRNI AÐ LEIÐARLJÓSI Árið 2021 stigum við margvísleg skref í átt að sjálfbærni með það að leiðarljósi að sjálfbærni verði samofin menningu Póstsins. Helstu vörður á þessari vegferð voru að stofna sjálfbærniteymi, innleiða Græn skref, halda grænt bókhald í fyrsta sinn, setja umhverfis- og loftslagsstefnu ásamt markmiðum og aðgerðaáætlun, velja heimsmarkmið sem Pósturinn vill vinna að og loks að gefa út fyrstu sjálfbærniskýrsluna – sem nú lítur dagsins ljós.

Eftir því sem verkefnum vatt fram og fleiri áföngum var náð skerptum við sýn okkar í umhverfismálum og skilgreindum nánar hvar Pósturinn þarf og getur beitt sér til að leggja sitt af mörkum í loftslagsmálum og sjálfbærni almennt.

Pósturinn hefur sett sér sjö markmið um sjálfbærni.

Bílaflotinn gengur fyrir endurnýjanlegum orkugjöfum

Í fremstu röð flutningafyrirtækja í umhverfis- og loftslagsmálum

Mætum kröfum viðskiptavina um grænar vörur og þjónustu

Pósturinn beinir viðskiptum sínum til umhverfisvottaðra fyrirtækja – og er valinn af sömu ástæðu

Starfsfólk velur vistvænar samgöngur til og frá vinnu enda öll aðstaða og stuðningur til fyrirmyndar

Starfsfólk er meðvitað um umhverfismál og lýðheilsu og leggur sitt af mörkum ÁRSSKÝRSLA 2021

18

AÐGERÐIR TIL AÐ NÁ SJÁLFBÆRNIMARKMIÐUM #1

Endurnýjum bílaflotann samkvæmt fimm ára áætlun, í takt við tækninýjungar, og stefnum að 100% orkuskiptum 2030 og 55% samdrætti kolefnisspors samhliða því.

#2

Flokkum og endurvinnum úrgang að fullu, bestum ferla, drögum úr plastnotkun og ráðumst í orkusparandi aðgerðir.

#3

Seljum umhverfisvænar umbúðir, drögum úr sóun, innleiðum innkaupastefnu og birgjamat.

#4

Virkjum og hvetjum starfsfólk til að taka þátt í umhverfismálum með innleiðingu Grænna skrefa.

KOLEFNISSPOR Við stefnum að því að kolefnisspor Póstsins dragist saman um 55% á tímabilinu 2020-2030, miðað við óbreyttan rekstur. Árið 2020 er viðmiðunarár því þá héldum við fyrst grænt bókhald en hlutfallið er sett með hliðsjón af markmiðum ríkisstjórnarinnar um árangur í loftslagsmálum, þótt þar sé miðað við mun lengra tímabil.

Langstærsti hluti af heildarlosun Póstsins tengist flutningum.

Til að ná markmiði um 55% samdrátt kolefnisígilda reiðum við okkur á að tækniþróun styðji orkuskipti bílaflotans. Hér er um að ræða fyrstu útgáfu umhverfis- og loftslagstefnu Póstsins og eftir því sem tækninni vindur fram uppfærum við markmiðið í átt að kolefnishlutleysi og helst viljum við snúa dæminu við þannig að í stóra samhenginu verði áhrifin af starfsemi Póstsins jákvæð – að Pósturinn gefi af sér fremur en að ganga á auðlindir.

SJÁLFBÆRNIUPPGJÖR (UFS) #5

Erum heilsueflandi vinnustaður og bætum líðan og heilsu starfsfólks.

#6

Veljum heimsmarkmið og leggjum okkar af mörkum í samfélaginu.

#7

Gefum út sjálfbærniskýrslu og birtum sjálfbærniuppgjör.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Samhliða sjálfbærniskýrslunni unnum við sjálfbærniuppgjör Póstsins fyrir árin 2020 og 2021, samkvæmt UFSviðmiðum Nasdaq, með aðstoð sérfræðinga frá Klöppum.

Niðurstöðurnar gefa okkur tækifæri til að setja skýrari markmið um minni kolefnislosun af starfseminni. Stefnt er að því að uppgjörið verði smám saman umfangsmeira og nái til fleiri þátta starfseminnar. Sjálfbærniuppgjörið er aðgengilegt á vef Póstsins (posturinn.is).

19

SÁTTMÁLI UM AÐGERÐIR Í LOFTSLAGSMÁLUM Hinn 19. nóvember ritaði Þórhildur Ólöf Helgadóttir, forstjóri Póstsins, undir loftslagsyfirlýsingu Reykjavíkurborgar og Festu, ásamt fulltrúum tíu annarra fyrirtækja, Degi B. Eggertssyni borgarstjóra og Hrund Gunnsteinsdóttur, framkvæmdastjóra Festu.

Með þessu skuldbundu fyrirtækin sig til að draga úr úrgangi og losun gróðurhúsalofttegunda í starfsemi sinni, mæla losunina og birta upplýsingar um hana opinberlega. Útgáfa fyrstu sjálfbærniskýrslu Póstsins er liður í því að standa við stóru orðin.

Pósturinn er nýliði í góðum hópi fyrirtækja, sem ásamt Festu og Reykjarvíkurborg, tóku höndum saman í aðdraganda Parísarsáttmálans 2015 og undirrituðu sameiginlega loftslagsyfirlýsingu. Síðan þá hafa ýmis fyrirtæki og fáein sveitarfélög bæst í hópinn sem nú telur hátt á annað hundrað aðila sem sameinast um það markmið að ná mælanlegum árangri í loftslagsmálum, hver með sínu móti, og „sýna þar með frumkvæði og ábyrgð gagnvart umhverfinu og samfélaginu“.

ÁRSSKÝRSLA 2021

20

GRÆNT BÓKHALD Í FYRSTA SINN Á árinu tók Pósturinn saman grænt bókhald fyrir árið 2020 og skilaði því í gagnagátt Umhverfisstofnunar 1. apríl. Það var fyrsta umhverfisuppgjör Póstsins.

Til að auðvelda okkur verkið og auka yfirsýn höfum við nú tekið í notkun sjálfbærnilausn frá Klöppum og munum framvegis safna gögnum saman þar. Gagnaöflunin er að hluta til sjálfvirk þar sem mörg fyrirtæki senda gögnin beint inn í kerfið. Starfsstöðvar Póstsins eru staðsettar víða um landið og skipta við orkufyrirtæki og sorphirðufyrirtæki á hverjum stað. Umfangið og flækjustigið er eftir því. Sjálfbærnilausn Klappa veitir tækifæri til að fylgjast með orkunotkun og úrgangsmyndun í rauntíma eða svo gott sem og bregðast við jafnóðum, eftir þörfum.

Pósturinn í Borgarnesi tekur við lyklum að nýjum rafmagnsbíl.

ÁRSSKÝRSLA 2021

21

HEIMSMARKMIÐIN OG PÓSTURINN PÓSTURINN HEFUR VALIÐ EFTIRFARANDI FIMM HEIMSMARKMIÐ TIL AÐ VINNA AÐ

Stuðla að heilbrigðu líferni og vellíðan fyrir alla frá vöggu til grafar

ÁRSSKÝRSLA 2021

Jafnrétti kynjanna verði tryggt og völd allra kvenna og stúlkna efld

Gera borgir og íbúðasvæði öllum mönnum auðnotuð, örugg, viðnámsþolin og sjálfbær

Sjálfbær neyslu- og framleiðslumynstur verði tryggð

Grípa til bráðra aðgerða gegn loftslagsbreytingum og áhrifum þeirra

22

KJÖRMARKMIÐ PÓSTSINS Heilsa og vellíðan er eitt af kjörmarkmiðum Póstsins. Þar eru umhyggja fyrir starfsfólkinu í fyrirrúmi og markmiðið að finna leiðir til að stuðla að bættri heilsu þess og vellíðan. Jafnrétti er okkur hjá Póstinum hugleikið. Við höfum sem dæmi lagt okkur fram við að jafna launin og tekist vel upp í því. Pósturinn er í lykilstöðu þegar kemur að sjálfbærni í þéttbýli og samfélaginu öllu, til dæmis með þéttu neti póstboxa en í framtíðinni er von til þess að meirihluti landsmanna verði í göngufæri við póstbox. Í því felst mikill ávinningur. Við erum hluti af neyslusamfélaginu, hvort sem okkur líkar betur eða verr, en Pósturinn vill leggja sitt af mörkum til ábyrgrar neyslu og framleiðslu. Við gerum það meðal annars með því að kaupa umhverfisvottaðar vörur og velja vistvæna kosti umfram aðra. Loks er stóra verkefnið okkar að ráðast í áhrifaríkar aðgerðir í loftslagsmálum. Þar er endurnýjun bílaflotans efst á blaði en við reiðum okkur auðvitað á að tækninni fleygi hratt fram svo að orkuskiptin gangi fljótt og vel fyrir sig. Þegar horft er í baksýnisspegilinn sést að auk þessara fimm markmiða tengjast starfsemi og verkefni Póstsins ýmsum öðrum heimsmarkmiðum (sjá heimsmarkmiðamatrixu, bls. 68).

GILDI VINNUNNAR MEÐ HEIMSMARKMIÐIN FYRIR PÓSTINN Þegar mikið liggur við þurfa allir að leggjast á eitt, fólk, fyrirtæki og stjórnvöld. Ásdís Káradóttir, skjalastjóri og verkefnisstjóri sjálfbærnimála, segir heimsmarkmiðin vænlega leið fyrir Póstinn til að „skerpa sýnina og finna leiðir til að gera góða hluti – í takt við sameiginleg markmið mannkyns. Góða og rétta hluti. Þau virka reyndar í báðar áttir. Mörg þeirra verkefna sem við tengjum við kjörmarkmiðin okkar eru verkefni sem við erum þegar að vinna að og eru hluti af þróun Póstsins sem fyrirtækis. Dæmi um það er jafnlaunavottun, stöðugar umbætur og styrking innviða sem draga úr sóun og fjölbreyttari leiðir til að afhenda pakka, samanber póstboxin. Að einbeita okkur að tilteknum markmiðum hjálpar okkur svo við að koma auga á ný tækifæri og þokar okkur þannig lengra í átt að sjálfbærni,“ segir Ásdís.

ÁRSSKÝRSLA 2021

MITT UPPÁHALDS HEIMSMARKMIÐ „Eftirlætisheimsmarkmiðið mitt er heilsa og vellíðan. Ég hef lengi haft áhuga á íþróttum og heilsusamlegu líferni og fyrir fáeinum árum breytti ég um kúrs og fór í lýðheilsufræði í háskólanum. Þá opnaðist ný veröld fyrir mér. Ég lærði til dæmis um áhrifaþætti heilbrigðis og við sökktum okkur líka í heimsmarkmiðin. Það sem einkennir markmiðið um heilsu og vellíðan er að það snertir öll hin heimsmarkmiðin á augljósan máta, meðal annars af því að það sem er gott fyrir heilsu fólks og vellíðan er einnig gott fyrir umhverfið. Loftslagsmál eru lýðheilsumál og öfugt. Svokallað vistkerafæði er sérstakt áhugamál mitt. Það er bæði heilnæmt fyrir fólkið og jörðina.“ Ásdís Káradóttir skjalastjóri

23

SJÁLFBÆR STARFSEMI ÁRSSKÝRSLA 2021

24

ENDURNÝJUN BÍLAFLOTANS Starfsmenn Póstsins og verktakar á hans vegum óku um 5,5 milljónir km á árinu 2021. Þá eru taldir með bæði lengri flutningar, flutningar milli staða og dreifing í þéttbýli og dreifbýli. Hins vegar sinna hjólapóstar nú bréfadreifingu í þéttbýli á um rúmlega 50 rafknúnum pósthjólum sem komu í stað fjölda bíla sem starfsfólk keyrði áður út í hverfin. Árið 2021 óku hjólapóstarnir nálægt 400.000 km. Þess má geta að hugmyndin um útburð á rafmagnshjólum kom upphaflega frá einum af bréfberum Póstsins.

Pósturinn leitar sífellt tækifæra til að draga úr kolefnislosun af flutningum og dreifingu. Við viljum vera í fararbroddi íslenskra flutninga- og dreifingarfyrirtækja í umhverfismálum og nota vistvænustu bifreiðarnar sem á hverjum tíma er völ á. Farartæki Póstsins eru nú knúin af jarðefnaolíu, rafmagni og metani. Í framtíðinni stefnum við að því að bílaflotinn gangi allur fyrir endurnýjanlegum orkugjöfum af ýmsu tagi, enda aðstæður, vegalengdir og leiðir fjölbreyttar.

Pósturinn hefur hafið samstarf við fyrirtækið VETNIS til að kanna notkun á vetni fyrir flutningabíla á lengri leiðum þar sem aðrir orkugjafar henta síður. Á árinu var hafist handa við tilraunaverkefni sem snýst um að skoða ferðir flutningabíla Póstsins um landið og hvar gæti hentað að setja niður vetnisstöðvar, meðal annars með tilliti til rekstraröryggis. Þróun vetnisframleiðslu hérlendis og uppbygging innviða gæti tekið fáein ár en margir hafa trú á því að vetni leysi jarðefnaolíu af hólmi ásamt rafmagni og metani. Á árinu tókum við stöðuna á bílakostinum og æskilegri endurnýjun hans, með tilliti til hvaða bílar eru tiltækir, mismunandi eldsneytis og hvaða tækninýjungar eru handan við hornið. Loks var samþykkt fjárfestingaráætlun til þriggja ára um endurnýjun bílaflotans og teiknuð upp gróf mynd af því hvað tekur við eftir það. Í lok árs bættist nýr dísilflutningabíll frá Scania í flotann. Þessi bíll er margverðlaunaður fyrir sjálfbærni og gengur fyrir um 20-30% minni dísilolíu en fyrirrennarinn. Við bíðum vitaskuld spennt eftir að geta lagt dísiltrukkunum og valið ennþá umhverfisvænni flutningabíla í náinni framtíð. ÁRSSKÝRSLA 2021

25

GOTT VIÐHALD „Hluti af því að reka póstflutningafyrirtæki á sjálfbæran hátt felst í því að hugsa vel um bílana, smyrja þá og hafa eftirlit með þeim. Við höfum meðal annars sett á laggirnar sérstakt kerfi til að draga úr líkum á tjóni, sem hefur leitt til minni sóunar. Þetta skiptir allt máli í stóra samhenginu.“ Agnar Þorláksson, þjónustustjóri bílamála

GRÆNNI PÓSTFLUTNINGAR Hver er framtíðarsýn Póstsins um endurnýjun bílaflotans í átt að vistvænni kostum? „Unnið er að endurnýjun bílaflotans skref fyrir skref. Við stefnum að því að minni bílarnir verði eingöngu rafmagnsbílar en stærri flutningabílar geti verið knúnir vetni eða metani. Þessi þróun er háð því að metanstöðvum verði fjölgað en nú er þær eingöngu að finna á Akureyri og í Reykjavík. Þróun vistvænni fararskjóta er nokkuð hröð sem er vel, því enn sem komið er mætir drægni rafknúinna sendibíla ekki þörfum okkar.“ Guðmundur Karl Guðjónsson, forstöðumaður útkeyrslu og dreifingar

ÁRSSKÝRSLA 2021

26

NÝTT FYRIRKOMULAG VIÐ LESTUN BÍLA

FÆRRI FERÐIR OG MINNI SÓUN

„Við yfirferð yfir hvað mátti betur fara í jólavertíðinni 2020 kom skýrt fram ákveðinn flöskuháls í lestun sendibíla til útkeyrslu á höfuðborgarsvæðinu. Við settum okkur markmið um að hraða þessari lestun.

Mörg tækifæri til minni sóunar liggja í bestun ferla við dreifingu pósts. Á síðasta ári breyttum við fyrirkomulagi við lestun bíla og hröðuðum ferlinu með því að flokka og raða sendingum betur, áður en kemur að því að hlaða sjálfa sendibílana. Því fylgir mikill tímasparnaður.

Niðurstaðan var sú að skanna allar sendingar í plastbakka við flokkun í Póstmiðstöðinni. Áður þurfti bílstjóri sem afhenda átti 70 sendingar að skanna hverja og eina inn í bílinn. Núna þarf hann einungis að skanna um 10-13 bakka.

Með þessari breytingu er lestunartími sendibíla aðeins þriðjungur af því sem hann var og afhendingartími úti á örkinni hefur einnig styst þar sem bílstjórar eru fljótari að finna sendingar í bílunum.

Annað dæmi um minni sóun er að með fækkun dreifingardaga pósts mun hver ferð nýtast betur sem aftur leiðir til minni útblásturs og mengunar. Fjöldi ferða með sendingar þarf að haldast í hendur við umfangið. Það er hagkvæmara fyrir Póstinn og betra fyrir umhverfið.

Næsta verkefni er að hjólapóstar annist dreifingu á minni sendingum. Þannig eykst magn sendinga sem dreift er eftir umhverfisvænustu leiðunum sem völ er á.

Lausnin var í raun mjög einföld. Flokkun var breytt samhliða því að nýr pakkaflokkari var tekinn í notkun í Póstmiðstöðinni og upplýsingatæknisviðið endurnýtti forrit sem þegar var til í okkar kerfum með minni háttar aðlögun.“ Aðalsteinn Guðjónsson viðskiptaþróunarstjóri

ÁRSSKÝRSLA 2021

27

MAGNAÐUR PAKKAFLOKKARI Markverðustu tíðindin í starfsemi Póstsins 2021 voru innleiðing á nýjum pakkaflokkara og tilheyrandi breytingar á allri vinnslu sendinga í Póstmiðstöðinni. Nýi flokkarinn er gríðarlega fyrirferðarmikill og hlaut nafnið Magni.

Magni er mikið mannvirki. Hann samanstendur af tveimur færiböndum sem flytja pakka inn í hring inni í Póstmiðstöðinni. Annað bandið er tengt við sendibílapall þar sem bæði bílstjórar Póstsins og viðskiptavinir geta komið pökkum í flokkun. Hitt bandið er matað inni í Póstmiðstöðinni sjálfri. Pakkarnir eru lagðir á færiböndin og renna þaðan að lesara sem vigtar þá, mælir rúmmálið og finnur út hvert þeir eiga að berast. Lesarinn sendir pakkana loks í rétta rennu eftir áfangastað og þar er þeim raðað í búr.

Magni gjörbreytir fyrirkomulagi við flokkun á pósti, eykur sjálfvirkni og afkastagetu og dregur um leið úr líkum á mistökum. Hann getur flokkað allt að 5.000 sendingar á klukkustund og flokkar pakka í 50 rennur.

HVERJU BREYTIR PAKKAFLOKKARINN? „Hraði í flutningsumhverfinu er alltaf að verða meiri og meiri. Viðskiptavinir gera kröfur um fjölbreytta afhendingarstaði og hraða afhendingu.

Pakkaflokkarinn gerir okkur kleift að flokka fleiri sendingar á styttri tíma, þar sem minni umsýsla á sér stað við sendingarnar sjálfar.

Magni flokkar einnig litla pakka sem áður þurfti að flokka í höndunum svo þetta sparar okkur heilmikla vinnu og eykur vinnsluhraðann. Hröð og straumlínulöguð þjónusta felur að auki í sér hagkvæmni og minni sóun.“ Halla Garðarsdóttir, forstöðumaður Póstmiðstöðvar

Umfang Magna kallaði á alls kyns tilfærslur á annarri starfsemi í Póstmiðstöðinni og stóðu undirbúningur og flutningar yfir síðasta sumar. Meðal annars sameinaðist fjölbreytt skrifstofustarfsemi og bréfaflokkun í björtum sal á annarri hæð. Í október, rétt um það bil sem annasamasti tími ársins hjá Póstinum gekk í garð, var Magni var tekinn í gagnið. Það tók sannarlega á að læra á nýtt tæki, breyta fyrirkomulagi og innleiða nýja tækni undir þessum kringumstæðum. Skemmst er frá því að segja að Magni og starfsmenn Póstsins stóðust prófið og haust- og jólaannirnar gengu prýðilega fyrir sig.

ÁRSSKÝRSLA 2021

28

SJÁLFBÆR OG FJÖLBREYTT ÞJÓNUSTA MEÐ FLEIRI PÓSTBOXUM Árið 2021 voru sett upp sjö ný póstbox, bæði á höfuðborgarsvæðinu og á landsbyggðinni, og tveimur gömlum póstboxum var skipt út fyrir nýrri og tæknilegri box. Í nýju boxunum er hægt að póstleggja skráðar sendingar. Póstboxin eru nú samtals 47 um allt land og þrjú til viðbótar eru tilbúin til uppsetningar. Á árinu voru fyrstu skrefin jafnframt stigin í átt að sjálfsafgreiðslu við póstsendingar með tilraunaverkefni á pósthúsunum í Kópavogi, Hafnarfirði og Síðumúla.

Að auki er svokölluð pakkaport nú að finna í þremur Krambúðum og á þremur Orkustöðvum í Reykjavík, eitt er í söluskálanum á Kjalarnesi og annað hjá Orkunni á Akureyri. Hægt er að sækja pakka í pakkaportin en í framtíðinni er stefnt að því að þar verði einnig hægt að setja pakka í póst.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Þessi uppbygging og nýjungar miða að því að bæta þjónustu við viðskiptavini – fjölga afhendingarleiðum eins og við köllum það gjarnan. Fjölbreyttar afhendingarleiðir mæta mismunandi þörfum viðskiptavina. Sumir vilja fá sendingar heim að dyrum. Öðrum hentar að sækja pakka sjálfir þegar þeir eru á ferðinni, hvenær sem er sólarhringsins.

Fjölgun póstboxa er um leið eitt mikilvægasta sjálfbærniverkefni Póstsins og snýst um uppbyggingu innviða. Þéttriðið póstboxanet, ásamt pósthúsum og fleiri afhendingarleiðum, auðveldar fólki að sækja sendingar fótgangandi, með öðrum vistvænum fararmáta eða þegar það er á ferðinni á annað borð. Þannig má draga úr kolefnislosun. Það styður hugmyndir um 15 eða 20 mínútna hverfið þar sem íbúar geta sótt hvers kyns þjónustu í göngufæri frá heimilum sínum. Pósturinn stefnir að enn frekari fjölgun póstboxa strax á árinu 2022.

29

SJÁLFSAFGREIÐSLA EYKUR HAGKVÆMNI Í REKSTRI

SJÁLFVIRKNIVÆÐING Í ÞJÓNUSTU VIÐ VIÐVIÐSKIPTAVINI Sjálfvirkni og tímasparnaður eru gjarnan höfð til hliðsjónar við einföldun á þjónustu við viðskiptavini Póstsins. Viðskiptavinir sem eru í reikningsviðskiptum eða hafa valið sjálfvirka skuldfærslu á mínum síðum geta nú komið með tilbúna pakka og skilið þá eftir á sérstöku færibandi á pósthúsunum í Kópavogi, Hafnarfirði og Síðumúla. Sendingarnar flytjast svo beint inn í vinnslusal pósthússins og þaðan í Póstmiðstöð þar sem pakkaflokkarinn Magni tekur við þeim.

Magni vigtar og rúmmálsmælir pakkana og sendir upplýsingarnar áfram svo hægt sé að skuldfæra sendinguna.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Um leið og við tókum upp þessa nýjung hér á Dalveginum bættum við aðstöðu fyrir viðskiptavini til að skrá sendingar á staðnum. Breytingarnar einfalda sjálfsafgreiðslu og spara þannig starfsfólki handtökin. Þetta eru sannarlega skref í átt að hagkvæmni í rekstri pósthússins og þau færa vissa ábyrgð yfir til viðskiptavina okkar. Flestir virðast taka því fegins hendi. Fólk er í það minnsta mjög ánægt með að leggja pakkana sína á færibandið sem flytur þá jafnóðum inn í vinnslusalinn. Margir eru líka farnir að tileinka sér að koma með skráðar sendingar, þ.e. skrá þær heima eða í símanum sínum, áður en mætt er á staðinn. Þá finnur fólk stóran mun á hversu heimsóknin á pósthúsið er fljótleg og þægileg.“ Eva Gunnarsdóttir, stöðvarstjóri pósthússins í Kópavogi

30

MEÐ PÓSTINN Í VASANUM Nýtt app eða smáforrit var tekið í notkun á árinu 2021.

Appið einfaldar viðskiptavinum samskipti við Póstinn, hvort sem tilgangurinn er að sækja eða senda pakka.

APP MEÐ UMHVERFISÁHRIF?

Viðskiptavinir Póstsins geta skráð sendingar í appinu og valið hvar þeir vilja skilja þær eftir. Valið stendur milli póstboxa og hefðbundinna pósthúsa sem sum hver bjóða sjálfsafgreiðslu fyrir pakka sem eru þegar skráðir.

Guðjón Ingi Ágústsson, forstöðumaður stafrænna lausna og upplýsingatækni, segir appið geta stuðlað að minna kolefnisfótspori í heildarrekstri Póstsins. „Viðskiptavinir sem velja afhendingarstað nálægt heimili sínu geta jafnvel gengið eða hjólað með pakkann og þannig dregið úr útblæstri.“

ÁRSSKÝRSLA 2021

FRAMTÍÐARSTEF Aðspurður um umhverfisvæna kosti í póstþjónustu á næstu árum segist Guðjón Ingi búast við byltingu í þeim efnum eftir því sem tækninni fleygir fram. „Við megum búast við lausnum sem byggjast í auknum mæli á gagnvirkni og gervigreind. Þannig geta viðskiptavinir framtíðarinnar valið afhendingu eftir því hvar þeir eru staddir á hverjum tíma og búast má við að umhverfisvænni flutningatæki eins og róbótar leysi gömlu tækin af hólmi.“ Guðjón Ingi Ágústsson, forstöðumaður stafrænna lausna og upplýsingatækni

31

SPJALLMENNIÐ NJÁLL SPJALLAR Í SÍFELLU Spjallmennið Njáll var kynnt til sögunnar á árinu. Auður Ösp Ólafsdóttir, sérfræðingur í upplifun viðskiptavina, segir markmiðið að Njáll sinni ákveðnum tegundum fyrirspurna frá viðskiptavinum Póstsins og einfaldi þannig rekstur þjónustuversins. „Á meðan starfsmönnum í þjónustuveri fjölgar ekki þrátt fyrir aukinn fjölda sendinga er ekki þörf fyrir að stækka húsnæði með tilheyrandi rafmagns- og umhverfiskostnaði.“ Auður segir að stefnt sé að því að Njáll geti í framtíðinni framkvæmt fleiri aðgerðir fyrir viðskiptavini, aðgerðir sem nú kalla á heimsóknir viðskiptavina á pósthús með tilheyrandi kolefnisfótspori. „Hins vegar má velta fyrir sér kolefnisfótspori og umhverfisáhrifum af gagnaverum sem hýsa slíka tækni og alltaf spurning hver nettóávinningurinn er í raun og sanni. Ef við lítum til félagslegra þátta ætti Njáll þó að stuðla að betri vinnuskilyrðum fyrir starfsfólkið okkar með því að draga úr álaginu á það,” segir Auður að lokum.

Auður Ösp Ólafsdóttir, sérfræðingur í upplifun viðskiptavina og verkefnastýra Njáls.

ÁRSSKÝRSLA 2021

32

MANNAUÐURINN

ÁRSSKÝRSLA 2021

33

MANNAUÐSSTEFNA, MÆLINGAR OG STARFSÁNÆGJA Á árinu var áfram unnið að innleiðingu mannauðsstefnu Póstsins sem sett var 2020. Stefnan nær til allra þátta mannauðsmála. Sterk ímynd laðar að rétta fólkið, hvetjandi leiðtogar stuðla að vellíðan og starfsfólk heldur hvert öðru ábyrgu í störfum sínum. Tækifæri gefast til stöðugrar starfsþróunar sem byggist á öflugri fræðslu fyrir allt starfsfólk. Loks tryggir yfirfærsla þekkingar við starfslok markvissari þekkingarstjórnun og sjálfbærni.

Hjá Póstinum eru gerðar mánaðarlegar mannauðsmælingar. Markmiðið með mælingunum er að kanna hug starfsfólks til ýmissa þátta í starfsumhverfinu, svo sem stjórnunar, aðbúnaðar og fræðslumála. Mælikvarði spurninganna er á bilinu 1-5 og telst það styrkleikabil ef spurningar falla á bilinu 4,2-5, starfhæft bil er 3,74,19 og aðgerðabil 1-3,69. Meðaltal heildarárangurs allra spurninga fyrir 2021 var 4,2 og meðaltal heildarstarfsánægju 4,25.

„Við hjá Póstinum gætum að því alla daga að mæta með jákvætt viðhorf til vinnunnar og minnum hvert annað á það. Þannig stuðlum við sameiginlega að vellíðan alls starfsfólks.

Mánaðarlega tökum við púlsinn til að kanna hvernig okkur tekst upp og mælum bæði starfsánægju og stjórnun. Þegar eitthvað ber út af grípum við inn í og ræðum málin og finnum taktinn að nýju með öflugri fræðslu og markmiðasetningu. Þannig virkjum við alla leiðtoga því saman getum við náð árangri.”

Dagmar Viðarsdóttir, forstöðumaður mannauðssviðs

Ef starfsandinn hjá Póstinum er góður og vinnuumhverfið jákvætt verður starfsánægjan meiri. Ánægja viðskiptavinanna eykst að sama skapi og það skilar sér í betri rekstri fyrirtækisins.

ÁRSSKÝRSLA 2021

34

LÝÐHEILSA ER MIKILVÆGUR ÞÁTTUR Í LÍFI OG STARFI

Hafdís Þóra Ragnarsdóttir, afgreiðslustjóri pósthússins í Neskaupstað, og hennar starfsfólk eru fyrirmynd margra þegar kemur að hollu mataræði og hreyfingu. Þeim hefur tekist að samræma vinnu og heilnæman lífsstíl á einstakan hátt.

HOLLAR VEITINGAR Á KAFFISTOFUNNI „Lýðheilsa er mikilvægur þáttur hjá okkur. Við veljum poppkorn og harðfisk fram yfir kökur, kex eða súkkulaði á kaffistofunni. Mataræðið hefur áhrif á orkustigið og margir hafa upplifað orkuleysi í kjölfar þess að hafa tætt í sig sætabrauð eða súkkulaði. Nýlega höfum við einnig tekið upp á því að fá okkur frekar te heldur en kaffi. Það er oft þannig að þegar ein byrjar á einhverju, fylgja hinar á eftir,“ segir Hafdís Þóra.

GÓÐ HREYFING OG ÚTIVERA FÆKKAR VEIKINDADÖGUM Hafdís segir að bréfberarnir Heiðrún og Laufey líti á starfið sitt sem hluta af daglegri rútínu. Það verði til þess að þeim finnst alltaf gott að koma í vinnuna og þær hlakka til að mæta og taka sinn göngutúr eða jafnvel skokk með póstinn. Með þessum lífsstíl og hugarfari til vinnunar eru fáir veikindadagar á pósthúsinu.

Hafdís heldur áfram: „Við erum allar í hreyfingu utan vinnu og hugsum vel um heilsuna, stundum líkamsrækt eða útivist.“

SMITANDI GLEÐI upstað ið í Neska lk fó s rf ta S eð skokkar m gengur og m. ru ð e v llum ö í n n ti s ó p

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Starfsumhverfið er mjög hvetjandi og hérna eru allir jákvæðir og glaðir alla daga sem smitar vissulega út frá sér til viðskiptavinanna. Við fáum oft að heyra hversu gott það er að koma á pósthúsið og að hér sé frábær þjónusta.

Er það ekki svona sem allir dagar eiga að vera, ánægt starfsfólk og ánægðir viðskiptavinir?“ segir Hafdís Þóra að lokum.

35

HRÓS OG HVATNING ÚR ÓVÆNTRI ÁTT Guðrún María Jóhannsdóttir, gjaldkeri á pósthúsinu á Selfossi, vakti verðskuldaða athygli fyrir að líma miða með fallegum skilaboðum utan á pakka og umslög viðskiptavina Póstsins. Aðspurð um tildrög þessa uppátækis segir Guðrún að það hafi legið fremur illa á henni daginn sem hún byrjaði á þessu. „Mér fannst ég eiga mjög bágt og hugsaði með mér að ég væri ekki ein um að eiga bágt og þess vegna væri upplagt að skrifa hrós og hvatningu á miða og líma á sendingarnar. Þetta var í rauninni sjálfstætt framhald af því sem ég hef tamið mér í gegnum tíðina. Ég nýt þess að hrósa fólki og veiti litlu hlutunum í lífinu eftirtekt.“ Íbúar á Selfossi tóku miðunum fagnandi og hófu fljótlega að þakka fyrir sig með ýmsum hætti. Margir skrifuðu inn á samskiptasíðu íbúa á Selfossi en aðrir skrifuðu til baka eða skildu jafnvel eftir blóm í póstboxinu til að þakka fyrir sig. „Nú er ég í afgreiðslunni og er með miða á afgreiðslukassanum mínum. Ég set líka stundum miða inn á milli í póstinn þegar ég flokka hann,“ segir Guðrún María að lokum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Guðrún María með blóm frá viðskiptavinum sem kunnu að meta miðana hennar.

Miði sem Guðrún María setti með pakka í Póstbox.

36

MARKÞJÁLFUN HLUTI AF SJÁLFBÆRRI LEIÐTOGAMENNINGU Í upphafi ársins 2021 tók markþjálfi til starfa hjá Póstinum. Starf markþjálfa felst í að ýta undir stöðuga leiðtogaþróun hjá starfsfólki Póstsins og hvetja til markvissrar markmiðasetningar og eftirfylgni.

TEYMISÞJÁLFUN HEFUR MARGVÍSLEG ÁHRIF Sterkari einstaklingar mynda sterkari hóp og það hefur sýnt sig að markþjálfun leiðir til varanlegra viðhorfsbreytinga og breyttrar vinnumenningar.

Hluti af starfi markþjálfa hjá Póstinum felst í teymisþjálfun. Edda segir rannsóknir hafa sýnt að teymisþjálfun styðji við breytingastjórnun, hraði umbreytingaferlinu og hjálpi til við að búa til teymi úr hópum. Teymisþjálfun geti auk þess hjálpað fyrirtækjum að tengja arðsemi og árangur.

ÁRSSKÝRSLA 2021

MARKÞJÁLFUN Á GÖNGU Í SAMRÆMI VIÐ HEIMSMARKMIÐ UM LÝÐHEILSU Þátttakendum í markþjálfun hefur boðist að taka markþjálfunarsamtalið á göngu. „Markþjálfun á göngu eflir fólk til anda, sálar og líkama. Þetta er frábær valkostur fyrir þá sem hafa sett sér markmið um að hreyfa sig og vilja samræma góða útiveru og markþjálfun. Það felst mikill leyndardómur í því að finna lausnir við vinnutengdum áskorunum á göngu.“ Edda Jónsdóttir leiðtogamarkþjálfi

37

SPURNINGANÁLGUN RYÐUR SÉR TIL RÚMS

„Við nýttum okkur aðferðir staumlínustjórnunar, notuðum markvissar leiðir til að auka gleði á vinnustað og fengum teymis- og einstaklingsþjálfun hjá markþjálfa Póstsins.

Skemmst er frá því að segja að í lok árs höfðum við innleitt spjallmennið Njál, starfsgleði innan deildarinnar hafði aukist til muna og margar af umbótahugmyndum teymisins eru komnar til framkvæmda.“ Lilja Gísladóttir þjónustustjóri

ÁRSSKÝRSLA 2021

Spurninganálgun markþjálfunar er öflug leið sem stjórnendur nýta sér í auknum mæli. Þegar stjórnendur þiggja markþjálfun yfir lengri tíma aukast líkurnar á að þeir tileinki sér aðferðir spurninganálgunar í samskiptum. Þetta hefur sýnt sig hjá mörgum stjórnendum Póstins.

ÞEMAMÁNUÐIR Sérstakir þemamánuðir eru hluti af innleiðingu sjálfbærrar leiðtogamenningar. Þar bar hæst þakklætismánuður í maí 2021 þar sem þakklæti var tjáð á móðurmálum starfsfólks Póstsins víða að úr heiminum. Starfsfólk tjáði þakklæti fyrir stórt og smátt í þakklætismánuði, meðal annars í þakklætisáskorun á samskiptavefnum.

SKÖPUÐUM VETTVANG FYRIR VALDEFLINGU Vegferð þjónustuversins á Akureyri er dæmi um innleiðingu sjálfbærrar leiðtogamenningar hjá Póstinum. Verkefnið fólst í því að auka starfsgleði samhliða því að skapa vettvang fyrir valdeflingu teymisins og bæta verklag.

38

ÞAKKLÁT FYRIR FJÖLBREYTNINA Maí 2021 var tileinkaður þakklæti og yfirskriftin var Segðu takk! Þakklæti getur haft víðtæk áhrif til góðs í lífi okkar og því til mikils að vinna að tileinka sér þakklætisviðhorf. Þótt okkur sé eðlislægt að beina athyglinni að því sem getur farið úrskeiðis getum við auðveldlega þjálfað okkur í að taka eftir því góða. Ýmsar rannsóknir hafa sýnt fram á að þakklæti hefur áhrif á líkamlega og andlega heilsu. Sem dæmi styrkir þakklæti ónæmiskerfið og dregur úr áhrifum verkja. Þeir sem ástunda þakklæti eru líklegri til að stunda meiri hreyfingu og hugsa betur um heilsuna auk þess sem þakklátir hvílast og sofa betur. Þakklæti ýtir undir jákvæðar tilfinningar, eykur sjálfstraust, dregur úr streitu, eykur hamingju og svo framvegis. Hér er aðeins tæpt á fáeinum jákvæðum áhrifum þakklætis en loks má nefna að þakklæti hefur áhrif á félagsleg tengsl okkar og styður við leiðtogamenningu innan fyrirtækja.

ÞAKKLÆTI Í FRAMKVÆMD Í þakklætismánuði Póstsins fór fram sérstök þakklætisáskorun og fólk deildi frásögnum af því sem það taldi þakkarvert. Fjölmargir tjáðu þakklæti sitt og skrifuðu niður á miða sem hengdir voru upp á vinnustöðum Póstsins Hjá Póstinum vinnur fólk af fjölbreyttum uppruna og fjölmörgum þjóðernum. Pósturinn er fjölmenningarlegur vinnustaður og í tilefni af þakklætismánuðinum var útbúið veggspjald með orðinu „takk“ á móðurmáli starfsmanna úr öllum heimshornum, alls 22 tungumálum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

39

Mirela Maljkovic, póstvinnslumaður í Póstmiðstöð, hefur unnið hjá Póstinum í bráðum 17 ár eða allar götur síðan hún kom til landsins frá Króatíu.

HÓF STÖRF HJÁ PÓSTINUM DAGINN EFTIR KOMUNA TIL LANDSINS „Ég byrjaði í dreifingunni hjá Kristínu á R-8, pósthúsinu í Síðumúla. Ég kom til landsins 20. júní 2005 og byrjaði að vinna daginn eftir! Mér finnst mjög gott að vinna hjá Póstinum vegna þess að það eru engir dagar eins. Þú veist aldrei hvernig morgundagurinn verður og maður er alltaf að læra eitthvað nýtt. Ég er þakklát fyrir vinnuna, heilsuna, vinina og fjölskylduna mína.“ Mirela Maljkovic, póstvinnslumaður í Póstmiðstöð

ÁRSSKÝRSLA 2021

40

TRAUST VINNA Á VIÐSJÁRVERÐUM TÍMUM „I started working here in October 2007. Pósturinn was a good place to work during the economic crisis. We were also fortunate in the pandemic. Supervisors supervise but they leave you a certain amount of room to decide how to get the work done. I feel I have a good working relationship with the supervisors and my Head of Department. In previous years, my work would change, depending on the shift. This was nice. I work with nice colleagues.“ Kevin er þakklátur fyrir vinnuna hjá Póstinum. „It was a stable environment in unstable times. I think the pay is reasonable, the amount of annual leave is good as well and it feels as a good environment to work in. I enjoy the work. In the cafeteria the food is cheap and nutritious. It is usually delicious as well. The staff are friendly, and the cafeteria is really clean.”

Kevin Pomeroy, póstvinnslumaður í Póstmiðstöð, kemur frá Írlandi.

Hann hóf störf hjá Póstinum í hruninu fyrir fimmtán árum.

Kevin Pomeroy, póstvinnslumaður í Póstmiðstöð

ÁRSSKÝRSLA 2021

41

JAFNVÆGISVOGIN Á haustmánuðum hlaut Pósturinn viðurkenningu Jafnvægisvogar FKA fyrir árangur í jafnréttismálum. Tilgangur Jafnvægisvogarinnar er meðal annars að jafna hlut kynja meðal stjórnenda íslenskra fyrirtækja og virkja íslenskt viðskiptalíf til að vera fyrirmynd í jafnréttismálum. Hjá Póstinum eru konur 57% stjórnenda í þremur efstu stjórnendalögunum en karlar 43%.

Pósturinn hefur markvisst unnið að jafnrétti kynjanna í gegnum tíðina og hlaut jafnlaunavottun 2018. Árið 2021 var jafnlaunavottunin endurnýjuð til næstu þriggja ára. Í launagreiningu fyrir endurnýjun jafnlaunavottunar 2021 mældist óútskýrður launamunur kynjanna af grunnlaunum og föstum launum 0,1%. Óútskýrður launamunur 2021 var einungis 0,02%, konum í hag.

ÁRSSKÝRSLA 2021

42

GRÆN SKREF ÁRSSKÝRSLA 2021

43

GRÆN SKREF Í ÁTT AÐ SJÁLFBÆRNI Árið 2021 hóf Pósturinn vinnu við Græn skref fyrir ríkisaðila sem vilja efla umhverfisstarf sitt. Fyrsta skrefið var stigið um vorið og lauk með úttekt Umhverfisstofnunar. Það þýddi sem dæmi átak í flokkun og endurvinnslu á starfsstöðvum Póstsins um land allt með betri merkingum íláta og leiðbeiningum um flokkunina. Við lærðum einnig um áreiðanleg umhverfismerki og umhverfisvottanir, huguðum að orkunotkun og hættum að nota einnota borðbúnað, svo eitthvað sé nefnt.

Síðasta haust brettum við upp ermar og unnum samhliða að þremur Grænum skrefum, númer 2, 3 og 5. Í þeim felast samtals um 100 aðgerðir sem saman þoka Póstinum lengra í átt að sjálfbærni. Í janúar stóðust 33 starfsstöðvar Póstsins, þ.e. skrifstofa, Póstmiðstöð og 31 pósthús, úttekt Umhverfisstofnunar á skrefunum þremur.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Aðgerðir í skrefum 2 og 3 snúast meðal annars um að setja umhverfis- og loftslagsstefnu, velja umhverfisvottaðar vörur, styðja starfsfólk til að nota vistvænan ferðamáta, hækka endurvinnsluhlutfall af heildarúrgangi í 70%, skipta yfir í díóðulýsingu, bjóða upp á grænkeramat í mötuneytinu og lífrænt kaffi og te á kaffistofum. Þar sem Pósturinn státar af öflugu gæðakerfi og jafnlaunavottun og við kunnum tökin á að vinna eftir stöðluðum stjórnkerfum drifum við okkur strax í að innleiða skref 5. Það felur í sér einfalt umhverfisstjórnunarkerfi með skýrum markmiðum og aðgerðum, fræðslu, verklagsreglum, eftirfylgni o.fl. sem tilheyrir slíku kerfi.

Nú eigum við aðeins eftir að stíga Grænt skref 4. Það er næst á döfinni.

44

VISTVÆNNI INNKAUP Í tengslum við innleiðingu Grænu skrefanna var í fyrsta sinn á síðasta ári ráðist í að vinna innkaupagreiningu á 100 stærstu birgjum Póstsins, m.t.t. umfangs viðskipta og tíðni innkaupa. Meðal annars var skoðað hvort birgjar hefðu sett sér stefnu í umhverfismálum, byðu upp á umhverfisvottaðar og/eða umhverfisvænar vörur o.fl.

Framvegis er fyrirhugað að framkvæma árlega sambærilega greiningu og rýna í tilteknar tegundir innkaupa, mismunandi frá ári til árs. Innkaupagreining er tækifæri til að gera betri samninga, hafa jákvæð áhrif á birgja Póstsins og beina viðskiptum til fyrirtækja sem bjóða umhverfisvottaðar vörur og þjónustu. Hún er því grunnur að vistvænni innkaupum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Á árinu fínstilltum við innkaupaferilinn okkar, uppfærðum birgjamat og gáfum út leiðbeiningar um vistvæn innkaup fyrir innkaupafólkið okkar. Þar er tekið á því hvað hafa ber í huga við innkaup í mismunandi innkaupaflokkum, hvaða vörur og þjónusta í hverjum flokki eru bestar fyrir umhverfið. Þetta hefur haft áhrif á mat okkar við kaup á aðföngum félagsins og það mun aukast í náinni framtíð.“ Gunnar Þór Tómasson, framkvæmdastjóri fjármálasviðs

45

FLOKKUM EINS OG VINDURINN Á árinu bætti Pósturinn endurvinnsluhlutfall á kostnað almenns sorps og fjölgaði endurvinnsluflokkum, m.a. tókum við að safna lífrænum úrgangi á öllum starfsstöðvum þar sem það er í boði af hálfu sveitarfélagsins á hverjum stað.

Endurvinnsluátakið var þáttur í innleiðingu á Grænu skrefunum. Við bættum einnig merkingar flokkunaríláta og settum upp leiðbeiningar fyrir starfsfólk. Til að sanka að sér þekkingu heimsótti hópur starfsmanna svo endurvinnslustöð Terra að Berghellu í Hafnarfirði. Við hjálpumst að við endurvinnsluna og ef einhver er í vafa um hvernig eigi að flokka er mottóið að „spyrja vin“. Fyrirkomulag endurvinnslu er mismunandi eftir sveitarfélögum og hvert pósthús þurfti að laga sig að því. Það á meðal annars við á pósthúsinu á Höfn í Hornafirði. Þar fá hænurnar í húsdýragarðinum í Hólmi að njóta góðs af því sem leggst til af lífrænum úrgangi á kaffistofunni.

ÓVÆNTUR SPARNAÐUR

Endurvinnsluátakið hafði jákvæð áhrif á pósthúsinu í Síðumúla. Áður var leigður einn 1.000 lítra gámur fyrir allt sorp sem þar féll til en með því að flokka sorpið í pappa, plast, almennt sorp og lífrænt lækkaði mánaðarlegur kostaður við sorphirsluleigu úr 14.000 kr. á mánuði í 4.000 kr. Því er um að ræða 120.000 kr. sparnað á ári. „Þessi tala kom okkur verulega á óvart,“ segir Lísa Ragnoli afgreiðslustjóri.

SORPFLOKKUN REYNDIST SPARNAÐARAÐGERÐ Ný nálgun í sorpflokkun reyndist auðvelt verkefni að sögn Lísu Ragnoli sem stýrir pósthúsinu í Síðumúla. „Við erum með sorphirslur fyrir utan hjá okkur og flokkum allt í samstarfi við Terra. Starfsfólkið hefur fengið fræðslu um sorpflokkun hjá Sólar. Við erum með sérstakt kar fyrir pappa, annað fyrir plast og þriðja fyrir almennt rusl. Einnig flokkum við lífrænan úrgang í sérstaka tunnu.”

Lísa Ragnoli, afgreiðslustjóri á pósthúsinu í Síðumúla

NOTAÐAR UMBÚÐIR Á AFSLÆTTI Á pósthúsinu við Síðumúla geta viðskiptavinir keypt notaða kassa og umslög á afsláttarverði. Lísa segir þetta hafa gefist vel og að 100% nýting sé á endurnýttum umbúðum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

46

VIÐ LÖGUM OG ENDURNÝTUM FREKAR EN AÐ KAUPA NÝTT Birgir Michael Welker Pétursson er umsjónarmaður fasteigna hjá Póstinum. Hann segir mikilvægt að fara vel með, laga hlutina og endurnýta, frekar en að kaupa nýtt.

HRINGRÁSARHAGKERFI HJÁ PÓSTINUM Birgir Michael Welker Pétursson, umsjónarmaður fasteigna.

„Þegar við förum vel með hlutina endast þeir lengi. Pósturinn er með starfsstöðvar víða um landið og þegar hlutir hætta að nýtast á einum stað eru þeir auglýstir á nokkurs konar skiptimarkaðssíðu á samskiptavef starfsfólks. Því má segja að við séum með okkar eigin útgáfu af hringrásarhagkerfi hjá Póstinum,“ segir Birgir.

SJÁLFBÆRNI Í VERKI Auk þess að fara vel með hlutina og hjálpa þeim að öðlast framhaldslíf innan Póstsins gætir Birgir að því að gert sé við hluti eins og skrifborðsstóla og skrifborð. „Við gerum við hlutina svo framarlega sem það fást varahlutir. Þannig getum við látið húsgögnin endast lengur. Þetta er allt hluti af sjálfbærnimenningunni,“ segir Birgir að lokum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

47

ORKUSPARNAÐUR Nokkrar aðgerðir Grænu skrefanna sem gengið var í á árinu snúast um orkusparnað. Fyrsta skrefið var að auka fræðslu fyrir starfsfólk um hvernig spara má rafmagn á starfsstöðvum. Dæmi um einfalda aðgerð sem þó getur munað um eru límmiðar á viðeigandi stöðum sem til dæmis minna fólk á að slökkva ljós í ónotuðum rýmum og taka stigann í stað lyftu. Við lögðum áherslu á miðlæga nýtingu prentara, tölvubúnaðar og annarra raftækja og sannreyndum að tæki væru stillt þannig að þau færu sjálfkrafa í sparnaðarham stæðu þau ónotuð í tiltekinn tíma.

„Nýju díóðuljósin eru miklu betri en þau sem voru áður. Hér er mun betri birta sem auðveldar okkur vinnuna. Eins og sést á myndunum er þetta svart og hvítt.”

Erlingur Guðbjörnsson, stöðvarstjóri á pósthúsinu í Vestmannaeyjum

Yfirferð hitastillinga, loftræstingar og snjóbræðslu tengdum við lögbundnu eldvarnaeftirliti sem er í sérstöku ferli hjá Póstinum. Stjórnandi hverrar starfsstöðvar ber ábyrgð á eftirlitinu og það er skjalfest í miðlægu gagnasafni. Smám saman leysa svo díóðuljós (e. LED) hefðbundnar ljósaperur af hólmi.

Pósturinn nýtir nú sjálfbærnilausn frá Klöppum til að fylgjast með og greina raforku- og hitanotkun á starfsstöðvum frá mánuði til mánaðar.

Póstafgreiðslan í Vestmannaeyjum með gamaldags lýsingu.

DIMMT YFIR ÁÐUR EN NÝJU LJÓSIN KOMU Á árinu hófumst við handa við að endurnýja lýsingu í lofti eldri hluta Póstmiðstöðvar, stærsta vinnurýmis Póstsins.

Díóðuljós komu þá í stað gamaldags ljósapera á fyrirtækjaþjónustupalli, með tilheyrandi orkusparnaði. Í viðbyggingu sem tekin var í notkun 2019 er díóðulýsing og til stendur að díóðuvæða eldri byggingu að fullu á árinu 2022. Á pósthúsum er díóðulýsing einnig smám saman að ryðja sér til rúms, t.d. í Vestmannaeyjum.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Í vinnslusalnum hefur gömlu perunum verið skipt út fyrir díóðuljós.

48

ÞAÐ ER LÍFSSTÍLL AÐ HJÓLA Í VINNUNA Íris Halla Sigurðardóttir starfar í fyrirtækjaþjónustu Póstsins á Akureyri. Hún hefur hjólað í vinnuna allan ársins hring í 15 ár.

STEFNUM Í ÁTT AÐ VISTVÆNNI SAMGÖNGUM

Íris Halla Sigurðardóttir á leiðinni í vinnuna.

Á árinu setti Pósturinn sér samgöngustefnu sem hefur að markmiði að draga úr losun gróðurhúsalofttegunda, m.a. með því að styðja starfsfólk til að nota vistvænan ferðamáta til og frá vinnu. Ávinningurinn af því er jafnframt betri vitund starfsfólks um umhverfismál, aukin starfsánægja og bætt heilsa.

Með vistvænum ferðamáta er átt við að starfsfólk gangi, skokki, hjóli eða taki strætó til og frá vinnu. Rafhjól, hlaupahjól og rafhlaupahjól teljast einnig vistvæn.

Til að ýta undir notkun vistvæns ferðamáta býðst starfsfólki nú að gera samgöngusamning við Póstinn en það er samkomulag um að gegn því að nota vistvænar samgöngur til og frá vinnu tvo eða fjóra daga í viku, ýmist árið um kring eða yfir sumartímann, fái starfsmaður mánaðarlega skattfrjálsa greiðslu. Með þessari hvatningu vonast Pósturinn til að fleira starfsfólk taki upp vistvænar samgöngur til og frá vinnu.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Áttu einhver ráð til þeirra sem vilja temja sér að hjóla í og úr vinnu eins og þú gerir? „Það er bara að hjóla af stað. Ég fór að hjóla eftir að ég hætti að bera út póstinn. Ég þarf hreyfingu en nenni ekki að mæta í ræktina. Ég tók ákvörðun um að hjóla í vinnuna og eftir að ég festi kaup á vetrarhjóli var ekki aftur snúið. Nú hjóla ég í öllum veðrum.“ Íris Halla Sigurðardóttir þjónustufulltrúi

49

KÖNNUN Á FERÐAVENJUM STARFSFÓLKS Í september var ferðavenjukönnun lögð fyrir starfsfólk Póstsins í fyrsta sinn og verða gögn úr könnuninni nýtt í grænt bókhald. Fram kom að um 70% starfsfólks höfðu árið á undan oftast farið með einkabíl til og frá vinnu en að um 22,5% notuðu að jafnaði vistvænan ferðamáta.

Aðrir svarendur unnu ýmist heima eða nýttu blöndu af uppgefnum kostum. Um 60% svarenda sögðust geta hugsað sér annan ferðamáta en þau nýttu áður. Það gefur tilefni til bjartsýni að starfsfólk skuli vera tilbúið til að breyta venjum sínum.

Sveinbjörn Rúnar Svavarsson, deildarstjóri böggladeildar, í vettvangsferð á Akureyri.

ÁRSSKÝRSLA 2021

50

VISTAKSTUR ER EINA VITIÐ Vistakstur snýst um að nýta hreyfiorku bifreiðar sem allra best, aka lipurlega en kítla ekki pinnan eða hemla óhóflega, lesa í umferðina og reyna að komast hjá því að þurfa að skipta um gír. Talið er að með vistakstri sé hægt að draga úr eldsneytisnotkun um 10% eða meira. Ef bílstjórarnir okkar nýta aðferðir vistaksturs er það því bæði hagkvæmt fyrir fyrirtækið og lykilþáttur í umhverfisvernd enda snýst starfsemi Póstsins fyrst og síðast um flutninga. Öllum meiraprófsbílstjórum er skylt samkvæmt lögum að fræðast um vistakstur á nokkurra ára fresti en í tengslum við Grænu skrefin munu nú allir fastráðnir bílstjórar Póstsins taka vistakstursnámskeið, bæði bóklegan og verklegan hluta. Allir aðrir starfsmenn sækja sams konar námskeið á fræðsluvefnum okkar.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Námskeið í vistakstri er allra hagur þar sem vistakstur dregur úr orkunotkun og losun auk þess sem peningar sparast. Ég er í því ferli að tileinka mér aðferðir vistaksturs en það er eðlilegt að það taki tíma fyrir bílstjóra til næstum 40 ára að breyta aksturshegðun.” Ólafur Finnbogason fræðslustjóri

51

GOTT ER AÐ BORÐA GULRÓTINA Innleiðing Grænna skrefa kallaði á ýmsar aðgerðir í mötuneyti Póstsins í Póstmiðstöð og á kaffistofum starfsstöðva okkar úti um land. Aðgerðirnar snúast um að draga úr matarsóun, létta vistspor af framreiddum mat og sjá til þess að allur lífrænn úrgangur sé flokkaður frá almennu sorpi og nýttur í moltugerð. Eins og gildir um aðrar aðgerðir í þágu umhverfisins eru aðgerðirnar einnig hagkvæmar fyrir fyrirtækið. Í mötuneytinu er nú daglega í boði grænkeraréttur í stað grænmetisréttar áður og reynt að auka grænmetisneyslu með einföldum aðgerðum eins og að nota meira grænmeti við matseldina, breyta uppsetningu á matseðli og haga uppröðun í mötuneytinu þannig að umhverfisvæni kosturinn er alltaf fremst, þ.e. salatbar, grænkeraréttur og loks fiskeða kjötréttur sem jafnan hafa þyngra kolefnisspor.

Við kaupum alltaf stórar einingar af matvörum í mötuneytinu enda er þar eldað fyrir fjölda manns af mikilli ráðdeild og þegar keypt er inn fyrir kaffistofur er sama fyrirkomulag jafnan haft í huga. Sú nýjung var jafnframt tekin upp að bjóða upp á lífrænt vottað og/eða siðgæðisvottað kaffi og te o.fl. lífrænar vörur. Til stóð að greining á matarsóun færi fram eina viku í nóvember 2021 en vegna heimsfaraldursins með tilheyrandi fjöldatakmörkunum og tilfæringum bíður það betri tíma.

ÁRSSKÝRSLA 2021

GEKK TIL VINNU OG MINNKAÐI MATARSÓUN „Í byrjun árs 2021 ákvað ég að ganga í vinnuna. Það var að vísu ekki langur gangur eða rétt tæpir tveir kílómetrar fram og til baka. Fljótlega fór ég að taka bakpokann með mér til að geta verslað í matinn á leiðinni heim. Innkaupin voru hófleg sem hafði í för með sér að ég keypti síður óþarfa og matarsóun minnkaði til muna. Þótt það væri freistandi að keyra í byl og rigningu hélt ég mig við að ganga, enda til hvers á maður góðan útivistarfatnað ef maður notar hann ekki einmitt í svona aðstæðum? Nú bý ég lengra frá vinnunni en ég hef sett mér það markmið að hjóla í vinnuna þegar vorar og ætla að skella körfu á hjólið fyrir innkaupin.“ Guðrún Hulda Waage, stöðvarstjóri á pósthúsinu á Selfossi

52

HEIMASMÍÐAÐIR ENDURVINNSLUKASSAR „Við fórum yfir málin í mötuneytinu með Grænu skrefin í huga og gerðum ýmsar breytingar.

Margt var í ágætu horfi hjá okkur en öðru þurftum við að kippa í liðinn. Við höfum alltaf lagt áherslu á að nýta matinn vel en nú erum við sem dæmi að safna öllum lífrænum úrgangi og leggjum okkur fram við flokkun og endurvinnslu.

Heimasmíðuðu endurvinnslukassarnir á svölunum hjá Bjarna.

Ég er ánægður með aukna áherslu á sjálfbærni hjá Póstinum og er líka að huga að þessum málum heima. Ég smíðaði til dæmis kassa sem ég hef á svölunum og þar safna ég saman því sem leggst til á heimilinu og hægt er að endurvinna.“ Bjarni Arnarson matreiðslumaður Endurvinnslukassarnir nýtast sem bekkur þegar þeir eru lokaðir.

ÁRSSKÝRSLA 2021

53

DREGIÐ ÚR SÓUN ÁRSSKÝRSLA 2021

54

NÝJAR UMHVERFISVÆNNI UMBÚÐIR Á pósthúsum eru til sölu umbúðir af ýmsum stærðum og gerðum, bæði umslög, pokar og pappaöskjur. Á síðasta ári hófst Pósturinn handa við að velja umhverfisvænni umbúðir en áður. Við fyrstu sýn gæti virst að umbúðir úr pappír og pappa séu alltaf með léttara kolefnisfótspor en plast. Ef betur er að gáð getur endurunnið plast þó verið góður kostur, ef bornar eru saman auðlindanotkun og kolefnislosun við framleiðslu á endurunnu plasti, hefðbundnu plasti og pappír eða pappa. Á árinu útleiddum við því hefðbundna plastpoka og erum nú að taka upp poka úr 100% endurunnu plasti. Í samráði við sérfræðinga eru pokarnir gráir í grunninn en ekki svartir sem er óhentugur litur þegar endurvinna á plast. Því til viðbótar völdum við umslög sem fóðruð eru með rifluðum pappír til að verja innihaldið í stað bóluplasts áður. Þessar nýju umbúðir eru smám saman að birtast á pósthúsunum okkar eftir því sem gamli lagerinn klárast. Það er vitaskuld í höndum viðtakenda pakka að koma umbúðunum í endurvinnslu. Á nýju plastpokunum eru prentaðar upplýsingar um úr hverju þeir eru, til að auðvelda flokkunina og hvetja fólk til dáða. Á sumum pósthúsum eru reyndar til sölu notaðar umbúðir á afslætti sem ætti að gleðja marga.

Nýju plastpokarnir og umslögin eru aðeins fyrsti áfangi á langri leið og við munum áfram leggja okkur fram um að finna bestu og vistvænustu lausnirnar. Í hringrásarhagkerfi framtíðarinnar verða umbúðir eflaust ekki einnota heldur margnota, samanber burðarpokana sem öllum finnst nú sjálfsagt að grípa með sér í búðina.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Það var löngu tímabært að finna umhverfisvænni plastpoka sem seldir eru til viðskiptavina. Það var ekki erfitt að finna framleiðendur sem selja umhverfisvænar umbúðir en við vildum finna rétta aðilann. Það skipti okkur mestu máli að finna framleiðanda sem seldi umhverfisvottaða vöru. Auk þess höfðu reynsla, staðsetning og þekking framleiðandans á umhverfisvænum lausnum mikið að segja.”

Eymar Plédel Jónsson vörustjóri

55

PLASTIÐ SPARAÐ Þegar póstur berst að utan í einnota póstpokum reynum við eftir fremsta megni að nota þá áfram. Til allrar hamingju berast pakkar og bréf frá útlöndum oftast í fjölnota pokum. Í venjulegu árferði eru pokarnir jafnóðum sendir aftur til upprunalandsins. Ein af áskorunum ársins var að koma til skila póstpokum sem safnast höfðu upp í Póstmiðstöðinni í stórum stíl þegar heimsfaraldurinn stóð sem hæst og flugferðum milli landa fækkaði stórlega. Þetta tókst með góðri eftirfylgni.

Annað verkefni tengt dreifingu og flutningum var að greina notkun á plasti og leita leiða til að draga úr henni. Til að verja verðmæti sem okkur er falið að koma til skila eru búr og bretti gjarnan plöstuð áður en þau eru flutt út um land.

Við höfum nú greint notkun á brettaplasti og í kjölfarið valið léttari plastfilmu án þess að dregið hafi úr stöðugleika bretta.

Lengi hefur tíðkast að líma plastvasa á pakka og stinga blaði með útprentuðum upplýsingum um sendinguna í vasann. Á árinu var unnið að því að leggja plastvasana af og prenta þess í stað beint á límmiða. Innleiðingu á þessu nýja fyrirkomulagi lýkur 2022 og af því hlýst mikill sparnaður á plasti – og pappír.

ÁRSSKÝRSLA 2021

56

MARKVISST DREGIÐ ÚR UMHVERFISÁHRIFUM AF MARKAÐSSTARFI „Við höfum markvisst dregið úr prentun markaðs- og kynningarefnis. Við metum forsendur og framtíðarþarfir vel áður en farið er í framleiðslu á prentuðu efni og merkingar, t.d. fyrir pósthús.

Með sjálfbærnihugsunina að leiðarljósi vinnum við með tímalausa hönnun og útbúum eingöngu merkingar sem hafa langan líftíma.

Við leggjum áherslu á stafrænt markaðsstarf í takt við breyttar þarfir viðskiptavina og þróun á stafrænum miðlum. Eins leggjum við áherslu á samfélagslega ábyrgt val á miðlum sem ræðst af umhverfis- og kostnaðarsjónarmiðum.

Nýting fjármagns þar sem því er best varið og hámörkun árangurs er leiðarstefið hér. Það skiptir okkur miklu máli að sýna ábyrgð í verki.“ Kristín Inga Jónsdóttir, forstöðumaður markaðsdeildar

ÁRSSKÝRSLA 2021

MINNI PAPPÍR OG PRENTUN Með tæknivæðingu síðustu ára hefur eyðublöðum og útprentum í starfsemi Póstsins snarfækkað. Gildir það bæði í störfum skrifstofufólks sem og við flokkun og dreifingu pósts. Breytingar á vinnuferlum hafa stutt þróun í átt til minni pappírsnotkunar. Sem dæmi hafa verið gerðar tilraunir með að prenta út minna af límmiðum í bakvinnslu og umbreyta pappír í límmiða í sjálfsafgreiðslu.

Með því að prenta upplýsingar um móttakendur og sendendur beint á límmiða í stað pappírs, sem smeygt er inn í plastvasa, mun í framtíðinni sparast gríðarlegt pappírsmagn. Innleiðing límmiðaprentara er langt á veg komin.

Við innleiðingu á nýju gæðakerfi og uppfærslu ferla komu í ljós ýmis tækifæri til að draga úr prentun gagna. Við úttektir og greiningar var verklagið gjarnan þannig að skjöl voru prentuð út og útfyllt á pappír. Til að spara pappír hefur því verið komið á tengingum milli gæða- og skjalakerfis. Um leið er komið í veg fyrir alls kyns tvíverknað. Þjónustu- og markaðssvið hefur einnig lagst á árarnar í sjálfbærnimálum og meðal annars dregið úr pappírsnotkun við gerð kynningarefnis.

57

BREYTINGAR LEIDDU TIL UMHVERFISVÆNNI PÓSTÞJÓNUSTU Á AKUREYRI Sameining pósthúsanna tveggja á Akureyri hafði heilmikil umhverfisáhrif í för með sér en nú er öll starfsemi Póstsins á Akureyri undir einu þaki á Norðurtanga. Viðskiptavinir Póstsins í höfuðstað Norðurlands geta nú valið milli póstafgreiðslunnar á Norðurtanga, þriggja póstboxa, netlúgu og pakkaports.

ÁRSSKÝRSLA 2021

„Eftir að póstafgreiðslunni við Strandgötu var lokað hættum við að þurfa að flytja pakka milli póstmiðstöðvarinnar á Norðurtanga og miðbæjarins. Þetta einfaldar alla afgreiðslu, auðveldar samskipti og dregur auðvitað úr umhverfisáhrifunum.

Sívaxandi hópur fólks nýtir sér að fá sendingar afhendar í pakkaport eða póstbox og mikil ánægja hefur verið með þá þjónustu. Auk þess ber að nefna að aukin þjónusta í nærumhverfinu getur einnig haft jákvæð áhrif á umhverfið.“ Skúli Rúnar Árnason, stöðvarstjóri hjá Póstinum á Akureyri

58

GÆÐAKERFIÐ ER ÆÐAKERFIÐ Hjá Póstinum tölum við gjarnan um pósthjartað og nú segjum við að gæðakerfið sé æðakerfi pósthjartans. Gæðakerfi Póstsins er vottað samkvæmt ISO 9001 gæðastaðli en við leggjum mesta áherslu á virkni kerfisins, að kerfið sé ekki bara stafur á bók heldur í fullri notkun í starfseminni frá degi til dags.

Gæðakerfið gengur út á að unnið sé eftir samræmdum ferlum, frávik séu greind, umbætur gerðar og kerfið allt rýnt reglulega. Við erum alltaf að reyna að koma auga á veikleika í starfseminni og bregðast við þeim, draga úr hvers konar sóun og stuðla þannig að sjálfbærni starfseminnar. Það skilar sér einnig í hagkvæmari rekstri.

PÓSTURINN SETTI SÉR EFTIRFARANDI GÆÐAMARKMIÐ Á ÁRINU

95% gæði skráðra sendinga

Ferlar í fyrirrúmi

Virkt og vottað gæðakerfi

Öflug upplýsingakerfi fyrir öll skjöl

Rafræn skjöl og gögn í stað pappírs

Frávik eru undantekning

ÁRSSKÝRSLA 2021

59

HÆTTUM AÐ FLYTJA LOFT OG DRÓGUM ÚR SÓUN Þær Selma Grétarsdóttir, Lilja Gísladóttir og Agnes Ellý Elvarsdóttir leiða sjálfbærniverkefni sem snýr að fækkun tjónamála hjá Póstinum. Markmiðið með verkefninu er að draga úr sóun.

RÖÐUM BETUR TIL AÐ SÍÐUR SÉ HÆTTA Á TJÓNI Selma, sem er gæðastjóri hjá Póstinum, segir að í hnotskurn snúist verkefnið um að komast að því hvers vegna tjón verður og búa til ferla til að koma í veg fyrir það. „Þetta hefur meðal annars skilað sér í breyttu verklagi hvað varðar röðun í búr sem notuð eru til að flytja sendingar milli staða,“ segir Selma.

INNPÖKKUN VÖRN GEGN TJÓNI

Lilja er þjónustustjóri hjá Póstinum. Hún hefur haft veg og vanda af fræðslu til starfsfólks. Áhersla er einnig lögð á mikilvægi þess að viðskiptavinir pakki vel inn og merki viðkvæmar sendingar. Þetta hefur skilað sér í færri tjónum og aukinni ánægju viðskiptavina.

MINNI SÓUN

Agnes, sem er tjónafulltrúi Póstsins, segir tjónum hafa fækkað samfara aukinni meðvitund starfsfólks og viðskiptavina um mikilvægi vandaðrar innpökkunar. „Fækkun tjóna merkir minni sóun. Þegar sending kemst heil á áfangastað komum við í veg fyrir að pakka þurfi annarri sendingu og farga ónýtri vöru, að ekki sé talað um kolefnissporið við að flytja aðra sendingu að óþörfu.“

„Þegar við rýndum í málið kom í ljós að við vorum að flytja mikið af „lofti“. Pökkum var raðað í búr þannig að víða var mikið bil á milli þeirra. Við skoðuðum vandlega hvernig væri hægt að bæta úr því með því að raða betur í búrin, bæði til að koma í veg fyrir að mistökin endurtækju sig og til að draga úr flutningum á lofti við dreifingu sendinga. Í framhaldinu uppfærðum við ferlið og útbjuggum fræðslumyndband fyrir starfsfólkið. Þannig slógum við tvær flugur í einu höggi, drógum úr líkum á tjóni á verðmætum og um leið úr almennri sóun.“ Selma Grétarsdóttir gæðastjóri

HÆTTUM AÐ FLYTJA LOFT

Selma segir verkefnið einnig hafa bætt nýtingu í flutningum. Breytingar á vinnuferlum hafa leitt til þess að sendingum er pakkað betur og raðað betur.

Hvorutveggja kemur í veg fyrir að við flytjum loft. Þetta hefur allt áhrif,“ segir Selma að lokum. ÁRSSKÝRSLA 2021

60

HEIMSMARKMIÐAMATRIXA ÁRSSKÝRSLA 2021

61

KAFLAR SJÁLFBÆRNISKÝRSLU Sjálfbærni samofin menningu Póstsins Sjálfbærni að leiðarljósi Sáttmáli um aðgerðir í loftslagsmálum Grænt bókhald í fyrsta sinn Heimsmarkmiðin og Pósturinn Sjálfbær starfsemi Endurnýjun bílaflotans Færri ferðir og minni sóun Magnaður pakkaflokkari Sjálfbær og fjölbreytt þjónusta með fleiri póstboxum Sjálfvirknivæðing í þjónustu við viðskiptavini Með Póstinn í vasanum Spjallmennið Njáll spjallar í sífellu Mannauðurinn Mannauðsstefna, mælingar og starfsánægja Lýðheilsa er mikilvægur þáttur í lífi og starfi Hrós og hvatning úr óvæntri átt Markþjálfun hluti af sjálfbærri menningu Þakklát fyrir fjölbreytnina Jafnvægisvogin Græn skref Græn skref í átt að sjálfbærni Vistvænni innkaup Flokkum eins og vindurinn Við lögum og endurnýtum frekar en að kaupa nýtt Orkusparnaður Stefnum í átt að vistvænni samgöngum Könnun á ferðavenjum starfsfólks Vistakstur er eina vitið Gott er að borða gulrótina Dregið úr sóun Nýjar umhverfisvænar umbúðir Plastið sparað Minni pappír og prentun Gæðakerfið er æðakerfið Hættum að flytja loft og drógum úr sóun Annað Umhverfis- og loftslagsstefna Sjálfbærniuppgjör ÁRSSKÝRSLA 2021

62

STJÓRNARHÁTTAYFIRLÝSING 2021 STJÓRN OG STARFSHÆTTIR STJÓRNAR Stjórn Íslandspósts ohf. („Íslandspóstur“, „Pósturinn“ eða „félagið“) leggur ríka áherslu á að viðhalda góðum stjórnarháttum og taka stjórnarhættir félagsins mið af lögum nr. 2/1995, um hlutafélög, lögum um ársreikninga, nr. 3/2006, og leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja (6. útg.), útgefnum af Viðskiptaráði Íslands, Nasdaq Iceland hf. og Samtökum atvinnulífsins. Stjórnin starfar í samræmi við eigandastefnu ríkisins, samþykktir félagsins og vinnureglur sem hún hefur sett sér. Hægt er að nálgast samþykktir Póstsins og starfsreglur stjórnar á vef félagsins. Ekki hefur verið úrskurðað um nein brot þess á lögum og reglum af viðeigandi eftirlits- og/eða úrskurðaraðilum.

Um hlutverk og skyldur stjórnar fer samkvæmt samþykktum félagsins. Þeim til viðbótar hefur stjórn sett sér ítarlegar starfsreglur þar sem helstu verkefni og valdsvið stjórnar, formanns stjórnar og forstjóra eru skilgreind. Gildandi starfsreglur voru samþykktar á stjórnarfundi 13. október 2021.

Stjórn ber ábyrgð á því að til staðar sé virkt kerfi innra eftirlits og að það sé formlegt, skjalfest og sannreynt reglulega. Innra eftirlitið á að vera til þess fallið að: a. veita vissu um að félagið nái árangri og skilvirkni í starfsemi, í samræmi við markmið félagsins, b. veita áreiðanlegar og réttmætar fjárhagsupplýsingar til ytri aðila og c. hlíta lögum og reglum sem gilda um starfsemina.

Stjórn skal árlega framkvæma úttekt á innra eftirliti og áhættustýringu félagsins og grípa til aðgerða til að bæta úr annmörkum ef þörf krefur.

ÁRSSKÝRSLA 2021

Forstjóri, í umboði og á ábyrgð stjórnar, hefur eftirlit með áhættuþáttum og framkvæmir áhættumat. Hann útbýr jafnframt áhættustýringarskýrslur sem lagðar eru fyrir stjórn.

Stjórn og stjórnendur vinna að því að lágmarka þá áhættuþætti sem félagið stendur frammi fyrir hverju sinni með virkri áhættugreiningu og áhættumati.

Hálfsárslega eða oftar, sé þess óskað af stjórn, gerir forstjóri grein fyrir stöðu áhættuþátta félagsins samkvæmt áhættumatinu, breytingum sem orðið hafa frá fyrri mælingu og öðrum atriðum sem varða matið og skipta máli. Samhliða umræðu um stöðu áhættuþátta skal farið sérstaklega yfir hvaða áhættu stjórn er reiðubúin að taka í einstökum áhættuþáttum og til hvaða aðgerða eða varna er gripið til að lágmarka áhættu í hverjum þætti.

Stjórn og stjórnendur stýra félaginu eftir lykilmælikvörðum sem stjórn hefur samþykkt. Á reglulegum stjórnarfundum félagsins eru lykilmælikvarðarnir yfirfarnir og gripið inn í með aðgerðaáætlunum, eftir því sem við á. Tillögur forstjóra að aðgerðaáætlunum liggja að jafnaði fyrir og eru bornar undir stjórn til yfirferðar, ákvörðunar og samþykkis.

Eina undirnefnd stjórnar er starfskjararáð, en í ráðinu sitja formaður og varaformaður stjórnar. Starfskjararáð leggur fyrir stjórn starfskjarastefnu varðandi laun og aðrar greiðslur til æðstu stjórnenda félagsins, svo og stjórnarmanna þess. Árlega gerir starfskjararáðið tillögu til stjórnar um endurskoðun starfskjarastefnu sem lögð er fyrir aðalfund félagsins til staðfestingar ár hvert.

63

Stjórn metur störf sín, verklag og starfshætti, frammistöðu forstjóra og formanns, þróun félagsins, óhæði stjórnarmanna og skilvirkni undirnefndar á hverju ári í aðdraganda aðalfundar. Á árinu 2021 voru haldnir 18 stjórnarfundir en mörg krefjandi verkefni kölluðu á tíð fundahöld, stundum í gegnum fjarfundabúnað. Allir stjórnarmenn tóku þátt í öllum stjórnarfundum tímabilsins.

Fjármálaráðuneytið fer með eignarhlut ríkisins í Íslandspósti ohf. Samskipti hluthafa og stjórnar fara fram á hluthafafundum og eftir því sem hluthafi óskar eftir eða stjórn telur nauðsynlegt að upplýsa hluthafa um. Formaður stjórnar ber ábyrgð á samskiptum stjórnar við hluthafa félagsins. Öll formleg samskipti við eigendur félagsins eru í samráði við formann stjórnar. Stjórnarmenn eru sjálfstæðir í störfum sínum og taka ekki við fyrirmælum frá hluthafa félagsins eða öðrum hagsmunaaðilum. Stjórnarmenn gæta trúnaðar í störfum sínum og veita hluthafa ekki upplýsingar um félagið nema slíkt sé kynnt á vettvangi stjórnar.

Í stjórn Póstsins eru fimm stjórnarmenn, allir kosnir á aðalfundi félagsins. Þau eru Bjarni Jónsson, stjórnarformaður, fyrst kosinn í stjórn 2017, Auður Björk Guðmundsdóttir, varaformaður stjórnar, fyrst kosin í stjórn 2019, Eiríkur Haukur Hauksson, aftur kosinn í stjórn 2018, Jónína Björk Óskarsdóttir, fyrst kosin í stjórn 2019, og Guðmundur Axel Hansen, fyrst kosinn í stjórn 2021.

Stjórnarmenn eru skipaðir eftir tillögum stjórnmálaflokka á Alþingi hverju sinni.

Allir stjórnarmenn eru óháðir félaginu og meirihluti óháðir hluthafa þess, sbr. lið 2.3 í leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja. Guðmundur Axel Hansen er starfsmaður fjármálaráðuneytisins, en ráðuneytið er eini hluthafi félagsins.

Stjórn félagsins er skipuð þremur körlum og tveimur konum. Félagið uppfyllir því ákvæði laga um kynjahlutföll í stjórnum hlutafélaga. Menntun, reynsla og þekking stjórnarmanna Póstsins er víðtæk, en nánari upplýsingar um stjórnarmenn er að finna á vef félagsins.

Þórhildur Ólöf Helgadóttir er forstjóri félagsins og stýrir daglegum rekstri þess í umboði stjórnar. Forstjóri kemur fram fyrir hönd félagsins í öllum málum sem varða daglegan rekstur. Hann situr fundi stjórnar og ber að framfylgja ákvörðunum sem teknar eru af stjórn. Forstjóri sér um að bókhald félagsins sé í samræmi við lög og að fjárreiður þess séu með tryggum hætti.

ÁRSSKÝRSLA 2021

64